Kennisbijeenkomst 5 – opzetten verhuurorganisatie Joël Scherrenberg MBA MRICS RRV Strategisch adviseur Vastgoedmanagement “Het actief sturen op de vastgoedportefeuille met als doel een zowel kwalitatief als financieel optimale mix van vastgoedobjecten” • • • • • Actueler dan ooit Scherpe scheiding tussen marktpartijen en overheden verdwijnt steeds meer Een strategische keuze Wel/niet deel van primair proces Genereren van geld of gewenste zekerheden Vastgoedmanagement bestaat uit een portefeuillevraagstuk en een organisatievraagstuk 2 Definitie CREM Corporate Real Estate Management: Het managen van de vastgoedportefeuille van een onderneming… …door het aanpassen van de portefeuille en diensten aan de behoeften van de (kern)-bedrijfsprocessen… …met het doel maximale toegevoegde waarde te creëren voor de onderneming… …zodat een optimale bijdrage geleverd wordt aan de totale prestatie van de onderneming. En PREM? 3 Verschil commercieel en non-profit Commercieel Non-profit Focus op winst Geen winstoogmerk Rendementseis Maatschappelijke doeleinden – Kantoren – Kunst – Winkels – Educatie/onderzoek – Parkeergarages – Cultuur – Leisure – Politiek Subsidies 4 Vormen vastgoedmanagement Strategisch Tactisch Beleid en strategie Performance-analyses Investeringsbeleid Portfolio management Asset management Verhuurbeleid Operationeel Beheer Administratie Property management Instandhouding 5 Niveaus vastgoedmanagement Strategisch: • missie en visie • langetermijnstrategie op portefeuilleniveau • vastgoedrisico’s centraal beheersen • investeringsruimte bepalen Tactisch: • integrale benadering vastgoedplannen • aankoop en verkoopbeslissingen • afweging prijs/kwaliteit • focus op totale levensduur Operationeel: • beheer vastgoed • uitvoeren projecten • contact gebruiker 6 Politieke context Uitvoering door: strategisch zelf -> transitierichting -> tactisch Facilitair Commercieel Administratief Asset management Technisch Informatie & rapportage portfolio Beleid & sturing Vereiste: actuele en complete asset informatie Communicatie en informatiestroom operationeel combinatie Markt* Soorten vastgoed: specifiek versus generiek * = grenzen bepaald door: Veiligheid: protocollen en toezicht Demarcatie: verantwoordelijkheid huurder versus eigenaar 7 Strategisch niveau Bepalen van de strategie voor de portefeuille Hier spelen vraagstukken als: •Welke doelstellingen heeft het beleggen? •Wat zijn de huidige ontwikkelingen op de financiële en vastgoedmarkten? •Welke visie hebben wij t.a.v. onze portefeuille? •Welke strategie kiezen wij t.a.v. onze deelportefeuilles? •Welke prestatie (performance) verwachten wij van onze portefeuille? •Wat wordt zelf gedaan en wat wordt uitbesteed? 8 Portfolio management Bijsturen ambities Visie Ondernemingsplan “gewenste” portefeuille Huidige financiële situatie Analyse voorraad Kaders voor assetmanagement Financiële effecten - Investeringsplanning - Balanspositie Strategie per complex (assetmanagement) Bijsturen keuzes strategie 9 Portefeuille zorginstelling 10 Portefeuille zorginstelling 11 Waardedrijvers vastgoed ORGANISATIEDOELEN STRATEGIE (richting organisatie) ORGANISATIEKEUZES BELEID (inrichting organisatie) Cultuur Kennisdeling Kosten Flexibiliteit Waarde Productiviteit Marketing INTERNE ONTWIKKELINGEN WAARDEDRIJVERS VASTGOED 12 Afstemmen vraag- en aanbodzijde ? Dynamische vraag: prioriteiten verschuiven doelgroep(en) veranderen werkmethoden veranderen stijgende kwaliteitseisen Statisch aanbod vastgoed: kapitaalintensief langdurige