Werkinstructie voor het werken met de ExceltoCI
SNS_CI_CRSE_CAT_opplussen_en_wijzigen_studiedelen.
xslm voor het opplussen en wijzigen van studiedelen.
Versie 1.0
d.d. 06-2014
Inhoud
1. Algemene opmerkingen ExceltoCI opplussen en wijzigen van studiedelen .... 2
2. Voordat je aan de slag kunt .......................................................................... 4
3. Introductie tot de verschillende tabbladen ................................................... 7
3.1 Coversheet ........................................................................................ 8
3.2 Connect Information ......................................................................... 9
3.3 Template ......................................................................................... 11
3.4 Data Input ...................................................................................... 12
3.5 Staging & Submission ..................................................................... 14
3.6 Documentatie van de velden ........................................................... 17
4. Toepassing ................................................................................................. 18
4.1 Verplichte velden ............................................................................ 19
4.2 Gegevenstaal Engels of Nederlands …............................................... 20
5. Troubleshooting .......................................................................................... 22
6. Vaak voorkomende foutmeldingen .............................................................. 24
1
1. Algemene opmerkingen ExceltoCI voor het opplussen en wijzigen van
studiedelen
Deze werkinstructie is bedoeld als introductie tot het werken met de ExceltoCI voor
studiedelen ExceltoCI SNS_CI_CRSE_CAT_opplussen_en_wijzigen_studiedelen.xslm.
Met deze ExceltoCI is het mogelijk om in bulk studiedelen te creeren, op te plussen en te
wijzigen.
In het leeuwendeel van de gevallen zul je de ExceltoCI inzetten om mbv de Action
UPDATE en UPDATEDATA reeds bestaande studiedelen op te plussen of te wijzigen.
Om die reden en om zaken toegangkelijk te houden spitst deze werkinstructie zich toe op
het beschrijven van de betrekkelijk eenvoudige standaard werkwijze van het opplussen
en wijzigen van studiedelen.
Het creëren van geheel nieuwe studiedelen mbv de Action CREATE is een relatief
complexe werkwijze en valt daarom niet binnen de scope van deze introductie.
Gegevens kunnen in SIS op verschillende manieren worden vastgelegd. Dit kan direct
binnen SIS worden gedaan, maar dit kan ook in bulk via een Excel to Component
Interface (ExceltoCI).
De Excel to Component Interface methode bestaat uit twee onderdelen:
1. Twee ExceltoCI bestanden (.xlsm en rellangmcro.xlsa) met Visual Basic for
Applications (VBA) code voor het overzetten van gegevens naar SIS. De gegevens
worden door de ExceltoCI functionaliteit omgezet van een Excel gegevensblad
structuur naar een (database)structuur1 die in SIS kan worden ingelezen .
2. Een programma met PeopleCode die de DOM structuur zoals die door het
ExceltoCI bestand wordt aangeboden analyseert en via een zogenaamde
‘component interface’ gegevens in de PeopleSoft database toevoegt of wijzigt. De
component interface is een soort schil om de PeopleSoft component heen waarin
dezelfde controles worden uitgevoerd als bij handmatige gegevens invoer.
De resultaten van de gegevensinvoer worden in dezelfde DOM structuur
opgeslagen als ze zijn aangeboden en terug gemeld naar het ExceltoCI bestand.
Gegevens(sets) die een foutmelding opleverden kunnen in het ExceltoCI bestand
worden gewijzigd en opnieuw worden aangeboden.
Door middel van ExceltoCI is het mogelijk om in bulk nieuwe studiedelen aan te maken,
of deze bij te werken. Dit is een bijzonder krachtige optie. Juist daarom is het van groot
belang om secuur te werk te gaan, en je bewust te zijn dat het een erg krachtige tool is.
Anders gezegd, een foutje is zo gemaakt, maar niet zomaar hersteld.
Een aantal van de belangrijkste punten:
-
-
1
Gebruik voor het werken met de ExceltoCI de versie van Excel die door de HvA
wordt aangeboden.
