014 Certificatiereglement
INHOUDSOPGAVE
1. Inleiding ....................................................................................................................................................... 2
2. Certificatie onder accreditatie ...................................................................................................................... 2
3. Algemeen ..................................................................................................................................................... 2
4. Aanvraag tot certificering ............................................................................................................................. 2
5. Certificatie overeenkomst en de daarbij behorende appendices .................................................................. 3
6. Naleving voorschriften ................................................................................................................................. 3
7. Ter beschikkingstelling van informatie en/of materiaal ............................................................................... 3
8. Planning ....................................................................................................................................................... 3
9. Vooronderzoek, Stage 1 ............................................................................................................................... 4
10. Toetsingsonderzoek, Stage 2 ...................................................................................................................... 5
11. Afwikkeling van geconstateerde non-conformiteiten (NCF) ....................................................................... 6
12. Certificatie en het gebruik van logo(s) ........................................................................................................ 7
13. Openbaarheid en publicaties ...................................................................................................................... 8
14. Handhaving van het certificaat, verlenging van de geldigheid, beperking van de scope ............................. 9
15. Wijzigingen in het managementsysteem .................................................................................................... 9
16. Schorsing, beperking en intrekking van het certificaat ............................................................................. 10
17. Het vroegtijdig beëindigen van de samenwerking en consequenties ........................................................ 11
18. Klachten, bezwaar en beroep ................................................................................................................... 11
19. Beëindigen van de overeenkomst (anders dan onder paragraaf 17) ......................................................... 12
20. Auditpersoneel ......................................................................................................................................... 12
Bijlage 1:
Logoreglement Brand Compliance B.V. – van toepassing voor certificeringen onder
accreditatie .................................................................................................................................................. 13
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 1 van 14
014 Certificatiereglement
1. Inleiding
Brand Compliance BV, hierna te noemen BC, is sinds 2007 in Nederland actief als certificatieinstelling (CI) vanuit het kantoor in Beesd. BC verleent diensten met betrekking tot de beoordeling en
certificering van managementsystemen op basis van de van toepassing zijnde normen.
2. Certificatie onder accreditatie
BC werkt in overeenstemming met de regels van de nationale accrediterende organisatie (in Europa
is dit NEN-EN-ISO/IEC 17021). Accreditatie instellingen houden toezicht op CI’s door onder andere
audits bij te wonen. Hierdoor kan het voorkomen dat een audit die door BC wordt uitgevoerd, wordt
bijgewoond door de Nederlandse Raad voor Accreditatie (RvA).
3. Algemeen
Onderstaande voorwaarden hebben onder andere tot doel klanten inzicht te verschaffen in de
procedure die wordt gevolgd en de voorwaarden die van belang zijn bij de certificering van
managementsystemen. De voorwaarden zijn opgesteld in overeenstemming met Europese en
Internationale normen en maken integraal deel uit van het Voorstel voor Certificatie. In de
navolgende tekst wordt de klant aangeduid met "de opdrachtgever". Een opdrachtgever die blijkt in
overeenstemming te zijn met de eisen uit de desbetreffende norm, zal een “Certificaat van
Goedkeuring” voor zijn managementsysteem ontvangen en is gerechtigd het BC logo te voeren, zie
hiervoor bijlage 1 waarin het Logoreglement is ondergebracht. Het certificaat dat door BC wordt
toegekend, is van toepassing op de productie en/of diensten die onder directe invloed staan van de
opdrachtgever. Om het verworven certificaat te behouden dient de opdrachtgever zijn
managementsysteem te onderhouden en voortdurend aan de eisen uit de desbetreffende norm te
blijven voldoen. Indien de certificatie-eisen gedurende de certificatieperiode wijzigen dan zal BC de
opdrachtgever hiervan tijdig op de hoogte brengen en eventuele te nemen acties bespreken
teneinde de opdrachtgever te laten voldoen aan de vereisten van de norm. Indien wijzigingen in het
managementsysteem doorgevoerd dienen te worden behoudt BC het recht om deze wijzigingen te
controleren.
