Een halve seconde per transactie, dat scheelt!

Een halve seconde per transactie, dat scheelt!
Filip Reyns, hoofd informaticadienst UHasselt: “We
kunnen nu meer studenten
aan met hetzelfde aantal
kassa’s én met kortere
wachtrijen.”
Bij de Universiteit Hasselt maken
dagelijks 5000 studenten en
medewerkers gebruik van de
catering, kopieermachines, printers, vendingmachines en overige
zaken. Met het doel studenten en
medewerkers maximaal betaalgemak te bieden zocht Universiteit
Hasselt naar een nieuw betaalsysteem. Filip Reyns vertelt hoe dit
proces verliep.
Tegenwoordig geen rijen meer aan de kassa’s
Filip Reyns: “De aanleiding om te
zoeken naar een nieuw betaalsysteem
lag in het feit dat de techniek van
het oude Proton systeem verouderd
was en de support op dit systeem
in de toekomst zou ophouden. Door
deze verouderde techniek duurde
een transactie aan de kassa 3 tot
4 seconden. Dit lijkt misschien niet
lang, maar in de praktijk betekende dit
lange rijen aan de kassa. Gezien de
beperkte ruimte was het bijplaatsen
van een extra kassa geen optie. Dit in
combinatie met het feit dat de support
op zou houden en dus mogelijk grote
problemen zouden ontstaan bij een
storing, heeft ons doen besluiten een
nieuw systeem te zoeken.”
Het nieuwe systeem zou bij voorkeur
een open betaalsysteem moeten zijn.
Dit gegeven vormde voor ons de start
van het project en bracht ons bij de
mogelijke oplossingen PingPing en
Payfair. Deze oplossingen zouden
vergeleken kunnen worden
met MiniTix dat in Nederland wordt gevoerd. Na
beide oplossingen onderzocht te hebben viel de
keuze op PingPing. Een
open oplossing waarmee
eenvoudig en vooral snel
kan worden afgerekend.
PingPing op zichzelf is een
handig betaalsysteem.
Universiteit Hasselt, innovatief als
zij is, zocht echter naar meer. In de
universiteit wordt op meerdere punten
afgerekend en de behoefte bestond
voor alle punten, slechts één
betaalmiddel te laten gelden.
Filip Reyns: “Wij hebben kopieermachines, printers, catering, vendingmachines en verschillende losse
verkooppunten. Voor ons was de studentenpas al snel het meest geschikte
betaalmiddel. We hebben gezocht
naar leveranciers van gesloten betaalsystemen om te zien of deze bereid waren deze open te stellen voor
onze situatie. Hierbij kwamen wij uit bij
Xafax. Deze waren bereid om hierover
mee te denken. Een dergelijk systeem
was enkel denkbaar als de kassa’s
tevens gekoppeld konden worden en
de juiste informatie zouden herkennen
en zou kunnen rapporteren.”
In de periode dat de lijnen voor het
nieuwe systeem worden uitgezet,
werd het nieuwe gebouw van de
faculteit rechten geopend. Met slechts
1 kassa was dit de perfecte situatie
voor een proof of concept. Hierin werd
PingPing, Xafax en de toenmalige
leverancier van de kassa’s
uitgenodigd om deel te nemen. Dit
verliep voor een groot deel succesvol,
maar de koppeling met de kassa’s en
de rapportages bleek voor de
leverancier van de kassa’s minder
eenvoudig dan gedacht en gehoopt.
Filip Reyns: “Het was inmiddels juni
toen bleek dat het project, zoals
aanvankelijk ingestoken, niet haalbaar bleek. Dit betekende een serieus tijdissue, gezien het collegejaar
in september start en het systeem
werkend moet zijn. Zowel PingPing als
Xafax hadden ervaring met Quarto en
adviseerde Quarto als betrouwbare
partij met kennis en kunde van het leggen van de verschillende koppelingen.
Met PingPing had Quarto, als enige
Belgische leverancier van kassa’s al
een koppeling, dus de keuze was toen
eenvoudig.”
Peter Maene: “Wij ontvingen in juni de
voorwaarden en na deze
bestudeerd te hebben, hebben we
direct ja gezegd tegen dit project.
