Handleiding EMVI 2014 Verkorte versie (alleen essentiële uitgangspunten) Sturend aanbesteden via gunnen op meerwaarde Datum: 10 maart 2014, versie 1.0, definitief Inhoudsopgave: 1 INLEIDING EN VERANTWOORDING................................................................................... 2 2 KADERSTELLING VOOR RWS ................................................................................................. 2 3 AANBESTEDINGSWIJZE BIJ TOEPASSING VAN EMVI............................................. 2 4 DE PLAATS VAN EMVI IN HET INKOOPPROCES.......................................................... 4 5 EMVI IN EEN PROJECTPROCES ............................................................................................. 4 6 BEPALING VAN DE JUISTE KWALITEITSWAARDE..................................................... 6 7 HET EMVI-MODEL RWS ............................................................................................................ 8 8 REKENBLAD EMVI......................................................................................................................... 9 9 TOEPASBAARHEID VAN HET EMVI-MODEL VOOR DIENSTEN EN LEVERINGEN......................................................................................................................................... 10 10 AFWIJZEN VANWEGE EEN ONVOLDOENDE BEOORDELINGSCIJFER ......... 10 11 EMVI IN DE UITVOERING................................................................................................... 10 12 BELEID EMVI-SANCTIES ..................................................................................................... 11 13 EVALUATIEPROCESSEN ....................................................................................................... 13 BIJLAGE 1: EMVI-TABEL RWS EN REKENBLAD EMVI .................................................. 14 BIJLAGE 1A: TOELICHTING VOOR AANBESTEDER OP REKENBLAD EMVI ....... 16 BIJLAGE 2: CHECKLIST TERUGKOPPELGESPREKKEN.................................................. 18 BIJLAGE 3: INSTRUCTIE BEOORDELEN EMVI IN DE UITVOERING....................... 19 BIJLAGE 4: HANDLEIDING EMVI-SANCTIE......................................................................... 25 BIJLAGE 5: INTERN PROTOCOL EMVI-BEOORDELINGSFASE ................................... 27 Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 1 1 Inleiding en verantwoording De handleiding EMVI 2014 is voor RWS kaderstellend betreffende de wijze van toepassen van EMVI bij zowel werken als diensten als leveringen. Afwijken daarvan kan alleen in overleg met Inkoop Centrum GWW (hierna te noemen ICG). Het originele document van de handleiding EMVI is redelijk uitvoerig omdat daarin achtergronden worden meegegeven, zaken worden toegelicht en tevens diverse voorbeelden worden gegeven. In de praktijk bestaat behoefte aan een verkorte versie die alleen de essentiële zaken weergeeft. Dit document bevat die verkorte versie van de handleiding, waarin alleen de hoofdzaken staan. Voor meer uitgebreide informatie, achtergronden en voorbeelden, wordt aangeraden het originele document te raadplegen. 2 Kaderstelling voor RWS 1. Op grond van de Aanbestedingswet 2012 is aanbesteden met EMVI verplicht (comply or explain). 2. Het EMVI-model RWS (Tabel EMVI-criteria en Rekenblad EMVI conform Bijlage 1) dient bij werken of aan werken gerelateerde leveringen en diensten altijd te worden toegepast; afwijken hiervan op grond van gedegen argumentatie gebeurt pas na overleg met ICG; 3. Kwaliteitscriteria worden direct beoordeeld, waarmee bedoeld wordt dat de beoordeling per inschijver plaatsvindt, dat het mogelijk is dat meerdere inschrijvers hetzelfde cijfer krijgen, en dat de hoogte van het cijfer nimmer beïnvloed mag worden door het aantal inschrijvers. Afwijken hiervan is niet mogelijk; 4. Hanteren van kwaliteitscriteria met uitsluitingsmogelijkheid bij onvoldoende beoordeling (knock-out criteria) gebeurt pas na overleg met ICG; 5. Als vervolg op punt 4: Besluiten tot daadwerkelijk uitsluiten op grond van een onvoldoende beoordeling, gebeurt pas na overleg met ICG. 3 Aanbestedingswijze bij toepassing van EMVI De referentie voor de inrichting van de aanbesteding is het “Rijkswaterstaat Aanbestedingsprotocol” zie de intranetpagina “Aanbestedingsbeleid en regelgeving”: Bij het gunningscriterium EMVI wordt naast de aanbestedingscommissie een beoordelingsteam ingesteld. Het volgende wordt in acht genomen: 1. De inschrijving bestaat uit 2 delen, deel 1 omvat het inschrijvingsbiljet, de inschrijvingsprijs en de specificatie daarvan en de benodigde verklaringen; deel 2 omvat het kwalitatief deel van de inschrijving benodigd voor de EMVI beoordeling. 2. De inhoud van deel 2 blijft beperkt tot dat wat nodig is voor de EMVI beoordeling. Meer eisen heeft geen zin omdat dat niet bijdraagt aan een betere inschrijving. Meer is dus ballast. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 2 3. De structuur van deel 2 wordt voorgeschreven via een inhoudsopgave in het inschrijvings- en beoordelingsdocument. 4. De inhoudsopgave voor deel 2 wordt gestructureerd overeenkomstig de EMVIcriteria en de decompositie daarvan. Dat is voor de inschrijvers duidelijk en voorkomt de neiging om meer in de inschrijving toe te voegen dan gewenst en noodzakelijk is. Voor de beoordelaars is dit heel overzichtelijk en efficiënt en draagt zo bij aan een efficiëntere en adequatere beoordeling. 5. Na ontvangst van de inschrijvingen checkt de aanbestedingcommissie de inschrijvingen op volledigheid. Voor de mogelijkheden van herstel of aanvulling; zie bijlage 2 van de Nota Aanbestedingsprocedurebeleid GWW op de intranetpagina “Aanbestedingsbeleid en regelgeving”: 6. Van de via punt 5 geldig verklaarde inschrijvingen overhandigt de aanbestedingscommissie deel 2 aan de (voorzitter van) het beoordelingsteam. De aanbestedingscommissie draagt daarbij zorg dat deel 2 compleet is en verschoond is van prijsinformatie en voorts dat de leden van het beoordelingsteam gedurende het beoordelingsproces geen toegang hebben tot informatie over de inschrijvingsprijzen. 7. Zodra het beoordelingsteam in een inschrijving een strijdigheid met de eisen en voorwaarden van het contract (bestek) constateert, vindt overleg plaats met aanbestedingscommissie teneinde te doen vaststellen of de inschrijving als geldig of ongeldig wordt aangemerkt. De aanbestedingscommissie treedt nooit rechtsteeks in contact met de opdrachtgever, doch benadert eerst de vertrouwenspersoon “Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap”, tel 0887974009, zie intranetpagina: “Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap” 8. Zodra het beoordelingsteam constateert dat afwijzing dient plaats te vinden vanwege een negatief beoordelingscijfer, omdat op grond van het gestelde in het inschrijvings- en beoordelingsdocument daarop een knock-out van toepassing is, wordt de aanbestedingscommissie hiervan direct op de hoogte gesteld, en vindt zo spoedig mogelijk overleg plaats met ICG. 9. Zodra het beoordelingsteam alle beoordelingsresultaten traceerbaar en objectief onderbouwd heeft vastgesteld, worden deze ter beschikking gesteld aan de aanbestedingscommisie ter bepaling van de uitslag van de aanbesteding en vaststelling van de economisch meest voordelige inschrijving. 10. In het kader van de mededeling naar inschrijvers van het voornemen tot gunning wordt aan elke inschrijver het aanbestedingsresultaat meegedeeld zoals is gespecificeerd in bijlage 3 van de Nota Aanbestedingsprocedurebeleid GWW zie intranetpagina “Aanbestedingsbeleid en regelgeving”. 11. Als onderdeel van de in punt 10 bedoelde mededeling wordt elk der inschrijvers uitgenodigd om individueel het EMVI beoordelingresultaat te komen bespreken. Indien de inschrijver een gesprek wenst, vindt dit gesprek nog binnen de alcateltermijn plaats. Ook in het geval dat niet tot gunning wordt overgegaan vindt zo’n uitnodiging en bespreking plaats. Het gesprek wordt gevoerd aan de hand van bijlage 2 (Checklist terugkoppelgesprekken). Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 3 4 De plaats van EMVI in het inkoopproces In onderstaande tabel is terug te vinden waar EMVI-gerelateerde activiteiten plaatsvinden. De beoogde resultaten in het kader van het toepassen van EMVI zijn vet gedrukt. UPP proces Inkopen Specificeren/ opstellen projectplan Specificeren/ opstellen inkoopplan Specificeren/ Voorbereiden inkoop Marktbenadering/ opstellen contract Marktbenadering/ uitvoeren aanbesteding Gunnen Voorbereiden contractuitvoering Resultaten 1) Risico & meerwaardesessie, bepalen projectdoelstellingen en projectuitdagingen, eerste aanzet EMVI-doelstellingen Inkoopscope, contractvorm, aanzet EMVI-criteria (Asset) informatie; technisch kader; risicoverdeling; keuze EMVI-criteria; marktconsultatie Basisovereenkomst, vraagspecificatie, inschrijvings- en beoordelingsdocument, uitgewerkte EMVI-criteria (decompositie, kwaliteitswaarde) Publicatie, voorselectie, inlichtingen, aanbesteding, EMVIbeoordelingsprotocol, EMVI-beoordeling Gunningsadvies, gunningsbeslissing (met inachtneming Alcateltermijn), EMVI terugkoppelgesprekken, opdracht Definitief contractbeheersplan, Project Start Up, EMVIresultaat verwerkt in toetsstrategie contractbeheersplan en verwerkt in risicodossier Ontvangen en vaststellen geleverde prestatie Contractbegeleiding, contractbeheersing, borging EMVIbeloften en zo nodig EMVI-sanctie Evalueren Evaluatie van de inkoop, evaluatie van het EMVI effect 5 EMVI in een projectproces EMVI speelt in een project al vroeg een rol; bij het projectplan dient hier al over nagedacht te worden en bij het inkoopplan dient zorgvuldig overwogen te worden hoe op de gewenste meerwaarde voor RWS bij de uitvoering van de projectopdracht sturing gaat plaatsvinden. Een en ander is af te leiden van de zaken waarop het project intern wordt gestuurd (kansen en uitdagingen) en waar de grootste risico’s zitten. Specificeren/opstellen inkoopplan EMVI is een belangrijk instrument voor sturing van de inkoop. In het inkoopplan dient de bij het projectplan voorziene toepassing van EMVI een eerste uitwerking te krijgen. Dat kan door daarin aan te geven welke soort criteria toegepast zullen gaan worden met welk doel. Hiertoe vindt steeds interactie plaats met de interne opdrachtgever van het project/inkoopteam. Specifieke projectrisico’s en (project)doelstellingen waar binnen RWS op wordt gestuurd, vormen daarvoor een Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 4 belangrijke basis. Waar binnen RWS het project op wordt gestuurd is ook bepalend voor de sturing van de opdrachtnemer. Specificeren/voorbereiden inkoop In de fase van de technische, omgevingsgerelateerde en administratief-juridische voorbereidende werkzaamheden, wordt ook de definitieve keuze voor de aard van de toe te passen EMVI-criteria gemaakt. Een en ander opnieuw in overleg met de interne opdrachtgever. Later wordt op grond hiervan definitief inhoud gegeven aan het contract. Marktbenadering/opstellen contract In de periode dat de uitvraag gereed gemaakt wordt, worden de gekozen EMVI criteria, voor zover dat nog niet eerder is gedaan, geheel uitgewerkt via decompositie: In overleg met de (toekomstige) beoordelaars worden de EMVIcriteria verdeeld in onderdelen, te weten subcriteria met aandachtspunten. Voorts worden – in overleg met de interne opdrachtgever - de te hanteren kwaliteitswaarden vastgesteld, nadat eerst een simulatie gedaan is met een aantal verzonnen inschrijvingen (trial run). De criteria, hun decompositie en de kwaliteitswaarden worden vastgelegd in het inschrijvings- en beoordelingsdocument. Marktbenadering/uitvoeren aanbesteding De criteria worden vermeld in de aankondiging zodat gegadigde partijen zich daarop kunnen richten. In het kader van de inlichtingen worden de EMVI-criteria en de bedoeling daarvan goed gecommuniceerd met de gegadigde inschrijvers. Voorafgaand aan de aanbesteding is de EMVI beoordeling voorbereid en vastgelegd in het EMVI beoordelingsprotocol, conform bijlage 5. Gunnen Zodra na de aanbesteding een EMVI beoordeling is afgerond, wordt door de voorzitter van het beoordelingsteam in overleg met de contractmanager het gunningsadvies opgesteld voor de Opdrachtgever. In dit gunningsadvies wordt expliciet aangegeven wat het effect van EMVI is geweest. Nadat de gunningsbeslissing is meegedeeld aan de inschrijvers door middel van de alcatelbrief, vinden gedurende de alcateltermijn individuele terugkoppelgesprekken plaats ter bespreking van het eigen EMVI-beoordelingsresultaat. Dit gebeurt voor zover inschrijvers positief op de (nadrukkelijke) uitnodiging daartoe hebben gereageerd. De best practice voor de terugkoppelgesprekken is als bijlage 2 bij deze handleiding gevoegd. Voorbereiden contractuitvoering In de Project Start Up bijeenkomst (PSU) wordt expliciet aandacht besteed aan de EMVI-doelstellingen en de wijze waarop daar door de opdrachtnemer invulling aan is gegeven in zijn inschrijving. Op het overlegniveau ‘directeur opdrachtgever – Directeur opdrachtnemer’ vormt de EMVI-doelstelling, en de borging van het daadwerkelijk realiseren van de EMVI-aanbieding, een structureel agendapunt. Indien de EMVI-beoordeling van de winnende deelnemer op een criterium (niet zijnde een knock-out criterium) een onvoldoende opleverde, is het in het belang van beide partijen dat wordt besproken hoe de opdrachtnemer op dit punt tot verbetering kan komen. Niet met het oogmerk om alsnog meerwaarde te realiseren, maar om de risico’s die aan de onvoldoende verbonden zijn beter te beheersen. Indien de kwaliteit onder de maat is, kan dat voor de opdrachtnemer immers ook Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 5 onnodige vertraging of extra kosten met zich mee brengen. Bij het voorbereiden van de contractuitvoering kan de opdrachtgever suggesties aanreiken hoe de opdrachtnemer deze risico’s kan beperken, zodat een “win-win”-situatie ontstaat. Bij overeenstemming over deze maatregelen kan een en ander in het Project Management Plan (PMP) worden opgenomen om te borgen dat de verbetering ook waargemaakt wordt. De borging van de aangeboden EMVI-meerwaarde is onderdeel van de contractbeheersing op basis van: a) het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer, en b) de Systeemgerichte Contract Beheersing (SCB) van de opdrachtgever. Centraal staat hierin het hierboven al genoemde - door de opdrachtnemer op te stellen – Project Management Plan (PMP). Hierin dient SMART aangegeven te worden hoe de opdrachtnemer de meerwaarde beheerst gaat leveren. Het PMP wordt door de opdrachtnemer ter acceptatie aan de opdrachtgever aangeboden. Het vastgestelde PMP is de basis voor het risicodossier en het definitieve contractbeheersplan. Via het PMP wordt dus ook de EMVI-meerwaarde meegenomen in de contractbeheersing. Een goede referentie voor de toets op het PMP is de decompositie methode volgens de Tabel EMVI-criteria en de elementen van vakmanschap die de beoordelaar heeft uitgewerkt. Uitvoeren contract De beloftes betreffende de EMVI-criteria, neergelegd in de inschrijving, zijn onderwerp van monitoring tijdens de uitvoering van het contract. In SCB-termen betekent dit dat de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de uitvoering en dat de opdrachtgever toetsen uitvoert op het beheerssysteem van de opdrachtnemer. Op basis van de risico’s wordt een toetsmix samengesteld. Dit is heel belangrijk omdat de opdrachtgever anders niet krijgt waar hij voor betaald heeft terwijl ook concurrentievervalsing optreedt. In bijlage 3 is een instructie opgenomen voor het beoordelen van de EMVI in de uitvoering. 6 Bepaling van de juiste kwaliteitswaarde EMVI in balans Veel aandacht moet worden gegeven aan het bepalen van de juiste kwaliteitswaarden. Als de EMVI in balans is (dat wil zeggen: Als de te behalen kwaliteitswaarden goed op elkaar en op de verwachte inschrijfprijs zijn afgestemd), komt dat de prijs-kwaliteitverhouding van de inschrijvingen ten goede. Kwaliteitswaarden die niet in de juiste balans zijn, kunnen ertoe leiden dat de inschrijver met de beste prijs-/kwaliteit verhouding niet als winnaar uit de bus komt, en leiden in het ergste geval tot “strategische” inschrijvingen, waarbij de inschrijver de onbalans gebruikt om een hogere plaats in de rangorde te krijgen zonder dat dit voor de aanbesteder een betere oplossing oplevert. Het projectteam dient dan ook in een vroegtijdig stadium met de opdrachtgever zorgvuldig af te stemmen welke monetaire waarden voor de EMVI-criteria worden ingezet, en vervolgens een simulatie te doen met een zestal verzonnen inschrijvingen (trial run, zie verderop in deze paragraaf) om te testen of de gekozen kwaliteitswaarden inderdaad naar de inschrijving met de beste prijs-/kwaliteit-verhouding leiden. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 6 Wordt EMVI toegepast, dan moet dat inschrijvers wel uitdagen; inschrijvers moeten zich kunnen onderscheiden. Dat pleit voor een substantieel beschikbaar bedrag voor kwaliteit. Richtlijn is om voor fictieve vermindering van de inschrijfprijs een bedrag in euro’s te bepalen dat ligt tussen 20 en 70% van de bedrijfseconomische raming. Te weinig is niet goed, maar te veel is ook niet goed. Als het te laag is, wordt niet ingezet op kwaliteit. Als het te hoog is, wordt mogelijk strategisch ingeschreven en neemt de prijs-/kwaliteit-verhouding van de aangeboden oplossingen af. Als de sturingskracht te hoog wordt ingezet zijn weliswaar risicobeperkende maatregelen mogelijk, bijvoorbeeld door een plafondbedrag voor de inschrijvingsprijs te bepalen, maar het hanteren van een plafondprijs kent diverse andere risico’s, zodat dit bij RWS-projecten slechts in uitzonderlijke gevallen is toegestaan. Zie voor meer informatie de memo “Beleid plafondprijzen”, te vinden onder het “aanbestedingsbeleid” op de intranetpagina “Aanbestedingsbeleid en regelgeving”. Simulatie met zes fictieve inschrijvingen (trial run) Het uitgangspunt moet altijd zijn dat de toegekende kwaliteitswaarde zeer zorgvuldig wordt afgewogen en door middel van een trial-run (het simuleren van een zestal fictieve inschrijvingen met zowel prijsvechters als kwalitatief goede inschrijvers) wordt gecontroleerd. Dit kan worden gedaan met behulp van een eenvoudige Excelberekening. De inzet van een middel als een plafondprijs - met alle daarbij behorende risico’s - is dan niet nodig. Zodra het projectteam meent dat de gekozen kwaliteitswaarden juist zijn, wordt met de simulatie getest of dit klopt. Het projectteam verzint zes inschrijvingen waarbij de inschrijvers verschillende strategieën hanteren: Een tweetal inschrijvingen georiënteerd op een zo laag mogelijke prijs (met weinig meerwaarde), een tweetal inschrijvingen die aanzienlijke meerwaarde proberen te combineren met een niet al te hoge prijs, en een tweetal inschrijvingen die zwaar inzetten op kwaliteit waardoor zij goed scoren op kwaliteit maar hun prijs wel wat hoger uitvalt. Bij het verzinnen Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 7 van de inschrijvingen wordt uiteraard geprobeerd zo realistisch mogelijk te werk te gaan, en eventuele ervaringen met voorgaande projecten daarin te verwerken. Vervolgens wordt gekeken of in het EMVI-model de inschrijving wint die het projectteam beschouwt als de meest aantrekkelijke inschrijving. Indien de “meest aantrekkelijke inschrijving” niet wint, moeten de toegekende kwaliteitswaarden worden bijgesteld. In de Excel-sheet kan het effect van de bijstelling dan onmiddellijk worden waargenomen. Blijft het projectteam twijfelen, dan kan het geen kwaad om de simulatie nog eens te herhalen en zes nieuwe inschrijvingen te verzinnen. 