4. Aanvraag tot certificering
Het opstellen van een Voorstel voor Certificatie tussen BC en de opdrachtgever geschiedt op basis
van het aanvraagformulier dat beschikbaar is gesteld op de website: www.brandcompliance.nl en op
verzoek per email, telefonisch of post wordt verzonden. Met de informatie die is vastgelegd op het
aanvraagformulier kan een calculatie worden gemaakt van de te besteden tijd. Bij de meeste normen
is de tijdsbesteding voorgeschreven in de vorm van een Mandagentabel, waar slechts gemotiveerd
van kan worden afgeweken. Op basis hiervan zal BC de opdrachtgever een aanbieding doen met
betrekking tot het certificatieonderzoek en de aansluitende tussentijdse onderzoeken.
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 2 van 14
014 Certificatiereglement
5. Certificatie overeenkomst en de daarbij behorende appendices
De Algemene voorwaarden van BC alsmede het onderhavige document maken integraal deel uit van
het Voorstel voor Certificatie. De opdrachtgever krijgt het Voorstel voor Certificatie per email in een
pdf-bestand opgestuurd. Om de overeenkomst te effectueren dient één exemplaar van het Voorstel
voor Certificatie te worden getekend door de opdrachtgever en te worden geretourneerd, waarbij de
voorkeur uitgaat om dit eveneens per email te ontvangen.
6. Naleving voorschriften
De opdrachtgever zal voldoen aan de toepasselijke voorschriften, de richtlijnen alsmede aan de door
BC gestelde eisen en voorwaarden en haar medewerking verlenen aan controles en
vervolgonderzoek ter zake. De opdrachtgever is verplicht er voor te zorgen dat het
managementsysteem of proces gedurende de looptijd van het Voorstel voor Certificatie voldoet aan
de toepasselijke norm en dat de desbetreffende procedures en regels strikt worden nageleefd. De
wederpartij zal een bewaakt exemplaar van het betreffende milieu, kwaliteit- of procedurehandboek
voor BC ter beschikking houden. BC zal gedurende de certificatie periode de opdrachtgever op de
hoogte houden van wijzigingen in de betreffende norm en zal de opdrachtgever voldoende tijd geven
voordat zij de wijziging beoordeelt. Op verzoek van de opdrachtgever kan de wijze van communicatie
worden aangepast.
7. Ter beschikkingstelling van informatie en/of materiaal
Om de uitvoering van de opdracht goed en zoveel mogelijk volgens tijdschema te doen verlopen,
verstrekt de opdrachtgever alle door BC benodigde documenten en gegevens in de voor BC
benodigde vorm. De door de opdrachtgever verstrekte documenten en gegevens (ook
informatiedragers) kunnen tijdens een audit van een derde partij bij BC zelf (bijvoorbeeld de Raad
voor Accreditatie, het toezichtorgaan van gecertificeerde instanties of de Commissie van
Onpartijdigheid) ingezien worden door die betreffende derde partij.
Indien de opdrachtgever niet voldoet aan het (tijdig) beschikbaar stellen van de benodigde
documenten en gegevens, is de opdrachtgever aansprakelijk voor de daaruit voor BC voortvloeiende
kosten en schade. Tenzij in het Voorstel voor Certificatie anders is aangegeven, is de opdrachtgever
verplicht om materieel en materiaal aan BC ter beschikking te stellen, zodanig dat de door BC te
verrichten werkzaamheden op een veilige manier kunnen worden uitgevoerd.
Indien het materiaal niet aan de gangbare veiligheidseisen voldoet, houdt BC zich het recht voor om
de uitvoering van haar werkzaamheden op te schorten c.q. niet uit te voeren. Opdrachtgever is in dat
geval gehouden om aan BC alle voor BC voortvloeiende kosten (waaronder in ieder geval begrepen
reiskosten en reistijd) en schade te vergoeden.
8. Planning
Na ondertekening van de opdracht door de opdrachtgever zal uiterlijk binnen drie maanden na de
datum van ondertekening de initiële audit of hercertificering plaatsvinden. Voor elke maand
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 3 van 14
014 Certificatiereglement
waarmee deze termijn overschreden wordt brengt Brand Compliance 5% van de totale
opdrachtwaarde in rekening.
De initiële audit bestaat uit twee onderdelen:
Het vooronderzoek (Stage 1)
Tijdens dit deel van de audit wordt door de auditor beoordeeld in hoeverre het beschreven
managementsysteem voldoet aan de eisen van de betreffende normen.
