Volledige artikel lezen

AAN HET WOORD - FUJIFILM
AirPlus instrumenteel voor
Travel Program Fujifilm
De Japanse multinational Fujifilm is ‘s werelds grootste producent
van fotografische en beeldverwerkende producten, variërend van
verrekijkers, filmmateriaal voor radiodiagnostiek en medische systemen,
inktsoorten, lenzen etc. Met een reisbudget van 13 miljoen euro voor
3.000 frequent reizende medewerkers in Europa en een omzet in Europa
van 2,4 miljard euro (wereldwijd: 20 miljard) is het een belangrijke
zakenpartner van AirPlus.
Lydia de Kousemaeker
werkt op de European Procurement Department van Fujifilm
in Tilburg en is in die hoedanigheid verantwoordelijk voor het reisbeleid binnen het
Europese netwerk van de Japanse filmreus.
In totaal is zij reeds 27 jaar werkzaam voor
het concern. Wij spraken met haar in het
hoofdstedelijke Hilton Hotel op de dag van
het 40-jarig NATM symposium.
Wanneer is de samenwerking met
AirPlus van start gegaan?
“De samenwerking met AirPlus dateert
van zeven jaar geleden. Wij hadden besloten
een standaard Travel Expense Management
programma op te zetten voor alle aan reis- en
verblijfgerelateerde zaken. Alle uitgaven met
betrekking tot het reizen van onze medewerkers wilden wij inzichtelijk krijgen, mede in
verband met kostenbesparing en procesoptimalisatie. Na grondige analyse en marktorientatie kozen wij voor AirPlus. Zij boden een
oplossing die optimaal bij de doelstellingen
van Fujifilm paste en eenvoudig geïntegreerd
konden worden in onze IT- en boekhoudsystemen. Van het begin af aan namen wij de
10 AIRPLUS MAGAZINE 01/2013
meeste van hun producten in gebruik, zoals
de AirPlus Company Account, de reisongevallenverzekering, AirPlus Information Manager,
en de corporate cards. Er ontstond direct een
klik. Dit heeft er mede toe geleid dat wij de
producten en oplossingen van AirPlus nu in
heel Europa aan het uitrollen zijn. Zo zijn wij
al klant van AirPlus in o.a. Duitsland, België,
Nederland, Denemarken, Polen en Frankrijk.”
Fujifilm wilde vanaf het begin van de
samenwerking met AirPlus in ieder
geval 6 procent besparen op alle reis- en
verblijfkosten. Is dat gelukt?
“Ik kan zeggen dat wij wat dat betreft op
de goede weg zitten. Er moeten hier en daar
nog wat puntjes op de i worden gezet, maar
deze target is zo goed als zeker haalbaar.
Naast directe besparingen op de reiskosten, hebben we 30 tot 50 procent kunnen
besparen op de indirecte kosten (voor de
totale workflow). Vooral met de integratie
van de AirPlus data in MobileXpense (het
expense managementsysteem) en SAP
(boekhoudsysteem) hebben wij sinds 2008
belangrijke stappen gezet. Wij gebruiken de
AirPlus eBilling oplossing, waarbij alle verza-
AAN HET WOORD - FUJIFILM
melstatements in elektronisch formaat direct
geïntegreerd worden in SAP. Dit zorgt ervoor
dat collega’s op de boekhouding de afhandeling van de betalingen sneller kunnen verwerken. Daarnaast worden alle uitgaven die reizigers tijdens de reis met de corporate cards
afrekenen, door AirPlus direct doorgezet naar
MobileXpense. Zo verloopt het declaratieproces voor de reizigers een stuk eenvoudiger,
worden er minder fouten gemaakt en kan de
boekhouding de uitgaven sneller goedkeuren
en afhandelen.”
De implementatie van deze werkwijze
gebeurt nu dus in heel Europa. Waarom
is hiervoor gekozen?
“Belangrijkste reden voor de keuze van de
producten van AirPlus is dat er veel zorgen
uit onze handen zijn genomen. Er is tijdsbesparing opgetreden, niet onbelangrijk in
deze hectische tijden. De processen lopen
vloeiend in elkaar over. Er wordt geen dubbel
werk verricht. En de inzet van de mensen bij
AirPlus zelf ervaar ik als optimaal. Zij reageren snel, denken met ons mee en zijn ons
zelfs wel eens een stapje voor.”
Hoe belangrijk is het om bij het uitrollen
van de oplossingen van AirPlus in heel
Europa één lokaal contactpersoon te
hebben?