Zorg dat je goed weet naar welke omgeving je de gegevens verstuurt. Zie tabblad
Connect Information van je ExceltoCI bestand .xlsm en raadpleeg de instructies in
dit document onder ‘Connect Information’.
Action: UPDATE of UPDATEDATA (CREATE wordt in deze werkinstructie niet
behandeld.) Wanneer je bestaande studiedelen opplust of wijzigt zul je uitsluitend
de Actions UPDATE of UPDATEDATA gebruiken.
De vuistregel is dat je de Action UPDATE gebruikt wanneer je een studiedeel op
wilt plussen. Wanneer je een bestaand studiedeel opplust worden de gegevens
van de vorige rij overgenomen. Het is mogelijk om tegelijkertijd met het
Document Object Model (DOM)
2
opplussen eenvoudige wijzigingen, zoals het aan – of uitvinken van checkboxes,
aan te brengen.
Action UPDATEDATA dien je te gebruiken wanneer je gegevens zoals omschrijving
(de groene velden in SIS die van de gegevenstaal afhankelijk zijn) wijzigt.
-
Let op het gegevenstype van de kolommen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je in
excel goed aangeeft dat je datum er correct uitziet, anders verwar je opeens
maanden met dagen. Herstel is niet automatisch te doen!
Gebruik in excel cel-eigenschappen: aangepast -> dd-mm-jjjj
Vergeet niet in de handleiding over studiedelen te kijken. Alles wat daarin staat is
ook van toepassing wanneer je mbv de ExceltoCI gegevens in bulk in SIS invoert.
3
2. Voordat je aan de slag kunt
Controleer voordat je aan de slag gaat of de volgende zaken op orde zijn.
1) Heb ik de juiste toegangsrechten?
Een voorwaarde om mbv de ExceltoCI gegevens naar SIS weg te kunnen schrijven is dat
je de juiste toegangsrechten hebt op de omgeving waarnaar je gaat publiceren.
Toegangsrechten voor het werken met de ExceltoCI
SNS_CI_CRSE_CAT_opplussen_en_wijzigen.xslm kunnen middels een Topdeskticket bij
centraal functioneel beheer aangevraagd worden.
2) Rellangmacro.xla
In de map waar de ExceltoCI SNS_CI_CRSE_CAT_opplussen_en_wijzigen.xslm staat
moet tevens een rellangmcro.xla bestand staan.
Pas wanneer het bestand rellangmcro.xla in dezelfde map staat als ExceltoCI .xslm
verschijnt de knop Add-Ins in het ExceltoCI bestand. De knop Add-Ins heb je nodig om
met een ExceltoCI te kunnen werken.
3) ’Microsoft Office Security Options’
Open in Excel het ExceltoCI .xslm bestand dat je wilt gaan gebruiken.
Er verschijnt een Security Warning.
Click op Options
4
Er verschijnt een ’Microsoft Office Security Options’ venster.
Je moet bij de ’Microsoft Office Security Options’ ‘Enable this Content’ kiezen.
Daarna click je op OK.
4) Slechts 1 ExceltoCI geopend wanneer je data in gaat voeren
Zorg er voor dat of je slechts 1 ExceltoCI open hebt staan wanneer je gegevens mbv een
ExceltoCI in wilt gaan voeren. Bij meerdere tegelijkertijd geopende ExceltoCI’s kun je
onverwachte effecten en foutmeldingen verwachten.
Zoals bijvoorbeeld
Eventueel is het nodig om eerst alle ExceltoCI’s af te sluiten en vervolgens de ExceltoCI
die je wilt gebruiken te heropenen. Zo begin je met een schone lei.
5
3. Introductie tot de verschillende tabbladen van ExceltoCI
SNS_CI_CRSE_CAT_opplussen_en_wijzigen.xslm
-
tabblad
tabblad
tabblad
tabblad
tabblad
Coversheet
Connect Informatie
Data Input
Staging & Submission
Documentatie
6
3.1 Coversheet
Op de coversheet vind je algemene informatie over de ExceltoCI en specifieke informatie
over de functionaliteit op iedere tab in de ExceltoCI.
