ONDERZOEK JAARSTUKKEN 2013

Rekenkamercommissie (plus)
Apeldoorn
ONDERZOEK
JAARSTUKKEN 2013
13 mei 2014
Rekenkamercommissie (plus)
ONDERZOEK JAARSTUKKEN 2013
Inhoudsopgave
0.
Samenvatting en aanbevelingen
3
1.
Inleiding
5
2.
Kwaliteit verantwoording jaarstukken
5
3.
Prestaties in 2013
7
4.
Financiële positie en thema’s toekomst
12
5.
Financieel beheer en bedrijfsvoering
16
Bijlagen :
1
2
3
Onderzoeksverantwoording
Checklist uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport
jaarstukken 2012
Ambtelijke beantwoording schriftelijke vragen
commissie en overlegverslag met ambtelijke organisatie
(exclusief bijgevoegd voor de gemeenteraad)
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
2
0.
Samenvatting en aanbevelingen
In financieel opzicht is Apeldoorn in 2013 te vergelijken met een auto die langs de rand van de
afgrond rijdt. De gemeente bevindt zich in de gevarenzone en het zal enige jaren duren voordat
we van de gevaren verlost zijn. Van de gemeenteraad vraag dat: twee handen stevig aan het
stuur, de blik voortdurend gericht op herstel en uithoudingsvermogen tonen.
Los van de beeldspraak: de jaarstukken geven zowel financieel positief als zorgwekkend nieuws:
het financiële tekort over 2013 is minder dan begroot, maar daar staat tegenover dat de
reserves en vermogenspositie een lichte verslechtering tonen.
Kijkend naar prestaties en ontwikkelingen maken de jaarstukken in vergelijkbare zin positieve en
zorgwekkende feiten zichtbaar. Dat levert een gemengd beeld.
Voorbeelden van positieve signalen zijn de toegenomen veiligheid in de stad (minder misdrijven),
het succes van afvalscheiding (minder restafval), de verbeterde bereikbaarheid van de
Binnenstad en de beloftevolle aanpak van het jeugdbeleid (CJG4kracht).
De meeste zorgpunten hangen samen met de lange doorwerking van de kredietcrisis. Zo telt
Apeldoorn in 2013 minder arbeidsplaatsen, het beroep op de bijstand en het minimabeleid nam
toe, er was meer leegstand van winkelpanden, de woningbouw bleef achter bij de verwachting
en de parkeeropbrengsten van de gemeente namen af.
In het onderzoek van de jaarstukken, dit jaar uitgevoerd door een commissie van de raad met
ondersteuning van de rekenkamercommissie, is extra aandacht besteed aan enkele belangrijke
thema’s voor de toekomst. Meest in het oog springend is de opgave om de nieuwe taken op het
gebied van zorg (Wmo-begeleiding), jeugdzorg, en werk en inkomen (Participatiewet) binnen de
gemeente goed te laten landen. De decentralisaties gaan gepaard met forse bezuinigingen. De
onrust die dit veroorzaakt in de samenleving vult doorlopend zendtijd en pagina’s in alle media.
In Apeldoorn is in 2013 hard gewerkt om in dialoog met belanghebbenden en instellingen de
decentralisaties voor te bereiden. Die aanzet is positief. Vanuit het perspectief van de
gemeenteraad is het zaak zodanige afspraken te maken dat de maatschappelijke en financiële
gevolgen van de taakuitvoering straks goed te volgen zijn en de raad zijn politieke
verantwoordelijkheid kan waar maken.
Veel taken worden geheel of gedeeltelijk in de vorm van regionale samenwerking uitgevoerd.
Ook op dat punt moet de gemeenteraad alert zijn wil hij straks niet buitenspel staan.
Daarnaast is de commissie nagegaan op welke wijze eerder onderzochte politieke thema’s in
2013 zijn aangepakt: het op orde brengen van het grondbedrijf, het beleid ten aanzien van de
vastgoedportefeuille en - in belang zeker niet in de laatste plaats - de gemeentelijke
reorganisatie. Als lichtpunten in de bedrijfsvoering noemt de commissie dat de ingrijpende
reorganisatie relatief soepel is verlopen en het feit dat het denken over risico’s en
risicobeheersing in 2013 een stevige impuls heeft gekregen.
Ook is de commissie verheugd over het feit dat er voor het eerst een ‘Jaarstukken in
Vogelvlucht’ is opgesteld. Dat document maakt de verantwoording van de gemeentelijke
prestaties voor iedereen in de stad die daar interesse in heeft een stukje toegankelijker.
De commissie reikt de gemeenteraad in dit rapport een achttal aanbevelingen aan.
Aanbeveling 1 aan het college
Evalueer of het document Jaarstukken in Vogelvlucht als informatievoorziening bij de
burgers aanspreekt en vraag (een panel van) burgers zelf om tips en verbeterpunten.
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
3
Aanbeveling 2 aan het college
Maak in de jaarstukken analyses en geef trendbeschouwingen die bruikbaar zijn voor het
opstellen van de Voorjaarsnota - het formuleren van het beleid in de volgende
begrotingscyclus.
Aanbeveling 3 aan het college
Neem in de vaste documenten in de jaarcyclus (begroting/MPB, Turap en Jaarstukken)
de komende jaren een ‘barometer’ op waarop de gemeenteraad kan aflezen waar de
gemeente staat op de weg naar financieel herstel.
Aanbeveling 4 aan de gemeenteraad
Geef het college duidelijk aan welke wensen er leven over de inrichting van de
meerjarenprogrammabegroting 2015-2018 specifiek met het oog op een goede sturing
en verantwoording van de drie decentralisaties.
Aanbeveling 5 aan de gemeenteraad
Overweeg tijdelijk een raadsbegeleidingscommissie in te stellen die de agendering van
informatievoorziening en besluiten over de drie decentralisaties in de politieke markt en
de gemeenteraad voorbereidt.
Aanbeveling 6 aan het college en de organisatie
Overweeg om tijdelijk een aparte functionaris vrij te maken als controller voor het
risicodossier van de drie grote decentralisaties – 3D.
Aanbeveling 7 aan het college
Leg de gemeenteraad zo snel mogelijk – liefst voor de zomer – een kwalitatieve herijking
van het woningbouwprogramma voor en leg - bij noodzaak van kaderwijzigingen – deze
kaderwijzigingen al in 2014 aan de gemeenteraad ter besluitvorming voor.
Aanbeveling 8 aan het college en de organisatie
Zorg ervoor dat de volgende jaarstukken een adequate verantwoording bevat van de
organisatieontwikkeling, de formatie en de personeelskosten.
Tot slot melden wij dat de rekenkamercommissie de intentie heeft om de gemeenteraad voor de
zomer in een aparte brief van advies dienen over de relatie van de gemeente met verbonden
partijen en de rol van de gemeenteraad bij de kaderstelling en het toezicht op verbonden partijen.
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
4
1.
Inleiding
De rekenkamercommissie heeft tot opdracht om onderzoek te doen naar de jaarstukken
en daarover advies uit te brengen aan de gemeenteraad. Het onderzoek naar de
jaarstukken 2013 is in eerste instantie uitgevoerd door een commissie van de Raad en
afgerond door een verbrede rekenkamercommissie. In bijlage 1 is een
onderzoeksverantwoording opgenomen. Conclusies en aanbevelingen in dit rapport
worden door alle leden van de verbrede commissie gedeeld.
