HANDLEIDING ALFRESCO EXTERN INHOUD 1 www.aquafin.be................................................................................................................... 3 2 Versneld zoeken in bibliotheek ‘Kennis en informatie’ ....................................................... 5 3 Alfresco - digitale bibliotheek ‘Kennis en informatie’ .......................................................... 6 4 3.1 Menubalk ..................................................................................................................... 6 3.2 Structuur ‘Kennis en informatie’ .................................................................................. 6 Operationele Infrastructuur ................................................................................................. 7 4.1 5 Werkbalken .................................................................................................................. 9 Documenten ...................................................................................................................... 10 5.1 Eenvoudige en gedetailleerde weergave .................................................................. 10 5.2 Documentopties ......................................................................................................... 11 5.3 Documentdetails - preview ........................................................................................ 13 6 Bulk download ................................................................................................................... 15 7 Klembord (downloaden meerdere bestanden) ................................................................. 18 8 Werkstromen ..................................................................................................................... 19 8.1 9 Werkstromen: gebruiker ............................................................................................ 19 Zoekfunctie........................................................................................................................ 21 9.1 Snel zoeken ............................................................................................................... 21 9.2 Zoekresultaten ........................................................................................................... 22 9.2.1 Geavanceerd zoeken ......................................................................................... 23 9.2.2 Geavanceerd zoeken op content ....................................................................... 24 9.2.3 Geavanceerd zoeken op mappen...................................................................... 25 handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 1/28 Datum: 24-11-2014 10 9.2.4 Geavanceerd zoeken op standaard document.................................................. 26 9.2.5 Geavanceerd zoeken op projectdocument ........................................................ 27 Vragen ........................................................................................................................... 28 handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 2/28 Datum: 24-11-2014 1 WWW.AQUAFIN.BE Ga met uw webbrowser naar www.aquafin.be en klik op ‘Informatie voor technische partners’ Vervolgens klikt u op ‘Toegang tot onze kennisbank’. Op het volgende scherm moet u het vakje aanvinken, waarna er een knop ‘Naar kennisbank’ verschijnt. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 3/28 Datum: 24-11-2014 Na het klikken op deze knop krijgt u een scherm om uw gebruikersnaam en paswoord in te voeren. Let op, paswoord in kleine letters invoeren. U krijgt nu toegang tot de documenten, bestemd voor uw profiel. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 4/28 Datum: 24-11-2014 2 VERSNELD ZOEKEN IN BIBLIOTHEEK ‘KENNIS EN INFORMATIE’ In eerste instantie ziet u een vereenvoudigde view, waar u snel kan zoeken, deze zoekfunctie zoekt zowel in de documentnaam en/of documentinhoud. Om een document te downloaden, klikt u met de linkermuisknop op het document. Uw browser vraagt of u het document wil openen of opslaan. Hierbij een screenshot uit Internet Explorer. In deze toepassing kan slechts één document tegelijk worden gedownload. De toepassing laat wel toe dat meerdere gebruikers tegelijk documenten zoeken en downloaden. Indien u liever uitgebreider zoekt, meerdere bestanden tegelijk aflaadt of de mappenstructuur wil zien, klikt u bovenaan op de knop ‘Digitale Bibliotheek, waarna u in het uitgebreider systeem zelf terechtkomt. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 5/28 Datum: 24-11-2014 3 ALFRESCO - DIGITALE BIBLIOTHEEK ‘KENNIS EN INFORMATIE’ Documenten en folders die extern toegankelijk zijn, worden aangeduid met een 3.1 . MENUBALK Bovenaan Alfresco vindt u deze menubalk: 3.2 Digitale bibliotheek: leidt u naar de inhoud van de documentenbibliotheek Zoeken: leidt u naar het zoekscherm Mijn dashboard: hier kan u de activiteiten op (uw favoriete) Sites opvolgen Sites: aparte toegang naar Sites/Sites zoeken (Sites = lopende projecten) Mijn taken: verschijnt enkel als er effectief openstaande taken voor u zijn Pijltje bij uw naam: link naar Alfresco-helpfunctie (andere items niet van toepassing) STRUCTUUR ‘KENNIS EN INFORMATIE’ De structuur van ‘Kennis en informatie’ is opgebouwd volgens de Aquafin-procesmap. U ziet enkel de folders, waarin er documenten voor uw profiel zitten. Indien u meent een document niet terug te vinden, mag u steeds contact opnemen via [email protected]. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 6/28 Datum: 24-11-2014 4 OPERATIONELE INFRASTRUCTUUR Op het hoogste niveau staan alle bekkens volgens directie Operaties. Let op deze structuur komt niet overeen met de indeling volgens VHA-bekkens! Hiernaast vindt u op het hoogste niveau nog bekkenoverschrijdende zaken, andere teams (bijv. regioteams) en locaties (bijv. hoofdkantoor) en een map ‘Niet van toepassing’ met geschrapte zuiveringsgebieden. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 7/28 Datum: 24-11-2014 Elk Bekken Operaties is vervolgens opgedeeld per zuiveringsgebied. Onderliggend aan elk zuiveringsgebied zijn er submappen voor alle kostenplaatsen in dit zuiveringsgebied (RWZI, pompstation, collectorstreng). Zowel in de map van de zuiveringsgebieden als in de submappen van de kostenplaatsen is er een verdere structuur op basis van de processen. Onder de map van het zuiveringsgebied komt het proces visie en betrouwbare installaties voor. Onder de mappen van de kostenplaatsen RWZI, PS’s en collectoren komen momenteel de processen betrouwbare installaties, compliance, juridische dienstverlening en transporteren en zuiveren voor. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 8/28 Datum: 24-11-2014 4.1 WERKBALKEN In elke weergave ziet u deze werkbalk. Hiermee kan u aangeven of u alle mappen en/of documenten wil selecteren en dan een actie uitvoeren bij Enkel map of hyperlink mogen gebruikt worden bij Aquafin (mits rechten) Enkel zichtbaar bij juiste rechten, u kan ook slepen vanuit bureaublad of verkenner Hiermee kan u op uw aangevinkte mappen/documenten bepaalde acties uitvoeren als downloaden als zip, verwijderen, bulkedit metadata Hieraan kan u documenten toevoegen om ergens te plakken, ergens een link te plaatsen, … Locatie waar u zich nu bevindt in de bibliotheek (=breadcrumb), deze mappen zijn aanklikbaar Hiermee kan u af- of oplopend sorteren op naam, gewijzigd, type, … Hiermee kan u omschakelen tussen eenvoudige en gedetailleerde weergave, filmstrip, galerij of andere weergaveopties. De ingestelde view geeft 50 documenten op één pagina weer, u kan met de paginanummers of pijltjes naar andere pagina’s navigeren handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 9/28 Datum: 24-11-2014 Met opmerkingen [KB1]: NIEUW release november 2014 5 DOCUMENTEN Tip: wanneer uw sortering alfabetisch staat en een folder meerdere bestanden en subfolders bevat, verspreid over meerdere pagina’s, dan sorteert Alfresco de folders niet allemaal op pagina 1, maar steeds bovenaan de pagina, waarop deze alfabetisch voorkomt. 