7
3.2 Tabblad ‘Connect Information’
Op dit blad staat de informatie over de omgeving waar je verbinding mee gaat maken en
die nodig is om data in de database in te voeren.
De ‘connect information’ neem je over van het url adres van de omgeving waar je
verbinding mee wilt maken.
https://acc.sis.hva.nl:8011/psp/S2ACC/EMPLOYEE/HRMS/h/?tab=DEFAULT
Web Server Machine
Name:
Protocol:
De naam van de webserver waar je verbinding mee maakt
Het protocol waarmee je verbinding maakt met de
webserver.
8
HTTP Port:
De naam van de poort waar de webserver gebruik van
maakt.
Portal:
De naam van de portal
PeopleSoft Site Name:
De naam van de PeopleSoft site/ SIS site
Node:
De PeopleSoft node/ SIS node – Hier laat je de waarde
PSFT_HR staan die al in de sheet is ingevuld.
Language Code:
De code voor de taal die je gebruikt wanneer je data naar de
database wegschrijft.
ENG is de code voor de Engelse taal.
DUT is de code voor het Nederlands.
Standaard laat je hier ‘ENG’ staan.
De code DUT of ENG gebruik je wanneer je wijzigingen uit
wilt voeren op de gegevens die in de groene velden in SIS
staan. Afhankelijk van de gekozen gegevenstaal zul je hier
gegevens zien die je voor de Engelse taal of de Nederlandse
taal hebt ingevoerd.
Chunking Factor:
Het aantal rijen dat je in 1 keer naar de database uploadt.
Error Threshold:
De foutdrempel. Wanneer dit aantal fouten is bereikt stopt de
invoer in de database. Ook verschijnt er een foutmelding
wanneer de foutdrempel is bereikt.
Submit Blanks as Input: Dit veld staat standaard op NO. Laat dit veld op NO staan.
Als je Yes kiest loop je het risico dat je waarden wist.
Action:
CREATE, UPDATE, UPDATEDATA
In de context van deze werkinstructie zul je Action UPDATE
of UPDATEDATA kiezen.
UPDATE - deze optie gebruik je om reeds bestaande
studiedelen op te plussen.
UPDATEDATA - gebruik deze optie om specifieke reeds
bestaande non-key waarden te wijzigen.
Voorbeelden van non-key waarden zijn checkboxes die je
aan – of uitvinkt. Zie de kolommen ‘Schedule Print’
‘Catalog Print’ ‘Allow Course to be Scheduled’ in de ExceltoCI.
Andere non–key waarden zijn omschrijvingen.
9
3.3 Tabblad ‘Template’
Het bouwen of wijzigen van een template wordt niet ondersteund.
10
3.4 Tabblad ‘Data Input’
In het blad ‘Data Input’ zet je de gegevens die je naar de database weg wilt schrijven.
Controleer de gegevens die je in het tabblad ‘Data Input’ hebt gezet voordat je verder
gaat.
Controleer vervolgens of de gegevens op het tabblad ‘Connect Information‘ correct zijn.
Click op de knop ‘Stage Data for Submission’.
Wanneer je op de knop ‘Stage Data for Submission’ clickt worden de gegevens die in het
tabblad ‘Data input’ staan klaargezet om in de SIS database ingevoerd te worden.
Wacht tot je automatisch het tabblad ‘Staging & Submission’ te zien krijgt.
Wacht tot je automatisch het tabblad ‘Staging & Submission’ te zien krijgt.
11
3.5 Tabblad ‘Staging & Submission’
De gegevens die je in het tabblad ‘Staging & Submission’ te zien krijgt zijn dezelfde als
die je in het tabblad ‘Data input’ hebt gezet. Je kunt in het tabblad ‘Staging &
Submission’ controleren of de stap van het klaarzetten van de data voor het
daadwerkelijk wegschrijven naar de database goed is gegaan. Je zou een beeld als
hieronder in het screenshot te zien moeten krijgen.
