Jaarverslag Wereldwinkel 2013 web

2013
jaarverslag 2013
Jaarverslag Wereldwinkel
Dronten
0
Inhoud
Inleiding ........................................................................ 2
Activiteitenplan 2014 ................................................... 3
Evaluatie werkervaringsgesprekken 2013 ................... 5
Aanpassing huurbedrag 2014/2015 ............................. 5
Voorraadbeheer ........................................................... 5
Aansluiting LVWW ........................................................ 5
Verslagen taakgroepen ................................................ 6
Jaarverslag 2013
Financieel jaarverslag 2013 .......................................... 10
1
Jaarverslag Wereldwinkel Dronten 2013.
Inleiding.
Dit jaarverslag over 2013 is samengesteld door een vrijwel nieuw bestuur. Was het bestuur
in 2013 niet geheel voltallig, eind december kon de voormalig voorzitter bekend maken dat
met ingang van 2014 er een compleet bestuur is met op één na nieuwe leden. Als nieuw
bestuur willen wij het oude bestuur bedanken voor hun inzet in de afgelopen jaren. Ook in
2013 hebben zie formeel gezien de Wereldwinkel Dronten door een moeilijk jaar heen
geholpen. Maar niet alleen het bestuur. Het is dankzij alle vrijwilligers dat we kunnen blijven
bestaan. Jullie inzet, gedrevenheid, passie maakt dat de wereldwinkel er nog is. Veel lege
uurtjes in de winkel staan en dalende omzet lijken niet zo motiverend, maar toch wordt de
inspiratie vanuit “binnen” gehaald. De doelstelling van een wereldwinkel lijkt in ons hart
gesloten. Vanuit die motivatie is het nieuwe bestuur ook van start gegaan.
Dit verslag is redelijk beperkt wat inhoud betreft. Het geeft een weerslag van een aantal
zaken waarmee het bestuur zich heeft bezig gehouden. Daarnaast hebben de taakgroepen
waar de vereniging op drijft hun jaarverslagen aangeleverd. En uiteraard mag de financiële
verantwoording niet ontbreken. Tevens zijn er een aantal bijlagen toegevoegd die het lezen
waard zijn.
Jaarverslag 2013
Het bestuur ziet dit verslag als een goed uitgangspunt voor bespreking en verantwoording
van “het doen en laten” van onze vereniging.
2
ACTIVITEITEN PLAN 2014 Wereldwinkel DRONTEN
Inleiding
Minder armoede, door meer eerlijke handel. Dat is onze missie! Korter kunnen we het niet
schrijven.
De internationale gemeenschap heeft zich voorgenomen om de armoede terug te dringen.
Daarvoor heeft ze millenniumdoelen benoemd en één van die doelstellingen omvat méér eerlijke
handel.
Wereldwijd werken ontelbare organisaties, overheden en bedrijven aan het wegwerken van
armoede. De Wereldwinkels in Nederland is één van die organisaties die dat met eerlijke handel
wil bereiken.
De Wereldwinkel in Dronten levert daar in de plaatselijke gemeenschap haar bijdrage aan.
Eerlijke handel, of zoals het in de hele wereld steeds meer is gaan heten ‘fairtrade’, is een effectieve
vorm van ontwikkelingssamenwerking. Met eerlijke handel wordt enerzijds eerlijke wereldhandel
bedoeld. Anderzijds is het een concrete handelsketen die werkt als een ontwikkelingsmodel voor
producenten. Fairtrade geeft handelingsperspectief aan consumenten en organisaties en is
betekenisvol voor iedereen die zich ervoor inzet.
De Wereldwinkel Dronten begint aan het 43e jaar van haar activiteiten in de gemeente Dronten.
De Wereldwinkel heeft daarmee bewezen een vaste waarde te zijn in de Drontense samenleving.
Wereldwinkel Dronten een professionele winkel en een onderdeel van een landelijk netwerk van
meer bijna 300 Wereldwinkels waar ruim 10.000 vrijwilligers werkzaam zijn.
Wereldwinkel Dronten is aangesloten bij de Landelijke Vereniging van Wereldwinkels.
