EXPOSANTEN HANDLEIDING

EXPOSANTEN
HANDLEIDING
EEN GOEDE VOORBEREIDING IS HET HALVE WERK!
U gaat exposeren op één van de beurzen Infosecurity.nl / Storage Expo / Tooling Event 2014. Voor
een optimaal resultaat van uw deelname wilt u uw beurs goed voorbereiden.
Als beursorganisator assisteren wij u daar graag bij.
Exposanten handleiding
De organisatie en promotie van Infosecurity.nl / Storage Expo is in handen van Jaarbeurs. De
organisatie en promotie van Tooling Event is in handen van zowel Marqit als Jaarbeurs. In deze
handleiding vindt u alle belangrijke informatie over de organisatie, voorbereidingen en de marketing
van Infosecurity.nl / Storage Expo / Tooling Event 2014.
Jaarbeurs ExpoPoint
Het beurscomplex en de facilitaire voorzieningen worden beheerd door het Expo Point. Alle diensten
die Jaarbeurs Utrecht kan leveren, zoals technische voorzieningen, parkeerkaarten, beveiliging, etc.
kunt u online bestellen via Jaarbeurs ExpoPoint. U ontvangt hiervoor een toegangscode en
wachtwoord van Jaarbeurs Utrecht.
Wij wensen u veel succes op Infosecurity.nl / Storage Expo / Tooling Event 2014!
Het projectteam Infosecurity.nl / Storage Expo / Tooling Event 2014
Ivo Meertens
Brenda van de Kempe
Joran Hofman
Keren Bercovitz
Roderick Wijsmuller
Jordi van Herk
Exposanten handleiding:
1.
Algemene informatie ....................................................................................................................... 4
1.1 Adressen ....................................................................................................................................... 4
1.2 Belangrijke telefoonnummers........................................................................................................ 4
2.
Algemene informatie en tijden ........................................................................................................ 7
3.
Checklist voor beursdeelname ....................................................................................................... 8
4.
Alles wat u moet weten over de op- en afbouw! ........................................................................... 10
5.
6.
7.
8.
4.1
Logistiek plan tijdens de op- en afbouw ................................................................................ 10
4.2
Borgregeling tijdens de op- en afbouw .................................................................................. 10
4.3
Parkeren rondom de Jaarbeurs ............................................................................................. 10
4.4
Expeditie (laden en lossen) ................................................................................................... 10
4.5
Veiligheid: bezit van toegangs- en op- en afbouwpassen ..................................................... 11
4.6
Exposantenbadges, opbouw- en afbouwpassen................................................................... 11
4.7
Catering, schoonmaak, afval en tuien ................................................................................... 12
Standbouw .................................................................................................................................... 13
5.1
Standbouwpakketten ............................................................................................................. 13
5.2
Stand goedkeuring ................................................................................................................ 13
5.3
Minimale standbouweisen ..................................................................................................... 13
5.4
Techniek ................................................................................................................................ 14
Het ICT netwerk van Jaarbeurs .................................................................................................... 15
6.1
Draadloos netwerk: ................................................................................................................ 15
6.2
Beperkingen en veiligheid binnen het netwerk ...................................................................... 15
6.3
Bedraad netwerk.................................................................................................................... 15
Regels voor activiteiten ................................................................................................................. 16
7.1
Voorkoming geluidsoverlast .................................................................................................. 16
7.2
Alcoholgebruik op uw stand ................................................................................................... 16
7.3
Activiteiten na beursopeningstijden ....................................................................................... 16
7.4
Directe verkoop...................................................................................................................... 16
7.5
Catering ................................................................................................................................. 16
7.6
Activiteiten buiten uw stand ................................................................................................... 16
Bezoekersmarketing ..................................................................................................................... 17
8.1
Klantenportaal........................................................................................................................ 17
8.2
Uw eigen bezoekersdatabase ............................................................................................... 17
8.3
Nodig uw relaties digitaal uit via de Digitale Relatiekaart ...................................................... 17
8.4
MyExpo: de Online catalogus ................................................................................................ 18
8.5
De pers, hoe te benaderen? .................................................................................................. 18
1. Algemene informatie
1.1 Adressen
Organisatie
Jaarbeurs
Projectteam Infosecurity.nl / Storage Expo 2014
Jaarbeursplein 6
3521 AL UTRECHT
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
Marqit BV
Projectteam Tooling Event 2014
Stille Veerkade 27
2512 BE Den Haag
Telefoon 070 - 313 0070
Fax 070 - 313 0071
ExpoPoint
Jaarbeurs Utrecht
ExpoPoint
Jaarbeursplein 6
3521 AL UTRECHT
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
1.2 Belangrijke telefoonnummers
Exposantentelefoon
030 - 295 2999
De exposantentelefoon is er voor al uw vragen over inlogcodes, uitnodigingskaarten,
detailplattegronden van de stand, het invullen van uw catalogus gegevens en alle overige vragen
waarvan u niet precies weet wie u daarvoor kan bereiken.
