GMR-vergadering met CvB 3 juli 2014 Aanwezig

GMR-vergadering met CvB 3 juli 2014
Aanwezig: Wubbo J. Wever (CvB), Mieneke Wobbes (P&O)
Rachel Heinemann (voorzitter), Patrick Bosman,Tine van Caspel,
Annet van Offenbeek, Chantal van Schuppen, Britt van Setten,
Sake Timmermans, Ruth Ubbink
Afwezig:
Louis Seuntjens, Dagmar Vervat (secretaris)
Verslag:
Mieke Kassing
1. Agenda 3 juli 2014
Rachel Heinemann opent de vergadering. Bericht van verhindering is ontvangen van Dagmar
Vervat en Louis Seuntjens. Britt van Setten zorgt dat er een bloemetje wordt bezorgd bij
Louis Seuntjens. (actie)
De agenda wordt vastgesteld.
Ron Kevenaar zal tot agendapunt 6 de vergadering bijwonen.
2. Notulen en webversie 22 mei 2014
De notulen zijn pas een week geleden verspreid. Mieneke Wobbes zal haar correcties per
mail doorgeven. (actie)
Mieneke Wobbes beziet of de notulen integraal op de website geplaatst kunnen worden.
(actie)
3. Ingekomen stukken
Chantal van Schuppen heeft een mail gekregen vanuit de MR over de kleine scholen toeslag.
De mail is beantwoord.
4. Welkom Ron Kevenaar
Ron Kevenaar is sinds kort lid van de raad van toezicht. Ron is werkzaam bij een educatieve
uitgever in een financiële functie. Hij woont in Zeist. In de raad van toezicht bekleedt hij de
financiële portefeuille. Hij is voorzitter van de auditcommissie. De raad van toezicht heeft
een collectieve verantwoordelijkheid. Ron Kevenaar heeft in de afgelopen week een aantal
scholen bezocht. De raad van toezicht houdt toezicht op de onderwijskwaliteit en de
financiële stand van zaken binnen WereldKidz. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het
bestuur. De inrichting van de financiële informatievoorziening richting scholen kan
verbeterd worden. PWC is de accountant die de jaarcijfers van WereldKidz opstelt.
Er is een trusted advisor benoemd, Van Ree accountants, die ieder kwartaal advies uitbrengt
aan de raad van toezicht over de financiële stand van zaken.
Ron Kevenaar biedt aan een inspiratiesessie te organiseren voor de GMR over de
onderwijsvernieuwingen die uitgewerkt worden door zijn werkgever.
Annet van Offenbeek merkt op dat hier mogelijk sprake is van een ‘conflict of interest’,
Ron Kevenaar vindt dit een terecht punt. Hij wil een presentatie laten verzorgen over de
mogelijkheden op het gebied van leren. Hij zal zijn aanbod intrekken wanneer er enige
twijfel is over zijn intentie.
De aanwezigen stellen zich voor.
1
5. Stand van zaken Robuust Aansturen
Wubbo Wever heeft een notitie opgesteld voor de raad van toezicht. Deze notitie heeft hij
geactualiseerd. De notitie wordt uitgereikt aan de GMR. Wubbo Wever licht de notitie
mondeling toe en met name de wijze waarop de sollicitatieprocedures zijn doorlopen.
Wubbo Wevers is voornemens in vakliteratuur een artikel te plaatsen over de gevoerde
werkwijze van WereldKidz.
Naar aanleiding van een vraag van Ruth Ubbink antwoordt Mieneke Wobbes dat de
functiebeschrijving voor schoolleider is gewijzigd. Er is in opgenomen dat een schoolleider
ook een lesgevende taak heeft. In principe draagt de schoolleider geen
groepsverantwoordelijkheid.
Vanaf 1 januari 2015 worden de IB-ers geworven. Tot die tijd is sprake van een
overgangsfase. Wanneer de huidige IB-er vertrekt of zijn/haar taak neerlegt wordt er een
vacature opengesteld.
Drie medewerkers van WereldKidz worden aangesteld in de functie medeweker
bedrijfsvoering. Vooralsnog heeft één cluster geen medewerker bedrijfsvoering. De taken
zijn verdeeld over de drie aangestelde medewerkers. Een vierde medeweker bedrijfsvoering
zal extern worden geworven (vacature wordt in augustus 2014 opengesteld).
Binnenkort worden er (vier medewerkers, 2 FTE) vacatures opengesteld voor de functie van
office manager. De functie wordt niet in de media gepubliceerd. Gehoopt wordt via de
scholen, ouders, etc. kandidaten te werven.
Wubbo Wever merkt op dat het aantal gedwongen overplaatsingen dit jaar gering is.
Annet van Offenbeek vraagt of de rolverdeling tussen schoolleider en directeuren helder is.
