SPILL Bakhuizen project - Stichting de Brabantse Boerderij

Bijlage 1. Plan van aanpak deelproject bakhuizen in Het Groene Woud
1. Relatie met contract SPPiLL - SdBB
Dit plan van aanpak bevat alleen het onderdeel bakhuizen en wordt opgesteld naar
aanleiding van het op 1 juni 2014 getekende samenwerkingsovereenkomst tussen SPPiLL en
Stichting de Brabantse Boerderij en een contract tussen SdBB en Stichting Brabantse
Bronnen.. Het bevat de levering van de cultuurhistorische producten zoals weergegeven in
het SPPiLL-contract (zie contract punt 2). Ook wordt er de opgave vanuit de contracten in
verwerkt om maximale synergie te verkrijgen met andere SdBB-projecten. Dit plan van
aanpak bevat daarom alle activiteiten van SdBB die te maken hebben met het realiseren van
twee bakhuisjes in Het Groene Woud in de periode tot 30 juni 2017. Het betreft hierbij 100%
een opgave vanuit het SPPiLL-contract (twee bakhuisjes). Dit Plan van Aanpak wordt ter
goedkeuring voorgelegd aan SPPiLL en gaat ervan uit dat SPPiLL en SdBB een gezamenlijke
verantwoordelijkheid dragen m.b.t. de realisatie. Het e.e.a. wordt uitgevoerd volgens de
SPPiLL-projectbeschrijvingen & -planning binnen de subsidievoorwaarden van Streekfonds
Het Groene Woud & de provincie Noord-Brabant. Het e.e.a. geldt ook voor het aanleveren
van informatie i.v.m. de verantwoordingsmomenten. De verantwoordingen door SdBB
worden opgebouwd vanuit de geleverde subsidieproducten. SdBB realiseert de verschillende
objecten c.q. subsidiebeschikkingsproducten met een maximum-waarde aan authenticiteit
en volledig voldoend aan de eigen SdBB-doelstellingen. Wanneer er opdrachten verleend
worden in het kader van dit contract dan worden de offertetrajecten door SdBB uitgevoerd
volgens het inkoopbeleid van SPPiLLL en van de gemeente Boxtel en hiervan wordt een
gedegen dossier bijgehouden. In dit PvA is ook het beperkte PvA “advisering” opgenomen
zoals beschreven in de samenwerkingsovereenkomst.
2. Personalia
Ger van den Oetelaar functioneert als SdBB-projectleider van het deelproject bakhuisjes en
hij wordt daarbij direct geassisteerd door Toon Ondersteijn <[email protected]>. Toon
Ondersteijn is met name in operationele zin actief ter ondersteuning van de SdBBprojectleider. Vanuit het SdBB-bestuur is Ger van den Oetelaar de verantwoordelijk
bestuurder waarbij hij wordt geassisteerd door Joop Steenbakkers en Pieter Jacobs (de
verantwoordelijk penningmeester). Joop Steenbakkers is v.w.b. advisering de eerstaangesprokene vanuit SdBB. Hierbij gaat het over alle SPPiLL-projecten waarbij SdBB een
adviserende rol zou kunnen hebben. Vanuit SPPiLL is dit Lex Schregardus. SPPiLL levert
vrijwilligers en studenten. (zie bijlage 1). Bestuursleden van SdBB en SPPiLL functioneren als
vrijwilliger en kennen geen betaald opdrachtnemerschap op welke manier dan ook.
1
3. Inleiding
Dit plan van aanpak is opgesteld als overzicht van de werkzaamheden, planning en begroting
ter coördinatie van het deelproject bakhuisjes in Het Groene Woud. Het deelproject is per 1
juni 2014 gestart (voorbereiding) Dit gedeelte van het project betreft het realiseren van
functionerende broodovens in bakhuisjes e.d. in het Groene Woud c.q. Liempde. Dit plan van
aanpak betreft de uitvoering van hetgeen verwoord is de samenwerkingsovereenkomst met
SPPiLL.
4. Doel van het deelproject bakhuizen
De doelen van dit deelproject is het realiseren van minstens twee functionerende en in de
toekomst te gebruiken authentieke broodovens zoals weergeven op de website van SdBB
(http://www.debrabantseboerderij.nl/media/5642/bakhuis.pdf). Het gaat allereerst om het
realiseren van een functionerend en authentiek element in de geschiedenis van het
platteland en pas op de tweede plaats over het bakhuisje zelf. Het ideaal is een zo’n
authentiek mogelijk bakhuisje met functionerende accummulatieoven te realiseren. Mocht
een minder authentiek bakhuisje aanwezig zijn waarin een accummulatieoven gebouwd kan
worden dan wordt daar de voorkeur aan gegeven. Verder wordt een brochure gemaakt en
wordt gewerkt aan een publicatie.