De kernactiviteit van de Wereldwinkel richt zich op het bevorderen van de eerlijke handel en er
zijn twee kernactiviteiten :
1. – de verkoop van producten uit landen met een beperkte toegang tot de internationale
handelsmarkt waardoor handelsbelemmeringen verminderd en de markttoegang vergroot
voor met name de kleinere producenten, gewaarborgd door een internationaal certificatie
systeem;
2.– het verzorgen van publieksgerichte activiteiten die de eerlijke handel bevorderen in Dronten.
Doelstelling
Het doel van de Winkel Dronten is vastgelegd in de statuten van de vereniging :
- het bevorderen van en het bijdragen aan de ontwikkeling van een rechtvaardige
Jaarverslag 2013
wereldsamenleving -
3
De activiteiten van de Wereldwinkel Dronten in 2014 zijn :
Winkel in stand houden
Het in stand houden van een winkel voor de verkoop van producten uit de eerlijke handel. De
45 vrijwilligers zorgen ervoor dat een winkel met een professionele en aantrekkelijke uitstraling
46 uur per week geopend is. In een krimpende markt met een teruglopende omzet de winkel in
stand houden dat is de opdracht, dat betekent ook voortdurende aandacht voor de kosten en
kostenbeheersing.
Klanten blijven aantrekken
Maandelijks komen gemiddeld 800 betalende klanten in de winkel, het aantal is in 2013
teruggelopen. Het doel voor 2014 is de bestaande klanten te behouden en nieuwe klanten aan
te trekken.
De Wereldwinkel richt zich op een zo breed mogelijke klantengroep en wil vooral ook meer
jongeren naar de Wereldwinkel trekken.
Informatie over eerlijke handel verstrekken
Tenminste 2 maal per jaar zal de Wereldwinkel een activiteit organiseren om de Drontense
samenleving, het publiek van de Wereldwinkel, te informeren over de eerlijke handel en de
mogelijkheden om een duurzame ontwikkeling in de wereldhandel te bevorderen. De landelijke
Wereldwinkeldag (World Fair Trade Day) in mei zal zeker met activiteiten de aandacht krijgen in
Dronten. Vrijwilligers van de Wereldwinkel nemen ook deel aan activiteiten in het Winkelcentrum
en De Meerpaal ( o.a. Nieuwkomersmarkt).
De Wereldwinkel Dronten zal ook een actieve rol hebben in het behoud van het certificaat FAIRTRADE
GEMEENTE voor de gemeente Dronten.
Omzet behoud realiseren
In 2014 streeft de Wereldwinkel naar een omzet te realiseren van € 81.000 (excl. BTW).
In de krimpende retailmarkt is dit een uitdaging.
Jaarverslag 2013
Dronten, december 2013
4
Evaluatie Werkervaringgesprekken 2013.
Er is in 2013 een Rapport Jaarwerkervaringsgesprekken 2013 door het bestuur vastgesteld.
De aandachts-en verbeterpunten zijn terug te vinden in hoofdstuk 1.8. Een viertal gebieden
verdient hierbij speciale aandacht. Ten eerste productkennis verhogen en beschikbaar stellen.
Ten tweede de communicatie tussen de taakgroepen verbeteren. Ten derde verbeteren van
planning activiteiten en communicatie (waaronder P.R.), teneinde meer klantengroepen te
bereiken. Als laatste is en blijft belangrijk de onderlinge communicatie te behouden en daar
waar nodig te verbeteren.
Aanpassing huurbedrag 2014/2015.
In verband met de dalende omzet, stijgende kosten en de verwachte huurverhoging heeft het
bestuur onderhandeld over de huurprijs van de winkelruimte. De gesprekken met Meerpaal
Beheer B.V. zijn goed verlopen. De nieuwe huurovereenkomst loopt vanaf 1 januari 2014 tot
en met 31 december 2013. Eén deel is een vast huurbedrag en een ander deel is afhankelijk
van de jaaromzet (exclusief BTW). Het peiljaar voor het omzetbedrag is 2013. Vooralsnog
verleent de gemeente een substantieel bedrag aan subsidie, waardoor de huur acceptabel
blijft.
Voorraadbeheer.
