nieuwsbrief april 2014

Nieuwsbrief nr#14 | april 2014
IN DEZE NIEUWSBRIEF INFOR
MEREN WIJ U GRAAG OVER DE
Voorwoord
ACTIVITEITEN DIE VANUIT HET
PROJECT SIMULTAAN GEÏNITIEERD
Door Gert-Jan Ludden
Projectleider crisisbeheersing
en OTO
Begin 2015 moeten alle zorginstellingen binnen onze regio voldoen
aan het minimum normenkader
zoals dat is vastgelegd in het
Kwaliteitskader Crisisbeheersing
en OTO. De zelfevaluaties, intercollegiale visitaties en de daaruit
voortvloeiende plannen van
aanpak dragen hier zeker aan bij.
De talrijke inspanningen op het
terrein van opleiden, trainen en
oefenen zullen ook in 2014 individuele functionarissen en de
crisisteams van zorginstellingen
goed moeten voorbereiden op het
adequaat functioneren in rampen crisissituaties. Hierbij gelden
als oogmerk de in het regionale
meerjarenbeleidsplan crisisbeheersing en OTO 2012-2015
geformuleerde doelstellingen.
De Masterclass Crisisbeheersing
voor bestuurders van zorginstellingen, vorig jaar geïntroduceerd
door de Julius Academy van het
UMC Utrecht, blijkt een schot in
de roos. Het is een uniek instrument om bestuurders in een kort
tijdsbestek bewustwording,
kennis en een kennissennetwerk
binnen het veiligheidsdomein
aan te reiken.
Informatievoorziening en crisiscommunicatie is één van de
speerpunten om crisisbeheersing
naar een hoger niveau te tillen.
Dit wordt duidelijk zichtbaar in de
jaarplannen van de afzonderlijke
instellingen, maar ook binnen het
Kennisnetwerk Zoönosen MiddenNederland, waar de humane en
veterinaire gezondheidszorg
elkaar steeds beter weten te
vinden. Het regionale versterkingsprogramma crisiscommunicatie zal hier in 2014 en 2015 nog
een extra impuls aan geven.
Op landelijk niveau (OTO-stuurgroep en Landelijk Netwerk Acute
Zorg) wordt geleidelijk aan een
strakkere regie gevoerd op het
OTO-stimuleringsprogramma.
Vanaf 2014 wordt een nieuwe
aanvraag- en
WORDEN OM U EN ANDERE
verantwoorCOLLEGA’S UIT DE ZORGKETEN
dingsproceVOOR TE BEREIDEN OP RAMPEN EN
dure van
CRISES.
OTO-gelden via
de Nederlandse
Zorgautoriteit geïntroduceerd.
Verder is er een landelijk meer
jarenbeleidsplan crisisbeheersing
en OTO met aanvullende kaders en
richtlijnen waar de regio’s zich
aan dienen te conformeren. Er
komt medio 2014 een voorstel hoe
de zorginstellingen en regio’s
dienen te rapporteren over de
resultaten van de implementatie
van het kwaliteitskader. Het
kwaliteitskader zal eind 2014
worden geëvalueerd en inhoudelijk worden aangescherpt.
De hier beschreven thema’s van
het kwaliteitskader, de masterclass, het trainen van crisisteams
en de informatievoorziening
komen in deze nieuwsbrief
voldoende aan bod. Ik wens u
veel leesplezier.
Geplande OTO-activiteiten
9 april
Intercollegiale visitatie Diakonessenhuis
Utrecht
16 april
Kenniskring Crisisbeheersing, Zeist
28 april
Intercollegiale visitatie UMC Utrecht
15 mei
Terugkomdag 3e Masterclass Crisisbeheersing
voor bestuurders van zorginstellingen, Zeist
11 juni
HMIMS advanced, Calamiteitenhospitaal
12 juni
Seminar Kennisnetwerk Zoönosen MiddenNederland, Utrecht
3 juli
Terugkomdag 4e Masterclass Crisisbeheersing
voor bestuurders van zorginstellingen, Zeist
Lakmoesproef voor kwaliteitskader OTO
‘Samen funderen & samen bouwen’. Dat is het thema van het OTOmeerjarenbeleidsplan 2012-2015 voor de regio Midden-Nederland. Het
meerjarenbeleidsplan wordt vertaald naar een OTO-jaarplan. In het
jaarplan geven de zorginstellingen aan welke OTO-activiteiten zij
gepland hebben. Daarnaast bevat het OTO-jaarplan een aantal
overkoepelende / regionale activiteiten. Maar in hoeverre sluiten die
OTO-activiteiten nou aan op de doelstellingen van de zorginstelling?