impact weinig flexibel uniek, maatwerk en geen massaproduct AANBOD 13 Voorbeeld beslisboom Huidige portefeuille Confrontatie Complex voldoet Complex voldoet functioneel niet Complex voldoet functioneel maar niet financieel Ideale portefeuille Doorexploiteren Niet geschikt te maken Wel geschikt te maken Saldo resterende woningbehoefte Sloop Verkoop Renoveren Herpositioneren Renderen Nieuwbouw 14 Het volume van de bestaande voorraad Sloop • • Voorraad Nieuwbouw Nadruk op nieuwe ontwikkelingen volume zit in bestaande voorraad: voorraadbeheer duurzaamheid en energiezuinigheid transformatie en ontwikkelingen in de markt hergebruik van bestaande voorraad 15 Toetsen met indicatoren • • • • Meetbare indicatoren geven informatie over de mate waarin de doelstelling wordt behaald Performanceanalyse is basis voor optimalisatie. Beschikbaarheid van gegevens en gestructureerde aanpak zijn belangrijkste succesfactoren Indicatoren kunnen op verschillende niveau’s worden opgesteld 16 Case Balanced Score Card bij vastgoed zorginstelling Financiën - Mix eigendom/huur - Rendement vastgoed - Waardering vastgoed Cliënt en zorg Processen - Kleinschalige woonvorm - Genormaliseerd wonen - Bereikbaar in regio Vastgoed visie - Aanbod wonen, zorg, welzijn - Toekomstbestendige planontwikkeling - Efficiënte exploitatie - Lange termijn plannen - Gebruik schaalvoordelen Lerend vermogen - Aanpassingsvermogen - Bestendigheid financiering - Prestatie t.o.v. concurrent 17 Portefeuillemodel: financieel inzicht 18 Tactisch niveau Optimaliseren van de gegeven strategische positie Hier spelen vraagstukken als: • Wat zijn de vooruitzichten bij ongewijzigd beleid? • Welke acties vergroten het rendement van de portefeuille? • Welke objecten zijn geschikt voor aan- of verkoop? • Wat is het beleid m.b.t. onderhoud? • Wat is de gewenste marketingaanpak? 19 Asset management • • • Op objectniveau worden beslissingen gemaakt: draagt het object of complex bij aan de doelstellingen? wordt het object of complex verkocht? ingrijpen in kosten of opbrengsten? aanpassen marktpositionering? herontwikkeling, renovatie, sloop? Hiertoe vindt een performance analyse plaats: biedt het object voldoende kwaliteit? welke rendement dient worden behaald? … Het afwegingskader wordt ingegeven door het portfoliobeleid 20 Operationeel niveau Optimaliseren van de prestatie van één object Hier spelen vraagstukken als: • Wat is de beste wijze van exploiteren? • Hoe moet commercieel, technisch en administratief met een object worden omgegaan? • Hoe worden de ruimten in het object optimaal verhuurd? • Welke service willen wij onze huurders bieden? 21 Property management Beheerder voert beleid uit vanuit eigenaarsoptiek Dit omvat: • Administratief beheer • Technisch beheer • Commercieel beheer • Facilitair beheer 22 Administratief beheer Administratief beheer: Registeren, rubriceren en verwerken van informatie • Wie zijn uw huurders • Welke contracten lopen (wanneer af) Activiteiten betreffen onder meer: • incasso en mutaties van huren • debiteurenbeheer • incasso en mutaties van servicekosten • rapportages opstellen 23 Technisch beheer Technisch beheer: Binnen kaders van asset management het vastgoed in een bepaalde staat houden Activiteiten betreffen onder meer: • klachtenonderhoud • mutatie-onderhoud • onderhoudscontracten • planmatig onderhoud • commercieel onderhoud 24 25 Definitie beheer Beheer: “Alle maatregelen die nodig zijn om, tijdens de gebruiksperiode, de prestaties van het bestaand gebouw in stand te houden en het gebouw te gebruiken voor het doel waarvoor het is gerealiseerd.” 