Exchange Online upgrade - Veel gestelde vragen

Exchange Online upgrade
Veel gestelde vragen
Versie: oktober 2014
Versie 1.5
1
Inhoudsopgave
1
Inleiding ......................................................................................................................... 3
2
Snel aan de slag met het aanpassen van uw instellingen ......................................... 4
3
Veel gestelde vragen .................................................................................................... 5
3.1
Ik kan niet meer inloggen op de selfservice .............................................................. 5
3.2
Ik weet mijn wachtwoord niet meer voor Zelfservice ICT Diensten
(https://cp.online.kpn.com) .................................................................................................... 5
3.3
Hoe werkt de Zelfservice ICT Diensten ....................................................................... 5
3.4
Hoe werkt de Webmail? .............................................................................................. 5
3.5
Waar moet ik inloggen om aanpassingen te doen ................................................... 6
3.6
Wat kost de upgrade? .................................................................................................. 6
3.7
Ik wil deze upgrade niet .............................................................................................. 6
3.8
Ik weet mijn wachtwoord niet meer voor Exchange Online .................................... 7
3.9
Ik krijg geen e-mail meer binnen ................................................................................ 7
3.10 Ik kan geen e-mail meer versturen ............................................................................. 7
3.11 Ik mis e-mail/contacten/agenda items na de migratie .............................................. 8
3.12 Mijn “Afwezigheidsmelding”/“Out of Office Reply” werkt niet meer ..................... 8
3.13 Ik wil Outlook opnieuw installeren maar ik kan dit niet meer downloaden in
https://selfcare.kpnxchange.com ........................................................................................... 8
3.14 Wat zijn de nieuwe instellingen? ................................................................................ 8
3.15 Hoe moet ik mijn mobiele apparaat instellen? .......................................................... 8
3.16 Hoe moet ik mijn DNS laten aanpassen?.................................................................... 8
3.17 Hoe lang duurt de upgrade? ....................................................................................... 9
3.18 Wat gaat KPN upgraden? ............................................................................................ 9
3.19 Wat kan ik nog doen tijdens de upgrade? ................................................................. 9
3.20 Hoe pas ik mijn SPF record aan? ............................................................................... 11
3.21 Ik heb meerdere domeinnamen, wat gaat er precies gebeuren? .......................... 11
3.22 Wat is de status van mijn upgrade? .......................................................................... 11
3.23 Kan ik de upgrade uitstellen?.................................................................................... 11
4
Staat uw vraag hier niet tussen? ................................................................................ 12
4.1
Hebt u Mijn Bedrijf Online? ....................................................................................... 12
4.2
Hebt u Webhosting Online? ...................................................................................... 12
1
Inleiding
Welkom bij de veel gestelde vragen van de Exchange Online upgrade. Dit document wordt regelmatig
bijgewerkt.
3
2
Snel aan de slag met het aanpassen van uw instellingen
Na de upgrade moeten de server instellingen van uw Outlook aangepast worden. Wij raden hiervoor
onze upgradetool aan welke u op uw desktop kunt gebruiken.
Er is een upgradetool voor Windows en een upgradetool voor Apple Mac OS X. Deze upgradetools
zoeken naar uw oude instellingen en passen deze automatisch voor u aan.
Ook hebben wij een videoinstructie en een handleiding waarin uitgelegd wordt hoe u handmatig zelf de
instellingen kunt aanpassen.
4
3
Veel gestelde vragen
3.1
Ik kan niet meer inloggen op de selfservice
U kunt na uw upgrade niet meer inloggen op onze oude selfservice omgevingen
(selfcare.kpnxchange.com en pem.kpn.net) en onze oude webmail omgeving
(webmail.kpnxchange.com). U heeft een nieuwe omgeving gekregen.
Uw nieuwe omgeving
Als beheerder van Exchange Online hebt u toegang tot de Zelfservice ICT- diensten. Hier kunt u emailboxen aanmaken voor uw gebruikers en licenties bijbestellen. De nieuwe beheerdergegevens
ontvangt u (als beheerder) aan het einde van de upgrade.
Uw gebruikers kunnen de Exchange webmail (kpnoffice365.nl) benaderen met dezelfde inlognaam en
wachtwoord van de e-mailbox die zij voor de migratie al hadden.
3.2
Ik weet mijn wachtwoord niet meer voor Zelfservice ICT Diensten
(https://cp.online.kpn.com)
Als beheerder van Exchange Online hebt u toegang tot de Zelfservice ICT- diensten. Hier kunt u emailboxen aanmaken voor uw gebruikers en licenties bijbestellen. De beheerdergegevens ontvangt u
(als beheerder) aan het einde van de upgrade.
Wachtwoord vergeten van de Zelfservice ICT- diensten?
Als u uw wachtwoord bent vergeten kunt u klikken op “wachtwoord vergeten”, vul vervolgens uw
loginnaam in en u krijgt een e-mail met daarin een link. Volg vervolgens de instructies in de e-mail.
3.3
Hoe werkt de Zelfservice ICT Diensten
Als beheerder van Exchange Online hebt u toegang tot de Zelfservice ICT- diensten. Hier kunt u emailboxen aanmaken voor uw gebruikers en licenties bijbestellen. De beheerdergegevens ontvangt u
(als beheerder) aan het einde van de upgrade.
Uw upgrade
Tijdens uw upgrade hebben wij uw bestaande gebruikers al aangemaakt in deze nieuwe omgeving, dat
hoeft u dus niet meer zelf te doen.
Handleidingen
Mocht u na de upgrade nieuwe gebruikers willen aanmaken of een licentie willen bijbestellen: Dit staat
in de Installatie handleiding van Zakelijk Exchange Online in hoofdstuk 2 in 4 stappen beschreven. U
vindt deze handleiding in kpn.com/aandeslag onder ‘Zakelijk Exchange Online’. Ook hebben we een
instructievideo die dit stap voor stap uitlegt.