2.
Kwaliteit verantwoording jaarstukken
Met de jaarstukken legt het college aan de gemeenteraad integraal verantwoording af
over het gevoerde beleid. De jaarstukken hebben ook een functie in de verantwoording
van het gemeentebestuur aan de Apeldoornse bevolking. De commissie bekijkt elk jaar
hoe de kwaliteit van de jaarstukken zich ontwikkelt.
De commissie constateert ten aanzien van de kwaliteit van de verantwoording de
volgende punten.
2.1 Jaarstukken in Vogelvlucht
Voor het eerst heeft het college een apart document ‘Jaarstukken in Vogelvlucht’. Dit
document vervangt de vroegere nota van aanbieding.
Wij zien de Jaarstukken in Vogelvlucht als een geslaagde eerste poging om kort en
krachtig verantwoording af te leggen aan de raad maar ook aan de geïnteresseerde
burger. Het stuk is vlot leesbaar, geeft financieel inzicht in de positie van de gemeente
en neemt de lezer per beleidsprogramma mee in de belangrijkste verrichtingen. Als
verbeterpunten voor een volgende editie noteren wij:
o het opnemen van een korte analyse en beschouwing over de structurele ontwikkeling
van de stad en de dorpen en hoe het college de trends duidt;
o het meer overall verantwoorden op effecten van beleid (in plaats van de krenten uit
de pap belichten van wat er is verricht);
o naast de dashboardverantwoording ook in de beleidsprogramma’s eerlijk melden wat
er minder goed gaat en welke ontwikkelingen zorgen baren (nu overheersen de
succesverhalen – zie voorbeelden van zorgelijke ontwikkeling in hoofdstuk 2 van dit
rapport);
o de lasten-baten cirkels per programma beter begrijpbaar maken; de veelheid van
kleine posten en kleuren is niet goed onderscheidend – misschien is het beter het
aantal posten te beperken; voor een beter begrip is het ook wenselijk om de omvang
van de cirkels in verhouding te brengen met het de onderstaande bedragen;
o in de Jaarstukken in Vogelvlucht in de verantwoording per programma de
belangrijkste meldpunten van jaar op jaar vasthouden, bijv. het algemene beeld van
de kwaliteit van de openbare ruimte in programma 3.
De commissie vindt het van belang dat het document Jaarstukken in Vogelvlucht actief
met de inwoners van Apeldoorn wordt gecommuniceerd.
Aanbeveling 1 aan het college
Evalueer of het document Jaarstukken in Vogelvlucht als informatievoorziening bij de
burgers aanspreekt en vraag (een panel van) burgers zelf om tips en verbeterpunten.
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
5
2.2 Wat is gedaan en wat is bereikt
In het algemeen ligt het zwaartepunt van de verantwoording ook in de jaarstukken 2013
nog bij wat college en organisatie hebben gedaan en niet bij wat er is bereikt.
De commissie pleit er al vele jaren voor om daar verandering in te brengen.
De concerncontroller ondersteunt die gedacht in zijn bericht aan het college. De
jaarstukken zouden analyses en trendbeschouwingen moeten bevatten die bruikbaar zijn
bij het opstellen van de Voorjaarsnota en de nieuwe begroting. De commissie neemt er
kennis van dat op dit moment wordt gewerkt aan een nieuwe moderne begrotingsopzet
die gerichter inzet op effectsturing en –meting.
De rekenkamercommissie omarmt het idee om het verbeterproces allereerst vanaf de
begroting aan te pakken. De doorwerking naar de jaarstukken moet dan volgen.
Een extra uitdaging voor de lokale politiek is dat de gemeente steeds meer beroep doet
op de samenleving om zelf zaken te verwezenlijken. Van de burgers als klant naar de
burger als medeproducent. Dat vraag een andere manier van denken en ook van meten
van resultaten, bijvoorbeeld over de inzet van gesubsidieerde instellingen.
De rekenkamercommissie verwacht voor de zomer een rapport af te ronden over de
sturing in het domein van zorg en welzijn die nieuw licht werpt op dit vraagstuk.
De gemeentesecretaris heeft in het overleg met de commissie gemeld dat binnen de
organisatie wordt ingezet op kwalitatieve resultaatsturing tussen leidinggevenden en
medewerkers. Zij verwacht dat die aanpak zal doorwerken in een meer optimale sturing
raad-college-organisatie.
Aanbeveling 2 aan het college
Maak in de jaarstukken analyses en geef trendbeschouwingen die bruikbaar zijn voor het
opstellen van de Voorjaarsnota - het formuleren van het beleid in de volgende
begrotingscyclus.
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
6
3.
Prestaties in 2013
O
1
O
2
3
Toelichting
financiën
Financieel herstel verloopt volgens plan
leefbaarheid
Leefbaarheid centrum, wijken en dorpen
op peil-positief o.a.Caterplein, Brinkpark
Afname aantal misdrijven
veiligheid
+
+
bereikbaarheid
parkeren
--4
Onderwerp
openbare
ruimte
afval
+
??
??
5
energie
onderwijs
jeugd
+
bijstand
--
6
werk
O
participatie
O
schuldhulp
O
minima
---
7
??
+
--
8
??
--
9
welzijnsaccomodaties
huishoudelijke hulp
vervoersvoorzieningen
culturele
voorzieningen
sporten
woningbouw
bedrijvigheid
O
--
werkgelegenheid
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
Pagina
jaarstukken
Niet eenduidig
Zorgelijke
ontwikkeling
Stabiel
Positieve
ontwikkeling
PROGRAMMA
De Jaarstukken in Vogelvlucht geven een globaal beeld van de in 2013 bereikte resultaten
en de stand van de dashboardonderwerpen. De rekenkamercommissie heeft ten behoeve
van de raad op hoofdzaken een eigen analyse gemaakt van ontwikkelingen en prestaties in
2013. Markante punten zijn in één overzicht samengevat.
JIV
7/8
54
72
Bereikbaarheid Binnenstad per auto
(sinds 2008) is sterk verbeterd.
Parkeeropbrengsten onder druk
79
Kwaliteit openbare ruimte achter bij
gewenst niveau.
Reductie restafval loopt voor op
planning.
Geen meetgegevens over resultaten
aanpak Apeldoorn Energieneutraal.
Aantal schoolverlaters lager dan in
2012 maar hoger dan geraamd.
CJG4kracht is in toenemende mate
succesvol
Toename bijstandsgerechtigden met
5,1% (2012: 10 %)
Doelstelling uitstroom (wwb-ers) uit
bijstand behaald
Project Talent doelstelling mensen op
participatieplaatsen gehaald
doelstelling geslaagde schuldhulpverleningstrajecten bijna behaald
Gebruik RegelRecht gestegen met 6% ;
91
Duidelijkheid wijkvoorzieningen n.a.v.
scan vertraagd
Besparingen efficiencymaatregelen
Wmo 14%; effect onzeker.
Besparingen vervoersvoorzieningen
Wmo zonder nadelig effect
Gebruik voorzieningen neemt af (minder
aanbod /belangstelling)
Afname sporten door inwoners vgl.
norm Sportdeelname Onderzoek
Uitgifte grond woningbouw lager dan
prognose.
Uitgifte bedrijfsterrein licht boven
raming
Aantal arbeidsplaatsen in absolute zin in
2013 gedaald.