Het toetsingsonderzoek (Stage 2)
Met dit deel van de audit beoordeelt de auditor de effectiviteit en implementatie van het
managementsysteem binnen de organisatie door interviews, het vragen naar ondersteunende
documentatie en door de afdelingen fysiek te bezoeken en te observeren. Bij voortzetting/overname
van een lopend certificatietraject wordt een afspraak gemaakt voor een vervolg onderzoek.
Hercertificering
Bij een hercertificering wordt in wezen uitgegaan van een stage 2 onderzoek, mits de hercertificering
plaatsvindt uiterlijk tot 3 maanden voor afloop van het nog geldende certificaat. Bij een tussentijdse
overname vindt er in wezen een hercertificering plaats, tenzij uit het vooronderzoek blijkt
(aangeleverde informatie, gegevens en een kennismakingsgesprek) dat het
kwaliteitsmanagementsysteem onvoldoende wordt onderhouden. Dit kan er toe leiden dat er alsnog
wordt overgegaan tot een initiële audit.
Hieronder in figuur 1 is een schematisch overzicht gegeven van een certificatieperiode.
1 januari 2008
Initiële audit
Year 0
1 januari 2008
Fase 1 audit
15-1-2008
Fase 2 audit
15-1-2009
Vervolg audit 1
Year 1
15-1-2010
Vervolgaudit 2
Year 2
15-1-2011
Her-certificering
Year 3
18-1-2008
Certificatie beslissing
9. Vooronderzoek, Stage 1
Brand Compliance voert een stage 1 audit uit met als doel:
a) De documentatie van het managementsysteem te beoordelen tenminste deels op locatie;
b) Om de locatie(s) te beoordelen en middels discussie te achterhalen in welke mate de cliënt
klaar is voor de stage 2 audit;
c) Om te bepalen in welke mate de norm is begrepen en efficiënt is ingevoerd en onderhouden,
hieronder wordt verstaan;
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 4 van 14
014 Certificatiereglement
a. KPI’s;
b. Significante aspecten van het managementsysteem;
c. Doelen; en
d. De werking van het managementsysteem.
d) De benodigde informatie verzamelen om de scope en de locaties te definiëren:
a. Voldoen aan de wettelijke aspecten
b. Gerelateerde statutaire aspecten;
e) Bepalen of alle middelen voor de stage 2 audit aanwezig zijn en de mate waarin de cliënt
instemt met de stage 2 audit;
f) In grote lijnen de planning voor de stage 2 audit bepalen door het managementsysteem
voldoende te doorgronden.
g) Vaststellen dat de planning van de interne audits gepland is en uitgevoerd, de
directiebeoordeling gepland en uitgevoerd is en het niveau van implementatie van het
managementsysteem voldoende is voor het uitvoeren van de stage 2 audit.
10. Toetsingsonderzoek, Stage 2
Het doel van de stage 2 audit is evaluatie van de implementatie en effectiviteit van het
managementsysteem. De audit bevat tenminste:
a) Informatie en aantoonbaar bewijs van conformiteit van het managementsysteem aan alle
vereisten van de normdocumenten;
b) Monitoren van resultaten en prestaties, meten, rapporteren en review prestaties afgezet
tegen de kwaliteitsdoelstellingen en targets (consistent met de verwachting van de van
toepassing zijnde standaard/norm);
c) Het managementsysteem van de cliënt dat overeenkomt met de norm;
d) De mate van operationeel beheer van de processen van de cliënt;
e) Interne audits en directiebeoordeling;
f) De verantwoordelijkheden van het managementteam voor het gevoerde beleid;
g) De link tussen de vereisten van de norm met; het beleid, prestaties van de doelstellingen en
targets, toepasbare wettelijke verplichtingen, verantwoordelijkheden, competentie van de
medewerkers, operations, procedures, resultaten van interne audits en de conclusie.
Het doel van het toetsingsonderzoek is te beoordelen of de implementatie van het
managementsysteem van de opdrachtgever leidt tot het voldoen aan de eisen van de desbetreffende
norm. Wanneer paragrafen van de norm worden uitgesloten dient dit door de auditor
gerechtvaardigd te worden. Zowel het toetsingsonderzoek als het daarop volgende tussentijdse
onderzoeken zullen worden uitgevoerd overeenkomstig de specifieke eisen.