Het bestuur heeft zich voorgenomen om de voorraad in het magazijn beduidend te
verminderen. Aan het eind van het jaar 2013 kan gesteld worden dat dat zij daar in is
geslaagd. Het magazijn heeft weer voldoende ruimte. Het blijft een zoeken naar hoeveel er in
voorraad gehouden kan worden. zodat goedlopende producten altijd aanwezig zijn. Met de
inkoopgroep en de winkelcoordinator een continue punt van aandacht.
Aansluiting LVWW.
Jaarverslag 2013
In 2013 is uitvoerig stilgetaan om al dan niet aangesloten te blijven bij de LVWW. Er is een
voor-en nadeel analyse gemaakt. Uiteindelijk is er besloten vooralsnog lid te blijven van deze
vereniging in 2014. Een langer lidmaatschap zal afhangen van de ontwikkelingen binnen deze
vereniging zelf. Ad Withaar begeleidt het proces binnen deze vereniging. Op onze
jaarvergadering zal Ad ons verder informeren over het verloop van dit proces.
5
Verslagen Taakgroepen.
Taakgroep administratie.
Dit jaar hebben we 6x vergaderd en bestaat onze groep uit Sytze (voorzitter), Cora
(prijsgroep), Ingrid (boekhouder en aan het einde van het jaar ook penningmeester), Lize
(afgevaardigde van het bestuur), Angela (notulist) en Marianne (winkelcoordinator).
Naast de gebruikelijke onderwerpen waar de administratiegroep zich mee bezig houdt zoals
kassa-instructie en de inventarisatie aan het eind van het jaar, hebben we dit jaar de
bankkosten onder de loep genomen. Door op een andere manier te storten hebben we de
kosten omlaag kunnen brengen.
Op verzoek van de leden van de wereldwinkel is gekeken of we ons spaargeld bij de ASN of
Triodos bank kunnen onderbrengen. Uit ideëel standpunt heeft dit de voorkeur en verder
was er geen bezwaar dus dit zal gebeuren.
Ook heeft er overleg plaatsgevonden met de inkoopgroep. We wilden onderzoeken wat we
voor de inkoopgroep zouden kunnen betekenen. Het blijkt dat ze wel wat hebben aan de
omzetcijfers. We geven die zoveel mogelijk aan ze.
Dit jaar zijn we begonnen om de opruimingsartikelen te registreren. Na de uitverkoop
konden we nu ook zien hoeveel er verkocht was.
Als laatste hebben de kasverschillen onze aandacht. Die lopen soms erg op. Door er meer op
te letten hopen we het onder controle te krijgen.
Taakgroep Personeel en Organisatie.
De taakgroep richt zich op de instroom, doorstroom en uitstroom van de vrijwilligers van de
Wereldwinkel. De doorstroom richt zich met name op de scholing en deskundigheid
bevordering en de bezetting van de taakgroepen.
In 2013 is het gelukt de positie van de winkelcoördinator weer te bezetten. Eind 2013 is er
een vacature in het bestuur ontstaan en door het reguliere vertrek van 2 bestuursleden zijn er
3 vacatures. Het lijkt te lukken om deze bestuursvacatures begin 2014 weer vervuld te
hebben.
In de taakgroep worden de plannen voor scholing ontwikkeld. Scholing is belangrijk niet
alleen om de deskundigheid te ontwikkelen maar het is ook een goede gelegenheid om met
elkaar van gedachten te wisselen. In september is er een bijeenkomst geweest om met elkaar
de ontwikkeling in de eigen winkel en de landelijke ontwikkeling te bespreken, er is altijd veel
informatie om te bespreken.
Jaarverslag 2013
De overige nieuwe vrijwilligers, 3 nieuwe vrijwilligers in 2013, meldden zich spontaan. De
aanmelding voor winkelmedewerkers verloopt nog steeds goed, er is voldoende
belangstelling. De uitstroom kan zonder probleem worden opgevangen. Punt van zorg blijft
de bemensing van extra taken en bij activiteiten, dit gaat niet gemakkelijk.