84
95
98
105/
114
113
118
120
120/
127
127
124
131
137
138
146/
151
155
167
167
174
7
3.1 Enkele aandachtspunten uit de beleidsverantwoording per programma
Algemeen
In algemene zin laat het overzicht zien dat 2013 geen jaar zonder zorgen was.
Werkgelegenheid en inkomens van huishoudens stonden sterk onder druk. Meer mensen
raakten afhankelijk van bijstand of moesten een beroep doen op het minimabeleid.
Bedrijven en ondernemers hadden het zwaar, getuige bijvoorbeeld de leegstand van
winkels in de binnenstad. Culturele instellingen kregen in hun bedrijfsvoering ook
klappen, èn door minder bezoekers èn door de opgelegde bezuinigingen. De gemeente
kon minder grond voor woningbouw uitgeven, zelfs als we dit vergelijken met de toch al
laag gestelde prognose. Voor een herstel van de wegen viel wel het startschot maar er
konden in 2013 nog weinig meters worden gemaakt. De kwaliteit van openbare ruimte
ligt nog achter op het gewenste niveau.
Programma 2 Veiligheid
Landelijk deed zich in 2013 een dalende tendens in het aantal geregistreerde misdrijven
voor. De gemeente Apeldoorn scoort daarin iets beter dan gemiddeld. Een verheugende
ontwikkeling.
Programma 3 Openbare ruimte
De bereikbaarheid van de binnenstad voor auto’s krijgt van de Apeldoornse burger een
beter rapportcijfer dan 5 jaar geleden. Een verklaring hiervoor is de realisatie van
projecten als de tunnel Zutphensestraat. Door de crisis nemen de opbrengsten van de
parkeergarages af. Een exploitatieonderzoek moet de raad in 2014 zicht geven op een
oplossing (jaarstukken p.83).
Programma 4 Energieneutraliteit, milieubescherming, etc.
Het beleid gericht op beperking van het restafval verloopt iets beter dan verwacht.
Knelpunt is het hoge aantal storingen van ondergrondse containers. Uit beantwoording
van de vragen (bijlage 3, vraag 14) blijkt dat een sterke daling van de storingen pas eind
2015 verwacht wordt.
Programma 6 Werk, inkomen en arbeidsmarkt
Het volume uitkeringsgerechtigden in Apeldoorn is in 2013 gestegen met 5,1% (van
3.127 naar 3.287 personen). Dat is minder dan de stijging in 2012 (10%).
Minstens zo belangrijk is te kijken naar wat er gedurende het jaar gebeurde. Een korte
analyse leert het volgende. De totale instroom (personen die in 2013 een uitkering
hebben aangevraagd) bedroeg 1.893 personen. Aan 1.490 instromers werd een
uitkering toegekend (85%). De aanleiding om een uitkering aan te vragen is in een aantal
grove categorieën in te delen.
Reden aanvraag uitkering
Verlies betrekking, bedrijf, of ander inkomen
Beëindiging WW-uitkering
Beëindiging huwelijk, relatie etc.
Opname instelling of kliniek
Beëindiging studie
Overige redenen
percentage
22
15
20
10
3
30
100
De WW-uitkering zorgt met enige vertraging voor aanvragen van een gemeentelijke
bijstandsuitkering. Het is goed er nota van te nemen dat het aantal WW-uitkeringen in
2013 in Apeldoorn is gestegen met 39% (van 2.961 personen naar 4.118 personen1).
Die ‘golf’ krijgt de gemeente nog op een later tijdstip te verwerken.
1
Cijfers UWV, zie vierde kwartaalbericht 2013 BenW aan de gemeenteraad.
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
8
Naar reden van uitstroom is vergelijkbaar een grove uitsplitsing te maken.
Reden uitstroom uit gemeentelijke uitkering
Naar Werk
Verhuizing
Relatie, partner etc.
Detentie
AOW
Start studie (studiefinanciering)
Overige redenen
percentage
32
16
6
5
4
3
34
100
Met uitzondering van de groep boven 55 jaar is het aandeel uitstroom naar werk voor
verschillende leeftijden redelijk gelijkmatig (tot 27 jaar effectief 36%, van 27-55 jaar
effectief 33 %, na 55 jaar 19%). Mensen boven de 45 jaar zijn zwaar vertegenwoordigd
in het uitkeringsbestand.
Actieve uitkeringen Apeldoorn naar leeftijdscategorie
1000
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
0-22
23-26
27-34
35-44
45-54
55-65
De commissie heeft kennis genomen van de eerste evaluatie Direct Actief en deze
evaluatie betrokken in het overleg met de gemeentesecretaris een de eenheidsmanager
Werkplein Activerium. De eerste ervaringen met de training en werkervaring Direct
Actief zijn positief. De aanpak gaat uit van investeren in mensen. Getracht wordt
mensen over de drempel te helpen, ook met eenvoudig werk zodat zij meer kans hebben
op een baan.
Het aantal mensen dat een beroep deed op RegelRecht steeg van 10.540 naar 11.124,
een stijging met 5,5%.
Programma 7 Zorg en welzijn
Het uitvoeringsprogramma van de wijkvoorzieningenscan is vertraagd, omdat de totale
opgave rond het maatschappelijk vastgoed omvangrijker en ingewikkelder is dan vooraf
voorzien. Op vragen van de commissie is meegedeeld dat het voornemen is om de
gemeenteraad voor de zomer van 2014 inzicht te geven in het verloop en de
haalbaarheid van de krimp in het maatschappelijk vastgoed (bijlage 3 vraag 25).
Op de zorgverlening in natura van huishoudelijke hulp is in 2013 een voordeel van € 2
miljoen behaald (14% van het totale budget van € 18,4 miljoen). Oorzaak ligt in lagere
uurtarieven na de nieuwe aanbesteding in 2012 en in minder uren per cliënt. Ook bij
cliënten met een persoonsgebonden budget (PGB) daalde het aantal uren mede dankzij
een kritische toets en intensievere verantwoordingsplicht van het PGB. Door de
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
9
bezuinigingen nam het aantal bezwaarzaken in 2013 toe. In antwoord op vragen van de
commissie is verzekerd dat bezuinigingen niet hebben geleid tot nadelige effecten voor
cliënten als bijvoorbeeld vervuiling van de woning (bijlage 3, vraag 28). Het college stelt
in de jaarstukken (p.138) dat nog ingrijpendere maatregelen nodig zijn om met ingang
van 2015 de rijksbezuiniging van 40% op te vangen.
Programma 9 Ruimtelijke ontwikkeling, economie en wonen
Weliswaar lag de start bouw van nieuwe woningen in 2013 iets hoger dan de prognose
(290 tegen 230 geraamd), maar dat vertaalde zich niet in een hogere uitgifte van
gemeentegrond. Integendeel, ten behoeve van woningbouw verkocht het grondbedrijf
€ 3,1 miljoen minder grond dan in de begroting was geraamd. Een deel van de verklaring
hiervoor ligt in het feit dat de verwachtingen over grondverkopen aan ontwikkelaars in
de particuliere huursector niet zijn uitgekomen. Een aantal ontwikkelaars wacht op
toestemming van de belegger om een project te starten (bijlage 3, vraag 48).
De uitgifte van bedrijventerreinen gaf in 2013 een licht voordeel te zien: 2,1 ha
uitgegeven tegen 1,5 ha geraamd. In 2012 werd nog 6,5 ha bedrijfsterrein uitgegeven.