Het St. Antonius Ziekenhuis stelde zich die vraag en kwam tot de
volgende beschouwing.
Foto: Daan Godvree
“Het St. Antonius Ziekenhuis
heeft voor 2014 vanuit het
OTO-meerjarenbeleidsplan twee
duidelijke doelstellingen bepaald. We willen allereerst de
conclusies en aanbevelingen naar
aanleiding van de intercollegiale
visitatie van 10 oktober 2013 in
praktijk brengen. Het gaat dan
vooral het cyclisch borgen van
OTO-resultaten volgens de PDCAcyclus (Plan, Do, Check, Act).
Daarnaast willen we de lessons
learned van de rampenoefening
van 19 maart 2013 doorvoeren.
Eén van de verbeterpunten uit de
oefening was het aanpassen van
de ‘command and control’-structuur van het crisismanagement.
Daarom hebben we een nieuwe
organisatiestructuur voor het
crisismanagement ontwikkeld
met waarneming voor iedere
kritische functie. Op basis van
deze nieuwe organisatiestructuur
zijn alle deelnemers opnieuw
opgeleid.”
project simultaan
Team Utrecht kregen op 18 en 25
maart jongstleden een training
Crisisbesluitvorming. Niet alleen
de leden zelf, maar ook hun
plaatsvervangers in de crisisorganisatie waren van de partij.
Tijdens de training zijn met veel
enthousiasme diverse tabletop
scenario’s doorlopen: van opschaling als gevolg van een
grootschalig incident met veel
slachtoffers met mechanisch
letsel tot continuïteitseffecten
veroorzaakt door een legionellabesmetting. Met behulp van de
welbekende BOB-structuur
(Beeldvorming, Oordeelsvorming
en Besluitvorming) werd naar
eenduidige besluitvorming
toegewerkt. Daardoor raakten de
verschillende teams en niveaus
van crisismanagement op elkaar
ingespeeld en werd als vanzelf
duidelijk hoe de eigen rol binnen
het crisismanagement zich
verhoudt tot het grote geheel.”
Training Crisisbesluitvorming
Zelfverzekerde
crisisfunctionarissen
“Leden van het Crisisteam, het
Operationele Team Acute Zorg
Nieuwegein en het Operationele
“Voor iedere sleutelfunctionaris
in de crisisorganisatie is een
kwalificatieprofiel ontwikkeld.
nieuwsbrief 14
april 2014
Om de betreffende functionaris zo
goed mogelijk voor te bereiden op
zijn rol tijdens een incident, ramp
of crisis zijn OTO-kaarten gemaakt.
Weinig ziekenhuizen zijn al concreet met de OTO-kaarten aan de
slag. Het St. Antonius Ziekenhuis
heeft begin 2014 alle bestaande
taakkaarten die betrekking hebben op de rampenopvang volledig
herzien. Daarnaast zijn voor de
kernfuncties rolgebonden OTOkaarten geïmplementeerd. We
hopen lang voor de gewenste
ingangsdatum van voorjaar 2015
ruime ervaring te hebben opgedaan met de OTO-kaarten. Mocht
blijken dat de OTO-kaarten succesvol zijn om de OTO-inspanning af
te stemmen op het persoonlijke
ontwikkelingsprofiel, dan zullen
andere zorginstellingen ze ook
zeker gaan toepassen. Voor ons is
echter belangrijk dat het geïnvesteerd OTO-budget in de praktijk
resulteert in zelfverzekerde en
toereikend opgeleide crisisfunctionarissen.”
Mark van Not, crisiscoördinator en
ZiROP beheerder, St. Antonius
Ziekenhuis Nieuwegein
Masterclass Crisisbeheersing
Bewustwording en kennisverdieping op het gebied van integrale
veiligheid, continuïteit van zorg, crisisbeheersing en
rampenbestrijding. Dat is het doel van de Masterclass Crisisbeheersing
voor bestuurders van zorginstellingen. In december 2013 vonden de
eerste twee masterclasses plaats. In maart 2014 kwamen de deelnemers
nog een keer samen om de ‘lessons learned’ te bespreken.