5. Werkwijze
5.1. Inleiding
Er wordt maximaal gebruik gemaakt van vrijwilligers en alleen de werkzaamheden die NIET
door vrijwilligers uitgevoerd kunnen worden, worden professionals c.q. bouwbedrijven
ingehuurd. De locaties van de bakhuisjes worden aangeleverd door SPPiLL, het e.e.a. via een
protocol met advies van SdBB (Joop Steenbakkers). Gijs van Aarle (uit Sint-Oedenrode) zal als
bakker en als ervaringsdeskundige (bouwer bakovens) in elke fase van realisatie betrokken
worden. Vanwege de zeer specifieke situaties die wellicht ontstaan is het van belang dat bij
de start SPPiLL de locaties aandraagt. De locatie Kerkheiseweg 26 kan gebruikt worden voor
opslag van bouwmaterialen e.d. Mogelijk wordt ook Barrierweg 4 gebruikt.
2
5.2. Taakverdeling organisaties
SdBB: (o.l.v. Pieter Jacobs, Ger van den Oetelaar, Toon Ondersteijn, Joop Steenbakkers, Gijs
van Aarle etc.)
 Algemene regie bakhuizenproject en uitvoering (inclusief advisering voor alle SPPiLLprojecten)
 Vrijwilligers: (inhoud) wat? SdBB draagt er zorg voor dat de vrijwilligers goed geïnformeerd
worden wat ze moeten doen, dit zal met name via Joop Steenbakkers (SdBB-bestuurslid) en
Toon Ondersteijn gebeuren. Toon Ondersteijn functioneert binnen de SdBB-organisatie maar
niet als SdBB-bestuurder of vrijwilliger, Toon ontvangt van SdBB een onkostenvergoeding.


SPPiLL (o.l.v. Lex Schregardus):
Vrijwilligers: SPPiLL doet de primaire organisatie, SPPiLL bepaalt welke vrijwilligers
participeren en waar deze vrijwilligers actief zijn en wanneer zij dit uitvoeren. SPPiLL draagt
er ook zorg voor dat vrijwilligers het vrijwilligerswerk uit kunnen voeren. SPPiLL zorgt voor
geschikt gereedschap, vervoer (indien nodig), voor de benodigde fourage en voor het
bijhouden van de vrijwilligersurenadministratie.
Aangaan van instandhoudingsovereenkomst met bakhuiseigenaar. SdBB maakt een concept.
5.3. Voorstel (samenvatting) SdBB v.w.b. de realisatie van twee bakhuizen
1) SPPiLL levert via een protocol de bakhuislocaties aan. SPPiLL beoordeelt nadrukkelijk de
mogelijkheid voor realisatie op Barrierweg 4.
2) SdBB beoordeelt de vergunningsmogelijkheden, wellicht het e.e.a. in overleg met de
gemeente Boxtel.
3) V.w.b. het ontwerp worden drie architecten voor het ontwerp benaderd die geadviseerd
worden door de Werkgroep Advies van SdBB. Vanuit locaties & de ervaring met het
puttenproject beoordeeld SdBB de inzet van vrijwilligers & professionals c.q. bouwbedrijven.
Hieruit kan een offertevraag volgen die gevraagd wordt aan de drie eerder benaderde
bouwbedrijven m.b.t. putten (Schamp, MSW, BouwService Liempde).
4) In overleg met locatie-eigenaar en SdBB wordt de keuze voor het ontwerp gemaakt.
5) SdBB vraagt i.s.m. architect de benodigde vergunningen aan.
6) SdBB koopt het benodigde materiaal waarbij ingezet wordt op maximale realisatie door
vrijwilligers.
7) Vrijwilligers realiseren i.s.m. bouwbedrijven de twee bakhuizen.
3
6. Planning
Tot 1 september 2014
Voorbereidende werkzaamheden door SPPiLL en SdBB
1 augustus – 1 november 2014 SPPiLL
SPPiLL levert twee bakhuislocaties en de vrijwilligers volgens bijlage 1.
SPPiLL levert de voor betrokken vrijwilligers op de door SPPiLL beschikbaar op naam gestelde
urenstaten. Dit zijn Ger van den Oetelaar, Pieter Jacobs, Gijs van Aarle, Joop Steenbakkers.
Er worden instandhoudingsovereenkomsten met de twee bakhuiseigenaren afgesloten.
1 november 2014 – 1 februari 2015 SdBB
SdBB beoordeelt de vergunningsmogelijkheden, wellicht het e.e.a. in overleg met de
gemeente Boxtel.