Het areaal reserveringen voor bedrijfsterrein daalde aanzienlijk (van 13 ha eind 2012 naar
2,7 ha eind 2013).
Na jaren van groei is het aantal arbeidsplaatsen in Apeldoorn in 2013 met 1,5 %
afgenomen. Het aantal arbeidsplaatsen in de groot- en detailhandel daalde iets sterker:
met 3,9% (van 13.109 naar 12.598). De jaarstukken geven nog geen cijfermatig zicht
op resultaten van het programmaplan Hergebruik en Leegstand dat op 13 december
2012 in de politieke markt Apeldoorn is besproken.
Naast de analyse van de beleidsprestaties belicht de rekenkamercommissie de
investeringen vanuit de BROA en de ontwikkeling van de legesinkomsten.
3.2 BROA
De uitgaven ten laste van de Bestemmingsreserve Ontwikkeling Apeldoorn (BROA) zijn
een graadmeter voor het ambitieniveau van de gemeente. In 2012 is een intensieve
projectenscan uitgevoerd en is door veel geplande projecten een streep is gehaald. Dat
was nodig om de grote tekorten van het grondbedrijf voor een deel af te dekken.
In dat licht is het opmerkelijk dat het investeringsniveau ten laste van de BROA in 2013
toch hoog is gebleven: € 11,9 miljoen. Gedeeltelijk wordt dit veroorzaakt doordat het
college eenmalig versneld een bedrag van € 3,4 miljoen aan de BROA onttrekt als
bijdrage aan het plantekort Anklaar. Verder zijn grote uitgaven gedaan ten behoeve van
de herinrichting Caterplein: bruto € 1,7 miljoen en voor investeringen in de Kanaalzone:
€ 4,9 miljoen.
Uit ervaring is bekend dat de investeringsuitgaven in het kader van de BROA meestal
substantieel achterblijven bij de ramingen. In 2013 is het verschil tussen begroot na
wijziging en realisatie beperkt tot € 2,1 miljoen. Zie de jaarstukken p. 267 e.v.
Overzicht investeringen BROA 2009-2013 (mln. euro)
Begroot primair
Begroot na
wijziging
Realisatie
2009
2010
2011
2012
2013
25,9
17,0
24,4
17,9
15,6
8,5
17,8
17,7
19,4
14,0
9,9
6,7
5,8
16,2
11,9
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
10
3.3 Legesinkomsten gemeente
De inkomsten van verschillende leges zijn in 2013 zijn opnieuw achtergebleven bij de
ramingen.
Overzicht afname enkele legesinkomsten 2011-2013 (x 1.000 euro)
realisatie
2011
Afvalstoffen
heffing
Parkeerbelasting
Precario2
Bouwleges 2011/
Omgevingsvergunning v.a.
2012
Vergunningen
Publiek domein
(horeca, evenementen, etc.)
Marktgelden
realisatie
2012
raming
2013
realisatie
2013
verschil met
de raming
14.925
15.740
16.692
16.308
- 2,3 %
3.927
492
3.693
3.531
478
5.193
4.246
649
4.864
3.409
532
2.609
- 19,7 %
- 18,0 %
- 46,4 %
196
225
216
178
- 17,6 %
326
317
355
333
- 6,2 %
Zie jaarverslag, paragraaf Lokale heffingen p. 233 e.v.
De cijfers illustreren de terughoudendheid van ondernemers en consumenten in hun
bestedingspatroon.
Parkeerbelasting
Overzicht kosten en opbrengsten parkeren 2013 (x € 1.000)
Locatie / soort
Kortparkeren Garage Marktplein
Kortparkeren Garage Koningshaven
Kortparkeren Garage Brinklaan
Maaiveld totaal
Vergunningen maaiveld plus garages
Totaal
Kosten
616
210
200
280
133
1.439
Opbrengsten
1.698
195
359
1.351
531
4.134
Rendement
1.082
-15
159
1.071
398
2.695
De opbrengsten van parkeerbelastingen blijven ver achter bij de ramingen. Op een vraag
van de commissie is gemeld dat het college voor de zomer de resultaten van het
exploitatieonderzoek parkeren bekend kan maken.
Leges omgevingsvergunning
Opmerkelijk is de dramatische daling van de legesinkomsten voor de afgifte van
omgevingsvergunningen (ver- en nieuwbouw) in 2013.
De oorzaak ligt volgens ambtelijke analyse niet in de terugloop van het aantal
vergunningaanvragen: in 2013 waren er 726 vergunningaanvragen tegen in 2012 735
aanvragen. De reden is vooral de terugloop van het aandeel grote plannen in het totaal
van de legesopbrengsten (leges naar rato van de bouwsom). In 2013 waren er slechts 8
aanvragen voor projecten met een bouwsom > € 1,5 miljoen (opbrengst € 1,0 miljoen),
terwijl in 2012 dit aantal op 24 aanvragen lag (opbrengst € 3,3 miljoen).
2
Cijfers 2010, 2011 en 2012 omdat precario 1 jaar na gebruik worden opgelegd.
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
11
Opmerkelijk is ook dat de gemeente volgens de ontvangen gegevens € 1,2 miljoen aan
kosten maakt voor handhaving en controle op bouwbeschikkingen, maar daarvan € 0,9
miljoen niet aan de bouwleges kan toerekenen!
4 Financiële positie en thema’s toekomst
4.1 Financiële positie
De commissie beziet de financiële situatie van de gemeente met gemengde gevoelens.
Relatief positief is dat Apeldoorn het boekjaar 2013 afsluit met een kleiner nadelig saldo
dan begroot. Voor bestemming is het resultaat nu € 2,8 miljoen negatief terwijl in de
begroting nog met een tekort van € 12 miljoen was gerekend. Door het relatieve
voordeel kan de eerdere onttrekking uit de algemene reserve voor een deel weer worden
teruggedraaid.
Zorgelijk is de stand van de Algemene Reserve (AR). Het niveau van de AR is gedaald
van € 13,1 miljoen negatief (1 januari 2013) naar € 25,0 miljoen negatief (31 december
2013). De gewenste risicobuffer in de Algemene Reserve is in de weerstandparagraaf
berekend op € 12,4 miljoen. Feitelijk is er dus sprake van een tekort in de Algemene
Reserve van € 37,4 miljoen. Daar staat, exclusief de Algemene Reserve Grondbedrijf,
een positief saldo van € 46,1 aan bestemmingsreserves tegenover. Echter, een deel van
die reserves is in geval van nood niet direct inzetbaar om tegenvallers te compenseren.
De algemene reserve van het grondbedrijf (ARG) komt na verwerking van het tekort over
2013 uit op € 15,2 miljoen. De minimaal benodigde hoogte van de ARG is in het MGP
berekend op € 20,5 miljoen.
Zorgelijk is ook dat het eigen vermogen gedaald is van € 51 miljoen eind 2012 naar € 42
miljoen eind 2013.
Met een totale balanswaarde eind 2013 van € 768,7 miljoen daalt de solvabiliteitsratio3
van ruim 6% in 2012 naar 5,5% in 2013. Voor een gezonde gemeente is een
solvabiliteitsratio van 20 – 25 % normaal. Daar blijft Apeldoorn ver van verwijderd.