7 Het EMVI-model RWS Het EMVI-model bij RWS is een gemonetariseerd model met als essentiële onderdelen: 1. Tabel EMVI-criteria: de wijze waarop de EMVI-criteria worden gedefinieerd; 2. Rekenblad EMVI: de wijze waarop de EMVI-berekening plaatsvindt (zie paragraaf 8); Het model is weergegeven in bijlage 1. Tabel EMVI-criteria Met de Tabel EMVI-criteria wordt bereikt dat de veelal abstract aangegeven criteria op een gestructureerde wijze worden gedefinieerd. Om de concrete bedoeling met een criterium goed over te brengen (SMART te maken) is het zaak te zorgen dat e.e.a. eenduidig door aanbieders wordt geïnterpreteerd. Ten behoeve van transparantie is het noodzakelijk om de formulering zo concreet mogelijk te krijgen. Dat kan door binnen een criterium in te zoomen op bewust gekozen focuspunten en voorts door ook zo direct mogelijk aan te geven wat de doelstelling van dat criterium is. Definiëren criteria, toepassen van decompositie Een criterium zal als regel gedefinieerd zijn vanuit een tamelijk hoge abstractie. Een SMART formulering bestaat niet uit veel woorden maar uit compacte formuleringen met kernbegrippen. Door structureel te decomponeren, beginnend bij de abstracte benaming van het criterium, kan dat op relatief eenvoudige wijze worden bereikt. Bij het definiëren van aandachtspunten kan het volgende helpen. Het criterium: 1. Maakt gebruik van open formuleringen met een werkwoord erin; 2. Betreft geen binaire situatie (wel/niet); 3. Bevat geen (verkapte) eis; 4. Bevat geen keuze mogelijkheid; 5. Kan in de aanhef een voorvoegsel hebben als ‘wijze waarop’, ‘mate waarin’, ‘welke’. Verschillende soorten gunningscriteria Gunningscriteria worden onderscheiden in drie soorten: • Prestatiecriteria; • Kwaliteitscriteria; • Prijscriteria. Prestatiecriteria Een prestatiecriterium heeft het kenmerk dat de beschreven kwaliteit in de aanbieding direct langs een meetlat is te kwantificeren in de vorm van een prestatieeenheid. De kwaliteitsmeerwaarde blijkt direct kwantitatief door de opgaven van de Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 8 aanbieder in zijn aanbieding. Daarbij behoeft geen nadere kwaliteitsbeoordeling plaats te vinden. Aan een prestatie-eenheid wordt door aanbesteder een prestatieeenheidswaarde toegekend. De kwaliteitswaarde is eenvoudig te bepalen door het aantal aangeboden prestatie-eenheden te vermenigvuldigen met de bijbehorende prestatie-eenheidswaarde. Voorbeelden: Eerder beschikbaar (tijdseenheid), langere levensduur (tijdseenheid), meer functionaliteit (functie-eenheid), geringer aantal nachtafsluitingen. Kwaliteitscriteria Een kwaliteitscriterium heeft het kenmerk dat, in tegenstelling tot een prestatiecriterium, de beschreven kwaliteit in de aanbieding niet langs een meetlat kan worden gekwantificeerd. Beoordeling vindt plaats met een cijfer op basis van meningsvorming vanuit vakmanschap. Dat beoordelingscijfer is vervolgens de grondslag voor de meerwaarde. Voorbeelden: Facetten van proceskwaliteit (b.v. inkoopmanagement, risicomanagement, verificatiemanagement, omgevingsmanagement), esthetica/vormgeving, duurzaamheid. Prijscriteria Een prijscriterium heeft het kenmerk dat het geen kwaliteitsaspect maar alleen puur een prijselement betreft. De inschrijvingsprijs is een prijscriterium. 8 Rekenblad EMVI Het Rekenblad EMVI is weergegeven in bijlage 1. De berekening van de meerwaarde heeft de volgende kenmerken: 1. Aan een criterium wordt een bepaalde maximale waarde verbonden waarmee tevens het gewicht (wegingsfactor) wordt zichtbaar gemaakt. 2. Uitsluitend gemonetariseerde waarden in Euro’s. 3. Voor een kwaliteitscriterium wordt op het gekozen decompositieniveau een maximaal te behalen kwaliteitswaarde in Euro’s gesteld. 4. Kwaliteitscriteria worden, als tussenstap naar een toe te kennen Eurobedrag, eerst beoordeeld met een beoordelingscijfer. 5. De beoordelingscijfers lopen van 2 t/m 10 waarbij het cijfer 6 de neutrale positie is. 6. Indien een beperkte schaal gewenst is mogen alleen de even cijfers gebruikt worden (2 ,4, 6, 8, 10). De toe te passen schaal dient vooraf duidelijk uit de aanbestedingsdocumenten te blijken. 7. Toekennen van een cijfer lager dan 6 is mogelijk. 8. Mits dit bij de uitvraag is aangegeven, kan bij een score onder een bepaald beoordelingscijfer uitsluiting plaatsvinden (knock-out, voorafgaand overleg met ICG vereist). 9. De maximum toe te kennen EMVI-waarde in de vorm van een Eurobedrag behoort bij het cijfer 10. 10. De bij de andere cijfers behorende EMVI-waarde neemt lineair af vanaf de maximum waarde bij het cijfer 10 tot nul bij het cijfer 6 en zet zich negatief lineair door tot het cijfer 2. 11. Het eindresultaat van de EMVI-berekening is de fictieve inschrijvingsprijs: de feitelijke inschrijvingsprijs verminderd met de behaalde totale EMVI-waarde. 12. De inschrijving met de laagste fictieve inschrijvingsprijs is de economisch meest voordelige inschrijving. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 9 9 Toepasbaarheid van het EMVI-model voor diensten en leveringen Het EMVI-model is een uniform model dat geschikt is voor alle soorten aanbestedingen ongeacht of dat een dienst, een levering of een werk betreft. 10 Afwijzen vanwege een onvoldoende beoordelingscijfer In het model is de mogelijkheid ingebouwd om op grond van een onvoldoende beoordelingscijfer een inschrijving uit te sluiten. Dat kan zich ook voordoen op het niveau van subcriterium. Voor de duidelijkheid, afwijzen van een inschrijving vanwege een onvoldoende op een knock-out criterium, is een andere situatie dan wanneer een inschrijving niet voldoet aan de vraagspecificatie of gestelde voorwaarden. Bij niet voldoen aan vraagspecificatie of voorwaarden is er immers sprake van een ongeldige inschrijving, en bij een ongeldige inschrijving wordt geen EMVI-beoordeling toegekend. Een mogelijkheid creëren om inschrijvingen vanwege kwalitatieve reden af te wijzen, is niet voor elke aanbesteding noodzakelijk en ook niet voor elk EMVI-criterium. Indien dat wel wenselijk wordt geacht, dient dat voor de duidelijkheid vooraf in de uitvraag (Inschrijvings- en beoordelingsdocument) expliciet en duidelijk te worden aangegeven. Vermeld wordt dan bij welk EMVI-(sub)criterium dat het geval is en vanaf welk onvoldoende beoordelingscijfer. Bijvoorbeeld bij een 4 of lager. Of het creëren van een afwijzingsmogelijkheid om kwalitatieve reden noodzakelijk is, is een afweging van betreffend projectteam in afstemming met de interne opdrachtgever. Voorts is daarvoor overleg vereist met ICG via de contactpersoon. Ook als vervolgens bij de beoordeling zich de situatie voordoet dat daadwerkelijke afwijzing gewenst is, vereist dat overleg met de contactpersoon van ICG alvorens overgegaan wordt tot de beslissing van afwijzing door aanbesteder. 11 EMVI in de uitvoering Het niet voldoen aan wat in de inschrijving is voorgespiegeld leidt tot concurrentievervalsing en minder waarde voor de opdrachtgever dan waar hij recht op heeft. Inhoudelijk betreft het twee risico's: - Projectspecifiek: Wat is de meerwaarde (concreet) voor dit project en op welke werkpakketten moet dat geleverd worden? Bij het opstellen van het gunningsbesluit moet de meerwaarde zo SMART mogelijk worden beschreven. Algemeen opdrachtgeversrisico: Het niet geleverd krijgen van de meerwaarde en/of het niet borgen van de levering van de meerwaarde uit zich in imagoverlies voor RWS als professioneel Opdrachtgever. Dit wordt onderkend als een top-risico voor RWS op het aspect “integer opdrachtgeverschap”. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 10 De EMVI-aanbieding behoort (ook volgens de UAV-gc) tot de contractstukken, en daarmee (integraal) tot de scope van de Systeemgerichte Contract Beheersing (hierna te noemen SCB). In het EMVI-kader is hierover vastgelegd dat “Na de ondertekening van het contract een risico-sessie plaatsvindt waarin de EMVIaanbieding expliciet wordt besproken en opgenomen in het risico-dossier.” Dit leidt tot opname van de “EMVI-aanbieding” in de SCB. In bijlage 3 is de uitwerking voor deze beheersing opgenomen. Bij overdracht naar de uitvoering is het noodzakelijk dat tussen inkoop- en uitvoering expliciet duidelijk wordt gemaakt welke meerwaarde de opdrachtnemer heeft aangeboden. De inkoopfase dient te worden afgesloten met het vaststellen van: • Welke feitelijke meerwaarde (SMART) de opdrachtnemer heeft aangeboden • Op welk werkpakket dat geleverd moet worden (welk afleverdossier) • Welke fictieve korting hier mee gemoeid is (beoordeling en fictieve euro's) Deze informatie vormt de basis voor het opnemen van het EMVI-risico in de risicodatabase. Het is daarnaast van groot belang dat bij de Project Start Up voor de uitvoering ook aan het aspect EMVI aandacht wordt besteed. Hiervoor kunnen de volgende agendapunten als voorbeeld dienen: • Toelichting opdrachtgever op de EMVI-criteria (‘Herhaling Inlichtingen’) • Toelichting opdrachtgever op de beoordeling (cijfers & argumenten!) van de gecontracteerde aanbieding.1 • Toelichting van de opdrachtgever op de feitelijke te leveren meerwaarde • Toelichting / Visie opdrachtnemer op de aangeboden EMVI-meerwaarde • Toelichting opdrachtnemer op de beheersing van de EMVI-meerwaarde • Aangeven risico’s van deze beheersing • Aanpassen contractbeheersplan 12 Beleid EMVI-sancties Voor in het kader van de EMVI aangeboden maar niet geleverde meerwaarde wordt een sanctiebeleid toegepast (zowel voor prestatiecriteria als kwaliteitscriteria), zie “Handleiding EMVI-sanctie” (bijlage 4). De sanctie bij prestatiecriteria is eenvoudig. Voldoet de opdrachtnemer niet aan de door hem zelf in zijn inschrijving opgegeven prestatie, dan blijft hij in gebreke en dupeert hij de opdrachtgever direct. De schade voor de opdrachtgever is niet alleen de ingezette EMVI-waarde (prestatieeenheidswaarde maal het aantal verzaakte prestatie-eenheden), maar ook extra schade en imagoschade omdat gedane beloftes naar de gebruikers en de omgeving bijgesteld moeten worden. Het RWS beleid is dat de boete 1,5 keer hoger is dan de ingezette EMVI-waarde. Dus indien de opdrachtnemer bij inschrijving een fictieve vermindering van de inschrijfprijs van € 100.000,= heeft gekregen voor vier weken eerder opleveren (€ 25.000,= per week), doch het project wordt slechts twee weken Het gaat hier niet om het juridisch vastleggen of om het accepteren door de opdrachtnemer van hetgeen is overeengekomen. Dat ligt immers al vast in het contract (inclusief Programma van Eisen en aanbieding). Ook een discussie over de hoogte van het cijfer is hier zeker niet aan de orde; dat staat vast (het aanbestedingsresultaat is daarop gebaseerd). Het gaat wel om het afstemmen van de consequenties van het gegeven cijfer voor het realisatietraject (verwachtingenmanagement). 1 Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 11 eerder opgeleverd, dan wordt op de eindafrekening een korting van € 75.000,= (1,5 x 2 x € 25.000,=) in mindering gebracht. Indien echter reeds een boete is gekoppeld aan (overschrijding van) het prestatiecriterium, dan gaat die boete vóór en mag daarop niet tevens de EMVIsanctie worden toegepast. Daarnaast is het belangrijk te beseffen dat de EMVIsanctie nooit toegepast mag worden op een overschrijding van een termijn die niets met de EMVI te maken heeft. Als in de EMVI het eerder opleveren dan de uiterste datum beloond wordt, kan het later opleveren dan de uiterste datum nooit met de EMVI-sanctie bestrafd worden; de EMVI-sanctie werkt alleen als straf voor het niet waarmaken van de belofte om eerder op te leveren. De situatie bij kwaliteitscriteria ligt complexer. Indien de opdrachtnemer in zijn aanbieding een meerwaarde heeft beloofd ten opzichte van het programma van eisen, dan wordt die beloofde meerwaarde in het contract vastgelegd. Tijdens de uitvoering wordt op basis van het contractbeheersplan expliciet getoetst of de opdrachtnemer ook daadwerkelijk in de praktijk brengt wat hij in zijn aanbieding heeft beloofd. Dat is een facet van SCB. Presteert de opdrachtnemer structureel minder, dan wordt – inherent aan de werkwijze SCB – een afwijking geconstateerd. Volgens de gebruikelijke routine bij SCB wordt vervolgens tot herstel/verbetering gekomen. Komt de opdrachtnemer evenwel niet tot (voldoende) verbetering, dan wordt opgeschaald naar het overlegniveau project-/contractmanagement. Als dat niet tot (voldoende) verbetering leidt wordt het verder opgeschaald tot het overlegniveau directeuren opdrachtgever-opdrachtnemer. Leidt ook dat niet tot (voldoende) verbetering, dan is sprake van een blijvende afwijking in het waarmaken van de EMVI-belofte. Dit leidt tot concurrentievervalsing en benadeling van de opdrachtgever. Daarom volgt op zo’n blijvende afwijking een sanctie. Deze sanctie wordt direct gekoppeld aan de mate van minder scoren ten opzichte van de EMVIbeoordeling bij inschrijving. Het RWS beleid is dat ook bij kwaliteitscriteria de sanctie anderhalf keer het verlies aan kwaliteitswaarde bedraagt. Voorbeeld: Stel dat bij de beoordeling van een EMVI-criterium bij de inschrijving door de opdrachtnemer een 8 gescoord is, terwijl de maximale kwaliteitswaarde van dit criterium € 800.000,= (bij score 10) was. Dan heeft de opdrachtnemer bij inschrijving voor dit criterium een fictieve vermindering van de inschrijfprijs van € 400.000,= gekregen. Indien tijdens de realisatie de belofte voor dit criterium niet waargemaakt wordt (met een blijvende afwijking tot gevolg) dan is dit aanleiding voor een herbeoordeling van dit criterium (aan het einde van het realisatietraject). Stel dat deze herbeoordeling uitkomt op een 6,5. Bij een 6,5 zou bij inschrijving de fictieve vermindering van de inschrijfprijs slechts € 100.000,= (en geen € 400.000,=) geweest zijn. Het verschil van € 300.000,= is - gezien het afwijkende eindresultaat - dus ten onrechte als fictieve vermindering van de inschrijfprijs toegekend. De sanctie (boete) bedraagt dan anderhalf keer € 300.000,=, derhalve € 450.000,=, en wordt op de eindafrekening in mindering gebracht. Er is overigens alleen aanleiding voor zo’n herbeoordeling en daaruit voortkomende boete als er sprake is van een wezenlijke structurele afwijking. Een geconstateerde incidentele afwijking of een lichte afwijking (b.v. een 7,5 ten opzichte van een 8) is weliswaar aanleiding voor verbetering via evaluatie en eventueel escalatie maar niet voor een herbeoordeling. De beschreven gang van zaken bij kwaliteitscriteria legt wel een zware claim op de consistentie van het beoordelen. Het beste is dan ook om dit te laten doen door hetzelfde beoordelingsteam. Dat zal echter niet altijd (meer) mogelijk zijn. Daarom, en voor de zorgvuldigheid, moet de onderbouwing van de beoordelingen van de Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 12 inschrijvingen goed beargumenteerd vastliggen zodat daarop later teruggegrepen kan worden. Voor de volledigheid: mocht blijken dat opdrachtnemer in de realisatie tot een nog betere score is gekomen dan bij zijn inschrijving, dan leidt dat niet tot toekennen van een bonus. 13 Evaluatieprocessen Evaluatie van EMVI vindt plaats op een aantal momenten en niveau's: • Op projectniveau: • evaluatie van de gunning door het Aanbestedingsteam • evaluatie van de beheersing door het projectteam • evaluatie van het project • RWS-breed (overallevaluatie) • monitoren en verbeteren op basis van de diverse evaluaties. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 13 Bijlage 1: EMVI-Tabel RWS en Rekenblad EMVI Tabel EMVI-criteria project ………………………. Criterium 1 …………………. Subcriterium …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… ……………………………. 1.2 ………………………. …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… ……………………………. 2.1 ………………………. …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… ……………………………. 2.2 ………………………. …………………………… …………………………… …………………………… ……………………………. 3.1 ………………………. …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… ……………………………. 3.2 ……………………….. …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… ……………………………. (kwaliteitscriterium) 3 ………………….. (kwaliteitscriterium) 3.3 ……………………….. 4 ………………….. (prestatiecriterium) Doelstelling Opdrachtgever 1.1 ………………………. (kwaliteitscriterium) 2 …………………. Aandachtspunten ……………………………. …………………………….. < onder de tabel: ruimte voor bondige toelichting op een criterium/subcriterium/aandachtspunten uit de tabel EMVI-criteria > Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 14 Rekenblad EMVI Criterium 1. ……………………. Subcriterium 1.1 …………………… ………. 1.2 …………………… ………. 2.1 ………………….. ………. 2.2 ………………….. ………. 3.1 ………………….. ………. 3.2 ………………….. ………. 3.3 ………………….. ………. (kwaliteitscriterium) 2. ……………….