Communicatie, onmiskenbare succesfactor voor congressen

Communicatie
Onmisbare succesfactor
voor congressen
Het belang van goede communicatie
is één van de meest onderschatte
factoren bij het organiseren van een
congres, terwijl communicatie juist
van wezenlijk belang is om een
congres tot een succes te maken.
Drie ervaringsdeskundigen vertellen
wat er op communicatiegebied
allemaal bij komt kijken.
Bij de organisatie van een congres krijgt communicatie niet altijd de aandacht die het verdient,
constateert Joyce Wittelaar van Rotterdam Partners
Convention Bureau.
“Vooral organisatoren van wetenschappelijke congressen richten zich met name op de inhoud van het
congres.” Dat is weliswaar belangrijk, maar de keuze
om wel of niet naar een congres te gaan wordt niet
louter bepaald door de inhoud. Ook de bereikbaarheid en het imago van de stad waarin het congres
plaatsvindt spelen een belangrijke rol in het besluitproces van de (meerdaagse) congresbezoeker.
“Breng daarom ook de sfeer en karakteristieken
van een stad goed bij hen onder de aandacht”,
aldus Wittelaar.
Begin op tijd
Vanuit zijn ervaring als directeur van CIMGlobal weet
Jarno de Boer dat op tijd beginnen met communiceren cruciaal is voor het succes van je congres. “Een
communicatieplan is daarbij een goed hulpmiddel.
Hierin beschrijf je onder andere wat de verschillende
doelgroepen zijn en met welke boodschap je hen
gaat benaderen en werven.”
Hans Sittrop beaamt dit. Als hoofd van het congresbureau Erasmus MC weet hij dat een congres
organiseren al snel een meerjarenplan wordt. “Bij
internationale congressen heb je met zoveel doelgroepen te maken, dat maakt het moeilijker om ze
van elkaar te onderscheiden en te bereiken. De leden van de vereniging moeten uitgenodigd worden,
er zijn allerlei experts die je graag op het congres
wilt hebben en ook moeten er sponsoren worden
gezocht. Als je te laat start met je communicatie
richting deze doelgroepen, dan ga je het simpelweg
niet op tijd redden.”
Vind goede sprekers
Een congres kan niet zonder sprekers. Bij wetenschappelijke congressen worden vaak toonaangevende wetenschappers uit betreffend vakgebied
uitgenodigd om de keynote te verzorgen.
Bedenk vooraf wat de meest ideale
opstelling van een zaal is.
Vergaar de juiste informatie
Volgens De Boer is het handig om bepaalde informatie van de deelnemers te verkrijgen, al bij hun
inschrijving. “Zoals informatie over de taal waarin
zij in staat zijn presentaties te volgen. Zo kom je er
op tijd achter of er wellicht een Chinese of Franse
tolk ingehuurd moet worden om de presentaties te
vertalen. Dit komt vervolgens weer de communicatie
tijdens het congres ten goede.”
Bedenk daarom goed welke informatie je nodig hebt
om je congres optimaal in te richten en zorg ervoor
dat alle deelnemers je die informatie verstrekken,
direct met de inschrijving.
Richt de zaal goed in
Alle details met betrekking tot de zaal en ontvangst
– van opstelling tot techniek - moeten besproken en
vastgelegd worden met de congreslocatie, toeleveranciers en catering. Slechte communicatie met hen
kan leiden tot een verkeerd verwachtingspatroon,
met het risico dat het op de dag zelf niet goed loopt.
Richting de bezoeker is het belangrijk om te bedenken wat de meest ideale zaalopstelling is.
In een theateropstelling bijvoorbeeld gaan mensen
in de luistermodus en krijg je niet veel interactie,
waardoor deze opstelling wel geschikt is voor een
keynote, maar niet voor een interactieve break-out
sessie.