De commissie steunt het advies van de concerncontroller om in de begroting en de
jaarstukken in het vervolg een meerjarige doorkijk van de vermogenspositie (en de
belangrijkste reserves) op te nemen, zodat beter zicht ontstaat op het pad van financieel
herstel.
Daarop aansluitend: De financiële bijlage bij het nieuwe bestuursakkoord geeft een
heldere definitie van financieel herstel. Het zou goed zijn als in de belangrijke
documenten in de jaarcyclus steevast getoetst wordt in hoeverre de gemeente voortgang
maakt op de weg naar financieel herstel.
Aanbeveling 3 aan het college
Neem in de vaste documenten in de jaarcyclus (begroting/MPB, Turap en Jaarstukken)
de komende jaren een ‘barometer’ op waarop de gemeenteraad kan aflezen waar de
gemeente staat op de weg naar financieel herstel.
4.2 Belangrijke thema’s voor de toekomst
Kijkend in de toekomst zijn enkele thema’s in beleidsmatig en financieel opzicht bepalend
voor de sturing door de gemeenteraad. Bij deze thema’s wil de commissie in het
bijzonder stil staan. Aan elk van deze thema’s is onvermijdelijk een aanzienlijk risico
verbonden.
3
Onder solvabiliteitsratio verstaan wij het eigen vermogen in verhouding tot de totale balanswaarde (totaal vermogen).
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
12
Risicomanagement algemeen
Vooraf merken wij op dat de commissie in haar onderzoek vorig jaar een uitvoerige en
kritische beschouwing ten aanzien van het risicomanagement heeft gegeven.
De commissie constateert verheugd dat de alertheid ten aanzien van risico’s en
risicobeheersing in het afgelopen jaar een flinke impuls heeft gekregen. Dit mede dankzij
een actieve inzet van de concerncontroller. De gemeenteraad heeft januari 2014 in een
werkbijeenkomst met de accountant van het risicomanagement nieuwe stijl kennis
genomen en vervolgens in de politieke markt ingestemd met de nota risicomanagement.
De organisatie is hiermee op de goede weg, al zijn er - zo geeft de concerncontroller aan
– nog stappen te zetten. Zo moet ondermeer de verplichte paragraaf risico’s in de
raadsvoorstellen daadwerkelijk inhoud krijgen en geen ‘verplicht nummer’ blijven.
Verder constateren wij dat de kwaliteit van de paragraaf weerstandsvermogen is
verbeterd. Dat toont aan dat het denken over risico’s en risicobuffers vooruit gaat.
De gemeenteraad zal zelf het toezicht op en het denken over risico’s en risicobeheersing
actief moeten blijven steunen.
Drie decentralisaties in het sociaal domein
De drie grote decentralisaties in het sociale domein stellen de gemeente voor en megaopgave. Er resten nog zeven maanden (bij de Participatiewet 13 maanden) om de
inrichting, uitvoering en bekostiging van de nieuwe taken goed te regelen.
Apeldoorn heeft is vergelijking met veel andere gemeenten al ver gevorderd met de
kaderstelling en de aanzetten tot uitvoering op de Wmo-begeleiding en de Jeugdzorg.
De gemeenteraad is in de vorige bestuursperiode zeer actief bij de voorbereiding
betrokken. Het is van groot belang dat de nieuwe gemeenteraad deze dossiers op de
voet blijft volgen en zich ook uitspreekt over de inrichting van de begroting 2015 zodat
de decentralisaties herkenbaar zijn in de vaste sturings- en verantwoordingsdocumenten. Er moeten verordeningen worden vastgesteld, zodat er naast de
beleidsmatige kadernota’s ook kaders zijn voor de uitvoering.
De gemeenteraad moet aandringen op een goede monitoring van de maatschappelijke
effecten en de financiële gevolgen van de transities.
Landelijk zijn veel aannames gedaan over bijvoorbeeld de efficiencywinst die gemeenten
kunnen bereiken en het tempo waarmee gemeenten en instellingen meer een beroep
kunnen doen op eigen kracht van de burgers en hun netwerk. Of de uitvoering van de
plannen en kostenbesparing in het gedachte tempo acceptabel en haalbaar zijn, is hoogst
onzeker. De rekenkamercommissie hoopt voor de zomer een bijdrage te leveren aan het
denken over de meetbaarheid van de effecten van het beleid en de rol van burgers in het
sociale domein. Dit met het rekenkameronderzoek onder de werktitel “Sturing op zorg en
welzijn”.
Binnen de gemeentelijke organisatie is een aparte stuurgroep ingesteld die de processen
van de drie decentralisaties aanstuurt. De omvang en complexiteit van de operatie brengt
de commissie op de vraag op welke wijze de control op de decentralisaties is
georganiseerd. In de nieuwe cultuur van Apeldoorn is het meer en meer gebruik de
kritische blik en tegenspraak expliciet te organiseren. Zo is er een zelfstandige
concerncontroller en heeft de organisatie goede ervaringen met de aanwijzing van een
aparte controller voor het risicodossier Grondbedrijf. Wellicht verdient het overweging
voor het risicodossier van de drie grote decentralisaties - 3D (tijdelijk) ook een aparte
functionaris als controller vrij te maken.
Aan de kant van de raad is een soortgelijke afweging te maken. De gemeenteraad heeft
met het rapport Dualisme en Controle 2.04 de optie open gelaten om aparte
kennisgroepen in te stellen bijvoorbeeld voor zware dossiers als in dit geval de grote
decentralisaties.
4
Rapport Dualisme en Controle 2.0, vastgesteld in de gemeenteraad van 25 april 2013.
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
13
Aanbeveling 4 aan de gemeenteraad
Geef het college duidelijk aan welke wensen er leven over de inrichting van de
meerjarenprogrammabegroting 2015-2018 specifiek met het oog op een goede sturing
en verantwoording van de drie decentralisaties.
Aanbeveling 5 aan de gemeenteraad
Overweeg tijdelijk een raadsbegeleidingscommissie in te stellen die de agendering van
informatievoorziening en besluiten over de drie decentralisaties in de politieke markt en
de gemeenteraad voorbereidt.
Aanbeveling 6 aan het college en de organisatie
Overweeg om tijdelijk een aparte functionaris vrij te maken als controller voor het
risicodossier van de drie grote decentralisaties – 3D.
Verbonden partijen
De commissie heeft in de vorige bestuursperiode al aandacht van de gemeenteraad
gevraagd voor de sturing op verbonden partijen. Als gevolg daarvan heeft de raad in zijn
laatste vergadering voor de verkiezingen een initiatiefvoorstel ‘Toezicht op regionale
samenwerking’ aangenomen dat de bevoegdheden van de rekenkamercommissie
versterkt bij onderzoek op regionaal uitgevoerde taken.
Tijdens het onderzoek heeft de commissie kennis genomen van het recente rapport
‘Collegeonderzoek Verbonden partijen’. Conclusie in dit onderzoek is dat de rol(neming)
en aansturing op verbonden partijen vanuit de organisatie onvoldoende scherp is. Diverse
verbonden partijen vragen om verscheidenheid in de wijze van aansturing (maatwerk per
verbonden partij). Het college is van mening dat het verstandig is een gedeeld kader over
samenwerkingsrelaties te ontwikkelen. Welke taken wil de gemeente op afstand en
welke niet, op welke wijze wegen we het aangaan, onderhouden en beëindigen van
samenwerkingsrelaties af, wat is het publieke belang van regionale samenwerking, op
welke wijze wil de gemeente invloed (blijven) uitoefenen bij regionale samenwerking en
wat betekent dat voor de rol van collegeleden, directieraad, eenheidsmanagers en
accounthouders.
