Benchmark Jaarverslagen Gezondheidscentra 2012

Benchmark Jaarverslagen
Gezondheidscentra 2012
Jan van Es Instituut
Auke Vlonk
Januari 2014
Voorwoord
In de afgelopen jaren is de eerste lijn sterk in beweging. De positie van de gezondheidscentra is sinds
het wegvallen van de subsidieregeling veranderd. In de meer op marktwerking gerichte inrichting van
ons stelsel is het aantonen van de meerwaarde van de georganiseerde eerste lijn voor de klant en de
verzekeraar steeds belangrijker. Het zichtbaar maken van de meerwaarde en daarmee de
onderbouwing van de extra middelen die ter beschikking worden gesteld voor georganiseerde eerste
lijn (o.a. via de GEZ module) neemt een steeds prominentere plaats in.
Echter, tot op heden ontbreekt een duidelijk kader voor het inzichtelijk maken van de inspanningen
van de georganiseerde eerste lijn. Het Jan van Es Instituut (JVEI) tracht door verschillende
activiteiten meer zicht op de inspanningen en de effecten daarvan te krijgen.
In 2012 is op basis van de jaarverslagen van 2011 onderzocht of het mogelijk is om de beschikbare
gegevens uit de jaarverslagen van gezondheidscentra te ‘benchmarken’. Daarbij is vooral gekeken
naar het voorkomen van thema’s en de overeenkomsten en verschillen tussen die thema’s, op welke
manier ze aan de LVG-ambities relateren, en of de informatie eenduidig en uniform te definiëren is.
Ook heeft het JVEI op basis van de best practices in de jaarverslagen van 2011 een sjabloon (in excelformat) opgesteld dat als basis diende om samen met uw eigen teksten, foto’s en overige tabellen
het jaarverslag van 2012 te vormen.
In 2013 zijn de jaarverslagen en ingevulde sjablonen van 2012 opgevraagd. Vier (koepels van)
gezondheidscentra hebben gebruik van gemaakt van het sjabloon. In dit rapport worden de
resultaten beschreven naar aanleiding van deze documenten: is informatie vergelijkbaar op alle
thema’s? Wat zijn de resultaten op dit thema’s? Tevens is het sjabloon verder doorontwikkeld.
Daarmee kan het vernieuwde sjabloon als basis dienen voor het jaarverslag van 2013.
Graag blijven we met u in contact om de vergelijkbaarheid van de prestaties en inspanningen van de
gezondheidscentra gezamenlijk beter inzichtelijk te maken. We danken de gezondheidscentra voor
hun bijdrage en we nodigen u uit om deze pogingen verder te ondersteunen, mede door het sjabloon
te gebruiken voor het jaarverslag van 2013. Indien veel gezondheidscentra gebruik maken van het
format, zal dat bijdragen aan de kwaliteit van de benchmark en het aantonen van de meerwaarde
van uw organisatie.
Marc Bruijnzeels
Directeur Jan van Es Instituut
2
Inhoud
VOORWOORD ................................................................................................ 2
INLEIDING ...................................................................................................... 4
LEESWIJZER ......................................................................................................... 4
OPZET VAN HET ONDERZOEK ......................................................................... 5
DOELSTELLING ..................................................................................................... 5
ONDERZOEKSVRAAG ............................................................................................. 5
METHODE .......................................................................................................... 5
RESPONS ............................................................................................................ 6
RESULTATEN .................................................................................................. 7
RESULTATEN PER THEMA’S...................................................................................... 7
CONCLUSIE ................................................................................................... 11
3
Inleiding
In 2012 heeft het Jan van Es Instituut op basis van de jaarverslagen van 2011 de eerste Benchmark
Jaarverslagen van Gezondheidscentra ontwikkeld. Daarbij is aangesloten op de 11 ambities van de
voormalige Landelijke Vereniging Georganiseerde Eerste Lijn (LVG), indicatoren van verzekeraars en
de jaarverslagen zelf. Voor de 22 thema’s die bepaald zijn op basis van de LVG, verzekeraars en de
jaarverslagen, is een sjabloon ontwikkeld met (een aantal) tabellen per thema. De ambitie is om te
komen tot een eenduidige en uniforme set van kengetallen voor de (geïntegreerde) eerste lijn. De
resultaten uit 2012 toonden aan dat er veel gerapporteerd wordt over dezelfde thema’s, maar dat
eenduidigheid ontbreekt en daarmee vergelijking (benchmarking) vooralsnog lastig is.
