Manager cliëntbureau - Stichting Maatschappelijke Opvang Breda eo

SMO Breda e.o.
Manager cliëntbureau
Algemene kenmerken
De functionaris is werkzaam binnen de Stichting Maatschappelijke Opvang Breda e.o.,
waaronder ressorteren dak- en thuislozenvoorzieningen zoals intramurale woonvoorzieningen,
ambulante begeleidingsvormen, crisisopvang, dag- en nachtopvang en sociale activering.
De functie kenmerkt zich door het geven van leiding aan meerdere of meer complexe
werksoorten binnen een organisatorische eenheid, zoals primaire, facilitaire of stafafdelingen.
De manager cliëntbureau is naast de realisatie van het afdelingsbeleid ook verantwoordelijk
voor de toepassing van het personeels-, financiële en organisatiebeleid en heeft uit dien hoofde
bevoegdheden tot het nemen van beslissingen binnen de kaders van het organisatiebeleid en
het beschikbare budget.
Doel van de functie
Het coördineren en zorgdragen voor de realisatie van de werkzaamheden voor de afdelingen
ZorgRegieBureau, Ambulant Woonbureau en Bureau Materiële Dienstverlening als afgeleide
van het organisatiebeleid. De manager cliëntbureau is verantwoordelijk voor de uitvoering en
realisatie van het tactische beleid.
Organisatorische positie
De functionaris ressorteert hiërarchisch onder de manager primair proces. De functionaris geeft
hiërarchisch leiding aan de medewerkers binnen de organisatie-eenheid waaronder de
casemanagers, ambulante woonbegeleiders, budgetconsulenten, psychiatrisch
verpleegkundige, secretaresse ZorgRegieBureau en adviseur.
Resultaatgebieden
Medewerkers aansturen:
•
geeft leiding aan medewerkers door de kwaliteit en kwantiteit van de uitvoering van de
dagelijkse werkzaamheden te controleren en medewerkers te begeleiden, te instrueren,
te coachen en te motiveren, waar nodig;
•
zorgt voor het behalen van herstelresultaten in lijn met de doelstellingen die de
organisatie in deze heeft geformuleerd;
•
houdt functionerings- en beoordelingsgesprekken en bespreekt loopbaanperspectieven
met medewerkers;
•
zorgt dat medewerkers vanuit missie en visie van de organisatie hun
verantwoordelijkheden nemen en dragen.
Resultaat: Medewerkers aangestuurd, zodanig dat zij de doelstellingen van hun werkzaamheden hebben
gerealiseerd.
Tactisch beleid voorbereiden en realiseren:
•
is verantwoordelijk voor het vertalen en het ontwikkelen van het instellingsbeleid naar
operationele doelen en doet dit samen met de medewerkers van de betreffende
afdeling;
•
implementeert het tactische beleid van de organisatie en draagt zorg voor de uitvoering
ervan;
Titel Functiebeschrijving Manager ZorgRegieBureau
Auteur Staffunctionaris P&O
Versie 2
Geldig van 01-04-2011
Geldig tot 01-04-2014
HKZ 07: 5.1.5
HKZ 09: 5.1.3
Pagina 1 van 8
Directeur
Auteur
SMO Breda e.o.
•
•
•
formuleert samen met de medewerkers een werkplan voor de eigen afdeling op basis van
de door de organisatie uitgezette beleidslijnen/geformuleerde plannen naar een
afdelingswerkplan; stelt medewerkers in staat deze te vertalen naar operationele
doelstellingen;
creëert randvoorwaarden waardoor medewerkers in staat zijn om samen met cliënten de
hersteldoelen te halen en coacht de medewerkers zo nodig daarin;
voert het beleid uit conform de door de directie vastgestelde richtlijnen/afspraken.
Resultaat: Beleid geïmplementeerd, zodanig dat de voor de unit geformuleerde doelstellingen op het
gebied van zorgregie behaald kunnen worden.
Interne bedrijfsvoering coördineren:
•
coördineert administratieve taken, indicatiestelling AWBZ en WMO;
•
bewaakt de uitvoering van en deelname aan overleg- en samenwerkingsvormen;
•
fungeert als aanspreekpunt binnen de afdeling;
•
definieert doelstellingen, te bewaken resultaten, benodigde middelen en planningen;
•
heeft een signalerende, analyserende en rapporterende rol naar collega’s en de
manager primair proces met betrekking tot knelpunten in de uitvoering van het tactische
beleid en met betrekking tot ontwikkelingen;
•
voert (indien van toepassing) het dagelijkse beheer van de in de locatie in gebruik zijnde
accommodatie en inventaris;
•
lost zonodig calamiteiten op.
Resultaat: Interne bedrijfsvoering gecoördineerd, zodanig dat benodigde informatie en voorzieningen
beschikbaar zijn.