Projectteam Infosecurity.nl / Storage Expo
Ivo Meertens
Project Manager
030 - 295 2765
[email protected]
Joran Hofman
Sales & Account Manager
030 - 295 2014
[email protected]
Brenda van de Kempe
Sales & Account Manager
030 - 295 2829
[email protected]
Keren Bercovitz
Project Coördinator
030 - 295 2789
[email protected]
Projectteam Tooling Event
Jordi van Herk
06 - 2884 8409
[email protected]
Roderick Wijsmuller
06 - 5364 5637
[email protected]
Daphne van Dongen
06 - 4852 0640
[email protected]
ExpoPoint Jaarbeurs
Voor vragen over het beurscomplex en technische voorzieningen zoals water, elektra en perslucht
kunt u ExpoPoint Jaarbeurs contacteren. Verder kunt u er terecht met vragen over parkeren,
schoonmaak, beveiliging, verzekeringen, etc. en met specifieke vragen over de hallen.
Technische voorzieningen
030 - 295 5770
[email protected]
Standkeuringen
Voor het goedkeuren van standbouwtekeningen kunt contact opnemen met de afdeling Backoffice van
Jaarbeurs. Let op: lever uw standontwerp in vóór 26 september 2014!
Jaarbeurs
Afd. Standkeuringen, Backoffice
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
030 - 295 2999
[email protected]
Marvel
Marvel is er voor al uw vragen met betrekking tot bezoekersregistratie, bezoekersdatabase,
exposantenbadges, opbouwpassen, badgereaders en het bestellen van uitnodigingskaarten, posters
en stickers.
Marvel, the Databadge Company
Deli Delivery
Standcatering
Tel: 030 - 241 3424
Fax: 030 - 288 9036
[email protected]
030 - 295 5369
[email protected]
www.delidelivery.nl
Persinformatie
Digitale perskamer, persberichten, persmappen.
Pers coördinator, Melanie Ferranti:
030 - 295 2724
Bedrijfsbeveiliging
Meldkamer
(tevens alarmnummer)
030 - 295 5333
safety&[email protected]
Stand beveiliging
030 - 295 5337
safety&[email protected]
EHBO
030 - 295 5349
CEVA Logistics
Expeditie, laden en lossen, opslag, heftrucks, douane.
Michiel Dekker
030 - 291 6050
[email protected]
Promotie en reclame
Meer informatie over reclame en promotie voorafgaand aan de beu
rs en op de beursvloer vindt u
ook op de website van Infosecurity.nl / Storage Expo. Natuurlijk kunt u ook contact opnemen met de
Sales & Account Manager Joran Hofman, 030 - 295 2014 of Brenda van de Kempe, 030 – 295 2829.
Voor meer informatie over reclame en promotie buiten de beursvloer neemt u contact op met Faircom
Media.
Judith Dommerholt
020 - 462 0880
[email protected]
2. Algemene informatie en tijden
Beursdata
Woensdag 29 oktober & donderdag 30 oktober 2014
Locatie
Hal 1, Jaarbeurs Utrecht
Openingstijden voor bezoek
Woensdag 29 oktober
09.30 – 17.00 uur
Donderdag 30 oktober
09.30 – 17.00 uur
Openingstijden voor exposanten
Woensdag 29 oktober
07.30 – 21.00 uur
Donderdag 30 oktober
07.30 – 17.00 uur (vanaf 17.00 uur start afbouw)
Opbouwtijden
Zondag 26 oktober
Maandag 27 oktober
Dinsdag 28 oktober*
09.00 – 17.00 uur
07.30 – 22.00 uur
07.30 – 17.00 uur
*) Exposanten met een comfortpakket kunnen hun stand vanaf dinsdag 28 oktober 12.00 uur inrichten. Vanaf
12:00 uur worden tevens géén auto's meer in de hallen toegelaten. De hallen zijn dan alleen toegankelijk voor het
afwerken van de stand. Toegang is dan mogelijk via een beperkt aantal ingangen.
Demontagetijden
Donderdag 30 oktober**
Vrijdag 31 oktober
17:00 – 24:00 uur
07:00 – 17:00 uur
**) De grote transportdeuren gaan pas open als alle vloerbedekking uit de gangpaden is gehaald. Tot die tijd
(circa 18:30 uur) zijn alleen de kleine loopdeuren geopend voor het afvoeren van waardevolle spullen.
3. Checklist voor beursdeelname
Hieronder is een checklist voor uw beursdeelname weergegeven. Als u deze checklist heeft afgevinkt
dan bent u verzekerd van een goede voorbereiding op de beurs. Heeft u nog vragen na het doorlopen
van deze checklist, dan kunt u contact opnemen met het beursteam.
To do
1. Checklist Exposanten handleiding downloaden
2. Houdt gedurende het proces de servicemails van VNU in
de gaten
3. Meld u aan voor de Workshop Marathon op woensdag 20
augustus 2014
4. Bestel uw uitnodigingskaarten via het Klantenportaal
5. Vul uw bedrijfsgegevens in de online catalogus en upload
uw content in MyExpo in via het Klantenportaal
6. Prepareer uw voorregistratiepagina met
welkomstboodschap (via het Klantenportaal)
7. Plaats een aankondiging en de gratis persoonlijke
registratielink op uw website
8. Vul uw persinformatie in op het Klantenportaal
9. Neem beursverwijzingen (met uw stand nummer) op in uw
promotie
10. Nodig uw klanten uit met de uitnodigingskaarten, geef deze
ook mee aan uw buitendienst. Indien uw klanten vóór 7
oktober registreren én voldoen aan de criteria, worden ze
automatisch geselecteerd als VIP.