26 Definitie onderhoud Onderhoud: “Het geheel aan acties om een bestaand gebouw in een technische staat te behouden of terug te brengen en schoon te houden waardoor het gebouw in technische en functionele zin blijft voldoen” Soorten onderhoud: • Planmatig onderhoud • Correctief onderhoud • Mutatie onderhoud En nog veel meer combinaties… 27 Onderhoudsbeleid • • • • • Onderhoud is een verzameling van planmatig en correctief onderhoud. Het onderhoudsbeleid legt vast op welke kwaliteit een gebouw in stand wordt gehouden. De onderhoudswerkzaamheden worden vastgelegd in een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). Om te kunnen sturen op onderhoudskosten is inzicht in conditie van het gebouw en de MJOP noodzakelijk. De NEN 2767-I biedt een systematiek om de conditie van elementen objectief vast te leggen. 28 NEN 2767-1 Conditiemeting NEN 2767 Conditiemeting voor bouw- en installatiedelen Normatief Informatief • objectief • risico • standaard • prioritering / urgentie • meetbaar • basis voor planning • communicatiemiddel • basis voor budgettering In beeld brengen (technisch kwaliteit) Afstemmen (organisatie specifiek) Monitoring, sturing, prestatie, uitvoering Intensiteit > welke stadium bevindt het gebrek zich Omvang > hoeveelheid manifestatie gebrek Risico(aspecten bij gebreken) > consequenties niet oplossen gebrek 29 Commercieel beheer Commercieel beheer: Optimaliseren van het exploitatierendement Activiteiten betreffen onder meer: • account management • contractbeheer • (weder)verhuur • management informatie ten behoeve van asset management Vereiste: goede afstemming met administratief en technisch beheer Hoe legt u de koppeling met de verkoop van zorg? 30 Promotioneel beheer Promotioneel beheer: Door het stimuleren van klandizie/omzet, optimaliseren van het exploitatierendement Activiteiten betreffen: • marketing • promotie • vaak geïntegreerd in commercieel beheer 31 Praktische aanpak Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Situatie Analyse Planning Implementatie Evaluatie marktanalyse Het grote plaatje 32 Het grote plaatje Strategie Markt structuur Waarde propositie Tactiek (4 P’s) Waarde Waarde Waarde creatie communiceren leveren Product & Marketing & Plaats & communicatie distributie prijs Implementatie Controle, kwaliteit & beheersing Marktanalys e (vraag) Marktanalys e (aanbod) Doel Marketing Identificeer doelgroep Bepaal doelstellingen Ontwerp communicatie Selecteer kanalen Bepaal budget Kies media mix Managen IMC (Integrale Marketing Communicatie) Organisatie van vastgoedmanagement VGM is Portefeuille & Organisatie: wat zijn de doelen van de organisatie? waar wordt op gestuurd? hoe kunnen de doelen effectiever en efficiënter worden bereikt? welke competenties zijn noodzakelijk? welke rollen en verantwoordelijkheden zijn er te onderscheiden? 35 Vitale organisaties: waardevol en resultaatgericht 36 vastgoedmanagement en uw organisatie •De juiste keuzes rondom plek en niveau •Vereiste aspecten & vaardigheden binnen uw organisatie •Welke praktische tools en modellen kunnen worden toegepast? •Belangrijke vragen die je jezelf moet stellen: Wat is mijn doelstelling, missie en visie? Wat heb ik? (hoe ziet mijn portefeuille eruit) Wat wil ik? Hoe kom ik daar/wat heb ik daar voor nodig? 