…… (kwaliteitscriterium) 3. …………………… (kwaliteitscriterium) Maximale Beoordelings Behaalde kwaliteitswaar -cijfer kwaliteitswaar de de (€) (€) Totalen (€) Kwaliteitswaarde kwaliteitscriterium 1 t/m 3 Kwaliteitswaarde prestatiecriterium 4 ……………………………..: x prestatie-eenheden à € y / prestatieeenheid Totale kwaliteitswaarde Inschrijvingsprijs Fictieve inschrijvingsprijs Geel gemarkeerd: ingevuld bij de uitvraag Grijs gemarkeerd: invullen nadat de beoordelingscijfers zijn vastgesteld Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 (Inschrijvingsprijs minus Totale kwaliteitswaarde) 15 Bijlage 1a: Toelichting voor aanbesteder op rekenblad EMVI Deze toelichting is bedoeld voor de aanbesteder om te kunnen bepalen hoe hij bij een aanbesteding het rekenblad zou moeten inrichten. Het is niet de bedoeling dat deze toelichting integraal in een inschrijvings- en beoordelingsdocument wordt overgenomen. Kwaliteitscriteria, prestatiecriteria en maximale kwaliteitswaarde In het rekenblad wordt onderscheid gemaakt tussen kwaliteitscriteria en prestatiecriteria. Bij een prestatiecriterium wordt direct, dus zonder kwaliteitsbeoordeling, de behaalde kwaliteitswaarde berekend via vermenigvuldiging van het in de inschrijving opgenomen aantal prestatie-eenheden met de waarde per prestatie-eenheid. Bij kwaliteitscriteria is dat niet mogelijk en wordt de behaalde kwaliteitswaarde verkregen via een beoordelingscijfer. In het rekenblad EMVI is vermeld wat de maximaal te behalen kwaliteitswaarden zijn. Deze zijn zichtbaar gemaakt op het niveau subcriterium. Behaalde kwaliteitswaarde Voor elk (sub)criterium waarop de maximale kwaliteitswaarde zichtbaar gemaakt is, wordt een beoordelingscijfer gegeven. De reeks beoordelingscijfers loopt van 10 tot en met 2. Een door het beoordelingsteam toegekend beoordelingscijfer betreft telkens een teamresultaat in consensus en geen gemiddelde van individuele beoordelingscijfers. Bij het beoordelingscijfer 10 wordt de maximale kwaliteitswaarde toegekend. De relatie tussen ‘Beoordelingscijfer’ en ‘Behaalde kwaliteitswaarde’ is verder lineair. Onderstaande tabel bevat het overzicht van de beoordelingscijfers met bijbehorende kwaliteitswaarden. Beoordelingscijfer 10 9 8 7 6 5 4 3 2 Waardering Uitmuntend Uitstekend (veel meerwaarde) Goed (aanzienlijke meerwaarde) Ruim voldoende (duidelijk aanwijsbare meerwaarde) Neutraal (geen meerwaarde) Onvoldoende Ruim onvoldoende Slecht Zeer slecht % van maximale kwaliteitswaarde 100 75 50 25 0 - 25 - 50 - 75 - 100 De lineaire relatie: ‘Behaalde kwaliteitswaarde’ = (‘Beoordelingscijfer’ – 6)/4 * ‘Maximale kwaliteitswaarde’. Een optie is om, indien de schaal te gedetailleerd wordt geacht, alleen de even cijfers te gebruiken. De tussenliggende posities vervallen dan, zodat er slechts twee positieve, twee negatieve en één neutrale positie (6) overblijven. De schaalverdeling wordt dan: Beoordelingscijfer 10 8 6 4 2 Waardering Uitmuntend Goed (aanzienlijke meerwaarde) Neutraal (geen meerwaarde) Ruim onvoldoende Zeer slecht Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 % van maximale kwaliteitswaarde 100 50 0 - 50 - 100 16 Altijd zal vooraf (in het inschrijvings- en beoordelingsdocument) duidelijk aangegeven moeten zijn welke schaal wordt gebruikt, zodat inschrijvers niet voor verrassingen komen te staan. Beoordelingscijfer beneden 6 Vooropgesteld: De doelstelling van EMVI is sturen op meerwaarde. Er mag worden aangenomen dat daarop anticiperende inschrijvers als regel ten minste een 6 willen scoren. Bij een criterium dat dient ter stimulans tot leveren van een betere prestatie ten opzichte van een expliciete eis uit de vraagspecificatie c.q. programma van eisen en waarbij de inschrijving niet aan die eis voldoet, is sprake van een ongeldige inschrijving. Op grond daarvan dient afwijzing plaats te vinden. Geven van een beoordelingscijfer is dan niet meer aan de orde. Ook als een criterium betrekking heeft op een set van samenhangende eisen, leidt het niet voldoen aan één van de (basis-)eisen uit de vraagspecificatie reeds tot een afwijzing (zonder dat een EMVI-beoordeling wordt toegekend). Als een criterium meerwaarde meet ten opzichte van een eis uit het programma van eisen, hoort in de Tabel EMVI-criteria expliciet verwezen te worden naar de betreffende eis. Indien een criterium niet voortbouwt op een eis en ook niet expliciet bepaald is dat op dit criterium een “knock-out” van toepassing is, zijn onvoldoendes mogelijk. Een onvoldoende is bijvoorbeeld mogelijk indien een aangeboden oplossing niet “state of the art” is, en de inschrijver dus een verouderd product of verouderde werkwijze aanbiedt terwijl betere alternatieven voorhanden zijn, terwijl andere inschrijvers wel een “state of the art”-inschrijving hebben ingediend. Toekennen van een negatieve kwaliteitswaarde kan ook gerechtvaardigd zijn als: - een door de inschrijver aangeboden werkwijze een nieuw of groter risico met zich meebrengt - niet of onvoldoende wordt ingegaan op hetgeen gevraagd wordt in het kader van de EMVIbeoordeling. Indien een “knock-out” van toepassing is bij een te laag cijfer, vermeldt de aanbesteder expliciet op welk subcriterium c.q. onderdeel dit van toepassing is en vanaf welk cijfer afwijzing plaatsvindt (bijvoorbeeld bij een 4 of lager). Uiteraard kan dit voor meer dan één subcriterium c.q. onderdeel gelden. Over het toepassen van een “knock-out” moet vooraf overleg gepleegd worden met ICG. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 17 Bijlage 2: Checklist terugkoppelgesprekken Uitgangspunt: Inschrijvers hebben zich veel moeite getroost om tot een (in hun ogen) goede inschrijving te komen. Een goed terugkoppelgesprek doet recht aan hun inspanningen. Een professionele opdrachtgever die staat voor zijn beoordeling kan met rechte rug verliezende partijen uitleggen waarom zij niet de beste waren. Ga uit van eigen kracht. Daarnaast leveren terugkoppelgesprekken ook vaak waardevolle feedback over de aanbesteding. 1. Kondig in het I&B document aan dat er terugkoppelgesprekken gevoerd worden in de Alcatelperiode en plan de afspraken (tijdstip, lokatie) in voorafgaand aan de beoordelingsfase. 2. Inschrijvers mogen met zoveel personen komen als ze willen. Deze keus dient bij de inschrijver zelf te liggen. Het vraagt alleen wat meer van de gespreksleiding. Vraag vooraf wie er komen en geef aan wie er namens RWS zullen zijn. Als een directeur van de inschrijver komt, dient de counterpart van RWS aan te schuiven. 3. Nodig ook de winnende partij uit voor een terugkoppelgesprek. Deze wil ook leren en verbeteren. Houd het gesprek zakelijk en (ondanks de feestelijke sfeer en de taart) identiek aan de andere gesprekken. 4. Namens RWS dienen minimaal twee personen aanwezig te zijn. Wissel de inhoudelijke terugkoppeling onderling af. 5. Neem minstens een uur en liefst anderhalf uur voor de terugkoppeling. Uit ervaring blijkt dat een uur aan de korte kant is. 6. Neem een uur tussen de gesprekken om stoom af te blazen (vooral na moeizame gesprekken). Voer niet meer dan 3 gesprekken per dag gezien de intensiteit van de gesprekken. Een gebrek aan concentratie kan leiden tot vergissingen (citeren uit de verkeerde inschrijving) en is altijd merkbaar voor de inschrijver. Dit doet geen recht aan de inspanningen van de inschrijver. 7. Vraag vooraf aan de inschrijver welke punten men wil behandelen. 8. Bereid de gesprekken goed voor, en maak tijdens de beoordeling per criterium een samenvatting die bruikbaar is voor de terugkoppeling. 9. Bij aanvang de volgende zaken van orde benoemen: - Doel is dat inschrijver begrijpt waarom de score is gegeven; - Doel is ervan leren voor toekomstige aanbestedingen; - Positieve of negatieve punten uit andere inschrijvingen benoemen kan niet; - Er wordt geen verslag gemaakt, het is een mondelinge toelichting; - Schriftelijke stukken worden niet verstrekt; - Een vervolggesprek om terug te blikken op de aanbesteding is mogelijk, maar inhoudelijke terugkoppeling wordt alleen in deze bijeenkomst gedaan. 10. Benoem per criterium ook altijd enkele positieve zaken. 11. Focus op de dominante informatie en ga niet te diep in op details. Help elkaar als een gesprek blijft ‘hangen’; kom terug op de doelstelling van de opdrachtgever. 12. Maak duidelijk aan inschrijvers met gemiddelde en lage scores dat ze niet slecht waren. Een gemiddelde aannemer zijn is nog niet genoeg. We zijn op zoek naar de partij die eruit springt. 13. Bevraag de inschrijver over diens ervaringen met de aanbesteding. Straal uit dat ook RWS wil leren. Leg lessen direct vast voor de evaluatie. 14. Vraag aan het einde van elk gesprek: “overweegt u bezwaar te maken?” 15. Bedank de inschrijver voor het doen van de inschrijving. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 18 Bijlage 3: Instructie beoordelen EMVI in de uitvoering Doel: Controleerbare beheersing van de EMVI-meerwaarde Bron 1: Het EMVI-kader dd. 23 april 2010 punt 4f: Na de ondertekening van het contract vindt een risicosessie plaats waarin de EMVI-aanbieding expliciet wordt besproken en opgenomen in het risicodossier. Dit leidt tot opname van ‘de EMVI-belofte’ in de beheersing van de uitvoering (SCB). Hiermee is ook de relatie gelegd naar de EMVI-sanctie bij niet voldoen aan het beloofde. Bron 2: Kader Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) Het beheersen van de EMVI-meerwaarde is een integraal onderdeel van de contractbeheersing. In dit proces (deze fase) gaat het om 3 rollen: 1. de Opdrachtnemer. 2. de Opdrachtgever (contractmanager). 