Waarom is het nodig om tot eenduidige en uniforme kengetallen te komen? Voor de korte termijn is
het van belang om een stevige onderhandelingspositie te krijgen ten opzichte van
financieringspartijen. Op de langere termijn biedt het door middel van benchmarks met andere
organisaties ook inzicht in de ontwikkeling die de organisatie doormaakt. Hoe scoort u bijvoorbeeld
ten opzichte van vorig jaar? Kunt u aantonen dat de kwaliteit van uw organisatie is verbeterd en dat
u beter bezig bent dan de buurman? Is het mogelijk om te leren van andere organisaties om de
kwaliteit van de eigen organisatie te verhogen en dat bijvoorbeeld aan te kunnen tonen aan de
verzekeraar?
De eerstelijnsgezondheidszorg is als sector nog niet voldoende in staat om hun eigen kengetallen
boven tafel te krijgen. Een gevolg hiervan is dat zorgorganisaties niet weten hoe ze het doen ten
opzichte van andere organisaties. En als organisaties al met elkaar vergeleken worden (vaak door
derden) is dit vaak op de korte termijn in plaats van op de lange termijn. Juist door de versnippering
van lokale initiatieven ontbreken er eenduidige en uniforme specificaties voor de geïntegreerde
eerste lijn. Zorgorganisaties, waaronder gezondheidscentra, zijn zodoende minder transparant dan ze
zouden kunnen zijn.
Het Jan van Es Instituut (JVEI) heeft alle (overkoepelende) gezondheidscentra gevraagd om hun
jaarverslagen 2012 beschikbaar te stellen en het in 2012 gemaakte sjabloon voor de jaarverslagen te
sturen. Op basis daarvan wordt onderzocht of de informatie in jaarverslagen van gezondheidscentra
te vergelijken zijn, wat de resultaten van die vergelijkingen zijn en of het sjabloon verbeterd kan
worden.
Leeswijzer
In het hoofdstuk ‘opzet van het onderzoek’ worden de doelstellingen, onderzoeksvragen,
methodieken en respons van het onderzoek beschreven. Vervolgens wordt in het hoofdstuk
‘resultaten’ per thema belicht of informatie vergelijkbaar is, wat de belangrijkste resultaten zijn en
worden de eventuele toevoegingen in het sjabloon toegelicht. Tot slot volgt de conclusie, waarin de
onderzoeksvragen worden beantwoord.
4
Opzet van het onderzoek
Doelstelling
Het onderzoek heeft drie doelstellingen:
1. Inzicht krijgen in de vergelijkbaarheid (overeenkomsten en verschillen) van de informatie in
de jaarverslagen van gezondheidscentra
2. Het maken van een eerste benchmark op de diverse thema’s zoals geformuleerd in de
Benchmark Jaarverslagen 2011 (en zoals gedefinieerd in het sjabloon)
3. Het verbeteren van het sjabloon jaarverslagen
Onderzoeksvraag
De doelstellingen zijn uitgewerkt in 3 centrale onderzoeksvragen:
1. Is het mogelijk om de beschikbare gegevens uit de jaarverslagen van gezondheidscentra te
benchmarken?
2. Indien het mogelijk is om gegevens te vergelijken: wat zijn de resultaten per thema zoals
bepaald in de benchmark jaarverslagen 2011?
3. Bij welke thema’s is het nodig of mogelijk om het sjabloon jaarverslagen te verbeteren of aan
te vullen?
Methode
Om de centrale vraag te beantwoorden is een zowel kwalitatief als kwantitatief beschrijvend
onderzoek uitgevoerd. Op 26 juni 2013 zijn 155 gezondheidscentra (een deel daarvan valt binnen
koepels van gezondheidscentra) benaderd met een brief via een e-mail (zie bijlage 1), waarin is
gevraagd of zij hun jaarverslag op zouden willen sturen, inclusief een ingevuld sjabloon dat door het
JVEI beschikbaar is gesteld.
