201400430_FB_Teamcoördinator Financiën en Begroting_DEF

Het Eigen Vermogen van het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek (EVINBO) werft aan
in contractueel dienstverband:
TEAMCOÖRDINATOR FINANCIËN EN BEGROTING (M/V)
Beleidsdomein: Leefmilieu Natuur en Energie (LNE)
Instelling: Eigen Vermogen van het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek
(EVINBO)
Niveau: A
Graad: Adjunct van de directeur
Plaats van tewerkstelling: Kliniekstraat 25, 1070 Brussel
FUNCTIECONTEXT
Het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek (INBO) is het Vlaams onderzoeks- en
kenniscentrum voor natuur en het duurzame beheer en gebruik ervan. Het INBO verricht
onderzoek en levert kennis aan al wie het beleid voorbereidt, uitvoert of erin
geïnteresseerd is. Als toonaangevende wetenschappelijke instelling werkt het INBO in de
eerste plaats voor de Vlaamse overheid, maar het levert ook informatie voor
internationale rapporteringen en gaat in op vragen van lokale besturen. Daarnaast
ondersteunt het INBO onder meer organisaties voor natuurbeheer, bosbouw, landbouw,
jacht en visserij. Het INBO maakt deel uit van nationale en Europese
onderzoeksnetwerken.
Naast de hoofdzetel in Brussel, heeft het INBO vestigingen in Geraardsbergen,
Groenendaal en Linkebeek. Het beschikt daar over specifieke onderzoeksinfrastructuur
zoals laboratoria (onder meer fysico-chemisch, moleculair-genetisch), een animalarium,
serres en plantages, kweekvijvers voor vis,….
Het INBO situeert zich binnen het beleidsdomein Leefmilieu, Natuur en Energie van de
Vlaamse overheid en is een Intern Verzelfstandigd Agentschap zonder rechtspersoon.
Het Eigen Vermogen van het INBO (EVINBO) is een aparte rechtspersoon waar projecten
uitgevoerd worden die gedeeltelijk of volledig extern gefinancierd worden. Het INBO telt
ongeveer 220 personeelsleden en zijn Eigen Vermogen ca. 50 medewerkers,
voornamelijk onderzoekers en technici.
Het team Financiën en Begroting:
De Management Ondersteunende Diensten van het INBO hebben een vacante betrekking
voor een teamcoördinator boekhouding en begroting, ter versterking van het team
financiën en begroting. Dit team telt drie personen.
1
JE TAKENPAKKET
Je staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het toegewezen
budget:
 Je staat in voor het opmaken van de jaarlijkse begroting, budgetcontrole en
kredietherschikkingen:
o Je verstrekt begrotingstechnisch advies.
o Je verzamelt, coördineert en analyseert informatie.
o Je verzamelt gegevens voor de jaarlijkse opmaak van de begroting.
o Je stelt de begrotingsfiches samen.
o Je licht de fiches toe op de voorbespreking op het kabinet en op de technische
bilaterale onderhandelingen.
 Je coördineert de interne verdeling van de kredieten van het INBO:
o Je verzamelt gegevens voor de verdeling van de kredieten.
o Je overlegt regelmatig met de budgetopvolgers.
o Je voert interne herverdelingen door in overleg met de budgetopvolgers.
 Je volgt de kredieten van het INBO op en rapporteert maandelijks aan het
diensthoofd over de stand van de besteding van de kredieten.
 Je staat in voor de boekhouding en begroting van het EVINBO:
o Je boekt de bankverrichtingen en diverse verrichtingen in.
o Je maakt de begroting op (in overleg en d.m.v. input van het Eigen Vermogen
bureau).
o Je rapporteert aan IVA accounting (semestrieel en jaarlijks).
o Je sluit het boekjaar af en stelt de jaarrekening op (conform het VOI besluit;
herwerking van de ESR codes; toelichting opmaken).
Je coördineert en stuurt een groep medewerkers aan:
 Je geeft leiding aan het team Financiën en Begroting
 Je staat in voor het plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de
dagelijkse werkzaamheden van het team en rapporteert hierover.
 Je motiveert en stuurt medewerkers aan.
 Je maakt een planning op in functie van de prioriteiten.
 Je overlegt met de medewerkers over de planning en timing.
