Lees het volledige artikel in PDF

Informatiemanagement
Meer doen
met (big) data
Als controller ben je elke dag bezig de performance van je organisatie te verbeteren. Financieel, maar ook operationeel en procesmatig. Je bent de linking pin
tussen finance en de andere functies. Overal help je kosten te besparen en
procesinefficiënties op te sporen en stromen te optimaliseren. Je goochelt met
budgetten en forecasts. Je prijst in de gehele organisatie business intelligence
en analytics aan, want meten is weten. Maar ook de afdeling finance zelf kan
meer doen met informatie.
14
Tekst: Arne Lasance en Alex Buis
Arne Lasance is journalist en Alex Buis is business director bij USG Finance Professionals
Analyse van data kan ook
performance van finance zelf verbeteren
D
e eisen die dezer dagen aan de bestuurders
van organisaties gesteld worden, lijken met
de dag toe te nemen – qua stuurkunst en besluitvaardigheid, maar ook qua transparantie en accountability. Daartoe is ‘een slagvaardig en
wendbaar ondernemingsbeleid gebaseerd op cijfermatige inzichten meer dan ooit nodig’, zoals de VRC het verwoordt. Cijfermatig inzicht, dat is aan cijfers inzicht ontlenen. Aan cijfers betekenis geven. Van gegevens
informatie maken.
Daarvoor wordt dezer
dagen allerwegen big
data als panacee aangeprezen. Maar de bijbehorende sophisticated
infrastructuren met
enorme data warehouses en state-of-the-art
predictive analytics software blijft voor het merendeel van
de (met name kleine en middelgrote) bedrijven in ons land
een fata morgana.
Dat betekent niet dat het analyseren van gegevens over allerlei aspecten van het functioneren van de organisatie niet
zinvol zou zijn. Meten is weten en weten is het begin van
verbeteren. Er is niet voor niets veel vraag naar ‘next level’ spreadsheetspecialisten, die uit talloze tabellen interessante rapportages kunnen opdelven. Maar big data kent
een steeds grotere variëteit aan gegevens: van gewone tabelgegevens tot hiërarchische en ongestructureerde data,
uit en in documenten, e-mails, social media, video, markten beursdata, supply chain gegevens en ga maar door. Voor
echte analyse moeten al die gegevens tezamen toegankelijk en doorzoekbaar zijn – en dan ook nog real time. Volgens Gartner gaat het om Volume, Variety and Velocity,
wil je uit al die verzamelde gegevens zinvolle informatie
opgraven.
je vinger naar een ander wijzen. De concepten en methoden van (big) data analyse kun je ook heel goed inzetten
om je eigen efficiency transparant te maken.
Van gegevens naar waarde
Vaak stellen organisaties die hun prestaties willen verbeteren een balanced scorecard op, waarin de strategische
doelstellingen vertaald worden in concrete doelen. Niet
zelden blijft dit een papieren exercitie, bijvoorbeeld omdat daarin de verkeerde
prestatie-indicatoren
worden opgenomen,
met verkeerd gekozen
normen en een onbalans in aandachtsgebieden.
Kritieke prestatie-indicatoren (kpi’s) zijn variabelen om de prestaties van organisaties of afdelingen te
monitoren en analyseren en daarmee uiteindelijk te verbeteren. Ze zijn ‘kritiek’ (en niet kritisch) omdat ze de
maat zijn voor de realisatie van operationele doelstellingen, die weer een vertaling zijn van de strategische doelstellingen. Met die kpi’s kan dus de ontwikkeling van de
organisatie gevolgd (en gestuurd) worden, door het verleden met het heden te vergelijken, door te benchmarken en
te meten in hoeverre ‘smart’ gestelde doelen gerealiseerd
worden. Wil men de effectiviteit en efficiency van de afdeling finance zelf optimaliseren, dan is het dus noodzakelijk eerst de eigen kpi’s te selecteren en definiëren.