3.4
kpn.com/aandeslag
Instructievideo nieuwe gebruikers aanmaken
Hoe werkt de Webmail?
Als gebruiker heeft u toegang tot uw webmail via http://kpnoffice365.nl. U kunt hiervoor dezelfde
gebruikersnaam/wachtwoord gebruiken als uw vorige webmail.
Uw upgrade
Tijdens uw upgrade hebben wij uw e-mail, contactpersonen, agenda items, aliassen en
distributiegroepen overgezet in de nieuwe omgeving, dat hoeft u dus niet meer zelf te doen.
Handleidingen
5
Mocht u vragen hebben over de nieuwe webmail omgeving, dan kunt u dit nalezen in hoofdstuk 2 van
onderstaande handleidingen. U vindt deze handleiding in kpn.com/aandeslag onder ‘Zakelijk Exchange
Online’.
3.5
Waar moet ik inloggen om aanpassingen te doen
Het hangt af van de aanpassingen waar u moet inloggen:
Aanpassingen door een beheerder:
Hiervoor moet u inloggen in de Zelfservice ICT- diensten, hier kunt u onder andere:




Nieuwe gebruikers aanmaken
Wachtwoorden van gebruikers aanpassen
Extra licentie bijbestellen
Domeinnaam instellingen wijzigen
In kpnoffice365.nl kunt u onder andere:


BlackBerry instellingen aanpassen
Aliassen voor gebruikers instellen
Aanpassingen door een gebruiker:
Gebruikers kunnen inloggen in kpnoffice365.nl, hier kunt u onder andere:



Wachtwoord wijzigen
Afwezigheidsmelder aanzetten
Contactpersonen instellen
Relevante Handleidingen
De handleiding van Zakelijk Exchange Online en van Blackberry voor Exchange Online kunt u vinden in
kpn.com/aandeslag onder ‘Zakelijk Exchange Online’.
3.6
Wat kost de upgrade?
Uw factuur zal na deze upgrade niet wijzigen, prijzen kunt u vinden op één van de volgende pagina’s:



Exchange Online: kpn.com/migratie_eol
Mijn Bedrijf Online: kpn.com/migratie_mbo
Webhosting Online: kpn.com/migratie_wol
Extra mailboxgroottes vervallen
Alleen als u extra mailboxgroottes had bij uw Exchange Online zullen deze kosten vervallen na de
upgrade. Kiosk en Lite e-mailboxen zijn nu standaard 2 GB groot, Standaard e-mailboxen zijn nu
standaard 50 GB groot.
3.7
Ik wil deze upgrade niet
Om de komende jaren optimaal van deze dienst gebruik te kunnen laten maken hebben wij onze
technische infrastructuur moeten vernieuwen. U bent hierover tussen oktober en december 2012
geïnformeerd per e-mail.
Met deze upgrade heeft u meer functionaliteit en een grotere mailbox:


De opslagruimte van uw mailbox is aanzienlijk vergroot. Uw Lite e-mailboxen worden vergroot
van 100 MB naar 2 GB. Uw Standaard e-mailboxen van 250 MB naar maar liefst 50 GB!
Als u extra mailboxgrootte had vervalt uw uitbreiding. Deze optie zal na de upgrade daarom ook
van uw factuur afgehaald worden. U bent dus goedkoper uit!
6

U kunt grotere e-mailberichten ontvangen en versturen: van 25 MB, in tegenstelling tot het oude
maximum van 15 MB.
Als u gebruik maakt van Mijn Bedrijf Online of Webhosting Online:


3.8
Uw huidige Sitebuilder is vervangen door de geavanceerdere Parallels Web Presence Builder,
met onder andere nieuwe “drag-and-drop-functies” om snel en makkelijk onderdelen in uw
website te plaatsen en koppelingen naar Facebook, Twitter en LinkedIn te maken.
U beschikt over de nieuwste versies van onder andere PHP, Joomla, Drupal en MySQL
Ik weet mijn wachtwoord niet meer voor Exchange Online
Wachtwoord van e-mailbox vergeten
Als u als gebruiker het wachtwoord van uw e-mailbox bent vergeten kunt u het beste contact opnemen
met uw beheerder. Uw beheerder kan via zijn Zelfservice ICT- diensten uw wachtwoord opnieuw
instellen.
Instellen nieuw wachtwoord door beheerder
Als beheerder kunt u een wachtwoord voor uw gebruikers als volgt wijzigen:
Log in uw Zelfservice ICT diensten. Kies “servicegebruikers” en klik op de displaynaam van de
desbetreffende gebruiker. Klik in het tabblad “Algemeen” op de knop “wachtwoord wijzigen” om het
wachtwoord van de gebruiker opnieuw in te stellen.
Ik ben wachtwoord vergeten van de Zelfservice ICT Diensten.
Als u beheerder bent hebt u aan het einde van de upgrade uw beheerdersgegevens voor de Zelfservice
ICT diensten ontvangen. Zie wachtwoord vergeten Zelfservice ICT diensten
3.9
Ik krijg geen e-mail meer binnen
Na de upgrade wordt uw e-mail afgeleverd op de nieuwe omgeving, u raakt geen e-mail kwijt, maar u
zult uw instellingen in Outlook moeten aanpassen of via de nieuwe webmailomgeving moeten inloggen,
deze kunt u hier vinden.
Wijzig uw Outlook instellingen met onze upgradetools





Onze automatische upgradetool voor Windows
Onze automatische upgradetool voor Appel Mac OS X
Of maak gebruik van onze video instructie
Of download onze upgrade handleiding
Een overzicht van de nieuwe instellingen
3.10 Ik kan geen e-mail meer versturen
Na de upgrade werken uw huidige instellingen niet meer en zult u uw e-mail moeten versturen via een
nieuwe server. U zult uw instellingen in Outlook moeten aanpassen of via de nieuwe webmailomgeving
moeten inloggen, deze kunt u hier vinden.
Wijzig uw Outlook instellingen met onze upgradetools





Onze automatische upgradetool voor Windows
Onze automatische upgradetool voor Appel Mac OS X
Of maak gebruik van onze video instructie
Of download onze upgrade handleiding
Een overzicht van de nieuwe instellingen
7
3.11 Ik mis e-mail/contacten/agenda items na de migratie
Dit zou niet moeten kunnen voorkomen, in de upgrade hebben wij als deze items meengenomen. Neem
contact op met onze migratiehelpdesk 073-7506020. Wij zijn geopend van maandag t/m vrijdag van 9.00
tot 22.00 uur en op zaterdag van 10.00 tot 17.00 uur.
3.12 Mijn “Afwezigheidsmelding”/“Out of Office Reply” werkt niet meer
De instellingen van uw afwezigheidsmelding zijn overgenomen in de upgrade, maar helaas wordt er niet
altijd een afwezigheidsmelder verstuurd. Wij raden u aan in te loggen in uw webmail via
kpnoffice365.nl en uw afwezigheidsmelder dan uit te zetten en weer aan te zetten.
3.13 Ik wil Outlook opnieuw installeren maar ik kan dit niet meer downloaden in
https://selfcare.kpnxchange.com
In de Exchange Online Standaard van voor de upgrade zat een Outlook licentie inbegrepen. Dat is nu, na
de upgrade, niet meer het geval, ook kunt u de oude selfcare niet meer benaderen (zie hier). Uw
Outlook die u had blijft gewoon werken.
3.14 Wat zijn de nieuwe instellingen?
Uw nieuwe instellingen voor het ontvangen en verzenden van e-mail zijn als volgt:


POP3-server: pop.outlook.com, poort 995 (SSL encryptie)
SMTP-server: smtp.outlook.com, poort 587 (TLS encryptie)
Mocht uw internetprovider poort 587 niet ondersteunen dan kunt u uw e-mail ook versturen via de
standaard e-mail server van uw internetprovider, neem hiervoor contact op met uw internet provider.
Uw webmail
Uw webmail kunt u benaderen via kpnoffice365.nl, uw inlognaam en wachtwoord zijn niet gewijzigd.
Exchange Online Standaard
Hebt u Exchange Online Standaard, dan zal de ‘autodiscover’ functionaliteit zelf uw instellingen
aanpassen. Mocht dit echter niet automatisch gaan of het duurt te lang, dan staat in de upgrade
handleiding, hoofdstuk 2.1.1, toegelicht welke stappen u kunt uitvoeren.
Wijzig uw Outlook instellingen met onze upgradetools




Onze automatische upgradetool voor Windows
Onze automatische upgradetool voor Appel Mac OS X
Of maak gebruik van onze video instructie
Of download onze upgrade handleiding
3.15 Hoe moet ik mijn mobiele apparaat instellen?
Op deze site staat uitgelegd hoe u uw e-mail opnieuw kunt instellen op uw telefoon of tablet:
http://help.outlook.com/nl-nl/140/dd936215.aspx.
3.16 Hoe moet ik mijn DNS laten aanpassen?
Als u uw domein niet bij KPN afneemt krijgt u, tijdens de upgrade, 2 e-mails met daarin de records welke
u in uw DNS moet (laten) opnemen van uw domein bij uw huidige provider.
Stap 1: Er moet een TXT record worden opgenomen in uw DNS:
 Bij uw huidige provider kunt dat TXT record in uw DNS (laten) opnemen, bijvoorbeeld:
“TXT ms=ms12345678”, in uw e-mail staat het juiste record.
8
Stap 2: Een CNAME record moet worden toegevoegd en een MX record gewijzigd in uw DNS:
 Ook deze records staan in de e-mail welke u ontvangt.
Zodra u bovenstaande gedaan heeft gaat de upgrade automatisch verder. U raakt geen e-mail kwijt na
het wijzigen van het MX-record, nieuwe e-mail komt dan op uw nieuwe omgeving terecht welke wij al
hebben voorbereid.
Hoe moet ik mijn DNS laten aanpassen?
Dat hangt van uw huidige provider af waar uw domein geregistreerd staat. Het kan zijn dat u dit zelf
kunt doen, of dat u dit moet aanvragen. KPN kan hier niets in betekenen.
Kan ik mijn domeinnaam naar KPN verhuizen?
Dat kan, maar is niet meer mogelijk tijdens de upgrade, dus alleen voor of na de upgrade, zie hier voor
meer informatie over het verhuizen.
3.17 Hoe lang duurt de upgrade?
Afhankelijk van de hoeveelheid e-mails die wij moeten verplaatsen duurt de upgrade over het algemeen
maximaal 2 uur.
Uitzonderingen


Als u uw DNS niet bij KPN heeft in beheer heeft moet er halverwege de upgrade wat door u in
uw DNS worden aangepast. Gedurende die tijd staat de upgrade stil. Zie ook hier voor meer
informatie.
Als u meer dan 5 mailboxen of als u zeer grote mailboxen afneemt kan de upgrade langer duren.
3.18 Wat gaat KPN upgraden?
Wij gaan uw e-mailboxen verplaatsen naar de geheel vernieuwde Exchange Online omgeving.
In het vernieuwde Exchange Online wordt de grootte van de mailboxen sterk vergroot:


De Exchange Online Lite mailbox wordt vergroot van 100 MB naar 2 GB
De Exchange Online Standaard mailbox wordt vergroot van 250 MB naar 50 GB
Ook kunt u grotere e-mailberichten versturen: van 25 MB in tegenstelling tot de huidige 15 MB.
Daarnaast komen er een aantal nieuwe mogelijkheden om de dienst uit te breiden. Verder kunt u
gewoon blijven werken zoals u gewend bent.
Tijdens de upgrade van uw e-mailbox raakt u niets kwijt, wij kopiëren al uw online items:







Uw e-mails in al uw mappen
Uw contactpersonen
Uw aliassen
Uw filters
Uw distributiegroepen
Uw contactpersonen
Uw afspraken
3.19 Wat kan ik nog doen tijdens de upgrade?
Tijdens de upgrade kunt u nog gewoon bij uw e-mail in uw Outlook en kunt u nog e-mail versturen.
Nieuwe e-mail zal aankomen in de nieuwe omgeving, deze kunt u weer benaderen meteen na de
upgrade. Daarover ontvangt u in uw oude omgeving nog een laatste e-mailbericht die wij daar
rechtstreeks plaatsen.
U kunt tijdens de upgrade niet terecht in uw webmail omgeving.
9
10
3.20 Hoe pas ik mijn SPF record aan?
Als u een zogenaamd “SPF record” in de zonefile van uw domein hebt staan moet deze na de upgrade
aangepast worden.
Wat doet een SPF record?
SPF staat voor Sender Policy Framework en is een protocol dat tot doel heeft spam te verminderen. In dit
record wordt vermeld welke mailservers namens uw domein mail mogen verzenden. Staat een
mailserver niet in deze opsomming en verzendt deze toch e-mail namens uw domein, dan wordt die email als spam beschouwd. Het is dus van belang dat u na de upgrade uw SPF record aanpast.
Heeft mijn domein een SPF record?
Als u een SPF record in uw domein heeft bent u daar kort voor de upgrade over geïnformeerd.
Pas uw SPF record aan ná de upgrade
Zodra de upgrade is afgerond ontvangt u een e-mail met de bevestiging daarvan. Op dat moment kunt u
uw SPF record aanpassen. Hieronder vindt u de huidige en nieuwe records:


Huidige record waarde: v=spf1 ip4: 213.75.39.0/26 ~all
Nieuwe record waarde: v=spf1 include:outlook.com ~all
Tip: doe de aanpassing niet voor de upgrade, maar pas er na, er kunnen namelijk niet 2 SPF records
tegelijk in uw zonefile staan.
Hoe pas ik mijn SPF record aan?
Log in uw Zelfservice ICT diensten (zie ook hier). Kies “gehoste domeinen”, kies vervolgens tabblad
“DNS” en daarna voor het subtabblad “DNS records”. U ziet vervolgens een lijst van uw DNS records. Klik
op uw huidige SPF record en wijzig deze.
Meer informatie?
Voor gedetailleerde informatie, zie de handleiding van Domeinnaam Online, hoofdstuk 3.3.1. U kunt de
handleiding vinden op kpn.com/aandeslag onder Domeinnaam Online.
3.21 Ik heb meerdere domeinnamen, wat gaat er precies gebeuren?
Wij zullen proberen om uw Exchange Online of uw Mijn Bedrijf Online op dezelfde dag te upgraden. U
krijgt van te voren e-mails met de aankondiging wanneer uw diensten aan de beurt zijn, zie hier.
3.22 Wat is de status van mijn upgrade?
U krijgt in de week voor de upgrade 3 aankondigingse-mails met daarin aangegeven wanneer uw
upgrade ingepland is.



Mail 1: ongeveer 1 week van te voren
Mail 2: ongeveer 2 werkdagen van te voren
Mail 3: Op het moment dat we starten met uw upgrade
Meteen na de upgrade ontvangt u als beheerder nog een e-mail met de inloggegevens van de nieuwe
zelfservice en plaatsen wij in elke mailbox nog een e-mail met alle benodigde gegevens.
3.23 Kan ik de upgrade uitstellen?
Zodra u de eerste aankondigingse-mail hebt ontvangen weet u wanneer uw dienst aan de beurt is en
kunt u deze maximaal 2 weken uitstellen door contact op te nemen met het telefoonnummer in die email.
11
4
Staat uw vraag hier niet tussen?
Kijk op kpn.com/migratie_eol of bel met onze migratiehelpdesk 073-7506020. Wij zijn geopend van
maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 22.00 uur en op zaterdag van 10.00 tot 17.00 uur.
4.1
Hebt u Mijn Bedrijf Online?
Kijk op kpn.com/migratie_mbo
4.2
Hebt u Webhosting Online?
Kijk op kpn.com/migratie_wol

Download Report