Documentgegevens Samenvatting Wijzigingen t.o.v. vorige

Documentgegevens
Titel
Veiligheidsronde; werkwijze
Werkgebied
Kwaliteit en Veiligheid
Dit document is alleen geldig op de aangegeven printdatum, tenzij de volgende
gegevens zijn ingevuld:
Naam documentbeheerder:
........................................................
Paraaf:
........................................................
Tst. nr:
........................................................
Geldig t/m (datum):
........................................................
Samenvatting
Een veiligheidsronde is een middel om veiligheidsissues bespreekbaar te maken, te
inventariseren en op basis van bevindingen verbeteracties te initiëren.
Een veiligheidsronde wordt op een afdeling waarbij sprake is van direct patiëntencontact
minimaal tweemaal per jaar uitgevoerd. Voor afdelingen met indirect patiëntencontact
bedraagt de frequentie minimaal eenmaal per jaar.
Wijzigingen t.o.v. vorige versie
Bij de paragraaf formulieren is de checklist aangepast; de werkwijze bij de veiligheidsronde.
Doel
Dit document beschrijft:
- Het doel van een veiligheidsronde;
- Wie een veiligheidsronde uitvoert;
- Hoe vaak een veiligheidsronde wordt uitgevoerd;
- Waar een en hoe een veiligheidsronde wordt uitgevoerd.
Een veiligheidsronde is een middel om veiligheidsissues bespreekbaar te maken, te
inventariseren en op basis van de bevindingen verbeteracties te initiëren.
De definitie van veiligheidronde luidt: „Een instrument bedoeld voor de raad van bestuur en
het hoger- en middenmanagement om in gesprek te gaan met medewerkers in de directe of
indirecte patiëntenzorg om inzicht te krijgen in de patiëntveiligheid van de afdeling‟.
Ofwel letterlijk: „het lopen van een ronde op een afdeling, waarbij specifiek gelet wordt op de
patiëntveiligheid‟.

Uitvoerenden en verantwoordelijkheden
Adjunct-directeur
Is verantwoordelijk voor:
 Vaststellen van de jaarplanning voor de RVE (i.o.m. afdelingshoofden en
kwaliteitscoördinator)
 Aanwezigheid jaarlijks bij minimaal één veiligheidsronde
 Monitoring opvolging verbeteracties voortvloeiend uit de veiligheidsronde
 Bespreken (geconsolideerde) rapportage veiligheidsronde met de Raad van Bestuur
Medische directeuren
Is verantwoordelijk voor:
 Aanwezigheid jaarlijks bij minimaal één veiligheidsronde
Afdelingshoofd
Is verantwoordelijk voor:
 Opstellen jaarplanning voor de afdeling (i.o.m. adjunct-directeur en kwaliteitscoördinator)
 Inlichten medewerkers over planning veiligheidsronde
 Aanwezigheid bij veiligheidsronde
 Informeren medewerkers over bevindingen veiligheidsronde
 Formuleren verbeteracties („plan van aanpak‟ opstellen)
 Versturen van „plan van aanpak‟ naar kwaliteitscoördinator en adjunct-directeur
 Implementeren verbeteracties
 Informeren medewerkers over verbeteracties
Kwaliteitscoördinator
Is verantwoordelijk voor:
 Ondersteuning bieden bij het opstellen van de jaarplanning (i.o.m. afdelingshoofd en
adjunct-directeur)
 Inplannen veiligheidsronde en bekendmaking i.o.m. afdelingshoofd
 Begeleiden veiligheidsronde
 Opstellen rapportage individuele veiligheidsronde
 Opstellen geconsolideerde rapportage veiligheidsrondes over afgelopen jaar
 Versturen (geconsolideerde) rapportage naar afdelingshoofd en RVE-manager
Artsen (i.0.) / (leerling) verpleegkundigen
Zijn verantwoordelijk voor:
 Aanwezigheid bij veiligheidsronde indien hiervoor aangewezen
Betrokken instellingen en afdelingen
Dit document is van toepassing op zowel afdelingen met direct als indirect patiëntencontact.