1 februari 2015 – 1 april 2015 SdBB
offertetraject architecten
1 april 2015 – 1 november 2016 SdBB
realiseren definitieve ontwerpen twee bakhuizen
1 november 2015 – 1 maart 2016 SdBB
vergunningentraject
offertetraject aannemers
1 maart 2016 – 1 september 2016 SdBB
- realiseren twee bakhuizen
1 oktober 2014 – 1 februari 2017 SPPiLL
proefbakken door Gijs van Aarle in elk bakhuis
Zomer 2017
realiseren brochure
4
7. Financiën (zie bijlage 3)
7.1. Facturen / nota’s
Wanneer er sprake van BTW is dan worden de nota’s gericht aan SPPiLL p.a. Kasterensestraat
15, 5298 NV, Liempde (zie samenwerkingsovereenkomst punt 9) Deze nota’s worden
gecontroleerd & geparafeerd en doorgestuurd aan SPPiLL. SPPiLL verwerkt deze nota’s
administratief en betaald deze nota’s. De door SPPiLL betaalde bedragen worden in
mindering gebracht op het (bakhuizen-) bedrag van € 22.708 (zie
samenwerkingsovereenkomst punt 9). De overige nota’s worden betaald en verwerkt door
SdBB, daartoe verstrekt SPPiLL voorschotten aan SdBB. SdBB int de eigen bijdrage van de
bakhuiseigenaren (totaal max. € 4.000) en draagt die over aan SPPiLL.
V.w.b. de advisering voor alle SPPiLL-projecten geldt een afkoopsom van € 1000,- (zie
samenwerkingsovereenkomst punt 10). SdBB stuurt hiervoor een twee nota’s van € 500,-. De
eerste nota voor 1 september 2014, de tweede nota eind 2015.
7.2. Voorschotten t.b.v. SdBB-uitvoering
In totaal is vanuit SPPiLL € 22.708 beschikbaar. Op dit moment wordt geschat dat 50%
verwerkt kan worden via SPPiLL c.q. BTW-facturen. Voor dit (BTW-)gedeelte hoeft geen
voorschot door SPPiLL verleend te worden. V.w.b. de overige 50% = € 11.354 verstrekt SPPiLL
de voor benodigde SdBB voorschotten. Het e.e.a. via 10 kwartaalvoorschotten (€ 9083,-) tot
1 jan. 2017 én 20% € 2271,- ) na 1 januari 2017. Bij deze willen wij u verzoeken het bedrag
van het eerste voorschot (€ 908,-) voor afloop van het kwartaal (1 september 2014) over te
maken op bankrekening NL79 RABO 0152 0283 82 tnv Stg de Brabantse Boerderij. Wij gaan
ervan uit dat de resterende voorschotten zonder nieuw verzoek volgens de gemaakte
contractafspraak betaald worden. De financiële inbreng van de eigenaren komt bovenop de
SPPiLL-bijdrage. Deze bijdragen worden wel in de begroting opgenomen. Uitbetaling aan
SdBB vindt plaats nadat deze bijdragen voor een substantieel gedeelte door SdBB geïnd en
aan SPPiLL betaald zijn.
7.3. Beschikbare bedragen
De totaal beschikbare bedragen (contract SPPiLL-SdBB) uitgesplitst over de op te leveren
resultaten bedragen voor de bakhuizen:
€ 22.708,- t.b.v. 2 bakhuisjes + bijdrage € 4000,- eigenaren.
7.4. SdBB-vrijwilligers-uren
SdBB zorgt ervoor dat de verrichte werkzaamheden t.b.v. de genoemde deelprojecten
worden geregistreerd door de betrokken vrijwilligers op de door SPPiLL beschikbaar gestelde
urenstaten en dat deze maandelijks - ondertekend door de vrijwilliger - worden ingeleverd
bij het projectenbureau van SPPiLL. Hiermee draagt SdBB kosteloos bij aan de realisatie van
de Samenwerkingsovereenkomst SPPiLL - SdBB noodzakelijke cofinanciering van het project
‘Liempde, gastvrije en cultuurhistorische toegangspoort tot het hart van Het Groene Woud’.
Met het ondertekenen van deze samenwerkingsovereenkomst wordt er ook voor getekend
dat deze vrijwilligersuren geschonken worden aan SPPiLL ten dienste van het project
‘Liempde, gastvrije en cultuurhistorische toegangspoort tot het hart van Het Groene Woud’.
5
7.5. Bijzonderheden
Het opnieuw bouwen/slaan van putten (& bouwen van ovens/bakhuizen) is de laatste
decennia niet/zeer weinig meer gedaan. Met nadruk geldt dit voor de putten.
Indien uit de bovengenoemde plan-van-aanpak onmiskenbaar blijkt dat het niet mogelijk is
om het e.e.a. uit te voeren voor de begrote bedragen in het SPPiLL-projectvoorstel dan volgt
allereerst overleg met de projectleider van SPPiLL en het bestuur van SPPiLL. SdBB heeft de
opdracht om de gestelde kwaliteit en kwantiteit binnen de begrote bedragen te realiseren en
dat hierbij de kwaliteit leidend is. Bij een onvoorzien tekort zal de kwantiteit worden
aangepast of zal eerst nader worden gezocht naar nieuwe geldstromen.