Wat de commissie in hoge mate verbaast, is het gegeven dat de rol en positie van de
gemeenteraad in het onderzoek en collegebesluit buiten beeld blijft.
Het rapport laat zien dat, peiljaar 2012, al 16 % van het gemeentelijke budget via
verbonden partijen tot besteding komt. Dat aandeel zal de komende jaren ongetwijfeld
groeien, gezien de wettelijke verplichting om nieuwe gedecentraliseerde taken deels in
regionaal verband uit te voeren.
Het voert de commissie in het bestek van de jaarstukken te ver om nieuwe uitspraken of
aanbevelingen te doen over de manier waarop de gemeente zich ten aanzien van
verbonden partijen beter kan positioneren en wat de rol van de gemeenteraad daarin
dient te zijn. De rekenkamercommissie zet het onderwerp met prioriteit op de eigen
agenda en wil de gemeenteraad hierover voor de zomer in een aparte brief nader van
advies dienen.
Grondbedrijf
Uit eigen bevinding en signalen van de accountant en de controller Grondbedrijf leidt de
commissie af dat het grondbedrijf de grondexploitaties goed ‘in control’ heeft. Er is een
intensieve sturing en bewaking op de in exploitatie genomen gronden en de risico’s zijn
merendeels scherp in beeld. De algemene reserve grondbedrijf is weliswaar nog niet op
het gewenste niveau, maar ligt dichter dan vorig jaar bij de minimum-streefwaarde.
Als aandachtpunten noemen wij, mede op grond van gesprekken met de accountant en
de controller Grondbedrijf:
• De niet in exploitatie genomen gronden – afgekort NIEGG:
De controller Grondbedrijf adviseert om aansturing op de NIEGG te versterken. Het is
wenselijk naar analogie van het vastgoedbedrijf een duidelijke visie te formuleren op
aan te houden en af te stoten gronden, een strategie te ontwikkelen voor het
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
14
•
•
verlagen van de boekwaarde, resp. het verlagen van de rentelasten en voor een
optimalisering van de (tijdelijke) exploitatieopbrengsten. De controller adviseert de
verantwoordelijkheid hiervoor intern in één hand te leggen (nu nog over een aantal
medewerkers verdeeld). De rekenkamercommissie schaart zich achter dat advies.
De uitvoering van taxaties:
In de wijze van totstandkoming van de taxaties zijn verbeterslagen te maken. Niet
alle aangeleverde taxaties zijn adequaat onderbouwd. Bij de afgifte van zijn
verklaring rekent de accountant deze onduidelijkheid met betrekking tot de
waardering nog tot de categorie ‘onzekerheden’, dit echter voor het laatst. Indien de
taxaties volgend jaar niet op orde zijn zal de accountant in de controleverklaring het
gebrek aan inzicht in de waardering van gronden als ‘fout’ in de jaarrekening
aanmerken. Ook op dit punt steunt de commissie van harte het advies van de
controller grondbedrijf (zorg dat de onzekerheden in 2015 niet meer van toepassing
zijn ondermeer door het eenmalig verhogen van externe taxaties).
Het risico ‘kwalitatieve bijstelling woningbouwprogramma’:
In 2012 heeft de gemeenteraad op grond van het onderzoek van RIGO en richtlijnen
van de provincie de programmering van woningbouw in Apeldoorn fors neerwaarts
bijgesteld. Deze bijstelling is later vertaald naar het niveau van de verschillende
grondexploitaties, zodat bij het vorige MPG (2013) een scherper beeld ontstond van
de vereiste verliesvoorzieningen. De twijfel ten aanzien van de vraag of het
programma in kwalitatieve zin nog steeds aansluit bij de markt wordt steeds groter.
Dit risico is in de MPG 2014 nog niet in geld uitgedrukt (zit nog niet in de
risicobeschouwing). Wel is in de MPG en in de jaarstukken rekening gehouden met
een risicobandbreedte van 0-4 miljoen euro voor eventueel noodzakelijke bijstelling
van de grondprijzen. De commissie steunt het voorstel van de controller grondbedrijf
om zo snel mogelijk zicht te geven op de aansluiting van het bestaande
woningbouwprogramma en de kwalitatieve woningbehoefte. In het geval dat
duurdere kavels in de bestaande programmering niet afzetbaar zijn, is
herprogrammering noodzakelijk en heeft dit waarschijnlijk substantiële financiële
gevolgen.
Aanbeveling 7 aan het college
Leg de gemeenteraad zo snel mogelijk – liefst voor de zomer – een kwalitatieve
herijking van het woningbouwprogramma voor en leg - bij noodzaak van
kaderwijzigingen – deze kaderwijzigingen al in 2014 aan de gemeenteraad ter
besluitvorming voor.
•
Beheersing plankosten;
In 2012 is een eerste plankostenscan uitgevoerd, die aantoont dat de
apparaatskosten van het grondbedrijf in veel gevallen hoger zijn dan redelijk. In 2013
is gewerkt met een plankostenscan op maat (POM). Ook is een benchmark
uitgevoerd waarbij Apeldoorn is vergeleken met Deventer, Enschede en Dordrecht.
Daaruit komen interessante bevindingen, o.a. dat Apeldoorn kritischer kan kijken
naar de omvang van projectorganisaties en dat het zinvol is de bestuurlijke
opdrachtgever meer bewust te maken van de plankosten. (Zie verder bijlage 3, de
beantwoording op vraag 55). De gemeenteraad doet er verstandig aan het punt van
de plankosten kritisch te blijven volgen.
Vastgoed
In het rapport naar aanleiding van de jaarstukken 2012 heeft de rekenkamercommissie
de waardering van het gemeentelijke vastgoed en de haalbaarheid van de
bezuinigingstaakstelling op vastgoed uitgebreid belicht.
De commissie constateert nu, mede op grond van gesprekken met de accountant, dat
het vastgoed (getoetst aan het Besluit Begroting en Verantwoording) correct in de
jaarstukken 2013 is gewaardeerd en het risico van afwaardering in de paragraaf
weerstandsvermogen juist is geschat (Vastgoedbedrijf: risicobandbreedte € 0 - € 20
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
15
miljoen, risicoprofiel midden en vastgoed onderwijs: risicobandbreedte € 0 - € 1,5
miljoen, risicoprofiel hoog).
In haar rapport van vorig jaar heeft de commissie de haalbaarheid van de
bezuinigingstaakstelling op gemeentelijk vastgoed in twijfel getrokken. Nu ziet de
commissie deze twijfel door de nieuwe coalitie bevestigd. In de financiële onderbouwing
bij het bestuursakkoord wordt de taakstelling met € 0,6 miljoen structureel verlaagd en is
ook een post gereserveerd voor tegemoetkoming aan huisvesting van maatschappelijke
doeleinden.
5 Financieel beheer en organisatie
De controle op rechtmatigheid en getrouwheid van het financiële beeld is primair de
opdracht van de accountant. De voorwaarden voor de controle zijn opgenomen in het
controleprotocol 2013 dat de gemeenteraad op 14 november 2013 heeft vastgesteld.
