Basismodule Crematorium

CIBIS
CIBIS (Crematie Informatie en Begrafenis
Informatie Systeem ) is een pakket voor
de geautomatiseerde ondersteuning
van de administratie van crematoria,
begraafplaatsen en uitvaartcentra.
Basismodule
Crematorium
Basismodule
Begraafplaats
Plannen /Verkopen /
Verhuren / Factureren / Aanschrijven
GBA
CIBIS is modulair van opzet, zodat een
licentie naar behoefte samengesteld kan
worden. De globale opbouw van CIBIS is onderstaand weergegeven.
MS-Oﬃce
Financiële
administratie
Een Oracle Database Management Systeem vormt het hart van het
informatiesysteem. Hiermee heeft CIBIS een solide architectuur die tevens
geschikt is voor eventuele koppeling met Intra- en Internet. Tevens waarborgt deze
database dat alle informatie benaderbaar is via programmatuur van derden zoals
tekstverwerkers, rekenbladen en rapportgeneratoren.
Basismodule Crematorium
Crematies kunnen worden ingepland en vervolgens verder worden afgehandeld.
Ook ingekomen as kan worden geregistreerd.
Bij het dossier worden de gegevens van overledene en aanvrager ingevoerd. De
NAW-gegevens worden geregistreerd volgens de indeling van het GBA.
Indien consumpties worden geserveerd bij de
plechtigheid, kunnen deze met aantal en prijs
worden geregistreerd. De bedragen worden
automatisch op de factuur vermeld.
Na de crematie kan worden aangegeven waar de
as bewaard wordt, of wanneer de verstrooiing
zal plaatsvinden en op welke locatie. Ten behoeve
van columbarium, urnenkelder of urnenmuur
kunnen indelingen gemaakt worden binnen het
locatiesysteem.
Naast de plechtigheid is het mogelijk om diverse gedachtenisvormen zoals urnen of
colliers te verkopen. De debiteur of ontvanger van een brief kan hierbij afwijken van
de aanvrager van het dossier.
CIBIS
Voor de samenstelling van de licentie kan gekozen worden uit de basismodules
Begraafplaats en Crematorium. Deze kunnen worden aangevuld met diverse
modules en koppelingen naar externe automatiseringspakketten. De functies voor
crematorium en begraafplaats zijn geënt op een gemeenschappelijke basis. Deze
bevat naast functies zoals planning, verkoop, verhuur, facturering, aanschrijving, etc.
tevens een locatiesysteem van waaruit geïntegreerd graf- en plaatsbeheer mogelijk
is. Hiernaast is het mogelijk de basismodulen te combineren, waardoor zowel de
administratie voor een crematorium als die voor een begraafplaats geïntegreerd
uitgevoerd kunnen worden. Tenslotte is het mogelijk met één centrale database
meerdere vestigingen te beheren.
Basismodule Begraafplaats
In de planning kunnen zowel begrafenissen als ingekomen stoffelijke resten worden
geregistreerd. Daarbij kan gelijk worden aangegeven in welk graf en op welke diepte de
overledene wordt geplaatst.
De indeling van de begraafplaats kan van tevoren worden
ingevoerd binnen het locatiesysteem. Hierbij is het mogelijk
om met een onbeperkt aantal verdelingen en grafnummers te
werken. Tevens kunnen de graven in diverse klassen worden
ingedeeld, zodat de afhandeling van bijvoorbeeld familie- en
algemene graven hierop wordt aangepast.
Tarieven voor grafrecht en onderhoud kunnen afwijken per
type graf en zijn afhankelijk van de gekozen periode.
Steenhouwers en aktes kunnen zowel per graf als op iedere positie binnen het graf worden
geregistreerd.
Na het ruimen van een graf blijft de informatie bewaard en kan dit te allen tijde worden
teruggezocht en ingezien.
