Naar een Regionaal Bureau voor Toerisme voor de Utrechtse Heuvelrug en Vallei Toekomstvisie Colofon Opdrachtgever VVV Soest VVV Utrechtse Heuvelrug VVV/RBT Vallei Gemeente Utrechtse Heuvelrug Opdrachtnemer Grontmij Nederland B.V. Postbus 119 3990 DC HOUTEN Telefoon: 030 ñ 634 4700 Auteur ir. Mieke Coenen Waarom een nieuwe organisatie? 1.1 Opgave VVV Soest, VVV Utrechtse Heuvelrug en VVV/RBT Vallei zijn samen werkzaam in acht gemeenten in de regio Utrecht-‐oost (Soest, Utrechtse Heuvelrug, Zeist, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal en Woudenberg). Zij worden geconfronteerd met ontwikkelingen die de continuÔteit in het uitvoeren van hun taken in de huidige vorm steeds moeilijker maakt. De VVVís willen samen opgaan in een nieuwe regionale organisatie. Drie concrete aanleidingen op een rij. Uitdagende tijden De aanhoudende crisis zorgt in de breedte voor teruglopende inkomsten bij de VVVís. De Nederlandse consument geeft minder uit en dit is ook in de VVV-‐winkels te merken. De verkoop van VVV-‐bonnen, vroeger een aanzienlijke inkomstenbron vanwege de provisie, daalt. De verwachting is dat dit in de toekomst nog verder zal dalen. VVV Nederland heeft recent met andere aanbieders als Bruna en PostNL afspraken gemaakt dat zij ook VVV-‐bonnen kunnen verkopen, waardoor het alleenrecht van de VVVís is vervallen. De ANWB stopt per 1 januari 2014 de samenwerking met de VVV. Zij kiest voor haar eigen distributiekanalen. Dit heeft grote gevolgen voor de VVV-‐winkels in Soest en Veenendaal. Gemeenten leveren een substantiÎle bijdrage aan de inkomsten van de VVVís. Zij moeten bezuinigen en bezinnen zich op de financiering van recreatie. Enkele gemeenten hebben al een korting doorgevoerd op de subsidie en de komende jaren zullen zij kritisch bekijken in hoeverre subsidiering van VVVís past bij hun visie en taken. De crisis treft ook de horeca-‐en recreatiesector, die zich geconfronteerd zien met een lagere omzet. Kosten, die niet direct noodzakelijk zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering, worden kritisch tegen het licht gehouden. Dit geldt ook voor het VVV-‐ lidmaatschap of hun bijdrage aan activiteiten, georganiseerd door de VVV. Het sluitend krijgen van de begroting is hierdoor een steeds grotere uitdaging. VVVís hebben de afgelopen jaren al een aantal kostenbesparingen doorgevoerd, maar concluderen nu dat hier geen rek meer in zit. Door samen te gaan, ontstaat er een bredere financiÎle basis. Veranderende invulling van taken VVV De VVV staat al 125 jaar voor betrouwbare toeristische informatie en is ÈÈn van de bekendste merken van Nederland. Van oudsher was de belangrijkste taak van de VVV gastheerschap en informatievoorziening op lokaal niveau. Basis voor het uitvoeren van deze taken was de VVV-‐winkel, gevestigd op een centrale plek in stad of dorp. 1* Door de steeds verdergaande digitalisering zijn de wensen van consumenten veranderd. De consument heeft een enorme ëinformatiehongerí en is gewend dat informatie 24 uur per dag via smartphones, tablets en computers binnen handbereik is. Dit maakt dat de informatiefunctie van de VVV-‐winkel moet veranderen. Op veel plekken is deze al vervangen door informatiepunten in bibliotheken, winkels of dorpshuizen of door digitale zuilen. De ontwikkelingen in de digitale wereld gaan snel. Via Internet en social media voegt de consument zelf tegenwoordig ook informatie toe. Informatievoorziening wordt gekoppeld aan de plek waar de consument is. Om goed invulling te blijven geven aan de taken gastheerschap en informatievoorziening heeft de VVV professionele kennis en ervaring nodig op dit gebied. Deze kennis en ervaring zijn veelal niet op lokaal niveau voor handen. Ook aan de aanbodzijde doen zich veranderingen voor. Bedrijven in de sector hebben andere behoeften. Via Internet en social media hebben zij direct contact met hun gasten. Hiervoor hebben zij de VVV niet meer nodig. Zij zijn op zoek naar een partij die aantoonbaar toegevoegde waarde creÎert voor hun product. Dit is meer dan het doorgeven van informatie. Nieuwe aanbieders dienen zich aan. Terreinbeheerders, de cultuursector en maatschappelijke organisaties zijn marktgerichter gaan werken. Dit betekent dat ook zij de consument een betaald aanbod doen. Zij zoeken aansluiting bij de sector. Dit vraagt een nieuwe aanpak. VVVís merken dat om invulling te geven aan de gewenste professionalisering een zekere schaalgrootte noodzakelijk is. Door samen te gaan, zijn zij hier beter toe in staat. Behoefte aan een professionele regionale organisatie De Utrechtse Heuvelrug (inclusief delen van de Vallei) is een regio waarin de gastvrijheidseconomie een belangrijke plaats inneemt. De sector is goed voor ruim 5,5% van de werkgelegenheid (landelijk is dit 5,2%)1. Het gaat dan vooral om banen in de recreatie, horeca, detailhandel en het agrotoerisme. Een goed draaiende gastvrijheidseconomie maakt een regio niet alleen aantrekkelijk voor bezoekers maar ook voor eigen inwoners. Het bevordert het woon-‐en leefklimaat in positieve zin en vergroot de trots en tevredenheid van