Klanten & Diensten Onderzoek R. Lylon www.s mals .be Roadbook Informatisering Woonzorgcentra Versie 1.0 Version Statut Date Auteur(s) 1 Eerste versie 19/03/2013 R. Lylon 1.0 Finale versie 03/02/2014 P. Raeymaekers Aard van de wijzigingen Verwachtingen afstemmen op programmamogelijkheden en –haalbaarheid, toevoeging van prioriteiten Reviewers Naam Versie reviewed VVSG Annelies De Ridder 1 VO/VAZG/ICT Dominique Dejonckheere 1 VO/VAZG/RGZ Jeroen Dekeyser 1 VO/VAZG/RGZ Annemie Doms 1 FOS Luc Griep 1 Zorgnet Vlaanderen Peter Raeymaekers 1 Consortium Stefan Smeets 1 Consortium Sammy Timmermans 1 Ferubel Daniël Vandermeulen 1 Commentaren D:\Gebruikersgegevens\moonenjo\Documents\projectgroep\eWZC_GBA_Roadbook_informatiserin g_WZC_v1.0.doc Template Versie 1.05 zzPC 1/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 INHOUD MANAGEMENT SUMMARY ....................................................................................................................................... 4 1 INLEIDING .......................................................................................................................................................... 6 1.1 1.2 2 DOEL VAN HET ROADBOOK................................................................................................................................ 9 2.1 2.2 3 ACHTERGROND ....................................................................................................................................................... 6 . AANPAK ............................................................................................................................................................... 7 DOELSTELLING ........................................................................................................................................................ 9 OUT OF SCOPE ........................................................................................................................................................ 9 CONTEXT ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER................................................................................................. 10 3.1 DEFINITIE BEWONERSDOSSIER .................................................................................................................................. 10 3.2 CONTEXTDIAGRAMMA BEWONERSDOSSIER ................................................................................................................. 12 3.3 EXTERNE EVOLUTIES ............................................................................................................................................... 12 3.3.1 Vitalink ....................................................................................................................................................... 12 3.3.2 eHealth-platform ....................................................................................................................................... 13 3.3.3 Passendale groep ....................................................................................................................................... 14 3.3.4 Referentiekader en indicatoren voor woonzorgcentra & e-loket ............................................................... 14 3.3.5 ACTIEPLAN e-GEZONDHEID 2013-2018...................................................................................................... 15 3.3.6 BelRAI ......................................................................................................................................................... 15 4 VISIE ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER ....................................................................................................... 17 4.1 4.2 4.3 5 MAXIMALE INFORMATISERING BEWONERSDOSSIER ....................................................................................................... 17 MAXIMALE GARANTIE OP SAMENWERKING ................................................................................................................. 19 PRIORITEITEN KORTE TERMIJN .................................................................................................................................. 20 CONCRETISERING VISIE ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER ........................................................................... 22 5.1 UITGANGSPUNTEN ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER .................................................................................................. 22 5.2 GLOBALE ARCHITECTUUR ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER .......................................................................................... 23 5.2.1 Gegevenstypes EBD .................................................................................................................................... 23 5.2.1.1 5.2.1.2 Individuele bewonersgegevens ............................................................................................................................ 24 Proces ondersteunende gegevens ........................................................................................................................ 27 5.2.2 Informatie-uitwisseling met externe actoren ............................................................................................. 27 5.3 PRIVACY EN TOEGANGSBEHEER ................................................................................................................................. 30 5.3.1 Toegang tot de gegevens door betrokken actoren .................................................................................... 30 5.3.1.1 5.3.1.2 5.3.2 5.3.3 6 Leden zorgteam .................................................................................................................................................... 30 Bewoner en vertegenwoordigers ......................................................................................................................... 31 Beveiliging .................................................................................................................................................. 31 Bewaring van gegevens ............................................................................................................................. 32 BATEN EN LASTEN PER DOELGROEP ................................................................................................................. 33 6.1 6.2 6.3 WOONZORGCENTRA .............................................................................................................................................. 33 BEWONER EN ZIJN FAMILIE ...................................................................................................................................... 34 HUISARTS............................................................................................................................................................. 34 2/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 6.4 6.5 7 APOTHEKER, EXTERNE KINESIST, ZIEKENHUIS................................................................................................................ 35 OVERHEID ............................................................................................................................................................ 35 REALISATIE ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER.............................................................................................. 36 7.1 SCENARIO’S .......................................................................................................................................................... 36 7.1.1 Scenario 1: opname nieuwe WZC bewoner ................................................................................................ 36 7.1.2 Scenario 2: opname en ontslag ziekenhuis ................................................................................................ 38 7.1.3 Scenario 3: opvolging en actualisatie zorg ................................................................................................. 39 7.2 AANDACHTSPUNTEN .............................................................................................................................................. 41 7.2.1 Elektronisch bewonersdossier .................................................................................................................... 41 7.2.2 Informatiestromen tussen actoren ............................................................................................................ 41 7.2.3 Beveiligings- en continuïteitsrisico’s .......................................................................................................... 42 7.3 PRIORITEITEN ........................................................................................................................................................ 43 7.4 AANPAK............................................................................................................................................................... 43 BIJLAGE 1 ICT IMPACT BASISVOORWAARDEN VISIETEKST PASSENDALE GROEP ..................................................... 44 3/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Management Summary Zoals in het ICT actieplan “Naar een (e)zorgzaam Vlaanderen” van minister Vandeurzen wordt aangegeven zal de soft- en hardware die de ICT-sector ontwikkelt, cruciaal zijn om de informatisering van de woonzorgsector te laten slagen. De koepelverenigingen kunnen diverse trajecten voor de informatisering van het bewoners- en zorgdossier ondersteunen. Om te garanderen dat deze trajecten in lijn zijn met elkaar, moeten de algemene principes voor elk traject op voorhand vastgelegd worden. Die principes worden uitgewerkt in dit roadbook. Elk informatiseringstraject dat wordt opgestart, moet zich inschrijven in de principes die in het voorliggende roadbook staan. Het roadbook moet de uitbouw vergemakkelijken van een geïnformatiseerd en kwaliteitsvol bewoners- en zorgdossier binnen de woonzorgcentra (WZC). Op basis van de informatie die verzameld werd tijdens de diverse contacten met de koepelverenigingen ouderenzorg, de Passendale groep, woonzorgcentra, zorginspectie, softwareleveranciers en VAZG werden de principes opgenomen in dit roadbook uitgewerkt. Hierbij werd maximaal rekening gehouden met het hergebruik van de basisdiensten aangeboden door het eHealth-platform, Vitalink, Belrai, … Bij de uitwerking van de visie betreffende de informatisering van de woonzorgcentra werd rekening gehouden met de grote verscheidenheid aan woonzorgcentra. Grote groepen bestaande uit meerdere woonzorgcentra vragen een andere aanpak dan kleinere woonzorgcentra. Centrale voorwaarden in de uitgewerkte visie voor het informatiseren van zowel de interne als de externe zorgprocessen van de woonzorgcentra zijn: 1. Streven naar informatisering van alle informatie en processen die noodzakelijk zijn om de zorgtaken in de woonzorgcentra optimaal te ondersteunen. 2. Streven naar maximale samenwerking tussen alle actoren betrokken in de zorg voor een bewoner. Om beide voorwaarden te vervullen zijn meerdere pistes mogelijk. Op basis van het roadbook hebben de vier koepelverenigingen ouderenzorg de prioritaire pistes uitgewerkt die de activiteiten op korte termijn zullen bepalen. Prioriteiten worden vastgelegd zowel met betrekking tot de noodzaak van het verder informatiseren van de WZC op zich als met betrekking tot de informatisering van de onderlinge informatiestromen tussen de betrokken zorgactoren. De uitgewerkte prioriteiten zijn opgenomen in bijlage 2 en vormen de basis van een aantal projecten die men op korte termijn in een samenwerking tussen woonzorgcentra en softwareontwikkelaars zal realiseren. De projecten die in het kader van de oproep worden uitgevoerd,zullen niet volstaan voor het volledige roadbook uit te voeren, daar zullen meer lange termijn engagementen voor nodig zijn..We concretiseren de visie aan de hand van zes uitgangspunten: 1. Het EBD bevat alle informatie die noodzakelijk is om de zorgtaken te ondersteunen. 2. Datasets die onderdeel vormen van het EBD kunnen door het WZC of extern beheerd worden. Met andere woorden niet alle gegevens moeten effectief opgeslagen worden binnen het WZC. Voor gegevens die afkomstig zijn uit externe bronnen, en die niet gewijzigd dienen te worden door het WZC, kan het volstaan om die binnen het EBD enkel te visualiseren. Door steeds de meest recente versie van de gegevens op te halen wordt vermeden dat het WZC niet op de hoogte zou zijn van eventuele wijzigingen. 3. De informatie uit het EBD wordt op een gecodeerde wijze geregistreerd en gedeeld Een afzonderlijk traject wordt opgestart om de noodzakelijke syntactische, semantische en processtandaarden vast te leggen. 4/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 4. Elke externe actor die een therapeutische- of zorgrelatie heeft met een specifieke bewoner kan toegang krijgen tot de voor zijn rol relevante EBD gegevens. De toegang vanuit het WZC tot de gegevens uit externe authentieke bronnen wordt bepaald op basis van de toegangsregels die gelden voor elke individuele bron. Voor het WZC wordt hierbij uitgegaan van het principe “circles of trust”. Bij dit principe krijgt het WZC in zijn geheel toegang tot een bepaalde gegevensset, het WZC zelf dient hierbij te garanderen dat enkel de gemachtigde WZC-medewerkers toegang krijgen tot de gegevens, voor meer informatie zie: 5.3.1.1. 5. Bij de ontwikkeling van het EBD en bij de uitwisseling van informatie met externe partijen wordt gestreefd naar een maximaal hergebruik van de basisdiensten van het eHealth-platform en Vitalink. 