11. Of nodig uw klanten digitaal uit met behulp van de Digitale
Relatiekaart
12. Volg uw voorregistraties via het Klantenportaal
13. Reserveer een Marvel Databadge Reader om uw stand
bezoek te registreren
14. Plan beltijd in voor beursafspraken
15. Indien u eigen standbouw heeft: Lees de (stand)
voorschriften door en laat uw stand keuren
16. Bestel (eventueel) extra exposantenbadges via het
Klantenportaal
17. Bestel (eventueel) extra op- en afbouwpassen via het
Klantenportaal
18. Indien u geen eigen standbouw heeft:
Bestel uw standaard standbouw pakket
Done?
Deadline
20-08-14
03-10-14
02-09-14
07-10-14
Wekelijks
26-09-14
03-10-14
03-10-14
09-10-14
(Na de deadline alleen op aanvraag, indien mogelijk)
19. Bestel catering voor op uw stand (na deadline alleen nog
telefonisch bestellen)
20. Bestel uw stand benodigdheden (meubilair, tapijt, en
rigging) op ExpoPoint.nl
22-10-14
23-10-14
(Na de deadine geldt een toeslag van 25%)
21. Bestel uw technische voorzieningen bij ExpoPoint
16-10-14
(Na de deadine geldt een toeslag van 25%)
22. Wilt u extra promotiemogelijkheden? Er zijn vele
mogelijkheden. Voor meer informatie klik hier >>
23. Laat uw verkoopteam tijd inplannen voor het maken van
beursafspraken op rustige tijden
24. Plan follow-up acties voor de weken na Infosecurity /
Storage Expo / Tooling Event
25. Zet een kort persbericht in de Digitale Perskamer
-
26. Download na de beurs alle resultaten voor After sales &
follow-up van het Klantenportaal
27. Stuur na de beurs een bedankmail naar uw bezoekers via
het Klantenportaal
28. Download na de beurs een analyserapport van uw
bezoekers via het Klantenportaal
29. Voer de follow-up acties en After sales uit
07-11-14
01-12-14
Inlogcodes Klantenportaal & ExpoPoint
Voor het Klantenportaal en het ExpoPoint ontvangt u na inschrijving voor de beurs (afzonderlijke)
inlogcodes.
Heeft u problemen met inloggen of bent u de inlogcodes kwijt?
Neem contact op met de exposantentelefoon (030 - 295 2999) of het ExpoPoint (030 - 295 5770).
4. Alles wat u moet weten over de op- en afbouw!
4.1 Logistiek plan tijdens de op- en afbouw
Ten einde het vele transportverkeer tijdens de opbouw en afbraak van onze beurzen in goede banen
te leiden, maken wij gebruik van een bewegwijzeringsysteem.
De route die u, uw medewerkers of uw transportbedrijf naar de juiste hal voert, wordt aangegeven met
een honderdtal (route 100, route 200 enz.). Daarnaast hebben ook alle hallen, transportdeuren en
liften van het Jaarbeurscomplex een cijfercode.
In de directe omgeving van de Jaarbeurs Utrecht zijn borden geplaatst die verwijzen naar de routes,
hallen en transportdeuren.
De routes en cijfercodes voor Infosecurity.nl, Storage Expo en Tooling Event zijn aangegeven op de
gekleurde routekaart die u kunt downloaden in ExpoPoint onder ‘specials’.
Wij verzoeken u om uw routenummer, halnummer, standnummer en het nummer van de transportdeur
of lift op de kaart in te vullen en de kaart vervolgens zichtbaar links achter de voorruit te plaatsen.
Bestuurders van personenauto’s en vrachtwagens met deze kaart krijgen van de politie en onze eigen
verkeersbegeleidingsdienst voorrang bij het parkeren op het Jaarbeursterrein.
Bij aankomst bij een eventueel gesloten transportdeur of lift dient u zich te melden bij de
bedrijfsbeveiliging, telefoonnummer (030-295 5333). Onze medewerkers zullen u dan toegang
verlenen indien mogelijk. Let op: Voor het betreden van de hal dient u of uw standbouwers in het bezit
van een opbouwkaart te zijn.
4.2 Borgregeling tijdens de op- en afbouw
Als u materialen bij uw stand moet afleveren, dan kunt u met een Laad & Los Kaart bij de hallen
komen. Aan deze laad & loskaart is een waarborgsom van € 50,00 gekoppeld. De auto/bus mag
maximaal 1 uur op het terrein verblijven. Deze regeling is bedoeld om de aan- en afvoer op een goede
wijze te laten verlopen. Vrachtauto’s zijn van deze regeling vrijgesteld maar moeten wel direct na het
lossen het terrein rond de hallen verlaten.
Een vlotte logistieke afhandeling is in het belang van alle beursdeelnemers. We verzoeken u daarom
nadrukkelijk u te houden aan de aan u toegewezen route, transportdeuren en liften.