bewoners over de eigen regio. Het werkt imagoversterkend en bevordert daarmee het vestigingsklimaat voor bedrijven. De gastvrijheidseconomie is steeds professioneler geworden de afgelopen jaren. Succesvoorwaarde voor een goed draaiende regionale gastvrijheidseconomie is samenwerking. De recent gepresenteerde visie op de gastvrijheidseconomie 2025 ë Vinden, verrassen, verbindení kreeg als ondertitel kreeg deze visie mee ë Veel parels, nu nog een kettingí. Hiermee wordt direct duidelijk waar de opgave ligt voor deze sector. Samenwerking komt echter binnen de sector niet vanzelf tot stand. Het product is versnipperd, bestaat uit verschillende delen en wordt aangeboden door een veelheid aan aanbieders. Binnen dit speelveld is behoefte aan een partij die zorgt voor samenhang en verbinding. Een sterke en professionele regionale organisatie is hiervoor noodzaak. 1* Bron: Rabobank (2012) 2 Samenvattend Door samen te gaan: ï ontstaat een gezondere financiÎle basis; ï is de VVV beter toegerust in te spelen op de veranderende wensen; ï kan een positieve bijdrage worden geleverd aan het versterken van de sector in de regio. 1.2 Leeswijzer In hoofdstuk twee gaan we kort in op de huidige situatie van de VVVís. Hoofdstuk drie gaat in op de hoofdlijnen van de nieuwe organisatie. In hoofdstuk vier beschrijven we de rechtsvorm en de nieuwe organisatiestructuur. 2.1 Werkzaamheden Waar staan we nu? De drie VVVís geven in het werkgebied invulling aan gastheerschap, informatievoorziening en retail en op beperkte schaal aan bemiddeling, marketing en promotie en productontwikkeling. Zij werken over het algemeen op traditionele wijze. Dit betekent dat de winkel centraal staat binnen de werkzaamheden. Er is de wil om meer aan bemiddeling, marketing en promotie en productontwikkeling te doen, maar niet altijd de tijd. Ook werken de VVVís over het algemeen aanbodgericht. Men denkt na over het beter bedienen van doelgroepen, maar dit komt nog niet optimaal uit de verf. Gastheerschap en informatievoorziening In alle gemeenten in het werkgebied is een VVV-‐winkel of VVV-‐ agentschap gevestigd. Op deze plek wordt invulling gegeven aan gastheerschap. Dit gebeurt in Soest, Veenendaal en Rhenen door betaalde krachten, in de overige vestigingen door vrijwilligers. In beperkte mate wordt hier, gecoˆrdineerd door de VVVís, ook invulling aan gegeven bij recreatiebedrijven en horecaondernemingen. Informatie wordt verstrekt via websites, in de VVV-‐winkels en door middel van een mobiele VVV tijdens evenementen. Alle VVVís hebben een eigen website, die gebruik maakt van de database van de Nationale Databestand Toerisme Recreatie en Cultuur (NDTRC). Deze wordt dagelijks actueel gehouden. In enkele gemeenten is een actuele evenementenkalender ontwikkeld. Retail VVVís hebben een bescheiden aanbod aan producten, dat vooral bestaat uit gratis informatie (folders, brochures etc.). Verder verkoopt men een selectie van kaarten, boeken en gidsen en lokale souvenirs. Dit geldt niet voor de gecombineerde VVV-‐ANWBwinkels. Hier is een groot aanbod aan ANWB-‐producten te verkrijgen. Een groot deel van de retailomzet komt van de verkoop van VVV geschenkbonnen, die door alle VVVís worden verkocht. Marketing en promotie Activiteiten op het gebied van marketing en promotie zijn beperkt en vinden veelal plaats in het kader van de regionale campagne Uit op de Heuvelrug. Onder de naam ëUit op de Heuvelrugí wordt gewerkt aan de promotie van de toeristische bestemming Utrechtse Heuvelrug. Dit moet leiden tot groei van de bestedingen tijdens een dagtocht naar de Utrechtse Heuvelrug en groei van het aantal overnachtingen van verblijfstoeristen op de Utrechtse Heuvelrug. Doelgroepen, waar de campagne zich op richt zijn eigen inwoners en inwoners van de regio en verblijfsrecreanten uit (met name) de Randstad. Budget hiervoor is beschikbaar gesteld door gemeenten Rhenen, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Woudenberg en Zeist en de provincie Utrecht. VVVís werken nauw samen met de promotiecampagne Uit op de Heuvelrug en zijn betrokken bij de promotie van de Grebbelinie. Er vindt informatie-‐uitwisseling plaats en producten uit de regionale campagne zijn verkrijgbaar bij de VVVís. De regionale campagne maakt gebruik van de door de VVVís ingevoerde informatie voor de webportal Uit op de Heuvelrug. Verder is er afstemming over activiteiten. VVV Utrechtse Heuvelrug heeft met de campagne afspraken gemaakt over gezamenlijke verkoop van partnerpakketten aan ondernemers. Bemiddeling en productontwikkeling VVVís verkopen kaarten voor verschillende activiteiten en evenementen. VVV/RBT Vallei neemt ook het initiatief bij de organisatie van evenementen. VVVís werken ook op beperkte schaal aan de totstandkoming van lokale arrangementen en denken na over nieuwe producten. 