6. Pistes dienen uitgewerkt te worden om de rol van de CRA maximaal te ondersteunen. De uitwisseling van informatie met zorgactoren die zich buiten de muren van het woonzorgcentrum bevinden wordt mede mogelijk gemaakt door bestaande systemen zoals Vitalink en de eHealthbox maximaal te hergebruiken. Onderstaande afbeelding biedt een high level overzicht van de manier waarop de diverse actoren kunnen samenwerken. Figuur 1 High level overzicht “architectuur informatie-uitwisseling tussen WZC en externe actoren” Om de privacy van de bewoners te garanderen worden bij de uitwisseling van de bewonersgegevens de veiligheids- en toegangsprincipes toegepast die vastgelegd werden door het eHealth-platform en Vitalink. Bij de informatisering van de woonzorgcentra gaat specifieke aandacht naar het opzetten van een adequate beveiliging van de hard- en software bij de woonzorgcentra. Specifieke aandacht gaat ook naar het opzetten van correcte en geteste procedures die de garantie bieden dat de bewonersgegevens continu beschikbaar blijven. Verifiëren of alle noodzakelijke procedures correct worden uitgevoerd en de veiligheidsmechanismen aanwezig zijn vraagt specifieke kennis die momenteel niet steeds beschikbaar is bij de WZC. Daarom wordt in het roadbook voorgesteld om pistes uit te werken die beschrijven hoe veiligheidsconsulenten de nodige verificaties kunnen uitvoeren. 5/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 1 Inleiding 1.1 Achtergrond Zoals in het ICT actieplan “Naar een (e)zorgzaam Vlaanderen” van minister Vandeurzen wordt aangegeven zal de soft- en hardware die de ICT-sector ontwikkelt, cruciaal zijn om de informatisering van de woonzorgsector te laten slagen. De koepelverenigingen kunnen diverse trajecten voor de informatisering van het bewoners- en zorgdossier ondersteunen. Om te garanderen dat deze trajecten in lijn zijn met elkaar, moeten de algemene principes voor elk traject op voorhand vastgelegd zijn. Die principes worden uitgewerkt in dit roadbook. Elk informatiseringstraject dat wordt opgestart, moet zich inschrijven in de principes die in het voorliggende roadbook staan. Het roadbook moet de uitbouw van een geïnformatiseerd en kwaliteitsvol bewoners- en zorgdossier binnen de woonzorgcentra vergemakkelijken. Aspecten die hiertoe bijdragen zijn onder andere: – Een verlaging van de implementatiebarrière voor ICT – Een goede codering van de geregistreerde gegevens – Het duurzaam hanteren van de juiste datastructuren en standaarden – Het uitwerken van goede procedures en handboeken voor de beoogde toepassingen – Een vlotte rapportering o Voor beheersdoeleinden o Voor de overheid – Het aanbrengen van de juiste incentives – Een goed werkende softwaremarkt die vlot inspeelt op de behoeften van de stakeholders Hierbinnen moeten volgende zaken mogelijk zijn: – De implementatie van het referentiekader kwaliteit; – Digitale communicatie tussen de woonzorgcentra; – Gegevensdeling tussen 1e en 2e lijnszorg en de woonzorgcentra in het kader van multidisciplinaire samenwerking; – Gebruik van de eHealth-platform basisdiensten voor beveiliging en uniforme gegevensuitwisseling (o.a. eHealthbox); – Koppeling met externe basisdiensten en toepassingen zoals Vitalink, Belrai, Vaccinnet, GMDregister, laboresultaten etc.; – Gebruik en al dan niet ontwikkelen van uniforme standaarden en gebruik van repertoria zoals BCFI (geneesmiddelen), het WZC formularium; – Elektronisch bewonersdossier (medisch en paramedisch luik). Het betreft producten met betrekking tot de opvang en verzorging van bewoners. Dus geen boekhoud- of personeelsbeheerpaketten gezien de markt hier al voldoende oplossingen voor biedt. 6/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 1.2 . Aanpak Opdrachtgever realisatie roadbook: Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid (voorzitter stuurgroep) De vier koepelverenigingen ouderenzorg: de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw, Zorgnet Vlaanderen vzw, de Federatie Onafhankelijke Seniorenzorg vzw en FERUBEL Vlaanderen vzw. Passendale groep Het roadbook informatisering WZC wordt gerealiseerd in samenwerking met een aanzienlijk aantal partners actief binnen de ouderenzorg. Informatie werd ingewonnen bij: De vier koepelverenigingen ouderenzorg: de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw, Zorgnet Vlaanderen vzw, de Federatie Onafhankelijke Seniorenzorg vzw en FERUBEL Vlaanderen vzw. Passendale groep Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Geconsulteerde woonzorgcentra: o o o o o o WZC Weverbos, Gent-Brugge Home Claire, Gent WZC Pottelberg, Kortrijk WZC De Waterdam, Roeselare OCMW Gent, Gent Residentie Christoff, Varsenare Gevolgde stappen bij de realisatie van het roadbook Via de koepelverenigingen en de Passendale groep werd een actuele stand van zaken betreffende de informatisering van de woonzorgcentra bekomen. Dit resulteerde in een initieel plan van aanpak voor de realisatie van het roadbook. Door de stuurgroep werd dit plan verder verfijnd en bijgestuurd. Via interviews werd bij de deelnemende WZC nagegaan welke informatie deel uitmaakt van een bewonersdossier en hoe dit dossier georganiseerd wordt. Zowel WZC die gebruik maken van een elektronisch als een papieren dossier werden gecontacteerd. Daarnaast werd ook nagegaan wat de belangrijkste hinderpalen zijn voor een verdere informatisering en de prioriteiten voor de toekomst. Bijkomende informatie werd ingewonnen bij de Vlaamse Zorginspectie, woonzorgcentra softwareleveranciers en de Passendale groep. Op basis van de verzamelde informatie werd een kladversie van het roadbook uitgewerkt. Deze versie werd besproken tijden de stuurgroep van 27/2/2013. Op basis van de tijdens de stuurgroep ontvangen aanvullingen werd het roadbook verder uitgewerkt. 7/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Op basis van het roadbook hebben de koepelverenigingen bepaald welke de prioriteiten zijn voor het verhogen van de informatiseringsgraad bij de WZC en de prioritaire informatiestromen tussen de WZC en de overige actoren betrokken in de zorg voor een bewoner. De opgelijste prioriteiten zijn opgenomen in bijlage 2 bij het roadbook. Op basis van deze prioriteiten zal in een volgende fase een plan van aanpak voor de realisatie van deze prioriteiten opgemaakt worden. 8/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 2 Doel van het roadbook 2.1 Doelstelling De hoofdoelstellingen van het roadbook zijn: Het beschrijven van de visie en principes die gevolgd zullen worden bij de informatisering van de door Vlaanderen erkende woonzorgcentra. Dit omvat: o De maatregelen die genomen kunnen worden om de informatiseringsgraad binnen de WZC te verhogen. o De globale structuur van een elektronisch bewonersdossier, inclusief een overzicht van de gegevenstypes noodzakelijk om de operationele taken van een WZC te optimaliseren. o De te volgen principes en globale architectuur bij de uitwisseling van informatie tussen het WZC en de diverse types externe actoren: eerstelijnsgezondheidszorgverstrekkers, tweede lijn, bewoners, externe toepassingen, het verzamelen van beleidsinformatie, … o Het garanderen van de samenhang tussen het elektronisch bewonersdossier (EBD) en de bestaande basisdiensten van het eHealth-platform of andere lopende initiatieven op federaal, regionaal en lokaal vlak. Lopende initiatieven waarmee onder meer rekening wordt gehouden zijn: Vitalink, Belrai, kwaliteitsindicatoren, medicatieschema, sumehr, … Daarnaast zijn er ook nog de initiatieven van het eHealth-platform zoals het vastleggen van de codificatiestandaarden, de aangeboden basisdiensten, … o De beveiliging en organisatie van de toegang tot de gegevens uit het EBD. Het beschrijven van de te volgen aanpak bij de realisatie van deze visie gedurende de komende drie jaar. Deze beschrijving bevat naast de aanpak ook een oplijsting van de prioriteiten, aandachtspunten en verantwoordelijkheden. Gezien de informatiseringsgraad tussen de WZC onderling sterk verschilt, lijkt het aangewezen om bij het vastleggen van de prioriteiten een onderscheid te maken tussen de WZC die al tot op zekere hoogte geïnformatiseerd zijn en zij die nog niet geïnformatiseerd zijn. 2.2 Out of scope Behoren niet tot de scope van het roadbook: Het roadbook heeft enkel betrekking op het ondersteunen van de zorgprocessen, niet op de administratieve processen. Facturatie, boekhouding, personeels- en voorraadbeheer vallen buiten de scope van dit roadbook. Hiervoor worden dan ook geen voorstellen geformuleerd. In het roadbook wordt enkel een plan van aanpak opgenomen dat beschrijft hoe de visie gerealiseerd kan worden. De concrete uitvoering van dit plan valt onder een of meer afzonderlijke projecten. 9/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 3 Context elektronisch bewonersdossier In dit hoofdstuk wordt in eerste instantie gedefinieerd wat een bewonersdossier minimaal is. In het tweede punt van dit hoofdstuk wordt beschreven welke actoren gebruik maken van het bewonersdossier. In het laatst punt wordt beschreven welke lopende evoluties een impact kunnen hebben op de visie die ontwikkeld wordt voor het bewonersdossier. 3.1 Definitie bewonersdossier Het begrip zorg- en begeleidingsplan wordt expliciet gespecifieerd in art. 39 van het woonzorgdecreet van 13 maart 2009: Bovendien zorgt een erkend woonzorgcentrum ervoor dat een voor zorgverleners toegankelijk zorgen begeleidingsplan voor elke gebruiker wordt opgemaakt en bijgewerkt. Het zorg- en begeleidingsplan heeft tot doel de zorgverlening aan de gebruiker continu en op maat te laten verlopen in functie van diens evoluerende zorgbehoeften. Bron: http://www.juriwel.be/Zoeken/Detail.aspx?DID=1017896¶m=inhoud In uitvoering van het woonzorgdecreet bepaalt art. 25 van de bijlage XII bij het besluit van de Vlaamse 1 Regering van 24 juli 2009 waaraan een zorg- en begeleidingsplan dient te voldoen: 4° het woonzorgcentrum maakt voor elke bewoner een geïndividualiseerd zorg- en begeleidingsplan op dat minstens de volgende gegevens bevat: a) de identiteitsgegevens; b) de behandelende arts; c) de persoon of personen die in geval van nood verwittigd moeten worden; d) persoonlijke kenmerken, levensloop; e) individuele behoeften of wensen; f) de afspraken rond de aangeboden zorg; g) de afstemming van de zorgverlening; h) de afspraken rond vrijetijdsbesteding en sociale activiteiten; 5° het woonzorgcentrum toont aan dat de bewoner of zijn familie en mantelzorgers instemmen met het zorg- en begeleidingsplan. Daarin worden een maximale persoonlijke autonomie en zelfverantwoordelijkheid ingeschreven; 6° de dossiers worden bewaard met respect voor de privacy, zodat alleen daartoe bevoegde personen er toegang toe hebben. De bewoner en zijn vertegenwoordiger hebben steeds recht op inzage in dat deel van het zorg- en begeleidingsplan dat hen rechtstreeks aanbelangt. Bron: http://www.juriwel.be/Zoeken/Detail.aspx?DID=1018609¶m=inhoud#top Om als woonzorgcentrum een bijkomende erkenning als rust- en verzorgingstehuis te bekomen moet men onder meer voldoen aan bijkomende “RVT-normen”. Deze zijn vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 21 1 Besluit van de Vlaamse Regering van 24 juli 2009 betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen van gebruikers en mantelzorgers. 10/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 september 2004 houdende vaststelling van de normen voor de bijzondere erkenning als rust- en verzorgingstehuis of als centrum voor dagverzorging. Specifiek wat het bewonersdossier betreft is in de bijlage bij dit Koninklijk Besluit het volgende bepaald: B. Specifieke normen. 2. Functionele normen. a) Het rust- en verzorgingstehuis moet over de noodzakelijke middelen beschikken om een familiale sfeer, de verzorging, de bewaking, de activiteiten en de vrijetijdsbezigheden van de bewoners te waarborgen. 3. Organisatorische normen. a) Bij de opname van iedere bewoner moet een individueel administratief dossier worden aangelegd, dat steeds toegankelijk moet zijn en in de instelling bewaard moet worden. Dat dossier bevat onder meer: - de volledige identiteit van de bewoner; - in voorkomend geval, naam adres en telefoonnummer van de vertegenwoordiger; - de naam, het adres en het telefoonnummer van de behandelende arts, alsook de schikking die moet getroffen worden bij zijn afwezigheid. b) Naast het administratief dossier moet er voor elke bewoner, bij zijn opname, een individueel verzorgingsdossier opgesteld worden met zijn sociale, medische, paramedische en verpleegkundige gegevens. Dit dossier, dat uit verschillende onderdelen kan bestaan moet constant in de instelling aanwezig zijn. Het moet steeds toegankelijk zijn voor de daartoe bevoegde personen. c) Het in b) bedoeld dossier moet tenminste de volgende gegevens omvatten: - de identificatiegegevens van de bewoner; - de te contacteren persoon; - de anamnese; - het klinisch onderzoek bij de opname; - het in punt A.1.b) bedoeld multidisciplinair evaluatieprotocol en een rapport over de gezondheidstoestand van de betrokkene; - het plan van verzorging, revalidatie en bijstand bij de dagelijkse levenshandelingen, opgemaakt door [4 de beoefenaars van de verpleegkunde]4. Dit plan moet worden geëvalueerd en aangepast aan de evolutie van de toestand van de bewoner; - de diagnose; - de behandeling; - de klinische en de diagnostische evolutie; - de voorgeschreven geneesmiddelen, alsook de toediening ervan. d) De dossiers bedoeld in de punten a) en b) mogen bijgehouden worden in elektronische vorm, voor zover voldaan is aan al de voorwaarden vastgesteld in dit besluit. 11/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Gezien binnen de WZC vooral de term bewonersdossier gebruikt wordt in plaats van zorg- en begeleidingsplan zullen beide begrippen in deze nota gebruikt worden. Gezien het roadbook betrekking heeft op de realisatie van een elektronisch bewonersdossier zal de afkorting EBD gebruikt worden doorheen de tekst. 