Tien manieren om iT-kos Ten Te verlagen

Tien manieren om IT-kos ten te verlagen
ITExpert
Identificeren van ongebruikte servers
en databases: dé mogelijkheid om
kosten te besparen
8.
Factuurcontrole
Facturen van IT-leveranciers worden in de
praktijk maar nauwelijks gematched met de
administratie in de CMDB. Facturen moeten
direct gekoppeld kunnen worden aan contracten, applicaties en configuratie-items in de
CMDB (zoals servers, desktops, printers en
databases). In veel gevallen wordt bijvoorbeeld
nog betaald voor onderhoud van systemen die
al zijn uitgezet, of er worden door leveranciers
fouten gemaakt. Het gestructureerd controleren en matchen van facturen met de CMDB zal
direct leiden tot kostenbesparingen en als
gevolg van een beter kosteninzicht verdere
besparingen mogelijk maken.
IT-ondernemingen verzinnen van alles om de kosten te drukken. Maar
de meeste maatregelen gaan voorbij de kern van het probleem. Toch is
het niet zo moeilijk, zegt Rob Akershoek, de mogelijkheden liggen voor
het oprapen. Een overzicht in tien punten.
door: Rob Akershoek beeld: shutterstock
I
T-organisaties proberen op veel manieren
de kosten te verlagen. Projecten worden
stopgezet, salarissen bevroren, contracten
met externe medewerkers beëindigd en
upgrades of vervangingen worden
uitgesteld. Het zijn snelle ad-hocmaatregelen
die voorbijgaan aan de kern van het probleem,
namelijk: hoe verhogen we de efficiency van de
IT-organisatie en hoe optimaliseren we het
gebruik van bestaande resources? Vragen die
hiervoor beantwoord dienen te worden zijn
bijvoorbeeld: welke applicaties zijn het
belangrijkst voor het bedrijf waarin we moeten
investeren en welke zouden kunnen worden
uitgefaseerd? Welke IT-resources zijn
betrokken bij de levering van een applicatie (of
IT-dienst) en worden deze wel efficiënt
gebruikt?
De mogelijkheden om kosten van de IT-dienstverlening te verlagen liggen vaak voor het
oprapen als men ten minste de moeite neemt
om gestructureerd het IT-landschap onder de
loep te nemen. Dat betekent in kaart brengen
welke applicaties er zijn, welke IT-infrastructuur daarbij hoort, wie gebruik maakt van de
applicatie, welke licenties en contracten
afgesloten zijn, enzovoort.
Welke maatregelen kan men nemen om de
IT-kosten structureel te verlagen? Ik noem er tien.
1.
Elimineren van
overcapaciteit
24
Het aantal servers en databases in de IT-infrastructuur bepaalt voor een belangrijk deel de
hoogte van de operationele IT-kosten. Het is
verrassend te constateren dat bij de gemiddelde IT-organisatie van hooguit vijftig procent
van de servers bekend is bij welke applicatie (of
IT-dienst) deze eigenlijk hoort. Veel servers en
databases worden bovendien niet of nauwelijks meer gebruikt. Het gaat dan bijvoorbeeld
om servers van uitgefaseerde applicaties,
ongebruikte ontwikkel- en testomgevingen of
servers die gebruikt werden voor projecten
maar niet zijn teruggegeven. Het identificeren
van ongebruikte servers en databases is dan
ook een van de belangrijkste mogelijkheden
om kosten te besparen.
Naast ongebruikte servers en databases is er
ook vaak sprake van overcapaciteit per server,
denk aan te veel storage-allocatie en te zwaar
gedimensioneerde systemen (aantal core/
CPU). Hiervoor is het noodzakelijk dat per
server de gemiddelde bezettingsgraad wordt
gemeten om zodoende overcapaciteit te
signaleren.
Als het aantal transacties tijdens de economische recessie afneemt zou ook de capaciteit en
daarmee de hosting- en beheerkosten moeten
afnemen. Flexibilisering van de IT-infrastructuur is hiervoor gewenst, zodanig dat deze kan
meegroeien of krimpen al naargelang het
gebruik.