2.2 Organisatie VVV Soest heeft nu een gecombineerde winkel met de ANWB in het centrum van Soest. Sterk punt van VVV Soest is de professionele winkelfunctie (ook online bonnenverkoop) en de mogelijkheid om verzekeringen te verkopen. De ANWB heeft per 1 januari 2014 de samenwerking opgezegd, waarmee VVV Soest een substantieel deel van haar inkomsten zal gaan missen. Dit heeft verregaande consequenties (ontslag medewerkers, huurpand te groot). VVV Soest zoekt een nieuwe partner voor de winkel. VVV Soest heeft circa 110 donateurs. VVV Utrechtse Heuvelrug heeft de afgelopen jaren ingezet op professionalisering. Dit heeft geleid tot onder andere de realisatie van een nieuw winkelconcept in Doorn en Zeist. Sterk punt van VVV Utrechtse Heuvelrug is de actuele evenementenkalender en de grote groep actieve vrijwilligers. 180 bedrijven zijn lid van de VVV. Het bestuur heeft geconcludeerd dat de organisatie te klein is om een gespecialiseerde professionele staf in te huren. Het feit dat de directeur de enige betaalde kracht is, maakt de organisatie kwetsbaar. Het bestuur bestaat na de zomer nog uit twee leden. VVV/RBT Vallei heeft winkels in Rhenen en Veenendaal en agentschappen in Renswoude, Scherpenzeel en Woudenberg. Sterk punt van VVV/RBT Vallei is het grote aantal betrokken ondernemers en de organisatie van lokale activiteiten en evenementen (toegevoegde waarde). VVV/RBT Vallei heeft vooral in Veenendaal te maken met stevige bezuinigingen. De ANWB heeft de samenwerking opgezegd en de gemeente verlaagt haar subsidie vanaf 2015 substantieel. Dit heeft consequenties voor de vestiging Veenendaal (betaalde krachten terug naar VBT, voornemen om huidige locatie te sluiten en stadswinkel te openen). De directeur is een belangrijke spil in lokale netwerken bij het organiseren van evenementen. Het feit dat zijn pensionering in zicht is, maakt de organisatie kwetsbaar. De volgende tabel geeft op hoofdlijnen inzicht in de organisatie en financiÎn van de VVV Soest, VVV Utrechtse Heuvelrug en VVV/RBT Vallei. Organisatievorm VVV Soest (Stichting) VVV Utrechtse Heuvelrug (Vereniging) VVV/RBT Vallei Vereniging) Winkels/agentschappen in: Soest Doorn en Zeist hebben een winkel net als in Rhenen en Veenendaal Agentschappen zijner in Renswoude, Woudenberg en Scherpenzeel Personeel: Soest: 0,8 fte (directeur). Utrechtse Heuvelrug: 0,75 fte (directeur), Vallei: 0,8 fte (directeur en ondersteuning) en 1 fte tijdelijk als coˆrdinator voor Veenendaal Alle winkels hebben vrijwilligers Leden/donateurs: Soest: circa 110 Utrechtse Heuvelrug: circa 180 Vallei: circa 300 Begroting: Voor Soest is de situatie vanaf 2014 zorgelijk Utrechtse Heuvelrug: teert in op eigen vermogen Vallei: Op orde, maar moeizaam De nieuwe organisatie op hoofdlijnen Vinden 3.1 Wat is de toegevoegde waarde? De nieuwe organisatie zal toegevoegde waarde creÎren door zich op drie belangrijke activiteiten gaan richten. Hierbij sluiten we aan bij het startdocument van de sectorvisie Gastvrijheidseconomie 2025 ë Vinden, verrassen, verbindení. In deze tijd waarin een overvloed aan informatie beschikbaar is, ontstaat steeds meer behoefte aan kwalitatief hoogwaardige informatie. Informatie die je makkelijk kunt vinden en waar je van op aan kunt. Niet alleen de (potentiÎle) bezoeker en de inwoner van de regio is hierbij gebaat, maar ook ondernemers. Ondernemers bijvoorbeeld die willen inspelen op evenementen. De VVV staat voor betrouwbaarheid en kwaliteit van toeristische informatie en is de partij om deze taak te blijven uitvoeren. De nieuwe organisatie zal alle statische (bedrijfsinformatie) en dynamische (evenementen en activiteiten) informatie verzamelen, beheren en actueel houden en zorg dragen dat deze op de juiste manier beschikbaar is voor alle doelgroepen. Verrassen De consument is op zoek naar inspiratie over hoe hij zijn vrije tijd het beste kan besteden. De consument zoekt een verrassend totaalproduct, waarvan de delen worden aangeboden door een groot scala aan aanbieders. De nieuwe organisatie overziet het totaal en zal zorgen dat er steeds een nieuw en verrassend aanbod in de etalage staat. Dit doet zij door steeds creatieve, nieuwe combinaties te maken tussen de verschillende delen van het aanbod, afgestemd op de behoefte van verschillende doelgroepen en individuele klanten. Zij is de partij die van het aanbod een belevenis maakt en hierdoor de consument verleidt om naar de gemeente of regio te komen. Maatwerk is hierbij het sleutelwoord. Verbinden De consument stelt zelf een product samen en combineert hierbij verschillende delen en ervaringen. Het succes van een bestemming begint bij samenwerking. Hiermee kan eenvoudig een aanbod worden gemaakt dat optimaal inspeelt op behoeften van de gast. Zo kunnen ondernemers inspelen op activiteiten en evenementen, maar ook samen een totaalervaring bieden. Kleinere bedrijven kunnen meeliften op het succes van de iconen van een gebied. Hiervoor is er behoefte aan een netwerk. De nieuwe organisatie neemt het initiatief in het bouwen aan een sterk lokaal en regionaal netwerk waarbij zowel partijen binnen als buiten de sector wordt aangehaakt. Dit vormt de basis voor samenwerking. 3.2 Wat is de missie? De missie van de nieuwe organisatie is: Het bevorderen van recreatie en toerisme in en naar het werkgebied in de meest uitgebreide zin van het woord, met als uiteindelijk doel een positieve economische bijdrage te leveren in en naar het werkgebied. Dit doet zij door een intermediaire en gastvriendelijke rol te spelen binnen de sector. 