Indicaties
Veiligheidsrondes worden zowel op afdelingen met direct patiëntencontact gehouden
(minimaal 2 maal per jaar) als afdelingen met indirect patiëntencontact (minimaal 1 maal per
jaar). Een veiligheidsronde kan eventueel „themagericht‟ zijn (patiëntidentificatie, medicatie,
communicatie etc.)
Benodigde middelen
De checklist treft u aan als bijlage bij dit document. Deze checklist is daarnaast verkrijgbaar
in elektronische vorm (Excel) en kan gebruikt worden voor de rapportage. De items zoals
genoemd in de checklist dienen als 'leidraad' voor de gesprekken tijdens de veiligheidsronde
en hoeven (vanzelfsprekend) niet allemaal te worden meegenomen tijdens de ronde. Er kan
uit deze items een keuze worden gemaakt (bijv. afhankelijk van het gekozen thema).
Daarnaast kunnen onderaan de lijst naar believen onderwerpen worden toegevoegd.
Werkwijze


Voorbereidende maatregelen
Stap 1: Planning van een veiligheidsronde.
N.B.: Er worden binnen het azM alleen vooraf aangekondigde veiligheidsrondes gehouden.
De kwaliteitscoördinator:
 zorgt dat aan het begin van een kalenderjaar de jaarplanning voor veiligheidsrondes op
alle afdelingen bekend is;
 neemt contact op met het afdelingshoofd van de afdeling waar de veiligheidsronde
gehouden wordt en samen spreken ze af:
o De definitieve datum voor de veiligheidsronde;
o Het eventuele het thema van de veiligheidsronde;
o Wie deelneemt aan de veiligheidsronde
Voorbeelden van thema‟s:
o Medicatie
o Hygiëne
o Arbo
o (medische) apparatuur
o Patiëntgegevens
In de ‘Praktijkgids Veiligheidsrondes’ van (zie ‘paragraaf: ‘Achtergrondinformatie’)
vindt u meer voorbeelden van onderwerpen die tijdens een veiligheidsronde aan bod
kunnen komen. Daarnaast kan op basis van gesignaleerde of ervaren onveilige
situaties of op basis van incidentmeldingen een thema worden geselecteerd.

overlegt met medisch directeur over inplanning en bijwonen van (minimaal) één
veiligheidsronde op jaarbasis.
N.B.:
 Er wordt vooraf geen checklist gestuurd naar de afdelingsleidinggevende. Hierdoor
behoudt de veiligheidsronde haar informele, ongestructureerd en vooral laagdrempelig
karakter.
 Het doel is, om een veiligheidsronde binnen de 30-60 minuten af te handelen. Wanneer
een afdeling te groot is voor dit tijdsbestek, kan ervoor gekozen worden om de
desbetreffende afdeling op te delen. Hierdoor worden er verschillende deelafdelingen per
veiligheidsronde doorlopen.
Stap 2: Het doorlopen van de veiligheidsronde.
 De kwaliteitscoördinator meldt zich aan bij het afdelingshoofd en loopt samen met de
andere deelnemers een ronde over de afdeling.

De Veiligheidsronde kan op verschillende manieren worden uitgevoerd:
o Het houden van een gesprek op de afdeling, soms letterlijk op de gang, waarbij
medewerkers gevraagd worden om deel te nemen aan het gesprek.
o Het letterlijk lopen van een ronde over de afdeling, waarbij medewerkers
gevraagd worden naar bestaande en/of potentieel gevaarlijke situaties.
o Het houden van een overleg met een groep medewerkers met een specifieke
functie (bijv.: leerling-verpleegkundigen of arts-assistenten). Tijdens dit gesprek
kan een specifiek onderwerp met betrekking tot veiligheid besproken worden,
bijvoorbeeld de consequenties van het wel of niet gebruiken van protocollen.
o Het houden van een gesprek met patiënten en mantelzorgers over de door hun
ervaren veiligheid in het ziekenhuis. Welke situaties vinden zij onveilig en
waarom?
N.B.:
 De bedoeling is om zo veel mogelijk openvragen te stellen en de medewerkers zelf aan
het woord te laten. Het stellen van open vragen zorgt ervoor dat het gesprek niet
gestuurd wordt en het geen vraag-antwoord-rondje wordt, maar een laagdrempelig
ongestructureerd gesprek. De bevindingen worden open en eerlijk besproken en komt
men eventueel samen al tot suggesties voor verbeteracties.
 Gedurende de ronde kan ter ondersteuning de checklist worden gebruikt. Het gekozen
„thema‟ voor de veiligheidsronde dient als leidraad voor de aspecten die gecontroleerd
moeten worden.

Stap 3: De rapportage.
 De kwaliteitscoördinator:
o
Stelt de rapportage op waarin alle bevindingen en eventuele suggesties voor
verbetering zijn opgenomen. 
o Stuurt de rapportage naar het afdelingshoofd en de adjunct-directeur.


