Praktische richtlijnen voor FKO 2014 Beste

Praktische richtlijnen voor FKO 2014
Beste teamverantwoordelijke,
Gelieve onderstaand enkele finale richtlijnen terug te vinden voor een vlot verloop van de
dag. Mogen wij u vriendelijk verzoeken deze richtlijnen door te nemen en desgevallend
een print te maken als reminder.
Eveneens verwijzen wij naar het plan dat u in uw enveloppe en het programmaboekje kan
terugvinden.
Site Tornooi
Adres:
Sporttechnisch Centrum KBVB
Brusselsestraat 486
1480 TUBEKE
Parking Teams
Grote parking, gelegen aan de rotonde (aan de overzijde van P CREW).
AANDACHT: Om zich van de parking van de teams te begeven naar de hoofdingang,
volgt men een kort stukje langs de rijbaan. Gelieve voldoende aandacht te besteden
aan de veiligheid van de atleten en het verkeer. Stop zeker niet langs de rijweg.
Aankomst teams: 9u00
Om de veiligheid op de site maximaal te garanderen vermijden wij autoverkeer op de site.
Met uitzondering van de VIP / CREW parking worden geen auto's toegelaten op de site.
Er is eveneens beperkte plaats voor autocars aan parking teams.
Onthaal
Gelieve u bij aankomst onmiddellijk te melden aan de onthaalbalie (zie plan n°1). Dit is
gebruikelijk een druk moment die we graag zo vlot mogelijk laten gebeuren. Mogen wij
hier vragen om uw team te laten wachten op de wachtzone (gekend groen symbool met
witte pijlen op) en alleen of met één teamlid de aanmelding te doorlopen. Zo kunnen we
ons vlot richten op 50 teamverantwoordelijken en vermijden we 500 mensen die zich
ineens aanmelden.
Het onthaal met de football sport desk blijft gedurende de dag uw centrale aanspreekpunt
bij problemen of vragen (sportief / niet-sportief). Deze staat tevens via zenders in
verbinding met de operationele verantwoordelijken per activiteit zodat de communicatie
vlot kan rondgaan.
Teambegeleiders
Wij noteren dit jaar minder teambegeleiders en stellen voor de beschikbare begeleiders
maximaal voor te behouden (tot de voorraad strekt) voor teams die nieuw zijn in de FKO
(Football Kick-Off). Wij hebben ook begrepen dat de ervaren teams hier minder nood aan
hebben. Hebt u vragen dan kan u zich permanent wenden tot het onthaal.
Enveloppe
Bij de aanmelding ontvangt u als teamverantwoordelijke een enveloppe voor uw team dat
praktische info omvat alsook alle jetons en/of polsbandjes voor uw team. Gelieve deze
goed bij te houden.
Belangrijk: per team ontvangt u 1 BLAUW polsbandje dat u voor de organisatie
identificeert als teamverantwoordelijke. Het is voor ons cruciaal om één centrale (en
bereikbare) contactpersoon te hebben per team. Alle communicatie gebeurt bij voorkeur
via deze verantwoordelijke. Indien wij hierover nog niet beschikken laat ook een GSM
nummer aan de balie.
Tenues
Het FKO team doet steeds bijzondere inspanningen om een maximaal aantal shirts te
bekomen via de clubs.
Gezien last minute aanpassingen in beschikbaarheid kan de organisatie niet op voorhand
tenues toewijzen. Daarom vragen wij aan ieder team om toch zeker ook de eigen
uitrustingen mee te nemen.
Het is evident dat clubs aandachtig zijn voor de zorg voor deze materialen. In het verleden
was dit soms een moeilijk proces na afloop van het event.
Dit jaar stellen wij opnieuw een lijst op waar we vragen aan de teamverantwoordelijke om
even te paraferen voor ontvangst en teruggave van de tenues. Onthaal en desk voor
tenues (plan n°1) worden meteen klaargemaakt zodat u zo snel mogelijk kan omkleden.
Om de teruggave vlot te verwerken vragen wij u de tenues onmiddellijk terug te bezorgen
van zodra u al uw wedstrijden hebt doorlopen.
Sportschoenen
Enkel voetbalschoenen met multistuds of sportschoenen zijn toegelaten. Geen metalen
studs (speelvelden synthetisch en natuurlijk gras).
Roken
Dit event wenst een rookvrij voetbalfeest te zijn. Roken is enkel toegelaten op de parkings,
niet op of rond de speelvelden.
Gezelschapsdieren
Gezelschapsdieren (behoudens uiteraard blindengeleidehonden) zijn niet toegelaten op de
site.
Catering + dranken teams
Op het plan (plan zone n°1) vindt u een desk waar atleten zich gratis kunnen bevoorraden.
De procedures lopen als volgt:
Voor de lunch 's middags kan de teamverantwoordelijke samen met een teamlid het
globaal pakket aan broodjes + fruit (voor het volledige team) ophalen aan de cateringdesk.
Hiervoor gebruikt u 1 jeton met PAARSE ZON (per pakket). Gezien de wedsrtijden
doorlopen tijdens de middag kan u uw pakket ophalen tussen 12u en 14u.
Dranken kunnen individueel door atleten opgehaald (9u30 - 16u30) worden door iedereen
die over de juiste jetons beschikt. Behoudens problemen bij levering of voorraad beschikt
iedere atleet over:
1 jeton met AQUA ZON: 50cl Aquarius
1 jeton met GELE STER: 50 cl water
Per team ontvangt u ook:
6 jetons met RODE STER: 1,5l water per jeton
Er worden geen bekers voorzien.