3.3 Wat gaat de organisatie doen (visie)? De nieuwe organisatie heeft de volgende visie op haar taken: ï Wij zijn een neutrale, betrouwbare partner in het verzamelen en ontsluiten van toeristische en recreatieve informatie door te zorgen voor goede kwaliteit, verrassende presentatie en optimale toegankelijkheid. ï Wij zijn een herkenbare gastheer in de regio. ï Wij werken aan promotie van de toeristische destinatie(s) in onze regio (Utrechtse Heuvelrug, Grebbelinie). ï Wij werken samen met partners aan nieuwe producten, door verbindingen te leggen binnen en buiten de sector. 3.4 Wie zijn de klanten? Wij onderscheiden drie klantgroepen. Tussen de klantgroep vervult de nieuwe organisatie een intermediaire rol. Gasten De gast is een containerbegrip. Hiermee worden verblijfstoeristen, zakelijke bezoekers en recreanten (inclusief inwoners van het werkgebied) bedoeld. De behoeften van de gast kenmerkt zich door een permanente informatiehonger. De gast wil op elke plaats en tijd kunnen beschikken over de juiste informatie. Door social media is de gast ook in staat om zelf informatie toe te voegen. De nieuwe organisatie stelt zich ten doel om ï de (potentiÎle) gast optimaal te faciliteren bij zijn zoektocht naar de juiste informatie; ï de gast te verrassen met het aanbieden van een product op maat; ï te werken aan het opbouwen van goede relaties met de gast (fanclub). Partners Partners zijn alle organisaties waarmee de nieuwe organisatie een samenwerkingsrelatie opbouwt. Het gaat om individuele bedrijven (verblijfsrecreatie, zakelijk toerisme, horeca, winkels, agrotoerisme etc.), culturele organisaties (musea, evenementenorganisaties), ondernemersverenigingen en terreinbeherende organisatie. De nieuwe organisatie stelt zich ten doel om toegevoegde waarde te creÎren voor haar partners met op maat gemaakte groepen producten en diensten. Zij maakt prestatieafspraken met haar partners. Overheid Met overheid bedoelen we de gemeenten binnen het werkgebied. Zij kunnen producten en diensten afnemen. De nieuwe organisatie stelt zich ten doel gemeenten te ondersteunen bij haar beleid door taken op het gebied van recreatie en toerisme uit te voeren. Hierover maakt zij op prestatieafspraken met gemeenten. 3.5 Strategie De nieuwe organisatie is een onafhankelijke regionale organisatie, gespecialiseerd in recreatie en toerisme, die producten en diensten levert aan haar klanten. Uitgangspunt is dat de nieuwe organisatie alleen werkt voor betalende partners en hiervoor reÎle prijzen in rekening brengt. Dit betekent ook dat bedrijven, organisaties of overheden die niet meebetalen niet of slechts summier opgenomen worden in de informatievoorziening. Inzet is om de kosten voor de (potentiÎle) gast zo laag mogelijk te houden. Dit past bij een gastvrije regio. De nieuwe organisatie stelt de drie activiteiten ë vinden, verrassen en verbindení centraal in al haar werkzaamheden. De organisatie gaat hierbij uit van twee belangrijke kernwaarden: professionaliteit en lokale betrokkenheid. Professionaliteit betekent dat zij kwalitatief hoogwaardige producten en diensten aanbiedt. Gekwalificeerde medewerkers voeren regie op het uitvoeren van de werkzaamheden. Lokale betrokkenheid betekent dat de organisatie zijn wortels houdt op lokaal niveau. Vrijwilligers zijn hiervoor een belangrijke waarde. In elke gemeente waar de organisatie actief is, zal verder een lokaal toeristisch overlegplatform in het leven worden geroepen, bedoeld om contact te onderhouden met een brede vertegenwoordiging van partijen op lokaal niveau. De nieuwe organisatie biedt partners de mogelijkheid om te participeren door het afnemen van partnerpakketten. Deze partnerpakketten kennen verschillende instapniveaus. Ook kunnen partners aanvullende producten afnemen. Met overheden maakt de nieuwe organisatie prestatieafspraken in de vorm van uitvoeringsovereenkomsten. Afspraken worden zo concreet mogelijk verwoord. In de nieuwe organisatie zal het gebruik van het VVV-‐merk gehandhaafd blijven. VVV is een sterk merk en is herkenbaar voor gasten en heeft hierdoor toegevoegde waarde. De nieuwe organisatie kan zo ook gebruik blijven maken van de ondersteuning door VVV Nederland. 