Deze kunnen natuurlijk per organisatie en per taakgebied
binnen finance verschillen. Maar er zijn best generieke
kpi’s voor de finance-organisatie te bepalen. Denk bijvoorbeeld aan specifieke processen als order-to-cash (van verkoop tot ontvangst) en purchase-to-pay (van inkoop tot
betaling), samen ook wel gevat onder de term financial
supply chain management (FSCM). Je kunt in termen van
waardecreëren stellen, dat elke verloren dag in de FSCMcyclus geld in de kas scheelt – dus vergelijkbaar is met ver-
‘(Big) data analyse is ook heel
goed in te zetten om je
eigen efficiency transparant
te maken’
De performance van finance
De financiële administratie levert en verrijkt veel gegevens
en wijst daarbij graag naar andere functies als het gaat om
optimaliseren van de performance. Verkoop, marketing,
productie, logistiek: het kan en moet beter! Maar finance
kan pas echt waarde toevoegen aan de business, als de eigen huishouding ook optimaal op orde is.
Waar blijft je geloofwaardigheid als de eigen administratie achterloopt, aangiften te laat de deur uitgaan, te veel
(handmatige) correctieboekingen nodig zijn, periodes te
laat worden afgesloten, leveranciers te laat betaald worden en er te veel ‘maverick’ spend plaatsvindt? Als je
kunt aantonen dat het bij jou werkt, dan pas kun je met
Kpi’s voor credit management
Kpi’s voor credit management zijn bijvoorbeeld:
•• Days Sales Outstanding (DSO)
•• Ouderdomsanalyse
•• Forecast cashflow
•• Aantal verstuurde aanmaningen
•• Incassokosten
•• Aantal klachten
•• Aantal creditnota’s
15
Informatiemanagement
loren omzet. Is de keten van processen op de best denkbare manier ingericht om de operatie te ondersteunen?
De belangrijkste en meest kritieke drivers voor optimalisatie van FSCM zijn:
»» Efficiency – vanuit een oogpunt van kostenbesparing,
tijdwinst, productiviteitsverbetering en van resource allocation of toe te wijzen middelen;
»» Connectivity – koppeling met ketenpartners, binnen (finance, treasury) en buiten de organisatie;
»» Cash management – optimale inzet en beheer van werkkapitaal; en
»» Compliance – aan interne beleidsuitgangspunten en
protocollen, contractuele afspraken, wet- en regelgeving.
Voorbeelden van kpi’s
Efficiency
•• Kosten per factuur, inkooporder en/of transactie
•• Factuurdoorlooptijd – de gemiddelde tijd die verloopt tussen ontvangst van een
factuur en de betaalbaarstelling
•• Aantal leveranciers per 1.000 facturen
•• Tijd per activiteit en uitzonderingen
•• Purchase order cycle time of aankooporderdoorlooptijd
•• Aantallen facturen verwerkt per fte
•• Percentage facturen dat geheel automatisch verwerkt wordt
•• Percentage ‘in één keer goed’
•• Aantal vragen/klachten van leveranciers
•• Percentage op tijd betaalde facturen
Connectiviteit
•• Percentage elektronisch ontvangen facturen (echt elektronisch, dus niet e-mail attachments in Word of pdf of faxen)
•• Percentage leveranciers dat elektronisch factureert
•• Betaalbaarstelling
•• Aantal leveranciers per 1.000 facturen
•• Percentage leveranciers dat ook elektronische betalingen accepteert
•• Percentage betalingen via bank/Ideal/Paypal/credit cards en dergelijke
Cash management
•• Er is sprake van Spend under management. Inkoop is ‘in control’ mits:
- bestellingen gedaan zijn bij erkende leverancier,
- en adequaat geautoriseerd,
- tegen de juiste prijs en condities,
- de transactie transparant is verlopen met de vereiste goedkeuringen.
•• Early payment discounts gerealiseerd – in geld en als percentage van geboden
mogelijkheden
•• Percentage leveranciers dat korting aanbiedt bij snelle betaling
•• Days Payable Outstanding, openstaande vorderingen
Compliance
•• Purchase Order compliance
•• e-Invoicing compliance
•• Contract compliant spend en non-compliant spend (of ook off-contract spend, ook
wel maverick spend genoemd)
•• Percentage bestedingen of uitgaven dat contractueel is vastgelegd
•• Percentage compliant/niet compliant transacties
16
Deze vier drivers voor effectievere en efficiëntere processen moeten elk hun eigen metrieken krijgen, op basis
waarvan deelprocessen gemonitord en de performance van
het complete proces uiteindelijk ook meetbaar verbeterd
kan worden. En er is nog een vijfde aspect dat minstens
zo belangrijk is, wil je het proces echt verbeteren: transparantie. Voor alle stakeholders is transparantie en zichtbaarheid van de juiste, accurate en real-time gegevens essentieel door alle stappen of fasen. Voor die transparantie
heb je kengetallen nodig, rapportage- en analyse-tools,
dashboards. De toegankelijkheid van gegevens is cruciaal.