Voor nadere informatie over deze routes en aanverwante zaken kunt u contact opnemen met de
afdeling Bedrijfsbeveiliging, tel (030-295 5333)
4.3 Parkeren rondom de Jaarbeurs
Voor de parkeerplaatsen rondom Jaarbeurs Utrecht heeft u een uitrijkaart nodig om het terrein te
verlaten. Uitrijkaarten zijn te verkrijgen bij de ticket-automaten in het Jaarbeurs complex, of vooraf te
bestellen via het Jaarbeurs ExpoPoint. Het is tevens mogelijk om via het ExpoPoint
parkeerabonnementen te bestellen voor de gehele beursperiode.
4.4 Expeditie (laden en lossen)
Voor assistentie bij het verzenden, laden en lossen van uw goederen kunt u contact opnemen met
expediteur CEVA Logistics, die op het Jaarbeursterrein is gevestigd.
CEVA Logistics
Michiel Dekker
030 - 291 6050
[email protected]
4.5 Veiligheid: bezit van toegangs- en op- en afbouwpassen
Jaarbeurs Utrecht is een groot beurscomplex dat zo goed mogelijk beveiligd wordt. Het is in sommige
gevallen voor de bewaking echter moeilijk de eigendomsverhoudingen goed in te schatten, zeker
tijdens het sluiten van de beurs en tijdens de opbouw- en demontageperiode.
Om de veiligheid zo goed mogelijk te garanderen, zal onze beveiliging controleren op het bezit van
toegangsbewijzen (exposantenbadges en op- en afbouwpassen). Tenslotte adviseren wij u
diefstalgevoelige items (laptops, mobiele telefoons etc.) niet onbewaakt en niet buiten beurstijden op
de stand achter te laten. Ook niet in de (ogenschijnlijk veilige) berging op uw stand. Zorg er dus voor
dat er te allen tijde iemand bij uw waardevolle spullen aanwezig is.
4.6 Exposantenbadges, opbouw- en afbouwpassen
U ontvangt automatisch een aantal exposantenbadges en opbouw- en afbouwpassen, deze
verzending start 3 weken voor beurs. Deze zijn bestemd voor u, uw collega's en derden die in
opdracht van u werkzaam zijn op uw stand voor, tijdens of na de beurs. Het aantal passen dat u
automatisch ontvangt, is gebaseerd op het oppervlak van uw stand. Als u hier niet genoeg aan heeft,
kunt u extra badges bestellen. Wanneer u uw exposantenbadges wilt personaliseren kunt u online via
het Klantenportaal uw bestelling plaatsen. Hieraan zijn geen kosten verbonden.
Alle bestellingen tot 4 werkdagen voor aanvang van de beurs worden u toegestuurd.
Daarna kunt u de badges ter plaatse afhalen bij het Marvel kantoor. Deze locatie staat vermeld in de
brief die u heeft ontvangen over de badges en/of het afhalen van de Marvel Badge Reader.
2
Oppervlak (m )
0-25
26-50
51-99
100 en meer
Aantal exposantenbadges
5
10
15
25
Aantal op- & afbouwpassen
10
Wat is het verschil?
De exposantenbadges zijn bedoeld voor uw stand personeel en geven zowel tijdens de op- en
afbouwperiode als tijdens beurs toegang tot de beursvloer.
De opbouw- en afbouwpassen zijn bedoeld voor derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw
stand (standbouwer, transportdiensten, etc.). Deze passen geven alleen toegang tot de beursvloer
gedurende de op- en afbouw periode. Tijdens de opbouw- en afbouw moet elke persoon in het bezit
zijn van een op- en afbouwpas óf een exposantenbadge. Hierop wordt gecontroleerd door het
beveiligingspersoneel van Jaarbeurs Utrecht.
Gebruik van uitnodigingskaarten
Gebruik voor uw medewerkers tijdens beurs de exposantenbadges en niet de uitnodigingskaarten.
Deze uitnodigingskaarten zijn uitsluitend bestemd voor uw relaties. Gebruik hiervan door stand
personeel vertroebelt het beeld van de samenstelling van het vakbezoek. Bovendien is het zonder
exposantenbadge niet mogelijk om de beurs buiten de openingstijden voor bezoekers te betreden.
Hoe te bestellen?
Via het Klantenportaal kunt u online uw gewenste aantal uitnodigingskaarten bestellen. Indien u geen
uitnodigingskaarten bestelt, zullen wij u een maand voor aanvang van de beurs een standaard pakket
sturen met uitnodigingskaarten.
4.7 Catering, schoonmaak, afval en tuien
Catering
Tijdens uw beursdeelname kunt u op verschillende manieren kennis maken met Deli Delivery, onze
dagelijkse bezorgservice, en Deli Premium, standcatering op maat.
1. Deli Standard
Dagelijkse bezorgservice. Als u precies weet wat u nodig hebt, is Deli Standard uw beste keuze.
Van koffie, vruchtensap en alcoholische dranken, tot een biertap met toebehoren en een
dagelijkse lunchservice. Bestellingen kunt u plaatsen op Deli Delivery.
Voor meer informatie of bestellingen: 030- 295 5369 of [email protected]
2. Deli Premium
Standcatering op maat. Een specifieke aanpak waarmee uw bezoekers met alle mogelijke egards
worden onthaald. Kijk op Deli Premium voor de succesverhalen.
Voor een voorstel op maat belt u: 030 - 295 5855.