9.
Structureel oplossen van
problemen
Veel kosten gaan gepaard met het herstellen
van incidenten en het corrigeren van fouten in
applicaties. In veel gevallen hadden incidenten
voorkomen kunnen worden door bijvoorbeeld
beter te testen. Daarnaast wordt er te weinig
tijd besteed aan het structureel oplossen van
problemen waardoor dezelfde incidenten
voortdurend terugkeren.
2.
Migreren naar interne/
externe cloud
Veel applicaties draaien nog steeds op eigen
hardware in plaats van gebruik te maken van
virtuele omgevingen zoals VMware. Door
virtualisatie kan IT-capaciteit optimaal
verdeeld worden over de diverse applicaties.
Daarnaast zouden steeds meer applicaties als
SAAS door de leverancier aangeboden kunnen
worden, waarbij de gehele technische infrastructuur de verantwoordelijkheid wordt van
de leverancier.
3.
Rationalisatie van het
applicatieportfolio
De hoge kosten van IT worden voor een groot
deel veroorzaakt door de omvang en complexiteit van het applicatieportfolio. De IT-organisatie
heeft door de jaren heen nauwelijks sturing
gegeven aan de selectie en uitrol van nieuwe
bedrijfsapplicaties. Het gevolg is een enorme
hoeveelheid aan applicaties die gezamenlijk een
zeer complex landschap vormen met veel
interfaces en afhankelijkheden. Applicatie
Portfolio Management (APM) is een belangrijke
randvoorwaarde om hier grip op te krijgen en het
aantal applicaties in het portfolio te verminderen om zodoende de kosten te verlagen.
Veel applicaties zouden eigenlijk al uitgezet
moeten zijn of vervangen moeten worden door
een andere toepassing. Maar toch blijft de oude
omgeving gewoon nog enige tijd doordraaien
met extra kosten tot gevolg. Men moet echt
actief gaan sturen op het tijdig uitzetten van
bedrijfsapplicaties (decommission-planning)
anders blijven applicaties nog vele maanden zo
niet jaren operationeel.
Voor reacties
en nieuwe
bijdragen van
IT-experts:
Henk Ester,
070 3046812
h.ester@
automatiseringgids.nl
10.
Automatiseren van
beheertaken
4.
Investerings- en project
portfoliomanagement
Jaarlijks wordt een groot deel van het IT-budget
besteed aan het onderhouden en aanpassen van
bestaande applicaties in het portfolio. Dit
betreft benodigde upgrades, herstellen van bugs,
nieuwe functionele wensen door veranderde
bedrijfsomstandigheden of aanpassingen als
gevolg van nieuwe wet- en regelgeving. Men zal
versteld staan hoeveel van het IT-budget wordt
besteed aan applicaties die eigenlijk niet meer
strategisch zijn of binnen afzienbare termijn
eigenlijk zouden moeten worden uitgezet. Veel
projecten slagen er bovendien niet in om de
verwachte resultaten op te leveren. Daarnaast
wordt er te veel functionaliteit geïmplementeerd die in de praktijk niet of nauwelijks
gebruikt wordt of niet essentieel is voor het
behalen van de doelstellingen.
Het is daarom van belang om een betere
selectie te maken van alle projecten en
aanvragen voor wijzigingen, nieuwe releases
en investeringen in nieuwe applicaties.
Om dit te realiseren is een geïntegreerde
aanpak noodzakelijk van zowel applicatie- als
projectportfoliomanagement. Op deze wijze
worden investeringen en projecten afgestemd
op het doellandschap zoals vastgelegd door
applicatieportfoliomanagement.
5.
Verlagen serviceniveaus
(aanpassen SLA)
Als er eenmaal een gedegen inventarisatie van
aanwezige applicaties is uitgevoerd moet
vervolgens bepaald worden hoe belangrijk
deze toepassingen zijn voor de bedrijfsvoering.
