SchoolOAS 5 OASBeheer wijzigdatum: 27-10-2014 Betrokken bij het Onderwijs II Handleiding SchoolOAS 5 OASbeheer Inhoudsopgave I 1 1.1 1.2 Inloggen in SchoolOAS 5 Controleren instellingen OASBeheer account OASBeheer account aanmaken 1 1 1 2 2.1 Rechten d.m.v. rollen toekennen aan bestaande gebruikers Rol koppelen aan een bestaande gebruiker 2 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Gebruikersaccounts en personeelsleden aanmaken Gebruikersaccount BRON administratie aanmaken Gebruikersaccount Leerkracht aanmaken Gebruikersaccount Intern Begeleider aanmaken Gebruikersaccount OSOBeheer aanmaken Gebruikersaccount met toegang tot alle onderdelen aanmaken 2 2 3 3 4 4 4 Instellingen 5 5 5.1 5.2 5.3 Basispoort Koppeling activeren met autorisatiesleutel Import SchoolOAS gegevens in Basispoort Melding Basispoort “Automatische LAS import is niet gelukt” 5 5 5 6 IV Handleiding SchoolOAS 5 OASbeheer 1 Inloggen in SchoolOAS 5 SchoolOAS 5 is webbased en werkt via uw internet browser. U kunt gebruik maken van de volgende browsers: Internet Explorer vanaf versie 10, Chrome of Safari. U opent het SchoolOAS in uw browser met de volgende URL: https://oas5.dotcomschool.eu Vervolgens vult u het licentienummer van uw school in met uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Nadat u heeft geklikt op de knop [Login] komt u in de eigen Startpagina van uw rol. 1.1 Controleren instellingen OASBeheer account SchoolOAS 5 wordt beheerd door een gebruiker met het profiel systeembeheer. Een gebruiker die een profiel systeembeheer heeft, kan in verband met beveiliging van het systeem alleen de rol "OASBeheer" of de rol "Alle rollen" toegekend krijgen . Wanneer u de eerste keer inlogt in SchoolOAS 5 moet u de rollen toekennen aan alle medewerkers. Een gebruiker met het profiel systeembeheer kan deze rollen toekennen. Voordat u met uw gebruiker met het profiel systeembeheer inlogt moet u de volgende gegevens controleren: - Er mag maar één personeelslid gekoppeld zijn aan één gebruikersprofiel - De gebruikersnaam moet uniek zijn - Er moet één personeelslid zijn gekoppeld aan de gebruikersnaam Voor het toekennen van de rollen zie hoofdstuk 2. 1.2 OASBeheer account aanmaken Wij adviseren om een speciaal OASBeheer account te hebben in het SchoolOAS, dat alleen gebruikt wordt voor het beheer van het systeem. Indien u een dergelijk account nog niet heeft kunt u deze via de volgende stappen aanmaken: Stap 1: Personeel aanmaken: - Log in met systeembeheer profiel op SchoolOAS 4.5 met de URL https://oas.dotcomschool.eu; - Klik op de knop [Personeel] en klik op de knop [Nieuw]; - Vul de volgende velden in: Geslacht, Roepnaam, Achternaam, Soort personeel, Actief. (bijvoorbeeld, mevrouw OAS Beheer, systeembeheerder, actief Ja) Stap 2: Gebruikersaccount aanmaken: - Klik op de knop [Hoofdmenu] en dan op de knop [OASbeheer]; - Ga naar het tabblad Gebruikers; - Klik op het gebruikersaccount OASbeheer of, als deze nog niet bestaat, klik op de knop [Nieuw]; - Selecteer de nieuw aangemaakte medewerker (bijvoorbeeld Beheer, OAS) uit de lijst; - Selecteer het profiel Systeembeheer uit de lijst; - Vul de gebruikersnaam in (OASBeheer); - Vul een wachtwoord in (8 karakters, minimaal 1 hoofdletter en 1 cijfer); - Zorg ervoor de het account actief is en het wachtwoord niet verlopen; - Klik op de knop [Opslaan]. Stap 3: Inloggen in SchoolOAS 5 Er kan nu ingelogd worden op SchoolOAS 5 