Verslag OCMW-raad 18 juni 2014

OCMW BEVEREN
ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 18 JUNI 2014
AGENDA
Goedkeuring - Aktename - Bekrachtiging
1. Verslag vorige zitting (gedeelte openbare zitting) - goedkeuring
Financiën
2. (GL) Verlenging opdrachthouderschap kasbeheer - goedkeuring
3. (GL) Interne kredietaanpassing - goedkeuring
Werken, Leveringen en Diensten
4. (LR) WZC Briels - ondergrondse afvalcontainers - gunning
5. (LR) Kinderdagverblijf Windekind - aanpassingswerken plafond brandveiligheid - gunning
6. (CV) De Bron - lot signalisatie - gunning - goedkeuring
7. (VF) Diverse voorzieningen - softwarepakket woonzorg - lastenboek - aanbestedingswijze goedkeuring
8. (SDW) Vernieuwen telefooninfrastructuur en fusie telefooncentrales OCMW en gemeente gunning
Instellingen en algemeen beheer
9. (KSM) Jaarverslag en jaarrekening 2013 - vaststelling
10. (KB) Kwaliteitshandboek serviceflats De Beuken en Hof Ter Noten - goedkeuring
11. (IC) Dienst schuldbemiddeling Waasland - jaarverslag - kennisname - jaarrekening en verslag
commissarissen - betaling bijdrage - goedkeuring
12. (IC) Project Roma 't werkt - jaarverslag - aktename - verderzetting project - goedkeuring
13. (CV) EVI-project - lastenboek Midoffice - kennisgeving
Goedkeuring - Aktename - Bekrachtiging
14. Verslag vorige zitting (gedeelte besloten zitting) - goedkeuring
15. Beslissingen woonzorgcomité - aktename
16. Beslissingen vast bureau - aktename
17. Beslissingen bijzonder comité voor de sociale dienst - aktename
Personeel
18. (KB) Aanvraag ontslag wegens vervroegd pensioen - goedkeuring
19. (KB) Aanvraag ontslag pensioen om medische redenen
DE VOORZITTER OPENT DE VERGADERING OM 18.00 UUR
ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 18 JUNI 2014
AANWEZIG:
VERONTSCHULDIGD:
Dirk Van Esbroeck, voorzitter
Erna Tindemans, Tony Vyt, Louis Engels, Mirèse Deckers,
Annick Thibaut, Peter De Clercq, Leen Van Laere, Annick Van de Vyver,
Stijn Van Remortel, raadsleden
Filip Thyssen, secretaris
Claire Gillis, raadslid
Stijn Van Remortel, raadslid verontschuldigd voor agendapunt 5 (art 37
OCMW-decreet: belangenvermenging)
1. VERSLAG VORIGE ZITTING (GEDEELTE OPENBARE ZITTING) - GOEDKEURING
Gelet op de vraag van de voorzitter of er opmerkingen worden geformuleerd over het verslag van
de vorige zitting (gedeelte openbare zitting);
Overwegende dat er geen opmerkingen werden gemaakt;
Gelet op het huishoudelijk reglement, inzonderheid artikel 11;
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en gelet op het
decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet.
BESLUIT:
Art. 1
EENPARIG
Het verslag van de zitting van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 21 mei 2014
(gedeelte openbare zitting) wordt goedgekeurd.
2. (GL) VERLENGING OPDRACHTHOUDERSCHAP KASBEHEER - GOEDKEURING
De secretaris is wettelijk verantwoordelijk voor de kasverrichtingen. De financieel beheerder
heeft een controlerende bevoegdheid op de kasgelden.
Art. 99 §3 bepaalt dat de secretaris, na eensluidend advies van de financieel beheerder, de
kasverrichtingen kan opdragen aan één of meer personeelsleden.
Gezien de grootte van OCMW Beveren met al zijn activiteitencentra is een delegatie meer dan
noodzakelijk indien men een goede kwaliteit van deze dienstverlening wil waarborgen.
Art. 165 bepaalt dat deze personeelsleden rekenplichtig zijn binnen de grenzen van de aan hen
toevertrouwde bevoegdheid.
De kasverrichtingen houden de transacties in van de centrale kas en de PWA-cheques.
Geen enkele functieomschrijving van de administratie voorziet momenteel in een dergelijke
taakstelling.