3.6 Producten en diensten Diensten worden aangeboden aan de betalende partners en overheden. De producten zijn gericht op de (potentiÎle) gast. De nieuwe organisatie streeft ernaar maatwerk te leveren in haar producten en in haar dienstverlening. Dit betekent dat zij producten ontwikkelt voor verschillende toeristische en recreatieve doelgroepen. De nieuwe organisatie verleent diensten voor zowel bezoekers met een vrijetijdsmotief als voor zakelijke bezoekers. Haar dienstverlening stemt zij af op de behoeften van de betalende partners en overheden. Informatiemanagement Informatiemanagement is het verzamelen en beheren van de informatie, ervoor zorgen dat deze kwalitatief op orde is en dat deze daar terecht komt waar de vraag is. De nieuwe organisatie biedt hiervoor in ieder geval de volgende producten en diensten aan: ∑ Website (database en presentatie) ∑ Evenementenkalender (database en presentatie) ∑ Nieuwsbrieven ∑ Drukwerk ∑ Inzet social media Gastheer in de regio Het ontvangen en informeren van gasten in de regio is een van de kerntaken. Doel is de gast de couleur locale te laten beleven en door te verwijzen. De nieuwe organisatie biedt hiervoor in ieder geval de volgende producten en diensten aan: ï Informatieverstrekking via lokale VVV-‐winkels en VVV-‐ agentschappen ï Informatieposten inrichten bij bedrijven en promotie van toeristische destinaties De nieuwe organisatie is de plek waar de vermarkting van de toeristische destinaties in het werkgebied plaats gaat vinden. Dit betreft in ieder geval de regio Utrechtse Heuvelrug (inclusief delen van de Vallei), maar ook het merk Grebbelinie kan op deze plek worden gepromoot. Promotie van de toeristische destinaties betekent het verleiden van bezoekers die zich oriÎnteren op een bestemming. De nieuwe organisatie biedt hiervoor in ieder geval de volgende producten en diensten aan: ï Merkontwikkeling ï Mediacampagnes ï Persbewerking ï Aanwezigheid op beurzen ï Crossmediale promotieacties en Productontwikkeling Om het aanbod en het toeristisch product te blijven ontwikkelen en verbeteren initieert, ondersteunt en faciliteert de nieuwe organisatie in toenemende mate initiatieven die een substantiÎle bijdrage leveren aan het toerisme. Opdrachten hiervoor worden, uitsluitend op basis van een sluitende businesscase aangenomen. Hierbij wordt gezocht naar innovatieve en vernieuwende ideeÎn. Via de beschikbare kanalen zal de nieuwe organisatie vervolgens bekendheid geven aan deze producten. De nieuwe organisatie biedt hiervoor in ieder geval de volgende producten en diensten aan: ï Arrangementen door koppeling aanbieders ï Arrangementen door koppeling evenementen met aanbieders ï Themafolders/producten door koppeling aanbieders ï Routeproducten door koppeling routeaanbod met aanbieders ï Informatiemiddelen als zuilen en mobiele applicaties ï Lokale en regionale souvenirs ï Evenementen Rechtsvorm en organisatiestructuur 4.1 Rechtsvorm De rechtsvorm van de nieuwe organisatie is die van een stichting. Belangrijke voordelen van een stichting zijn de onafhankelijkheid en dat het een zelfstandige drager is van rechten en verplichtingen. Stichtingen worden vaak in het leven gericht om een maatschappelijk doel na te streven. De stichting is een goede vorm om vorm te geven aan publiek-‐private samenwerking. De nieuwe organisatie streeft een economisch en een maatschappelijk doel na, waar zowel gemeenten als ondernemers belang bij hebben. Bij de rechtsvorm van de nieuwe organisatie kan ook aan een vereniging worden gedacht. Het belangrijkste verschil is dat een vereniging leden heeft en een stichting niet. Het hebben van leden, die formeel betrokken zijn bij de besluitvorming maakt een vereniging minder slagvaardig. Het is wel mogelijk voor een stichting om donateurs te hebben. Een stichting kan een onderneming hebben, zolang de winst van de onderneming wordt besteed aan het doel. De nieuwe organisatie heeft geen winstdoelstelling. De stichting kent over het algemeen een bestuursorgaan, het bestuur. Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de stichting. Een ronde langs bestaande regionale bureaus voor toerisme in Nederland leert ook dat dit de meest voorkomende is. 4.2 Organisatiestructuur De nieuwe organisatie kent een Raad van Toezicht en een directie. Een werkorganisatie ondersteunt de directeur bij de uitvoering van de taken. Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) heeft een toezichthoudende rol. Hier krijgt de publiek-‐private samenwerking vorm door zowel ondernemers als bestuurders van gemeenten te betrekken. Welke vorm het beste past, zal verder worden uitgewerkt. Een of meerdere onafhankelijke personen nemen eveneens zitting in de RvT, bijvoorbeeld leden van de besturen van de huidige VVVís. In het directiestatuut zijn de formele verhoudingen tussen de RvT en de directie en de werkafspraken tussen beide organen vastgelegd. De RvT toetst de strategische richting door jaarlijks een actieplan goed te keuren op basis van een begroting. De RvT controleert door het jaarlijks vaststellen van een jaarrekening. De RvT is tevens verantwoordelijk voor het aanstellen van de directie. Directie De directie bestaat uit een directeur. De directeur is tevens de enige bestuurder. De directeur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de nieuwe organisatie. Hij/zij zet het beleid uit, is verantwoordelijk voor financiÎn (begroting, jaarrekening, inkoop), personeel (vast en vrijwilligers), huisvesting en doet de politiek-‐bestuurlijke belangenbehartiging. De directeur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De directeur heeft een slank ingerichte back office tot zijn beschikking, waar enige administratieve en secretariÎle ondersteuning kan worden verzorgd. Werkorganisatie Binnen de werkorganisatie worden, naast