Wubbo Wever antwoordt dat hierover is gesproken. In het aanstaande directorium zal hier
wederom over worden gesproken. Ook zal worden gesproken over de communicatie over
deze rolverdeling aan de ouders.
Maandag 30 juni 2014 zullen de scholen communiceren over de klassenindeling en de
leerkrachten voor het schooljaar 2014/2015.
Mieneke Wobbes licht toe dat 5% van de formatie op basis van een flexibele aanstelling zal
worden ingevuld. Een payroll organisatie heeft de medewerkers in dienst en detacheert
deze bij WereldKidz. Een reden om te kiezen voor deze oplossing is dat een tijdelijk
dienstverband niet langer mag duren dan 26 weken. Via de payroll constructie is het
mogelijk leerkrachten langer bij WereldKidz werkzaam te laten zijn. De medewerkers
hebben veelal een vaste aanstelling bij deze payroll organisatie.
Annet van Offenbeek vraagt hoe de kwaliteit gewaarborgd wordt van deze leerkrachten.
Wubbo Wever antwoordt dat de werving en selectie wordt gedaan door WereldKidz. Tijdens
het gesprek waarin de arbeidsvoorwaarden worden besproken wordt gemeld dat de
leerkracht in dienst komt van de payroll organisatie. De payroll organisatie regelt de
salarisbetaling. Hiervoor betaalt WereldKidz kosten. De kosten voor deze salarisverwerking
en de salariskosten zijn nagenoeg gelijk aan het aanstellen van een leerkracht in dienst van
WereldKidz. In de flexibele pool werken relatief veel jongere leerkrachten waardoor de
2
salariskosten minder hoog zijn. Op het moment dat een leerkracht in dienst bij de payroll
organisatie niet functioneert worden er gelijk aan de normale procedures,
functioneringsgesprekken gevoerd. De rechten en plichten van deze medewerkers zijn gelijk
aan de rechten en plichten van medewerkers in dienst van WereldKidz.
Rachel Heinemann merkt op dat vernomen is dat er drie vakleerkrachten worden ontslagen.
Wubbo Wever antwoordt dat drie leerkrachten werkzaam zijn als gymdocent (in hun
aanstelling staat leraar die alleen gymlessen kan verzorgen). De meeste directeuren willen
geen vakleerkrachten. Wanneer een directeur toch een vakleerkracht wil aanstellen leidt dit
tot grotere groepen.
Met de drie vakleerkrachten gym is gesproken. Aan hen is aangeboden dat zij hun pabobevoegdheid kunnen halen. Daarnaast moeten zij in het komende jaar gym gaan geven op
meerdere locaties. Op Practicum is een vacature. De leerkrachten zijn gewezen op deze
vacature.
Wanneer de leerkrachten hun Pabo niet wensen te halen eindigt hun aanstelling per 1
augustus 2014.
Op een school is ook een muziekleerkracht werkzaam. Deze leerkracht komt met ingang van
het nieuwe schooljaar weer voor een groep te staan.
Britt van Setten vraagt of het beleid is dat een leerkracht minimaal een aanstelling moet
hebben van twee dagen.
Mieneke Wobbes antwoordt dat dit geen vaststaand beleid is. Wubbo Wever antwoordt dat
hij verwacht dat in het bestuursformatieplan 2015 hier afspraken over worden opgenomen.
6. Gesprek WereldKidz – Gemeente Utrechtse Heuvelrug
Wubbo Wever doet verslag van het gesprek tussen WereldKidz en de gemeenteraad van
Utrechtse Heuvelrug. Henk Tulner heeft een toelichting gegeven over de raad van toezicht
van WereldKidz en over het rapport van de inspectie.
In Utrechtse Heuvelrug is het toezicht op het openbaar onderwijs, in tegenstelling tot in
andere gemeenten, niet overgedragen aan een portefeuillehouder. Deze toezichthoudende
rol is belegd bij de gemeenteraad. Henk Tulner heeft gepleit een wethouder hiervoor te
mandateren.
Wubbo Wever heeft de vragen van de raadsleden beantwoord. Diverse stukken van
WereldKidz zijn aan de raadsleden verstrekt (begroting, jaarrekening, beleidsstukken).
Annet van Offenbeek bedankt Ron Kevenaar voor zijn aanwezigheid bij de GMR-vergadering.
Ron Kevenaar hoopt dat er jaarlijks een overleg kan plaatsvinden tussen de raad van toezicht
en de GMR.
7. Evaluatie vervangingspool
Sake Timmermans vraagt wat de doelen waren die zijn geformuleerd bij het inrichten van de
vervangingspool en of deze zijn bijgesteld voor het komende schooljaar.