3.2 Contextdiagramma bewonersdossier Onderstaand diagramma geeft een overzicht van de actoren die in contact kunnen komen met onderdelen van het bewonersdossier van een WZC. Voor elk van deze actoren dient bepaald te worden tot welke informatie zij toegang hebben binnen het bewonersdossier en welke rechten er toegekend kunnen worden (lezen, wijzigen, verwijderen, …). Figuur 2 Actoren elektronisch bewonersdossier Opmerking: bovenstaande opsomming van actoren is geen exhaustieve lijst Voor elke actor dient bepaald te worden wat de meest aangewezen interface wordt om de voor hem toegankelijke gegevens uit het EBD te benaderen. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat het manueel opnieuw inbrengen van gegevens zoveel mogelijk moet worden vermeden. Het benaderen van het EBD door diverse actoren wordt meer in detail behandeld in hoofdstuk 5.2.2. 3.3 Externe evoluties Op federaal en Vlaams niveau zijn diverse initiatieven lopende die een impact kunnen hebben op de informatisering van de WZC. In dit hoofdstuk worden een aantal van deze initiatieven beschreven. 3.3.1 Vitalink Vitalink is het nieuwe, digitale platform van de Vlaamse overheid voor het veilig delen van zorg- en welzijnsgegevens. Dankzij Vitalink kan iedere zorgverlener, van huisarts tot thuisverpleger, op een eenvoudige manier beschikken over correcte en volledige patiënteninformatie. Dat gebeurt steeds met het 12/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 volste respect voor de privacy en onder erg strenge beveiligingsvoorwaarden. Zo werken zorgverleners beter samen en krijgen patiënten de beste medische begeleiding. Voorlopig zit Vitalink in een testfase. Vier regio’s (Turnhout, Aalst, Zuidoost-Limburg en de Brusselse rand) testen het platform 6 maanden uit. Is de evaluatie positief, dan wordt Vitalink in heel Vlaanderen opgestart. In deze testfase deelt Vitalink alleen het medicatieschema: een overzicht van al de medicijnen, inclusief hoe en hoe vaak een patiënt ze moet innemen. Later deelt het platform ook andere medische en welzijnsgegevens. Meer informatie kan gevonden worden op: http://www.vitalink.be 3.3.2 eHealth-platform Als openbare instelling heeft het eHealth-platform de missie om: een goed georganiseerde, onderlinge elektronische dienstverlening en informatie-uitwisseling te bevorderen en te ondersteunen tussen alle actoren in de gezondheidszorg, met de nodige waarborgen op het vlak van de informatieveiligheid, de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de patiënt en de zorgverlener en het respect van het medisch beroepsgeheim Om zijn missie te realiseren, heeft het eHealth-platform als openbare instelling van de wetgever 10 opdrachten meegekregen: 1. Ontwikkelen van een visie en een strategie inzake eHealth. 2. Vastleggen van nuttige, ICT-gerelateerde functionele en technische normen, standaarden, specificaties en basisarchitectuur. 3. Registreren van softwarepakketten voor het beheer van elektronische patiëntendossiers. 4. Concipiëren, beheren en ontwikkelen van een samenwerkingsplatform voor de veilige elektronische gegevensuitwisseling met de bijhorende basisdiensten. 5. Afspreken van een taakverdeling en kwaliteitsnormen en verifiëren of de kwaliteitsnormen worden nageleefd. 6. Bevorderen en coördineren van de verwezenlijking van programma's en projecten. 7. Beheren en coördineren van de ICT-gerelateerde aspecten van de gegevensuitwisseling in het kader van elektronische patiëntendossiers en elektronische medische voorschriften. 8. Optreden als onafhankelijke derde voor het coderen en anonimiseren van persoonsgegevens m.b.t. de gezondheid voor bepaalde, in de wet opgesomde instanties, ter ondersteuning van het wetenschappelijk onderzoek en het beleid. 9. Motor zijn van de nodige veranderingen voor de uitvoering van de visie en strategie inzake eHealth. 10. Organiseren van de samenwerking met andere overheidsinstanties die belast zijn met de coördinatie van de elektronische dienstverlening. 13/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Meer informatie kan gevonden worden op: http://www.ehealth.fgov.be/ Een overzicht van de door het eHealth-platform ontwikkelde basisdiensten kan gevonden worden op: http://www.ehealth.fgov.be/nl/basic_service 3.3.3 Passendale groep De Passendale groep is een werkgroep met als doelstelling om ontwikkelaars en gebruikers van software in het woonzorgcentrum samen te laten werken aan de verdere ontwikkeling van de ICT. De werkgroep bestaat onder meer uit de koepels van de woonzorgcentra, coördinerende en raadgevende artsen (CRA’s), de commissie Emdomus (Domus Medica), ontwikkelaars EMD en EBD software, academici van de universiteit van Leuven, Gent en Antwerpen, Vlaams Apothekers Netwerk, Vlaamse Ouderenraad, Farmaka vzw en vertegenwoordigers van de kinesitherapeuten, ergotherapeuten en verpleegkundigen. Door de leden van de Passendale groep werd een visietekst uitgewerkt voor het elektronisch bewonersdossier van de woonzorgcentra. De basisvoorwaarden en principes uit de visietekst vormen mee de basis voor de uitwerking van het voorliggende roadbook. 3.3.4 Referentiekader en indicatoren voor woonzorgcentra & e-loket Een referentiekader is een vastgelegd kwaliteitskader: het standaardiseert de basisnormen voor kwaliteit en koppelt er indicatoren aan om die standaarden te meten en te evalueren. De woonzorgcentra zullen die indicatoren zelf meten en ze 2 maal per jaar doorgeven of indienen bij het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. Elk woonzorgcentrum krijgt daarna een individueel rapport waarin het kan zien hoe het zich positioneert ten opzichte van andere woonzorgcentra. Het kader zal op termijn een duidelijk beeld geven van wat kwalitatieve, verantwoorde zorg eigenlijk inhoudt. Voorzieningen zullen het kader kunnen gebruiken als een instrument voor zelfevaluatie en er hun kwaliteitsbeleid op kunnen baseren. Door de kwaliteitsnormen en -verwachtingen te standaardiseren en er indicatoren aan te koppelen, biedt het referentiekader heel wat mogelijkheden op het vlak van kwaliteitsverbetering en transparantie. Op dit moment focust het referentiekader zich enkel op de zorginhoudelijke indicatoren. Die gaan over de kwaliteit van zorg en veiligheid en de kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisaties. 21 objectieve indicatoren (waarvan 16 verplichte en 5 optionele indicatoren) zullen door de woonzorgcentra zelf geregistreerd worden. Dat gebeurt stapsgewijs. Vanaf 20 maart 2013 worden 7 indicatoren gemeten. Vanaf 1 januari 2015 worden alle indicatoren jaarlijks gemeten en opgevraagd. Meer informatie kan gevonden worden op: http://www.zorg-en-gezondheid.be/referentiekaderwzc/ Het doorgeven van de indicatoren zal gebeuren via het e-loket van Zorg en Gezondheid. Dit is een platform waarmee vanaf 2012 de animatiedossiers online ingediend en opgevolgd kunnen worden. Op termijn zal het e-loket ook gebruikt worden voor andere dossiers van woonzorgcentra, bijvoorbeeld voor erkenningen en vergunningen. 14/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG) wil men werk maken van een betere gegevensdeling tussen de zorg- en welzijnsactoren onderling en met de overheid. De samenwerking en gegevensuitwisseling tussen overheden en voorzieningen moeten zo verbeteren. Dat kan ook de administratieve lasten voor de voorzieningen en de beheerskosten voor de overheid verminderen. Een betere informatiedoorstroming moet op termijn ook kunnen leiden tot automatische toekenning van rechten voor zorgbehoevenden en tot authentieke gegevensbronnen. Het e-loket past binnen die doelstellingen. Het wordt een gebruiksvriendelijk elektronisch loket waar op termijn alle zorg- en gezondheidsvoorzieningen online hun dossiers bij het agentschap kunnen indienen. Het e-loket zal het ook mogelijk maken om op elk moment de status en de vooruitgang van deze dossiers te raadplegen. Alle administratieve gegevensuitwisseling zal dus op termijn via het e-loket verlopen. De toegang tot het e-loket is uiteraard beperkt en de gegevens zijn sterk beveiligd. Die toegangen en gebruikersrechten worden toegekend door de beheersinstantie (de initiatiefnemer) van het woonzorgcentrum. Binnen het beleidsdomein WVG streeft men ernaar van e-health en socialezekerheid.be de toegangspoort te maken tot alle beveiligde online toepassingen, zoals het e-loket. 3.3.5 ACTIEPLAN e-GEZONDHEID 2013-2018 Het actieplan e-Gezondheid 2013-2018 vormt het resultaat van de Ronde Tafel eHealth gesprekken die liepen van 22 oktober tot 20 december 2012. Aan deze gesprekken namen deel: administraties met diverse federale, gewestelijke en gemeenschapsbevoegdheden, diverse instellingen en organisaties, zorgverstrekkers uit de eerste en tweede lijn. Volgende punten uit het actieplan maken referentie naar de ondersteuning van de zorg binnen de WZC: Gegevens delen via het systeem hubs &metahub (Actiepunt 2.3.2. en 2.4.5.) Gegevens afgeleverde medicatie en medicatieschema (Actiepunt: 2.14.1.) Meer informatie kan gevonden worden op: http://www.rtreh.be/ Het actieplan kan gevonden worden op: : http://members.mediaeffect.be/EHEALTH/_images/20121220actieplan_nl.pdf 3.3.6 BelRAI BelRAI is een pilootproject in opdracht van de Federale Overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu voor de uniforme en webbased (online) registratie van cliëntgegevens, eventueel afkomstig uit verschillende zorgsettings, in het interRAIbeoordelingsinstrumentarium. Het Resident Assessment Instrument (RAI) werd oorspronkelijk in de Verenigde Staten ontwikkeld als een beoordelingsinstrument om de gezondheids- en welzijnssituatie van ouderen in instellingen op een gestandaardiseerde en gestructureerde manier in beeld te brengen met als doel een hoogkwalitatieve zorgplanning en kwaliteitsmonitoring te realiseren. Nadien werden voor de verschillende zorgsectoren nieuwe interRAI-beoordelingsinstrumenten ontwikkeld. 15/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Om een multidisciplinaire aanpak te bevorderen kunnen in BelRAI alle soms uiteenlopende antwoorden van medici, paramedici en andere professionals op vragen uit de verschillende items van het interRAIbeoordelingsinstrument geregistreerd worden. Na het overlopen, eventueel bespreken en vervolledigen van de antwoorden, kan de vragenlijstverantwoordelijke de resultaten (CAP's, Zorgschalen, …) door BelRAI laten berekenen. De informatie en zorgrichtlijnen die hieruit voortvloeien kunnen uiteindelijk op een flexibele manier gebruikt worden door de zorgverleners in de verschillende zorgsettings bij het realiseren van een holistische, hoogkwalitatieve zorgplanning en kwaliteitsmonitoring. Meer informatie over BelRAI kan gevonden worden op: http://wiki.belrai.org/nl/ Opmerking: de invoering van BelRAI is ook een van de actiepunten opgenomen in het actieplan eGezondheid 2013-2018 van de Ronde Tafel eHealth. Voor meer informatie zie actiepunt 2.7.1 in: http://members.media-effect.be/EHEALTH/_images/20121220actieplan_nl.pdf 16/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 4 Visie elektronisch bewonersdossier De door Vlaanderen erkende woonzorgcentra staan in de nabije toekomst voor vele uitdagingen. Wil men aan de bewoners van elke woonzorgcentrum blijvend een kwaliteitsvolle en efficiënte zorg kunnen aanbieden dan is het onvermijdelijk dat de zorgprocessen geoptimaliseerd worden. De informatisering van de zorgprocessen speelt hierbij een belangrijke rol. Deze informatisering dient niet enkel gerealiseerd te worden binnen in een woonzorgcentrum, maar dient eveneens uitgevoerd te worden voor de processen waarin gezondheidszorgactoren buiten het WZC betrokken worden. De externe actoren die betrokken kunnen worden in de zorgprocessen van de WZC-bewoners zijn zeer divers en het is dan ook onmogelijk een volledige lijst van alle actoren neer te schrijven. Voorbeelden zijn: huisdokter, ziekenhuis, kinesist, apotheker, familie, … Wil men zowel de interne als de externe zorgprocessen van de woonzorgcentra informatiseren dan dient aan volgende voorwaarden voldaan te worden: 1. Streven naar informatisering van alle informatie en processen die noodzakelijk zijn om de zorgtaken in de woonzorgcentra optimaal te ondersteunen. 2. Streven naar maximale samenwerking tussen alle actoren betrokken in de zorg voor een bewoner. Volgende paragrafen beschrijven de maatregelen die voorgesteld worden om bovenstaande voorwaarden te realiseren. 4.1 Maximale informatisering bewonersdossier In het woonzorgdecreet wordt niet gespecifieerd dat een bewonersdossier elektronisch moet worden bijgehouden. Niettemin is dit een absolute voorwaarde wil men interne en externe zorgprocessen optimaliseren. Om de woonzorgcentra die momenteel niet of slechts in beperkt geïnformatiseerd zijn te motiveren om de stap te zetten worden volgende maatregelen voorgesteld: De woonzorgcentra dienen voldoende bewust te zijn van de huidige ICT evoluties binnen de gezondheidszorg. WZC die wel de stap naar informatisering zetten kunnen het aandeel administratief werk in het zorgproces doen dalen zodat meer tijd vrij gemaakt kan worden voor de bewoner. De informatisering van de medische- en zorgprocessen is ook lopende bij de overige actoren in de gezondheidszorg. Meer en meer wordt informatie tussen actoren elektronisch uitgewisseld. De WZC kunnen hierbij niet aan de zijlijn blijven staan, ook zij dienen over de mogelijkheid te beschikken om op een efficiënte manier informatie te kunnen uitwisselen met alle gezondheidszorgactoren. Onder meer de koepelverenigingen ouderenzorg hebben een belangrijke rol bij het motiveren van de woonzorgcentra om informatiseringstrajecten op te starten. Informatiesessies waarbij aan de hand van reële cases de voordelen en mogelijkheden worden aangetoond moeten de WZC helpen om verder te informatiseren. Kleinere WZC hebben dezelfde zorgprocessen als grotere organisaties. De informatiseringsbehoeften bij kleine WZC zijn dus ook gelijkaardig. Voor kleine WZC is het echter moeilijker om dezelfde budgetten vrij te maken als grote organisaties. Maatregelen dienen genomen te worden zodat het ook voor kleinere WZC mogelijk wordt om te informatiseren. Diverse pistes kunnen overwogen worden om de WZC aan te zetten tot verdere informatisering. 