Het opdrachthouderschap van de heer Stany Eycken, waarnemend verantwoordelijke
debiteurenbeheer, vanaf de inwerkingtreding van art. 99 §3 (1 juli 2009) wordt positief
geëvalueerd.
De financieel beheerder geeft een positief advies voor de verlenging van het
opdrachthouderschap.
Gelet op artikel 99 §3 van het OCMW-decreet van 19 december 2008 (gepubliceerd in het
staatsblad dd. 24 december 2008) houdende de kasverrichtingen.
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van
29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies
BESLUIT:
Art. 1.
EENPARIG
Akkoord te gaan om de invulling van de verantwoordelijkheid van de centrale
kasverrichtingen, onder opdrachthouderschap, aan Dhr. Stany Eycken,
Lijsterbessenlaan 27 9120 Beveren, waarnemend verantwoordelijke
debiteurenbeheer, onder dezelfde voorwaarden verder te zetten en na één jaar
terug te evalueren.
3. (GL) INTERNE KREDIETAANPASSING - GOEDKEURING
Aan de leden van de raad worden de interne kredietaanpassingen ter goedkeuring voorgelegd.
De interne kredietaanpassingen blijven een wettelijke bevoegdheid van de raad en kunnen niet
gedelegeerd worden.
Vigerende wetgeving:
- Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk
Welzijn, het decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging
van het OCMW-decreet.
BESLUIT:
Art. 1
EENPARIG
De interne kredietaanpassingen voor investeringsuitgaven worden goedgekeurd: nihil.
4. (LR) WZC BRIELS - ONDERGRONDSE AFVALCONTAINERS - GUNNING
De omgevingswerken voor WZC Briels werden opgestart op 26 mei 2014. Er is een locatie
voorzien voor de inplanting van afvalcontainers.
Ibogem werd gevraagd een prijsvoorstel uit te werken voor het afvalbeheer in WZC Briels.
Ibogem betreft een intercommunale organisatie en is de opdrachthoudende vereniging voor
duurzaam afvalbeheer voor onder meer de regio Beveren. De opdracht kadert binnen een
beheersovereenkomst, waarbij het OCMW via de gemeente beroep kan doen op de aangeboden
dienstverlening van deze intercommunale.
Het voorstel van Ibogem omvatte volgende informatie:
Het aantal en de volumes van de containers zijn gebaseerd op het huidige afvalvolume in
WZC Briels.
OCMW Beveren is verplicht de fracties restafval, PMD, papier/karton en glas apart te
sorteren. GFT valt onder het restafval.
4 verschillende mogelijkheden qua containers:
ondergrondse containers (basic lijn)
semi-ondergrondse containers
ondergrondse containers (Eurobins)
rolcontainers
In het vast bureau van 14 mei 2014 werd beslist:
kennis te nemen van het voorstel van Ibogem met de prijzen van de verschillende systemen
akkoord te gaan met voorstel van de ondergrondse Eurobins containers
het contract met Ibogem ter goedkeuring voor te leggen aan de raad van 18 juni 2014
Het ontwerp van het contract wordt voorgelegd.
Op het budget afvalcontainers voor WZC Briels (0953-13/6168700/13) zijn voldoende kredieten
voorzien.
Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en
diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet;
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29
juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum onder voorbehoud
BESLUIT:
Art. 1.
Art. 2.
Art. 3.
Art. 4.
EENPARIG
Volgende ondergrondse Eurobins containers met zuiltje te voorzien: 2 x restafval
(5000 liter met vulsegment van 100L en doorstort), 1 x PMD (5000 liter),
1 x papier/karton (5000 liter met doorstort), 1x glas (1300 liter).
De plaatsing en lediging van de ondergrondse containers incl. huur, onderhoud,
elektronische toegang, software licentiekosten en beheer te gunnen aan Ibogem voor
een totaalbedrag van 2.667,06 EUR per maand (vrij van BTW).
30 badges aan te kopen voor een totaalbedrag van 162,60 EUR (vrij van BTW).
Het contract tussen OCMW Beveren en Ibogem voor de plaatsing en lediging van 5
ondergrondse Eurobins containers inclusief huur, onderhoud, 30 badges,
elektronische toegang, software licentiekosten en beheer goed te keuren.