Planning
CIBIS
Van crematies, asbestemmingen en ingekomen as wordt geregistreerd wat met deze as is
gebeurd, bijvoorbeeld verstrooiing of plaatsing in het Columbarium (inclusief coördinaten).
Van begrafenissen en ingekomen resten wordt vastgelegd in welk graf de overledene begraven is.
Vanuit het brondocument kunnen rechtstreeks de gegevens van het graf geraadpleegd worden.
Het is ook mogelijk om bijzettingen van urnen in graven te registreren. Ook hier is het dan
mogelijk om vanuit het brondocument rechtstreeks de gegevens van het graf te raadplegen.
Daglijsten en overzichten
Per plechtigheid kunnen daglijsten worden aangemaakt van koffiekamer, muzieklijst, aulalijst, etc.
Deze kunnen worden afgedrukt en gebruikt voor ondersteuning van de plechtigheid.
Tevens kunnen overzichten worden aangemaakt voor te verrichten onderhoud en het plaatsen
en verwijderen van monumenten.
Aanschrijvingen
CIBIS zorgt ervoor dat brieven en etiketten automatisch worden aangemaakt en klaargezet in
MS-Word.
Zo worden grafrechten automatisch gecontroleerd en kunnen deze vanuit de planning reeds
worden verlengd. Bij verlenging worden de gewenste formulieren voor de rechthebbende
automatisch aangemaakt.
Voor de verstrooiing of het inlichten van de familie worden automatisch de benodigde brieven
klaargezet. Ook na afhandeling worden door u gewenste bevestigingen automatisch op de juiste
datum klaargezet.
De koppeling naar MS-Word zit bij deze module inbegrepen.
Facturering
Ten behoeve van de facturering verzamelt CIBIS alle factureerbare onderdelen en presenteert
deze via een lijst.Vervolgens wordt geselecteerd welke regels gefactureerd moeten worden.
CIBIS stelt zelf de facturen samen en drukt deze vervolgens af.
De bijbehorende journaalposten worden doorgevoerd aan de
financiële administratie voor verdere verwerking.
Elke afgedrukte factuur komt in de factuurhistorie van het
betreffende dossier. Deze historie kan altijd geraadpleegd worden.
Ook is het mogelijk om vanuit de historie een kopiefactuur af te
drukken.
De eerste factuur gaat naar de gekozen uitvaartondernemer, tenzij anders aangegeven.
Management Informatie Systeem
CIBIS
Het Management Informatie Systeem (afgekort MIS) brengt inzicht in de gegevens die via de
administratie van CIBIS beschikbaar zijn, zoals:
• aantallen/omzetten van koop- en huurattributen
• aantallen/omzetten van consumpties
• bezettingslijsten van locaties
• aantallen en omzetten uitgesplitst naar de ondernemers
• etc.
Het MIS bestaat uit vooraf gedefinieerde overzichten. De basis van een overzicht is evenals bij
de facturen een lay-out. De lay-outs van het MIS worden bij CIBIS meegeleverd. Dit geldt ook
voor de koppeling met MS-Excel.
Autorisatie
De verschillende functies binnen CIBIS worden beveiligd via een toegangsbeveiligingssysteem.
Iedere gebruiker voert bij het starten van CIBIS een gebruikersnaam en een wachtwoord in.
Hiermee krijgt iedere gebruiker toegang tot de functies waartoe de systeembeheerder hem/
haar rechten heeft verleend.
Deze rechten worden toegekend via het
autorisatiegedeelte van het CIBIS. Hierbinnen
kunnen gebruikersgroepen worden gedefinieerd.
Aan de groepen worden rechten toegekend.
Rechten worden alleen toegekend aan groepen, niet
aan individuele gebruikers. Elke gebruiker die aan
een groep wordt gekoppeld, heeft automatisch de
rechten die toegekend zijn aan de groep.
Migratie naar CIBIS
De migratie vanuit uw huidige administratiesysteem
naar CIBIS is een belangrijk aandachtspunt. De
continuïteit van de administratie mag immers op geen enkele manier in gevaar komen.