17/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Onderstaande opsomming bevat een overzicht van een aantal van deze pistes. In onderling overleg tussen de koepelverenigingen ouderenzorg zullen de prioritaire pistes in een volgende fase aan dit roadbook toegevoegd worden. Enkele mogelijke ideeën voor pistes: o (Financieel) stimuleren van samenwerkingsverbanden: kosten voor ICT kunnen voor de WZC draaglijker gemaakt worden indien meerdere WZC samenwerken. Nagegaan dient te worden hoe deze samenwerking gestimuleerd kan worden. o Generieke openbare aanbestedingen / groepsaankopen: vanuit bijvoorbeeld de koepelverenigingen kunnen voor hardware of software openbare aanbestedingen of groepsaankopen opgestart worden. o Centraal beheerde EBD modules: duidelijk afgelijnde modules kunnen éénmalig ontwikkeld worden en aangeboden worden aan de WZC. o Aanbieden van individuele adviesverlening: aan de WZC kunnen specifieke diensten ter beschikking gesteld worden. Deze kunnen de vorm aannemen van adviesverlening rond het ontwikkelen van een informatiseringsplan en ICT-visie voor een specifiek WZC, 1 het ontwikkelen van een security en contingency plan, … o Individueel financieel stimuleren: WZC kunnen financieel gestimuleerd worden zodat deze over een ruimer budget beschikken voor de aankoop van ICT-middelen. Overwogen kan worden om de financiering te baseren op het effectief gebruik van de ICT-middelen. o Labelingprocedure van WZC-software: door een labelingprocedure op te zetten voor de WZC-software is het voor de WZC duidelijk welke software voldoet aan de opgestelde minimum criteria. o Gewin en kwaliteitsdecreet: het regelgevend kader is volop in ontwikkeling. Via de desbetreffende decreten kunnen diverse hefbomen gecreëerd worden. o … Het feit dat het bewonersdossier elektronisch wordt geeft nog geen garantie dat de systemen goed gebruikt worden. Best practices over het gebruik van de systemen en het delen van informatie dienen verzameld en verspreid te worden. Bij het verzamelen en verspreiden van best practices lijkt een belangrijke rol weggelegd voor de koepelverenigingen ouderenzorg. Best practices die betrekking hebben op de informatie-uitwisseling tussen actoren overstijgen de sector van de woonzorgcentra. Best practices dienen vastgelegd te worden in samenwerking met de organisaties die de betrokken actoren vertegenwoordigen. Het lijkt aangewezen om de coördinatie van deze best practices in handen te geven van de werkgroep ICT van het Samenwerkingsplatform Eerstelijn. 1 Een contingency plan beschrijft hoe gegarandeerd kan worden dat de gegevens van het WZC in alle omstandigheden beschikbaar blijven. 18/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 4.2 Maximale garantie op samenwerking Het elektronisch maken van het bewonersdossier is een eerste stap in de optimalisering van de zorgprocessen. Verdere verbeteringen zijn mogelijk door ook de communicatiestromen naar de overige actoren betrokken in de zorg voor een bewoner te informatiseren. Een vlotte communicatie tussen alle actoren vraagt duidelijke afspraken. Afspraken moeten gemaakt worden over wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van welke gegevens, onder welke voorwaarden de gegevens worden aangeleverd en onder welke vorm. Om relatief eenvoudig communicatiestromen op te kunnen zetten tussen het elektronisch bewonersdossier en de externe systemen is het noodzakelijk dat het EBD aan een aantal voorwaarden voldoet. Hoofdstuk 5 van het roadbook beschrijft de principes waaraan een elektronisch bewonersdossier moet voldoen wil men informatie kunnen delen. Voldoen aan de principes is slechts een eerste voorwaarde. Per informatiestroom die geïnformatiseerd dient te worden is het noodzakelijk dat in samenspraak met alle actoren die betrokken zijn bij een specifieke informatiestroom volgende elementen worden vastgelegd: Welke gegevens worden er uitgewisseld De structuur en de codering van de gegevens De verantwoordelijkheden en rechten van elke rol De technische componenten (Vitalink, basisdiensten eHealth-platform, …) noodzakelijk om de informatie-uitwisseling tot stand te brengen. Naar analogie met de opstart van Vitalink zal de informatisering van informatiestromen waarin de woonzorgcentra betrokken zijn stapsgewijs verlopen. Prioriteiten tussen de diverse mogelijke informatiestromen moeten vastgelegd worden en voor elke stroom moet nagegaan worden of de WZCsector kan aansluiten bij een lopend project of dat een apart project gedefinieerd dient te worden. Voordat de automatisering van een informatiestroom uitgerold wordt in de volledige WZC-sector is het aangewezen om aan de hand van proefprojecten de uitgewerkte principes en systemen uit te testen. Omdat bij deze projecten een groot aantal eerstelijnsactoren betrokken wordt, wordt er voorgesteld om de verantwoordelijkheid voor het definiëren van de prioriteiten en het opstarten van projecten toe te kennen aan de werkgroep ICT van het Samenwerkingsplatform Eerstelijn. Onderstaande oplijsting biedt een overzicht van de momenteel gekende belangrijkste informatiestromen: 1 Opname van een nieuwe WZC bewoner: bij de opname van een nieuwe bewoner beschikt het WZC nu vaak enkel over de informatie die de bewoner of zijn familie kan geven. Deze informatie is niet steeds correct. Ideaal gezien zou het WZC bij de opname van een nieuwe bewoner onder meer toegang krijgen tot: o het medicatieschema uit Vitalink o Belrai o Vaccinnet o e-Zorgplan o GMD -register en contactgegevens GMD-houder 1 Globaal medisch dossier 19/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 o In een later stadium kan ook informatie uit de Sumehr (samenvatting van het medisch dossier van de huisarts) volgen. In eerste instantie zal de Sumehr enkel toegankelijk zijn voor artsen. o … Ziekenhuisopname en ontslag: bij de opname van een bewoner in het ziekenhuis moet de benodigde informatie meegestuurd worden vanuit het WZC. Deze informatie heeft onder meer betrekking op het medicatieschema, specifieke zorgtaken, vroegtijdige zorgplanning, beschermende maatregelen, … De meegestuurde informatie bereikt in het ziekenhuis nu niet steeds de correcte afdeling. Door deze informatie ter beschikking te stellen via Vitalink en de eHealthbox kan elke afdeling van het ziekenhuis steeds over de voor hen toegankelijk informatie beschikken. Bij het ontslag van een bewoner uit het ziekenhuis kan het ziekenhuis het aangepaste medicatieschema via Vitalink ter beschikking stellen. Gezien de huisarts ook toegang heeft tot het medicatieschema kunnen eventuele onduidelijkheden met betrekking tot merk- en generieke medicatie eenvoudiger behandeld worden. Opvolging zorg voor de bewoner: dagdagelijks volgen meerdere gezondheidszorgactoren de bewoner op. Deze actoren bevinden zich niet steeds binnen het WZC. Ideaal gezien kan elke actor vanuit zijn eigen software de voor hem/haar vereiste gegevens van een bewoner via Vitalink en de eHealthbox consulteren en aanpassen. Aangebrachte wijzigingen dienen onmiddellijk zichtbaar te zijn voor alle andere actoren die toegang hebben tot de voor hem/haar vereiste gegevens van de bewoner, zodat iedereen steeds over de meest actuele informatie beschikt. Volgende gegevens zijn enkele informatietypes en bronnen die beschikbaar gesteld kunnen worden in het kader van de continue opvolging: observaties en parameters, medicatieschema, communicatiefiche, Vaccinnet, Sumehr, kadaster van de gezondheidsberoepen, … Toegang tot het EBD door de bewoners en zijn familie: de communicatie met de bewoner en zijn familie kan verbeterd worden indien ook zij toegang krijgen tot bijvoorbeeld de communicatiefiche of de kalender met alle activiteiten. Opsporing vermiste personen: in een aantal WZC bestaat er al een samenwerking tussen het WZC en de lokale politie. Indien een dementerende bewoner verloren loopt beschikken deze WZC over een identificatiefiche die onmiddellijk overgemaakt kan worden aan de politie. Deze informatiestroom zou veralgemeend kunnen worden over gans de sector. 4.3 Prioriteiten korte termijn De volledige realisatie van het roadbook zal uiteraard een lange periode en een aanzienlijk en aangehouden engagement van overheden, voorzieningen en bedrijven.Op basis van het roadbook hebben de vier koepelverenigingen ouderenzorg echter prioritaire pistes uitgewerkt die de activiteiten op korte termijn zullen bepalen. Prioriteiten worden vastgelegd zowel met betrekking tot de noodzaak van het verder informatiseren van de WZC op zich als met betrekking tot de informatisering van de onderlinge informatiestromen tussen de betrokken zorgactoren. De uitgewerkte prioriteiten zijn opgenomen in bijlage 2 en vormen de basis van een aantal projecten die men op korte termijn in een samenwerking tussen woonzorgcentra en softwareontwikkelaars zal realiseren. Kort weergegeven gaat het om volgende aspecten van informatisering: 20/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Transmurale gegevensdeling Het beschikken over de gepaste gegevens, uit verschillende bronnen laat voorzieningen en zorgverstrekkers immers toe de woonzorg beter te organiseren. Intramurale gegevensdeling Intramurale gegevensdeling moet de zorg- en dienstverlenende activiteiten van multidisciplinair karakter die binnen het woonzorgcentrum rond de bewoner worden ontplooid optimaliseren gezien het vitaal belang van deze samenwerking (ergo, kinesist, verpleegkundige, …). Kwaliteitsbeleid ICT kan zorgverstrekkers en management ondersteunen door een goede registratie van de gepaste parameters, het aanreiken van de juiste richtlijnen/verbeteracties en door het faciliteren van de analyse. Apotheek ICT kan ondersteunen om te komen tot een geïntegreerd medicatiebeleid, één proces waarin huisarts, apotheker, zorgorganisatie en zorgmedewerker elk hun eigen verantwoordelijkheid opnemen. 21/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 5 Concretisering visie elektronisch bewonersdossier Wil men in de toekomst vanuit een WZC gegevens kunnen delen met andere actoren betrokken in de zorg voor een bewoner dan is het belangrijk dat het bewonersdossier in elke WZC voldoet aan een aantal kenmerken. Deze kenmerken worden in dit hoofdstuk beschreven. 5.1 beschrijft de globale uitgangspunten en aannames voor het EBD. 5.2 beschrijft de algemene architectuur van een bewonersdossier. In dit punt worden zowel de interne structuur en de gegevenstypes beschreven als de globale architectuur voor het uitwisselen van informatie tussen het bewonersdossier en externe actoren. Gezien een groot deel van de informatie uit het bewonersdossier medische informatie is dient er bijzondere aandacht gegeven te worden aan de bescherming van deze gegevens. Privacy en het beheer van toegangsrechten worden besproken in 5.3. 5.1 Uitgangspunten elektronisch bewonersdossier Uitgaande van de informatie ontvangen tijdens de diverse contacten met de stuurgroep, woonzorgcentra en de visietekst van de Passendale groep worden volgende uitgangspunten voor het EBD vooropgesteld. Opmerking: enkel de randvoorwaarden uit de visietekst van de Passendale groep met een onmiddellijke impact op het roadbook worden in dit hoofdstuk weergegeven. Een overzicht van alle randvoorwaarden en hun ICT impact kan u vinden in “Bijlage 1 ICT impact basisvoorwaarden visietekst Passendale groep”. Uitgangspunten elektronisch bewonersdossier 1. Het EBD bevat alle informatie die noodzakelijk is om de zorgtaken te ondersteunen. 2. Datasets die onderdeel vormen van het EBD kunnen door het WZC of extern beheerd worden. Met andere woorden, niet alle gegevens moeten effectief opgeslagen worden binnen het WZC. Voor gegevens die afkomstig zijn uit externe bronnen, en die niet gewijzigd dienen te worden door het WZC, kan het volstaan om die binnen het EBD enkel te visualiseren. Door steeds de meest recente versie van de gegevens op te halen wordt vermeden dat het WZC niet op de hoogte zou zijn van eventuele wijzigingen. 3. De informatie uit het EBD wordt gecodeerd geregistreerd en gedeeld Een afzonderlijk traject wordt opgestart om de noodzakelijke syntactische, semantische en processtandaarden vast te leggen. Nagegaan moet worden of in analogie met de EMD-software ook een standaard moet ontwikkeld worden die toelaat om te migreren naar een ander EBD-pakket. 4. Elke externe actor die een therapeutische- of zorgrelatie heeft met een specifieke bewoner kan toegang krijgen tot de voor zijn rol relevante EBD gegevens. De toegang vanuit het WZC tot de gegevens van externe authentieke bronnen wordt bepaald op basis van de toegangsregels die gelden voor elke individuele bron. Voor het WZC wordt hierbij uitgegaan van het principe “circles of trust” (voor meer informatie zie: 5.3.1.1) . 22/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 5. Bij de ontwikkeling van het EBD en bij de uitwisseling van informatie met externe partijen wordt gestreefd naar een maximaal hergebruik van de basisdiensten van het eHealth-platform en Vitalink. 6. Pistes dienen uitgewerkt te worden om de rol van de CRA maximaal te ondersteunen. 