Hoe zorg je voor continuïteit van
zorg als niet alleen de helft van
je patiënten maar ook de helft
van je personeel door een griep
epidemie geveld is? En hoe
communiceer je als de telefoons
niet meer werken door een
stroomuitval? Vragen waar de
meeste deelnemers nog niet
eerder bij stil hadden gestaan. De
masterclass drukte hen met de
neus op de feiten: “als het gaat
om bewustwording staan we
onderaan de veiligheidsladder.”
nemen aan de masterclass. “We
hebben heel veel deelsystemen:
het veiligheidsmanagementsysteem (VMS), medicatieveiligheid,
BHV en ga zo maar door. Maar de
systemen zijn niet geïntegreerd
en ik heb er weinig zicht op.”
Eye-opener
De masterclass bracht Calis
vooral inzicht. “We werken in de
voorbereiding met allerlei lijstjes. Terwijl je bij een ramp of
crisis ziet dat de commandostructuur in werking treedt: iemand
neemt de leiding. Die mensen
moet je in het vizier hebben en
aanwijzen. Zorg dat je de juiste
mensen in het crisisbeleidsteam
hebt.”
“Wij zijn gefixeerd op rampen
bestrijding”, zegt Den Hollander.
“Maar dan is het kwaad al geschied. Crisisbeheersing was
voor mij een eye-opener. Dat je
rampen kunt voorkomen door
dingen op een andere manier in
te richten.”
Eigenaarschap
Reden voor deelname
Cor Calis (l) en Hans den Hollander (r)
“Ik was er niet gerust op dat wij
onze crisisbeheersing goed
geregeld hebben”, zegt Cor Calis,
directeur-bestuurder van het
Havenziekenhuis in Rotterdam.
Die ongerustheid was ook voor
Hans den Hollander, lid van de
Raad van Bestuur van Tergooi
Ziekenhuizen in Hilversum en
Blaricum, reden om deel te
project simultaan
nieuwsbrief 14
april 2014
Na de eerste cursusdag startte
Den Hollander met het opzetten
van een integraal prestatie- en
risicomanagementsysteem. Calis
maakte een risicodiagram voor
zijn organisatie. “In de praktijk
zie je echter dat het altijd fout
gaat bij menselijk handelen.
Daarom is een juiste attitude bij
iedereen in de organisatie noodzakelijk. Veiligheid is geen ding
van de bestuurder of van de
veiligheidsfunctionaris. Het is
onderdeel van goede patiëntenzorg. Iedereen is daar verantwoordelijk voor.”
Crisismanagementteam oefent
Stagnatie in drinkwatervoorziening
Diakonessenhuis
Op dinsdagmiddag 14 januari 2014 verzamelden de leden van het crisismanagementteam
en hun schaduwleden zich bij Crisicom in Amersfoort. Een aantal van hen zou die middag
aan een rampscenario onderworpen worden om hun skills in de rampenopvang te laten
zien. De ‘gevrijwaarden’ namen plaats in de regiekamer om mee te kijken.
In deze simulatie kampte het
Diakonessenhuis met stagnatie in
de drinkwatervoorziening. Het
geïnstalleerde crisismanagementteam deed er alles aan om
de continuïteit van het ziekenhuis – evenals de veiligheid van
medewerkers, patiënten en
bezoekers – te waarborgen. Tot
overmaat van ramp voltrok zich
later ook nog een stroomstoring.
Er werd gebeld, gediscussieerd,
gebeld, overlegd en weer gebeld
om de noodsituatie onder controle te houden en op te lossen.
De problemen met stagnatie in
de drinkwatervoorziening en met
de stroomstoring werden zo door
het crisismanagementteam
vakkundig in de kiem gesmoord.
Tijdens deze oefening stortte het
crisismanagementteam zich op
de beleidsmatige aspecten van
crisisbestrijding: wordt het
zorgproces voldoende gewaarborgd? Moeten we operaties
afzeggen? Moeten we patiënten
evacueren? Om de juiste strategie te bepalen hield het crisis
managementteam contact met
collega’s op de werkvloer.
project simultaan
nieuwsbrief 14
april 2014
Door dergelijke realistische
oefeningen krijgen we inzicht in
de problematiek die zich ook
buiten de oefenruimte voor kan
doen. Zo zijn we weer een beetje
beter voorbereid!