Stand schoonmaak
GCA verzorgt de stand schoonmaak voor beurzen in het Jaarbeurscomplex. U kunt hun diensten
bestellen via ExpoPoint. Wanneer u heeft gekozen voor een comfortpakket dan is stand schoonmaak
(hetzij eenmalig voor opening van de beurs, hetzij dagelijks) al voor u geregeld.
Afvalverwerking
Voor de vuilafvoer, tijdens de opbouw en demontage van beurzen, kunt u zich richten tot de Van Vliet
Groep. U kunt hun diensten bestellen via het ExpoPoint.
Contactgegevens
Van Vliet Groep
Postbus 1298
3430 BG Nieuwegein
Tel: 030-285 5290
Fax: 030-285 5291
E-mail: [email protected]
Tuien
Voor het ophangen van verlichting of banieren aan trussen, kunt u contact opnemen met TAO
Rigging. Zij kunnen zowel de installatie als het materiaal verzorgen.
Meer informatie is te vinden via het ExpoPoint.
TAO Tentoonstellingsinstallaties b.v.
p/a Jaarbeurs Utrecht
Postbus 8500
3503 AH Utrecht
Tel: 030 295 2511
Fax: 030 296 3998
E-mail: [email protected]
5. Standbouw
5.1 Standbouwpakketten
Voor Infosecurity.nl / Storage Expo / Tooling Event 2014 zijn verschillende standbouwpakketten
verkrijgbaar. Kijk voor de meest actuele standbouwpakketten en prijzen op de beurswebsite.
Wijzigingsmogelijkheden
Al uw specificaties, wijzigingen en aanvullende bestellingen geeft u online door via ExpoPoint.
Bestellen
Als u interesse heeft in één van de standbouwpakketten, kunt u contact opnemen met een van de
Sales & Account Managers:
Joran Hofman, 030 – 295 2014 of Brenda van de Kempe via 030 – 295 2829.
5.2 Stand goedkeuring
Goedkeuring standontwerp
Met een goedkeuring van bent u verzekerd van een probleemloze opbouw. Daarom dient u uw
standbouwtekening ter goedkeuring te overleggen met de afdeling Backoffice van Jaarbeurs. Daar
wordt uw ontwerp beoordeeld. Om een stand goed te kunnen beoordelen verzoeken wij u de
hieronder genoemde tekeningen inzake uw standontwerp aan te leveren:
1. Vereist: technische tekeningen (zij-, voor- en bovenaanzicht voorzien van afmetingen)
2. Gewenst: commerciële tekeningen, zogenaamde visuals
De deadline voor het indienen van standbouwkeuringen is vrijdag 26 september 2014.
U kunt uw standbouwtekening (laten) sturen naar: [email protected] of
Jaarbeurs
Afd. Standkeuringen, Backoffice
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
Tel: 030 - 295 2999
5.3 Minimale standbouweisen
Elke exposant met eigen standbouw is verplicht afscheidingswanden te plaatsen aan de achterzijde
en aan de zijkanten waar een buurstand gesitueerd is. U kunt dus geen gebruik maken van de
achterwand van uw buren. Deze wanden moeten een hoogte hebben van 2.50 meter. De vloerruimte
dient bedekt te zijn. De scheidingswanden met de buren dienen een hoogte te hebben van 2,50 meter
en de vloerruimte dient bedekt te zijn.
Let op! Als u een verhoogde vloer gebruikt en daar bovenop wanden van 2,50 meter plaatst, dan is
uw stand hoger dan 2,50 meter. Als u dus een verhoogde vloer plaatst, trek dan het aantal cm van uw
vloer van de wandhoogte af. Zo zorgt u ervoor dat uw wanden niet te hoog worden.
Hoogte
Afhankelijk van de halhoogte is hoger bouwen dan 2,50 meter mogelijk, mits u dit (zoals hierboven is
aangegeven) met de Backoffice van Jaarbeurs heeft afgestemd. Dit is essentieel omdat de hallen
plaatselijk in hoogte variëren.
In het belang van uw buren mag u pas op 1 meter afstand van uw buurstand hoger dan de
standaardhoogte van 2,50 meter bouwen. De scheidingswanden dienen dus altijd 2,50 meter te zijn.
Hierdoor komen u en uw buren niet voor onnodige verrassingen te staan. Alleen na schriftelijke
toestemming van uw buren mag u hiervan afwijken. Let er wel op dat de eventuele afwerking van de
achterzijde van de achterwand door uw standbouwer gedaan moet worden.
Let op! U mag géén commerciële uitingen op de achterkant van de achterwand plaatsen!
Wanden
Vooral deelnemers met een eilandstand of een kopstand komen soms wandruimte tekort. Extra
wandruimte kan dan worden gecreëerd door langs een van de gangpaden de wand door te trekken.
Een logische oplossing, ware het niet dat zo de bezoekers en de overburen worden geconfronteerd
met een uitzicht op een blinde wand. Dit is natuurlijk niet echt elegant.
Mocht u wandruimte tekort komen, dan kunt u ook binnen uw standruimte extra wandjes maken. Niet
direct naast het gangpad, maar op een meter binnen de rooilijn. Zo houdt uw stand een open karakter.