In de tweede helft van 2013 zijn de jaarverslagen en ingevulde sjablonen verzameld, doordat
gezondheidscentra hun documenten hebben gestuurd en via het downloaden van jaarverslagen op
hun websites. Op basis van de aanwezige informatie in deze documenten is een database opgezet
waarin per organisatie zoveel mogelijk informatie verwerkt is. Tevens is in het sjabloon de
mogelijkheid gegeven voor de organisaties om hun opmerkingen per thema te noteren.
Op basis van de opgezette database is het mogelijk om voor een aantal thema’s globaal inzicht te
geven, bij andere thema’s is het daadwerkelijk mogelijk gebleken om vergelijkingen tussen
5
gezondheidscentra te maken (zie hoofdstuk resultaten, p. 7). Op basis van de opmerkingen en
aanvullingen van de gezondheidscentra die het sjabloon hebben ingevuld, plus gevonden tabellen in
jaarverslagen, is het sjabloon voor 2013 aangepast.
Respons
Er zijn 72 gezondheidscentra (20 organisaties) die documenten hebben opgestuurd of waarvan het
jaarverslag van de website is gehaald. De respons bedraagt daarmee 46%. Van de 20 organisaties zijn
er 4 die het sjabloon hebben ingevuld. Vorig jaar waren er 62 gezondheidscentra verdeeld over 26
organisaties waarvan de documenten waren verkregen.
6
Resultaten
Resultaten per thema’s
Per thema worden de belangrijkste bevindingen genoemd (op volgorde zoals genoemd in het
sjabloon). Voor een aantal daarvan is een eerste vergelijking gemaakt. Eén van de conclusies is, net
als vorig jaar, dat als een gezondheidscentrum iets niet heeft genoemd in het jaarverslag, dat niet
betekent dat iets niet aanwezig is. Vandaar dat in de resultaten gesproken wordt over veel/weinig/de
meeste (gezondheidscentra) et cetera, zonder daadwerkelijke aantallen of percentages te kunnen
noemen. Per thema wordt toegelicht of vergelijking (benchmarking) mogelijk is en wat de resultaten
zijn. Als je sjabloon is aangepast/aangevuld wordt dat ook genoemd.
Algemeen:
Het invullen van de contactgegevens is geen probleem gebleken. Het sjabloon is uitgebreid met een
aantal elementen, zoals het wel of niet hebben van een cliënten- en/of ondernemingsraad.
1. Missie en visie:
Alle deelnemende gezondheidscentra hebben een missie en visie. Vergelijking op dit thema is
mogelijk.
2. Populatieanalyse:
Veel gezondheidscentra hebben een wijkscan laten maken. Dit is niet het geval voor de praktijkscan.
Ook is een belangrijk verschil dat een aantal centra gegevens over hun wijk publiceren, en
bijvoorbeeld niet de aantallen patiënt per leeftijdsklasse. Vergelijking tussen centra blijft daarom
lastig op dit vlak. In het sjabloon is verder een tabel toegevoegd, waarin de verdeling van de
patiënten naar zorgverzekeraar kan worden ingevuld.
3. Populatiestratificatie:
De vier organisaties die het sjabloon hebben ingevuld zijn allen in staat doelgroepen te definiëren op
basis van hun eigen informatiesystemen. Ook nemen ze de regie op de door hun te beïnvloeden
gezondheidsproblemen en hebben ze een actieplan opgesteld op de door hun te beïnvloeden
gezondheidsproblemen. Voor de overige gezondheidscentra is dit lastig uit de jaarverslagen te halen.
Vergelijking is daarom vooralsnog lastig.
4. Zorgprogramma:
De meest voorkomende zorgprogramma’s zijn Diabetes, CVRM, COPD/Astma, depressie en
ouderenzorg. Vergelijking is in principe mogelijk, al wordt soms op koepelniveau genoemd welke
programma’s aanwezig zijn, in plaats van op praktijkniveau. Op basis van de zorgprogramma’s zoals
genoemd door de gezondheidscentra is de lijst met zorgprogramma’s in het sjabloon flink aangevuld.
7
5. Individueel zorgplan:
Vergelijking op dit thema als vooralsnog lastig, met name vanwege de afwezigheid van volledige
informatie op dit thema. Tevens zijn op basis van commentaar van één van de vier
gezondheidscentra de indicatoren verder aangescherpt: het gaat immers niet om alle patiënten,
maar om de patiënten met chronische aandoeningen in een zorgprogramma. Hierbij is een
uitsplitsing gemaakt naar het opstellen van individuele zorgplannen en begeleiding door een
casemanager.