Het mag duidelijk zijn dat het monitoren van te veel kengetallen zijn doel voorbijschiet – het gaat om juist die kpi’s
die aansluiten bij de doelstellingen die de organisatie geformuleerd heeft. Bovendien zijn deze nooit statisch, maar
dynamisch. In de eerste fase op weg naar volwassenheid
kan de nadruk bijvoorbeeld vooral gelegd worden op kostenbesparing en efficiency – terwijl in een volgende stap
het stroomlijnen en verbeteren van de relaties met leveranciers juist belangrijker wordt.
Gebruik de auditfile
Associatieregels zoeken is een inmiddels breed erkende
manier om interessante en statistisch relevante relaties
te ontdekken tussen bepaalde items in grote gegevensverzamelingen. Zo is het mogelijk gebleken om patronen te ontdekken in de relaties tussen bepaalde producten via de gegevens van de kassasystemen in de
supermarkt. Zo ontdekte men dat mensen die aardappelen en uien kochten ook vaak wortelen en verse worst
in hun mandje hadden (in de VS waren het hamburgers). Dergelijke informatie uit gegevensanalyse kan gebruikt worden om beter onderbouwde beslissingen rond
voorraadbeheer en verkoopondersteunende acties te nemen.
Datamining is de term die gebruikt wordt voor het gericht
zoeken naar dergelijke verbanden in gegevensverzamelingen. Die gegevensverzameling ontstaat door bewust bepaalde gebeurtenissen te registreren of door gebruik te maken van informatie die er al is. De gevonden verbanden
kunnen gebruikt worden om een model te bouwen, dat
voorspellend kan zijn (‘toestand N dreigt’), en/of een signaal geeft dat actie ondernomen moet worden.
Nu bijna elke organisatie de financiële administratie bijhoudt met behulp van een computer, heeft ook bijna elke
organisatie de administratieve basisgegevens digitaal beschikbaar. Omdat de wet eist, dat de Belastingdienst uw
administratie eenvoudig kan inzien, lag standaardisatie
hier voor de hand. Inmiddels zijn dan ook bijna alle financiële softwarepakketten in staat op gestandaardiseerde manier zogenaamde auditfiles aan te leveren aan de Belastingdienst.
Een auditfile is een bestand waarin de meest gebruikte gegevens van de grootboekadministratie worden opgeslagen.
Het bestand geeft een standaardoverzicht van alle mutaties in de grootboekrekeningen. De standaard voor de ‘auditfile financieel’ is bekend als XAF, wat staat voor xml auditfile financieel. Van alle grootboekmutaties wordt in die
XAF de volgende informatie vastgelegd:
»» de datum;
»» bedrag debet en credit;
»» omschrijving van de mutatie;
»» dagboek;
»» grootboekrekening en -omschrijving;
»» btw-bedrag en -tarief;
»» boekstuk;
»» debiteuren- en crediteurengegevens.
Het grote voordeel van XAF is dat de standaard in verschillende applicaties gebruikt kan worden en de structuur van
de inhoud altijd gelijk is. Zie www.auditfile.net, een gezamenlijk initiatief van het XML-platform.
De resulterende auditfile-dataset kan, na het doorvoeren
van een aantal veredelingsslagen, een prima ‘datawarehouse’ zijn, een aangrijpingspunt om te analyseren op
zinvolle verbanden
(waardoor van gegevens informatie gemaakt wordt) of de
prestaties te benchmarken. Hoeveel boekingen
zijn er dit kwartaal geweest, hoeveel procent
daarvan is handmatig,
wanneer vinden die boekingen plaats, op welke rekeningen, hoeveel en welke, rond de maand of jaarafsluiting,
hoeveel zijn er memoriaal, hoeveel correctieboekingen
zijn er op debiteuren en crediteuren. Allemaal gegevens
die iets zeggen over de efficiency en effectiviteit van finance. Een eventuele benchmark biedt ook uitkomst bij
het meten van de kwaliteit van finance.