Voor de veiligheid van uw administratie heeft DEVENTit het 12-stappenplan ontwikkeld. Dit
stappenplan heeft zich vele malen bewezen en garandeert een gedegen migratietraject.
12-stappenplan
Actie
1
Bestelling
De bestelling voor de gewenste licentie van CIBIS wordt geplaatst.
Cliënt
2
Intake
On site-inventarisatie van het huidige werk- en administratiemodel met het huidige administratiesysteem.
Cliënt
DEVENTit
3
Specificatie aanpassingen
Noodzakelijke aanpassingen, geclassificeerd naar standaard aanpassingen en specifieke wensen, worden opgesteld met
bijhorende planning.
DEVENTit
4
Inrichtingsplan
Een specificatie van de inrichting van CIBIS naar vulling van stambestanden, instellingen, etc. met bijbehorende
planning en kostenbegroting.
DEVENTit
5
Conversieplan
Een specificatie van de uit te voeren conversie naar CIBIS met bijhorende planning en kostenbegroting.
DEVENTit
6
Realisatie aanpassingen en conversieprogrammatuur.
DEVENTit
7
Schaduwomgeving
Installatie en inrichting van een CIBIS-schaduwomgeving, inclusief de eerste conversie vanuit het huidige
administratiesysteem.
Cliënt
DEVENTit
8
Instructie op het gebruik
De gebruikers die CIBIS in de schaduwomgeving gaan gebruiken worden geïnstrueerd.
DEVENTit
9
Proefconversies en schaduwdraaien
Aanpassingen en afstemming in CIBIS en conversieprogrammatuur. CIBIS gaat schaduwdraaien met het huidige
administratiesysteem.
Cliënt
DEVENTit
10
Definitieve installatie, inrichting, conversie en instructie
CIBIS wordt geïnstalleerd in de definitieve omgeving en configuratie. De inrichting en definitieve conversie vinden
plaats. Iedere gebruiker wordt geïnstrueerd over het gebruik van CIBIS.
Cliënt
DEVENTit
11
Schaduwdraaien
CIBIS gaat schaduwdraaien met het huidige administratiesysteem.
Cliënt
12
Ingebruikname
Het huidige administratiesysteem wordt buiten gebruik gesteld.
Cliënt
Referenties
CIBIS is in gebruik bij o.a. de volgende begraafplaatsen en crematoria:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
De Nieuwe Ooster Begraafplaats Crematorium Gedenkpark (A’dam);
Crematorium Stilleweer (Appingedam);
Crematorium Rijk van Nijmegen (Beuningen);
Crematorium Begraafplaats Uitvaartcentrum Steenbrugge (Diepenveen);
Crematorium Slangenburg (Doetinchem);
Crematorium Slingerbos (Ede);
Crematorium Goutum;
Crematorium Ockenburgh (’s-Gravenhage);
Crematorium Groningen;
Crematorium Haarlem;
Crematorium Schoterhof (Heerenveen);
CIBIS is een product van DEVENTit BV, een innovatief
softwarehuis voor multimediale en webbased
informatiesystemen en portalen.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Centrum voor overlijdenszorg Olandhorst (Lelystad);
Stichting Crematorium Limburg (Maastricht);
Crematorium Reestborgh (Meppel);
Crematorium Middelburg;
Crematorium en Begraafplaats Eikelenburg (Rijswijk);
Crematorium Rotterdam-Zuid;
Crematorium Schagerkogge (Schagen);
Crematorium Daelwijck (Utrecht);
Crematorium voor Tilburg en omstreken;
Crematorium De Omarming (Zutphen);
@AtlantisTweets
Energieweg 11a
Postbus 60 3750 GB Bunschoten
Tel: (+31) 33 - 2992277
Fax: (+31) 33 - 2992270
E-mail: [email protected]
Web: www.deventit.nl
@AtlantisFramework

Download Report