Het uitgangspunt hierbij is positief bewijs te vinden van de werking van het managementsysteem en
de aantoonbaarheid van de resultaten van het systeem. De (Lead) auditor maakt daartoe een
programma dat wordt doorgenomen met de opdrachtgever.
Voor een succesvolle audit is het vereist dat voldoende informatie wordt verstrekt om te kunnen
vaststellen dat het managementsysteem volledig is beschreven en in overeenstemming met de eisen
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 5 van 14
014 Certificatiereglement
van de norm is geïmplementeerd, en dat product specifieke eisen getoetst kunnen worden. Dit kan
inhouden dat projecten bezocht moeten worden om de beheersing van de processen te kunnen
verifiëren.
Het toetsingsonderzoek wordt uitgevoerd overeenkomstig ISO 17021 waarbij tijdens de
openingsvergadering aan het management van de opdrachtgever de gang van zaken gedurende het
onderzoek zal worden toegelicht waaronder de opgestelde auditplanning, de certificatie criteria en
de wijze van beoordeling van het management systeem. Tijdens dit openingsgesprek komt ook aan
bod hoe er gehandeld wordt wanneer wijzigingen in bijvoorbeeld de scope of de audittijd
noodzakelijk blijken. Brand Compliance heeft hiervoor richtlijnen opgesteld en de acties tevens
bepalen in overeenstemming met de auditee.
Eventueel geconstateerde tekortkomingen worden besproken en gerapporteerd, tijdens de
afsluitende vergadering. Met het management van de opdrachtgever zal de (Lead) auditor de
bevindingen samenvatten, eventuele tekortkomingen classificeren en de afwikkeling van
geconstateerde afwijkingen bespreken. Tevens zal worden aangeven of de opdrachtgever wordt
voorgedragen voor certificatie.
11. Afwikkeling van geconstateerde non-conformiteiten (NCF)
NCF worden onderscheiden in twee categorieën:
A. Grote non-conformiteiten (Categorie A); Het ontbreken van of het niet hebben
geïmplementeerd of niet in stand hebben gehouden van een of meerdere eisen uit de
certificatienorm, of een situatie die, gebaseerd op objectieve waarnemingen, twijfel doet
rijzen over de kwaliteit van het werk dat uitgevoerd door de geaccrediteerde of aanvragende
organisatie.
B. Kleine non-conformiteiten (Categorie B); Het niet in stand hebben gehouden van een of
meerdere eisen uit de certificatienorm of een situatie die, gebaseerd op objectieve
waarnemingen, twijfel doet rijzen over de borging van kwaliteit van het werk dat uitgevoerd
wordt door de geaccrediteerde of aanvragende organisatie.
O. Opmerkingen (O); dit zijn aandachtspunten die indirect volgen uit de certificeringeisen.
Opmerkingen worden vastgelegd om inefficiëntie en verbetergebieden aan te wijzen.
Voor de registratie en afhandeling van een non-conformiteit wordt per non-conformiteit een bedrag
van € 75,- (excl. btw) in rekening gebracht.
Een opmerking dient binnen een termijn van maximaal 1 jaar na de afsluitende vergadering te zijn
opgelost, waarbij de corrigerende maatregelen als zodanig moeten zijn geïmplementeerd. Indien de
aanvrager de opmerking niet binnen de gestelde termijn heeft opgelost kan de opmerking door de
(Lead) Auditor worden gewijzigd in een grote of een kleine non-conformiteit.
Er worden drie categorieën van corrigerende maatregelen onderscheiden:
I. Corrigerende maatregelen die gedurende het onderzoek zijn geïmplementeerd. In dit geval
wordt het afwijkingsrapport voorafgaand aan de afsluitende vergadering afgesloten;
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 6 van 14
014 Certificatiereglement
II. Corrigerende maatregelen die slechts een wijziging inhouden van het gedocumenteerde
managementsysteem. In dit geval kan het afwijkingsrapport worden afgesloten door
overlegging van schriftelijk bewijs, en is een verificatie op de locatie van de opdrachtgever niet
noodzakelijk;
III. Corrigerende maatregelen die zodanige wijzigingen inhouden dat verificatie ter plaatse
noodzakelijk is. In dat geval zal BC een aanvullend onderzoek afspreken en uitvoeren.
