Mutatieprocedure FMIS

MUTATIEPROCEDURE FMIS (VOORBEELD).
NOODZAAK MUTATIEBEHE ER







Noodzakelijk voor afhandeling meldingen bij facility desk/het centraal meldpunt/de service desk.
Opdrachtverstrekking aan leveranciers
Registratie & betaling facturen
Samenstellen van bruikbare rapportages
o Financieel
o Operationeel
Financieel beheer
Operationeel beheer (decentrale operationele aansturing)
Up to date budgetbewaking (Back-Office medewerkers en Facilitair Manager)
ROLVERDELING MUTATIE PROCEDURE
Initiator (FM, Vastgoed of service manager)


Aanleveren informatie (standaard formulier of overeengekomen format)
Beschikbaar voor eventuele toelichting van de mutatie(s)
Contactpersoon (bijvoorbeeld secretaresse)





Ontvangst formulier
Verzamelen benodigde handtekeningen
o Facilitair Manager  wijziging of besparing?
o Financieel medewerker binnen budget, volgens financiële (in- en externe) afspraken?
o Inkoop (alleen bij leveranciers)  Binnen contract? Volgens inkoopbeleid? Beste leverancier?
Versturen formulier naar de financiële afdeling en de facility desk/ het centraal meldpunt/de service
desk.
Verandering communiceren met belanghebbenden
o Facility Managers, Facilitair Coördinatoren etc.
o Service Manager
Archiveren formulieren
Facility desk




Aanpassen leveranciers in FMIS
Aanpassen gebouwen in FMIS
Inrichten contractregister in FMIS
Wijzigen van gebruikers (rechten) in FMIS
Financiën


Aanpassen budgetoverzicht (in IF)
Aanpassen factureringscodes (in IFS)
Contractbeheerder /Inkoop


Aanpassen leveranciers FMIS
Aanpassen budgetniveaus (gebouw, dienst, klant) in FMIS
Mutatieprocedure FMIS How-to? Download | © Het Consultatiehuis | 5-3-2014 / 1
KLEINE MUTATIES
Deze mutaties kunnen ingediend worden via het mutatieformulier FMIS Mutatie formulier





leverancier(s)
uitbreiding binnen bestaand gebouw
klant
toevoeging bedrijfsonderdeel
toevoeging budgetoverzicht
GROTE MUTATIES
Voor deze mutaties dient het mutatieformulier vooral als checklist, gegevens kunnen in vooraf
overeengekomen format worden aangeleverd. Gezien de impact is het van belang dat een dergelijke mutatie
vooraf wordt besproken met betrokkenen



1 contactpersoon bij facility desk
1 contactpersoon bij afdeling Financiën
1 initiator (FM/ Vastgoed/ contractmanager)
Voorbeelden:


Nieuw gebouw incl. dienstverlening/ leveranciers
Aanpassing van een contract via aanbesteding (grote aanpassing van huidige dienstverlening)
MUTATIEPROCEDURE
Mutatie verzoek
De initiator dient verzoek in en blijft eigenaar van de mutatie, verleent hiervoor medewerking en levert
benodigde gegevens aan. De initiator is hoofd uitvoering, Vastgoed of de contractmanager; de persoon die de
verandering initieert. Een verandering kan ook ingegeven worden vanuit een inkoopwijziging. Een contract
wordt namelijk eerst aangepast of vernieuwd en daarna worden de gegevens pas gewijzigd in het FMIS.
Dergelijke wijzigingen dienen via de contractmanager geïnitieerd te worden.
Goedkeuring
De contactpersoon (bijvoorbeeld secretaresse) ontvangt het formulier en alvorens tot wijziging over te gaan
dient mutatie te worden geautoriseerd, de contactpersoon zorgt voor alle benodigde handtekeningen. Daarna
wordt het formulier naar de facilitair manager verstuurd. Deze probeert een goed beeld van de gewenste
mutatie en mogelijke gevolgen hiervan te verkrijgen. Indien nodig wordt een vergadering belegd.
Wijziging
De facilitair Manager informeert betrokkenen en zet uitvoering van de wijziging in gang (akkoord facility desk,
akkoord contractbeheerder, mogelijk afspraken met Financiële afdeling). Indien het een complexe mutatie
betreft (bijvoorbeeld een geheel nieuwe locatie) dient een projectmatige aanpak te worden gehanteerd,
waarbij meerdere disciplines worden betrokken.
Mutatieprocedure FMIS How-to? Download | © Het Consultatiehuis | 5-3-2014 / 2
PROCES:
Mutatieprocedure FMIS How-to? Download | © Het Consultatiehuis | 5-3-2014 / 3

Download Report