“Doelstelling van Fujifilm is dat alle
Europese entiteiten de oplossingen van
AirPlus, samen met de processen zoals die
in Nederland al gebruikt worden, gaan implementeren. Voor heel wat landen is dit al het
geval. Sommige vestigingen in Europa moeten nog over de streep worden getrokken,
maar ik voorzie dat dit zeker gaat lukken.
AirPlus coördineert dit op bijzonder goede
wijze. Een goed voorbeeld hiervan is mijn
recente meeting met onze collega’s in de UK.
Mijn AirPlus contactpersoon in Nederland
heeft ervoor gezorgd dat de AirPlus persoon
in de UK volledig op de hoogte was van alle
ins en outs wat betreft de producten en diensten die wij gebruiken en de werkwijze die
wordt gehanteerd. Dit is voor mij een goede
ondersteuning bij het uitrollen van AirPlus in
Lydia de Kousemaeker: “Dankzij de integratie van AirPlus data in MobileXpense
en SAP hebben we 30 tot 50 procent kunnen besparen op de indirecte kosten.”
Europa. Niet alleen helpt het mij de betreffende entiteiten ervan te overtuigen de
AirPlus oplossingen te implementeren. Maar
ook voor de entiteiten zelf betekent het dat
de implementatie soepel kan verlopen.”
DE PERSOON
Lydia de Kousemaeker werkt
op de European Procurement
Department van Fujifilm in
Tilburg. Ze is verantwoordelijk
voor het reisbeleid binnen
Wat kunt u zeggen over het reisbeleid
van Fujifilm?
“Wij reizen niet overbodig en kijken ook
altijd of een reis wel strikt noodzakelijk is. Dat
is één belangrijk element. Daarnaast wordt
er nauwelijks meer business class gereisd.
Ook stimuleren wij de inzet van low cost carriers. Reisaanvragen van onze reizende collega’s krijgen een Pre-Approval, waardoor
autorisatie na de reis niet meer noodzakelijk
is. Dit bespaart veel tijd in de processen.
Door gebruik te maken van MobileXpense
is het ook eenvoudiger voor onze collega’s
om transacties te controleren en valideren.
Waardoor de uiteindelijke afhandeling van de
declaraties sneller verloopt.”
4
het Europese netwerk van
de Japanse filmreus. In
totaal is zij reeds 27 jaar
werkzaam voor het concern.
AIRPLUS MAGAZINE 01/2013 11
AAN HET WOORD - FUJIFILM
Waar wordt door de Fujifilmmedewerkers het meest naar toe
gereisd?
“Wij reizen het meest naar Duitsland en
Frankrijk, daar zitten nu eenmaal veel vestigingen van ons. Als ik mag kiezen, reis ik overigens zelf het liefst naar Barcelona. Heerlijke
stad en leuke collega’s.”
Wat vindt u van de samenwerking met
AirPlus?
“AirPlus maakt waar wat zij beloven. Zij
leveren maatwerk en kwaliteit. Wij werken
natuurlijk veel met Japanners en die zijn verzot op rapportages. Zij willen alles in overzichtelijke tabellen in één oogopslag kunnen
zien en interpreteren. Deze rapportages kan
ik snel en eenvoudig opstellen dankzij de
AirPlus Information Manager.
Mijn contactpersonen bij AirPlus, zowel
de account manager als de customer service,
zijn flexibel, kundig en staan steeds voor ons
klaar. Naast de coördinatie bij het uitrollen
van de Europese entiteiten verloopt ook de
samenwerking tussen de verschillende partners zeer soepel. AirPlus zorgt voor een open
en constructieve communicatie en denkt
daarbij steeds een stap vooruit. Dit neemt
mij veel werk en zorgen uit handen, waardoor
ik tijd vrij kan maken voor andere zaken.
Het bedrijf AirPlus ervaar ik als bijzonder vooruitstrevend, creatief, transparant
en innovatief. Op hun klantendagen kom
ik bedrijven tegen met wie ik veel informatie kan uitwisselen. Dat werkt erg goed.
Datzelfde geldt voor de studies, die zij uitgeven. Deze stuur ik vaak door naar de relevante partijen binnen ons bedrijf.”
Verlanglijstje?
“Ik zou heel erg graag ons Travel Program,
zoals het nu loopt in samenwerking met
AirPlus, uitrollen naar Japan en naar de US.
Dat zou de kroon op mijn werk zijn.”
5
12 AIRPLUS MAGAZINE 01/2013

Download Report