Overeenkomstig artikel 37 van het OCMW-decreet (belangenvermenging) verlaat Stijn Van
Remortel, raadslid, de zitting om 19u28.
5. (LR) KINDERDAGVERBLIJF WINDEKIND - AANPASSINGSWERKEN PLAFOND
BRANDVEILIGHEID - GUNNING
In het kinderdagverblijf Windekind dienen aanpassingswerken brandveiligheid uitgevoerd.
Een onderzoek van de brandpreventie in augustus 2013 gaf aanleiding tot enkele opmerkingen.
Een kunststofmateriaal bevindt zich tussen de plafondgewelven. Een brandvrij plafond moet
voorzien worden, met als brandnorm EI60.
Als voorbereiding en afwerking van de werken zal de technische dienst van OCMW Beveren
instaan voor het demonteren en monteren van de lamellenplafonds.
In het vast bureau van 12 maart 2014 werd:
akkoord gegaan om dossier op te starten en de aanbesteding te organiseren voor het
inkapselen van de isolatie door middel van het aanbrengen van een brandwerende plaat voor
een geraamd bedrag van 50.000 EUR (excl. 21% BTW) en de resterende werken in eigen
beheer uit te voeren voor een geraamd bedrag van 9.600 EUR (excl. 21 % BTW).
beslist de brandweer uit te nodigen en af te stemmen of de brandwerende platen kunnen
voorzien worden enkel op de meest kritieke punten (technische ruimte, slaapruimte en
keuken) om zo een B-attest te bekomen.
opdracht aan financiële dienst gegeven om de nodige geldmiddelen te zoeken om het
bedrag te kunnen financieren.
In de raad van 21 mei 2014 werd het lastenboek voor de aanpassingswerken brandveiligheid in
kinderdagverblijf Windekind goedgekeurd voor een geraamd bedrag van 59.600 EUR (excl. BTW
21 %) en geopteerd voor onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking als aanbestedingswijze.
2 Firma’s hebben een offerte ingediend voor de uitgeven werken nl. Interfast (Melsele) en De
Keersmaeker NV (Bazel).
Het verslag van nazicht dd. 5 juni 2014 voor de uitgegeven werken wordt voorgelegd aan de raad.
Hieruit blijkt dat de firma Interfast nv met voorstel 2 de meest gunstige (rekening houdend met
de gunningscriteria) offerte heeft ingediend voor een totaalbedrag van 18.735,59 EUR (incl. 21%
BTW).
4 firma ’s hebben een offerte ingediend voor de materiaalkosten van de resterende werken in
eigen beheer, nl. LCC Plafonds, ADB Finish, Meerschaege en Isorex en 1 firma voor het huren van
afvalcontainers, nl. Van Moer Hector & zonen bvba.
Het verslag van nazicht dd. 5 juni 2014 voor de materiaalkosten van de resterende werken in
eigen beheer wordt voorgelegd aan de raad. Hieruit blijkt dat:
- LCC Plafonds de meest gunstige offerte heeft ingediend voor de materiaalkosten van de
resterende werken voor een totaalbedrag van 4.672,63 EUR (incl. 21% BTW).
- Van Moer Hector & zonen bvba de meest gunstige offerte heeft ingediend het huren van
2 afvalcontainers voor een totaalbedrag van 936,54 EUR (incl. 21% BTW).
Volgende budgetten zullen aangewend worden voor dit dossier:
15.000 EUR van ACT-42 (verwijderen van schadelijke isolatiepanelen van kinderdagverblijf
Windekind) op beleidsitem 0945-00.
het resterende bedrag van 9.344,76 EUR van ACT-145 (onvoorziene bouwwerken) op
beleidsitem 0930-00.
Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en
diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet;
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29
juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies
BESLUIT:
Art. 1.
Art. 2.
Art. 3.
Art. 4.
EENPARIG
Uitdrukkelijk kennis te nemen van het verslag van nazicht dd. 5 juni 2014 voor de
uitgegeven werken en het verslag van nazicht dd. 5 juni 12014 voor de intern
uitgevoerde werken.
De opdracht voor de aanpassingswerken brandveiligheid in kinderdagverblijf
Windekind te gunnen aan de firma met de meest gunstige (rekening houdend met de
gunningscriteria) offerte, nl. voorstel 2 van Interfast nv, Schaarbeekstraat 40, 9120
Melsele (BE0452 789 682) voor een totaalbedrag van 18.735,59 EUR (incl. 21%
BTW).