Financiële doelstellingen behalen:
•
stelt een afdelingsbegroting op binnen de door de directie gegeven budgetruimte;
•
bewaakt het budget van de afdeling en onderneemt actie bij dreigende tekorten.
Resultaat: Financiële doelstellingen behaald, zodanig dat voldaan is aan de begroting en het budget niet
overschreden is.
Onderhouden van contacten:
•
draagt bij aan de ontwikkeling van duurzame samenwerkingsrelaties met en voor de
gebieden waarin de manager cliëntbureau actief is relevante externe relaties en
onderhoudt deze.
Resultaat: Voor de functie relevante interne en externe contacten zijn onderhouden.
Profiel van de functie
Kennis:
•
HBO + academisch werk- en denkniveau;
•
ervaring met de van toepassing zijnde werksoort; waaronder psychiatrie en
verslavingszorg;
•
kennis van en inzicht in de inrichting van de diverse disciplines van de organisatie;
•
kennis van sociaal wetenschappelijke theorieën over menselijk gedrag, socialisatie en
systeemtheorieën.
Titel Functiebeschrijving Manager ZorgRegieBureau
Auteur Staffunctionaris P&O
Versie 2
Geldig van 01-04-2011
Geldig tot 01-04-2014
HKZ 07: 5.1.5
HKZ 09: 5.1.3
Pagina 2 van 8
Directeur
Auteur
SMO Breda e.o.
Specifieke functiekenmerken:
•
sociale en coachende vaardigheden voor het motiveren, coachen en instrueren van
medewerkers;
•
managementvaardigheden voor het leidinggeven en aansturen van de organisatieeenheid op basis van de principes vakmanschap, vertrouwen en verbinden;
•
plan- en organisatievermogen;
•
analytisch vermogen;
•
probleemoplossend vermogen;
•
stressbestendigheid en improvisatievermogen vereist bij interventies in crisissituaties;
•
pro-actief en ondernemend in het signaleren en bespreken van consequenties van
ontwikkelingen;
•
computervaardigheden, programma Regas, Infoland, Monaco;
•
kennis van rehabilitatiemethodiek S.R.H. en / of Herstel;
•
mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het vertalen van beleidsplannen
en het onderhouden van contact met in- en externe contactpersonen.
Titel Functiebeschrijving Manager ZorgRegieBureau
Auteur Staffunctionaris P&O
Versie 2
Geldig van 01-04-2011
Geldig tot 01-04-2014
HKZ 07: 5.1.5
HKZ 09: 5.1.3
Pagina 3 van 8
Directeur
Auteur
SMO Breda e.o.
Beroepsgroep 7
Locatiemanager / Manager Cliëntbureau/ Manager Activering
KERNCOMPETENTIES
1. Resultaatgericht
2. Vraaggericht werken
BEROEPSGROEPCOMPETENTIES
3. Coachend aansturen van medewerkers
4. Vakkundigheid
5. Ondernemend
6. Betrouwbaarheid en integriteit
7. Coördineren en organiseren
KERNCOMPETENTIES
Resultaatgericht
Gerichtheid op het behalen van vastgestelde doelen en resultaten. Hanteert de afgesproken planning.
1. Maakt afspraken met de leidinggevende over de individuele c.q. team- / afdelings- /
locatiedoelstellingen cliënt doelstellingen of prestatie indicatoren zodat duidelijk is welk
resultaat er van hem/haar verwacht wordt.
2. Levert bouwstenen aan voor het tot stand komen van het instellingsbeleidsplan.
3. Vertaalt de doelstellingen uit het schema beheer management informatie en het
instellingsbeleidsplan naar een SMART geformuleerd activiteitenplan voor de eigen
locatie.
4. Zet een duidelijke koers uit (visie en missie), stuurt daarop door hierover met
medewerkers de dialoog te voeren..
5. Maakt afspraken met de medewerkers zodat duidelijk is welk resultaat van hen verwacht
wordt.
6. Toetst tijdens een proces regelmatig of de werkwijze/het doel nog steeds overeenkomt
met de wellicht gewijzigde omstandigheden.
7. Rapporteert de voortgang van processen en projecten volgens afspraak.
8. Stelt duidelijke prioriteiten.
9. Denkt organisatiebreed (wat is de impact van mijn beslissing voor andere
organisatieonderdelen?).
10. Stuurt op de grote lijnen op basis van verkregen informatie (neemt zelf afstand).
Titel Functiebeschrijving Manager ZorgRegieBureau
Auteur Staffunctionaris P&O
Versie 2
Geldig van 01-04-2011
Geldig tot 01-04-2014
HKZ 07: 5.1.5
HKZ 09: 5.1.3
Pagina 4 van 8
Directeur
Auteur
SMO Breda e.o.
