dit artikel uit Jobat

2
Nieuw hoofdkantoor biedt plaats voor 80 procent personeel
Partena voert het nieuwe werken in
In het nieuwe Partena-hoofdkantoor in de Blue Towers aan de Ghelamco Arena in Gent werken sinds kort 350 werknemers. Voordien
zaten die verspreid over verschillende locaties, in Gent en Brussel.
Met het nieuwe kantoor wil Partena een nieuwe manier van werken
promoten, met meer aandacht voor mobiliteit en flexibiliteit.
“Er waren twee redenen voor de verhuis van
de verschillende Partena-afdelingen (Ziekenfonds, Hulp in Huis, Kinderopvang en Vitaliteitsmanagement, red.) naar het nieuwe
hoofdgebouw”, legt communicatiemanager
Patricia Verstraete uit. “Ten eerste de groei
van Partena en de fusie met Euromut. Ten
tweede het plan om de 350 werknemers samen te laten werken op één locatie.”
Op die nieuwe locatie is maar plaats voor 80
procent van het personeel. “We gaan ervan
uit dat iedereen nooit tegelijk aanwezig is, als
gevolg van ziekte, verlof, opleiding of afspraken”, aldus Patricia Verstraete.
Maar ook thuis- en telewerk moeten ervoor
zorgen dat niet alle Partena-werknemers
elke dag naar Gent moeten reizen. Geformaliseerd is het thuiswerk bij Partena nog niet.
Het maakt geen deel uit van de arbeidsovereenkomst. Wie wil thuiswerken, doet dat na
overleg met zijn leidinggevende. Die gaat na
of dit lukt, zowel voor de collega’s, de klanten
als de organisatie. “We gaan daarbij uit van
een vertrouwensrelatie en een werkcultuur
die meer focust op resultaten dan op aanwezigheid of gepresteerde uren”, zegt Patricia
Verstraete. “Al vinden we het ook nog altijd
belangrijk dat collega’s voldoende aanwezig
zijn op kantoor zodat het contact met de collega’s niet verwatert.”
ketingcollega’s op dezelfde verdieping en in
dezelfde ‘zone’. “Als verschillende teams samen aan een project moeten werken, gaan
medewerkers bij collega’s in een andere zone
zitten”, vertelt Patricia Verstraete.
Het idee achter die nieuwe indeling is het
opheffen van barrières tussen afdelingen en
het verhogen van de efficiëntie. “Je hoort nu
waar anderen mee bezig zijn. Zo krijg je meteen een beter beeld van wat er leeft in de organisatie”, aldus Patricia Verstraete.
Wie iets minder wil horen of zich wil concentreren, kan zich afzonderen in aparte ruimtes
of in één van de ‘trams’, hoge zetels die het
geluid dempen. Ook het tapijt, het plafond
en de wanden in het nieuwe kantoorgebouw
hebben akoestische eigenschappen die voor
een optimale geluidservaring zorgen.
Elektrische fiets
Bij het nieuwe hoofdkantoor hoort ook een
nieuw mobiliteitsbeleid. Partena probeert zoveel mogelijk werknemers aan te moedigen
om niet met de wagen naar het werk te komen. Ook rond Gent zijn files een probleem.
“Een bijkomende uitdaging is dat deze locatie ook met het openbaar vervoer niet perfect
Patricia Verstraete,
communicatiemanager Partena Ziekenfonds
In de open ruimte hoor je
ook waar anderen mee
bezig zijn. Zo krijg je een
beter beeld van wat er
leeft in de organisatie.
bereikbaar is. Er zijn niet zo heel veel bussen
hier”, weet Patricia Verstraete.
Om dat op te vangen, legt Partena zelf shuttlebussen in van en naar het station in Gent.
Daar maken ongeveer 35 personen gebruik
van. Een nadeel van de shuttlebus is dat die
op vaste uren rijdt, wat het moeilijker maakt
om een werkdag flexibel in te delen.
Partena zet al een tijd hard in op de fiets als
vervoermiddel naar het werk. Met resultaat.
Op enkele jaren tijd steeg het aantal werknemers dat naar het werk fietst van 22 procent
naar 28 procent. Sommigen gebruiken daarvoor hun eigen tweewieler, anderen leasen
een fiets via Partena, dat een stuk van die
leasing voor zijn rekening neemt.
Recent startte Partena een project met het
Vlaams Instituut voor Mobiliteit en de UGent
rond het gebruik van elektrische fietsen. Tien
werknemers rijden een jaar lang elektrisch.
Ze worden daarbij gevolgd door een gps-systeem. Dat gaat na hoe vaak ze fietsen, naar
waar, hoever en wanneer. Via een app geven
de tien proefpersonen feedback over hun fietservaringen en wat het fietsen stimuleert of
bemoeilijkt. Dat wordt bestudeerd, met de bedoeling een aanpak uit te werken die mensen
meer naar de fiets doet grijpen.
Het Nieuwe
Werken bij
Partena in 5
regels:
1 Iedereen een plek
De muren tussen afdelingen vallen
weg. In de nieuwe open ruimte heeft
elk team zijn ‘teamzone’. Niemand
‘bezit’ nog een bureau. Conference
calls en videoconferencing worden in
de toekomst vaste prik.
2 Clean desk
Wie het bureau waaraan hij werkt
langer dan twee uur verlaat, zorgt ervoor dat collega’s die plaats kunnen
gebruiken. Zo hoeft niemand anders
zich te bekommeren om de spullen
van de persoon die het bureau voor
hem gebruikte.
In de zone
In het nieuwe hoofdkantoor van Partena
wordt ‘werken’ inmiddels helemaal anders
beleefd. Er zijn geen vaste plaatsen meer,
wel nog ruimtes per team. Zo zitten alle mar-
3 Een plaats voor alles en
voor alles een plaats
7 op de 10
werknemers
komen met
wagen naar
werk
In een flexibele werkomgeving heeft
elke ruimte een doel. De juiste plaats
kiezen voor de juiste activiteit is essentieel. Wie een één-op-ééngesprek
wil voeren, doet dat in een flexcel.
4 Wees hoffelijk op de werkvloer
Ook in een open werkruimte moet je
geconcentreerd kunnen werken. Hou
rekening met je collega’s door niet
te veel lawaai te maken. Ondervind
je hinder van een collega, maak hem
dat duidelijk op een vriendelijke manier.
Uit cijfers van het Vlaams Instituut
voor Mobiliteit (VIM) blijkt dat 70 procent van de werknemers met de wagen naar het werk gaat (bij Partena
is dat 53 procent, red.). Nochtans wonen de meeste werknemers niet verder dan 25 kilometer van kantoor. Het
resultaat is dat meer dan de helft van
de bedrijven zegt dat er te weinig parkeerplaats is in de buurt. Daar komt
bij dat de Belg gemiddeld 59 uur per
jaar in de file staat. Die uren zijn onherroepelijk verloren, zowel voor de
werknemer als voor de werkgever.
5 Niet ter plaatse en toch
aanwezig
Als veel collega’s tegelijk flexibel werken, weten ze niet altijd van mekaar
wie waar is. Met een Outlook-agenda
en de communicatietool Lync kan je
dat gemakkelijk oplossen.
Wie iets minder wil horen of zich wil concentreren, kan zich afzonderen in aparte ruimtes of in één van de ‘trams’, hoge zetels die
het geluid dempen.

Download Report