Notulen - LTC Bedum

Notulen
Algemene Ledenvergadering
Maandag 27 januari 2014 in de kantine van LTC Bedum.
Om 19.30 uur opent de voorzitter de vergadering. Hij stelt vast, dat het voor besluitvorming vereiste aantal leden niet aanwezig is en sluit de vergadering. Net als vorig
jaar scheelde het maar weinig (een persoon) of het quorum was dit jaar gehaald en
had de vergadering om half acht kunnen beginnen. Volgend jaar rekenen we erop dat
we om 19.30 uur kunnen beginnen.
Aanwezig: het bestuur bestaande uit:
Peter de Graaf- voorzitter
Jan Beuker - penningmeester / voorzitter activiteitencommissie
Stef Heijnen- secretaris
bestuurslid Henk Laan i.v.m. vakantie afwezig.
Om 20.00 uur waren de volgende personen aanwezig:
Arent Trip (erelid), Jan Komduur (erelid), Hilke Bolle, Trijn Dalmolen, Leo Verhage, Marion van Sluis, Louis Wennekes, Bert Smit, Helga Heikamp, Henk Hokse, Jan
Schoemaker, Willem Kloos, Henk van den Berg, Lies Heijnen, Ludolf Tinga, Jan-Willem Beukema, Ike van Dellen, Ineke Nieken, Charlo Goudzand en Ger Jonker.
Met kennisgeving afwezig:
Marjo en Hans Robben, Hans Maarten Bolle, Rens Komduur, Eka Hidskes, Gradus
Hageman.
Onze ereleden Lena van der Veen-, Coby Vermeeren en Lena Zevenberg hebben eerder aangegeven de Algemene Ledenvergadering niet meer te bezoeken.
Opening en mededelingen
De voorzitter opent om 20.00 uur de vergadering opnieuw en heet een ieder, die ondanks de barre weersomstandigheden aanwezig is, van harte welkom en wenst ieder
een prettige vergadering. Hij doet mededeling van de ingekomen verhinderingen.
Verslag algemene ledenvergadering van maandag 28 januari 2013
Leo Verhage: Bij punt 4 staat dat jaarverslag onderhoudscommissie en webmaster
ontbreken. Die verslagen ontbreken nu weer. Reden? Twee mogelijkheden: Secretaris
heeft niet gevraagd om verslag te maken, commissie heeft geen verslag geschreven.
Het verslag wordt vastgesteld met dank aan de maker.
Ingekomen stukken
Geen
Jaarverslagen bestuur en commissies.
- J an Komduur: 35+ toernooi wordt gesponsord door Arjen Robben, niet door familie
Robben.
- Aanvulling van de voorzitter bij punt Gesprekken gemeente: Dekkingspercentage
89 % gold bij huur 6 banen. Bij huur 4 banen is dat 58 %. Bij alle sporten samen
komt het dekkingspercentage op gemiddeld 20 %. (Dekkingspercentage is het percentage, dat een vereniging betaalt van de kosten die
de gemeente maakt voor een bepaalde sport.)
De makers van de Gemeentelijke Sportnota geven aan dat in Nederland niet ongebruikelijk is dat tennisverenigingen tegen de 100 % aanzitten. De KNLTB heeft dat
bevestigd.
Vooralsnog is het niet gelukt, om met argumenten van deze o.i. scheve verhoudingen,
de huur van de banen omlaag te krijgen.
Jaarrekening over het jaar 2013
Peter de Graaf geeft de penningmeester het woord om de sombere getallen toe te
lichten.
Jan Beuker: Cijfers liegen niet. Positief: Activiteiten zijn in 2013 kostendekkend of
zelfs licht winstgevend geweest. Complimenten voor de organisatoren. Dankzij de inzet van Henk Laan heeft de Grote Clubactie ¤ 275,– opgeleverd. Via de KNLTB kregen
de sportverenigingen Ecotaks terug. Dit jaar voor 2011 en 2012. Net binnen is de jaarrekening van Essent. ¤ 850,– terug. Administratiekosten zijn door afscheid te nemen
van administratiekantoor Woldendorp beduidend verlaagd. Desondanks hebben we in
2012 een tekort van ¤ 2000,–.
Oplossing: Meer leden. Met 30 leden erbij komen we op de nullijn.
Henk van den Berg: Betalen we het vastrecht van de banen 3 en 4 nog? Jan Beuker:
Vastrecht is per aansluiting niet per lichtmast.
Jan Willem Beukema: Energiezuiniger lampen?
Het bestuur heeft contact met Sportstroom, een inkoopcollectief voor energie in
de Nederlandse sportmarkt. Mogelijkheid om met Led verlichting te werken wordt
onderzocht. Led verlichting betekent een behoorlijke investering en die middelen
hebben we niet.
Verbazing wordt uitgesproken over het langdurig nutteloos aan zijn van verlichting
op het hockeyveld. Bestuur heeft dit al eens aangegeven bij de gemeente.
Helga: Er staan nog kosten voor de Smash? Jan: Voor de zekerheid. Niet helemaal
duidelijk hoeveel kosten worden gemaakt.
Ike van Dellen: Telefoonabonnement aan de hoge kant. Peter: Klopt. Complicatie is dat
ons alarm via de telefoon loopt. Na andere mogelijkheden te hebben bekeken kwamen we er achter dat er in het verleden een zakelijk abonnement is afgesloten. En dat
kan pas per aug. 2014 opgezegd worden. Bestuur is dat van plan.
Namens de kascommissie doet Leo Verhage verslag. De commissie is wederom geschrokken van de precaire financiële situatie. De commissie uit waardering voor het
vele werk dat de penningmeester heeft verzet. Ze heeft de zaak in orde bevonden en
stelt voor de penningmeester decharge te verlenen. Aldus wordt besloten.