Afhandeling:
De beantwoording van de geconstateerde afwijking door de opdrachtgever dient een
oorzaakanalyse, omvanganalyse, correctie en corrigerende maatregel te bevatten. Aanvullend dient
de opdrachtgever aantoonbaar te maken dat zowel de uitgevoerde correctie als ook de corrigerende
maatregel effectief zijn. De wijze waarop de opdrachtgever deze informatie kan verstrekken kan op
papier zijn als ook digitaal. De opdrachtgever hoeft niet verplicht gebruik te maken van het
afwijkingenformulier echter in de beantwoording dienen de vijf genoemde elementen te zijn
opgenomen. De betreffende (Lead) Auditor ziet erop toe dat, per geconstateerde afwijking, in de
beantwoording deze vijf elementen zijn verwoord.
*Bij non-conformiteiten wordt afhankelijk van de categorie van de non-conformiteit een termijn
vastgesteld door de auditor waarbinnen de afhandeling dient plaats te vinden of een plan van aanpak
ingeleverd dient te worden. Deze termijn geldt maximaal tot de volgende audit, behalve bij een
hercertificering waar de geldigheidstermijn van het certificaat leidend is.
Her-certificeringsaudit:
Her-certificering vindt drie jaar ná de initiële audit plaats. Doel van een her-certificering is het
bevestigen van de continuïteit en effectiviteit van het managementsysteem, de blijvende relevantie
en toepasselijkheid van de scope(s) onder accreditatie. Het beslaat de werking over de
gecertificeerde periode, inclusief de rapporten van de tussentijdse onderzoeken.
Tussentijds onderzoek:
Tussentijdse onderzoeken vinden ieder jaar, tweemaal per certificatieperiode, on-site plaats. Doel
ervan is het tussentijds controleren van het managementsysteem onder certificatie van de auditee
tussen de initiële en her-certificeringsaudit door, om de continuïteit van het managementsysteem te
kunnen waarborgen.
12. Certificatie en het gebruik van logo(s)
Na een succesvolle afsluiting van het certificatieonderzoek zal BC een "Certificaat van Goedkeuring"
verstrekken, waarop wordt vermeld tegen welke norm(en) werd getoetst alsmede de beoordeelde
bedrijfsactiviteiten (scope). Het certificaat is geldig voor een periode van drie jaar.
Het certificaat heeft betrekking op het managementsysteem van de opdrachtgever en houdt geen
certificering van producten of diensten zelf in. Los van het feit dat de opdrachtgever in het bezit is
van een certificaat, dient hij altijd te voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen en de verplichtingen
die voortvloeien uit het gecertificeerde managementsysteem.
Bij certificatie onder accreditatie draagt het certificaat het logo/ de logo's van de betreffende
accrediterende organisatie(s). De opdrachtgever heeft het recht dit certificaat te tonen op zijn
werkplek of in advertenties en ander promotiemateriaal.
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 7 van 14
014 Certificatiereglement
De opdrachtgever heeft tevens het recht het logo/ de logo's te gebruiken voor promotiedoeleinden.
BC zal hem daartoe voorzien van een set originele logo's, alsmede instructies voor het gebruik van
het certificaat en logo's. BC zal het juiste gebruik hiervan controleren tijdens tussentijdse
onderzoeken. Aan het gebruik zijn een aantal eisen gesteld.
De belangrijkste hiervan zijn:
Het logo dient in zijn geheel, inclusief alle kaders, gereproduceerd te worden;
Certificaat en logo zullen slechts gebruikt worden ter aanduiding van de goedkeuring van het
managementsysteem, niet van producten;
Vermeden moet worden dat het logo de indruk wekt dat het product gecertificeerd is,
gebruik dat een verkeerde voorstelling geeft van de verleende certificatie is niet toegestaan.
Conform de eisen uit de accreditatienormen houdt BC een lijst bij van door haar gecertificeerde
opdrachtgevers met hun bedrijfsactiviteit. Deze lijst is beschikbaar voor derden. Informatie die
buiten de accreditatienorm valt zal alleen met schriftelijke toestemming van de opdrachtgever
verstrekt worden aan derden.
In sommige gevallen is Brand Compliance wettelijk verplicht om vertrouwelijke informatie aan
derden te verstrekken. In deze gevallen wordt de cliënt hiervan op de hoogte gebracht.