6
In augustus is de vragenlijst werkervaring weer verspreid en ingevuld. De uitgebreide
rapportage is besproken in een thema bijeenkomst en ligt ter inzage. De ervaringen van de
vrijwilligers blijven positief en de genoemde knelpunten hebben de aandacht gekregen.
Naast deze vragenlijst is er ook met elke vrijwilliger een gesprek gevoerd over de
persoonlijke ervaring en ontwikkeling. De coordinator personeel en organisatie voert deze
gesprekken.
Lief en leed onder de Wereldwinkeliers is altijd een onderwerp van overleg in de taakgroep,
een kaartje, een bloemetje of een bezoek volgt dan altijd.
Alle vrijwilligers hebben de aangepaste vrijwilligersovereenkomst getekend.
Taakgroep vaste inkopers.
Jaarverslag 2013
In 2013 zijn als vaste inkopers, Gré Westra, Tjerkje Dijkstra, Erna Michielsen, Betty Oosterveld
en als aspirant inkoper Maartje de Jongste.
Tjerkje is al een aantal jaren het aanspreekpunt van de groep en sinds november is het stokje
overgedragen aan Erna. Bestellingen tussendoor worden meestal door hun gedaan.
Betty en Gré doen de Floriskaarten. De Novib kalenders organiseert Hennie v.d. Brink.
In 2013 zijn we in februari, april, mei, augustus, november en december naar Culemborg
geweest om in te kopen. Dat gebeurt met 2 vaste inkopers en 2 andere collega 's, of
alleenmet 2 vaste inkopers. Er zijn in Culemborg 19 importeurs op verschillende locaties
aanwezig.
Via Internet wordt er bij Sawa Hasa (Tilburg), het Voorraadhuis ( Den Helder) en nu ook vaker
per internet in Culemborg ingekocht.
Dit mede vanwege de kostenbesparing die dit met zich meebrengt.
De wierook en geurbranders e.d. worden bij Mira, Almere ingekocht.
De vertegenwoordigster komt op afroep van Gré en Tjerkje in de winkel of er wordt per mail
besteld.
We proberen zo gevarieerd en prijstechnisch goed in te kopen en zo mogelijk
vooral 'nieuwe' artikelen. Al blijven meerdere artikelen altijd in het assortiment aanwezig
omdat er een constante vraag naar is. Dat noemen we het kernassortiment.
Een succesnummer van het afgelopen jaar zijn de 'doppers '.
We hebben er al heel veel verkocht en er is nog steeds veel vraag naar.
De food producten worden door de food inkopers , Lize Besseling en
Marleen Zeelenberg per internet ingekocht.
7
Taakgroep beprijzen.
In 2013 bestaat de prijsgroep uit drie personen: Angela, Bert en Cora.
Deze groep heeft het volgende gedaan:
*regelmatig nieuw ingekochte of bestelde artikelen gecontroleerd en geprijsd.
*nieuwe non-food artikelen ingevoerd.
*nog meer er op toegezien dat op de barcodesticker ook het landencode wordt vermeld.
*op verzoek van de etaleer-inrichtingsgroep de verkoopprijzen zoveel mogelijk op 25, 50, 75
en 90 eurocent laten eindigen.
*een nieuwe rose map gemaakt voor de A codes.
*het karton met kleine artikelen, waar geen barcodesticker op kan, vervangen door een
plastic doos
met vakjes waar deze artikelen in kunnen.
*met de inkoopgroep en etaleer-inrichtingsgroep opruimingspullen uitgezocht.
*1 keer vergaderd en verder overlegd via de mail.
Taakgroep Pr/activiteiten
Dit jaar hebben we 5 keer vergaderd waarvan de laatste 2 keer samen met Ad van het
bestuur om te kijken hoe we verder gaan als groep. Aan het einde van het jaar bestaat de
groep uit nog maar 3 personen, te weten: Lucy, Esther en Angela.
We beginnen het jaar enthousiast met de voorbereiding van de Wereldwinkeldag op 11 mei.
We organiseren naar aanleiding van het succes van de tasjeswedstrijd, een wedstrijd
sieraden maken. Wie maakt het mooiste/leukste/origineelste sieraad van gerecycled
materiaal. We maken daarvoor flyers die we zoveel mogelijk verspreiden, bijvoorbeeld door
alle basisscholen van Dronten, Swifterbant en Biddinghuizen een brief te sturen met een
stapeltje flyers.