Mieneke Wobbes legt uit dat is besloten om eigen risico drager te worden voor het
Vervangingsfonds. Dit was een financieel ingegeven besluit. Jaarlijks werd ongeveer 800.000
tot 900.000 Euro gedeclareerd bij het Vervangingsfonds. In het schooljaar 2013 betekende
dit 12,8 FTE. Destijds is in overleg met de directeuren besloten vervangingsclusters te
vormen. De medewerkers zijn verdeeld over de clusters.
Afgesproken werd dat bij ziekte, de eerste dag de kinderen worden verdeeld over de
groepen tenzij er een vervanger beschikbaar is. Duurt de ziekte langer dan één dag dan
3
wordt gekeken of er een vervanger beschikbaar is binnen het cluster. Wanneer dit niet het
geval is wordt contact gelegd met de andere clusters. Wanneer ook daar geen vervanger
beschikbaar is, moet contact worden opgenomen met P&O.
Mieneke Wobbes merkt op dat zij in het afgelopen schooljaar twee keer is benaderd met de
vraag of zij vervanging kon regelen.
In maart 2014 is deze procedure geëvalueerd met de directeuren. Aan de GMR zal een
voorstel voor de vervangingspool worden voorgelegd. Het totale percentage aan FTE
bedraag 12,8. Er zijn echter voor 9,3 FTE medewerkers beschikbaar in de pool.
Volgens Wubbo Wever is er de afgelopen tijd onvoldoende gestuurd op disfunctioneren van
leerkrachten. Leerkrachten die niet goed functioneren hebben zich ziek gemeld. Het inzetten
van een vervanger kostte de directeur geen geld omdat deze al bekostigd was in de
vervangingspool. Het verzuimpercentage lag op een bepaald moment boven de 10%.
Inmiddels is dit gedaald naar 6%.
Mieneke Wobbes licht toe dat het percentage kort durend verzuim laag is. Het verzuimcijfer
is vervuild door langdurig verzuim als gevolg van disfunctioneren.
WereldKidz heeft een verzuimbeleid. Een arbeidsdeskundige analyseert of sprake is van
ziekte.
Het uitwerken van een levensfasebewust personeelsbeleid staat nog op het verlanglijstje
van het bestuur.
Op een vraag van Annet van Offenbeek antwoordt Mieneke Wobbes dat er niemand meer
vanuit de RDF zit in de vervangingspool. In de vervangingspool zit 9,3 FTE.
Een notitie over de vervangingspool wordt voor de zomervakantie voorgelegd aan het
directorium. Mieneke Wobbes controleert of wat in de notulen staat gelijk is aan wat in de
notitie staat. (actie)
8. Begroting
Patrick Bosman en Ruth Ubbink hebben uitvoerig met Frank van Batenburg gesproken over
de begroting. Afgesproken is dat met enige regelmaat een afspraak wordt gepland tussen
Patrick, Ruth en Frank. De GMR wil graag informatie op detailniveau ontvangen.
Patrick Bosman heeft het gevoel dat de financiën redelijk op orde zijn. Het opbouwen van
reserves gaat langzaam. In de begroting zijn risico’s benoemd.
Bij een aantal scholen is onvrede over de verdeling van de knelpuntenpot.
Wubbo Wever antwoordt dat de directeuren tezamen afspraken hebben gemaakt over de
inzet van de knelpuntenpot. Er waren voor 19 FTE aanvragen gedaan en er is 13 FTE
beschikbaar. Een aantal aanvragen is niet gehonoreerd. Er is een transparant proces
doorlopen. De afspraken zijn vastgelegd en komen overeen met de afspraken in het
bestuursformatieplan.
9. Samenwerking GMR – CVB
Rachel Heinemann stelt dat vanavond voor het eerst de GMR in dialoog is met het bestuur.
Zij heeft gedurende de vergadering een aantal uitspraken genoteerd.
De bestuurder spreekt over: betrokkenheid, flexibiliteit, transparantie, een redelijk gesprek
met elkaar voeren, en dingen in de context zien, met elkaar iets moois maken.
De GMR spreekt over: contact met elkaar, betrokkenheid, transparantie, eerlijkheid en
openheid, dingen in context zien en een redelijk gesprek hebben.
4
Hieraan worden toegevoegd: informatie op tijd en volledig verstrekken aan GMR, positieve
grondhouding ten opzichte van elkaar/wederzijds vertrouwen, respect.
Annet van Offenbeek merkt op dat zij voornemens is in het najaar uit de GMR te stappen.
De GMR acht het wenselijk in het kader van de transparantie dat een afvaardiging van de
GMR als toehoorder één keer per jaar bij het directorium aanwezig is.
Wubbo Wever stelt dat de GMR zonder last en ruggenspraak in de GMR zitting heeft. De
GMR is er voor alle personeelsleden en de ouders.
De GMR beraadt zich hoe aan dit punt vervolg te geven.
