Sprank - Hoeveel mensen werken hier eigenlijk?

Formatiecalculatie Werk en Inkomen
Hoeveel
mensen
werken
hier
eigenlijk?
Bij veel sociale diensten is de formatie
min of meer als vanzelf gegroeid tot de
huidige omvang. Maar werken er niet
te veel mensen? Of juist te weinig?
Emmen, Coevorden en Borger-Odoorn
zochten het uit met de Formatiecalculatie Werk en Inkomen.
tekst: Riek Lem, beeld: shutterstock
26 juni 2014
H
26
oeveel mensen er bij de sociale dienst
werken is in de meeste gemeenten de
uitkomst van een historisch proces. Dat
geldt ook voor de afdelingen Werk en Participatie van de gemeente Emmen. Daar
drong zich echter de vraag op: is dit aantal optimaal? “Je
moet het antwoord op die vraag weten om ambtelijk en
bestuurlijk te kunnen sturen op de uitvoering”, verduidelijkt Peter van de Leur, afdelingsmanager Werk in
Emmen. “Daarom hebben we door BMC een objectieve
formatiecalculatie laten uitvoeren.”
Het berekeningsmodel Formatiecalculatie Werk en Inkomen maakt inzichtelijk hoeveel formatie daadwerkelijk
nodig is voor de uitvoering van het takenpakket. Met het
model kan ook de integrale kostprijs per product worden
vastgesteld. Dat leidt tot transparantie in de totale uitvoeringskosten van de gemeente Emmen, inclusief de
samenwerking met Coevorden en Borger-Odoorn. “We
weten nu exact wat we doen en hoeveel tijd en dus geld
daarmee gemoeid is. Het is beter discussiëren over feiten
dan over aannames en beelden.”
Gesprekspartner
Emmen schakelde BMC niet zozeer in voor het oplossen
van een probleem als wel voor het zoeken naar verbetering. Van de Leur: “We willen de afdeling Werk stuurbaarder maken op output. We willen voor de directie en
het politiek bestuur een essentiële gesprekspartner zijn
op ons vak- en taakgebied. Dat we ook samenwerken met
Coevorden en Borger-Odoorn maakt het nog belangrijker
om over goede cijfers te beschikken. Ook zij willen weten
of de kosten in overeenstemming zijn met de resultaten
en ook zij moeten kunnen sturen op onze output. Wij
willen besluiten nemen op basis van feiten over wat je
doet en wat dat oplevert – voor de gemeenten, voor de
mensen op de arbeidsmarkt en voor de werkgevers.”
Samen met adviseurs bedrijfsvoering Martin Hoogerkamp (afdeling Werk) en Nico Klavers (afdeling Partici-
nulmeting
Van de Leur: “Door een kostprijs van de uiteindelijke producten van de afdeling Werk zichtbaar te maken, kunnen
directie en bestuur beslissingen nemen die vergaande
gevolgen hebben voor burgers en bedrijven, en in ieder
geval voor de gemeentelijke organisatie. Dat je je hiermee wat kwetsbaar opstelt, hoort bij professioneel, transparant management. Je moet de zaken niet op basis van
aannames altijd maar bij het vertrouwde houden, want
dan word je ingehaald door de werkelijkheid. Bovendien:
als de nieuwe Participatiewet in werking treedt, zijn wij
voorbereid met onze organisatie. We weten waarop we
kunnen sturen en onze drie gemeentebesturen weten
precies welke knoop ze kunnen doorhakken, met welke
gevolgen. Wij zien de formatiecalculatie als een nulmeting met objectieve gegevens, als basis voor uitgewerkte
scenario’s en uiteindelijk de begroting.”
Interviews
Carla Vianen en Benno Wiendels van BMC/SGBO hebben voor de formatiecalculatie objectieve gegevens boven
tafel gebracht van de ‘grotere waarheid’. Zij startten met
een documentenanalyse om alle taken en functies in
beeld te krijgen. Vervolgens toetsten ze hun bevindingen
in interviews met medewerkers. Ook de werkprocessen
kwamen aan de orde. Daardoor gingen de medewerkers
zelf ook kritisch kijken naar hun werkzaamheden en
naar de tijd die daarmee gemoeid is. “Al die informatie hebben we verwerkt in een nieuw model waarmee
uiteindelijk ook de kostprijs van de producten berekend
kan worden. Het model is ‘onderweg’ nog aangepast en
opnieuw getoetst in een aantal werksessies.”
Een hele kluif, volgens Van de Leur, omdat taken en
functies en aansturing complex zijn georganiseerd. Er
zijn immers drie gemeenten, twee afdelingen en acht
managers plus werkzaamheden die elkaar deels overlappen. “Gezamenlijk hebben we dan ook veel aanwijzingen
gegenereerd voor de verdere organisatieontwikkeling.
Als er significante verschillen zijn in de interne en
externe vergelijkingen, kunnen de oorzaken daarvan ons
iets leren over de aanpassingen in werkwijze of organisatie. We pakken vervolgens zelf de ontwikkeling en het
herontwerp van resultaatgerichte werkzaamheden en
gestroomlijnde processen op. We kijken samen met de
medewerkers naar de werkzaamheden en de output.”
organisch proces
Door deze aanpak ontstaat er op een natuurlijke manier
draagvlak voor aanpassingen. Van de Leur: “We zijn
werkende weg, op een organische manier bezig de organisatiestructuur te herontwikkelen. De bevindingen van
Vianen en Wiendels zijn erg nuttig voor dat proces.”
Een formatiecalculatie is overigens ook nuttig voor andere uitvoeringsafdelingen van gemeenten, heeft Van de
Leur ervaren. “Bij ingrijpende veranderingen en samenwerkingsambities is er natuurlijk de vraag naar transparantie en stuurbaarheid. Dat betekent dat je precies moet
weten hoe je formatie in elkaar zit en eruit moet zien om
je ambities te realiseren, bij alle beperkingen en keuzen
die momenteel aan de orde zijn.” Hoogerkamp vult aan:
“En niet onbelangrijk is dat ook de kwaliteit van het
management kan verbeteren op basis van de kennis uit
de formatiecalculatie.” *
26 juni 2014
patie) vertelt Van de Leur over de doelstellingen van de
afdeling Werk en over de bijdrage van SGBO/BMC om
die ambities te realiseren.
Is het streven naar betere stuurbaarheid dan zo bijzonder? “Nou, nee”, leggen zij beurtelings uit, “maar wij zijn
gegroeid naar een ingewikkelde situatie die niet zomaar
even met een harkje valt uit te leggen. Het is niet altijd
helder hoe het zit met functies, taken, tijdsbesteding en
kosten in relatie tot de resultaten. Bovendien verschilt
dit in de drie gemeenten. Door de vele onderzoeken en
benchmarks die SGBO/BMC heeft uitgevoerd, kan het
ook zichtbaar maken waar in vergelijking met andere
gemeenten nog verbetering mogelijk is. Want iedereen
is op zoek naar kostenverrekening per functiegroep en
per taak.”
Dit artikel is een ingezonden mededeling.
27

Download Report