5.2 Globale architectuur elektronisch bewonersdossier 5.2.1 Gegevenstypes EBD Zoals schematisch wordt weergegeven in Figuur 3 kunnen de gegevens die beheerd worden via het EBD opgesplitst worden in individuele bewonersgegevens en procesondersteunende gegevens. Individuele bewonersgegevens Identificatie- en administratieve gegevens bewoner Zorgplan Toedieningsinstructies medicatie Parameters / observaties Communicatiefiche Afspraken Documenten (vroegtijdige zorgplanning, goedkeuring zorgplan, fixatie, …) Extern aangeleverde gegevens: medisch dossier, medicatiefiche, ziekenhuisinformatie, … … Procesondersteunende gegevens Dag- en nachtboek (overdracht) Kwaliteitsindicatoren Facturatie … Figuur 3 Gegevenstypes EBD Individuele bewonersgegevens zijn alle gegevens die de welzijns- of gezondheidstoestand van een WZC bewoner of de aan hem toegediende zorgen beschrijven. Deze gegevens kunnen intern in het WZC gecreëerd worden of aangeleverd worden door een externe actor. De extern aangeleverde gegevens worden hetzij enkel geconsulteerd vanuit het EBD (vb. specifieke onderdelen medisch dossier huisarts) hetzij gebruikt voor verdere verwerking (vb. toedieningsinstructies medicatie vertrekkend vanuit medicatieschema). Procesondersteunende gegevens zijn alle gegevens die voor het WZC noodzakelijk zijn om de zorg- en beheersprocessen optimaal te organiseren. Deze ondersteunende gegevens worden afgeleid uit de individuele bewonersgegevens. Bijvoorbeeld de dag- en nachtboekgegevens die gebruikt worden bij de overdracht tussen diensten kunnen afgeleid worden uit de opmerkingen die toegevoegd werden aan het dossier van elke individuele bewoner. 23/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Opmerking: beleidsinformatie, zoals de kwaliteitsindicatoren, wordt doorgestuurd naar het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid via het e-loket. Deze gegevens zijn overkoepelend voor het volledige WZC en zijn in principe niet herleidbaar tot individuele personen. Om de zorg voor een bewoner te optimaliseren zullen het voornamelijk individuele bewonersgegevens zijn die gedeeld worden. Afhankelijk van het samenwerkingsproces dat men wenst te ondersteunen dient bepaald te worden welke gegevens beschikbaar gesteld worden. 5.2.1.1 Individuele bewonersgegevens Onderstaande gegevens worden begrepen onder individuele bewonersgegevens. De bijgehouden gegevens dienen minimaal de volgens het woonzorgdecreet en de uitvoeringsbesluiten vereiste gegevens te bevatten (zie 3.1). Opmerking: onderstaande oplijsting van gegevens is geen exhaustieve lijst. Naargelang de noodzaak kan de lijst verder aangepast worden. 5.2.1.1.1 Identificatie- en administratieve gegevens bewoner Dit omvat: Identificatiegegevens bewoner Identificatiegegevens contactpersonen, inclusief relatie tot de bewoner GMD-houder en regeling bij afwezigheid … 5.2.1.1.2 Sociale Anamnese Deze omvat: Specifieke wensen Interesses Informatie over het verleden van de bewoner zoals vroeger beroep, hobby’s, … … Opmerking: de medische anamnese valt onder het medisch dossier dat beheerd wordt door de huisarts. De medische anamnese omvat: diagnose, allergieën, toegediende vaccinaties, … 5.2.1.1.3 Zorgplan Zorgplan zoals beschreven in de visietekst van de Passendale groep: 24/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 “Het zorgplan is een elektronisch document met betrekking tot de geplande zorg voor een gebruiker. Het zorgplan bevat een afsprakenregeling gebaseerd op essentiële administratieve, klinische en paraklinische elementen van de persoon, rekening houdende met één of meer begeleidingsdossiers. Het zorgplan wordt bijgestuurd in functie van de evolutie van de zorgbehoefte. Het zorgplan impliceert een contract waarbij de deelnemers zich ertoe verbinden hun deel van de zorg optimaal in te vullen en samen te werken met de andere disciplines rond die welbepaalde patiënt. Het zorgplan bestaat uit vijf delen, namelijk een administratief gedeelte, algemene doelstellingen, klinische beoordeling, taakafspraken en communicatie. Het zorgplan kan vervolgens worden opgedeeld in een statisch en een dynamisch gedeelte. De administratieve gegevens blijven doorgaans onveranderd over de tijd en behoren dus toe aan het statische gedeelte. De overige vier behoren tot het dynamische gedeelte, want hier is constante aanpassing van de gegevens mogelijk en noodzakelijk.” Een zorgplan omvat idealiter zes elementen: - identificatie van het probleem - basisbeoordeling - formuleren van zorgdoelen - strategische zorgplanning (benodigde diensten en zorgen) - implementatie van het plan - evaluatie en outcome evaluatie Het moet zodanig zijn dat de residentenbeoordeling begrijpelijk is, de zorgplanning volledig is met logische en meetbare zorgdoelen .” 5.2.1.1.4 Toedieningsinstructies medicatie Per bewoner dient ingepland te worden op welk tijdstip welke medicatie toegediend moet worden. Het klaarzetten en de toediening van medicatie dient elektronisch afgetekend te worden. Opmerkingen: 1 Bij het opmaken van de instructies voor de toediening van medicatie kan vertrokken worden van de medicatiefiche. De medicatiefiche geeft een globaal overzicht van de in te nemen medicatie. Dit overzicht dient vertaald te worden naar concrete instructies voor het zorgteam. Op regelmatige tijdstippen en bij elke wijziging dient de huisarts de medicatiefiche elektronisch te ondertekenen. 1 Bij een aantal van de gecontacteerde WZC ondertekende de huisarts maandelijks het medicatieschema. 25/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 5.2.1.1.5 Parameters / observaties Per bewoner dient vastgelegd te worden welke parameters (gewicht, bloeddruk, …) opgevolgd dienen te worden. Op vaste tijdstippen wordt de parameter gemeten en wordt de waarde geregistreerd in het dossier. Opmerking: wil men de geregistreerde parameters kunnen uitwisselen met externe actoren dan is het noodzakelijk dat deze op een uniforme manier geregistreerd worden of dat de omstandigheden waarin de parameter geregistreerd werd automatisch mee opgenomen worden (vb. gewicht werd steeds ’s ochtends na ontbijt geregistreerd). 5.2.1.1.6 Communicatiefiche Elke opmerking die relevant is voor de zorg van een bewoner en die gedeeld moet worden met de overige leden van het zorgteam wordt opgenomen in de communicatiefiche. Om de privacy van de bewoner te garanderen dient de mogelijkheid aanwezig te zijn om bepaalde berichten enkel toegankelijk te maken voor specifieke functies. De mogelijkheid voor het toevoegen van berichten dient daarentegen aan een zo ruim mogelijke groep actoren ter beschikking gesteld te worden. Opmerkingen: Ook aan de bewoner of aan zijn familie kan de mogelijkheid gegeven worden om berichten toe te voegen aan de communicatiefiche. Voorzien dient te worden dat ook actoren zoals een huisarts berichten kunnen toevoegen of consulteren vanuit hun eigen softwarepakket. De communicatiefiche is niet enkel relevant voor de communicatie over bewoners van een WZC, maar kan ook op een ruimere schaal ingezet worden voor de volledige eerstelijn (inclusief de communicatie van de eerstelijn met de tweedelijn). Voor de communicatiefiche kan een apart Vitalink project gedefinieerd worden. 5.2.1.1.7 Afspraken Per bewoner dient een overzicht beschikbaar te zijn van alle afspraken die deze bewoner aanbelangen. Dit betreft zowel afspraken in het kader van de zorg als animatie of activiteiten die georganiseerd worden. 5.2.1.1.8 Documenten Het dossier van een bewoner kan een aantal documenten bevatten. Bijvoorbeeld documenten met betrekking tot vroegtijdige zorgplanning, fixatie, … Indien documenten ondertekend moeten worden dan moet er vermeden worden dat documenten afgeprint, ondertekend en ingescand worden. Een elektronische ondertekening via de eID is dan aangewezen. 5.2.1.1.9 Extern aangeleverde gegevens Voor informatiesets die door externe actoren worden aangemaakt dient vastgelegd te worden welke informatie noodzakelijk is voor de ondersteuning van de zorgprocessen binnen een WZC. 26/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 1 Voorbeelden van externe informatiesets zijn het medicatieschema, Belrai, Sumehr , Vaccinnet, … Uitgaande van de voor het WZC noodzakelijke informatie dient vastgelegd te worden hoe die informatie beschikbaar wordt gesteld: uitwisseling via Vitalink, directe contactname (vb. Belrai), … 5.2.1.2 Proces ondersteunende gegevens Om de ondersteuning van de processen in het WZC te optimaliseren is het aangewezen om de individuele bewonersgegevens te herordenen in een formaat dat beter overeenstemt met de werking van het zorgteam. Deze herordening kan voor elk WZC verschillend zijn. Voorbeeld: alle opmerkingen van de laatste uren worden vanuit de communicatiefiche van elke bewoner automatisch overgenomen in het dagen nachtboek. Hierdoor wordt vermeden dat deze gegevens manueel overgenomen moeten worden. Een herordening van de gegevens laat ook toe om een beter zicht te krijgen op de globale werking van het WZC (cfr. kwaliteitsindicatoren). De relevante individuele gegevens dienen eveneens ter beschikking gesteld te worden van de facturatiesoftware. Een integratie tussen het EBD en de facturatiesoftware dient steeds gegarandeerd te kunnen worden. 5.2.2 Informatie-uitwisseling met externe actoren Figuur 4 beschrijft de principes die voorgesteld worden bij de uitwisseling van informatie tussen het EBD en externe actoren. 1 De kans bestaat dat het WZC geen bijkomende informatie uit het medisch dossier van de huisarts nodig heeft eens men toegang zou hebben tot bepaalde onderdelen van de Sumehr in Vitalink. Een Sumehr bericht (Summarized Electronic Health Record) bevat een samenvatting van het medisch dossier van de huisarts. Opmerking: momenteel wordt vastgelegd hoe de Sumehr beschikbaar gesteld zal worden via Vitalink. In een eerste fase van dit project zullen enkel artsen toegang hebben tot de Sumehr. De mogelijkheid om enkel toegang te verlenen tot specifieke onderdelen van de Sumehr wordt in een eerste fase nog niet voorzien. 27/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Figuur 4 High level overzicht “architectuur informatie-uitwisseling tussen WZC en externe actoren” Beschrijving schema Binnen de individuele bewonersgegevens van een WZC worden drie informatietypes onderscheiden: o Interne bewonersgegevens zijn gegevens die enkel relevant zijn binnen een WZC. Deze zijn niet beschikbaar voor externe actoren. o Gedeelde bewonersgegevens zijn gegevens die beheerd worden door meerdere actoren. Deze gegevens kunnen ontstaan zijn binnen het WZC of kunnen extern ontstaan zijn. Om de zorgprocessen te optimaliseren is aangewezen om steeds de meest actuele versie van de gegevens te delen met alle betrokken actoren. o De gegevens van externe bronnen kunnen binnen het EBD ook enkel gevisualiseerd worden. Het betreft hier dan gegevens die extern beheerd worden en die enkel consulteerbaar moeten zijn vanuit het WZC. In de meeste gevallen is het aangewezen om bij elke consultatie steeds de meest recente versie van de gegevens op te halen. Dit heeft tot gevolg dat deze gegevens niet opgeslagen moeten worden binnen het EBD. Als platform voor de uitwisseling van de gegevens wordt er zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de bestaande uitwisselingsplatformen Vitalink en eHealthBox. De eHealthbox wordt gebruikt bij de rechtstreekse uitwisseling van informatie tussen twee actoren, dit systeem is met andere woorden vergelijkbaar met het uitwisselen van e-mail berichten. Vitalink wordt gebruikt bij het verspreiden van informatie naar actoren die op voorhand niet noodzakelijk gekend zijn. De informatie in Vitalink kan ook steeds geactualiseerd worden. 28/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Opmerking: om optimaal gebruik te kunnen maken van de eHealthbox is het aangewezen om deze rechtstreeks vanuit de EBD-software aan te kunnen spreken. Dit vraagt een integratie van het EBD-pakket met de eHealthbox. Systemen die voor de buitenwereld rechtstreeks toegankelijk zijn kunnen vanuit het EBD direct aangesproken worden. Voorbeeld: de databank van het BCFI. Een specifieke toepassing die de bewoner of zijn familie toelaat om het EBD in het WZC te consulteren dient ontworpen te worden. Vitalink zal niet alle informatie bevatten die relevant is voor een bewoner. Bijvoorbeeld informatie betreffende animatie of het welbevinden van de bewoner zal niet beschikbaar zijn via Vitalink. Opmerking: het creëren van een toepassing voor de bewoner die toelaat om het EBD van elke individuele bewoner te consulteren brengt technische problemen met zich mee, nagegaan dient te worden hoe deze opgelost kunnen worden. Analoog met het EBD binnen een WZC bestaat het medisch dossier van een huisarts of het farmaceutisch dossier bij een apotheker enerzijds uit een set gegevens die enkel intern toegankelijk zijn en anderzijds gegevens die gedeeld worden met externe actoren. Op het moment dat het uitwisselingsplatform Vitalink gekoppeld worden aan de metahub / hubs wordt het mogelijk, mits de nodige aanpassingen werden gedaan aan het EBD, om vanuit het EBD informatie uit te wisselen met de ziekenhuizen. 1 Opmerkingen: De koppeling tussen Vitalink en de metahub/hubs is een van de momenteel lopende Vitalink projecten. Op dit moment werd de analysefase van dit project opgestart. De rechtstreekse communicatie via de eHealthbox is steeds mogelijk. Via het e-loket van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid kan het WZC dossiers opvolgen of beleidsinformatie doorsturen. Het e-loket staat volledig los van de platformen gebruikt voor de uitwisseling van gezondheidszorginformatie. Opmerking: De software die gebruikt wordt binnen een WZC dient zoveel mogelijk ondersteuning te bieden bij het verzamelen van de nodige beleidsinformatie. Analoog met de kwaliteitsindicatoren kunnen webformulieren gecreëerd worden voor het doorsturen van de eventuele bijkomende WZC beleidsinformatie. 