Begroting 2014
Toelichting penningmeester: Ook dit jaar zullen we negatief eindigen. Er wonen 8500
mensen in Bedum, de tennisclub heeft slechts 165 leden. Hoe is dat in godsnaam
mogelijk?
Leo Verhage vraagt wat het bestuur bij agenda punt 7 ( vaststelling contributie) zal
voorstellen. Peter de Graaf antwoordt dat het bestuur zal voorstellen de contributie
ongewijzigd te laten.
Jan Komduur: Op de begroting staat ¤ 1000,– voor sponsoring. Waar bestaat dat
bedrag uit? Jan Beuker: Advertenties in de Smash leverden meer dan ¤ 1000,– op. De
digitale krant schept mogelijkheden. Ik ga ervan uit dat ¤ 1000,– haalbaar is. In dit
bedrag zijn de sponsoren voor toernooien niet inbegrepen.
Ineke Nieken vraagt naar de post voor de jeugdcommissie. Jan Beuker: Ik ga ervan uit
dat niet alle activiteiten voor de jeugd kostendekkend zijn.
De begroting wordt vastgesteld.
Vaststelling contributie
Contributie nu:
seniorleden ¤ 120,–, jeugdleden 16/17 jaar ¤ 80,–, 9 t/m 15 jaar ¤ 65,–,
t/m 8 jaar ¤ 55,–.
Ondanks een tekort op de begroting stelt het bestuur voor om de contributie ongewijzigd te laten. Het bestuur vreest dat het leden gaat kosten, als we opnieuw de
contributie gaan verhogen. Daarvoor zijn duidelijke signalen bij bestuursleden binnen
gekomen.
De vergadering gaat akkoord met het voorstel.
Sponsoring
Er zijn verschillende ideeën. O.a. een club van vijftig. Daarnaast zijn er initiatieven
van verschillende commissies om sponsoren te benaderen. Het gevaar schuilt erin dat
sponsoren door verschillende mensen worden benaderd. Het lijkt het bestuur goed
om dit onder een vlag te brengen: een sponsorcommissie onder coördinatie van de
penningmeester.
Henk Hokse stelt om een lijst te maken van activiteiten / materialen die gesponsord
kunnen worden. Hij denkt bijv. aan tennisballen, energienota etc.
Hilke Bolle: Er moet op goede wijze met de sponsoren om worden gegaan. Dat is de
laatste jaren met name met de sponsoren in het clubblad niet altijd goed gegaan.
Peter de Graaf: De overgang naar de digitale Smash heeft wat problemen gegeven. Nu
werkt het en kunnen we adverteerders benaderen.
Henk Hokse, Willen Kloos en Jan Willem Beukema melden zich aan voor deze commissie.
Hilke Bolle: Hoe gaan we om met ondersteunende leden? Hoe houden we die op de
hoogte.
Peter de Graaf: Probleem in het bestuur al besproken. Nieuws staat op onze website.
Maar niet iedereen kijkt regelmatig op de site. Als er iets nieuws op de site staat,
zouden we dat per mail aan onze leden kunnen laten weten.
Verkiezing bestuursleden
Henk Laan en Stef Heijnen zijn aftredend en herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten gesteld zodat Henk en Stef herkozen zijn.
Er blijft 1 vacature over. Peter de Graaf geeft aan dat er volgend jaar zeker nieuwe
bestuursleden moeten komen.
Benoeming leden commissies
activiteiten/jeugd/wedstrijdcommissie.
Bezetting: Jan Beuker, Charlo Goudzand en Ineke Nieken. Jan is daarnaast nog penningmeester, Charlo en Ineke regelen de competitie.
kantinecommissie. Geen wijzigingen
Henk Laan, Henk van den Berg, Willem Beukema, Marion van Sluis en Gerard Postma
(financiën).
onderhoudscommissie:
Ongewijzigd. Roel Walters en Nick Nissink.
redactie Smash:
Louis Wennekes stopt om persoonlijke reden. Peter de Graaf bedankt hem voor al zijn
inspanningen. Henk Hokse wil wel graag ondersteuning
webmaster:
Henk Hokse
Omdat de Smash digitaal is geworden, zullen redactie en webmaster één commissie
worden.
kascommissie:
Leo Verhage blijft aan. Bert Smit treedt af. De voorzitter bedankt hem voor zijn inzet.
Menno Ringnalda heeft zijn lidmaatschap ivm blessure opgezegd. Jan Schoemaker
wordt als nieuw lid van de kascommissie benoemd.
ledenadministratie:
Ongewijzigd. Hilke Bolle en Trijn Dalmolen. De voorzitter kan zich ook geen andere
samenstelling voorstellen.
W.v.t.t.k.
Niets
Rondvraag
Erelid Arent Trip: Ik kom niet zo vaak op de club. Vind het prettig om aanwezig te
zijn. Bij veel clubs zie je financiële problemen. Het Nederlandse tennis heeft een topper nodig, dan komen er wel meer leden.
Hilke Bolle: De bezorgers van de Smash hebben geen functie meer. Velen hebben het
jarenlang gedaan. Er zijn mensen bij die geen lid meer zijn en toch bezorger bleven. Er
moet wel een bedankje naar hen. Het bestuur zal dit opnemen.
Leo Verhage: Marion, Deda en ik hebben aangeboden ook dit jaar de clubkampioenschappen te organiseren. We hebben als voorwaarde gesteld dat er tenminste een
persoon bij komt. Het liefst twee. Willem Kloos meldt zich hiervoor aan.
Sluiting
Omstreeks 21.33 sluit de voorzitter de vergadering en roept de leden op deel te nemen
aan de Peter Russchen Open Kampioenschappen.
28-01-2014
Stef Heijnen

Download Report