met het systeembeheer account om rollen te koppelen aan bestaande gebruikers en instelling in het SchoolOAS te doen. Handleiding SchoolOAS 5 OASbeheer 1 2 Rechten d.m.v. rollen toekennen aan bestaande gebruikers SchoolOAS 5 werkt op basis van rollen. Een personeelslid wordt gekoppeld aan een rol en deze bepaalt in welk scherm met welke functionaliteiten een persoon komt. In het SchoolOAS 5 zijn de volgende rollen beschikbaar: OASBeheer BRON Administratie Leerkracht OSOBeheer Alle rollen Intern Begeleider beheerder van gebruikers, rollen en instellingen leerlingadministratie met BRON koppeling, absenties bijhouden groepsleerkracht, wijzigen in huidig schooljaar, kijken in leerlingdossier Overstapservice Onderwijs toegang tot alle onderdelen, m.u.v. rapport invoer toegang tot alles van het leerlingdossier, van alle groepen LET OP: Aan één personeelslid mag één gebruikersaccount gekoppeld zijn. Een standaard gebruiker (geen OASbeheerder) mag niet ook in het profiel Systeembeheer in SchoolOAS 4.5 zitten. 2.1 Rol koppelen aan een bestaande gebruiker Het koppelen van rollen doet u door middel van de volgende stappen: - Log in met een beheer account op SchoolOAS 5 met de URL https://oas5.dotcomschool.eu; - Klik op het onderdeel OASBeheer; Per gebruiker wordt de volledige naam en de rol getoond, dit is standaard de rol "Leerkracht"; - Klik op het bewerk icoon achter de naam om de rol te wijzigen; - Selecteer achter het veld Rol de juiste rol voor deze medewerker; - Klik op de knop [Opslaan en sluiten]. De betreffende gebruiker kan nu inloggen op https://oas5.dotcomschool.eu met het bekende licentienummer, gebruikersnaam en wachtwoord. Automatisch zal het juiste startscherm, behorende bij deze rol gestart worden. 3 Gebruikersaccounts en personeelsleden aanmaken In SchoolOAS 5 kunt u medewerkers de juiste toegangsrechten geven, door een rol te koppelen aan een personeelslid. Dit betekent dat er aan één personeelslid altijd één rol en één gebruikersaccount gekoppeld mag zijn. Indien een medewerker twee afzonderlijke rollen/functies heeft, dan dient u deze apart aan te maken. De gebruikersnaam moet altijd uniek zijn, het wachtwoord mag wel hetzelfde zijn. Wanneer een medewerker toegang mag hebben tot alle onderdelen, kunt u deze persoon de rol "Alle rollen" geven. In dit hoofdstuk wordt voor de verschillende rollen uitgelegd hoe u een personeelslid met gebruikersaccount kunt aanmaken. 3.1 Gebruikersaccount BRON administratie aanmaken U kunt als volgt een account voor BRON administratie aanmaken: - Log in met een beheer account op SchoolOAS 5 met de URL https://oas5.dotcomschool.eu; Klik op de knop [Nieuwe medewerker]; Selecteer de rol BRON administratie uit de lijst; Vul bij Persoonsgegevens de velden in; Vul bij Rolgegevens een gebruikersnaam en wachtwoord in, de gebruikersnaam moet uniek zijn. U krijgt een waarschuwingsmelding indien een gebruikersnaam niet uniek is; - Selecteer Ja achter het veld Actief; - Vul het e-mail adres in bij e-mail school, indien u gebruik maakt van de koppeling met Basispoort; - De overige velden kunt u invullen, maar zijn niet verplicht; - Klik op de knop [Opslaan en Sluiten] om het administratie account definitief aan te maken. Er kan nu ingelogd worden op SchoolOAS 5 met het administratie account en de leerlingadministratie met BRON koppeling kan gebruikt worden. 