Let op voor 2002: - Bibliotheek Heiloo

Aan: Deelnemende organisaties
Uit&Zo Heiloo
ons kenmerk:
D030.9/14449
onderwerp:
Uit&Zo Heiloo, 6 september 2014
augustus 2014
Geachte mevrouw, mijnheer,
Hierbij informeer ik u over de plaatsing van uw stand en over een aantal 'huishoudelijke' zaken op
en rond Uit&Zo Heiloo 2014. Tevens ontvangt u een affiche en een aantal tips voor de inrichting
van uw kraam.
Uit&Zo Heiloo 2014 wordt gehouden op zaterdag 6 september van 11.00 tot 16.00 uur.
Wanneer u zelf niet aanwezig bent op Uit&Zo Heiloo, wilt u dan de informatie in deze brief en de
bijlage ruim voor 6 september doorgeven aan diegene(n) die namens uw organisatie wel aanwezig
zullen zijn?
Indeling en plaatsing kramen
Bij deze brief ontvangt u een plattegrond van het gehele terrein, met de indeling van de
informatiestands. Als u voor de plaats van uw informatiestand een speciale voorkeur heeft
aangegeven, is daar zoveel mogelijk rekening mee gehouden.
Affiche Uit&Zo Heiloo
Voor het slagen van Uit&Zo Heiloo voor uw organisatie is het belangrijk dat veel mensen de weg
naar dit evenement vinden. Naast uitgebreide promotie door de organisatie van Uit&Zo Heiloo kunt
ook u uw steentje bijdragen. Wij verzoeken u dan ook uw deelname aan Uit&Zo Heiloo aan de
leden van uw organisatie bekend te maken en het bijgevoegde affiche op uw mededelingenbord of
anders zichtbaar te bevestigen.
Al deze informatie (inclusief de bijlagen) kunt u nalezen op de website van Bibliotheek Heiloo
(www.bibliotheekheiloo.nl).
Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met Robert de Graaf of Jeanette Braam
(072-5330670).
Ik wens u een prettige dag toe, met veel belangstelling voor uw activiteiten.
Met vriendelijke groet,
Namens de organisatie van Uit&Zo Heiloo
Jeanette Braam, directeur Bibliotheek Heiloo
Bijlagen:
-
Plattegrond indeling en affiche Uit&Zo Heiloo 2014
Programma voor optredens op de podia
Huishoudelijke mededelingen
Tips voor inrichten informatiekraam
Huishoudelijke mededelingen deelnemers Uit&Zo Heiloo, 6 september 2014
Kramen
Wanneer u wel een standplaats heeft, maar op het deelnameformulier heeft aangegeven geen
kraam van de organisatie te huren, gaan wij er vanuit dat u uw eigen stand/tafel plaatst (max.
breedte 4 meter).
Heeft u aangegeven een kraam van de organisatie te huren, dan wordt deze voor u opgesteld. Op
de kramen staat de naam van de organisatie aangegeven. Zo kunt u snel zien welke kraam of
welke plaats (ingeval u zelf voor een kraam zorg draagt) voor u bestemd is.
Bij iedere kraam worden 2 stoelen geplaatst. U kunt echter ook zelf zitmeubilair meenemen.
De kramen zijn meestal met maximaal 4 stuks aan elkaar verbonden. Daartussen wordt enige
ruimte gehouden, zodat u altijd de mogelijkheid hebt om naar de voorzijde van uw kraam te lopen.
Inrichten en ontruimen van de kramen
U hebt tussen 9.30 uur en 11.00 uur de mogelijkheid uw kraam in te richten.
Wij verzoeken u de kraam tussen 16.00 uur en 16.30 uur weer te ontruimen, dus niet vóór
16.00 uur hier mee te beginnen (uit respect voor de andere deelnemers aan Uit&Zo Heiloo).
Tussen 11.00 uur en 16.00 uur worden géén auto’s op het terrein van Uit&Zo Heiloo toegelaten.
Omdat er ook kramen dwars op de Westerweg worden geplaatst kunt u bij het inrichten en
het ontruimen slechts één ingang van het terrein gebruiken: de zijde van de Stationsweg.
Vanwege de te verwachten drukte tijdens in- en ontruimen van de kramen verzoeken wij u
uw auto niet langer dan noodzakelijk op het terrein te laten staan (dus alleen tijdens het inen uitladen).
Elektriciteit
Als u heeft aangegeven dat u gebruik wilt maken van elektriciteit, wilt u dan zelf zorg dragen voor
voldoende verlengsnoeren?
Nieuwe verzoeken voor het gebruik van elektriciteit kunnen we helaas in de meeste gevallen niet
meer honoreren.
Niet commercieel
Uit&Zo Heiloo is een markt, waar het publiek zonder verplichting informatie kan vergaren en zich in
kan schrijven voor een activiteit. In dit beeld passen geen commerciële activiteiten zoals verkoop van
materialen aan de kraam. Omdat het verschil tussen verkoop, ruil of steunen van een goed doel vaak
moeilijk is aan te geven, zijn geldhandelingen in het algemeen niet toegestaan (dus ook geen
lotenverkoop e.d.).
Podia
Optredens op de podia