Omdat er zoveel vragen te beantwoorden zijn, om
problemen èn slechte communicatie met de bezoeker te voorkomen, heeft Wittelaar een belangrijke
tip voor congresorganisatoren met weinig ervaring:
“Maak gebruik van de kennis die een Professional
Congress Organiser (PCO) en/of de congreslocatie
in huis heeft. Zo hoef je niet zelf alles uit te vinden.”
Nazorg
Ook de communicatie na afloop van het congres
is belangrijk. Een bedankje en foto’s delen is ondertussen vrij standaard geworden, maar meestal
houdt het daar dan mee op. De Boer denkt dat er in
de ‘nazorg’ nog een wereld te winnen is. “Denk aan
een mailinglijst van de deelnemers ter verzending
van een nieuwsbrief of een uitnodiging voor een
volgend congres. Een congres is nog te vaak een
project met een kop en een staart, terwijl het eindpunt van het congres juist het startpunt voor het
volgende congres zou moeten zijn.”
ROTTERDAM PARTNERS
CONVENTION BUREAU
Rotterdam Partners Convention
Bureau helpt organisatoren bij hun
communicatie over Rotterdam als
congresbestemming. Niet alleen richting (potentiële) deelnemers maar ook
naar pers toe. Voorafgaand het congres
voorziet zij de organisator – via een
congress kit - van up-to-date teksten
en beeldmateriaal van Rotterdam,
om bijvoorbeeld op de congreswebsite te plaatsen. Tijdens het congres
ontvangen bezoekers een gratis
stadsplattegrond en een speciaal voor
hen samengestelde restaurantgids, om
wegwijs te raken in de stad. Daarnaast
helpt Rotterdam Partners Convention
Bureau bij het opstellen en versturen
van persberichten. Dit laatste kan
overigens ook de communicatie met
potentiële sponsors vergemakkelijken.
Neem voor meer informatie contact
op met Joyce Wittelaar
(Account Manager Associaties)
[email protected]
www.rotterdampartners.nl
TRENDS IN CONGRESCOMMUNICATIE
ASSOCIATIE SYMPOSIUM
ROTTERDAM
Deelnemers vooraf en tijdens het congres
laten meedenken over het programma, om
vragen en ideeën te genereren
Het online en via social media aanbieden
van actuele congresinformatie om vooraf
de betrokkenheid te vergroten
Gebruik maken van apps ter ondersteuning
van het programma
Het inzetten van digitale posterborden
(met touchscreens)
Online aanbieden van presentaties van
sprekers tijdens en na het congres
Delen van foto’s en video’s tijdens en
na het congres
“Waar sprekers vroeger volledige vrijheid kregen,
ligt de regie steeds meer in handen van de organisatie zelf”, constateert Sittrop. “Stem daarom goed
af met de spreker dat de inhoud van de keynote of
presentatie voldoende aansluit bij het thema van
het congres.”
Maar net zo belangrijk: vraag jezelf af of iemand
wel een goede spreker is en hoe hij presenteert.
“Daarmee raken we soms wel een gevoelige snaar.
Hoogleraren doen dit soort werk al jaren en zijn niet
gewend om gecorrigeerd te worden. Het wil echter
niet zeggen dat ze altijd boeiende sprekers zijn. De
jongere generatie is al veel beter getraind in het
geven van presentaties. Ze zijn ook meer gewend
om nieuwe manieren van communicatie in te zetten
om hun presentatie te ondersteunen.”
Wil je zeker weten dat je als organisator
alle communicatie-uitdagingen het
hoofd weet te bieden? Bezoek dan het
jaarlijkse Associatie Symposium Rotterdam van Rotterdam Partners Convention
Bureau, op dinsdag 10 maart 2015.
Het congres staat dit jaar geheel in het
teken van communicatie en is speciaal
voor mensen die in het dagelijks leven
geen congresorganisator zijn.
Kijk voor meer informatie op
www.rotterdam.info/symposium
Sfeerfoto’s van de locatie, in dit geval
Rotterdam, laten de potentiële deelnemer
zien hoe aantrekkelijk de congresstad is.
Convention Bureau

Download Report