De materiaalkosten voor de resterende werken in eigen beheer te gunnen aan de
firma met de meest gunstige offerte, nl. LCC plafonds, Fotografielaan 49-51, 2610
Wilrijk (BE0408 394 744) voor een totaalbedrag van 4.672,63 EUR (incl. 21% BTW).
De huur van 2 afvalcontainers te gunnen aan de firma met de meest gunstige
offerte, nl. Van Moer Hector & zonen bvba, Nieuwlandstraat 14, 9120 Melsele
(BE0464 694 930) voor een totaalbedrag van 936,54 EUR (incl. 21% BTW).
Stijn Van Remortel, raadslid, vervoegt de zitting om 19u32.
6. (CV) DE BRON - LOT SIGNALISATIE - GUNNING - GOEDKEURING
Met haar beslissing in zitting van 16 april 2014 keurde de raad het lastenboek voor het lot
signalisatie van het bouwproject voor Home De Bron en Dagcentrum NAH De Stroom samen met
de bijhorende raming voor een totaalbedrag van 20.507,08 EUR (incl. BTW 21%) goed, zoals
opgemaakt door architectenbureau Abetec.
In dezelfde zitting werd tevens beslist hiervoor een prijsvraag te organiseren via de
onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en het resultaat ervan voor te leggen aan een
latere raad. Bij de opening van de offertes op 19 mei 2014 hadden 3 firma’s (Studiegroep
Labyrint bvba uit Asse, AAG Project bvba uit Ieper en S&D Vanerum bvba uit Diest) zich
ingeschreven voor dit lot signalisatie.
In het verslag van nazicht d.d. 27 mei 2014 zoals opgemaakt door architect Jean-Marie Windels
(Abetec), waarvan de raad uitdrukkelijk kennis neemt, adviseert de architect om deze opdracht
te gunnen aan Studiegroep Labyrint bvba uit Asse.
De architect stelt voor de opdracht voor het lot signalisatie te gunnen aan Studiegroep Labyrint
bvba uit Asse voor een bedrag van 9.971,74 EUR excl BTW + 21 % BTW (2.094,07 EUR) =
12.065,81 EUR (incl. BTW).
Volgens de beoordeling van architect Jean-Marie Windels voldoet de offerte van de firma
Studiegroep Labyrint bvba, zowel aan de esthetische, als aan de technische vereisten en is deze
tevens de laagste aanbieding die werd ingediend.
De volgende guningscriteria werden per inschrijving beoordeeld en voor de firma Studiegroep
Labyrint bvba uit Asse als volgt gequoteerd en gemotiveerd:
Inschrijvingsbedrag: 65/65 (volgens voorziene formule)
Technische waarde van het voorgestelde materiaal: 20/25, het betreft een technisch
conforme offerte – voldoende technisch gestaafd. De toegevoegde stalen: 2 picto’s.
De stabiliteit, stevigheid, duurzaamheid, materiaal, gebruik en leesbaarheid zijn allen
conform de aanbestedingsbescheiden.
Esthetica: 10/10, de noodsignalisatie, lokaalaanduidingen, overzichtsborden,
zandstraalfolie, inhuldigingsplaat en buitensignalisatie zijn bij alle inschrijvers gelijkaardig
en dus evenwaardig op vlak van vormgeving, huislijkheidsconcept en kleurmogelijkheden.
De raad volgt voor het lot signalisatie het advies van architect Jean-Marie Windels en wijst erop
dat de bemerkingen voor het criterium ‘technische waarde van het voorgestelde materaal’ van de
ingediende offerte van Studiegroep Labyrint bvba niet van die orde zijn dat het een positieve
beoordeling in de weg staat.
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van
29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies
BESLUIT:
Art. 1.
Art. 2.
EENPARIG
Uitdrukkelijk kennis te nemen van het verslag van nazicht d.d. 27 mei 2014 door
architect Jean-Marie Windels (Abetec).
Op basis van de hoger ontwikkelde motieven, de opdracht voor het lot signalisatie
voor Home De Bron en dagcentrum De Stroom te gunnen aan Studiegroep Labyrint
bvba, Zone Z5 – Mollem 270, te 1730 Asse met ondernemingsnummer 0426-658-260
voor een bedrag van 12.065,81 EUR (incl. 21 % BTW).