Enkele specifieke Nederlandse certificeringproducten eisen dat BC de naam en het
certificaatnummer bekend maken aan de beherende instanties, die dit vervolgens opnemen in via
het internet openbare registers.
13. Openbaarheid en publicaties
BC is bevoegd het feit van verlening van het certificaat of c.q. de verklaring van overeenstemming
alsmede eventuele intrekking ervan openbaar bekend te maken aan bijvoorbeeld derden. Indien
deze informatie of vertrouwelijke informatie aan andere certificerende/accrediterende instanties
beschikbaar wordt gesteld, zal de directie van BC contact opnemen met de aanvrager.
De aanvrager heeft geen recht de naam van BC anderszins dan in verband met de certificatie te
gebruiken, tenzij BC daarin uitdrukkelijk schriftelijk heeft toegestemd. De opdrachtgever zal bij het
voeren van de door BC verstrekte certificaten en/of c.q. verklaringen van overeenstemming en
verslagen van audits zodanig handelen dat de goede naam van BC niet wordt aangetast. Alle
bekendmakingen zullen zodanig zijn ingericht dat geen verkeerde indruk wordt gewekt ten aanzien
van het toepassingsgebied of de locatie waarvoor de certificatie geldt dan wel met betrekking tot de
toepasselijke normen en eisen. Het is niet toegestaan om certificatiemerken of andere tekens op
producten of diensten aan te brengen zodat de indruk gewekt kan worden dat het betreffende
product door BC is gecertificeerd. De opdrachtgever zal bij derden niet de indruk wekken dat BC
verantwoordelijk is voor de activiteiten van de wederpartij. De wederpartij zal geen merktekens
aanbrengen die kunnen worden verward met de in het Voorstel voor Certificatie vermelde
certificatiemerken en/of andere tekens.
Bij beperking van het werkgebied dat vermeld is op het certificaat van goedkeuring, op verzoek van
de opdrachtgever of door waarneming van de auditor, zal de publicitaire uiting aangepast dienen te
worden zodat niet de indruk gewekt kan worden dat men nog steeds voor de betreffende activiteiten
gecertificeerd is.
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 8 van 14
014 Certificatiereglement
In het geval –naar het oordeel van BC- onjuiste mededelingen of publicaties door de opdrachtgever,
zal deze verplicht zijn tot onverwijlde rectificatie ten genoegen van BC. Informatie over de
opdrachtgever van derden zal als vertrouwelijk worden behandeld in lijn met het beleid van BC.
14. Handhaving van het certificaat, verlenging van de geldigheid, beperking
van de scope
BC is en blijft gedurende de certificatieperiode verantwoordelijk voor de beslissing die zij heeft
genomen op het gebied van de certificering, inclusief het toekennen, onderhouden, vernieuwen,
uitbreiden, beperken en intrekken van activiteiten van de scope, uitstel en intrekken van het
certificaat. Om dit te kunnen bewerkstelligen controleert zij de werking van het systeem door
tussentijdse onderzoeken. De frequentie van de tussentijdse onderzoeken hangt af van de norm en
de klant-specifieke omstandigheden. De maximale periode tussen tussentijdse onderzoeken is één
jaar.
In de driejarige periode worden alle normelementen en alle vestigingen tenminste eenmaal
beoordeeld.
BC zal de opdrachtgever minimaal 1 maand van tevoren inlichten over het voorgenomen tussentijds
onderzoek. Indien noodzakelijk zal BC een aanvullend onderzoek uitvoeren om het certificaat te
handhaven. Omstandigheden die hiertoe aanleiding kunnen geven, zijn bijvoorbeeld de wens van de
opdrachtgever om de op het certificaat aangeduide bedrijfsactiviteiten uit te breiden, of belangrijke
wijzigingen in het managementsysteem.
Voor het verstrijken van de geldigheidsduur is een verlengingsonderzoek vereist. De her-certificering
is vergelijkbaar met een verzwaarde tussentijds onderzoek. Opnieuw zullen alle elementen van de
norm(en) getoetst worden, echter er wordt bij de tijdsbepaling rekening gehouden met de prestaties
van de opdrachtgever gedurende de voorafgaande periode alsmede de actuele situatie aangaande
de scope en omvang van de organisatie. Indien de her-certificering van een managementsysteem
niet binnen 3-6 maanden na verlopen van de geldigheidstermijn van het certificaat leidt tot een
nieuw certificaat, kan niet de initiële goedkeuringsdatum worden aangehouden maar wordt de
nieuwe goedkeuringsdatum aangehouden.