In het tabblad Staging & Submision mag je waarden niet wijzigen.
Het tabblad Staging & Submision is uitsluitend bedoeld om de resultaten van de actie
Submit Data te laten zien.
Knop Submit Data
Click vervolgens op de knop Submit Data. Gegevens die je in het tabblad ‘Staging &
Submission’ ziet staan worden vervolgens in de SIS database ingevoerd.
Nu verschijnt een login scherm.
12
1. Voer hier je id en je password in.
2. In het veld bij ‘Component Interface Name’ moet de naam van het component staan
dat je voor de invoer van je gegevens gebruikt. In het geval van het gebruik van de
ExceltoCI voor het werken met studiedelen is dat SNS_CI_CRSE_CAT.
3. Click op de OK knop. (Enter indrukken werkt niet)
De gegevens op tabblad ‘Staging & Submission’ worden nu naar de database
weggeschreven. Dit kan enige tijd duren.
De resultaten van de invoer verschijnen vervolgens in de kolom ‘Status’ van het tabblad
‘Staging & Submission’ waar je je op bevindt.
In de kolom ‘Status’ zie je of de invoer al dan niet succesvol is verlopen.
Er zijn 3 verschillende waarden die je bij wijze van feedback te zien kunt krijgen.
..OK…
De invoer van de data in de betreffende rij is succesvol verlopen.
.Error.
De invoer van de data in de betreffende rij heeft niet plaatsgevonden.
Plaats de muis boven de Error om de details van de foutmelding te zien.
.Warning.
De invoer van de data in de betreffende rij heeft plaatsgevonden.
Plaats de muis boven de Warning om de details van de waarschuwing te
zien. Corrigeer de gegevens in SIS.
13
14
3.6 Tabblad ‘Documentatie’
In het overzicht zoals in de schermafdruk hieronder zie je hoe de kolomnamen in de
ExceltoCI overeen komen met de velnamen in SIS en welke velden verplicht zijn.
15
4. Toepassing
Je gebruikt een ExceltoCI normaalgesproken wanneer je studiedelen in bulk op wilt
plussen. Wanneer je studiedelen zonder verdere wijzigingen wilt opplussen dan volstaat
het om een nieuwe Effective Date op te geven. De gegevens van de voorgaande rij
worden dan overgenomen in de opgepluste rij.
Op tabblad ‘Connect Information’ kies je de Action UPDATE
Het is mogelijk om tegelijkertijd met de actie van het opplussen eenvoudige wijzigingen
op het studiedeel aan te brengen zoals op de checkboxes. Zie het scherm hieronder.
Ook hier geldt dat je op tabblad ‘Connect Information’ de Action UPDATE kiest.
16
Het aan en uitvinken van de checkboxes doe je dmv het gebruik van de waarde Y (Yes)
of N (No) in de met de checkboxes corresponderende kolommen in de ExceltoCI.
17
4.1 Verplichte velden
De velden Course ID, Effective Date en Satus as of Effective Date zijn verplichte velden
wanneer je met behulp van de ExceltoCI studiedelen wilt opplussen of wijzigen.
Deze 3 velden samen vormen een unieke sleutel waarmee je een specifieke rij van een
studiedeel ‘aanwijst’.
18
4.2 Gegevenstaal Engels of Nederlands
Op tabblad ‘Connect Information’ staat bij ‘Language Code’ de code voor de taal die je
gebruikt wanneer je data naar de database wegschrijft. ENG is de code voor de engelse
taal. DUT is de code voor het nederlands.
Standaard laat je hier ‘ENG’ staan.
Wanneer je een bestaand studiedeel opplust met Action: UPDATE dan worden de
gegevens die in de omschrijvingsvelden staan automatisch van de vorige rij
meegekopieerd.
Zou je velden waar omschrijvingen in staan willen wijzigen dan moet je dat nog eens
apart met Action: UPDATEDATA doen. Bovendien dien je dat 1 x apart voor de Engelse
taal en 1 x apart voor de Nederlandse taal te doen.