7. (VF) DIVERSE VOORZIENINGEN - SOFTWAREPAKKET WOONZORG - LASTENBOEK AANBESTEDINGSWIJZE - GOEDKEURING
Het huidige softwarepakket van de firma Cevi voor het beheer van de elektronische zorgdossiers
en administratieve bewonersdossiers in de woonzorgcentra, serviceflats en het dagverzorgingscentrum is reeds ca. 10 jaar in gebruik. Een ingrijpende upgrade van het pakket werd door Cevi
gelanceerd, met een aanzienlijk hogere kostprijs tot gevolg. Het huidige pakket zal in de
toekomst ook niet langer ondersteund kunnen worden.
In het vast bureau van 29 januari 2014 werd beslist om de upgrade van het huidige
softwarepakket niet te laten uitvoeren en werd principieel akkoord gegaan om een nieuwe
aanbesteding te organiseren voor de huurkoop van een nieuw softwarepakket voor het beheer van
de elektronische zorgdossiers en administratieve bewonersdossiers in de woonzorgcentra,
serviceflats en het dagverzorgingscentrum.
Een ontwerp van lastenboek werd opgemaakt.
De opdracht wordt geraamd op 260.000,00 EUR (incl. 21% BTW) voor een huurkoopperiode van
5 jaar.
Voorgesteld wordt om de aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure met
bekendmaking, waarbij de aanbesteding gebeurt in 2 fases:
een kandidatuurstelling waaruit min. 3 en max. 4 kandidaten geselecteerd worden
indiening van offertes door de geselecteerde kandidaten
In het vast bureau van 27 mei 2014 werd om redenen van hoogdringendheid beslist om de
aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure met bekendmaking en de publicatie
van de kandidatuurstelling uit te voeren op 28 mei 2014.
Volgens artikel 52 van het OCMW-decreet kan het vast bureau in gevallen van dwingende en
onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de bevoegdheden betreffende de vaststelling van
de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten, het voeren van de
gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten uitoefenen.
Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en
diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet;
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van
29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies met beleidsopmerkingen
BESLUIT:
Art. 1.
Art. 2.
EENPARIG
Het lastenboek voor huurkoop van een nieuw softwarepakket voor het beheer van de
elektronische zorgdossiers en administratieve bewonersdossiers in de
woonzorgcentra, serviceflats en het dagverzorgingscentrum goed te keuren.
Akte te nemen van de beslissing van het vast bureau van 27 mei 2014, waarin beslist
werd om de aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure met
bekendmaking en de publicatie van de kandidatuurstelling uit te voeren op 28 mei
2014.
8. (SDW) VERNIEUWEN TELEFOONINFRASTRUCTUUR EN FUSIE TELEFOONCENTRALES
OCMW EN GEMEENTE - GUNNING
Zowel de gemeente als het OCMW werken met een telefooncentrale van Alcatel Lucent en met
Dimension Data als dienstenleverancier. De contracten van beide organisaties zijn vorig jaar
reeds voor 1 jaar stilzwijgend verlengd. De beide contracten vervallen op 30 juni 2014. Indien er
niets ondernomen wordt, worden de contracten terug voor 1 jaar stilzwijgend verlengd op 1 juli
2014.
In het kader van de samenwerking werd bekeken of deze contracten alsook de hardware kunnen
afgestemd op elkaar. Er werd beroep gedaan op Nextel om dit te onderzoeken. Hieruit bleek dat
de centrales in vrij goede staat zijn en nog verder bruikbaar zijn.
Uit een marktstudie bleek dat de prijzen dicht bijeen liggen en het niet opportuun is een ruime
marktbevraging te doen. Mits een aantal investeringen in de huidige centrales en het
optimaliseren van de onderhoudscontracten (met gunstig effect op de prijs), is het mogelijk om
met de huidige installaties de periode te overbruggen naar het nieuwe administratief centrum.
Op dat moment kan, in het kader van de nieuwbouw, de markt worden bevraagd inzake telefonie
met in achtneming van de toekomstige technologische evolutie op dat vlak.
Om de huidige technische infrastructuur te behouden is gekozen voor de
onderhandelingsprocedure op basis van artikel 26, §1,1°f van de wet op de overheidsopdrachten.