2 Handleiding SchoolOAS 5 OASbeheer 3.2 Gebruikersaccount Leerkracht aanmaken U kunt als volgt een account voor een leerkracht aanmaken: Stap 1: Medewerker met gebruikersaccount aanmaken: - Log in met een beheer account op SchoolOAS 5 met de URL https://oas5.dotcomschool.eu; - Klik op de knop [Nieuwe medewerker]; - Selecteer de rol Leerkracht uit de lijst; - Vul bij Persoonsgegevens de velden in; - Vul bij Rolgegevens een gebruikersnaam en wachtwoord in, de gebruikersnaam moet uniek zijn. U krijgt een waarschuwingsmelding indien een gebruikersnaam niet uniek is; - Selecteer Ja achter het veld Actief; - Vul het e-mail adres in bij e-mail school, indien u gebruik maakt van de koppeling met Basispoort; - De overige velden kunt u invullen, maar zijn niet verplicht; - Klik op de knop [Opslaan en Sluiten] om het administratie account definitief aan te maken. Stap 2: Leerkracht koppelen aan groepen - Log in met een beheer account op SchoolOAS 4.5 met de URL https://oas.dotcomschool.eu; - Klik op de knop [Hoofdmenu] en dan op de knop [Instellingen] bij Rapport en Klas Management; - Klik op het tabblad "Groepen/Klassen"; - Selecteer het schooljaar en de groep uit de lijst waar de leerkracht aan gekoppeld moet worden; - Zet het veld "Groep vergrendelen" uit; - Klik op de knop [Nieuwe medewerker toevoegen]; - Selecteer de medewerker uit de lijst en controleer of de functie op Leerkracht staat; - Klik op de knop [Opslaan] en herhaal bovenstaande stappen, indien de leerkracht aan meerdere groepen gekoppeld moet worden. 3.3 Gebruikersaccount Intern Begeleider aanmaken U kunt als volgt een account voor een Intern Begeleider aanmaken: - Log in met een beheer account op SchoolOAS 5 met de URL https://oas5.dotcomschool.eu; Klik op de knop [Nieuwe medewerker]; Selecteer de rol Intern begeleider uit de lijst; Vul bij Persoonsgegevens de velden in; Vul bij Rolgegevens een gebruikersnaam en wachtwoord in, de gebruikersnaam moet uniek zijn. U krijgt een waarschuwingsmelding indien een gebruikersnaam niet uniek is; - Selecteer Ja achter het veld Actief; - Vul het e-mail adres in bij e-mail school, indien u gebruik maakt van de koppeling met Basispoort; - De overige velden kunt u invullen, maar zijn niet verplicht; - Klik op de knop [Opslaan en Sluiten] om het administratie account definitief aan te maken. Er kan nu ingelogd worden op SchoolOAS 5 met het Intern Begeleider account. De IB'er heeft automatisch toegang tot alle leerlingen en leerlingdossiers in het SchoolOAS. Zowel actieve leerlingen als ingeschreven en oud leerlingen. De IB'er hoeft met de rol Intern begeleider niet gekoppeld te worden aan groepen om toegang te krijgen tot alle leerlingen. Handleiding SchoolOAS 5 OASbeheer 3 3.4 Gebruikersaccount OSOBeheer aanmaken Dotcomschool is gecertificeerd voor Overstapservice Onderwijs OSO. Zie voor meer informatie de handleiding SchoolOAS 5 Overstapservice Onderwijs (OSO). U kunt als volgt een account voor OSOBeheer aanmaken: - Log in met een beheer account op SchoolOAS 5 met de URL https://oas5.dotcomschool.eu; Klik op de knop [Nieuwe medewerker]; Selecteer de rol OSOBeheer uit de lijst; Vul bij Persoonsgegevens de velden in; Vul bij Rolgegevens een gebruikersnaam en wachtwoord in, de gebruikersnaam moet uniek zijn. U krijgt een waarschuwingsmelding indien een gebruikersnaam niet uniek is; - Selecteer Ja achter het veld Actief; - Vul het e-mail adres in bij e-mail school, indien u gebruik maakt van de koppeling met Basispoort; - De overige velden kunt u invullen, maar zijn niet verplicht; - Klik op de knop [Opslaan en Sluiten] om het administratie account definitief aan te maken. Er kan nu ingelogd worden op SchoolOAS 5 met het OSO beheer account. 