Velden omschrijvingen – Nederlandse en Engelse omschrijvingen
Belangrijke voorwaarden om tot een goed resultaat te komen wanneer je zaken zoals
bijvoorbeeld omschrijvingen wilt wijzigen zijn:
1) Action: UPDATEDATA
Op tabblad Connect Information moet je bij Action ‘UPDATEDATA’ kiezen.
2) Course Offering Nbr heeft waarde 01.
In kolom Course Offering Nbr op tabblad Data Input moet je nu een waarde
invullen zodat de ExceltCI weet op welk onderdeel informatie af te vuren.
In kolom Course Offering Nbr moet de waarde 01 staan.
3) Language Code.
Standaard laat je hier ENG staan.
Wanneer je echter de gegevens in de velden Omschrijving, Lange naam
studiedeel of Lange omschrijving wilt wijzigen dan is het nodig dat je
wijzigingen in beide talen invoert. Dit doe je 1 x voor de Engelse taal en 1 x
voor de Nederlandse taal.
Bij Language Code op tabblad Connect Information moet het woord ENG
staan voor de Engelse taal.
Bij Language op tabblad Connect Information moet het woord DUT staan voor
de Nederlandse taal.
19
Language Code – ENG of DUT
20
5. Troubleshooting en wat te doen bij foutmeldingen (raadpleeg ook de
informatie bovenaan dit document ‘Voordat je aan de slag gaat’)
Wanneer je foutmeldingen krijgt check je eerst een aantal eenvoudige dingen:
- Autorisatie
Heb ik op de omgeving waar ik gegevens naar weg wil schrijven (bijv. TST, ACC, DEV of
PRD) wel de benodigde rechten?
- Aanwezigheid van het .xla bestand
In de map waar de ExceltoCI .xslm die je wilt gebruiken in staat moet tevens het
rellangmcro.xla bestand staan. Controleer of dit het geval is.
- Heb ik slechts 1 ExceltoCI open staan?
Op het moment dat je gegevens weg gaat schrijven mag je slechts 1 ExceltoCI open
hebben staan.
Bij meerdere tegelijkertijd geopende ExceltoCI’s kun je onverwachte effecten en
foutmeldingen verwachten. Zoals bijv.
Sluit alle ExceltoCI’s zodat je er nog maar 1 open hebt staan.
Eventueel is het nodig om ook deze af te sluiten en te heropenen. Zo begin je weer met
een schone lei.
- Zijn de gegevens die je bij ‘Connect Information’ hebt ingevuld juist?
Controleer de gegevens op tabblad ‘Connect Information’. Zie de instructies voor de
‘Connect Information’ bij hoofdstuk Connect Information van dit document.
- Controleer of de gegevens die je invoert correct zijn.
In 90 % van de gevallen zijn foutmeldingen te herleiden naar gegevens die niet correct
zijn. (zie ook het volgende punt # Ongeldige tekens).
De handleiding voor het aanmaken van studiedelen is leidend vwb de notatie van de
gegevens (het gebruik van kleine letters of- hoofdletters in codes) die met behulp van de
ExceltoCI ingevoerd kunnen worden.
- Ongeldige tekens (Invalid Characters)
Zorg er voor dat er geen ongeldige tekens in het Data input scherm staan. Een enkele
quote (‘) zal niet geaccepteerd worden en zal een foutmelding tijdens ‘Submit Data’
opleveren.
- Action
Gebruik ik de juiste Action op het tabblad ‘Connect Information’? Action UPDATE,
UPDATEDATA of CREATE?
21
- de Chunking factor en grote data volumes en complexe data
Stresstesten hebben uitgewezen dat het mogelijk is om grote aantallen rijen (+_ 400)
goed in 1 opdracht te laten verwerken. De verwerkingsduur kan 5 minuten tot 20
minuten zijn afhankelijk van het volume en de complexiteit van je gegevens.