3. de Toetser. De rolverdeling is als volgt: 1. de Opdrachtnemer (ON) is verantwoordelijk voor het beheerst en aantoonbaar leveren van de aangeboden EMVI-meerwaarde. De EMVI-aanbieding van de ON is een onderdeel van zijn contractuele verplichting (conform UAV-gc); 2. de Opdrachtgever houdt toezicht op de contractbeheersing door middel van Systeem Gerichte Contractbeheersing. Het leveren van de EMVI-meerwaarde moet zichtbaar zijn getoetst; 3. de Auditor / Toetser zoekt naar een reeks van opeenvolgende gegevens voor het bewijs dat de EMVI-meerwaarde is geleverd (zgn. ‘audittrail’). In het schema is (in rood) de audittrail (1 t/m 5) aangegeven die de aantoonbaarheid van de levering van de EMVI-meerwaarde weergeeft. De contractmanager is verantwoordelijk voor deze aantoonbaarheid. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 19 Toelichting Opdrachtgever Opdrachtnemer Audit-trail Pre-contractueel 1 (Concept) Contractbeheersplan: 1 In het contractbeheersplan is de voorgenomen toetsstrategie voor EMVI opgenomen. Conform het SCB kader (pagina 13) wordt na de gunning het risicodossier geactualiseerd met de in het contractbeheersplan vastgelegde frequentie. Daarbij moet nadrukkelijk ook aandacht worden besteed aan de (EMVI)elementen die de opdrachtnemer bij zijn inschrijving heeft aangeboden. Deze elementen worden verwerkt in het contractbeheersplan en het op te stellen toetsplan. NB: Voor de Prestatiecontracten is afgesproken dat de Opdrachtnemer jaarlijks over de uitvoering van EMVI rapporteert. Neem dit op in het CBP en leg in de toetsstrategie vast hoe je hierop gaat acteren. 2 EMVI-aanbieding Dit is de aanbieding van de ON n.a.v. de EMVIuitvraag van RWS. De ON neemt dit mee bij het opstellen van het PMP. 3 Beoordeling aanbiedingen Het resultaat van de EMVI-beoordeling van Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 20 Opdrachtgever Opdrachtnemer Audit-trail de aanbiedingen van de Opdrachtnemers (Inkoopdossier). Zie Inkoopproces en EMVIhandreiking. 4 Onderbouwing Gunning De aanbesteding wordt afgerond door het opstellen van ‘een gunningsadvies’ aan de Opdrachtgever. Hiervoor is een standaard-document in het contractenbuffet opgenomen (228 Onderbouwing Gunning) 5 Meerwaarde expliciet vastleggen 2 Dit document bewijst dat de EMV-meerwaarde vanuit de gunning goed overdraagbaar is gemaakt naar de uitvoeringsfase. Het vastleggen van de EMVI-meerwaarde van de gegunde inschrijver is de basis voor de contractbeheersing en hét overdrachtdocument van Inkoop naar Uitvoering. Deze vastlegging is nodig bij ingebrekestellingen en is de basis voor het berekenen van de EMVI-sanctie. De vastlegging dient de volgende kenmerken te hebben: 1: Uit het beoordelingsdossier de cijfers en de onderbouwing per (sub) criterium 2: Een zo concreet mogelijke verwoording van de feitelijke meerwaarde per (sub) criterium 3: Een in € vastgestelde kwaliteitswaarde per (sub)criterium. De vastlegging wordt opgeslagen in het Inkoopdossier (IKD). Gunning 6 Project Management Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 21 Opdrachtgever Opdrachtnemer Plan Audit-trail Het PMP wordt door de ON opgesteld en aangeboden aan de OG. Het is van belang dat in het PMP is terug te vinden dat de ON de EMVImeerwaarde gaat leveren, hoe hij dat gaat beheersen en hoe hij het risico van de EMVI-sanctie beheerst door middel van zijn risicomanagement. De OG accepteert dit PMP. 7 Inventarisatie Risico’s In het proces A1 staat stap 2: Beoordelen of aanpassing van het risicoprofiel n.a.v. de gunning (EMVI) noodzakelijk is. 8 9 10 Actualiseren risico’s aan de hand van de toetsresultaten 3 Expliciet maken van beslissingen t.a.v EMVI in de definitieve versie van het CBP. Dit betreft het eventueel aanpassen van risico’s en toetsstrategie 4 Het is van belang dat deze beslissingen navolgbaar zijn Opstellen en actualiseren Toetsplan aan de hand van de (actuele) risico’s Uitvoeren Toetsen Toetsen conform opgesteld toetsplan. 11 Vastleggen Toetsresultaten De toetsformulieren worden vastgelegd in UR SCB inclusief de besluiten die worden genomen n.a.v. de toetsen. Als een (negatieve) bevinding leidt tot een tekortkoming start de escalatie conform de SCB werkwijze (zie onder de tabel) 12 5 Het is van belang dat de toetsresultaten navolgbaar zijn. Ga terug naar 8 (cyclisch SCB-proces) Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 22 Deel 2: Escalatie. ‘Op weg naar de EMVI-sanctie’ Opmerking vooraf: De OG dient te sturen op een preventieve aanpak zodat escalatie niet nodig wordt. De bedoeling is dat de ON gewoon volgens de afspraken de EMVI-meerwaarde levert en aantoont. Dit dient ook de intentie te zijn van de ON en daar zal de OG hem op aanspreken. 1. Negatieve bevinding/tekortkoming De EMVI-sanctie is slechts bedoeld als ‘laatste redmiddel’ indien de prestatie toch niet geleverd dreigt te worden. De gewone werkwijze volgens SCB dient zo lang mogelijk te worden bewandeld. Een negatieve bevinding kan worden opgeschaald tot een tekortkoming. Als er sprake is van een tekortkoming, dient de Opdrachtnemer in gebreke te worden gesteld. Hier is een financiële prikkel aan verbonden (opschorten van een betaling) om tot verbetering te komen. 2. Verbeterplan De Opdrachtnemer zal reageren op de gemelde tekortkoming door verbetermaatregelen te nemen. Met een hertoets wordt vastgesteld of deze effectief zijn en de tekortkoming kan worden opgeheven. Dat is niet anders dan bij andere tekortkomingen. 3. Onherstelbaar Zodra er echter sprake is van ‘onherstelbare’ EMVI-meerwaarde zal de Opdrachtgever dit vaststellen en overgaan tot het opleggen van de EMVI-sanctie. Bij het opleggen van deze sanctie wordt vastgesteld dat de Opdrachtnemer niet aan de eerdere ingebrekestelling heeft voldaan en dat herstel nu niet meer mogelijk is, zodat de Opdrachtnemer in verzuim is geraakt en de EMVIsanctie moet worden opgelegd. 4. Inschakelen van ICG (GPO) Bij het opstellen en afhandelen van een EMVI-sanctie dient de afdeling ICG te worden ingeschakeld vanwege het uniform handelen van RWS. Het afdoen van de EMVI-sanctie valt onder het Mandaatbesluit RWS. Zie document ‘Managementreactie op ADR Audit Toepassing EMVI juli 2012’ op de intranetpagina “EMVI”. 5. Vaststellen van de hoogte van de EMVI-sanctie Uitgangspunt voor het berekenen van de EMVI-sanctie is de door de opdrachtnemer behaalde “kwaliteitswaarde”. Deze is vastgelegd in het beoordelingsdossier en het rekenblad EMVI. De sanctie bedraagt 1,5 keer de “niet behaalde kwaliteitswaarde”. Vastgesteld moet dus worden welk deel van de beloofde kwaliteitswaarde niet is gehaald en ook nimmer meer behaald kan worden. Dit wordt vastgesteld door de beoordelingscommissie die destijds ook de kwaliteitswaarde heeft vastgesteld. Deze vaststelling is de basis voor berekening van de sanctie. Voorbeeld: • de maximale kwaliteitswaarde op een EMVI (sub-) criterium bedraagt € 100.000 (voor de score 10!); • behaalde score bij de gunning is een 8 (NB: Score 6 is neutraal); • de ‘behaalde kwaliteitswaarde’ bij de gunning bedraagt 2/4 van € 100.000 = € 50.000 • de beoordelingscommissie stelt de geleverde kwaliteit vast op een 6 (aantoonbaar geen meerwaarde); • het verschil is twee punten; • de gederfde EMVI-waarde bedraagt dan € 50.000,=; • de EMVI-sanctie is 1,5 x € 50.000,=, derhalve € 75.000,= NB: Veelal gaat het om een aantal producten / diensten binnen een (sub-)criterium waarvan de decompositie en verdeling niet is gemaakt. Dan dient met ‘gezond verstand’ gekeken te Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 23 worden om welk deel het gaat en dit percentage te verrekenen. Leg de overwegingen en het besluit vast. De CM is hiervoor verantwoordelijk. 6. Financiële afwikkeling Het gaat naast de vaststelling van de hoogte van de sanctie ook om het voorstellen van de financiële afwikkeling. In feite wordt een vordering opgelegd met een voorstel tot verrekening binnen het betalingsregime van het contract. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 24 Bijlage 4: Handleiding EMVI-sanctie Inleiding Indien een inschrijver veel meerwaarde belooft in zijn aanbieding doch dit tijdens de uitvoering niet waarmaakt, treedt concurrentievervalsing op. De inschrijver heeft immers een fictieve vermindering van zijn inschrijfprijs ontvangen op basis van de aangeboden meerwaarde, en de aangeboden meerwaarde moet dan ook daadwerkelijk worden geleverd. Zie in dit verband ook artikel 3 lid 2 modelbasisovereenkomst UAV-gc: “Wanneer echter de kwaliteit van het aangebodene uitgaat boven de in de Vraagspecificatie geëiste kwaliteit of de Opdrachtnemer aanbiedt het Werk op een eerder tijdstip op te leveren dan door de Vraagspecificatie wordt geëist, prevaleert de Aanbieding boven alle andere contractdocumenten met uitzondering van de Basisovereenkomst”. Indien de meerwaarde niet geleverd wordt, is dat onacceptabel, en ontstaat de mogelijkheid dat de opdrachtnemer eigenlijk niet meer de economisch meest voordelige inschrijving is. Om dit te voorkomen is de EMVI-sanctie in het leven geroepen (zie artikel 16 lid 3 RWS-basisovereenkomst UAV-gc): “Indien de Opdrachtnemer op (onderdelen van) kwaliteit- of prestatiecriteria die zijn gesteld in het kader van de aanbesteding van deze opdracht (EMVI-beoordeling), minder realiseert dan wel naar vermoeden minder zal realiseren, dan bij zijn inschrijving aangeboden zal hij schriftelijk in gebreke worden gesteld. Indien de Opdrachtnemer ten aanzien van die criteria desondanks uiteindelijk minder realiseert dan hij aangeboden heeft zal een EMVI-sanctie worden opgelegd. Deze EMVI-sanctie is een inhouding op het totaalbedrag als genoemd in artikel 2 lid 4 van deze Basisovereenkomst ter grootte van anderhalf (1,5) maal het verschil tussen de bij de EMVI-beoordeling behaalde kwaliteitswaarde en de gerealiseerde kwaliteitswaarde, berekend conform de EMVI-beoordelingsmethodiek” Het doel van de EMVI-sanctie is om te voorkomen dat inschrijvers “gouden bergen” beloven bij inschrijving om de opdracht te verkrijgen, doch dit dan vervolgens niet realiseren. N.B.: De EMVI-sanctie is uitsluitend een financiële verrekening aan het eind van de rit, bedoeld om de zaken financieel recht te trekken indien ondanks de SCB en ingebrekestellingen toch niet geleverd is wat was afgesproken. Dit laat onverlet dat tijdens de uitvoering met behulp van SCB getoetst moet worden of de beloofde kwaliteit wordt geleverd. Indien dit niet het geval is, dient de Opdrachtnemer terzake in gebreke gesteld te worden. Wordt dan ondanks deze maatregelen toch niet de beloofde kwaliteit geleverd, dan is er voldoende onderbouwing om de EMVI-sanctie op te leggen. Toets tijdens de uitvoering Tijdens de uitvoering van een opdracht krijgt de opdrachtgever informatie over de kwaliteit van die uitvoering (door middel van SCB). Indien de opdrachtgever daarbij constateert dat de in het kader van de EMVI aangeboden meerwaarde niet geleverd wordt, dient de opdrachtgever de opdrachtnemer terzake in gebreke te stellen en te sommeren alsnog de aangeboden meerwaarde te realiseren. De opdrachtnemer heeft dan gelegenheid om, in het resterende traject tot aan de oplevering, de aangeboden meerwaarde alsnog te realiseren. Indien de opdrachtgever in een later stadium van de uitvoering nogmaals constateert dat de aangeboden meerwaarde niet gerealiseerd wordt, dient hij wederom te sommeren. Bij de sommaties kan hij wijzen op Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 25 de EMVI-sanctie. Het is normaalgesproken echter niet de bedoeling dat EMVI-sancties reeds tijdens het uitvoeringsproces worden berekend en opgelegd. De reden daarvoor is dat de EMVI gericht is op het te bereiken (eind-)resultaat, en niet op deelresultaten of processtappen. Bij kwalitatieve criteria is het normaalgesproken onmogelijk het eindresultaat tussentijds te beoordelen, en vaak is dit bij prestatiecriteria ook niet mogelijk. Als het prestatiecriterium bijvoorbeeld is “eerder opleveren” kan pas aan het eind van de rit bepaald worden hoe de opdrachtnemer op dit criterium gepresteerd heeft. Alleen indien een criterium zodanig is samengesteld dat al voor het eind van de rit kan worden vastgesteld dat hier nooit meer aan voldaan kan worden, zou er aanleiding kunnen zijn om de EMVI-sanctie eerder vast te stellen. In principe dient de opdrachtgever tijdens de uitvoering met betrekking tot de EMVI-sanctie dus wel te waarschuwen en in gebreke te stellen, doch berekening van de sanctie vindt pas plaats als het eindresultaat van het EMVI-criterium definitief vast staat. Definitieve beoordeling bij oplevering en toepassing sanctie Indien “uiteindelijk” (dat wil zeggen als de uitvoering zover gevorderd is dat het kwaliteitsniveau niet meer kan wijzigen, hetgeen meestal pas bij oplevering zal zijn) geconstateerd wordt dat de aangeboden meerwaarde niet gerealiseerd is, wordt de EMVI-sanctie als volgt toegepast: 1) De (meer)waarde van de uitgevoerde opdracht wordt beoordeeld, bij voorkeur door de deskundigen die bij de aanbesteding het desbetreffende onderdeel van de inschrijvingen beoordeeld hebben. Het beoordelingsteam kent opnieuw een cijfer toe, maar deze keer voor de daadwerkelijk geleverde prestatie. 2) Indien het toegekende cijfer lager is dan het cijfer dat door de opdrachtnemer voor dit EMVIonderdeel bij de inschrijving werd behaald, wordt de EMVI-sanctie als volgt berekend: a) Het verschil tussen de bij inschrijving aangeboden kwaliteitswaarde en de gerealiseerde kwaliteitswaarde wordt vastgesteld aan de hand van de EMVI-beoordelingsmethodiek (de bedragen die voor fictieve vermindering van de inschrijfprijs voor dit onderdeel beschikbaar werden gesteld). b) Dit verschil wordt vermenigvuldigd met anderhalf (1,5). c) Het aldus vastgestelde bedrag wordt – als éénmalige sanctie - op de afrekening in mindering gebracht. (zie voor voorbeeldberekeningen paragraaf 3.3.4 van Handleiding EMVI 2014) Enkele kanttekeningen - - Het tussentijds beoordelen van het kwaliteitsniveau is in dit systeem weinig zinvol, aangezien het een éénmalige sanctie betreft waarvan de hoogte pas kan worden vastgesteld als het kwaliteitsniveau niet meer kan wijzigen. Bij aanlegcontracten is het duidelijk dat een en ander meestal pas aan het eind van de rit (bij oplevering) definitief kan worden beoordeeld, maar ook bij onderhoudscontracten is het niet zinvol tussentijds te beoordelen, aangezien alleen het eindresultaat telt en het kwaliteitsgemiddelde nog kan wijzigen als het contract nog loopt. Het is daarentegen wel heel belangrijk om de opdrachtnemer tussentijds op zijn wanpresteren te wijzen en hem in gebreke te stellen als het aangeboden niveau niet gehaald wordt; dit is de basis die het mogelijk maakt uiteindelijk de sanctie op te leggen. Betrek de afdeling ICG bij de afhandeling. Naar aanleiding van de uitgevoerde audit in 2012 is door de verantwoordelijke HID (toenmalig Dienst Infrastructuur) aan ICG (toen IMG) opgedragen ‘op het onderwerp EMVI-sanctie actief te adviseren’. Het eventueel ‘matigen of niet opleggen’ van een EMVI-sanctie valt onder de mandaat-advisering van ICG conform Mandaatbesluit 2011. Op deze manier kan RWS-breed uniform handelen worden geborgd. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 26 Bijlage 5: Intern protocol EMVI-beoordelingsfase Doel Het doel van onderhavig document is om de EMVI-beoordelingsfase van contract [zaaknummer] met de daarbij behorende activiteiten, data en verantwoordelijkheden vast te leggen, en te borgen dat de EMVIbeoordeling zorgvuldig wordt uitgevoerd. 1. Samenstelling EMVI-beoordelingsteam en aanbestedingscommissie De samenstelling van het EMVI-beoordelingsteam is bepaald door het project/inkoopteam. Naast beoordelaars worden indien nodig ook adviseurs betrokken bij de beoordeling (klankbord). Klankbord voor EMVI-vraagstukken: - interne OG: [naam] - adviseur ICG: [naam] - juridisch adviseur: [naam] 1.1 Samenstelling EMVI-beoordelingsteam • Voorzitter en procesbegeleider2: [naam] • Beoordelaars per [kies uit: criterium, subcriterium of onderdeel] (minimaal 2 personen per criterium, subcriterium of onderdeel.)3: 1. [Omschrijving criterium, subcriterium of onderdeel] Beoordelaar: [naam] Beoordelaar: [naam] Beoordelaar: [naam] Beoordelaar: [naam] 2. [Omschrijving criterium, subcriterium of onderdeel] Beoordelaar: [naam] Beoordelaar: [naam] Beoordelaar: [naam] Beoordelaar: [naam] 3. [Omschrijving criterium, subcriterium of onderdeel] Beoordelaar: [naam] Beoordelaar: [naam] Beoordelaar: [naam] Beoordelaar: [naam] 1.2 Samenstelling aanbestedingscommissie (AC): • Voorzitter/Medewerker I&CM: [naam en functie] • Medewerker I&CM: [naam en functie] • Medewerker I&CM: [naam en functie] 2 De voorzitter/procesbegeleider bewaakt het beoordelingsproces en communiceert indien nodig intern met het klankbord over het verloop ervan. De voorzitter let op consistentie en transparantie en is aanwezig bij alle bijeenkomsten, verder zie: punt 2.2. van dit protocol. 3 Het streven moet zijn dat criteria met een zeer dominante kwaliteitswaarde door 3 personen worden beoordeeld Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 27 2. EMVI-beoordelingsfase 2.1 Aandachtspunten beoordelingscriteria Bij het contract [vul zaaknummer in een korte omschrijving zaak] worden [aantal] kwaliteitscriteria en [aantal] prestatiecriteria gehanteerd, te weten: [criteria noemen]. De directe beoordeling van deze criteria geschiedt volgens de tabel EMVI-criteria bij [het Inschrijvings- en beoordelingsdocument (I&B document)/ de Aanbestedingsleidraad] van genoemd contract. Knock out Er zijn bij deze aanbesteding [wel/geen] (sub-)criteria waarbij een onvoldoende beoordelingscijfer leidt tot afwijzing van de inschrijving (knock-out). [Op de volgende (sub-)criteria is een knock-out van toepassing]: - criterium [naam] bij een beoordelingscijfer lager dan [cijfer] - criterium [naam] bij een beoordelingscijfer lager dan [cijfer] Het beoordelingsteam stelt gezamenlijk vast of er sprake is van een onvoldoende score per (sub-)criterium en communiceert daarover via de voorzitter met de interne opdrachtgever en ICG (voor afwijzing van een gegadigde is overleg met ICG vereist). Let op: Naast afwijzing van een inschrijving wegens een te laag beoordelingscijfer kan er ook sprake zijn van ongeldigheid van een inschrijving wegens het niet voldoen aan de contracteis(en), hetgeen een nietconforme inschrijving oplevert. 