Kosten kunnen bespaard worden door eens
kritisch te kijken naar de bijbehorende
contracten en SLA’s met leveranciers. Voor
veel applicaties en servers is namelijk een te
hoog serviceniveau afgesproken. Vaak zijn er
genoeg mogelijkheden om de SLA’s aan te
passen om zodoende kosten te besparen.
6.
Licentiebeheer
Licentiebeheer is altijd een onderschoven
kindje geweest bij de IT-organisatie. Te
vaak worden te veel of verkeerde licenties
aangeschaft. Het actief bijhouden van
licentierechten (en voorwaarden) en het
meten van daadwerkelijk gebruik zal kostenverlagend werken. De IT-organisatie zal een
inventarisatie moeten maken van de aangeschafte licenties en deze vergelijken met de
daadwerkelijk geïnstalleerde (of gebruikte)
software.
In veel gevallen hebben gebruikers nog
toegekende rechten tot bedrijfsapplicaties of
lokale software waar men in de praktijk al
enige tijd geen gebruik meer van maakt. Het
actief opschonen van gebruikersrechten zorgt
ervoor dat er licenties vrijkomen.
7.
Consuminderen
Naast inspanningen aan IT-zijde zullen ook
gebruikers een belangrijke bijdrage moeten
leveren aan verlaging van IT-kosten. Denk
aan interne Go Green-campagnes waarmee
zij bewust worden gemaakt van de kosten
die gepaard gaan met het gebruik van
IT-middelen, en gestimuleerd worden om
bijvoorbeeld minder in kleur te printen,
tweezijdig te printen of er helemaal van af
te zien.
Het is daarnaast van belang om gebruikers te
beïnvloeden om hun consumptie te beperken.
Veel medewerkers hebben software geïnstalleerd of toegang tot applicaties die men niet of
nauwelijks gebruikt, of niet noodzakelijk zijn
voor hun functie. Hiervoor is het nodig om
gebruikers, managers en applicatie-eigenaren
periodiek te confronteren met het gebruik en
daaraan gerelateerde kosten (feedback).
Hiervoor dient de IT-organisatie een consumptieportal in te richten die onder andere de
hardware, software en rechten van gebruikers
en het daadwerkelijke gebruik ervan publiceert. Als iemand bijvoorbeeld al enkele
maanden geen MS Project heeft gebruikt, zal
gemeld worden dat deze software wordt
verwijderd. Deze kan altijd opnieuw worden
aangevraagd, indien noodzakelijk.
Als medewerkers de organisatie verlaten of een
andere functie krijgen moeten gebruikersrechten op applicaties worden aangepast. Het is
belangrijk om een gecentraliseerde gebruikersadministratie te voeren (identity &
accessmanagement) die inzicht geeft in alle
rechten van gebruikers voor alle bedrijfsapplicaties. Dit laatste ontbreekt in de meeste
IT-organisaties. Men heeft eigenlijk geen beeld
van de rechten die gebruikers hebben op de
vele honderden bedrijfsapplicaties, en of men
deze rechten wel nodig heeft.
Veel onderhouds- en beheertaken worden nog
steeds handmatig uitgevoerd en de benodigde
communicatie en coördinatie vinden nog
plaats via e-mail. Als gevolg hiervan is er maar
weinig grip op de uitgevoerde activiteiten en
de kwaliteit ervan. Daarnaast legt het
uitvoeren van al deze standaardtaken een
enorm beslag op de supportorganisatie (en
daarmee de kosten).
Door beheertaken te automatiseren en
IT-activiteiten met behulp van een workflowengine te coördineren kunnen IT-processen
worden geoptimaliseerd, kan sneller geleverd
worden en kunnen fouten worden vermeden.
Denk aan workflows voor het aanvragen,
autoriseren en installeren van software,
en het aanpassen van gebruikersrechten.
»
Rob Akershoek is
IT-beheerarchitect
bij Logicalis (rob.
akershoek@
logicalissmc.com).
25

Download Report