De combinatie van data volume en complexiteit van de gegevens bepaalt de aantallen
rijen die je in 1 opdracht goed kunt verwerken.
- Denk er aan om bij de invoer van complexe data de ‘Chunking factor’ bij de
instellingen op tabblad ‘Connect Information’ op 1 te zetten.
Bij eenvoudigere data, bijv. wijzigen van roostertijden kun je de chunking factor hoger
zetten, bijvoorbeeld op 10, 15 of 20. Probeer uit wat goed werkt. Zet de chunking factor
niet hoger dan 40.
- Exit uit een ‘loop’ van foutmeldingen
Wanneer je in een ‘loop’ van foutmeldingen gevangen zit kun je Ctrl en Pause
tegelijkertijd indrukken om uit de ‘loop’ te raken.
22
6. Vaak voorkomende foutmeldingen in ExceltoCI
Bij de verwerking van resultaten in Excel naar SIS kunnen er conflicten ontstaan tussen
deze beide systemen. Deze conflicten worden getoond d.m.v. foutmeldingen in de
ExceltoCI.
Hieronder volgen de meest voorkomende foutmeldingen, de redenen en de acties die
uitgevoerd dienen te worden om deze foutmeldingen weg te werken en het proces op een
juiste manier te laten verlopen.
Foutmeldingen op het tabblad Staging & Submission van de ExceltoCI verschijnen onder
kolom A ‘Status’. Wanneer je de muis boven de Error of de Warning melding zet
verschijnt er nadere informatie over de foutmelding.
Foutmelding
Redenen
Acties
Fout bij wijzigen waarde
De resultaten zijn niet
doorgeboekt naar de
tabellen in SIS.
Controleer de Web
Server details in
ExceltoCI op het tabblad
Connect Information.
Fout bij opslaan component
interface
ExceltoCI heeft geen
contact kunnen maken
met de juiste SIS
omgeving.
Controleer de Web
Server details in
ExceltoCI op het tabblad
Connect Information.
Er gebeurt niets na het klikken op
de knop Submit Data.
Geen ‘Ok’ of ‘Error’ in
de kolom Status
Controleer of je wel
autorisatie hebt voor die
component interface.
Data wordt niet op het tabblad
Staging & Submission geplaatst
na het klikken op de knop ‘Stage
data for submission’. Er staat
alleen STOP.
Stel de in te lezen data
veilig. Download een
nieuwe versie van de
ExceltoCI die je gebruikt.
23
No rows exist for the specified
keys
#1 - No rows exist for the
specified keys.
{SNS_ACAD_PLAN_CI} (91,50)
De data kan niet
worden ingelezen
omdat het sleutelveld
niet in SIS bestaat.
Controleer in SIS of dit
het geval is.
#2 - Failed to get the Component
Interface
Invalid XML Returned:
The response text is not valid
XML. Login Data cleared.
Foutieve
gebruikersnaam of
wachtwoord bij
inloggen.
sendSOAPRequest_SubmitToTDB:
The XML string contains invalid
character(s).
Foutieve
gebruikersnaam of
wachtwoord bij
inloggen.
Error: No response from Server.
Login Information cleared
Foutieve
gebruikersnaam of
wachtwoord bij
inloggen.
Error: Communication failed.
Failed to communicate with
server URL SIS
Er kan geen verbinding
met de server worden
gemaakt om dat de
URL niet correct is.
Controleer de gegevens
op het tabblad Connect
Information.
Error: “Think time peoplecode
event”
De Chunking factor
staat te hoog voor de
opdracht die je uit wilt
voeren.
Zet de Chunking factor
lager.
Error:
#1 - No key match was found for
collection CRSE_OFFER.
De ExceltoCI heeft de
waarde 01 in kolom
‘Course Offering Nbr’
nodig om een wijziging
op een bestaand
studiedeel uit te
kunnen voeren.
Zet de waarde 01 in
kolom ‘Course Offering
Nbr’
24
© Copyright 2024 ExpyDoc