Vraaggericht werken
Hoge eisen stellen aan het eigen werk en dat van anderen zodat de klant centraal staat. Hiertoe de
wensen en behoeften van de in- en externe klant (collega/cliënt) signaleren, onderzoeken en hier
professioneel op reageren.
1. Is goed geïnformeerd over wat er speelt in de organisatie.
2. Onderzoekt wat een (interne/externe) klant werkelijk nodig heeft, door vragen te stellen
en dóór te vragen, zodat adequaat op de klantvraag kan worden ingegaan.
3. Denkt actief met de klant mee, door vooruit te denken over mogelijke klantvragen en
consequenties.
4. Brengt hulpvragen zo snel mogelijk onder in juiste aanbod.
5. Heeft een servicegerichte instelling ten opzichte van de in- en externe klant wat zich uit
door bereid te zijn iedereen (op weg) te helpen.
6. Is door een klantvriendelijke houding gemakkelijk te benaderen door interne en externe
klanten.
7. Is gericht op wat wel kan i.p.v. wat niet kan.
8. Zorgt voor gedifferentieerd hulpaanbod.
9. Ontwikkelt woonconcepten die recht doen aan een (zoveel mogelijk) volwaardig
maatschappelijk bestaan voor de cliënt.
BEROEPSGROEP COMPETENTIES
Coachend aansturen van medewerkers
De wensen en behoeften van de medewerker signaleren, onderzoeken en hier professioneel op
reageren door de stijl van leidinggeven aan te passen aan wat nodig is om de medewerker of het
team eigen verantwoordelijkheid te laten nemen en het beste uit zichzelf te laten halen.
1. Stimuleert de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers binnen de aangegeven
kaders.
2. Geeft duidelijk de kaders aan waarbinnen gewerkt moet worden en draagt zorg voor
vakinhoudelijke voeding van medewerkers.
3. Past stijl van leidinggeven aan, aan behoeften en niveau van een individuele
medewerker.
4. Geeft instructies in situaties waarin medewerkers geen eigen verantwoordelijkheid
kunnen nemen, treedt sturend op.
5. Creëert vertrouwen door open en respectvol om te gaan met de medewerker, de
medewerker serieus te nemen, waardoor zaken besproken kunnen worden.
6. Heeft zicht op de sterke en minder sterke kanten van medewerkers.
7. Heeft zicht op de ambities en gewenste ontwikkeling van medewerkers.
8. Bespreekt regelmatig de voortgang in ontwikkeling van de medewerker en de gemaakte
afspraken.
9. Toetst of hij/zij de ander goed begrepen heeft en vanuit eenzelfde context gesproken
wordt.
Titel Functiebeschrijving Manager ZorgRegieBureau
Auteur Staffunctionaris P&O
Versie 2
Geldig van 01-04-2011
Geldig tot 01-04-2014
HKZ 07: 5.1.5
HKZ 09: 5.1.3
Pagina 5 van 8
Directeur
Auteur
SMO Breda e.o.
10. Enthousiasmeert door successen te vieren, zoals het benoemen van zaken die goed
gaan en het geven van complimenten.
Vakkundigheid
Gaat professioneel om met het eigen vak: reflecteert op activiteiten/opgedane ervaringen, signaleert
en speelt in op kansen in het eigen werkveld en in de organisatie en draagt daarmee bij aan het
ontwikkelen van de organisatie, het eigen vakgebied, de dienstverlening en zichzelf.
1. Neemt initiatief om het eigen vakmanschap op peil te houden. (lezen van vakliteratuur,
scholing, leren van collega’s etc.) Draagt het vakmanschap actief uit en stimuleert
medewerkers dit ook te doen..
2. Houdt zich op de hoogte van relevante ontwikkelingen in de maatschappij en de politiek.
3. Gaat werkcontacten aan op operationeel niveau en onderhoudt deze, zowel in- als
extern.
4. Vraagt collega’s/anderen om feedback op eigen gedrag, legitimeert hiermee voor
anderen het géven van feedback.
5. Vertaalt de ontvangen feedback en reflectie op het eigen handelen naar actiepunten voor
zichzelf, om zodoende de eigen handelingsvaardigheden uit te breiden of creatief in te
zetten.
6. Geeft op constructieve wijze feedback, zodanig dat de ander dit herkent en de feedback
kan gebruiken.
7. Kent de eigen kwaliteiten en beperkingen.
8. Kan omgaan met onzekerheden (het moraal goed houden).
9. Durft beslissingen te nemen en knopen door te hakken.
10. Anticipeert snel op calamiteiten en/of crisissituaties door onder druk beslissingen te
nemen en te handelen.
Ondernemend
Kansen binnen het vakgebied en de eigen organisatie kunnen signaleren en onderzoeken. Als een
kans zich voordoet deze kunnen oppakken en vertalen naar concrete acties/innovaties.