10. Actie- en besluitenlijst
De actielijst wordt besproken. De aangepaste lijst wordt gevoegd bij het verslag.
11. Rondvraag
Annet van Offenbeek vraagt of er stichtingsbreed beleid is voor het aanbieden van extra stof
aan leerlingen op scholen waar geen topklas is.
Wubbo Wevers antwoordt dat dit in het najaar meegenomen wordt in de discussie over het
strategisch beleid.
Mieneke Wobbes licht toe dat alle scholen passend onderwijs moeten bieden aan alle
leerlingen.
Wubbo Wever merkt op dat er een kenniscafé heeft plaatsgevonden over hoogbegaafden.
Het is aan de scholen om iets met deze informatie te doen.
Topklassen zijn er op een aantal locaties (Maarssen, Bilthoven, Doorn en Veenendaal). Ook
kinderen van buiten de stichting worden ingeschreven op deze scholen. In de topklassen
zitten leerlingen die gediagnosticeerd zijn met een IQ hoger dan 130. Er zijn specialistische
leerkrachten en materialen beschikbaar op deze scholen.
In het komend jaar wordt er tijdelijk extra FTE geïnvesteerd in de topklassen die starten in
Veenendaal en Bilthoven.
Wubbo Wever deelt mede dat in het najaar een besluit wordt genomen over de fusie van de
praktijkschool. Streven is om de fusie per 1 augustus 2015 te effectueren.
De Europese aanbesteding voor de ICT is gestart. De kick off staat gepland voor september
2014. De leerkrachten die als taak ICT hebben worden voor deze kick off uitgenodigd.
Wubbo Wevers deel mede dat er een onderhandelaarsakkoord is voor de cao. Hij deelt de
tekst uit en licht de belangrijkste wijzigingen toe.
Mieneke Wobbes doet per mail een voorstel voor de vergaderdata voor de GRM/bestuur in
2014/2015. (actie)
Met ingang van het nieuwe schooljaar is het kantoor op vrijdagen gesloten. Telefonisch blijft
het bestuur ook op vrijdagen bereikbaar.
5
Actielijst
Actie
Draaiboek verkiezingen redigeren
Wijziging statuten
Google apps/Office 365, checken stand van zaken en
informatie delen met GMR
Checken of in de notulen nog openstaande punten staan
Terugkoppeling geven over clusterindeling aan MR De
Meander over wat is besproken
Onderzoek Ernst & Young agenderen voor evv vergadering
en bespreken met dan aanwezige lid RvT
Correcties op notulen 22 mei per mail doorgeven
Bloemetje regelen voor Louis
Bezien of notulen GMR-vergadering integraal op website
kunnen worden geplaatst
Voorstel doen vergaderdata 2014/2015
Naam
Rachel
Wubbo
Wubbo
Wanneer
1-8-14
1-1-15
1-1-15
Mieneke
Chantal
Dagmar
Mieneke
Britt
Mieneke
Mieneke
6
GMR-vergadering: besloten gedeelte zonder CvB 3 juli 2014
Evaluatie 2013 -2014
Rachel Heinemann werkt een voorstel uit voor de evaluatie. (actie)
GMR-samenstelling
Britt van Santen en Chantal van Schuppen komen volgend jaar in het zelfde cluster te
werken. Britt van Santen overweegt om te stoppen met de GMR.
Rachel Heinemann twijfelt of zij zich nog beschikbaar stelt voor de GMR.
Annet van Offenbeek heeft al aangegeven in het najaar te stoppen met de GMR.
Voorgesteld wordt om schooljaren aan te houden voor wat betreft aantreden in en
aftreden uit de GMR.
Patrick Bosman en Rachel Heinemann zullen een voorstel voor de samenstelling van de GMR
uitwerken. (actie)
Rondvraag
Geopperd wordt om een keer met het directorium in gesprek te gaan over een concreet
onderwerp bijvoorbeeld functioneren werkwijze schoolleiders/directeuren of het
bestuursformatieplan.
Britt van Setten regelt een locatie en datum voor een diner met de GMR na de zomer 2014.
(actie)
Rachel Heinemann sluit de vergadering om 22.50 uur.
Actielijst
Actie
Lange termijn planning bespreekpunten GMR opstellen en
agenderen voor een volgende vergadering
Strategisch beleidsplan opvragen bij bestuur
Naam
Rachel/Dagmar
Wanneer
4-7
Rachel
Na zomer
2014
Iemand uitnodigen om de GMR bij te praten over passend
onderwijs
Evaluatie 2013/2014 voorstel uitwerken
GMR-samenstelling adhv nieuwe clusterindeling; voorstel
uitwerken
Diner regelen (locatie en datum)
Rachel/Dagmar
Rachel
Rachel/Patrick
Britt
7

Download Report