Ondertussen hebben Soraya en Johan ons verlaten en is Carlien erbij gekomen. Carlien kan
de werkzaamheden aan de website overnemen van Soraya en Johan. Ad maakt haar daarbij
wegwijs.
De afsluiting van het seizoen wordt dit jaar een start van het seizoen na de zomervakantie.
Deze vindt plaats bij Esther. Dat was de bedoeling althans. Gezellig bij het kampvuur met
lekkere hapjes. Carlien had een mooie uitnodiging gemaakt maar door drukte konden we
niet tot een datum komen en is van uitstel afstel gekomen.
-
De Wereldwinkeldag
De afsluiting of start van het seizoen
De meerpaaldagen
De Fair Trade week
Persberichten door het jaar heen
Jaarverslag 2013
Helaas verlaat Carlien ons al weer snel en moeten we besluiten wat we nog kunnen doen als
PR/activiteiten groep. Onze groep bestaat nu nog uit 3 personen en we besluiten dat we
alleen nog de volgende activiteiten kunnen en zullen organiseren:
8
Taakgroep etaleer en inrichting.
De etaleer-inrichting groep bestond in 2013 grotendeels uit 7 personen.
Er is afscheid genomen van Elske Zoer en van Wilma Groot die enige jaren bij de groep
betrokken is geweest. Er zijn ook twee nieuwe leden die zich aanmelden voor de groep,
Annelies Mossel een oude bekende Janneke van Wieren .
Deze groep is verantwoordelijk voor het etaleren en presenteren van producten in de winkel.
Aan de hand van een schema zijn de etalage, midden tafels, thematafels, bovenste plank van
de schappen veranderd.
Regelmatig wordt er een kistje geëtaleerd bij restaurant “Moelies”.
Er zijn nieuwe prijsblokjes voor de etalages gekomen.
Naar aanleiding van de jaarplanning zijn o.a. de volgende thema’s aan de orde geweest :
tassen/sjaals, boeddha’s/klankschalen, Valentijn,
blauwe schalen uit Tunesië, olifanten, giraffe, grote groene vazen, bruine vazen, Pasen,
poezen, vogels, kop en schotels handgemaakt “Togo Kossi Vidja” project,
schriftjes, pennen, spaarpotten, tajine, tapasschalen, kaarsen,
30 april oranje Kroningsdag, middentafel met “Sari” artikelen, fietstassen,
meester/juf cadeautjes, thema buitenleven met hangmaten, herfst met vogels,
sinterklaas en Kerst, opruiming art.
Er zijn regelmatig foodpakketten aanbiedingen geweest op de foodtafel
Verder heeft deze groep in mei een kraam ingericht voor de Wereld Winkeldag.
In augustus een kraam voor de meerpaaldagen.
Jaarverslag 2013
Er is regelmatig vergaderd door de taakgroep.