de directeur vier functies en een back office onderscheiden. Afhankelijk van beschikbare budgetten en werkgebied zal bepaald worden voor hoeveel fte deze functies kunnen worden ingevuld. Mogelijk worden functies gecombineerd binnen een baan. Naast betaalde krachten bestaat de werkorganisatie ook uit een aantal vrijwilligers. Webmaster/online marketeer Binnen deze functie ligt de verantwoordelijkheid voor de technische doorontwikkeling, het beheer en de kwaliteitsbewaking van de website en de achterliggende database. De webmaster/online marketeer volgt de doorontwikkeling van de NDTRC op de voet. Onderdeel is ook het actueel houden van de informatie en de kwaliteitsbewaking. Hiervoor onderhoudt deze persoon goed contact met de vrijwilligers die deze informatie verzamelen en invoeren. Binnen deze functie behoort ook het zorgen voor een functionele en aantrekkelijke voorkant van de website. De met behulp van de database ontwikkelde zaken als apps en andere interactieve mogelijkheden worden beheerd en doorontwikkeld. De webmaster/online marketeer adviseert over de optimale inzet van social media vanuit de technische kant. De webmaster/online marketeer zorgt voor optimale vindbaarheid van de website via SEO (Search Engine Optimalisation) en SEA (Search Engine Advertising). Gastheerschap en informatiemanagement (VVV-‐functie) Deze persoon is verantwoordelijk voor gastheerschap en de lokale informatieverstrekking. Op lokaal niveau wordt informatie verzameld en beheert. Dit gebeurt vaak door vrijwilligers. Deze persoon zorgt voor de kwaliteitsbeheersing van deze informatie en de database. Binnen deze functie wordt ook de coˆrdinatie van de VVV-‐winkels en ñagentschappen opgepakt. Deze persoon is verantwoordelijk voor het draaien hiervan. Binnen de lokale winkels en agentschappen worden ook retail, bemiddeling en ticketverkoop op lokale schaal opgepakt, indien dit positief bijdraagt aan de het resultaat van de winkel. Relatiebeheer en productontwikkeling Het opbouwen van een netwerk is een belangrijke randvoorwaarde om als organisatie succesvol te zijn op de manier zoals voorgesteld. Binnen deze functie wordt dan ook gewerkt aan het opbouwen van een fijnmazig netwerk aan contacten, met wie de nieuwe organisatie samenwerkt. Ook stuurt deze persoon de lokale overlegplatforms aan. Hierdoor ontstaat bij deze persoon goed inzicht in de totale breedte van het aanbod. Beste manier om een relatie op te bouwen, is door samen iets te gaan doen. Op basis van de kennis van de sector worden wordt proactief gewerkt aan de totstandkoming van productontwikkeling. Onderdeel van deze functie is het organiseren van enkele netwerkbijeenkomsten per jaar. Deze hebben tot doel om partners te stimuleren tot samenwerking. Marketing en promotie Binnen deze functie wordt uitvoering gegeven aan het vermarkten en promoten van de Utrechtse Heuvelrug als totaalproduct. Het gaat om het neerzetten van het gebied. Hierbij staat samenwerking met partners centraal (partnership en joint promotion acties). Binnen deze functie wordt gewerkt aan het laden en doorontwikkelen van de merken binnen de regio. Ook is deze persoon verantwoordelijk voor het bedenken en uitvoeren van mediacampagnes en aanvullende promotieacties gericht op doelgroepen, bijvoorbeeld touroperators of fietsers. Onderdeel hiervan is het onderhouden van contacten met de pers. Zakelijke marketing en promotie Binnen deze functie staat het vermarkten en promoten van de regio als zakelijk-‐toeristische bestemming. Aan de hand van een goede propositie wordt de regio als zakelijke bestemming gepromoot. Ook hier wordt samenwerking centraal gezet. Deze persoon fungeert als accountmanager voor de zakelijke markt en zorgt voor ondersteunende middelen, zoals een website, het faciliteren van site-‐inspecties en het opstellen van bidbooks. 5.1 Inleiding Financieel perspectief Bij het bekijken van het financieel perspectief van een organisatie is het gebruikelijk een meerjaren prognose te geven. In dit hoofdstuk wordt echter alleen inzicht gegeven in het jaar 2014. Terugkijken naar de afgelopen jaren heeft weinig toegevoegde waarde. Door het wegvallen van de gecombineerde VVV/ANWB functie is voor VVV Soest en RBT/VVV Vallei een geheel ander plaatje ontstaan. Vooruitkijken is onzeker. De hoogte van subsidies aan de VVV staat ter discussie. 2014 is het eerste jaar dat in Soest en Veenendaal de VVV zonder ANWB draait. Het is nog onduidelijk wat dit betekent voor de inkomsten uit winkelverkopen. 2014 is ook het eerst jaar dat ondernemerspakketten zullen worden verkocht door VVV Utrechtse Heuvelrug. Onduidelijk is hoeveel extra inkomsten vanuit het bedrijfsleven dit gaat opleveren. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de begroting voor 2014, gebaseerd op cijfers aangeleverd door de VVVís zelf. In deze fase gaat het om een overzicht op hoofdlijnen. In de volgende fase zullen de administraties nader moeten worden doorgelicht en zal een grondige analyse moeten plaatsvinden. 