3.5 Gebruikersaccount met toegang tot alle onderdelen aanmaken In het SchoolOAS 5 heeft u de mogelijkheid om een medewerker met inlogaccount aan te maken, die toegang krijgt tot alle onderdelen in het SchoolOAS 5. Op dit moment geeft de rol "Alle rollen" toegang tot de rollen OASbeheer, BRON Administratie en OSOBeheer. De rol Intern begeleider zal op termijn ook deze worden toegevoegd. Met deze rol krijgt de medewerker automatisch toegang tot alle leerlingen, zonder de medewerker te koppelen aan de groepen. In het geval dat een persoon leerkracht is en alle rollen mag hebben, dan adviseren wij 2 accounts aan te maken. Dit omdat het account "Alle rollen" toegang geeft tot alle leerlingen en als iemand als leerkracht werkt, is het meestal wenselijk dat alleen de eigen leerlingen zichtbaar zijn. Hieronder volgt een beschrijving voor het aanmaken van een account met toegang tot alle rollen. Let erop dat dit account niet gekoppeld is aan het systeembeheer profiel! Stap 1: Personeel aanmaken: - Log in met OASBeheer op SchoolOAS 4.5 met de URL https://oas.dotcomschool.eu; - Klik op de knop [Personeel] en klik op de knop [Nieuw]; - Vul de volgende velden in: Geslacht, Roepnaam, Achternaam, Soort personeel, Actief. (bijvoorbeeld, mevrouw Alle Rollen, AlleRollen, actief Ja) Stap 2: Gebruikersaccount aanmaken: - Klik op de knop [Hoofdmenu] en dan op de knop [OASbeheer]; - Ga naar het tabblad Gebruikers en klik op [Nieuw]; - Selecteer de nieuw aangemaakte medewerker (bijvoorbeeld Rollen, Alle) uit de lijst; - Selecteer het profiel Management uit de lijst; - Vul de gebruikersnaam in (bijvoorbeeld AlleRollen); - Vul een wachtwoord in (8 karakters, minimaal 1 hoofdletter en 1 cijfer); - Zorg ervoor het account actief is en het wachtwoord niet is verlopen; - Klik op de knop [Opslaan]. Stap 3: Rol koppelen - Log in met OASBeheer op SchoolOAS 5 met de URL https://oas5.dotcomschool.eu; - Klik op het bewerk-icoon (potlood) achter het nieuw aangemaakte account; - Selecteer de rol "Alle rollen" uit de lijst en sla de wijziging op. Er kan nu ingelogd worden op SchoolOAS 5 met het alle rollen account en de alle gekoppelde onderdelen kunnen gebruikt worden. 4 Handleiding SchoolOAS 5 OASbeheer 4 Instellingen In het onderdeel Instellingen kunt u een logo uploaden van uw school. Dit logo zal automatisch getoond worden boven alle overzichten, die gebruikers kunnen maken bij het onderdeel Overzichten. 5 Basispoort Het SchoolOAS heeft een beveiligde koppeling met Basispoort, zodat iedere nacht automatisch de gegevens van de leerkrachten en de groepsindelingen verzonden worden naar Basispoort. Om gebruik te maken van de koppeling, dient u deze in te stellen met een geldige autorisatiesleutel voor uw school. Dit hoofdstuk beschrijft het instellen van de Basispoort koppeling en het oplossen van meldingen de melding "Automatische LAS import is niet gelukt". 