1 Systeem dat gebruikt kan worden voor de informatie-uitwisseling met de ziekenhuizen. Meer informatie kan gevonden worden op: https://www.ehealth.fgov.be/nl/zorgverleners/online-diensten/hubs-metahub 29/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 5.3 Privacy en toegangsbeheer Bij het vastleggen van wie toegang krijgt tot welke gegevens dient er enerzijds gestreefd te worden naar een optimalisatie van de samenwerking tussen alle actoren betrokken in de zorg voor een bewoner. Anderzijds dienen de geldende privacy regels en wetgeving absoluut gerespecteerd te worden. Om te garanderen dat aan alle regels voldaan wordt zullen voor de uitwisseling van gegeven tussen een WZC en de overige actoren betrokken in de zorg voor een bewoner dezelfde machtigingen bekomen worden als deze die bekomen werden bij de informatisering van vergelijkbare informatiestromen (vb. medicatieschema). Een dossier wordt hiertoe ingediend bij de Privacy Commissie. 5.3.1 Toegang tot de gegevens door betrokken actoren 5.3.1.1 Leden zorgteam In relatie tot de gegevens van de woonzorgcentra kunnen drie situaties onderscheiden worden: Toegang tot interne WZC gegevens door interne WZC medewerkers: afhankelijk van de functie die een medewerker heeft: verpleegkundige, zorgkundige, animator, … krijgt men toegang tot andere gegevens. Het elektronisch bewonersdossier dient over de mogelijkheid te beschikken om de interne medewerkers individueel te identificeren en authentificeren. Op basis van de identificatie worden aan de gebruiker de autorisaties die bij zijn rol horen toegekend. De verantwoordelijken van het woonzorgcentrum hebben de plicht om de gebruikers van het EBD, op basis van de geldende regelgeving, de correcte autorisaties toe te kennen. Om eventuele misbruiken vast te kunnen stellen is het aangewezen om minimaal bij elke wijziging van de dossiergegevens te registreren wie de wijziging heeft doorgevoerd en wanneer dit gebeurde. Ideaal gezien wordt ook elke consultatie van het bewonersdossier geregistreerd. Toegang tot externe gegevens door interne WZC medewerkers: wanneer externe gegevens geconsulteerd worden vanuit het bewonersdossier dan dient de gebruiker over de nodige machtigingen te beschikken. Bij de verificatie van de machtigingen wordt uitgegaan van het principe van “circles of trust”. Dit houdt in dat de machtiging om gegevens te consulteren worden toegekend aan het WZC in zijn geheel. Indien een WZC toegang heeft tot een specifieke informatieset en indien het WZC ook een therapeutische- of zorgrelatie kan aantonen met een specifiek persoon, dan heeft het WZC het recht om de specifieke informatieset van een specifiek persoon op te vragen. De basisdiensten van het eHealth-platform zullen verifiëren of aan deze voorwaarden voldaan werd. De software die gebruikt wordt voor de toegang tot de externe gegevens dient te kunnen garanderen dat de gebruiker van de software een medewerker van het woonzorgcentrum is die beschikt over de nodige machtigingen om de externe gegevens te consulteren. Het woonzorgcentrum heeft de plicht om alle gebruikers correct te registreren in deze software en de op basis van de geldende regelgeving correcte machtigingen toe te kennen. De software gebruikt voor de toegang tot de externe informatie dient bij elke consultatie te registreren wie de consultatie uitvoerde en wanneer. Toegang tot interne WZC gegevens door externe actoren: wanneer WZC-gegevens via Vitalink gedeeld worden dan dient elke actor die toegang wenst tot deze gegevens over de nodige 30/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 machtigingen te beschikken. Deze machtigingen (rol, recht tot de desbetreffende informatieset, therapeutische- of zorgrelatie,…) worden geverifieerd via de hiervoor beschikbare eHealth-platform basisdiensten. Via de logging basisdienst van het eHealth-platform wordt bijgehouden wie wanneer welke informatie opvroeg. 5.3.1.2 Bewoner en vertegenwoordigers Een bewoner heeft het recht om zijn informatie uit het EBD te consulteren. Bepaald dient te worden hoe deze consultatie optimaal kan verlopen. Bepaalde onderdelen, zoals bijvoorbeeld de voorziene activiteiten, zal de bewoner veelvuldiger wensen te consulteren dan andere onderdelen. Ook de familie van de bewoner beschikt ideaal gezien over de mogelijkheid om de voor hen relevante onderdelen te consulteren. Niet alle informatie uit het EBD zal beschikbaar zijn via Vitalink. Een oplossing dient gezocht te worden voor de consultatie van de informatie die enkel beschikbare is in de systemen van het WZC zelf. Opmerking: Volgens de bepalingen van Vitalink is de gegevensdeling via Vitalink enkel toegestaan indien een bewoner hiervoor voorafgaandelijk zijn toestemming geeft (informed consent). Zonder deze toestemming mogen gegevens niet gedeeld worden. De kans is reëel dat een nieuwe WZC bewoner in het verleden al de toestemming heeft gegeven om gegevens te delen via Vitalink. 5.3.2 Beveiliging Om de garantie te hebben dat informatie enkel toegankelijk is voor de rechthebbenden, is een adequate beveiliging van de informatie noodzakelijk. Deze beveiliging is noodzakelijk vanaf het moment dat de informatie gecreëerd wordt tot op het moment dat deze de bestemmeling bereikt. Deze garantie moet zowel binnen in het WZC gegeven kunnen worden als bij de uitwisseling met externe actoren. Absoluut vermeden dient te worden dat privacy-gevoelige informatie in verkeerde handen valt. Een onveilige configuratie van bijvoorbeeld het draadloze netwerk in een WZC kan er voor zorgen dat privacy gevoelige informatie naar buiten worden gebracht. Zowel de hardware, software als procedures binnen het WZC dienen een maximale garantie op de beveiliging van de gegevens te garanderen. Het correct selecteren en configureren van deze componenten vraagt een vrij gespecialiseerde kennis. Deze kennis zal slechts zelden beschikbaar zijn binnen het WZC en is ook niet steeds beschikbaar bij de lokale ICT-leverancier. 1 Bij ziekenhuizen of OCMW’s staat een veiligheidsconsulent in voor de verificatie van de beveiligingsprocedures. Voorgesteld wordt dat ook elk WZC beroep dient te doen op een erkende veiligheidsconsulent om op regelmatige basis alle componenten en processen na te zien op hun veiligheid. De specifieke functionering van de veiligheidsconsulenten dient in een later stadium uitgewerkt te worden. Voor de beveiliging van de gegevensuitwisseling met externe actoren wordt beroep gedaan op de mechanismen die ontwikkeld werden in het kader van Vitalink. Elke communicatie tussen twee actoren wordt van begin tot eindpunt volledig versleuteld. Voor de intermediaire gegevensopslag in Vitalink wordt 1 Een veiligheidsconsulent dient door OCMW’s aangesteld te worden wil men via de KSZ toegang krijgen tot de gegevensdatabanken van de Sociale Zekerheid. 31/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 beroep gedaan op de voorziene dubbele encryptie zodat de garantie gegeven kan worden dat ook de beheerder van Vitalink de opgeslagen informatie niet kan consulteren. Meer informatie over de beveiliging van de Vitalink gegevensstromen kan gevonden worden op: http://www.vitalink.be/Vitalink/In-de-Praktijk/Veiligheid---privacy/ 5.3.3 Bewaring van gegevens Persoonsgegevens moeten na het toedienen van de laatste zorgen nog minimaal 2 en maximaal 5 jaar bewaard worden. Medische gegevens dienen 30 jaar bewaard te worden. Adequate archiveringsprocedures dienen binnen het WZC opgezet te worden. Motivering: 1 Art.8 §1 BVR van 24 juli 2009 – Bewaren van persoonsgegevens De voorziening of de vereniging mag de persoonsgegevens betreffende een gebruiker bewaren tot maximaal vijf jaar na het beëindigen van de hulp- en dienstverlening aan de betrokken gebruiker. Norminterpretatie Met deze erkenningsvoorwaarde wordt bedoeld dat persoonsgegevens van gebruikers slechts tot en met vijf jaar na het beëindigen van de hulp- en dienstverlening bewaard mogen worden in het bewonersdossier op de betrokken dienst. Het gaat hier duidelijk niet om het medische dossier of medische stukken in het bewonersdossier die 30 jaar moeten bewaard worden, maar wel om niet-medische gegevens in het bewonersdossier bekeken vanuit het standpunt van de bescherming van de privacy/de persoonlijke levenssfeer van de bewoner zelf die na vijf jaar moeten vernietigd of in een afgesloten archief bewaard worden 1 Besluit van de Vlaamse Regering van 24 juli 2009 betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen van gebruikers en mantelzorgers 32/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 6 Baten en lasten per doelgroep Hoofdstuk 6 beschrijft de baten die bij de realisatie van de in het roadbook beschreven principes nagestreefd worden. Deze worden per doelgroep opgelijst. De realisatie van het roadbook zal ook inspanningen vragen van elke doelgroep, deze worden eveneens opgelijst. Onderstaande opsomming is enkel een initiële opsomming van de baten en lasten. De keuze van de prioriteiten die gevolgd zullen worden bij de realisatie van het roadbook kunnen zorgen voor wijzigingen in de baten en lasten. 6.1 Woonzorgcentra Baten: Door alle informatie over een bewoner elektronisch bij te houden in een centraal dossier heeft elke medewerker van het WZC steeds toegang tot alle relevante informatie van een specifieke bewoner. Dit heeft tot gevolg dat: o De kans dat een medewerker niet op de hoogte is van bepaalde informatie wordt kleiner. Hierdoor verkleint de kans op fouten. Vb. wijzigingen aan het zorgplan zijn voor iedereen onmiddellijk zichtbaar. o Elke medewerker beschikt steeds over de meest recente informatie zodat men steeds kan antwoorden op vragen van de familie, huisarts, … Het WZC krijgt via Vitalink toegang tot de meest recente informatie over een bewoner (vb. medicatieschema). Dit is onder meer van belang bij de opname van een nieuwe bewoner in het WZC of bij het ontslag uit het ziekenhuis. Elke actor heeft toegang tot alle relevante informatie van een specifieke bewoner en ook toegang tot communicatiekanalen zoals de eHealthbox of de communicatiefiche, deze beide elementen helpen bij de organisatie van het multidisciplinair overleg. Indien de functionaliteit om het verzamelen van rapporteringsgegevens ingebouwd werd in de EBD-software, dan verloopt het rapporteren voor het WZC zelf eenvoudiger. Dit leidt tot administratieve lastenverlaging binnen de WZC. Alles wordt nog slechts een keer ingevoerd en is vervolgens consulteerbaar door alle bevoegde personen. Dit leidt tot lastenverlaging. Lasten: Het investeren in ICT-middelen vraagt een aanzienlijke inspanning van de WZC. De inspanningen situeren zich zowel op financieel als organisatorisch vlak. Het invoeren van een EBD kan een vrij grote impact hebben op de organisatie: werkingsprocessen dienen aangepast te worden, medewerkers dienen vertrouwd te raken met de nieuwe omgeving, … Zoals in het roadbook beschreven werd zijn er diverse pistes mogelijk om deze inspanning enigszins te beperken. De prioritaire pistes zullen bepaald worden door de koepelverenigingen ouderenzorg. 33/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Momenteel is het voor verpleeg- of zorgkundigen niet steeds mogelijk om tijdens het uitvoeren van de zorgtaken vanuit de kamer van de bewoner toegang te hebben tot het EBD. Daardoor vraagt het registreren van informatie in het EBD extra tijd. Naarmate het EBD meer toegankelijk zal worden via diverse mobielen toestellen zal er aan dit probleem tegemoet gekomen worden. 6.2 Bewoner en zijn familie Baten: Via een specifieke toepassing krijgt de bewoner toegang tot het EBD. De familie van de bewoner kan mits toestemming eveneens toegang krijgen tot specifieke onderdelen van het EBD. De familie kan bijvoorbeeld een overzicht krijgen van de activiteiten waaraan de bewoner heeft deelgenomen of kan vragen stellen via de communicatiefiche. Lasten: Niet alle bewoners of familieleden zullen over de nodige ICT-kennis of middelen beschikken om toegang te krijgen tot het EBD. Naarmate ICT meer en meer verspreid geraakt in de samenleving zal dit probleem kleiner worden. Niettemin kan het nog een ruime tijd duren voordat de meerderheid van de bewoners vertrouwd is met ICT. Specifieke oplossingspistes dienen uitgewerkt te worden. 6.3 Huisarts Baten: Wanneer de huisarts vanuit zijn EMD-software via Vitalink toegang heeft tot de EBD informatie dan kan hij vanuit zijn gekende software de informatie van de bewoner opvolgen en wijzigen. Deze consultatie kan om het even wanneer en (op termijn) om het even waar uitgevoerd worden. WZC bezoeken kunnen op voorhand voorbereid worden, op een moment dat meest geschikt is voor de huisarts. Elke bevoegde actor heeft toegang tot alle voor hem/haar benodigde informatie van een specifieke bewoner en tot communicatiekanalen zoals de eHealthbox of de communicatiefiche. Deze beide elementen helpen bij de organisatie van het multidisciplinair overleg. Administratieve taken zoals het ondertekenen van de medicatiefiche kunnen vanuit het eigen EMD op een moment dat het meeste geschikt is voor de huisarts. Lasten: Wanneer de huisarts toegang krijgt tot het EBD via zijn EMD dan zal er vanuit het WZC verwacht worden dat de huisarts daadwerkelijk deze gegevens consulteert en beheert vanuit zijn software. Niet alle huisartsen staan even open voor een uitgebreider gebruik van het EMD. 34/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 6.4 Apotheker, externe kinesist, ziekenhuis Baten: Elke actor kan zodra hij te maken krijgt met een bewoner via Vitalink de meest recente informatie over deze bewoner opvragen. Dit vermijdt dat bijvoorbeeld vanuit het WZC informatie meegestuurd moet worden naar het ziekenhuis (met het risico dat deze niet doorgestuurd wordt vanuit de spoeddienst naar de correcte afdeling binnen het ziekenhuis). Elke actor heeft toegang tot alle relevante informatie van een specifieke bewoner en ook toegang tot communicatiekanalen zoals de eHealthbox of de communicatiefiche, deze beide elementen helpen bij de organisatie van het multidisciplinair overleg. Lasten: Wanneer de meeste actoren die betrokken zijn in de zorg voor een bewoner effectief gebruik maken van de Vitalink en de eHealthbox dan zal er op termijn verwacht worden dat elke actor hiervan gebruik maakt. Indien een actor onvoldoende vertrouwd is met deze systemen dan kan dit een aanpassing in zijn manier van werken vragen. 