Stel bijvoorbeeld dat blijkt dat bij acht procent van de nota’s een creditnota nodig is en je weet vanuit de benchmark dat het gemiddelde op zo’n drie procent ligt, dan is
het hoog tijd om de oorzaak daarvan te onderzoeken. Of
stel dat het aantal facturen snel stijgt, maar dat de gemiddelde waarde bijna even hard naar beneden gaat. De omzet blijft ongeveer hetzelfde. Waarom worden er ineens
meer facturen verstuurd? Welke keuze en beslissing zit
daar achter? Is de toename van administratief werk daarbij meegenomen?
Zo kan een scherpe analyse van de eigen ‘big data’ ook de
afdeling finance helpen om beter te presteren.
Kpi’s voor P2P
Kritieke prestatie indicatoren voor P2P zijn bijvoorbeeld:
•• Days Payable Outstanding, openstaande vorderingen
•• Aantallen facturen verwerkt per fte
•• Percentage facturen dat geheel automatisch verwerkt wordt
•• Percentage first time match
•• Aantal vragen/klachten van leveranciers
•• Percentage leveranciers dat elektronisch factureert
•• Percentage leveranciers dat ook elektronische betalingen accepteert
•• Early payment discounts gerealiseerd
wordt daarop gereageerd? Hoeveel gegevens moeten meer
keren aan finance gerapporteerd worden? Hoeveel gegevens eist finance waar ze vervolgens niets mee doen?
Hoe accuraat zijn de forecasts die gemaakt worden? Zijn
de in voorraden geïnvesteerde bedragen gegroeid of verminderd door toedoen
van finance? Zijn de
DSO verminderd? Zo ja,
hoeveel extra resultaat
heeft dat opgeleverd?
Hoefde er minder extern
gefinancierd te worden?
Is er nu control over de
totale spend?
‘De auditfile-dataset kan, na
een aantal veredelingsslagen,
een prima datawarehouse zijn’
Werklust of waarde?
Een van de problemen van de genoemde kpi’s is dat ze
vooral meten hoeveel werk er op tijd door finance verricht wordt. Die gegevens zeggen nog niet per se heel
veel over de toegevoegde ‘waarde’ die finance voor de
organisatie creëert. Is finance een productieafdeling of
een dienstverlener? Een cijferfabriek of een business
partner?
Een maat die duidelijk maakt hoe (goed) finance andere
functies helpt zou zinvol zijn. Hoeveel niet- (geheel) financiële problemen helpt finance oplossen? Hoeveel klachten hebben de andere afdelingen over finance? Hoe snel
Haalbare doelen
Voor elk verbetertraject is het stellen van heldere en haalbare doelen cruciaal. Vaak is het beter om stap voor stap
naar een ideaal te werken dan om meteen de Mount Everest te willen beklimmen. En om te monitoren of de beoogde verbetering ook inderdaad gerealiseerd wordt, is
het even noodzakelijk, om heldere en meetbare kritieke
succesfactoren te kiezen. De mogelijkheden die de nieuwste technologieën bieden maken het tegelijk mogelijk om
processen te optimaliseren en de resultaten zorgvuldig te
bewaken. Waar nodig kan dan ook heel specifiek bijgesteld, versneld of vertraagd worden. Het is zinvol om je
op de afdeling finance niet te beperken tot de oude prestatiecriteria, zoals die golden toen de administratie nog
een kostenpost was. Nu gaat het erom te bepalen welke
kpi’s echt bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie. Want dáár kan finance zich als geen ander zelf
presenteren en bewijzen als functie met een duidelijke
en belangrijke toegevoegde waarde – voor de totale organisatie en de realisatie van al haar doelstellingen.
Big data: van gegeven(s) naar informatie
Het lijkt zo eenvoudig om van gegevens naar informatie te komen, maar het blijft ook
voor de financial een flinke uitdaging. Ligt de oplossing in het inzetten van intelligente business tools om de performance van de financiële afdeling te optimaliseren? Op
de Nationale Controllersdag op 12 juni in Burgers’ Zoo in Arnhem kunt u deelnemen
aan een levendige dialoog over big data en data analyse. Doe mee aan dit world-café. Er is omwille van het interactieve karakter plaats voor een maximaal aantal deelnemers.
Meer informatie en aanmelden:
www.overfinancieelmanagement.nl/controllersdag
17

Download Report