1. Anticipeert op wat nodig is in de toekomst op basis van trends, ontwikkelingen(visie) en
mogelijke wijzigingen.
2. Komt met voorstellen voor verbetering van diensten of aanpassing van doelen
/methodieken of interne procedures op basis van ontwikkelingen en ervaringen uit het
verleden.
3. Leert van ervaringen uit het verleden (klantvragen/ gemaakte fouten) waardoor zaken in
de toekomst voorkomen kunnen worden.
4. Neemt initiatieven om de organisatie de middelen te vragen die nodig zijn om het werk in
overeenstemming met de doelstellingen uit te kunnen voeren.
5. Buigt mogelijke risico’s om in kansen.
6. Participeert in netwerken van ‘partners’ in de zorg.
Titel Functiebeschrijving Manager ZorgRegieBureau
Auteur Staffunctionaris P&O
Versie 2
Geldig van 01-04-2011
Geldig tot 01-04-2014
HKZ 07: 5.1.5
HKZ 09: 5.1.3
Pagina 6 van 8
Directeur
Auteur
SMO Breda e.o.
7. Gedraagt zich als ambassadeur van SMO Breda.
8. Geeft ideeën van medewerkers een kans, indien hij/zij gelooft dat het idee goed kan zijn
voor de organisatie en faciliteert deze actief.
9. Creëert het benodigde draagvlak door de juiste personen te betrekken in nieuwe
ontwikkelingen.
Betrouwbaarheid en integriteit
Handhaven van waarden van de organisatie en nakomen van afspraken. Anderen (collega’s en
klanten) kunnen rekenen op specifieke expertise en competenties.
1. Komt gemaakte afspraken na of communiceert tijdig goede redenen om een afspraak niet
na te kunnen komen.
2. Is loyaal naar de eigen organisatie, door de verantwoordelijkheid te nemen om de door de
organisatie genomen beslissingen zo goed mogelijk uit te voeren.
3. Bewaakt de kaders (financieel, juridisch, organisatorisch) waarbinnen gewerkt moet
worden.
4. Bespreekt de eigen mening over de organisatie of mensen binnen de organisatie met de
juiste betrokkenen.
5. Bepreekt ook zaken in het MT (of in andere overlegstructuren) die minder positief zijn of
gevoelig liggen.
6. Spreekt anderen aan op het niet nakomen van afspraken.
7. Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en persoonlijke informatie.
8. Blijft verantwoordelijkheid nemen ook als een beslissing verkeerd uitpakt. (Consequenties
aanvaarden)
9. Bemiddelt op effectieve wijze bij conflicten en belangentegenstellingen.
Coördineren en organiseren
Richting en sturing geven aan het werkprocessen. De voor een plan of doelstelling benodigde mensen
en middelen vaststellen en deze zodanig te infomeren en in te zetten dat de beoogde resultaten
effectief worden bereikt.
1. Hanteert een duidelijke en inzichtelijke planning.
2. Heeft overzicht op de bijdragen en resultaten van alle betrokkenen (zowel in- als extern)
op de realisatie op de algemene cliëntdoelen /prestatie indicatoren en van het
activiteitenplan .
3. Informeert medewerkers en externe instanties over beleid, doelstellingen, resultaten en
organisatieontwikkelingen en maakt samen met hen de vertaalslag naar het werk van alle
dag.
4. Bepaalt de behoefte aan personele inzet en middelen, zowel kwantitatief als kwalitatief.
5. Maakt gebruik van de kwaliteiten van anderen om (gezamenlijke) doelen te bereiken.
6. Stemt verschillende bijdragen en belangen op elkaar af.
Titel Functiebeschrijving Manager ZorgRegieBureau
Auteur Staffunctionaris P&O
Versie 2
Geldig van 01-04-2011
Geldig tot 01-04-2014
HKZ 07: 5.1.5
HKZ 09: 5.1.3
Pagina 7 van 8
Directeur
Auteur
SMO Breda e.o.
7. Maakt keuzes expliciet zodat alle betrokkenen de prioriteiten kennen.
8. Onderneemt actie wanneer hij/zij ziet dat een onderdeel van de planning/werkzaamheden
in het gedrang gaat komen.
9. Is in staat om - ook onder (tijds)druk – het overzicht te houden en beslissingen te nemen.
10. Communiceert to the point (duidelijk en begrijpelijk), zowel mondeling als schriftelijk.
11. Is in staat een vraag of probleem snel te analyseren waardoor direct de (nieuw) te volgen
weg bepaald kan worden. (Voelt snel aan waar het in de kern omgaat.)
Titel Functiebeschrijving Manager ZorgRegieBureau
Auteur Staffunctionaris P&O
Versie 2
Geldig van 01-04-2011
Geldig tot 01-04-2014
HKZ 07: 5.1.5
HKZ 09: 5.1.3
Pagina 8 van 8
Directeur
Auteur

Download Report