6. Zorgaanbod:
De lijst met het mogelijke zorgaanbod is verder aangescherpt: er zijn veel benamingen voor functies
waar (deels) hetzelfde bedoeld mee lijkt te worden. Tevens is de organisatiestructuur een belangrijk
element: voor een organisatie met de meeste aanbieders in loondienst is het bijvoorbeeld
makkelijker om het ziekteverzuim bij te houden, behalve wanneer zij verdeeld zijn over meerdere
werkgevers. Ook is het lastig om het ziekteverzuim bij te houden als veel gebruikt wordt van
zelfstandige ondernemers. Het invullen van de aantallen en fte van de zorgaanbieders is geen
probleem gebleken. Deze informatie is echter niet altijd aanwezig in de jaarverslagen van de
gezondheidscentra.
7. Consulten en verrichtingen:
Het aantal consulten is prima in te vullen door een aantal gezondheidscentra. Lang niet alle
gezondheidscentra rapporteren dit in hun jaarverslag. Vergelijking is goed mogelijk indien de
informatie beschikbaar is. Op dit moment is het nog lastig om iets over resultaten met betrekking tot
de benchmark te zeggen. Op basis van gevonden type verrichtingen in jaarverslagen, is het sjabloon
verder aangevuld.
8. Overlegstructuren:
Ondanks de complexiteit van het figuur in het sjabloon, is gebleken dat deze goed in te vullen is.
Voor niet-loondienstcentra zijn overlegstructuren minder goed samen te vatten en valt dit formeel
gezien ook buiten het bereik van een overkoepelende stichting.
9. Voorschrijven:
Twee van de drie organisaties die het sjabloon hebben ingevuld, hebben een medicatieoverdracht
protocol en een algemene voorschrijfindicator o.b.v. een combinatie van IVM-indicatoren. In de
overige jaarverslagen is hierover weinig gevonden. Vergelijking is bij de aanwezigheid van voldoende
informatie goed mogelijk.
10. Verwijzingen:
Voor een aantal gezondheidscentra is het mogelijk om tabellen te maken met het aantal en type
verwijzingen. Veel andere organisaties hebben het niet genoemd in het jaarverslag. Indien het
8
sjabloon door meer centra ingevuld zou worden, is vergelijking goed mogelijk. De lijst met type
verwijzingen is dankzij een aantal gezondheidscentra flink uitgebreid.
11. Informatievoorziening:
Alle gezondheidscentra hebben een (gezamenlijke) website, de meeste een folder. Het is onduidelijk
of veel gezondheidscentra ook een narrowcastingsysteem hebben. Ook hier geldt dat vergelijking
goed mogelijk is. Het lijstje met indicatoren is uitgebreid met 3: een aantal gezondheidscentra maakt
een nieuwsbrief, heeft een informatiekrant of een patiëntenbulletin/krant.
12. Klinische ICT:
In de jaarverslagen staat over het algemeen weinig over klinische ICT. Bij een aantal organisaties is
het mogelijk om online afspraken te maken, online herhaalrecepten aan te vragen. Sommige
gezondheidscentra maken al gebruik van een KIS en/of een (veilige) e-health omgeving. Het lijstje
met indicatoren met betrekking tot klinische ICT is uitgebreid met het wel of niet hebben van een
patiëntenportaal.
13. Bereikbaarheid:
De openingstijden van het gezondheidscentra en de diverse disciplines zijn goed te verzamelen, al
zijn deze wel moeilijk te vergelijken. De gezondheidscentra die het sjabloon hebben ingevuld,
voldoen in grote mate aan de Achmea-indicatoren.
14. Klanttevredenheid:
In de jaarverslagen is weinig informatie (qua rapportcijfers) te vinden over de klanttevredenheid. Wel
is bij veel gezondheidscentra een klantervaringsonderzoek uitgevoerd. Vergelijking op rapportcijfers
is mogelijk indien er voldoende sjablonen zijn ingevuld.