37 Trends en ontwikkelingen Van: focus op kosten reactief expertise in huis inhuren van experts nadruk op transactie informatiesystemen vastgoed standaardisatie toevoeging aan de voorraad specialistische kennis Naar: focus op kosten-baten pro-actief samenwerking marktpartijen buitenstaanders als teamleden nadruk op ondersteuning proces systemen managementinformatie maatwerk integrale voorraad benadering management benadering 38 De confrontatie van invalshoeken ? Dynamische vraag: prioriteiten verschuiven doelgroep(en) veranderen werkmethoden veranderen stijgende kwaliteitseisen Statisch aanbod vastgoed: kapitaalintensief langdurige impact weinig flexibel uniek, maatwerk en geen massaproduct AANBOD strateeg manager controller beheerder beheren van gebouw gebouwkosten minimaliseren problemen oplossen standaardiseren portefeuillemanagement en adviseren ontwikkeling technisch financieel analytisch strategisch 39 Positionering vastgoedorganisatie Organisatie bij gebruiksvastgoed (CREM) Centraal of decentraal? Bestuur Bestuur Vastgoedbedrijf Dienst Dienst Dienst Dienst Dienst Dienst Vastgoed Vastgoed Vastgoed 40 Professionele vastgoedorganisatie Sturing geven aan vastgoedbezit •Niet objectgericht, maar helikopterview •Acteren in eigenaarrol •Inzicht in portefeuille •Verantwoorde investeringsbeslissingen •Voortdurende kosten/baten-analyse •Gebruiker is de klant •Rationeel vastgoedbeheer •Pro-actief 41 Kenmerken vastgoedorganisatie • • • • • Organisatie van beleggingsvastgoed (REM) Gespecialiseerde afdeling Vraagt andere kennis Kent andere processen Samenhang met bedrijfsvoering Altijd ondersteunend aan primair proces 42 Relatie vastgoedafdeling Welke vragen moet een organisatie zich hierbij stellen? •Welke prikkels wil je creëren en waar plaats je die? •Wat is de optimale taakverdeling (demarcatie) tussen de afdelingen? •Hoe vindt de verdeling van verantwoordelijkheden plaats? •Hoe wordt een optimale samenwerking tussen afdelingen behaald? •… 43 Uitbesteden en rol van organisatie Welke taken kunnen worden uitbesteed, is afhankelijk van de rol van de organisatie: strateeg manager controller beheerder beheren van gebouw gebouwkosten minimaliseren problemen oplossen standaardiseren portefeuillemanagement en adviseren uitbesteden technisch financieel analytisch strategisch 44 Manier van uitbesteden Intern zelf doen werkgever -werknemer relatie Veel kennis in eigen huis Extern advies beperkt beheer Strikter mandaat volledig beheer opdrachtgeveropdrachtnemer relatie Weinig kennis in eigen huis 45 Taken die kunnen worden uitbesteed Asset management Aan- en verkoop van objecten Verhuur/exploitatie van objecten Marketing rondom objecten Begeleiding bij herontwikkeling, renovatie, sloop Financiële analyses … Property management Dagelijks beheer Onderhoud Administratief beheer Huurinning (facturering) Opstellen management informatie (ICT) Promotie activiteiten …. > Via isoleren van taken ook mix intern/extern mogelijk 46 Voor- en nadelen van uitbesteden Voordelen Nadelen • • • • • • Kleinere organisatie is ‘lean and mean’ - organisatie is flexibeler - organisatie kan zich richten op kerntaak Wellicht meer expertise aanwezig bij professionele beheerder Mogelijk betere toegang tot de markt Mogelijk efficiënter en effectiever Mogelijke reductie van risico en kosten • • • • • • Minder invloed/zeggenschap op vastgoedmanagement Verdwijnen van expertise in eigen organisatie Interne weerstand vanuit organisatie Afhankelijkheid van de beheerder Mogelijke communicatie- problemen Mogelijke belangenverstrengeling Mogelijk hogere kosten (vanwege monitoring) >> Service level agreement afspreken 47 Cultuurverandering
© Copyright 2024 ExpyDoc