Er werden drie mogelijke scenario’s onderzocht m.n.:
- stilzwijgende verlenging van de afzonderlijke onderhoudscontracten (OCMW en gemeente)
- één onderhoudscontract (voor beide organisaties) van 3 jaar zonder fusie
- één onderhoudscontract (voor beide organisaties) van 3 jaar met fusie
Als bijlage vindt u een advies van de dienst informatica (zie administratieve nota).
De dienst ICT stelt voor om scenario 3 (één onderhoudscontract met fusie van de centrales) te
kiezen. De ontwerpovereenkomst met Dimension Data wordt aan de raad voorgelegd.
De wetgeving overheidsopdrachten is hierop van toepassing en primeert op de bepalingen
overeengekomen tussen partijen.
Dit is de meest eenvoudige en wellicht goedkoopste oplossing als tussenstap naar het nieuwe AC
(EVI). Deze oplossing biedt een grote meerwaarde op vlak van flexibiliteit, onkosten (bv. er kan
gratis tussen de beide organisaties gebeld worden met een verkorte nummering), beheer en
upgrade van de installatie en nieuwbouwprojecten binnen het OCMW.
Volgende maximale budgetten zullen aangewend worden:
Vervanging telefonie OCMW:
55.000 EUR (ACT-152 BI-0119-05)
Telefonie nieuwbouw WZC Briels
10.000 EUR (ACT-25 BI 0953-13)
Telefonie nieuwbouw en verbouwing Home De Bron/NAH De Stroom: 5.000 EUR (ACT-24 BI 0911-00)
Vervanging ip-telefoons gemeente:
7.750 EUR (wordt rechtstreeks gefactureerd aan
gemeente)
Totaal:
77.750 EUR
Voor het onderhoudscontract is voldoende budget voorzien op de algemene rekening 6133050.
Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en
diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet;
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29
juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum met beleidsopmerkingen
BESLUIT:
Art. 1.
Art. 2.
Art. 3.
EENPARIG
Het vernieuwde onderhoudscontract goed te keuren en te gunnen aan Dimension
Data Belgium voor een jaarlijks bedrag van 26.752,85 EUR (excl. BTW)
De offerte voor de fusie en vernieuwing van de telefonie-infrastructuur voor OCMW
en gemeente goed te keuren en te gunnen aan Dimension Data Belgium voor een
maximaal geraamd éénmalig investeringsbedrag van 67.883,84 EUR (excl. BTW).
Omwille van techniciteit kan nog geen exacte berekening gemaakt worden. Een
gedetailleerde verrekening zal na uitvoering van de werken voorgelegd worden aan
het vast bureau.
De algemene voorwaarden en het proposal van Dimension Data goed te keuren.
9. (KSM) JAARVERSLAG EN JAARREKENING 2013 - VASTSTELLING
Het jaarverslag en de jaarrekening 2013 worden voorgelegd aan de raad.
De raad neemt kennis van het jaarverslag en de jaarrekening;
Het jaarverslag is samengesteld uit:
verplichte algemene gegevens van het OCMW Beveren.
de activiteiten, enkele prestatiegegevens en de gerealiseerde doelstellingen voor het jaar
2013 per dienst/voorziening.
Een financieel gedeelte waarin door de financieel beheerder een financiële analyse wordt
gemaakt van de resultaten.
De jaarrekening 2013 met de wettelijke tabellen.
Het negatief resultaat bedraagt -8.389.759,70 EUR en de berekende gemeentelijke
bijdrage bedraagt 7.802.086,04 EUR.
Het geconsolideerde balanstotaal op 31.12.2013 bedraagt 89.442.099,04 EUR.
De secretaris brengt in het jaarverslag verslag uit over het bereiken van de vooropgestelde
doelstellingen.
Het jaarverslag en de jaarrekening 2013 worden toegelicht tijdens de zitting door de secretaris,
de financieel beheerder, de afdelingshoofden en de diensthoofden.
Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 betreffende de boekhouding
en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn hoofdstuk
III. De jaarrekening inzonderdheid art. 56, 64 65 en 66;
Gelet op het gepresenteeerde jaarverslag en jaarrekening 2013;
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van
29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
BESLUIT:
Art. 1.
Art. 2.