Let op! Elke gangpadzijde van een standruimte mag voor maximaal 50%, met een maximum van 5
meter worden dichtgebouwd, tenzij de organisatie schriftelijk anders oordeelt. Hierbij behouden wij ons
het recht voor, om desnoods zonder opgave van redenen, andere voorschriften te geven.
Obstakelschema
Controleer de indelingsplattegrond op markeringen die wijzen op obstakels in uw standruimte. Houdt
hiermee rekening bij het standontwerp. De indelingsplattegrond heeft u samen met uw
deelnamebevestiging ontvangen. Ook kunt u via de online plattegrond een detailplattegrond van uw
stand opvragen. Hierop staan eventuele obstakels aangegeven.
De obstakels mag u omtimmeren, mits u ervoor zorgt dat de eventuele aanwezige brandslanghaspels
zichtbaar en bereikbaar blijven. Er mag echter niets worden bevestigd aan de kolommen. Voor meer
informatie kunt u contact opnemen met ExpoPoint: 030 - 295 5770.
Gangpaden
Gangpad overschrijdende standbouw is zonder overleg niet toegestaan. Daarnaast moet u uw
activiteiten tot uw standruimte beperken en dus displays en producten binnen uw stand houden. Zo
hindert u de doorstroming van bezoekers niet en bevordert u de veiligheid van exposanten en
bezoekers.
5.4 Techniek
Technische specificaties hallen
In het ExpoPoint treft u de halspecificaties aan. Daarnaast staat er extra informatie over de
mogelijkheden en beperkingen van de aan u toegewezen standruimte op uw halplattegrond.
Technische voorzieningen
Technische voorzieningen (elektra, water, perslucht) komen uit de goten, c.q. putten in de vloer. Hou
rekening met de positie van de goten binnen uw standruimte. Zo voorkomt u dat er nodeloos leidingen
door uw stand lopen. Een andere oplossing is het leggen van een verhoogde vloer waaronder u de
leidingen kunt laten trekken. Via de online plattegrond kunt u op de detailtekening precies zien waar
de putten zich bevinden binnen uw stand. Pas uw indeling hierop aan, zodat de leidingen zo min
mogelijk door uw stand heenlopen.
Oplevering standbouwpakketten
Als u standbouw heeft besteld via Jaarbeurs Expo Point of het beursteam, kunt u deze vanaf dinsdag
28 oktober 2014 om 12.00 uur gaan inrichten. Eerder is de stand niet opgeleverd en kunt u dus niets
afleveren op uw stand.
6. Het ICT netwerk van Jaarbeurs
Vorig jaar is een nieuw netwerk geinstalleerd. Hiermee maken we een belangrijke stap voorwaarts om
u meer en betere mogelijkheden te bieden. Het WIFI-netwerk bestaat uit de nieuwste apparatuur en is
ingericht samen met onze partner KPN.
Enkele voordelen voor u als exposant: De snelheden zijn hoger en beter en de dekking en
bereikbaarheid aanzienlijk verbeterd. Dit kan echter voor u inhouden dat een aantal zaken anders zijn
dan u gewend bent. Daarom vragen wij graag uw aandacht voor het volgende, zodat u optimaal
gebruik kunt maken van ons ICT Netwerk:
6.1 Draadloos netwerk:



Uw apparaat dient te beschikken over een 5GHz netwerkkaart (alleen op deze frequentie
kunnen wij de gewenste snelheid garanderen).
Uw apparaat dient voorzien te zijn van één van de volgende operating systems:
o Microsoft Windows (minimaal XP Service pack 2)
o Mac OS X (10.5 of hoger)
o Apple iOS (5.0 of hoger)
o Android (2.2 of hoger)
o Red Hat Enterprise Linux 5
o Ubuntu
U dient administratorrechten te hebben (de netwerkinstellingen worden namelijk naar uw
computer gestuurd en opgeslagen in het register).
Tip: indien uw computer niet beschikt over een 5GHz netwerkkaart is het mogelijk om in elke
computerwinkel een 5GHZ compatible USB netwerkkaart aan te schaffen.
6.2 Beperkingen en veiligheid binnen het netwerk
Wegens diverse veiligheidseisen die op dit netwerk gelden, willen wij de volgende zaken extra onder
uw aandacht brengen:
 Voor het benaderen van computers binnen het Jaarbeurs netwerk heeft u een publieke
IPadres nodig, dit is een maatwerkaanvraag. Dit dient u geruime tijd voor aanvang beurs aan te
vragen via het ExpoPoint: [email protected] of 030 - 295 5770
 Communicatie tussen apparaten binnen het netwerk is niet mogelijk. Het is dus ook niet
mogelijk om middels het draadloze netwerk gebruik te maken van een WIFI printer, Apple TV,
etc.
6.3 Bedraad netwerk
U kunt uw apparatuur direct op de lijn aansluiten. Let op: indien u vanaf deze vaste aansluiting zelf
een draadloze oplossing gaat creëren, hebben wij hier geen ondersteuning voor. Een zelf gecreëerd
draadloos netwerk, kan storing veroorzaken op andere netwerken en kan er toe leiden dat gevraagde
snelheid niet haalbaar is. De organisatie behoudt zich bovendien het recht om in te grijpen wanneer
uw netwerk storing op andere aansluitingen veroorzaakt.