 Je werft nieuwe medewerkers aan i.s.m. de personeelsdienst.
 Je voert plannings- functionerings- en evaluatiegesprekken.
 Je begeleidt en coacht medewerkers.
 Je wijst taken toe, rekening houdend met de werkdruk, de kunde en de
ontwikkelingsnoden van de medewerkers.
 Je staat open voor de problemen van medewerkers en je bemiddelt bij conflicten
tussen medewerkers.
Je analyseert de behoeften van de organisatie en interne klanten en past de
dienstverlening hieraan aan:
 Je anticipeert op problemen en knelpunten binnen de organisatie.
 Je volgt ontwikkelingen en tendensen op.
 Je evalueert de huidige dienstverlening van het team financiën en begroting.
 Je ondersteunt de interne klanten bij de implementatie en het gebruik van
instrumenten, systemen en toepassingen.
 Je werkt de procedures en richtlijnen uit.
 Je coördineert en bouwt de boekhouding van het EVINBO uit.
 Je incorporeert zoveel mogelijk de opmerkingen van het Rekenhof en de IVA CA (PV's
maken, 3 offertes vragen, ...) in de werking van het team en de richtlijnen aan de
personeelsleden.
 Je staat in voor het opvolgen en kritisch analyseren en bijwerken van de
personeelsuitgaveprognoses van de MOD LNE.
2
Zowel op vraag als proactief adviseer je interne klanten vanuit het functionele
domein:
 Je ondersteunt de interne klanten bij de gunning en de opvolging van
overheidsopdrachten:
o Je analyseert de behoeften.
o Je adviseert de personeelsleden.
o Je werkt sjablonen en richtlijnen uit en stelt deze ter beschikking via het
intranet.
 Je biedt ondersteuning aan de ingevers van de inkooporders, de (aangestelde)
budgethouders en de ingevers van onkostendeclaraties:
o Je analyseert de behoeften.
o Je geeft advies.
o Je werkt sjablonen en richtlijnen uit en stelt deze ter beschikking via het
intranet.
o Je detecteert knelpunten en vindt er oplossingen voor.
o Je bezorgt op regelmatige basis een overzicht van alle reeds ingevoerde
inkooporders.
 Je behandelt selectief je eigen dossiers:
o Je behandelt betalingsdossiers voor schadevergoedingen aan derden.
o Bij
afwezigheid
van
de
boekhouder
neem
je
taken
over:
inventarishouderschap, samenstellen van betalingsdossiers voor aankopen
boven 5500 euro, ...
Je communiceert over de dienstverlening:
 Je maakt de nodige rapportering (3 maandelijkse rapportering stand van zaken
kredieten, buitenlandse zendingen, ...) op en bezorgt deze aan de directieraad,
budgethouders, ...
 Je vertegenwoordigt het INBO in horizontale overlegstructuren of werkgroepen m.b.t.
financiën of de begroting.
 Je volgt de bestaande overlegstructuren op zoals het SOFI en de werkgroepen op het
vlak van financiën en begroting.
 Je behandelt allerlei vragen m.b.t. de boekhouding en de begroting van zowel interne
als externe klanten.
 Je levert een insteek voor het JOP, het jaarboek, ...
 Je organiseert de infomomenten voor de personeelsleden i.v.m. veranderingen op het
vlak van de boekhouding die voor hen gevolgen hebben.
 Je houdt het intranet van het team up-to-date.
 Je woont de beheerscommissie van het Eigen Vermogen bij.
 Je lost helpdesk-calls op binnen de 5 werkdagen.
Je leidt of neemt deel aan projecten:
 De implementatie van Orafin 2010 verder optimaliseren:
 Je detecteert de knelpunten en technische problemen, je geeft deze door aan de
Orafin helpdesk en volgt deze op.
 Je fungeert als aanspreekpunt voor de boekhouders op het departement en maakt
met hen praktische afspraken.
 Je treedt op als interne helpdesk voor alle Orafin gebruikers bij het INBO.
 Je doet verbetervoorstellen voor de interne werkstromen.
Je staat in voor het actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring
m.b.t. het vakgebied:
 Je bouwt netwerken op en onderhoudt deze. Bijhouden van vakliteratuur
 Je volgt nieuwe ontwikkelingen op.
 Je blijft op de hoogte van nieuwe methoden, theorieën en technieken.
 Je neemt deel aan interne en externe vormingsactiviteiten m.b.t. het vakgebied.
3
JE PROFIEL
DIPLOMAVOORWAARDEN