EENPARIG
Het jaarverslag en de jaarrekening 2013 vast te stellen.
Acht exemplaren van het jaarverslag 2013 over te maken aan de gemeenteraad voor
kennisname en één aan de heer gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen voor
goedkeuring.
10. (KB) KWALITEITSHANDBOEK SERVICEFLATS DE BEUKEN EN HOF TER NOTEN GOEDKEURING
Op basis van de wettelijke richtlijnen van het Vlaams Agentschap voor Zorg en Gezondheid werd
een kwaliteitshandboek ontwikkeld voor de serviceflats Hof Ter Noten en De Beuken.
De verschillende procedures en bijhorende documenten kwamen tot stand tijdens een intern
kwaliteitsoverleg met inspraak van de betrokkenen en input van de bestaande procedures uit de
andere voorzieningen.
Voor de opdrachtsverklaring met de missie en visie van de serviceflats was er een principieel
akkoord op het woonzorgcomité van 26 november 2013.
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van
29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
BESLUIT:
Art. 1.
EENPARIG
Goedkeuring van het kwaliteitshandboek van de serviceflats Hof Ter Noten en De
Beuken.
11. (IC) DIENST SCHULDBEMIDDELING WAASLAND - JAARVERSLAG - KENNISNAME JAARREKENING EN VERSLAG COMMISSARISSEN - BETALING BIJDRAGE - GOEDKEURING
Het OCMW heeft op 26 april 2001 de vereniging “Dienst schuldbemiddeling Waasland” opgericht
samen met de OCMW’s Kruibeke, Sint-Gillis-Waas en Sint Niklaas.
Op de Algemene Vergadering van 12 maart 2014 werd de jaarrekening en jaarverslag van 2013
toegelicht. Op 19 mei 2014 werd de boekhouding nagezien en juist bevonden door de
commissarissen.
De vereniging vraagt om de jaarlijkse bijdrage te betalen. Er werd reeds een voorschot van
28.610,22 EUR betaald. Het saldo bedraagt 29.406,42 EUR.
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van
29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum
BESLUIT:
Art. 1.
Art. 2.
Art. 3.
EENPARIG
De jaarrekening en het verslag van de commissarissen goed te keuren.
Kennis te nemen van het jaarverslag.
Goedkeuring te verlenen om het saldo van de jaarlijkse bijdrage zijnde
29.406,42 EUR te betalen.
12. (IC) PROJECT ROMA 'T WERKT - JAARVERSLAG - AKTENAME - VERDERZETTING
PROJECT - GOEDKEURING
In zitting van 16 november 2011 besliste de raad om, samen met de OCMW’s van Sint-Niklaas en
Temse in te stappen in het project “Roma ’t werkt”. Dit project wordt gesubsidieerd door het
Europees Sociaal Fonds. De coördinatie van het project gebeurt door het OCMW van Temse, in
nauwe samenwerking met het Oost-Vlaams Diversiteitscentrum (ODiCe) vzw.
Aan de raad wordt een jaarverslag voorgelegd voor de periode van april 2013 tot en met maart
2014.
De POD – maatschappelijke integratie heeft laten weten dat het project met een 3de jaar
verlengd wordt. Aan de raad wordt voorgesteld om goedkeuring te verlenen om het project
verder te zetten.
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van
29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
BESLUIT:
Art. 1.
Art. 2.
EENPARIG
Akte te nemen van het jaarverslag over het project “Roma ’t werkt”.
Goedkeuring te verlenen om het project verder te zetten.
13. (CV) EVI-PROJECT - LASTENBOEK MIDOFFICE - KENNISGEVING
In zitting van de gemeenteraad van 27 mei 2014 werd in het kader van het EVI-project het
lastenboek voor de midoffice ter goedkeuring voorgelegd.
Een midoffice is een ICT-concept bedacht om de verrichtingen aan de frontoffice naadloos te
verbinden met backofficetoepassingen. Het draait om elektronische dossiervorming die moet
toelaten elke stap in het doorlopen van het dossier makkelijk op te volgen en daarmee verbonden
correspondentie aan administratieve processen te koppelen. Het platform laat toe gegevens
centraal (digitaal) aan te bieden en uit te wisselen, processen digitaal te ondersteunen en te
automatiseren. Het is niet één applicatie, maar een veelvoud van ICT-functionaliteiten
noodzakelijk om een transparante en geautomatiseerde dienstverlening aan de klanten te kunnen
waarborgen.