15. Klachtenregeling:
Veel gezondheidscentra hebben een klachtenregeling en een klachtencommissie. Of dit voor alle
organisaties geldt, wordt niet duidelijk uit de jaarverslagen. Vergelijking op dit thema is mogelijk.
16. Incidenten:
De meeste gezondheidscentra hebben een protocol rondom het melden van incidenten. Ook zijn er
een aantal organisaties die het aantal incidenten melden in hun jaarverslag. Vergelijking op dit thema
is mogelijk.
17. Privacy:
Weinig is bekend over het hebben van beleid rondom privacy. De organisaties die het sjabloon
hebben ingevuld, hebben dat wel. Vergelijk is daarom mogelijk.
9
18. Kwaliteitssysteem:
Van ongeveer de helft van de gezondheidscentra is bekend dat ze een kwaliteitssysteem hebben. In
de jaarverslagen van de andere gezondheidscentra is dat niet gevonden, wat niet wil betekenen dat
ze geen kwaliteitssysteem hebben. Voor de andere indicatoren op dit vlak is weinig informatie in de
jaarverslagen gevonden. Indien voldoende informatie aanwezig is, is vergelijking mogelijk.
19. Transparantie:
Er is ook nog weinig bekend over hoe de gezondheidscentra omgaan met het wel of niet openbaar
stellen van de resultaten met betrekking tot de verzekeraar opgestelde indicatoren. Indien het
sjabloon is ingevuld, of het duidelijk wordt genoemd in de jaarverslagen, is vergelijking op dit thema
mogelijk.
20. Bedrijfsvoering:
In de meeste jaarverslagen worden termen zoals liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit niet
genoemd. Wel hebben de organisaties die het sjabloon hebben ingevuld, hun cijfers benoemd in het
sjabloon. Deze lijken op verschillende manieren berekend, gezien de uitkomstmaten. Vergelijking is
mogelijk op dit thema, indien alle gezondheidscentra de elementen als ratio’s invullen. Voor de
volledigheid is daarom een weblink toegevoegd waarin uitgelegd wordt hoe deze ratio’s berekend
moeten worden.
21. Schaalgrootte:
Weinig organisaties lijken een analyse te hebben gemaakt van de optimale schaalgrootte van hun
gezondheidscentrum. Vergelijking is daarom op dit moment nog lastig.
22. Netwerkorganisatie:
Er is nog weinig bekend over de partnerships die gezondheidscentra hebben met bijvoorbeeld de
zorgverzekeraar of gemeente. Van de gezondheidscentra die het sjabloon ingevuld hebben, lijken ze
eerder contact te hebben met de verzekeraar(s) en binnen lokale netwerken; partnerships met
gemeenten lijken minder aanwezig. Ook voor dit thema geldt dat vergelijking mogelijk is, indien het
sjabloon door meer organisaties wordt ingevuld.
10
Conclusie
Het sjabloon dat vorig jaar is ontwikkeld, is bruikbaar gebleken voor de 4 organisaties die het hebben
ingevuld. Eén van de organisaties heeft het format zelfs verwerkt in hun website, een andere
organisatie heeft vrijwel alle tabellen van het sjabloon gebruikt die samen het jaarverslag hebben
gevormd.
Het antwoord op de eerste onderzoeksvraag (“Is het mogelijk om de beschikbare gegevens uit de
jaarverslagen van gezondheidscentra te benchmarken?”) luidt ‘gedeeltelijk’: indien het sjabloon is
ingevuld is benchmarking mogelijk. Vergelijking op basis van alleen ‘papieren’ jaarverslagen is erg
lastig. De gezondheidscentra die het sjabloon hebben ingevuld, hebben dit grotendeels helemaal
ingevuld. Ook lijken ze weinig problemen te hebben ondervonden, gezien het geringe aantal
aanbevelingen/commentaar.
De tweede onderzoeksvraag (wat zijn de resultaten per thema) is vooralsnog lastiger te
beantwoorden. Dit heeft een aantal redenen. Ten eerste rapporteren veel gezondheidscentra
rondom veel thema’s de informatie op verschillende manieren (indien ze het sjabloon niet hebben
gebruikt). Ook gezien het feit dat iets aanwezig kan zijn, maar niet genoemd hoeft te zijn in het
jaarverslag (dit kan tot onjuiste conclusies leiden), is de conclusie dat het op basis van de
jaarverslagen van 2012 nog niet volledig mogelijk is gebleken om resultaten te benoemen op alle
thema’s. Het aantal van 4 gevulde sjablonen is te weinig gevonden om daadwerkelijk een benchmark
uit te voeren. Bij meer gevulde sjablonen is een betere vergelijking mogelijk op vrijwel alle thema’s.