5.1 Koppeling activeren met autorisatiesleutel Wanneer u de koppeling tussen het SchoolOAS en Basispoort gaat instellen in Basispoort, dan moet u in Basispoort een autorisatiesleutel invoeren. Deze autorisatiesleutel kan Dotcomschool aan u verstrekken indien nog niet aangevraagd. U kunt de autorisatiesleutel opvragen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Vermeld uw brinnummer en naam in de e-mail en u ontvangt binnen 2 werkdagen de autorisatiesleutel per e-mail. Zorg ervoor dat u de sleutel bij Basispoort volledig invoert of kopieert vanuit de e-mail. Deze moet ingevoerd worden zonder spaties en als er een min-teken (-) in de sleutel voorkomt, dan is deze onderdeel van de sleutel. 5.2 Import SchoolOAS gegevens in Basispoort Het opvoeren van groepen, leerlingen en leerkrachten bij Basispoort gebeurt door een import bij Basispoort van een bestand dat afkomstig is uit uw SchoolOAS. Deze import gaat automatisch en wordt 's nacht verwerkt. De geïmporteerde gegevens zijn altijd de volgende werkdag verwerkt en zichtbaar. Handleiding SchoolOAS 5 OASbeheer 5 5.3 Melding Basispoort "Automatische LAS import is niet gelukt" Wanneer de automatische import niet gelukt is, dan krijgt u hiervan per e-mail bericht van Basispoort. Het probleem kan een technische of functionele oorzaak hebben. Bij grote technische problemen staat dit vermeld bij de systeemmelding in Basispoort. U kunt de e-mail van Basispoort dan negeren. Wanneer er geen technische storing bij Basispoort is, dan dient u de volgende gegevens te controleren en te corrigeren: O De brincodes tussen SchoolOAS en Basispoort dienen gelijk te zijn. De brincode die in Basispoort bekend is, staat op de Mijn Profiel pagina; O De volledige autorisatiesleutel dient ingevuld te zijn, deze heeft u per e-mail van Dotcomschool ontvangen en kunt u eventueel opnieuw opvragen bij de helpdesk via [email protected]; O Alle leerkrachten dienen een uniek e-mailadres te hebben, een e-mail adres mag niet 2x voorkomen in het SchoolOAS bij twee verschillende personeelsleden; O Alle leerlingen met de status Actief dienen een groep/schooljaar te hebben. Als er leerlingen zijn die actief zijn zonder groep, dan kunt u kunt deze leerlingen vinden in het Administratie gedeelte door te gaan naar de actieve leerlingen en bij de kolom "Groep" te filteren op de optie "is leeg". O Basispoort stuurt u in de e-mail een leerlingnummer van een leerling waarbij de status Actief is, maar waarbij nog geen groep gekoppeld is. U kunt uit dit Basispoort leerlingnummer het SchoolOAS leerlingnummer halen, door de laatste 4 cijfers van het nummer af te halen. De volgende cijfers zijn het leerlingnummer. Bijvoorbeeld in Basispoort nummer 00AA0200007659987 is het SchoolOAS leerlingnummer 765. U zoekt dan deze leerling op in het SchoolOAS en controleert of deze nog op school is. Indien dit het geval is, maakt u altijd een huidig schooljaar aan of schrijft u de leerling uit met een uitschrijfdatum. Nadat u wijzigingen heeft doorgevoerd, zal de automatische import 's nachts weer draaien. U ziet dan de volgende dag of deze is gelukt of nog niet goed is gegaan. Indien de koppeling niet goed gaat, nadat u alle gegevens juist hebt gecorrigeerd, dan is er een calamiteit en kunt u de e-mail van Basispoort doorsturen naar [email protected]. De helpdesk neemt zelf met Basispoort contact op en stuurt u per e-mail de bevindingen / oplossing. 6 Handleiding SchoolOAS 5 OASbeheer Handleiding SchoolOAS 5 OASbeheer 7 Hoofdkantoor : Gildenveld 13-15 3892 DC Zeewolde t: 036 5472111 f: 036 5472112 e: [email protected] Helpdesk : t: 036 5472111 e: [email protected] www.dotcomschool.nl 8 Handleiding SchoolOAS 5 OASbeheer
© Copyright 2024 ExpyDoc