Je hebt een master diploma of daarmee gelijkgesteld, bij voorkeur (Toegepaste)
Economische Wetenschappen, Handelswetenschappen of Handelsingenieur.
Of je hebt een ander master diploma of daarmee gelijkgesteld aangevuld door
relevante ervaring in een boekhoudkundige of financiële omgeving.
JE WERKERVARING



Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring.
Het hebben van ervaring met boekhouding en begroting bij voorkeur binnen de
Vlaamse overheid is een pluspunt, maar geen vereiste.
Het hebben van ervaring met leidinggeven is een pluspunt.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES





Je hebt een goede kennis van boekhouden.
Je hebt kennis van de wetten op de rijkscomptabiliteit (overheidsboekhouding) of
bent bereid je hierin in te werken.
Je hebt kennis van het boekhoudkundig pakket van de Vlaamse overheid
(Orafin2010) of bent bereid hiermee te leren werken.
Het hebben van ervaring met overheidsopdrachten (leveringen en diensten) en de
daarbij horende wetgeving is een pluspunt.
Je kan vlot werken met de courante Office software (Word, Excel, Outlook) en
internet.
JE WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES

-
-

-
-

-
Voortdurend verbeteren (niv. 3)
Je verbetert voortdurend het eigen functioneren en dat van de werking van de
entiteit, door de bereidheid om te leren, de bereidheid om open te staan voor nieuwe
ideeën/methodes en om nieuwe ideeën/methodes aan te reiken, door innovatief te
denken en te handelen en zo mee te groeien met de organisatie en de veranderingen
die erin plaatsvinden.
Niveau 3: Je leert over andere vakgebieden, methodes, technieken en je werkt actief
mee aan het verbeteren van de werking van de dienst.
Klantgerichtheid (niv. 2)
Je onderkent de behoeften van de ‘klanten’ en ‘doelgroepen’ van het INBO waarmee
je in contact komt en je reageert er adequaat op, vanuit de doelstellingen van het
INBO. Je toont bereidheid om vragen van interne en externe klanten te beantwoorden
of om hen door te verwijzen, op een correcte en beleefde manier, rekening houdend
met de achterliggende visie/opdracht van het INBO. Onder ‘externe klanten’ verstaat
het INBO o.a. het beleid, andere overheden, de individuele burger…. Onder ‘interne
klanten’ verstaat het INBO andere diensten van het INBO waaraan men
ondersteuning verleent.
Niveau 2: Je onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te
bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen.
Samenwerken (niv. 2)
Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team,
afdeling of het Instituut, zonder de zelfstandigheid en verantwoordelijkheid eigen aan
je functie uit het oog te verliezen. Samenwerking start vanuit een proactieve houding
waarbij actief naar mogelijkheden tot samenwerking wordt gezocht en het belang
ervan wordt erkend.
4


-
Niveau 2: Je helpt andere en pleegt overleg.
Betrouwbaarheid (niv. 2)
Je bewaakt correctheid en onpartijdigheid in de gehele werking van het INBO. Je
handelt vanuit het belang van de organisatie. Je draagt de visie van het INBO te allen
tijde uit.
Niveau 2: Je brengt sociale en ethische normen in de praktijk
Flexibiliteit
Je vertoont openheid voor andere vakgebieden die buiten de reikwijdte van de eigen
functie vallen en bent bereid in een andere richting te evolueren als de specifieke
omstandigheden van het INBO dit vereisen
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES

-


-
Oordeelsvorming (niv. 1)
Je uit je mening en hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging
van relevante criteria.
Niveau 1: Je formuleert hypothesen en trekt logische conclusies op basis van de
beschikbare gegevens.
Probleemanalyse (niv. 2)
Je duidt een probleem in zijn verbanden. Je gaat op een efficiënte wijze op zoek naar
aanvullende, relevante informatie.
Niveau 2: Je legt verbanden en ziet oorzaken.
Organisatiesensitiviteit (niv. 1)
Je onderkent de invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties
op andere onderdelen van de organisatie.
Niveau 1: Je toetst je eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende)
belangen van de eigen entiteit.
-
Visie (niv. 1)
Je overstijgt de dagelijkse praktijk en werkt eigen ideeën uit voor de toekomst, je
bekijkt feiten vanop een afstand en plaatst ze in een ruimere context en
langetermijnperspectief.
Niveau 1: Je plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context.

-
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheden (niv.2)
Je spreekt in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt.
Niveau 2: Je zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen.

-
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (niv. 2)
Je hanteert een schrijfstijl die past bij de boodschap en de doelgroep.
Niveau 2: Je bent in staat een boodschap te structureren en hanteert een gepast
taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek.

-
Richting geven (niv. 1)
Je stuur je medewerkers aan, ontwikkelt en motiveert ze zodat ze hun doelstellingen
en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als
in teamverband.
Niveau 1: Je geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan.

-

-
Initiatief (niv. 2)
Je onderkent kansen en gaat uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen.
Niveau 2: Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen
takendomein op te lossen (reactief en structureel).
5
HOE SOLLICITEREN?
Solliciteren kan tot en met zondag 8 juni 2014. Om te solliciteren mail je je
motivatiebrief en CV naar [email protected]
SELECTIEPROCEDURE





Preselectie op basis van je motivatiebrief en CV.
Kandidaten die geselecteerd worden op basis van hun CV en motivatiebrief, zullen per
mail uitgenodigd worden voor een interview op donderdag 18 juni 2014
voorafgegaan door een selectietest, op vrijdag 13 juni 2014. Hou dus vanaf
maandag 9 juni je mailbox in de gaten en zorg er voor dat je je kunt vrijmaken op
vrijdag 13 juni en donderdag 18 juni 2014.
Tijdens het interview toetsen we je inhoudelijke kennis en peilen we naar je
persoonsgebonden competenties. Eventueel nemen we vooraf of aansluitend een
selectietest af die het niveau van je technische kennis peilt.
Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in
deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot
het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie.
Je kunt rekenen op een vlotte en discrete behandeling van je kandidatuur en na
afloop van de selectieprocedure feedback vragen.
ONS AANBOD










Een VT contract van onbepaalde duur.
Een boeiende en uitdagende functie.
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die
een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met
moderne ICT- middelen betreft.
De werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het
werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35
dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn
gratis.
Je wordt aangeworven in de graad van Adjunct van de Directeur (schaal A111). Voor
meer informatie over de bijbehorende salarisschaal en de arbeidsvoorwaarden bij de
Vlaamse overheid kan je terecht op http://werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator.
Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de
private sector of als zelfstandige worden erkend door de lijnmanager op basis van de
functievereisten. Relevante beroepservaring in de private sector kan tot maximaal 20
jaar verloond worden.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk
weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten
en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.
Personen met een handicap kunnen structurele en/of organisatorische aanpassingen
aanvragen bij de emancipatieambtenaar van het INBO via [email protected].
MEER WETEN
?
Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met:
Kato Simons, Diensthoofd Managementondersteuning
E-mail: [email protected]
Telefoon: 02 525 02 95
6
Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kun je contact
opnemen met:
Daphne Lingier, HR Medewerker
E-mail: [email protected]
Telefoon: 02 525 03 14
7

Download Report