Fleur Beringen, Bureau Veilige
Werkomgeving Diakonessenhuis
Utrecht - Zeist - Doorn
Wat doe je als een zoönose uitbreekt?
Als de nood aan de man is, kun je maar beter voorbereid zijn. Daarom liet de Koninklijke
Nederlandse Maatschappij voor Diergeneeskunde (KNMvD) de One Health Game
ontwikkelen. Op woensdag 26 maart jl. speelden leden van het Kennisnetwerk Zoönosen
Midden-Nederland het spel met studenten diergeneeskunde. De belangrijkste conclusie aan
Samenwerken
het eind van de dag: voorbereiding is alles. “Laat je niet verrassen.”
De One Health Game is een
realistisch, interactief spel dat
deelnemers laat ervaren hoe een
zoönose tot crisis kan ontsporen
als de informatieoverdracht en
samenwerking niet optimaal is.
Twee teams strijden tegen elkaar.
Eén team volgt de humane kant
van de uitbraak en één team de
veterinaire kant. Er is geen
speciale voorbereiding nodig. De
teams krijgen tijdens de spelronde uitleg en kunnen dan meteen
aan de slag.
Virus
Het spel begin met signalen dat in
Flevoland het West-Nijl Virus is
opgedoken. Er is nog veel onduidelijk, zowel bij het humane als bij
het veterinaire team. Behandeling
blijkt niet mogelijk, alleen symptoombestrijding. Mensen overlijden. Er ontstaat grote onrust
onder de bevolking. Journalisten
bellen met lastige vragen. Wat
delijkheid, dus gaan mensen zelf
dingen invullen. Mensen geloven
de media eerder dan hun eigen
huisarts of dierenarts. Hoe los je
dat op?”
moet je doen? “We moeten een
Q&A maken”, roept het veterinaire
team. “En mensen moeten bedekkende kleding dragen.” De ontwikkelingen volgen elkaar in sneltreinvaart op. En de chaos wordt
steeds groter.
Snelkookpan
“De One Health Game is een
snelkookpan. In het echt gaat het
wat relaxter”, stelt Merel Langelaar de studenten tijdens de
evaluatie gerust. Als inspecteur
bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) heeft zij regelmatig met uitbraken te maken.
“Wel waarheidsgetrouw: ook in
het echt vergeet je snel om
belangrijke mensen op de hoogte
te stellen.” Communicatie richting de burgers blijkt lastig. “Het
is moeilijk om niet de verkeerde
dingen te zeggen, om geen
paniek te zaaien”, stelt een
studente vast. “Er is veel ondui-
Bij een uitbraak is het belangrijk
om te leren van anderen. “Gebruik
ervaringen van uitbraken uit
andere landen. Daar liggen scenario’s klaar”, aldus Langelaar.
Voorbereiding blijkt cruciaal: “laat
je niet verrassen.” Gevraagd naar
de samenwerking concludeerden
de teams dat die wel goed was.
“Hebben jullie overwogen om één
team te vormen”, vraagt de
spelleider. “Zeker bij een zoönose
is een discipline-overstijgend
team ideaal.”
Contactpersonen
Voor nadere informatie over de genoemde initiatie-
of met de netwerkcoördinatoren van de VRU GHOR
Wilt u in een van de volgende nieuwsbrieven verslag
ven of over de inhoud van het stimuleringsprogram-
Krista van Daalen:
doen van een van uw OTO-activiteiten, mail dan aan:
ma OTO (project Simultaan) kunt u contact opnemen
088 – 878 3619; [email protected]
[email protected]
met:
Ivonne Vliek:
088 – 878 4137; [email protected]
Eindredactie: Marlène van Vijfeijken
Projectleider OTO Gert-Jan Ludden:
Peter Goos:
Ontwerp & opmaak: Frank Boesveld, Multimedia, FB,
06 – 51 81 77 33; [email protected]
088 – 878 3688; [email protected]
UMC Utrecht
Projectsecretaris Natasja Rabouw:
088 – 755 9621; [email protected]
project simultaan
nieuwsbrief 14
april 2014

Download Report