Alle jetons etc. worden in uw enveloppe geplaatst bij aankomst. U kiest zelf gerust de
beste manier om deze te verdelen bij uw atleten.
Mocht u niet alle jetons gebruiken. Gelieve deze aan het einde van de dag terug te brengen
aan de catering desk.
Lunchzone
Wij finaliseren de lunchzone tussen het podium en de vipzone. Deze zal ofwel gedeeltijk
ingericht zijn met tafels en stoelen of bij gebrek hieraan als reuze picknickzone dienen.
Hoewel wij de vipzone informeel willen houden in het kader van dit event, vragen wij de
teams toch - om praktische redenen - de zones te respecteren. Het spreekt voor zich dat u
de lunch verder kan nuttigen in de buurt van de demonstraties of wedstrijden onder de
middag.
In geval van regen kan er ook worden gegeten in de tribune van de de site (plan n°8) of aan
het club house (plan n°5). Ook daar vragen wij afval mee te nemen en in de vuilbak te
deponeren. Er wordt niet gegeten in de indoor hall of aan de bagage zone.
Mogen wij u vriendelijk vragen de voorziene vuilbakken op de site goed te gebruiken om
de zone ook nadien netjes achter te laten.
Supporters of familieleden die niet over een lunchpakket beschikken, kunnen zeker iets
aankopen in het clubhouse (plan n°5) en - in functie van weer / toestroom toeschouwers –
bovenaan de overdekte tribune.
Kleedkamers
Op de site zijn grote kleedkamers aanwezig en enkele kleinere kleedkamers (plan n°3). Bij
de kleinere kleedkamers worden enkele gereserveerd voor scheidsrechters / trainers of
andere noden. Gereserveerde kleedkamers zullen worden aangeduid aan de
respectievelijke deuren. Voor de overige kleedkamers hanteren wij een 'first come / first
served' principe. Maw iedere atleet kan iedere kleedkamer (behalve de gereserveerde)
gebruiken enkel om zich om te kleden en/of te douchen. Bij het verlaten van de
kleedkamers neemt u de baggage mee en deponeert u eventueel afval in de vuilbakken
van de site. Mogelijks ondervinden we hier een bottle neck bij aanvang van het tornooi,
maar wij rekenen ongetwijfeld op uw sportief gedrag in deze.
Toiletten
Alle beschikbare toiletten werden op het plan aangeduid (met uitzondering van deze aan
kleedkamers). Zoals u zal zien zijn deze vooral geconcentreerd rond de kleedkamers en de
overdekte tribune. Mocht er iemand van uw team specifieke noden hebben, bekijken wij
graag een oplossing via de onthaaldesk.
Ook de kleedkamerzone beschikt binnen over extra toiletten voor de athleten.
Het gebruik van de toiletten is gratis en deze worden punctueel gereinigd. Spreekt voor
zich dat als iedereen hierin z'n steentje bijdraagt dat de netheid gegarandeerd blijft door
de dag heen.
Baggagezone en waardevolle materialen
De organisatie voorziet een deel van de indoorhall om baggage te deponeren (plan n°2).
Let wel, deze zone is niet bewaakt. Wij stellen vast dat in het verleden de teams hun
materialen vaak bijhouden of in de wagen plaatsen, waardoor de baggagezone minimaal
wordt ingericht. Zonder bewaking kunnen wij ook niet verantwoordeliijk zijn voor verlies of
diefstal. Plaatst u uw materialen in de wagen, vermijd dan logischerwijze om waardevolle
zaken zichtbaar in de auto te plaatsen.
Vragen en wedstrijdverloop
Het onthaal en de football desk zijn uw aanspreekpunt voor vragen rond wedstrijdverloop
en algemene vragen / bemerkingen.
Medailleuitreiking
De cermonie wordt momenteel nog gefinaliseerd. Om alles vlot te laten verlopen gezien
het grote aantal teams en atleten vragen wij aan alle teamverantwoordelijken om een
korte briefing bij te wonen aan het podium om 16u10.
Vuilbakken
De organisatie voorziet in extra vuilbakken voor het gebeuren. Gelieve hiervoor aandacht
te hebben om een net event te kunnen garanderen.
Supporters
Voor de supporters wordt voorzien in een betalend aanbod aan eten en drank voorzien
door de commerciële expliotant van het clubhouse.
EHBO
Om in te spelen op gebeurlijke ongevallen zijn 3 eerste hulpsmensen aanwezig met een
ziekenwagen. Bij ernstige ongevallen, graag ook melden aan de onthaalbalie. Deze
vrijwilligers worden lokaal betrokken en wij hebben geen garanties dat deze tweetalig zijn.
Mochten er toch communicatieproblemen zijn, zal u genoeg mensen vinden via het onthaal
die tweetalig zijn.
Trainers
In functie van beschikbaarheid ontmoet u uw toegewezen trainer aan het wedstrijdveld
voor aanvang van de respectievelijke wedstrijd. Gezien last minute aanpassingen in
aanwezigheden of beschikbaarheid kan de organisatie niet op voorhand trainers toewijzen.
Stiptheid wedstrijden
Een groot aantal teams betekent een goed gevulde dag. Mogen wij met aandrang vragen
om de timing van de wedstrijschema goed op te volgen, zoniet kan de dag gevoelig
uitlopen. Bovendien is het niet mogelijk om op een uitgestrekte site op zoek te gaan naar
de juiste teams.

Download Report