2.2 De planning en activiteiten van de EMVI-beoordelingsfase Voor de beoordelingsprocedure begint, zijn de volgende activiteiten afgerond: het formeren van het beoordelingsteam en het aanbestedingsteam, het benoemen van de voorzitter/procesbegeleider en het invullen van de onderhavige planning. Nr Datum Activiteiten 1 Inhoudelijke voorbereiding Verstrekken van onderhavig protocol (inclusief Wie Voorzitter/ procesbegeleider vigerende Handleiding EMVI en RWS Aanbestedingsprotocol) alsmede de EMVIbeoordelingsformulieren aan de beoordelaars. Doel: kennisneming van de contractdocumenten en het verstrekte protocol met bijlagen. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 28 Nr Datum Activiteiten Wie 2 Voorzitter/ procesbegeleider Geven van instructies: voorbereiding beoordeling Aan de hand van het beoordelingsprotocol en de beoordelingsformulieren wordt aan de beoordelaars toegelicht hoe de beoordeling plaats zou moeten vinden. Beoordelaars kijken alleen naar de criteria terzake waarvan zij expliciet deskundig zijn. De beoordeling is zo georganiseerd dat er per criterium ten minste twee deskundige beoordelaars (experts) zijn. Beoordelaars geven geen cijfer voor criteria terzake waarvan zij niet als deskundige zijn aangewezen. Bij de instructies wordt ingegaan op de wijze van decomponeren, de prioriteit van de weging en eventuele verdere decompositie van de EMVIaandachtspunten. (zie paragraaf 3.2.4 van Handleiding EMVI 2014). 3 Inschrijvingen in ontvangst nemen Aanbestedingscommissie Een medewerker van de aanbestedingscommissie neemt de inschrijvingen in ontvangst. 4 Aanbesteding Aanbestedingscommissie De aanbestedingscommissie handelt conform het RWS Aanbestedingsprotocol, opent de inschrijvingen, zorgt ervoor dat de prijsaanbieding van het kwalitatieve deel (EMVI) gescheiden blijft, stelt het proces-verbaal van aanbesteding op en overhandigt het kwalitatieve deel van de inschrijving aan de voorzitter van het beoordelingsteam. 5 Verzenden Proces-verbaal Aanbestedingscommissie 6 Verspreiden EMVI-aanbiedingen/ start beoordeling Procesbegeleider/ Beoordelaars De procesbegeleider ‘verstrekt’ het kwalitatieve deel van de inschrijvingen aan de beoordelaars. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 29 Nr Datum Activiteiten Wie 7 Beoordelaars Individuele beoordeling Een individuele beoordelaar beoordeelt alleen die criteria terzake waarvan hij/zij als deskundige is gevraagd. Criteria waar de individuele beoordelaar geen verstand van heeft, worden dus NIET door hem/haar beoordeeld. De individuele beoordeling vindt plaats middels “direct beoordelen”, d.w.z. dat de beoordelaar een absoluut (niet relatief) cijfer geeft en dat meerdere inschrijvingen een gelijk cijfer kunnen krijgen. De beoordelaar kent daar een beoordelingsmaat aan toe binnen de afgesproken scorerange en vult na de beoordeling zijn persoonlijke scores in op het individuele beoordelingsformulier, conform de score-methodiek zoals die in het inschrijvings- en beoordelingsdocument of de aanbestedingsleidraad bekend is gemaakt. De onderbouwing van de scores dient zo volledig mogelijk te zijn (zie hulpmiddel ‘Vijfstappenmethode’ bij dit protocol). Als er onderscheid is tussen de kwaliteit van de inschrijvingen dient dit ook duidelijk naar voren te komen in de scores. 8 Indienen EMVIbeoordelingsformulieren bij de voorzitter. Beoordelaars Iedere beoordelaar mailt zijn beoordelingsformulieren naar de voorzitter/procesbegeleider. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 30 Nr Datum Activiteiten Wie 9 Beoordelaars per criterium Tussenbespreking beoordelingsresultaten per criterium (optioneel) De beoordelaars van een bepaald criterium bespreken onderling hun individuele beoordelingen (die reeds bekend zijn bij de voorzitter) om te komen tot een gezamenlijk oordeel en onderbouwing van het beoordelingscijfer voor het criterium in kwestie. Een nieuw gezamenlijk beoordelingsformulier voor dit criterium wordt ingevuld en daarna verstrekt aan de voorzitter. De beoordelaars van dit criterium zijn tezamen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gezamenlijke onderbouwing. 10 Plenaire sessie waarin beoordelingsresultaten worden gepresenteerd en definitieve EMVI-scores per inschrijver worden vastgesteld. Voorzitter en Beoordelaars In de plenaire sessie worden de individuele scores of de teamscores (als stap 9 is uitgevoerd) gepresenteerd en besproken om te komen tot consensus van het beoordelingscijfer en van de onderbouwing. I.v.m. de Aanbestedingswet is een deugdelijke (gezamenlijke) argumentatie van groot belang. Deze dient volledig, adequaat en van voldoende kwaliteit te zijn.4 11 Overhandigen beoordelingsresultaten EMVI aan de aanbestedingscommissie Voorzitter en CM De voorzitter en de contractmanager overhandigen de resultaten van de EMVI-beoordeling aan de aanbestedingscommissie. De prijsgegevens worden door de aanbestedingscommissie bekend gemaakt. Er wordt vastgesteld welke inschrijving de economisch meest voordelige is. De voorzitter/beoordelingsteam stellen in overleg met de contractmanager een concept gunningsadvies op. 5 12 Houden van verduidelijking (optioneel) I&CM en beoordelaars Indien nodig wordt verduidelijking gevraagd aan de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning maar onvoldoende scores m.b.t. EMVI heeft behaald. Ook wordt verduidelijking gevraagd aan de inschrijver die in aanmerking komt voor afwijzing.6 4 5 6 Handleiding EMVI 2014, paragraaf 3.2.10, pag 33 ‘Beoordelen en argumenteren bij afwijzing.’ RWS Aanbestedingsprotocol, punt 6 van hoofdstuk 6 Handleiding EMVI 2014, paragraaf 3.2.10, ad1, pag. 33 ‘Beoordelen en argumenteren bij afwijzing’. Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 31 Nr Datum Activiteiten Wie 13 Voorzitter, I&CM, beoordelaars en AC Evalueren EMVI-beoordeling De voorzitter bereidt de slotbijeenkomst/ evaluatiebijeenkomst voor. Het beoordelingsteam bespreekt het verloop van het proces en stelt vast of de beoogde EMVI-aanbestedingsresultaat is bereikt.7 14 Formaliseren gunningsadvies Alle gegevens betreffende het inkoop- en het EMVIbeoordelingsproces worden toegevoegd aan het concept gunningsadvies (zie stap 11). 15 Vaststelling gunningsadvies 16 Verzenden brieven: Voornemen tot gunnen Terugmelding van beoordelingsresultaten aan de inschrijvers. 17 Elke inschrijver wordt uitgenodigd om individueel een toelichting op het behaalde EMVIbeoordelingsresultaat te krijgen.8 18 Risicosessie n.a.v. aanbieding Er vindt een interne risicosessie plaats waarin de winnende EMVI-aanbieding expliciet wordt besproken. De benoemde risico’s worden opgenomen in het risicodossier en daarmee in de beheersing van de uitvoering (SCB). 19 Actualisatie Basisovereenkomst en annexen. Voorzitter/I&CM en beoordelingsteam PM, Hoofd I&CM, interne OG en OG I&CM I&CM en vertegenwoordiger(s) beoordelingsteam I&CM en vertegenwoordiger(s) beoordelingsteam Inkoopadviseur Inkoopadviseur past naar aanleiding van de Inlichtingen, de Aanbieding en de Risicosessie, de Basisovereenkomst en annexen aan. 20 Ondertekening Overeenkomst Inkoop, OG en ON De inkoopadviseur faciliteert het administratieve proces m.b.t. ondertekening van de contractstukken. 21 Start Up CM De contractmanager bereidt de start-up bijeenkomst voor. In deze bijeenkomst wordt expliciet aandacht besteed aan de EMVI-doelstellingen en de wijze waarop daar door de ON invulling aan is gegeven in zijn Aanbieding (Handleiding EMVI 2014, paragraaf 3.3.3) 7 8 Handleiding EMVI 2014, paragraaf 3.2.3 punt 6 en hoofdstuk 4, paragraaf 4.1. Handleiding EMVI 2014, hoofdstuk 3.2.3 punt 5 Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 32 Hulpmiddel ‘Vijfstappenmethode’ Stap 1 Beoordeel op basis van directe beoordeling - per inschrijver - de EMVI-criteria terzake waarvan je als deskundige voor de beoordeling bent gevraagd. Hulpvragen zijn: wordt er voldaan aan de doelstelling(en) van opdrachtgever, zijn de aandachtspunten volledig behandeld. Stap 2 - Bekijk per EMVI-(sub)criterium welke inschrijver het beste heeft gescoord en welke het slechtste. Geef voor het criterium in kwestie eerst aan die twee inschrijvers een voorlopig cijfer. De andere inschrijvers krijgen daarna een voorlopig cijfer (tussen de beste en slechtste in). Formuleer je bevindingen en voorzie deze van een verwijzing naar het brondocument (blz, par.) - Check of de belofte SMART9 is en daadwerkelijk meerwaarde biedt t.o.v. contracteis. Stap 3 - Check de kwaliteit van jouw bevinding (volledigheid van ‘wat’ en ‘hoe’) - Beoordeel of de OG risico’s toe- of afnemen en of de belofte(s) in de praktijk te controleren is/zijn. Stap 4 Stel je totaalbeeld vast en stel de cijfers bij als dit niet klopt. Stap 5 Verdere objectivering vindt plaats tijdens een tussensessie of plenaire sessie. 9 Specifiek (de doelstelling moet eenduidig zijn), Meetbaar (onder welke meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt), Acceptabel (is deze acceptabel genoeg voor de doelgroep en/of management), Realistisch (de doelstelling moet haalbaar zijn), Tijdgebonden (wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn) Verkorte versie Handleiding EMVI 2014 33
© Copyright 2024 ExpyDoc