Mocht u hierover nog vragen hebben, staat uw persoonlijke Expo-adviser en het ExpoPoint uiteraard
voor u klaar.
7. Regels voor activiteiten
7.1 Voorkoming geluidsoverlast
Zorg ervoor dat anderen geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Met name
geluidsoverlast kan erg storend zijn voor omliggende standhouders die gesprekken voeren met
klanten. Het is een goed idee om uw directe buren vooraf te informeren als u op uw stand activiteiten
organiseert die mogelijk tot enige overlast kunnen leiden. Houd rekening met het maximum aantal
decibel van ca. 70 dB. Wij behouden ons altijd het recht voor om maatregelen te treffen in geval van
(geluids-) overlast.
7.2 Alcoholgebruik op uw stand
Het schenken van alcohol kan onderdeel zijn van uw gastheerschap. Help dan ook mee om te zorgen
dat uw en onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig thuiskomen.
7.3 Activiteiten na beursopeningstijden
Wilt u iets op uw stand organiseren na sluiting van de beurs? Neem dan contact op met de Keren
Bercovitz, 030 - 295 2789. Deze activiteiten zijn namelijk gebonden aan de sluitingstijden van de hal
(zie openingstijden voor exposanten). Collega-standhouders mogen geen overlast ondervinden van
de bijeenkomst. Indien er toch tijdens de beurs klachten binnenkomen, behoudt de organisatie zich
het recht om maatregelen te treffen.
Voorkomen dient te worden, dat er gelijktijdig op naburige stands gelijksoortige activiteiten
plaatsvinden. Bij het verlenen van toestemming zal Jaarbeurs dan ook rekening houden met de locatie
en/of andere activiteiten. U bent zelf verantwoordelijk voor het goede verloop van uw receptie en het
gedrag van uw bezoek en u dient een beveiligingsbeambte in te huren voor de uren na beursopening.
Dit kan via ExpoPoint.
7.4 Directe verkoop
Ter behoud van het professionele karakter van de beurs is handverkoop (directe verkoop tegen
betaling ter plekke) niet toegestaan.
7.5 Catering
Het is voor u belangrijk om te weten dat Jaarbeurs Catering houder is van de horecavergunning, en
daarmee de exclusieve cateraar voor alle locaties op het terrein van Jaarbeurs Utrecht. Dit houdt in
dat Jaarbeurs Catering verantwoordelijk is voor al het eten en drinken wat verstrekt én geconsumeerd
wordt binnen het complex.
Let op! Het inhuren van een externe cateraar is uitsluitend na goedkeuring van Jaarbeurs Catering
toegestaan.
7.6 Activiteiten buiten uw stand
Het ontplooien van (promotionele) activiteiten buiten uw stand is alleen toegestaan in overleg met en
na goedkeuring van het projectteam. Om uw deelname nog beter in beeld te laten komen bij de
bezoekers van Infosecurity.nl / Storage Expo / Tooling Event zijn er verschillende promotie
mogelijkheden. Kijk op de website voor meer informatie.
8. Bezoekersmarketing
8.1 Klantenportaal
Algemeen
Het Klantenportaal is het kruispunt waar marketinginformatie, acties, statistieken en vervolgacties bij
elkaar komen. Om ervoor te zorgen dat u het maximale uit uw beursdeelname haalt. Met één
gebruikersnaam en wachtwoord kunt u gebruik maken van het totale dienstenpakket.
Als u inlogt ziet u alle beurzen overzichtelijk bij elkaar waaraan u heeft deelgenomen en nog gaat
deelnemen. Via het Klantenportaal kunt u o.a.:














Rapportages vinden over uw totale beursdeelname en e-mailcampagnes
Uitnodigingskaarten bestellen
Uw digitale relatiekaarten versturen
Zien hoeveel procent van de ontvangers uw relatiekaart hebben geopend
Zien wie zich op uw naam hebben voor geregistreerd
Bestanden met profielen van uw bezoekers selecteren en downloaden
Zien hoeveel papieren uitnodigingen u heeft besteld
De resultaten van uw acties vergelijken met die van uw collega’s
De respons meten op uw marketingacties
Uw voorregistratielink downloaden
Uw catalogusgegevens invullen
Uw persinformatie invullen
After salesmailingen versturen
Een complete rapportage - inclusief grafieken - over uw beursdeelname samenstellen.
8.2 Uw eigen bezoekersdatabase
De bezoekersdatabase (beursdating) is een speciaal ontwikkelde module, dat u via het
Klantenportaal bereikt, om u met uw bezoekers in contact te brengen. Deze bezoekers zullen
veelal uw eigen relaties zijn.
U heeft de mogelijkheid om gratis uitnodigingskaarten te bestellen. Op alle uitnodigingskaarten
staat een uniek toegangsnummer dat gekoppeld is aan uw bedrijf. Op het moment dat iemand
zich met een van uw nummers registreert, zal deze persoon in uw bezoekersdatabase
opgenomen worden. Het hoofddoel van deze database is om u inzicht te geven in wie de beurs – en
dus uw stand –wil bezoeken.
De database is beveiligd door middel van een inlogcode. Als u inlogt, komt u in úw deel van de
database met daarin de gegevens van de bezoekers die op úw uitnodiging hebben gereageerd.