6.5 Overheid Baten: De overheid kan eenvoudig en op gestructureerde wijze beschikken over de benodigde informatie voor opvolging en aansturing van de voorziening. Lasten: Zolang niet alle woonzorgcentra voldoende geïnformatiseerd zijn zal ook de papieren flow nog vereist blijven. Deze 2-sporen aanpak zal voor de overheid tijdelijk een bijkomende werklast inhouden. 35/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 7 Realisatie elektronisch bewonersdossier De visie die in de voorgaande hoofdstukken werd uitgewerkt is zeer uitgebreid. Het is daarom aangewezen om deze stapsgewijs te realiseren. De impact op de WZC’s kan hierdoor beperkt gehouden worden. Bij de realisatie van de visie dient specifieke aandacht gegeven te worden aan WZC’s die nog niet of slechts in beperkte mate geïnformatiseerd zijn. Vermeden dient te worden dat deze WZC’s aan de zijlijn blijven staan en niet beschikken over de mogelijkheid om elektronisch gegevens te delen. Om de visie over de informatie-uitwisseling tussen actoren verder te concretiseren worden in hoofdstuk 7.1 een aantal scenario’s uitgewerkt. Deze geven weer welke informatie in een specifieke situatie uitgewisseld kan worden. Deze scenario’s kunnen het voorwerp vormen van initiële projecten waarin de WZC betrokken worden. Hoofdstuk 7.2 bevat een oplijsting van de momenteel gekende aandachtspunten waarmee bij de informatisering van de WZC rekening gehouden moet worden. Deze punten zijn naar voor gekomen tijdens de diverse gesprekken met de leden van de stuurgroep, de bezochte WZC’s, de Passendale groep en andere gecontacteerde personen. De prioriteiten betreffende de informatisering van de WZC en de prioritaire informatiestromen zullen vastgelegd worden door de koepelverenigingen. Deze zullen in een volgende fase toegevoegd worden aan het roadbook. Op basis van de geselecteerde prioriteiten zal dan de aanpak die gevolgd zal worden bij de realisatie van de prioriteiten uitgewerkt worden. 7.1 Scenario’s Om de principes en architectuur voorgesteld in hoofdstuk 5 verder te concretiseren worden in dit hoofdstuk een aantal scenario’ uitgewerkt. De gekozen scenario’s stemmen overeen met de momenteel gekende belangrijkste informatiestromen tussen de WZC en externe actoren. 7.1.1 Scenario 1: opname nieuwe WZC bewoner Wanneer een nieuwe bewoner opgenomen wordt in een woonzorgcentrum dan wordt er op basis van een intake gesprek een nieuw dossier aangemaakt. Dit dossier moet een zicht bieden op de voorgeschiedenis van deze persoon, huidige medicatie, vaccinaties, allergieën, medische aandoeningen, … Een groot deel van de nieuwe WZC bewoners zullen vaak al een medische voorgeschiedenis hebben. De kans is dan ook groot dat een aanzienlijk deel van de informatie noodzakelijk om het initiële bewonersdossier op te bouwen al beschikbaar is binnen Vitalink. Door gebruik te maken van de informatie uit Vitalink kan vermeden worden dat de nieuwe bewoner of zijn familie zelf de informatie moet aanleveren. Doordat de informatie in Vitalink aangeleverd wordt door zorgactoren wordt de kans op foutieve informatie ook kleiner. 36/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Figuur 5 Opname nieuwe WZC bewoner Opmerking: op dit moment werd enkel het medicatieschema ontwikkeld binnen Vitalink, de overige modules volgen in een later stadium. Toelichting schema: Voordat iemand opgenomen wordt in een WZC zal die persoon vaak al met meerdere zorgactoren in contact gekomen zijn. Ideaal gezien is informatie over deze contacten beschikbaar binnen het WZC op het moment dat een nieuwe bewoner wordt opgenomen. Enkele voorbeelden van informatie die nuttig kan zijn bij de opmaak van het EBD: Een huisarts beschikt over het medisch dossier van deze persoon. De onderdelen van het medisch 1 dossier die relevant zijn voor bijvoorbeeld het WZC worden ter beschikking gesteld via de Sumehr opgenomen in Vitalink. Het Sumehr bericht (Summarized Electronic Health Record) bevat een samenvatting van het medisch dossier. Een huisarts zal voor deze bewoner meestal ook informatie toegevoegd hebben aan het medicatieschema of de communicatiefiche Vanuit de apotheek of thuisverpleging werd informatie toegevoegd aan het medicatieschema of de communicatiefiche. Toegediende vaccinaties werden door vaccinatoren geregistreerd in Vaccinnet. Deze informatie zal beschikbaar gesteld worden via Vitalink. De thuisverpleging kan de opdracht gekregen hebben om bepaalde parameters op te nemen. Binnen Vitalink zal de mogelijkheid voorzien worden om parameterwaardes te delen. 1 Momenteel wordt vastgelegd hoe de Sumehr beschikbaar gesteld zal worden via Vitalink. In een eerste fase van dit project zullen enkel artsen toegang hebben tot de Sumehr. De mogelijkheid om enkel toegang te verlenen tot specifieke onderdelen van de Sumehr wordt in een eerste fase nog niet voorzien. 37/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Een voorafgaandelijke inschaling van Belrai geeft het WZC informatie die gebruikt kan worden bij het opstellen van het zorgplan. De kans bestaat dat ook andere actoren (kinesist, tandarts, …) informatie hebben toegevoegd in Vitalink. Via de eHealthbox kan onder andere een huisarts nog specifieke aanvullende informatie of instructies versturen naar het WZC. Op basis van de beschikbare informatie in Vitalink, de eHealthbox en Belrai beschikt het WZC bij de opname van de bewoner onmiddellijk over het medicatieschema van de bewoner, de medische anamnese en een indicatie van de zorgen die opgenomen moeten worden in het zorgplan. Hierdoor wordt vermeden dat bijvoorbeeld het medicatieschema opgesteld moet worden aan de hand van informatie afkomstig van de familie of dat het WZC niet op de hoogte was van bepaalde allergieën. Opmerking: Wanneer een bewoner slechts een beperkte tijd opgenomen wordt in een WZC (= kortverblijf) dan is de omgekeerde situatie ook mogelijk. De bewoner verlaat het WZC en informatie wordt overgedragen aan de externe actoren. Het is dan bijvoorbeeld belangrijk dat de thuisverpleging die de taken van het WZC zorgteam tot op zekere hoogte overneemt dan over de noodzakelijke informatie beschikt om de zorg onmiddellijk verder te kunnen zetten. 7.1.2 Scenario 2: opname en ontslag ziekenhuis Bij de opname van een bewoner in het ziekenhuis dient er momenteel vanuit het WZC vrij veel informatie meegestuurd te worden met de bewoner: medicatieschema, informatie over de medische voorgeschiedenis, specifieke zorgen (voeding, mobiliteit,…), vroegtijdige zorgplanning, … In de toekomst zal het grootste deel van deze informatie onmiddellijk beschikbaar zijn via onder meer Vitalink en Belrai. Concreet wil dit zeggen dat bij een ziekenhuisopname een WZC veel minder informatie zal moeten doorgeven aan het ziekenhuis. Een ziekenhuis zal de informatie zelf kunnen ophalen. Eventuele bijkomende punctuele informatie kan vanuit het WZC naar het ziekenhuis gestuurd worden via de eHealthbox. Bij het ontslag van een bewoner uit het ziekenhuis weet het WZC nu soms niet wat het actuele medicatieschema is. Vaak ontstaat er ook verwarring rond generieke en merkmedicatie. Het ziekenhuis schrijft de bewoner merkmedicatie voor terwijl op het WZC medicatieschema een gelijkaardig generiek product staat. Vermeden dient te worden dat een zelfde medicatie meerdere keren wordt toegediend. Doordat het medicatieschema via Vitalink ook onmiddellijk consulteerbaar is voor de huisarts kan deze bij eventuele onduidelijkheden onmiddellijk zicht krijgen op het schema en daar waar nodig aanpassingen doorvoeren. Indien na het ontslag uit het ziekenhuis de Sumehr wordt aangepast dan kan het WZC op termijn via Vitalink onmiddellijk zicht krijgen op de wijzigingen. In een eerste fase zal enkel een arts toegang krijgen tot de Sumehr. 38/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Figuur 6 Opname / ontslag uit ziekenhuis Opmerking: op dit moment werd enkel het medicatieschema ontwikkeld binnen Vitalink, de overige modules volgen in een later stadium. Toelichting schema: Bij een ziekenhuisopname kan elke ziekenhuisdienst (spoed, verzorgingsafdeling, …) die toegang heeft tot Vitalink en over de nodige machtigingen beschikt de noodzakelijke informatie ophalen. Het ophalen van informatie verloopt via de hub van het ziekenhuis en de nationale metahub. In principe hoeft het WZC op het moment van de ziekenhuisopname weinig extra informatie aan te leveren. Eventuele extra informatie kan via de eHealthbox verstuurd worden naar het ziekenhuis. Indien bij ontslag uit het ziekenhuis het medicatieschema geactualiseerd werd (via de lokale hub en metahub), dan heeft zowel de huisarts als het WZC onmiddellijk zicht op het nieuwe schema. Bij eventuele onduidelijkheden kan de huisarts onmiddellijk aanpassingen aanbrengen. Deze aanpassingen zijn onmiddellijk zichtbaar voor het WZC. 7.1.3 Scenario 3: opvolging en actualisatie zorg Naast het WZC staan diverse andere actoren in voor de opvolging van een bewoner. Vaak beschikt het zorgteam van het WZC over de meest actuele informatie over een bewoner. Ideaal gezien beschikken alle betrokken actoren over deze informatie en is de informatie beschikbaar vanuit het softwarepakket dat elke actor dagdagelijks gebruikt. Dit kan de EMD-software zijn van de huisarts, de apotheeksoftware, kinesoftware, … Omgekeerd is het eveneens belangrijk dat wijzigingen aan de zorg van een bewoner steeds zo snel mogelijk worden doorgegeven aan het WZC, zodat de toegediende zorgen aangepast kunnen worden. 39/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Om dit alles mogelijk te maken is er een uitgebreide informatie-uitwisseling noodzakelijk tussen zeer diverse actoren. Onderstaande afbeelding geeft een overzicht van een aantal mogelijke informatiestromen. Afhankelijk van de specifieke situatie van een bewoner kunnen andere informatiestromen noodzakelijk zijn. Figuur 7 Opvolging en actualisatie zorg Opmerking: op dit moment werd enkel het medicatieschema ontwikkeld binnen Vitalink, de overige modules volgen in een later stadium. Toelichting schema: De informatie die gedeeld wordt op de eerste lijn wordt opgeladen in Vitalink door de verantwoordelijke actoren. Dit kunnen zorgactoren zijn zoals de huisarts, kinesist, WZC, … of platformen zoals Vaccinnet. Elke actor die beschikt over de nodige machtigingen kan de voor hem toegankelijke Vitalink gegevens consulteren. Het is aanwezen om steeds de meest actuele gegevens op te halen uit Vitalink, in plaats van te werken op een lokale kopie, zodat men steeds zicht heeft op de meest actuele situatie van een bewoner/patiënt. Het WZC medisch dossier en medicatieschema worden geactualiseerd vanuit respectievelijk de Sumehr (enkel op termijn mogelijk – zie eerder) en het medicatieschema uit Vitalink. Het WZC stelt ook gegevens ter beschikking van externe actoren. De geregistreerde parameters en de relevante berichten uit de communicatiefiche worden opgeladen in Vitalink. Deze kunnen geconsulteerd worden door elke actor die beschikt over de nodige machtigingen. Gegevens kunnen geconsulteerd worden op het tijdstip dat het meest geschikt is voor de actor en dit vanuit de eigen software. De bewoner en zijn familie krijgen toegang tot het EBD via een specifiek ontwikkelde toepassing. 40/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 7.2 Aandachtspunten Volgende rubrieken beschrijven de diverse thema’s waaraan aandacht dient besteed te worden bij de verdere informatisering van de WZC. De opgesomde aandachtspunten zijn geen exhaustieve lijst maar vormen een overzicht van de punten die aangehaald werden tijdens de gesprekken met de diverse contactpersonen. 7.2.1 Elektronisch bewonersdossier WZC beschikken niet steeds over de nodige kennis over wat mogelijk is met ICT en wat de best practices zijn. Hierdoor worden de mogelijkheden van de gedane ICT-investeringen niet steeds optimaal benut of worden investeringen niet uitgevoerd omdat het WZC onvoldoende op de hoogte is van de voordelen. Mogelijke oplossing: diverse pistes werden in het roadbook voorgesteld. Prioriteiten zullen door de koepelverenigingen ouderenzorg vastgelegd worden. Financiering o WZC beschikken niet steeds over de financiële middelen voor een doorgedreven informatisering. o De WZC softwareleveranciers geven aan dat de bedragen die betaald worden voor de huidige onderhoudscontracten niet toelaten om nieuwe projecten te financieren. o Het risico bestaat dat de kostprijs van de WZC softwarelicenties zal stijgen indien er meer functionaliteit wordt ingebouwd. Rekening dient gehouden te worden met de mogelijke efficiëntiewinst die de extra functionaliteit met zich mee kan brengen. o De kostprijs van datalijnen wordt aanzien als een rem op het extern hosten van de hardware. Mogelijke oplossing: diverse pistes werden in het roadbook voorgesteld. Prioriteiten zullen door de koepelverenigingen ouderenzorg vastgelegd worden. 