5.1 EENVOUDIGE EN GEDETAILLEERDE W EERGAVE Wanneer u over een bepaald document hoovert (=beweegt met de cursor), worden er een aantal extra icoontjes in de documentbalk weergegeven. We tonen eerst een screenshot van de eenvoudige en gedetailleerde weergave en dan een overzicht van de functies bij beide weergaven. Zoals u zal merken, ziet u bij de eenvoudige weergave veel meer documenten op één pagina en bij de gedetailleerde weergave ziet u minder documenten, maar wel op het eerste scherm meer info, zoals beheerder, gewijzigd op en door wie, grootte, … Bij de eenvoudige weergave klikt u door om deze info te raadplegen. Eenvoudige weergave Gedetailleerde weergave handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 10/28 Datum: 24-11-2014 5.2 DOCUMENTOPTIES of Dit icoon duidt erop dat dit een koppeling (link) naar een document betreft Er wordt een pictogram of minipreview van het document weergegeven. Indien u hierop klikt, komt u terecht in de ‘Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.’. Klikken op de documentnaam zelf resulteert in hetzelfde. Naam van het document wijzigen (dit kan enkel met de juiste rechten) Dit geeft het versienummer aan met volgende algemene Aquafin-afspraak: Minor version: dit is het cijfer ná het punt. Dit wordt gebruikt wanneer het betreffende document gewijzigd wordt qua details (bijv. typ- en spellingsfouten, geen inhoudelijke wijzigingen). Major version: dit is het cijfer vóór het punt. Dit wordt gebruikt wanneer het betreffende document gewijzigd wordt qua inhoudelijke wijzigingen. Document downloaden en automatisch openen in de gepaste applicatie. Document (naargelang de extensie) wordt in een nieuw browserscherm getoond. Bewerken van eigenschappen (toegang, beheerder, documentaard, …) (dit kan enkel met de juiste rechten) Deze acties kunnen enkel met de juiste rechten. Met deze actie kan u een werkstroom lanceren. Bijv. met de ‘revisieworkflow voor commentaren’ kan elke interne en externe gebruiker commentaar geven bij een document. Deze commentaar is voor elke interne en externe gebruiker zichtbaar in het veld opmerkingen en deze komt automatisch in de takenlijst van de documentbeheerder terecht. Zie verder bij ‘Werkstromen’ handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 11/28 Datum: 24-11-2014 Met opmerkingen [KB2]: TIP ! Met opmerkingen [KB3]: TIP ! Hiermee voegt u een document toe aan uw klembord. Offline en online bewerken is vooral interessant op Alfresco Sites en wordt in die handleiding verder toegelicht. Hiermee kan u een folder of document tot favoriet selecteren. Uw favorieten kan u altijd bovenaan in het linkermenu terugvinden onder ‘Mijn favorieten’. U kan zelf geen mappen maken in ‘Mijn favorieten’. Indien u rechten heeft, kan u hier rechtstreeks een opmerking bij het document formuleren. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 12/28 Datum: 24-11-2014 Met opmerkingen [KB4]: TIP ! 5.3 DOCUMENTDETAILS - PREVIEW Wanneer u op het pictogram of op de documentnaam geklikt hebt, krijgt u volgend scherm. Een aantal van de opties die u boven, onder of naast het document ziet staan, hebben we hierboven al besproken. De andere worden hieronder nog even toegelicht. Aandachtspunt: van pdf-bestanden slechts een preview van de eerste 5 pagina’s getoond. Om het volledige document te bekijken, moet men dit downloaden. Sowieso ook bij excel. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 13/28 Datum: 24-11-2014 Wanneer u een document aan iemand intern wil meedelen, kan u deze link kopiëren. Indien u deze link extern wil doorgeven, moet u https://portaal.aquafin.be vervangen door http://edm.aquafin.be (enkel voor externen met toegang tot Sites hoeft u dit niet te doen!) Hier vindt u een meer gedetailleerd overzicht van alle eigenschappen van het document. Toegang intern en extern: hier ziet u de rechtengroepen van wie toegang heeft tot dit document Indien er meerdere versies van het document zijn, kan u hier een oudere versie downloaden of met de juiste rechten een oudere versie terugzetten. Tip: ook kan u hier de commentaar bij een versie lezen, dit kan interessant zijn om snel te weten wat er gewijzigd werd. Links die op andere plaatsen naar dit document gelegd zijn. Hier kan u bekijken hoeveel keer het document geraadpleegd werd. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 14/28 Datum: 24-11-2014 Met opmerkingen [KB5]: TIP ! 6 BULK DOWNLOAD Met opmerkingen [KB6]: TIP ! Het is mogelijk om een hele map, meerdere bestanden of een zoekresultaat in bulk te downloaden naar een zipfile. Een map downloaden doet u door deze aan te vinken en dan bij ‘Geselecteerde objecten’ te kiezen voor ‘Downloaden’. Vervolgens zal Alfresco de hele map in een zipfile steken (eventuele opmerkingen aan documenten zullen in een tekstbestand gevoegd worden). Naargelang de hoeveelheid en grootte van de documenten, kan het aanmaken van de zipfile even duren. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 15/28 Datum: 24-11-2014 Meerdere bestanden downloaden doet u door de betreffende bestanden aan te vinken en dan bij ‘Geselecteerde objecten’ te kiezen voor ‘Downloaden’. Hoe u meerdere documenten uit verschillende folders aflaadt, leest u in het hoofdstuk ‘Klembord’. Vervolgens zal Alfresco al deze bestanden in een zipfile steken (eventuele opmerkingen aan documenten zullen in een tekstbestand gevoegd worden). Naargelang de hoeveelheid en grootte van de documenten, kan het aanmaken van de zipfile even duren. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 16/28 Datum: 24-11-2014 Een zoekresultaat downloaden is ook mogelijk. U zet de view best op ‘Lijst’ ipv ‘Details’. Indien u het volledige zoekresultaat wil downloaden, moet u eerst blijven scrollen totdat u onderaan niet meer ‘bezig met laden’ ziet staan. Vervolgens klikt u op ‘Download als ZIP’. U kan ook afzonderlijke documenten aanvinken en dan deze afladen via ‘Download als ZIP’. Opmerking: indien folders tot de zoekresultaten behoren, zullen deze NIET meegenomen worden in de zip. Folders kan u enkel downloaden, zoals hierboven beschreven. Vervolgens zal Alfresco al deze bestanden in een zipfile steken (eventuele opmerkingen of bijv. beschrijvingen bij as-built plannen aan documenten zullen in een tekstbestand gevoegd worden). Naargelang de hoeveelheid en grootte van de documenten, kan het aanmaken van de zipfile even duren. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 17/28 Datum: 24-11-2014 7 KLEMBORD (DOWNLOADEN MEERDERE BESTANDEN) Het klembord in Alfresco kan gebruikt worden om een bundeling documenten te gaan downloaden. Die bundeling documenten kan u samenstellen over folders heen. Dit kan via de documentoptie ‘Toevoegen aan klembord’ of door documenten aan te vinken en bovenaan ‘Geselecteerde objecten’ te gebruiken. In de werkbalk zal met een cijfer aangeduid worden hoeveel documenten er op jeuw klembord staan, links onderaan kan u checken welke documenten erop staan en kan u er ook terug wissen met het rode kruis. Via de optie ‘Downloaden’ onder het ‘Klembord’ kan u al de documenten op uw klembord downloaden naar een zipfile. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 18/28 Datum: 24-11-2014 8 WERKSTROMEN Met deze actie kan u een werkstroom lanceren, bijv. de ‘revisieworkflow voor commentaren’. Hiermee kan elke interne en externe gebruiker commentaar geven bij een document. Deze commentaar is voor elke interne en externe gebruiker zichtbaar in het veld opmerkingen. Dit veld is documentafhankelijk, niet versieafhankelijk. De commentaar die u geeft, komt automatisch in de takenlijst van de documentbeheerder terecht. Tip: deze optie biedt een grote meerwaarde om documenten op een interactieve manier beter up-to-date te houden. De documentbeheerder kan op deze wijze in hetzelfde platform alle opmerkingen op zijn document(en) ontvangen, waarna hij zijn document(en) kan updaten (evt. via een eigenaar/collaborator) en de opmerkingen gewist worden. Andere gebruikers zien ook wat er reeds gemeld is over het betreffende document. Elk document waarop een werkstroom actief is, is herkenbaar aan dit icoontje: 8.1 WERKSTROMEN: GEBRUIKER U klikt bij het gewenste document op ‘Werkstroom starten’ U kiest de gewenste werkstroom. Vervolgens kan u uw commentaar noteren en klikt u op ‘Werkstroom starten’. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 19/28 Datum: 24-11-2014 Met opmerkingen [KB7]: TIP ! Elke gebruiker zal deze opmerking nu zien staan onder de weergave van het document: Wie de gedetailleerde weergave gebruikt, zal ook snel kunnen zien aan welk document een opmerking hangt, want achter ‘Opmerking’ staat er dan een cijfer > 0 en aan het werkstroomicoontje. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 20/28 Datum: 24-11-2014 9 ZOEKFUNCTIE Ter info: in elk scherm kan u sowieso de gekende Windows-sneltoetsencombinatie CTRL+F gebruiken om op de geopende pagina te zoeken. 9.1 Met opmerkingen [KB8]: NIEUW release november 2014 SNEL ZOEKEN Klik bovenaan op ‘Zoeken’ Vervolgens kan u ofwel eerst zoekitems ingeven of al via het pijltje een bibliotheek selecteren waarin u snel wil zoeken. Alfresco onthoudt tijdens uw actieve sessie uw laatst gekozen bibliotheek. ‘Zoeken in Digitale Bibliotheek’ betekent zoeken in alle bibliotheken. Wanneer u in dit vak een woord of nummer intikt, zal Alfresco zelf voorstellen doen van wat u wil zoeken. U bevestigt dit door dit aan te klikken. Vervolgens kan u opnieuw een zoekterm ingeven, enz. Alfresco zoekt ook standaard alles met de wildcard *.*, zodat u zelfs niet altijd het volledige woord moet intikken, zie voorbeeld hieronder. Indien u iets wil zoeken in een bepaalde volgorde, vroeger tussen “”, kan u deze woorden gewoon snel achter elkaar typen en dan stelt Alfresco bijv. ‘naam:handleiding alfresco’ voor als één item. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 21/28 Datum: 24-11-2014 9.2 Met opmerkingen [KB9]: NIEUW release november 2014 ZOEKRESULTATEN Opties om uw zoekresultaat te gaan weergeven en ermee aan de slag te gaan: U kan uw zoekresultaat laten weergeven in een overzichtelijke lijst of met meer details. U kan klikken op de versiedatum om de versiecommentaar te bekijken of versiehistoriek te raadplegen. U kan uw zoekresultaat op- of aflopend sorteren op relevantie, naam, datum versiewijziging of datum gemaakt. Links verschijnen er ook verschillende items (naargelang zoekresultaat) waarop u kan filteren om uw zoekresultaat te verfijnen. U kan nog meer details laten weergeven, uw zoekresultaat downloaden als zip of exporteren naar excel (een voortgangsbalk geeft de duurtijd aan). Aandachtspunt om te downloaden: u zet de view best op ‘Lijst’ ipv ‘Details’. Indien u het volledige zoekresultaat wil downloaden, moet u eerst blijven scrollen totdat u onderaan niet meer ‘bezig met laden’ ziet staan. Vervolgens klikt u op ‘Download als ZIP’. U kan ook afzonderlijke documenten aanvinken en dan deze afladen via ‘Download als ZIP’. Opmerking: indien folders tot de zoekresultaten behoren, zullen deze NIET meegenomen worden in de zip. Folders kan u enkel downloaden via de digitale bibliotheekweergave. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 22/28 Datum: 24-11-2014 9.2.1 GEAVANCEERD ZOEKEN Klik bovenaan op ‘Zoeken’ en dan rechts op ‘Ga naar Geavanceerd zoeken’. Hier hebt u een aantal mogelijkheden die we u nader uitleggen. Naargelang uw keuze zal al een bepaald pad worden gedefinieerd. Content Mappen Standaard Document Na selectie zal het pad al gedefinieerd worden tot ‘Kennis en informatie’. Installatiedocument Na selectie zal het pad al gedefinieerd worden tot ‘Operationele Infrastructuur’. Installatiegebonden technische handleiding Na selectie zal het pad al gedefinieerd worden tot ‘Operationele Infrastructuur’. As-built plan of Elektrisch Schema Na selectie zal het pad al gedefinieerd worden tot ‘Operationele Infrastructuur’. Aankoopfactuur Na selectie zal het pad al gedefinieerd worden tot ‘Specifieke documenten’. Technische handleiding Na selectie zal het pad al gedefinieerd worden tot ‘Kennis en informatie’. Projectdocument Na selectie zal het pad al gedefinieerd worden tot ‘Sites’. Elk zoekresultaat zal in dezelfde view worden weergeven als snel zoeken, in het zoekvak vult hij automatisch de vertaalslag van de nodige parameters in. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 23/28 Datum: 24-11-2014 9.2.2 GEAVANCEERD ZOEKEN OP CONTENT Even de belangrijkste opties overlopen: Trefwoorden: er wordt in alle metadata gezocht Indien u bijvoorbeeld in het veld ‘Trefwoorden’ zoekt op ‘bestek’, krijgt u als resultaat alle mappen en documenten waarin ‘bestek’ voorkomt in de bestandsinhoud, naam, metadata, titel, beschrijving of tag. Pad: hier kan u reeds een locatie selecteren, zodat u binnen dit gedeelte van de folderstructuur zoekt Naam: hiermee zoekt u enkel in de documentnaam (dus niet in andere metadata) Datum gewijzigd: hier kan u een periode opgeven voor datum gewijzigd op Gewijzigd door: hier kan u een persoon selecteren Datum versiewijziging: hier kan u een periode opgeven voor documenten, waarvan er effectief een nieuwe versie toegevoegd is handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 24/28 Datum: 24-11-2014 Met opmerkingen [KB10]: TIP! 9.2.3 GEAVANCEERD ZOEKEN OP MAPPEN Met deze zoekfunctie zoekt u enkel naar folders, niet naar documenten. Indien u bijvoorbeeld zoekt op ‘bestekken’, krijgt u enkel mappen als resultaat. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 25/28 Datum: 24-11-2014 9.2.4 GEAVANCEERD ZOEKEN OP STANDAARD DOCUMENT Na selectie van dit zoekscherm zal het pad al gedefinieerd worden tot ‘Kennis en informatie’. Met deze zoekfunctie kan u specifiek op documentaard als beheerder selecteren. Indien u bijvoorbeeld zoekt op ‘vlarebo’ en documentaard op ‘richtlijn’ zet, krijgt u enkel alle richtlijnen met ‘vlarebo’ in de documentnaam of documentinhoud. Wanneer u ‘vlarebo’ intikt in het veld ‘Naam’, krijgt u enkel het eerste document, gezien er dan enkel naar de documentnaam gekeken wordt. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 26/28 Datum: 24-11-2014 9.2.5 GEAVANCEERD ZOEKEN OP PROJECTDOCUMENT Na selectie van dit zoekscherm zal het pad al gedefinieerd worden tot ‘Sites’. Met deze zoekfunctie kan u projectgerelateerde documenten in Sites zoeken, evt. in combinatie met thema, folder, opleveringsdossier en/of einddossier. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 27/28 Datum: 24-11-2014 10 VRAGEN Voor vragen kan u contact opnemen met: Kjell Bakkovens, [email protected] +32 (0)3 450 49 85. handleiding Alfresco extern.docx Auteur: Kjell Bakkovens 28/28 Datum: 24-11-2014
© Copyright 2024 ExpyDoc