9 VVV/RBT Vallei en VVV Utrechtse Heuvelrug presenteren een sluitende begroting. VVV Soest heeft geen sluitende begroting. Hier staat echter voldoende aan reserves tegenover. VVV Utrechtse Heuvelrug is nog in gesprek over de subsidie van de gemeente Zeist. Hiervan is inmiddels Ä38.000 toegezegd. Men is nog in gesprek over de resterende Ä12.000. Zij hebben het totale bedrag van Ä50.000 opgevoerd in de begroting. De drie organisaties hebben gezamenlijk ruim 500.000 euro aan inkomsten. De inkomsten komen voor 38% uit de resultaten van verkopen, voor 52% vanuit gemeenten en voor 11% vanuit het bedrijfsleven. In 2014 worden de VVVís dus voor circa 270.000 euro gefinancierd uit subsidies en bijdagen vanuit gemeenten. In 2015 zal dit bedrag lager zijn omdat gemeenten een korting doorvoeren. Gemeente Subsidie 2014 Perspectief 2015 Soest Ä45.425 Utrechtse Heuvelrug Ä54.221 Korting van 3280 euro Zeist Ä50.000 Rhenen Ä24.060 Veenendaal Ä63.717 Korting van 40.000 euro Renswoude Ä3.000 Scherpenzeel Ä10.292 Woudenberg Ä17.000 Korting in 2015 Totaal Ä267.7153 In Veenendaal wordt een stevige korting doorgevoerd; hier staat echter ook een daling van de huurkosten van Ä20.000 per jaar tegenover. In Renswoude is naast de bijdrage van de VVV nog Ä7.000 beschikbaar voor activiteiten op het gebied van recreatie en toerisme. De promotiecommissie beslist hierover. De VVV is een van de partijen die deze activiteiten uitvoert. De bijna 600 leden en donateurs van de VVVís betalen een gemiddelde bijdrage van minder dan 100 euro per lid. Dit loopt uiteen van Ä25 voor een particulier lid tot maximaal Ä1000 euro voor een groot recreatiebedrijf. Omdat VVV Soest een stichting is, hebben zij geen contributies van leden, maar wordt de bijdrage van ondernemers onder het kopje donaties weergegeven. Uitdaging voor de drie organisaties is om het resultaat van de verkopen te realiseren, in recessietijd. Het afgelopen jaar hebben de VVVís gemerkt dat de inkomsten terugliepen. Daarnaast gaat VVV Utrechtse Heuvelrug, in samenwerking met de campagne Uit op de Heuvelrug, in 2014 pakketten verkopen aan ondernemers. Prijzen van pakketten zijn Ä250 of Ä500. Het is nog niet duidelijk hoeveel animo er voor is. Personeelskosten (inclusief vergoedingen aan vrijwilligers) vormen de grootste uitgave van de VVVís. Hier wordt circa 56% aan besteed. Huisvestingskosten zijn circa 15%. Bij een samenvoeging van de drie organisaties zullen kosten-‐en efficiencyvoordelen kunnen worden behaald. Omdat het grootste deel van de kosten voor personeel en huisvesting zijn, moeten de kostenvoordelen niet te hoog worden ingeschat, tenzij gekozen wordt voor het sluiten van winkels. Een reductie van het aantal medewerkers is niet gewenst, omdat binnen de nieuwe organisatie taken zijn toegevoegd. Binnen de nieuwe organisatie zullen taken wel beter verdeeld en uitgevoerd kunnen worden, waardoor de effectiviteit en kwaliteit toeneemt. 5.3 Financiering nieuwe organisatie Uitgangspunten Voor de financiering van de activiteiten van de nieuwe organisatie wordt voorgesteld te kiezen voor de volgende uitgangspunten: ï De begroting moet bij de start in beginsel sluitend zijn. ï Overheid en bedrijfsleven moeten zich gezamenlijk verantwoordelijk voelen voor de nieuwe organisatie. Het bedrijfsleven zal meer dan voorheen dienen bij te dragen ï Gemeenten gaan met elkaar een commitment aan voor een periode van minimaal 2 jaar om de continuÔteit na de start te kunnen garanderen. ï De gemeenten zijn bereid om in deze twee jaar minimaal dezelfde financiÎle inspanningen te leveren. ï De eigen organisatiekosten dienen zo laag mogelijk te blijven om zoveel mogelijk middelen te laten toevloeien naar de uitvoering van werkzaamheden en projecten. Beschikbare budgetten Naast de budgetten voor de VVV wordt er in 2014 door gemeenten in 2014 ook meebetaald aan de promotiecampagne Uit op de Heuvelrug. Conclusie Vanuit de gezamenlijke overheden is er vanaf 2015, indien er geen verdere kortingen plaatsvinden dan nu bekend, circa 265.000 euro beschikbaar voor de nieuwe organisatie (circa 35.000 vanuit de campagne en circa 230.00 vanuit budgetten VVV). Stappenplan 6.1 Proces Het proces om te komen tot een nieuwe organisatie bevat een aantal fases, die elk worden afgesloten met een ëgo-‐no goí be-‐ sluit. Op deze manier wordt de haalbaarheid na iedere fase ge-‐ toetst en worden gemaakte afspraken goed verankerd. In onder-‐ staande figuur is het besluitvormingstraject weergeven. Voor elke fase is aangegeven welke activiteit in deze fase plaatsvindt. Het proces begint met een oriÎntatiefase waarin de haalbaarheid en de vorm van de samenwerking en het (bestuurlijk) draagvlak worden onderzocht. EÈn en ander wordt verwoord in een toekomstvisie. In de onderzoeksfase wordt de ambitie uit de toekomstvisie verder uitgewerkt in een integraal businessplan. Zaken die in de toekomstvisie op hoofdlijnen zijn verwoord, worden concreet gemaakt. Het gaat dan bijvoorbeeld om het concreet maken van de kosten van producten. Met individuele gemeenten wordt verkend welke producten zij van de nieuwe organisatie willen afnemen. Er zal afstemming plaatsvinden met de regionale campagne over het