Tenslotte is onderzocht bij welke thema’s het nodig of mogelijk was om het sjabloon te verbeteren of
aan te vullen. Dit geldt voor de thema’s algemeen, populatieanalyse, zorgprogramma’s, IZP,
zorgaanbod, consulten en verrichtingen, verwijzingen, informatievoorziening en klinische ICT. Voor
de exacte aanpassingen wordt verwezen naar het hoofdstuk ‘Resultaten’.
Het Jan van Es Instituut wil u blijven ondersteunen en heeft daarom het sjabloon jaarverslagen
verder doorontwikkeld. U kunt aangeven in hoeverre het sjabloon (per thema) bruikbaar is en wat al
wel en niet beschikbaar is qua informatie. Het JVEI hoopt dat meer gezondheidscentra gebruik gaan
maken van het sjabloon als basis voor hun jaarverslag.
11
Bijlage 1: ‘uitnodigingsbrief’
Almere, 26-06-2013
Betreft: Brancherapport gezondheidscentra
Aan: Directies gezondheidscentra
Geachte heer, mevrouw,
Het Jan van Es Instituut (JVEI), het landelijke kenniscentrum voor de geïntegreerde eerste lijn, wil ook
dit jaar inventariseren welke informatie beschikbaar is in de jaarverslagen van 2012 onder alle
(overkoepelende) gezondheidscentra. Op basis van de inventarisatie van vorig jaar is een sjabloon
opgesteld en is een rapport gemaakt (http://www.jvei.nl/1-jaarverslagen/). Wellicht heeft u dit jaar
van dit sjabloon gebruik kunnen maken. Doel van dit sjabloon is het mogelijk maken om op thema’s
gezondheidscentra met elkaar en ten opzichte van het totaal te vergelijken.
Indien de informatie dit jaar dusdanig vergelijkbaar is, zal het JVEI een brancherapport opstellen dat
in eerste instantie met de deelnemende centra zal worden gedeeld. Het is niet de intentie om een
dergelijk eerste brancherapport extern te verspreiden. Naar aanleiding van het rapport zullen we
met het eerstelijnsveld verder werken aan het uniformeren van kengetallen voor de geïntegreerde
eerste lijn. Het sjabloon zal ook steeds verder doorontwikkeld kunnen worden waarmee
eenduidigheid en vergelijkbaarheid kan worden bereikt.
Het JVEI richt zich op het verzamelen, verrijken en verspreiden van kennis over de organisatie van de
geïntegreerde eerste lijn om een betere samenhang in de zorg te bereiken. Daarom biedt het JVEI
ondersteuning aan de eerste lijn om tot eerstelijns kengetallen te komen, want deze zijn op dit
moment nauwelijks aanwezig. Deze zijn wél nodig om een stevige onderhandelingspositie te krijgen
ten opzichte van financieringspartijen. Op de langere termijn biedt het door middel van benchmarks
met andere organisaties ook inzicht in de ontwikkeling die de organisatie doormaakt. Hoe scoort u
bijvoorbeeld ten opzichte van vorig jaar? Kunt u aantonen dat de kwaliteit van uw organisatie is
verbeterd en dat u beter bezig bent dan uw buurman?
Eerst is inzicht nodig in welke (kwantitatieve en kwalitatieve) informatie er beschikbaar is. Wij vragen
u daarom om het jaarverslag van 2012 van uw organisatie digitaal op te sturen naar Auke Vlonk
([email protected]). Voor meer informatie kunt u ook telefonisch contact met hem opnemen (0367670360). Wij zullen uiteraard vertrouwelijk met de informatie omgaan. De informatie blijft van en
voor uw eigen organisatie. Mocht u de documenten niet op willen sturen, kunt u ons dan aangeven
wat uw bezwaar hier tegen is?
Met vriendelijke groet,
Dr. M.A. Bruijnzeels, Directeur Jan van Es Instituut
12

Download Report