Wij zijn als organisatie een groot
voorstander van dergelijke innovaties
en werken hier dan ook graag aan
mee. We hebben dergelijke complexe
projecten vaker gedaan en ik was
ervan overtuigd dat wij hier ons
aandeel zouden kunnen leveren, zelfs
binnen dit tijdsbestek.”
Studentenkaart als betaalmiddel
Tegenwoordig kunnen studenten
met hun studentenkaart binnen alle
gebouwen van de Universiteit Hasselt betalen. Dit
is uniek, want elk afrekenpunt herkent de student of
medewerker en rekent dan
ook direct de juiste prijzen.
“We maken hier gebruik van
verschillende prijslijnen voor
studenten en medewerkers
en daarnaast hebben we
ook nog verschillende BTW
tarieven. Voor het systeem
impliceert dit nogal wat, en
helemaal voor de rapportages. Wij willen van de
cateraar gerapporteerd hebben wat er
precies verkocht is, voor hoeveel en
ga zo maar door.”
Filip Reyns: “We zijn een tijd verder en
hebben alle raportages nu onder
controle. Over het gebruik van de
kassa’s zelf kan ik weinig zeggen,
want die gebruik ik niet. Ik hoor er
enkel goede berichten over, maar voor
mij is belangrijk dat ik werk met een
betrouwbare partner die doet wat
ze belooft en goede support levert.
Door de enorme tijdsdruk hebben we
keuzes gemaakt die achteraf gezien
niet de juiste zijn geweest. Hier kun je
discussies over krijgen.
Tijdens dit project heeft iedereen
zich als projectpartner opgesteld was
iedereen zich bewust van de tijdsdruk
en het einddoel. Dit heeft geleid tot
een goede samenwerking, waarbij
iedereen zich maximaal heeft ingezet
en zijn bijdrage heeft geleverd. De
samenwerking met Quarto en de
ondersteuning heb ik als zeer prettig
en vooral constructief ervaren.”
Snelheid is cruciaal
Binnen de catering speelt snelheid
een grote rol. Dit bleek tijdens de implementatie van het nieuwe systeem.
Bij PingPing dient men een account
aan te maken en deze te koppelen
aan de studentenkaart, zodat deze
herkent wordt bij de kassa’s, vendingmachine, kopieermachine of printer.
Dit is een eenvoudige actie die niet
meer dan 5 minuten in beslag neemt.
Om het activeren van het persoonlijke
account te stimuleren gaf de universiteit als tegenprestatie een korting van
maar liefst 32% op de bestedingen bij
tekende zich direct af aan de kassa’s.
Studenten en medewerkers die
betaalden met de nieuwe pas hoefden
niet in de rij te staan en de anderen
wel. Toen dat duidelijk werd stapten de
studenten massaal over op het nieuwe
systeem en zo bedienen wij inmiddels
meer mensen, met hetzelfde aantal
kassa’s en met kortere wachtrijen.
We zijn nu bezig om nog meer zaken
te koppelen en de registratie nog
eenvoudiger te maken. We kijken naar
tevredenheid terug op het project tot
dusver en met vertrouwen naar de
ontwikkelingen die nog komen gaan.”
Universiteit Hasselt gebruikt de
volgende Quarto-oplossingen:
- QLc Touch
- Questor.NET
de catering. Dit had niet het gewenste
resultaat tot gevolg,
namelijk dat studenten massaal een
account aanmaakten en overstapten
op het nieuwe betaalsysteem.
Filip Reyns: “Dit verbaasde ons
enorm, want 32% korting betekent op
jaarbasis al snel een paar honderd
euro korting. We hebben de studenten
uiteindelijk op een andere manier
gemotiveerd om over te stappen.
Namelijk door één kassa uit te rusten
met het nieuwe systeem en de overige
drie met het oude systeem.
In de nieuwe situatie duurt een transactie slechts een halve seconde. In
de oude situatie 3 - 4 seconden en dit
Quarto B.V. - Westbaan 200 - 2841 MC - Moordrecht - +31 182 700500 - [email protected] - www.quarto.nl
Quarto België BVBA - Diamantstraat 8/219 - 2200 Herentals - +32 14 752279 - [email protected] - www.quartobelgie.be

Download Report