7.2.2 Informatiestromen tussen actoren De informatiestromen waar de meeste WZC momenteel problemen mee hebben zijn de opname van een nieuwe bewoner en de communicatie met het ziekenhuis. Vaak ontbreekt nu de nodige informatie om bijvoorbeeld het medicatieschema op te kunnen maken. Doordat niet alle informatie beschikbaar is gaat er tijd verloren. Mogelijke oplossing: door deze informatiestromen te automatiseren is de noodzakelijke informatie steeds beschikbaar voor de hiertoe gemachtigde actoren. In de meeste gecontacteerde WZC consulteert de huisarts momenteel niet het elektronische bewonersdossier. Soms wordt het dossier bij een bezoek met de hoofdverpleegkundige op het scherm overlopen, in andere gevallen wordt voor de huisarts informatie afgedrukt. Een verhoging 41/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 van de efficiëntie zou bereikt kunnen worden indien de huisarts zelf de voor hem relevante informatie uit het bewonersdossier zou kunnen doornemen. Opmerking: Het aantal verschillende artsen dat patiënten heeft in WZC ligt hoog. Drie voorbeelden werden gegeven: o WZC 1 125 artsen op 450 bewoners o WZC 2 25 artsen op 34 bewoners o WZC 3 120 artsen op 600 bewoners Mogelijke oplossingen: o Een goede communicatie naar de huisarts en het voorzien van opleidingen blijkt in de praktijk te helpen om de artsen te overtuigen om gebruik te maken van het EBD. o Door de voor een arts relevante onderdelen van het EBD beschikbaar te stellen via Vitalink in zijn EMD kan een arts de EBD informatie van zijn patiënten op een voor hem geschikt moment consulteren. Voorwaarde is dat het EMD-pakket van de huisarts voorziet in de mogelijkheid om EBD informatie via Vitalink te consulteren. 7.2.3 Beveiligings- en continuïteitsrisico’s Volgende risico’s en aandachtspunten zijn momenteel gekend: Het bewonersdossier bevat privacygevoelige informatie. Een aanzienlijk aantal WZC’s beschikt over draadloze toestellen of voorziet in de mogelijkheid om van thuis uit het dossier te benaderen. Dit alles brengt veiligheidsrisico’s met zich mee. De informatie-uitwisseling met ziekenhuizen of andere externe actoren verloopt nu vaak via onbeveiligde email. Alternatieven zoals de eHealthbox zijn momenteel weinig gekend bij de WZC. De continue beschikbaarheid van het elektronisch dossier moet gegarandeerd worden. Wanneer alle informatie elektronisch wordt bijgehouden dan moet er in geval van problemen een continuïteitsplan beschikbaar zijn. WZC dienen op voorhand een dergelijk plan op te maken. In het WZC zijn er voor de verpleeg- en zorgkundigen geen eID-lezers beschikbaar. De meeste verpleeg- en zorgkundigen hebben tijdens het uitvoeren van hun taken momenteel hun eID niet bij zich. Niet elk WZC of lokale ICT-dienstenleverancier zal over de nodige competenties beschikken om een antwoord te bieden op bovenstaande risico’s. Mogelijke oplossing: naar analogie met de OCMW’s (in het kader van de toegang tot de Kruispuntbank Sociale Zekerheid) of ziekenhuizen kan een WZC verplicht worden om de beveiliging en continuïteitsprocedures na te laten zien door een veiligheidsconsulent. De specifieke functionering van de veiligheidsconsulenten dient in een latere fase uitgewerkt te worden. 42/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 7.3 Prioriteiten Zowel voor de “maximale informatisering van het bewonersdossier” als de “maximale garantie op samenwerking” zullen door de vier koepelverenigingen ouderenzorg prioriteiten opgesteld worden. Deze prioriteiten worden als addendum toegevoegd aan het roadbook. 7.4 Aanpak Een aanpak voor de realisatie van de prioriteiten wordt uitgewerkt zodra de prioriteiten vastgelegd werden. 43/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Bijlage 1 ICT impact basisvoorwaarden visietekst Passendale groep Basisvoorwaarde 1. Een intramuraal dossier moet kerndossier hebben. De software van de belangrijkste WZC leveranciers bestaat uit modules die elk overeenstemmen met een kerndossier (zorgplan, medicatiefiche, kine, …). Naargelang de behoefte kunnen modules in gebruik worden genomen. Basisvoorwaarde 2. De doelstelling van een EBD is de zorgondersteuning. Met andere woorden het moet zodanig geconcipieerd zijn dat in de handelingen van iedere dag, het registreren niet als een extra opdracht gezien en ervaren wordt, maar impliciet en als van zelfsprekend wordt gezien. Om deze basisvoorwaarde te realiseren zijn een aantal elementen noodzakelijk: De nodige ICT-middelen dienen door het WZC voorzien te worden opdat gegevens zonder bijkomende overlast geregistreerd kunnen worden. Deze middelen kunnen bestaan uit mobiele devices zoals een tablet, laptop, … Deze laten toe om tijdens het uitvoeren van de zorgtaken het dossier te consulteren of aan te vullen. Daarnaast kunnen de ICT-middelen ook bestaan uit bijvoorbeeld een bloedrukmeter of weegschaal die (via bluetooth) de geregistreerde waardes automatisch doorsturen naar het EBD. De WZC software dient aangepast te worden aan de (mobiele) devices zodat het invoeren en consulteren van gegevens intuïtief en tijdens het uitvoeren van de zorg kan gebeuren. Bij de ingebruikname van het EBD dient tijdens de opleiding van het zorgteam informatie gegeven te worden over het doel van de registraties. Voor elk informatietype moet aangegeven worden hoe deze gegevens verder gebruikt zullen worden. Basisvoorwaarde 3. Een aspect van deze zorgondersteuning is dat het EBD de multidisciplinaire werking moet mogelijk maken, faciliteren en ondersteunen. De mogelijkheden van het EBD kunnen pas volledig benut worden wanneer ook de overige actoren steeds toegang hebben tot de voor hen relevante informatie opgenomen in het EBD. Een huisarts, kinesitherapeut, apotheker, … dient over de mogelijkheid te beschikken om vanuit de eigen software toegang te hebben tot het EBD. De gegevensuitwisseling tussen de systemen van de verschillende actoren wordt mogelijk indien elke van deze verbonden wordt met Vitalink en de eHealthbox. Deze koppeling vormt 44/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 een essentieel onderdeel van de architectuur beschreven in het roadbook informatisering WZC. Basisvoorwaarde 4. Hiervoor is bi- en multidirectionele communicatie noodzakelijk. Aan de bi- en multidirectionele communicatie wordt tegemoet gekomen door de eHealthbox en Vitalink. De eHealthbox laat een bidirectionele communicatie toe tussen twee actoren. Vitalink laat toe om informatie te communiceren naar alle hiertoe gemachtigde actoren die betrokken zijn in de zorg voor een bewoner (multidirectionele communicatie). Basisvoorwaarde 5. Een onderdeel van de communicatie is de koppeling via o.a. hyperlinken en andere technologie aan databanken en kennispools. Denken we bv aan de bcfi website voor medicatie en vaccinet voor de vaccins. Om deze basisvoorwaarde te realiseren zijn een aantal elementen noodzakelijk: De organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiebron dient vast te leggen onder welke voorwaarden de informatie kan bekomen worden. Dit houdt niet enkel in dat er bepaald moet worden wie er toegang krijgt, maar ook welke beschikbaarheid gegarandeerd wordt, wat het kwaliteitsniveau is, … De organisatie verantwoordelijk voor de informatie dient integratiecomponenten te voorzien zodat externe software de databank kan consulteren. De WZC software dient over de mogelijkheid te beschikken om de integratiecomponenten aan te roepen, rekening houdend met de gestelde voorwaarden, en de resultaten te visualiseren. Basisvoorwaarde 6. Een EBD kan maar werken en de zorgverstrekkers ondersteunen indien het principe ontwikkeld wordt: “Eens genoteerd, overal genoteerd”. Gegevensdeling binnen het WZC: Typisch zullen de geregistreerde gegevens beschikbaar zijn binnen alle modules van een zelfde leverancier. Indien dit niet het geval is of indien modules van verschillende leveranciers gebruikt worden dan moet een integratie voorzien worden. Integraties zijn meestal maatwerk en hierdoor vrij duur, bij elke nieuwe versie moeten deze ook opnieuw herzien worden. Eventuele integraties zijn volledig afhankelijk van de specifieke situatie binnen elk WZC afzonderlijk. Gegevensdeling met externe actoren: Het EBD wordt gekoppeld met Vitalink. Via Vitalink worden de relevante gegevens uit het EBD verspreid naar de externe actoren. Hierdoor kan vermeden worden dat elke externe actor in zijn eigen systeem opnieuw gegevens moet inbrengen. Omgekeerd kunnen ook externe gegevens via Vitalink opgenomen worden in het EBD. 45/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Basisvoorwaarde 7. Hieraan gekoppeld is de vereiste dat het dossier of onderdelen daarvan ter beschikking moeten zijn op de plaats waar de zorg reëel geleverd wordt zoals de kamer van de resident, de badkamer, de kinézaal enzovoort. Deze basisvoorwaarde is gekoppeld aan basisvoorwaarde 2. Het registreren van informatie tijdens de zorgtaken impliceert dat het dossier steeds ter beschikking is op de locatie waar de zorgen worden toegediend. Basisvoorwaarde 8. Beschikbaar op de plaats van zorg, eens genoteerd altijd genoteerd, multidisciplinaire ondersteuning moeten aanleiding geven tot het ontwikkelen, opvolgen en uitvoeren van het zorgplan Het beheer van alle aspecten van het zorgplan vormt een integraal deel van de EBD software. Door gegevens via Vitalink en de eHealthbox ter beschikken te stellen van externe actoren kunnen zij ook mee de toegediende zorgen opvolgen en ingrijpen indien nodig. Basisvoorwaarde 9. Het EBD veronderstelt gecodeerd registeren. Om deze basisvoorwaarde te voldoen dienen een aantal zaken gerealiseerd te worden: Overeenstemming dient bereikt te worden over de te volgen standaarden per domein of informatiestroom. Een afzonderlijk traject zal opgestart worden om de noodzakelijke syntactische, semantische en processtandaarden vast te leggen. De gedefinieerde standaarden dienen opgenomen te worden in de bestaande softwarepakketten (WZC, arts, …). Een gebruiksvriendelijk codificatiemechanisme dient ingebouwd te worden in elk softwarepakket zodat vermeden kan worden dat de gebruiker zelf de codificatiestandaard moet aanleren. Basisvoorwaarde 10. Het moet duidelijk zijn wat de status is van een gegeven: actueel, antecedent, archief. De behandeling van deze statussen dient in eerste instantie ingebouwd te worden in de software van elke actor. Daarnaast dient bij het vastleggen van de Vitalink uitwisselingsstandaard expliciet rekening gehouden te worden met deze status. Basisvoorwaarde 11. Aggregatie van gegevens op verschillenden niveaus, (resident, afdeling, zorginstelling, regio of groepen van instellingen) moet met een eenvoudige procedure mogelijk zijn. De realisatie van deze basisvoorwaarde heeft voornamelijk een impact op de manier waarop EBD software wordt opgebouwd. De aggregatie van gegevens dient in deze software ingebouwd te worden. 46/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 Basisvoorwaarde 12. Aggregatie veronderstelt ook interactieve koppelingen tussen onderdelen. Een proces van medicatiebewaking kan maar indien er een link te leggen is tussen de medicatiefiche en de actieve ziektetoestanden. De realisatie van geautomatiseerde bewakingssystemen vereist dat alle informatie dusdanig wordt gecodeerd dat deze voor een computersysteem eenduidig wordt. Dit vraagt een gedetailleerde codering van alle informatie. Niet enkel moeten de coderingsstandaarden vastgelegd worden maar moet elke gebruiker deze ook correct toepassen (cfr. Basisvoorwaarde 9). Bij het inbouwen van dergelijke functionaliteit dient ook steeds gezocht te worden naar de meest geschikte omgeving om deze in te bouwen (EBD, EMD, …) Basisvoorwaarde 13. Gecodeerd registreren, ordeningsprincipe, aggregatie van gegevens en beschikbaar zijn op de werkplek vormen de basis voor het uitvoeren van audits. Dit kunnen wettelijke verplichtingen zijn zoals het register van valincidenten en zorginfecties als audits die worden gemaakt in het kader van verbeteringsprocessen, kwaliteitsbenaderingen in de zorg en onderzoeksprojecten. Rapportagemodules, met eventueel de mogelijkheid om ad hoc rapporten te creëren voor specifieke vragen, dienen voorzien te worden in de gebruikte EBD software. Indien de beschikbare functionaliteit ontoereikend is dan kan afzonderlijke rapportagesoftware noodzakelijk worden. Basisvoorwaarde 14. Voor het correct gebruik is een gepaste attitude nodig bij alle betrokkenen. Implementatie vergt dan ook extra opleiding. Uit de praktijk blijkt dat het aangewezen is om een aangepaste opleiding te voorzien voor elk type actor: verpleegkundige, zorgkundige, arts, … Het na enkele weken herhalen van een opleiding heeft als voordeel dat de gebruikers al ervaring hebben kunnen opdoen met het systeem en meer concrete vragen kunnen stellen. Een vast aanspreekpunt waar de gebruiker met zijn vragen terecht kan helpt bij het oplossen van de dagdagelijkse problemen. Concrete pistes rond de verdere informatisering van de WZC worden uitgewerkt door de koepelverenigingen ouderenzorg. Basisvoorwaarde 15. “Not all that is nice to know, you need to know”. Privacy voor de resident en het adequaat hanteren van het professioneel geheim zijn onmisbare elementen in het hanteren van het EBD. Bij het vastleggen van wie toegang krijgt tot welke gegevens dient er enerzijds gestreefd te worden naar een optimalisatie van de samenwerking tussen alle actoren betrokken in de zorg 47/48 Roadbook informatisering woonzorgcentra versie 1.0 voor een bewoner. Anderzijds dienen de geldende privacy regels en wetgeving absoluut gerespecteerd te worden. Om te garanderen dat aan alle regels voldaan wordt zullen voor de uitwisseling van gegeven tussen een WZC en de overige actoren betrokken in de zorg voor een bewoner dezelfde machtigingen bekomen worden als deze die bekomen werden bij de informatisering van vergelijkbare informatiestromen (vb. medicatieschema). Een dossier wordt hiertoe ingediend bij de Privacy Commissie. Basisvoorwaarde 16. Een prioritaire uitwerking van deze basisvoorwaarden is de periodieke medicatie review met drie disciplines (verpleegkundigen, artsen, apothekers) ondersteund door performante ICT. Deze prioriteit ligt in lijn met de prioriteiten opgesteld voor Vitalink. 48/48
© Copyright 2024 ExpyDoc