In dat protocol heeft de raad de accountant specifiek gevraagd te toetsen,
1. of de verbeterpunten zijn uitgevoerd die de controller grondbedrijf bij de MPG 2013
heeft geadviseerd ten aanzien van de financiële beheersing van het grondbedrijf; en
2. in hoeverre de financiële beheersing is verbeterd op grond van de
reorganisatiewijziging die per 1 januari 2013 is doorgevoerd. Een specifieke vraag
van de raad hierbij is of aantoonbaar de samenhang en efficiency (in de financiële
beheersing) door de organisatieverandering zijn verbeterd, resp. welke
verbeterpunten er op dit punt zijn.
De rekenkamercommissie heeft kennis genomen van de verantwoording over de
financiën en van de bevindingen van de accountant en heeft onduidelijkheden met de
accountant besproken.
De commissie heeft daarnaast apart overlegd met de concerncontroller en de controller
Grondbedrijf over hun bevindingen bij de jaarstukken 2013, resp. het
meerjarenperspectief grondexploitaties (MPG) 2014. Bevindingen uit deze gesprekken
zijn grotendeels in hoofdstuk 4 van dit rapport vermeld.
5.1 Financieel beheer
Totstandkoming van de jaarstukken
Uit het verslag van de accountant blijkt dat de reorganisatie negatieve invloed heeft
gehad op het verloop van het rekeningproces. Verwacht werd dat de concentratie van
financiële functies tot efficiëntie en een sterke centrale sturing zou leiden. In de praktijk
geeft de accountant aan dat bij zijn controlewerkzaamheden meer fouten in de
consolidatie naar boven zijn gekomen en er meer overleg met eenheden nodig was (met
13 eenheden waar voorheen 5 diensten gesprekspartner waren). De sturing op inhoud
van de consolidatie was onvoldoende en er bestond onduidelijkheid over taken en
verantwoordelijkheden. Een interne werkgroep werkt aan voorstellen en afspraken om
herhaling te voorkomen.
5.2 Organisatie en bedrijfsvoering
Reorganisatie in algemene zin
Mede ingegeven door bezuinigingen is per 1 januari 2013 een ingrijpende reorganisatie
doorgevoerd. De organisatie kreeg een ander model: van 5 grote diensten naar een
netwerkorganisatie van 13 eenheden, aangestuurd door een directieraad. De formatie
kromp op nieuwjaarsdag met 231 plaatsen naar een niveau van 1.140 fte (- 17%). Voor
een deel kon de teruggang via vacatureruimte worden opgelost. Financieel-technisch zijn
de formatiekosten op 1 januari 2013 teruggebracht van € 76 naar € 68 miljoen. De
voorbereiding en invoering deze reorganisatie in zeer kort tijdsbestek is een prestatie van
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
16
formaat, zeker gezien het feit dat de productiviteit in 2013 er niet zichtbaar onder
geleden heeft. Ook het tempo en succes van mobiliteitsbevordering voor de
herplaatsingkandidaten (HPK’ers) mag bewondering wekken. Van de 103 fte HPK’ers
(124 medewerkers5) zijn er in 2013 43 fte’s uitgestroomd (-42%).
In de jaarstukken is van dit proces nauwelijks enige verantwoording terug te vinden. Een
cijfermatige verantwoording van de formatie ontbreekt, terwijl de Turap wel inzicht bood
in de ontwikkelingen. Hierbij de kerncijfers over 2013 die de commissie ontvangen heeft.
Formatie en bezetting totaal (afgerond in fte)
December
Januari 2013
2012
Formatie
1.307
1.136
Bezetting
1.244
1.080
Vacatureruimte
63
57
Inhuur
74
54
Juli 2013
1.140
1.108
32
60
December
2013
1.140
1.103
36
60
De transparantie met betrekking tot de kosten van de reorganisatie schiet tekort. De
accountant merkt in zijn verslag op dat van de Voorziening Frictiekosten, eind 2013
€ 5,1 miljoen groot, een bedrag van € 3,2 miljoen niet is onderbouwd. Ook vorig jaar
had de accountant al kritiek op de gebrekkige onderbouwing. In 2013 is € 5,7 miljoen in
de voorziening gestort en € 5,9 miljoen aan de voorziening onttrokken zodat het niveau
van de voorziening ongeveer op hetzelfde peil is gebleven. De totale frictiekosten voor de
periode 2013-2016 raamde het college bij de start van de operatie op € 15 miljoen
(doorbetaling van salariskosten van herplaatsingskandidaten tot 1 januari 2017 conform
het sociaal plan). Ook op dat punt ontbreekt een stand van zaken in de jaarstukken. De
rekenkamercommissie is van mening dat een betere verantwoording van de
organisatieontwikkeling, de formatie en de personeelskosten in de jaarstukken thuis
hoort.
Zicht op kosten van bedrijfsvoering
Aansluitend op deze constatering van de commissie merkt de concerncontroller op dat er
betere afspraken nodig zijn over het boeken van kosten en baten in relatie tot de
loonsom. Er is behoefte aan meer en in een hogere frequentie informatie over de kosten
van de bedrijfsvoering. De concept maandrapportage is een basis, uniforme
verantwoordingsregels moeten volgen. Deze blijken nu niet uniform gebruikt te worden;
binnen de controle teams zijn de afspraken verschillend. De gemeentesecretaris heeft de
commissie gemeld een systeem van kwartaalrapportages in te voeren waarmee de
directieraad (en de concerncontroller) zicht en sturing krijgt op de kosten van de
bedrijfsvoering.
Aanbeveling 8 aan het college en de organisatie
Zorg ervoor dat de volgende jaarstukken een adequate verantwoording bevat van de
organisatieontwikkeling, de formatie en de personeelskosten.
5
Zie Turap 2013 p. 37.
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
17
Bijlage 1 Onderzoeksverantwoording
Bijzonder dit jaar was dat het onderzoek begin april startte met een nieuwe - in samenstelling
sterk gewijzigde - gemeenteraad, waarbij de leden van de rekenkamercommissie nog niet waren
voorgedragen. Pas op 17 april 2014 vond de installatie van de nieuwe rekenkamercommissie
plaats.
Het onderzoek is in eerste instantie uitgevoegd door een onderzoekscommissie van de Raad en
na installatie van de rekenkamercommissie door de commissie, aangevuld met raadsleden,
afgerond.
De rekenkamercommissie onderzoekt in opdracht van de gemeenteraad de jaarstukken. De
commissie doet dit aanvullend aan het onderzoek van de accountant en sinds de reorganisatie in
2013 ook aanvullend aan het interne onderzoek van de concerncontroller.
Elk heeft daarbij zijn eigen invalshoek. De accountant onderzoekt of de jaarrekening een getrouw
beeld geeft van de financiële situatie en of het college een rechtmatig financieel beheer heeft
gevoerd. De concerncontroller kijkt of de strategische doelen recht wordt gedaan, de processen
van bedrijfsvoering en risico’s goed beheerst worden en of de kaders, richtlijnen en regelgeving
worden nageleefd.
Het jaarverslag is zuiver gesproken geen onderwerp van accountantscontrole. Wel kijkt de
accountant of de financiële gegevens in het jaarverslag verenigbaar zijn met die in de
jaarrekening.