9
Financieel jaarverslag 2013. (Toelichting door Ingrid van Bijsteren)
Balans 2013 Wereld Winkel Dronten
TOTAAL ACTIVA
560
560
530
530
750
1.000
23.717
3.645
29.112
2.457
419
1.528
226
570
5.199
378
10.273
17.671
5.036
323
323
530
530
1.225
425
15.502
4.817
21.969
2.577
3.278
585
255
6.695
380
9.041
20.897
5.146
33.359
-15
845
-61
36.232
68.760
65.749
237
237
-475
575
8.215
-1.172
7.143
-121
-2.860
1.528
-585
-29
570
-1.496
-2
1.233
-3.226
-110
15
-845
61
-2.874
3.010
1-1-2013
PASSIVA
Eigen vermogen
Reserve winkelformule
Resultaat lopend boekjaar
Mutaties voorgaande jaren
Totaal eigen vermogen
46.868
2.250
31-12-2013 Mutatie
49.118
46.868
2.250
127
1.528
50.773
-127
-1.528
-1.655
Crediteuren
Nog te betalen bedragen - 4e kwartaal huur
BTW huur 4e kwartaal
Nog te betalen bedragen - 4e kwartaal bankkosten
Totaal schulden en overlopende passiva
10.524
7.280
1.528
310
19.642
14.812
165
14.977
-4.288
7.280
1.528
145
4.665
TOTAAL PASSIVA
68.760
65.749
3.011
Jaarverslag 2013
1-1-2013 31-12-2013 Mutatie
ACTIVA
Inventaris
Software
Totaal materiele vaste activa
Leningen
Totaal leningen uitgegeven
Voorraad cadeau bonnen
Voorraad cadeau bonnen gemeente
Vooraad producten 21%
Voorraad producten 6%
Totaal voorraad
Debiteuren
BTW afdracht
BTW huur 4e kwartaal
Vooruitbetaald verzekering
Te ontvangen bedragen - rente Rabobank
Nog te factureren omzet kerstmarkt
Totaal vorderingen
Kas
Rabobank
Rabobank internet sparen
Triodos bank
Kruisposten stortingen
Kruisposten pin
Kruisposten cadeau bonnen
Kruisposten algemeen
Totaal liquide middelen
1
0
Exploitatie rekening 2013 Wereld winkel Dronten
2012 Verschil %
2.509
29.107
48.445
80.060
5.983
30.926
50.885
87.794
-3.474
-1.819
-2.440
-7.734
-58%
-6%
-5%
KOSTPRIJS VAN DE OMZET
Inkopen nul
Inkopen laag
Inkopen hoog
Mutatie voorraad
-92
23.650
22.559
9.512
5.051
24.470
32.537
-102%
-3%
-31%
TOTALE KOSTPRIJS VAN DE OMZET
55.629
62.059
-5.143
-820
-9.978
9.512
-6.430
BRUTOMARGE
24.431
25.735
-1.304
-5%
Brutomarge %
31%
29%
24.304
127
32.881
-7.146
-8.576
7.272
-26%
-102%
TOTALE EXPLOITATIELASTEN
RESULTAAT
-9%
-10%
jaarverslag 2013
2013
OPBRENGSTEN
Verkopen nul
Verkopen laag
Verkopen hoog
Verkopen overig
TOTALE OPBRENGSTEN
1
1
Vrijwilligersvergoeding
Bestuursvergoeding
Overige vergoedingen
Wervingskosten
Cursussen opleidingen
Huurkosten pand
Huursubsidie pand
Vaste lasten pand
Onderhoudskosten pand
Huur vergader ruimtes
Winkel inrichting algemeen
Etaleerkosten
Kantoorbenodigdheden
Eigen Verbruik
Porto- verzendkosten
Telefoon, fax en internet
Kopieer en drukwerkosten
Abonnement contributies
Verzekering
Onderhoud computer kassa
Kilometervergoeding
Inkoopkosten algemeen
Betalingsverschillen
Reclame/ folders e.d.
Verkoopkosten algemeen
Verpakkingsmateriaal
Overige kosten
Ondersteuning Fair Support
Nagekomen kosten
Rente baten en lasten
Bankkosten
Afschrijvingskosten
Kortingen betaling/ inkoop
Diverse verschillen
Bijzondere baten en lasten
2013
1.325
295
29.118
-15.591
472
371
3
102
300
866
51
509
969
405
48
678
97
-468
44
182
388
3.087
377
-364
872
237
-70
24.304
2012 Verschil %
1.355
250
411
210
29.955
14.091447
547
80
505
46
300
1.155
61
504
5
2.132
337
852
1.163
41
260966
183
303
1.723
2.147
2261.498
237
1056
32.881
3025041185
8361.50025
1767750556
0
289105
51.16368
80448556
2089221831211.335940
377
13862560568.576-
-2%
-100%
-100%
40%
-3%
11%
6%
-32%
-96%
-100%
123%
0%
-25%
-17%
1%
-100%
-55%
20%
-94%
-42%
139%
80%
-95%
-100%
-40%
-77%
44%
61%
-42%
0%
621%
-100%
-26%
Jaarverslag 2013
CONCEPT EXPLOITATIELASTEN WERELD
WINKEL DRONTEN
1
2

Download Report