15. Wijzigingen in het managementsysteem
Indien de opdrachtgever tijdens de geldigheidsduur van het certificaat zijn managementsysteem in
belangrijke mate wijzigt, dient hij BC op de hoogte te stellen van deze wijzigingen. BC zal de
wijzigingen beoordelen in relatie tot de eisen van de norm.
Onder wijzigingen wordt verstaan:
1.
2.
3.
4.
De rechtsgeldige, commerciële status, organisatorische status of eigendom;
Organisatie en management (DMU, technische staf);
Contact adres en locaties;
Het werkgebied (scope) vallend onder de certificatie;
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 9 van 14
014 Certificatiereglement
5. Grote wijzigingen in het managementsysteem en processen.
Kleine wijzigingen in het managementsysteem of documenten daarvan worden tijdens het
eerstvolgende tussentijds onderzoek door de auditor beoordeeld.
Specifiek voor wettelijke certificatie activiteiten geldt:
Van elke voorgenomen wijziging in het managementsysteem dient de opdrachtgever BC op de
hoogte te stellen. BC beoordeelt de voorgestelde wijzigingen en beslist of het gewijzigde
borgingsysteem nog steeds voldoet aan de eisen van de richtlijn, dan wel of een nieuwe beoordeling
noodzakelijk is. Zij stelt de opdrachtgever van haar beslissing in kennis. De kennisgeving bevat de
conclusies van het onderzoek en het met reden omklede beoordelingsbesluit.
16. Schorsing, beperking en intrekking van het certificaat
Op ieder moment van de drie jaar durende certificeringperiode behoudt BC zich het recht voor om
bij gegronde reden het certificaat te schorsen, beperken en/of in te trekken. Het certificaat kan
worden geschorst en/of ingetrokken. Over het algemeen zal schorsing en/of intrekking overwogen
worden wanneer de opdrachtgever:
geen corrigerende maatregelen neemt binnen de gestelde termijn;
niet blijvend voldoet aan de eisen van de norm;
misbruik maakt van het certificaat en/of logo('s);
niet voldoet aan zijn (financiële) verplichtingen jegens BC;
de goede naam en/of de zakelijke reputatie van BC aantast;
zeer onverantwoord met de milieuaspecten omgaat.
BC zal alles doen wat binnen haar mogelijkheden ligt om de opdrachtgever in de gelegenheid te
stellen passende maatregelen te treffen. Indien de opdrachtgever echter nalaat binnen de
overeengekomen termijn corrigerende maatregelen te treffen, kan het certificaat worden geschorst
en/of ingetrokken.
BC behoudt zich het recht voor, op welke wijze dan ook, het schorsen en/of intrekken van het
certificaat bekend te maken.
Op de registratie ten aanzien van verstrekte, vervallen en eventueel ingetrokken certificaten die door
derden op het internet wordt bijgehouden, kan BC echter geen invloed uitoefenen. Indien gedurende
de certificeringperiode van drie jaar de opdrachtgever het certificaat niet wenst te handhaven of zich
hiertoe niet in staat acht, zal BC na ontvangst van een dergelijk bericht het certificaat intrekken.
In het geval van intrekking of schorsing is de opdrachtgever verplicht zich onverwijld te onthouden
van het voeren van het desbetreffende certificaat, certificatiekeurmerk of c.q. de verklaring alsmede
het op enige andere wijze wekken van de indruk dat zij nog het recht hebben tot het voeren ervan.
Hetzelfde geldt in het geval dat het Voorstel voor Certificatie door een der partijen wordt beëindigd.
Indien verzocht door BC zal de opdrachtgever in zo’n geval verplicht zijn het certificaat of c.q. de
verklaring aan deze terug te geven.
Het schorsen en intrekken van het certificaat wordt ten uitvoer gebracht door de onderneming,
dienovereenkomstig op de hoogte te stellen middels een aangetekende brief of met andere
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 10 van 14
014 Certificatiereglement
gelijksoortige middelen. BC zal de kennisgeving van het intrekken van het certificaat publiceren.