Deze informatie is dus niet toegankelijk voor andere deelnemers.
Naast de functie van de bezoekersdatabase kunt u nog meer met de bezoekersdatabase module:
uw eigen registratielink downloaden, vervolgacties plannen, exposantenbadges bestellen en
extra opties voor de Marvel Databadge Reader bestellen.
8.3 Nodig uw relaties digitaal uit via de Digitale Relatiekaart
Uw bezoekersmailing is misschien wel de belangrijkste actie uit het voortraject. Een verkeerde
mailing, op het verkeerde moment, aan de verkeerde doelgroep, breit u op de beurs niet meer recht.
Inhoud
Een bezoekersmailing bestaat minimaal uit een uitnodigingskaart en een begeleidende brief. U kunt
dit eventueel aanvullen met een eigen flyer of brochure.
Exposanten die een themacampagne hebben bedacht, kunnen die origineel tot uiting laten komen in
de mailing. Noem uw nieuws, noviteiten, beursaanbiedingen en vergeet uw standnummer niet te
noemen. De belangrijkste vraag die u in uw mailing dient te beantwoorden is: waarom moet uw klant
juist naar uw stand komen?
Tijdstip
Uit ons onderzoek blijkt dat u het beste de bezoekersmailing vier á vijf weken voor beurs kunt
verzenden. Dat levert de hoogste respons op.
Doelgroep
Nodig zowel uw vaste klanten uit als uw prospects. Trouwe klanten zijn de basis van uw beurssucces.
Hun aanwezigheid op uw stand trekt nieuwe klanten aan. Als u veel vaste klanten hebt, moet u wel
een betrouwbaar bedrijf zijn, en bovendien kunnen ze referenties geven.
Daarnaast zoeken uw vaste klanten bevestiging van hun keuze voor u. Op een beurs kunnen ze
vergelijken, dus is het belangrijk hen in die keuze te bevestigen. Hoe spannend een nieuw contact ook
is, geef uw vaste klanten aandacht.
Differentieer
Schrijf een andere brief voor uw vaste klanten dan voor uw prospects. Beloon hot prospects en goede
klanten met iets extra's, zoals het vooruitzicht op een uitrijkaart of een uitnodiging voor een speciale
actie op de stand: Sushi op de stand? Stuur alvast de stokjes toe.
Kom op de stapel
Sommige bezoekers krijgen inderdaad stapels uitnodigingen. Toch is het belangrijk dat ook u hen
uitnodigt. Zeven van de tien bezoekers bepaalt namelijk al vóór beurs welke stands hij gaat bezoeken.
Zorg dat u daar bij zit.
Bovendien moet u voorkomen dat de bezoeker zich afvraagt waarom hij niet door u is uitgenodigd (en
wel door uw concurrenten…).
Maak een beursaanbieding
Bezoekers zijn dol op beursaanbiedingen, maar we zien ze nauwelijks. Dat kan twee redenen hebben:
ze zijn er niet of we herkennen ze niet. Zorg dus voor een aanbieding, gebruik hem in het voortraject
als lokkertje en adverteer hem in uw stand.
8.4 MyExpo: de Online catalogus
MyExpo helpt u bij het bereiken van de juiste doelgroep en zo leads te genereren vóór en na afloop
van de beurs. Het doel is om bezoekers via de registratie door middel van zoekprofiel te matchen met
het profiel van de exposanten. Op deze manier krijgen bezoekers een inzichtelijker en concreter
aanbod bij bezoek aan de beurs waardoor de bezoekintentie wordt vergroot. Exposanten kunnen
hierdoor kwalitatief beter bezoek genereren. U kunt in MyExpo gemakkelijk en gratis documenten
zoals “white papers” en “case studies” uploaden. Dit vergroot de kans om bezoekers attent te maken
op de eigen area’s of expertise. Bezoekers kunnen deze informatie downloaden waardoor hun
contactinformatie beschikbaar wordt gesteld in de vorm van een database met contactgegevens.
Belangrijk hierbij is dus wel dat u uw kwalitatieve informatie beschikbaar stelt op de MyExpo. Hoe
beter en hoe meer informatie beschikbaar is, hoe beter de bezoeker geïnformeerd zal zijn over de
kwaliteit van uw op de beurs.
De online informatie kunt u met uw login en password altijd aanpassen via het Klantenportaal.
8.5 De pers, hoe te benaderen?
Digitale perskamer (via het Klantenportaal)
Zet een kort persbericht in de Digitale Perskamer van de beurs. Jaarbeurs zorgt er vervolgens voor
dat uw persbericht bij de aangesloten (vak)journalisten terecht komt.
Natuurlijk kan VNU niet garanderen dat uw persbericht opvalt bij de journalisten. Schrijf daarom een
goed bericht waar de journalisten niet omheen kunnen.
Stuur uw persbericht op. Aarzel niet zelf de redactie te bellen als u nieuws hebt.
Uitnodigen
Heeft u echt nieuws? Nodig journalisten uit op uw stand. Beleg een perslunch op de eerste dag of
open de beurs met een persconferentie. Wilt u hiervoor een aparte zaal binnen de Jaarbeurs
reserveren? Neem dan contact op met het zalencentrum, 030 – 295 5880. Zij helpen u graag!