Stap 4: Verbeteracties.
 Het afdelingshoofd:
o Formuleert op basis van de in het rapport genoemde bevindingen verbeteracties.
o Geeft eventueel een urgentie aan, de benodigde middelen en de termijn waarop
de verbeteracties gerealiseerd zullen zijn.
o Overlegt zo nodig met de kwaliteitscoördinator indien zijn professionele
ondersteuning gewenst wordt;
o Overlegt met de betreffende adjunct-directeur wanneer verwacht wordt dat
verbeteracties niet eigenhandig geïnitieerd kunnen worden.
o Stuurt het plan van aanpak (het overzicht van voornoemde verbeteracties met
urgentie, realisatiedatum etc.) naar de kwaliteitscoördinator en adjunct-directeur
Stap 5: Monitoring.
Adjunct-directeur
 Zorgt voor het (laten) monitoren van de uitvoering van voornoemde verbeteracties
 Bespreekt met het afdelingshoofd alternatieven voor verbetering wanneer het
afdelingshoofd van oordeel is dat hij niet eigenhandig verbeteracties gerealiseerd krijgt.
 Bespreekt de resultaten van alle veiligheidsrondes binnen zijn RVE globaal met de Raad
van Bestuur tijdens het kwartaalgesprek
Overlegsituaties


Opstellen jaarplanning
:

Inplannen veiligheidsronde
:
kwaliteitscoördinator i.o.m. afdelingshoofd en
eventueel adjunct-directeur
kwaliteitscoördinator i.o.m. afdelingshoofd
Communicatie met de patiënt / betrokkenen
De (Excel) rapportage wordt door de kwaliteitscoördinator naar de leidinggevende gestuurd.
De afdelingsleidinggevende dient zelf de uitkomst(en) van de veiligheidsronde evenals de
genomen (verbeter)acties kenbaar te maken bij de medewerkers van zijn afdeling.
Opleiding
Er is geen specifieke opleiding vereist. Wel is kennis over de doelstelling de werkwijze van
een veiligheidsronde noodzakelijk.
Bronvermelding
Bron:
http://vmszorg.nl/Documents/Tools_Extras/Veiligheidssysteem/20090110_praktijkgids_veilig
heidsrondes.pdf
Achtergrondtheorie
Voor meer informatie over veiligheidsrondes zie:
http://vmszorg.nl/Documents/Tools_Extras/Veiligheidssysteem/20090110_praktijkgids_veilig
heidsrondes.pdf
Er bestaat nog verwarring over wat een veiligheidsronde is. Hoe dan ook, het is:
 Geen inspectie of audit
 Geen inspectieronde om te kijken of iedereen zich aan regels en afspraken houdt;
 Geen vervanging van een „gewoon‟ informeel overleg met medewerkers;
 Geen middel om nieuw beleid te communiceren;
 Geen middel om het leiderschap te belichten;•
 Geen instrument om de patiënttevredenheid te toetsen.


Formulieren
Zie „Checklist‟ .


Verklaring van uitgifte
Geldigheid
Dit document in elektronische vorm is de enige geldige versie. Neem bij vragen of
opmerkingen contact op met Documentmanagement, bij voorkeur via e-mail:
[email protected] of via tst. 75990 of 71650.
Fouten
Mocht u een fout ontdekken of een opmerking willen plaatsen dan kunt u in het
desbetreffende document de optie “opmerking plaatsen” gebruiken.
Auteursrechten voorbehouden
© Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld is het aan derden zonder schriftelijke
toestemming van het azM niet toegestaan iets uit dit document te verveelvoudigen of
openbaar te maken door middel van druk, fotokopie, microfilm of enige andere vorm,
hetgeen ook van toepassing is op gehele dan wel gedeeltelijke al dan niet elektronische
bewerkingen of verwerkingen.
Personalia
Coördinator: M. Derix, kwaliteitsmanager azM
Auteur: J. Hoofs, Stafadviseur Patiëntveiligheid, M. Sagl, stagiair Kwaliteit & Veiligheid
Beoordelaar: M. Derix, kwaliteitsmanager azM, Kerngroep Kwaliteit & Veiligheid.
Inhoudelijk hoofdverantwoordelijke: M. Derix, kwaliteitsmanager azM
Autorisator: H. Fiolet, directeur patiëntenzorg

Download Report