Deze functionaliteiten zijn: relatie- en klantenbeheer, proces- en workflow ondersteuning,
documentbeheer, scanning, een broker, managementrapportering, een digitaal portaal naar
klanten en een intranet voor de interne werking.
De midoffice zal ons toelaten onze dienstverlening aan alle klanten (burgers, ondernemers,
verenigingen, bezoekers, …) te verbeteren en tegelijkertijd ook de interne werking efficiënter
te maken. Door de dienst informatica, de kwaliteitscoördinator en de dienst aanbestedingen
werd een ontwerp-lastenboek opgemaakt.
Dit lastenboek werd door de gemeenteraad goedgekeurd en ter kennisname aan de raad
voorgelegd.
Gemeente en OCMW Beveren wensen hun dienstverlening aan alle klanten (burgers, ondernemers,
verenigingen, bezoekers, …) te verbeteren. Tegelijkertijd willen ze de interne werking
efficiënter maken. In 2010 startte het EVI-traject waarbij invulling werd gegeven aan dit
dienstverlenings-concept vanuit een grondige analyse van de huidige dienstverlening (loketten,
producten, diensten). Daarin werden strategische doelstellingen vooropgesteld zoals:
klantgerichte, maximale multi-kanalen, bereikbare, geïntegreerde en efficiënte dienstverlening.
Om voornoemde doelstellingen te bereiken, werd een nieuw multikanaal dienstverleningsmodel
uitgetekend. Dit nieuwe dienstverleningsmodel garandeert, na de intake van de klantvraag,
dezelfde klantvriendelijke, professionele en kwaliteitsvolle behandeling en dit onafhankelijk van
het gekozen klantenkanaal: e-loket, post/fax, mail, telefoon, voicemail, sms, video, loket.
In dit model is er sprake van een front- en backoffice en een midoffice.
De totale vermoedelijke uitgave voor een termijn van 5 jaar wordt geraamd op 575 000 EUR
(inclusief BTW). De opstartkosten bedragen ongeveer 150 000 EUR (inclusief BTW) voor het
implementeren van een midoffice (CRM, intranet, dossieropvolging-software, broker, …).
Het jaarlijks voorzien budget voor ondersteuning van de bestaande configuratie en
systematische uitbreiding met nieuwe processen bedraagt ongeveer 85 000 EUR (inclusief BTW)
(exploitatiebudget 2015 tot 2019).
In uitvoering van artikel 26, § 2, 3° (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de
specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht
volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen) van de wet van 15 juni 2006
betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten kan de
onderhandelingsprocedure met bekendmaking als gunningswijze worden gekozen.
De uitgave voor de opstart van deze opdracht is voorzien in het budget van de gemeente van
2014, op budgetcode 6130299/0119IT. De jaarlijkse kosten van 85 000 EUR per jaar dienen te
worden voorzien.
De gemeenteraad ging akkoord:
om principieel te beslissen tot het implementeren van een midoffice gevolgd door ev.
uitbreidingen;
met de lastvoorwaarden vast te stellen en de raming goed te keuren voor de vermoedelijke
som van 575 000 EUR (inclusief BTW), op 5 jaar;
met de vermoedelijke opstartkosten: 150 000 EUR (inclusief BTW);
met de vermoedelijke jaarlijkse kosten: 85 000 EUR (inclusief BTW);
om als gunningswijze de onderhandelingsprocedure met bekendmaking te kiezen;
-
om in te stemmen met de financieringswijze;
om rekening te houden met het jaarlijks te voorziene bedrag van 85 000 EUR
(exploitatiebudget t.e.m.2019).
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra
voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van
29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
Gelet op het advies van de financieel beheerder: Geen advies
BESLUIT:
Art. 1.
EENPARIG
Kennis te nemen van het gemeenteraadsbesluit van 27 mei 2014 waarbij het
lastenboek midoffice en de onderhandelingsprocedure als aanbestedingsprocedure
werd goedgekeurd.
DE VOORZITTER SLUIT DE VERGADERING OM 19.00 UUR.
NAMENS DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN
De secretaris
De voorzitter,
Filip Thyssen
Dirk Van Esbroeck

Download Report