De rekenkamercommissie kijkt primair naar het jaarverslag, beoordeelt de kwaliteit van de
verantwoordingsinformatie, de beleidsprestaties in relatie tot de besteding van middelen en de
algehele financiële situatie van de gemeente. De commissie heeft in het kader van het onderzoek
gesproken met
- de gemeentesecretaris en de eenheid financiën en control;
- de concerncontroller en de controller grondbedrijf;
- de vertegenwoordigers van de accountant PricewaterhouseCoopers.
Referentiekader
Referentiekader voor het onderzoek van de jaarstukken zijn:
- de begroting (MPB 2013-2016),
- de tussentijdse informatie aan de raad, vooral de Tussentijdse rapportage;
- het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); en
- het door de raad vastgestelde controleprotocol 2013; en de daarin benoemde
aandachtspunten.
Daarnaast is bekeken welke voortgang is gemaakt ten aanzien van de aanbevelingen van de
commissie in het onderzoek naar de jaarstukken 2012.
Wijze van uitvoering
De commissie heeft op 1 april 2014 de conceptjaarstukken en de jaarstukken in vogelvlucht
ontvangen. Een voorlopig concept accountantsverslag was op 10 april 2014 beschikbaar voor
de commissie. Later heeft de commissie ook kennis genomen van de aandachtspunten die de
concerncontroller m.b.t. de jaarstukken en het bericht van de controller grondbedrijf t.a.v. de
meerjarenprognose grondexploitaties (MPG).
De commissie heeft schriftelijke vragen gesteld aan de organisatie en aan de accountant. De
beantwoording van de schriftelijke vragen aan de organisatie is exclusief ter informatie van de
raadsleden bij dit rapport gevoegd (bijlage 3).
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
18
Bijlage 2 Checklist uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport jaarstukken 2012
De rekenkamercommissie heeft getoetst of en in hoeverre raad, college en organisatie en de
commissie zelf uitvoering hebben gegeven aan de aanbevelingen, vorig jaar, naar aanleiding van
het onderzoek van de jaarstukken 2012.
Aanbeveling
1
2
3
4
5
6
7
Uit
gevoerd
Toelichting
De commissie adviseert bij het college aan te dringen op
JA Deels In de jaarstukken is beknopt per programma en
meer en betere informatie - in de jaarstukken of in aparte
beleidsonderdeel aangegeven wat de
rapportages – over de gevolgen van ingrijpende
(maatschappelijke) effecten van doorgevoerde
bezuinigingen en de beoogde taakverschuiving van de
bezuinigingen zijn. De verantwoording geeft naar het
gemeente naar de samenleving (zowel individuele burgers
inzicht van de commissie nog onvoldoende
als doelgroepen).
informatie over de gevolgen voor de burgers.
Zorg dat u als raad een beter inzicht krijgt in het spel van
Op dit punt is weinig informatie in de jaarstukken te
Niet
vraag en aanbod op de lokale en regionale arbeidsmarkt;
beoordeeld vinden. Wordt waarschijnlijk pas echt een
maak met het college bespreekbaar op welke wijze het
gespreksthema zodra het regionale werkbedrijf van
gemeentelijke beleid ten aanzien van economische
start gaat.
ontwikkeling, onderwijs en participatie daarop aansluit.
Onderzoek welke verbeteringen er mogelijk zijn in de
In ontwik- De opzet van de paragraaf weerstandvermogen is in
huidige systematiek van risicoweging en -buffering in de
enige mate verbeterd. Een echte verbetering wordt
keling
weerstandsparagraaf (van de begroting, de tussentijdse
zichtbaar in de eerstkomende begroting (MPB 2015)
rapportage en de jaarstukken); formuleer heldere criteria
en de volgende jaarstukken (2014).
voor risicotoedeling en risicoweging en leg een norm vast
voor het treffen van een voorziening bij risico’s met een
hoge graad van waarschijnlijkheid.
Commissie adviseert om naast de instrumentele benadering
Zowel aan de kant van college en organisatie
JA
van de risicoaanpak scherp oog te houden voor
(ontwikkeling risicomanagement) als aan de kant
Deels
gedragsfactoren en daarbij aandacht te schenken aan de
van de raad (middag risicomanagement met
volgende punten:
accountant en voostel modernisering begroting) zijn
- het stimuleren van zelfreflectie (risicobewustzijn van
stappen gezet om het bewustzijn van risico’s te
bestuur en medewerkers);
vergroten.
- kritiek waarderen en benutten (van binnen, o.a. de wijze
van omgaan met klokkenluiders en zeker van buiten – elke
kritiek is een gratis advies);
- tegenspraak organiseren – oog voor checks and balances
(binnen de organisatie een taak voor de controller(s) - op
bestuurlijk niveau heeft de raadswerkgroep Controle
aanbevelingen gedaan zoals verruiming van eigen
onderzoek door de raad);
- een zorgvuldige besluitvorming waarborgen (tijd nemen);
dit sluit aan bij de voorstellen van de raadswerkgroep
Controle en de raadswerkgroep Optimalisering PMA; voor
zowel college als raad dient besluitvorming goed te
worden gepland en voorbereid.
Verzoek het college om een actualisering van de nota
BenW hebben voor de raadsverkiezingen een
JA
reserves en voorzieningen en weeg daarbij de voor- en
geactualiseerde notitie Reserves en Voorzieningen
nadelen af van een voorzetting van de rentesystematiek.
aan de raad gezonden. Deze wacht op behandeling
door de nieuwe gemeenteraad.
Neem het voorstel van het college over om de algemene
De algemene reserve van het grondbedrijf is
JA
reserve van het grondbedrijf met € 7,4 miljoen te verhogen
conform voorstel opgehoogd.
om het grondbedrijf een meer solide basis voor
bedrijfsmatig functioneren te verschaffen.
Verzoek het college om voor het eind van 2013 een volledig
Afgaande op het accountantsverslag voldoet de
JA
inzicht te geven in de vraag of het gemeentelijk vastgoed
waardering van het gemeentelijk vastgoed eind
Deels
op een juiste wijze op de balans is gewaardeerd.
2013 aan de eisen van het Besluit Begroting en
Verantwoorden (BBV).
Het beeld en vooral het tempo van af te stoten
vastgoed is nog niet uitgekristalliseerd. Dat kan in
de toekomst alsnog tot afwaardering dwingen.
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
19
Bijlage 3 Ambtelijke beantwoording schriftelijke vragen rekenkamercommissie en
verslag overleg met de organisatie – exclusief voor raadsleden bijgevoegd bij de
raadsstukken
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
20
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
21
Uitvoering onderzoek Rekenkamercommissie Plus gemeente Apeldoorn
Samenstelling mei 2014
Voorzitter:
J.M. (Joop) Roebroek
Overige leden:
J. (Jasper) van Alten
R. (Rudy) Blom
M. (Menno) van Erkelens
S. (Sander) Kok
M (Myrthe) Kuiper
M. (Maaike) Moulijn
D. (Dennis) Russchen
A. (Arjen) Tamsma
G.J. (Gert-Jan) Walgemoed
Voor het onderzoek toegevoegde leden:
D. (David) van As
E. (Esref) Öcal
H. (Hans) Weevers
Secretaris:
H. (Herman) van den Broek
Postadres:
Telefoon:
E-mail:
Website:
Postbus 9033
7300 ES Apeldoorn
(055) 580 1563
[email protected]
www.apeldoorn.nl
Rekenkamercommissie Apeldoorn
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2013 – 13 mei 2014
22

Download Report