Downloaden

CASE STUDY
ZAKELIJKE
DIENSTVERLENING
SCANNEN NAAR VAN BRUG
ACHTERGROND
Netwerk Notarissen is een samenwerkingsverband van 600
notariële juristen verdeeld over 160 notariskantoren, en is daarmee
het grootste samenwerkingsverband van notariskantoren in
Nederland. Een Netwerk notaris levert altijd helder advies, en aktes
worden zoveel als mogelijk geschreven in begrijpelijke taal.
Alle kantoren werken met software van Van Brug. Deze gespecialiseerde notariaatsoftware is de technische spil van elk kantoor,
waarbinnen alle werkzaamheden en dossiervorming plaatsvinden.
DE UITDAGING
DE OPLOSSING
In de dagelijkse praktijk van een notariskantoor worden heel wat
documenten gescand. Of het nu gedurende een zaak of pas na
afloop gebeurt: bij een gemiddelde vastgoedtransactie, familierechtelijk dossier of vennootschappelijke zaak worden elke keer
contracten, identiteitsbewijzen en tal van andere onderliggende
stukken gescand en aan het digitale dossier in de Van Brug
Software toegevoegd. Op dit moment gebeurt dat nog omslachtig:
de stukken worden één voor één gescand, vervolgens handmatig
vanuit de mail van een naam en nummer voorzien, en daarna
handmatig in het juiste dossier opgeslagen. Een omslachtige klus
die veel tijd kost van de medewerker.
PuntNL Groep in Drachten, al jaren voorkeursleverancier van
Netwerk Notarissen voor alles wat met documentverwerking te
maken heeft, heeft een handige tool die het inscannen van
documenten een stuk eenvoudiger maakt. „Scannen naar Van Brug“
wordt geïnstalleerd op de MFP en op het netwerk, en communiceert
direct met Van Brug. Met Scannen naar Van Brug kan direct bij het
scannen van een document een dossiernummer en enkele
metadata worden ingegeven. Het gescande document komt
automatisch terecht in het juiste digitale dossier. Hierdoor worden
veel dagelijks terugkerende handelingen overbodig, en dit levert
uiteraard de nodige tijdwinst op.
CASE STUDY
ZAKELIJKE
DIENSTVERLENING
HET RESULTAAT
DE KOSTENBESPARING
Nagenoeg elke Kyocera MFP is geschikt om Scannen naar Van Brug op te installeren.
Scannen naar Van Brug is zodoende de perfecte koppeling tussen de MFP en de software van Van Brug.
De kostenbesparing in manuren kan in een langere periode fors oplopen.
En dat is een interessant aspect, zeker in een branche waar de tarieven voortdurend onder druk staan. Waarvan akte!
Mr. G.G.W. de Vries, Eigenaar Notariskantoor Huizinga de Vries:
“Wij gebruiken Scannen naar Van Brug al enkele maanden. Het veelvuldig scannen van documenten verloopt hiermee aanzienlijk sneller, en
door de koppeling met Van Brug komen alle files vanzelf op de juiste plek terecht. Bovendien kan een document worden opgeslagen als
doorzoekbaar pdf-bestand, en is daardoor eenvoudig terug te zoeken op vrijwel ieder woord binnen het document. Dankzij de PuntNL Groep
heeft deze betrekkelijk eenvoudige oplossing ons al de nodige tijd bespaard.“
KYOCERA Document Solutions - juni 2014
REACTIE KLANT

Download Report