inpassen van de activiteiten binnen de nieuwe organisatie. Op basis van de beschikbare budgetten en te maken keuzes zullen de gevolgen voor de personeelsformatie inzichtelijk worden gemaakt. Het opstellen van het businessplan vraagt een interactief proces met belanghebbenden. VVVís, gemeenten en ondernemers zullen hierbij betrokken worden. Het businessplan dient als kompas voor de uitvoeringsorganisatie in de opstartfase. In de ontvlechtings-‐en opbouwfase wordt de samenwerkingsvorm gedetailleerd uitgewerkt (statuten, functieboek, et cetera) en wordt (indien nodig) het ontvlechtings-‐ en opbouwtraject uit gewerkt. Vervolgens kan de opstart plaatsvinden. Wanneer we dit vertalen naar het traject om te komen tot een regionaal bureau voor toerisme voor Utrechtse Heuvelrug en Vallei, ziet het proces er in de tijd als volgt uit: Fase Periode Besluitvorming OriÎntatiefase Juli-‐december 2013 -‐ Februari 2014 Onderzoeksfase Februari-‐april 2014 Medio mei 2014 Ontvlechtings-‐ en opbouwfase Vanaf mei 2014 tot December 2014 Opstartfase Wens is dat de nieuwe organisatie op 1 januari 2015 van start kan gaan. Om dit mogelijk te maken, zal er stevig aan moeten worden getrokken. 6.2 Besluitvorming Besluitvorming over dit traject vindt plaats via twee sporen, dat van de individuele VVVís en dat van de overheden. Voorstel is dat de drie VVVís zichzelf opheffen en ermee instemmen dat de budgetten vanuit de overheden naar de nieuwe organisatie gaan. Dit is een proces dat de VVVís, afhankelijk van hun organisatievorm, zelf moeten doorlopen. VVVís hebben naar elkaar de intentie om hier aan te gaan werken inmiddels uitgesproken en vastgelegd. Afspraak is dat zij uiterlijk 15 mei 2014 het formele besluit tot opheffing bekrachtigen naar gemeenten en naar elkaar. Gemeenten zullen gezamenlijk het initiatief nemen voor de nieuwe organisatie. In deze eerste fase nemen de gemeenten het voortouw. Uiteindelijk doel is dat de organisatie op eigen benen komt te staan en gemeenten alleen afnemer zijn van producten. Gemeenten moeten gezamenlijk commitment uitspreken om de nieuwe organisatie de komende twee jaar te blijven steunen. Na elke fase dient besluitvorming goed geborgd te worden binnen de individuele gemeenten door minimaal een besluit van het College van Burgemeester en Wethouders. De besluitvorming over de toekomstvisie dient, met het oog op de voortgang, voor de gemeenteraadsverkiezingen van 19 maart 2014 te worden afgerond. 6.3 Organisatie van het proces In deze paragraaf wordt beschreven hoe de uitvoering van de volgende fases wordt opgepakt. Bij aanvang van de onderzoeksfase wordt er een bestuurlijke klankbordgroep aangesteld. Deze klankbordgroep heeft als taak het traject in goede banen te leiden. Hij bestaat uit vertegenwoordigers van gemeenten, de VVVís en bij voorkeur ook ondernemers. Een kwartiermaker zal aan de slag gaan met de VVVís om te komen tot een nieuwe organisatie. De gemeentelijk projectleider stuurt de kwartiermaker aan en fungeert als aanspreekpunt voor de gemeenten. De gemeentelijke projectleider ondersteunt verder de bestuurlijke klankbordgroep. Onderzoeksfase Eerste taak voor de klankbordcommissie is het aanstellen van een kwartiermaker. Deze gaat als eerste een integraal businessplan voor de nieuwe organisatie opstellen. Dit business plan bevat ook een transitieplan en inzicht in eventuele frictiekosten die ontstaan. Ontvlechtings-‐en opbouwfase Na besluitvorming over het integraal businessplan zal de kwartiermaker uitvoering geven aan het transitieplan, in nauwe samenwerking met de betrokken organisaties. De klankbordgroep stelt ook de Raad van Toezicht aan, op voordracht van de kwartiermaker. Opstartfase De Raad van Toezicht stelt de directeur aan, die op 1 januari 2015 bij de start van de nieuwe organisatie direct kan beginnen. 6.4 Kosten en financiering In de volgende tabel zijn de kosten voor dit proces geraamd. Er is uitgegaan van een inzet van de kwartiermaker van 2 dagen in de week voor 11 maanden (februari 2014 t/m december 2014) tegen 100 euro per uur. Er is uitgegaan van een inzet van de projectleider van 7 uur per week in de onderzoeksfase (inclusief inwerken kwartiermaker) en van 5 uur per week in de ontvlechtingsfase tegen een uurtarief van 90 euro per uur. Er is rekening gehouden met 4 weken vakantie. Fase Werkzaamheden Kosten OriÎntatiefase betaald door gemeente Utrechtse Heuvelrug Opstellen toekomstvisie Ä 15.000 Subtotaal Ä 15.000 Onderzoeksfase Kwartiermaker Ä 20.800 Projectleider Ä 9.450 Subtotaal Ä 30.250 Ontvlechtings-‐en opbouwfase Kwartiermaker Ä 48.000 Projectleider Ä 13.500 Subtotaal Ä 61.500 Totaal Ä 106.750 Nog te financieren Ä 91.750 VVVís geven aan zelf geen financiÎle bijdrage te kunnen leveren aan dit proces. Zij hebben hiertoe onvoldoende reserves. Gemeenten zullen met elkaar afspraken moeten maken over de verdeling van de kosten. Dit kan per fase. Met partijen als provincie en VVV Nederland wordt op dit moment eveneens verkend in hoeverre zij een tijdelijke stimuleringsbijdrage willen leveren aan de nieuwe organisatie
© Copyright 2024 ExpyDoc