8. Diversen
8.1. Algemeen
SdBB zet zich als partner maximaal in om deze deelprojecten te koppelen met andere SPPiLLprojecten en zal maximaal medewerking verlenen voor publicitaire uitingen, waarin SPPiLL te
allen tijde leidend is. Het e.e.a. wordt geregeld/bevorderd in een structureel overleg tussen
de betrokken SPPiLL-bestuurder en een daartoe aangewezen SdBB-bestuurder. In overleg
met SPPiLL wordt na feitelijke uitvoering in 2015 gezocht naar een geschikt moment voor
een workshop bakhuizen-maken.
8.2. Administratie
SdBB archiveert de volledige projectadministratie en stelt deze na afsluiting volledig
beschikbaar aan SPPiLL. V.w.b. de SdBB-financiële administratie is Pieter Jacobs de
verantwoordelijk SdBB-bestuurder.
8.3. Communicatie
SdBB zet zich als partner maximaal in om deze deelprojecten te koppelen met andere SPPiLLprojecten en zal maximaal medewerking verlenen voor publicitaire uitingen, waarin SPPiLL te
allen tijde leidend is. Het e.e.a. wordt geregeld/bevorderd in een structureel overleg tussen
de betrokken SPPiLL-bestuurder en een daartoe aangewezen SdBB-bestuurder. Het opnieuw
realiseren van bakhuizen, erven en putten is uniek binnen Nederland. SPPILL & Stichting de
Brabantse Boerderij zetten zich maximaal in om deze kennis via een publiekspublicatie te
verzekeren voor de toekomst. SdBB zal heeft inmiddels hiertoe een door SPPiLL
geaccordeerd voorstel ingediend. SPPiLL zorgt ervoor dat in alle van belang zijnde
communicatie-uitingen SdBB genoemd wordt als partner van het project ‘Liempde, gastvrije
en cultuurhistorische toegangspoort tot het hart van Het Groene Woud’. Bij de genoemde
deelprojecten wordt SdBB geconsulteerd inzake de communicatie. SPPiLL en SdBB zorgen
ervoor dat binnen het project ‘Liempde, gastvrije en cultuurhistorische toegangspoort tot het
hart van Het Groene Woud’ maximaal synergie gezocht wordt met bestaande activiteiten &
projecten. Via de website van SdBB en SPPiLL wordt expliciet de samenwerking beschreven
en bevorderd. Alle door SdBB verkregen kennis in het kader van dit project wordt
beschikbaar gesteld aan SPPiLL en vice versa. Op verzoek van SdBB of SPPiLL kan een
bilateraal bestuurlijk overleg georganiseerd worden indien 1 van de twee partners dit nodig
acht. SdBB sluit zich aan bij de verantwoordingscyclus die SPPiLL in relatie met de gemeente
Boxtel moet uitvoeren. SdBB zal het e.e.a. conform de richtlijnen aanleveren. SPPiLL levert
daartoe aan SdBB z.s.m. een planning.
6
Bijlage 2. Vrijwilligers voor het bakhuizenproject
1) Inleiding
Het volgende is afgesproken met SPPiLL in de samenwerkingsovereenkomst:
“Er worden geschikte vrijwilligers betrokken bij de uitvoering van de verschillende
deelprojecten, deze worden voor 50% vóór 1 december 2014 aangeleverd door SPPiLL en voor
50% vóór 1 december 2015 of zo mogelijk eerder. SdBB levert hiervoor de planning aan” &
“Er worden minstens twee studenten betrokken bij de uitvoering van het project, deze
worden voor 1 december 2014, of zo mogelijk eerder, aangeleverd door SPPiLL. Indien dit niet
lukt worden deze door SdBB geworven in en buiten Liempde zonder resultaatverplichting”.
In dit PvA zijn een aantal zaken wat anders uitgewerkt, bij strijdigheid geldt dit PvA.
2) Algemene ondersteuning
 2 vrijwilligers voor het plannen en het verlenen van hand- en spandiensten voor de
verschillende deelprojecten en ondersteuning van de SdBB-projectleider waaronder
administratieve taken en organisatietaken bij bijv. het organiseren van een of meerdere
workshops.
3) Bakhuizen
 5 vrijwilligers die de SdBB helpen als opperman/metselaar/timmerman bij het bouwen van
de bakovens
 2 vrijwilligers die hand- en spandiensten verrichten tijdens een workshop ” metselen van de
bakovens”
4) Planning
In totaal zijn er dus over de totale periode in totaal 40 vrijwilligers (totaal deelprojecten)
nodig die een (klein) gedeelte van de tijd beschikbaar moeten zijn.
7

Download Report