Het programma van de beide podia vindt u op de bijgevoegde folder. Bij de indeling van het
programma is zoveel mogelijk rekening gehouden met uw wensen.
Voor en na de optredens zijn korte pauzes ingeroosterd voor af- en opbouw.
Het is van groot belang dat u 15 minuten voor aanvang van uw optreden bij het betreffende
podium aanwezig bent.
Daarnaast verzoeken wij u dringend, de voor uw optreden bepaalde tijdsduur niet te overschrijden.
Elke overschrijding gaat namelijk ten koste van een volgend optreden.
Voorinformatie
Het is belangrijk, dat wij een overzicht hebben van de middelen, die bij de diverse optredens nodig
zijn (zoals bijv. een cd-speler, stroom e.d.). Als u dergelijke wensen heeft en deze nog niet hebt
doorgegeven, verzoek ik u dat z.s.m., doch uiterlijk 25 augustus, alsnog te doen.
De speaker van het betreffende podium wil uw optreden zo correct mogelijk aankondigen. Graag
ontvangen wij dan ook uiterlijk 25 augustus een tekst over uw organisatie en het betreffende
optreden.
Als u zelf uw optreden wilt aankondigen is dat natuurlijk ook goed. Laat u dat dan even aan ons
weten?
De muziek die u wilt gebruiken kunt u minimaal 15 minuten voor het optreden afgeven bij de
geluidsman/-vrouw van het betreffende podium.
Na het optreden
Na afloop van het optreden willen wij graag iedereen die opgetreden heeft een kopje koffie/thee of
een beker limonade aanbieden. U bent daarvoor na uw optreden van harte welkom bij de partytent
van de organisatie bij het buitenpodium. Als u in de Willibrorduskerk hebt opgetreden, ontvangt u
daar een kopje koffie/thee of limonade.
Algemeen
Informatiepunt
Voor een goed verloop van Uit&Zo Heiloo is er een informatiepunt in de bibliotheek.
U bent hier van 10.00 tot 16.30 uur van harte welkom met al uw vragen en opmerkingen.
Herkenbaarheid medewerkers organisatie
De medewerkers van de organisatie zijn herkenbaar aan een badge met het logo van Uit&Zo
Heiloo.
Afsluiting Westerweg
Het gedeelte van de Westerweg vanaf de hoek van de Stationsweg tot en met het parkeerterrein
tegenover de Willibrorduskerk wordt op zaterdag 6 september tussen 7.00 uur en 17.00 uur
afgesloten voor alle verkeer. Tussen 9.30 uur en 11.00 uur en van 16.00 uur tot 17.00 uur mag u
dit gedeelte van de weg met uw eigen vervoer gebruiken voor het inrichten en ontruimen van uw
kraam.Tijdens Uit&Zo Heiloo mogen geen voertuigen op het terrein achterblijven!
Omkleden
In de bibliotheek is een mogelijkheid tot omkleden. Als u hiervan gebruik wilt maken, kunt u dat
melden bij het Uit&Zo informatiepunt in de bibliotheek.
Catering
Gedurende Uit&Zo Heiloo zullen de deelnemers met een informatiestand twee keer aan de stand
worden voorzien van koffie en thee (geen broodjes).
Voor bezoekers (en deelnemers) van Uit&Zo Heiloo wordt een terras ingericht op de Westerweg,
waar u eventueel consumpties kunt kopen.
Uiteraard kunt u ook zelf drinken meenemen.
Toiletten
Zowel deelnemers als bezoekers kunnen gebruik maken van de publiekstoiletten van Bibliotheek
Heiloo.
Afval
U kunt uw afval deponeren in één van de grijze containers, die op het terrein zijn opgesteld. U kunt
daarvoor de vuilniszak gebruiken, die aan het begin van Uit&Zo Heiloo aan u wordt uitgereikt.
Vriendelijk verzoek om uw standplaats weer schoon achter te laten.
Evaluatie
De organisatie hecht veel waarde aan uw mening over Uit&Zo Heiloo. Voor aanvang van Uit&Zo
Heiloo ontvangt u daarom een evaluatieformulier. Wilt u zo vriendelijk zijn het ingevulde
evaluatieformulier na afloop in te leveren in de bus bij het Uit&Zo informatiepunt in de bibliotheek?
Tips voor inrichten informatiekraam







Ondergrond: Zorg voor een kleurige lap in een kleur, die ergens weer in terugkomt of kies
bijvoorbeeld een stijl van jute en (ruw) hout.
Breng, eventueel wat niveauverschil aan.
Vergeet niet zaken als schaar, punaises, merkstiften, touwtjes, plakband e.d. mee te
nemen.
Zorg dat alles stevig hangt en tegen regenwater bestand is (ondanks het dak van de
kraam, kan het bij regen en wind inregenen). Neem eventueel een extra stuk zeil of plastic
mee.
Hang en leg niet alles vol. Zorg bijvoorbeeld voor een blikvanger, zoals een mooie poster,
een vlag, een beest, iets spiegelends.... Mensen lopen snel door...
Deel zélf iets uit!
Kies eventueel een thema.

Download Report