In het geval de onderneming gerechtvaardigde klachten heeft omtrent de beslissing van
BC tot schorsen en intrekken van het certificaat, wordt inzake de handelwijze hiertoe verwezen naar
paragraaf 18 (Klachten, bezwaar en beroep) in dit document.
Ingeval van ongeoorloofd gebruik zal BC aan de opdrachtgever een boete opleggen van Euro 750,voor iedere dag dat genoemde overtreding voortduurt. BC zal alle tot haar beschikking staande
wettelijke mogelijkheden aanwenden om overtredingen ten aanzien van dit artikel te voorkomen
dan wel weg te nemen.
17. Het vroegtijdig beëindigen van de samenwerking en consequenties
De klant dient minimaal 2 maanden van tevoren schriftelijk kenbaar te maken dat het de
samenwerking wenst te beëindigen. Dit is toegestaan in de gevallen van reorganisatie, fusie,
overname of anderszins grote organisatie-brede veranderingen.
Wanneer een contract beëindigd wenst te worden vanwege andere redenen is dit in overleg
mogelijk. Echter, BC zal hiervoor annuleringskosten in rekening brengen. De hoogte van de
annuleringskosten bedragen 50% van de resterende totaalprijs van het contract.
Wanneer een contract is beëindigd wordt dit schriftelijk door beide partijen vastgelegd. BC neemt
hierin het voortouw. Schriftelijke vastlegging en akkoord hiervan kan zowel per post of email
geschieden.
Bij vroegtijdige contract beëindiging dient het certificaat/ de certificaten uiterlijk binnen 15
werkdagen na de datum van schriftelijke beëindiging aan BC geretourneerd te worden vergezeld van
een schriftelijke bevestiging dat alle andere uitingen van (inmiddels ongeldige) certificatie waar BC
mee in verband kan worden gebracht eveneens zijn verwijderd. Hierbij kan gedacht worden aan
posters en/of ander promotiemateriaal, stickers, briefpapier, enzovoort.
Bij niet tijdig retourneren treed de boeteclausule, zoals deze staat beschreven in dit document onder
paragraaf 16, in werking.
18. Klachten, bezwaar en beroep
Klachten
Klachten worden geregistreerd door de directie van BC. De directie wijst een verantwoordelijke aan
voor de afhandeling. De directie zorgt ervoor dat de medewerker die betrokken is bij de klacht of het
beroep niet betrokken is bij de afhandeling van de klacht. Van de klachten wordt een registratie
bijgehouden. De eigenaar van de klacht zorgt voor de verificatie, reproduceerbaarheid van de
afhandeling en stuurt een ontvangstbevestiging.
Bezwaar en beroep
Indien de opdrachtgever in beroep wenst te gaan tegen een beslissing van BC aangaande:
Weigering een aanvraag tot certificering te accepteren;
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 11 van 14
014 Certificatiereglement
Weigering certificatie aan te bevelen;
Schorsing, intrekking of nietigverklaring van het Certificaat;
Bezwaar van derden tegen het verlenen van een Certificaat.
moet dit gebeuren binnen vier weken na het desbetreffende feit. Beroepen worden behandeld als
klacht.
Specifiek voor wettelijke certificatie activiteiten:
In voorkomende gevallen kunnen belanghebbenden de klachtenprocedure die door BC wordt inzien
op de website van BC.
Onderwerping, onderzoek en beslissingen van beroepen resulteren niet in acties tegen de aanklager.
19. Beëindigen van de overeenkomst (anders dan onder paragraaf 17)
De opdrachtgever kan de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie
maanden. Opzegging dient te geschieden per aangetekende brief met een ontvangstbevestiging.
De opdrachtgever dient zich onverwijld te onthouden van het voeren van het desbetreffende
certificaat, certificatiekeurmerk of c.q. de verklaring alsmede het op enige andere wijze wekken van
de indruk dat zij nog het recht hebben tot het voeren ervan vanaf het moment dat de geldigheid van
het certificaat is verlopen.
Vanaf deze datum dient de opdrachtgever alle, in bezit zijnde, certificaten te retourneren aan BC
waarbij BC een redelijke termijn hanteert van 14 dagen voor het retourneren van de certificaten.
Indien de certificaten niet ontvangen zijn binnen deze termijn wordt er met de opdrachtgever
contact gezocht en een passende termijn gezocht.
Indien men zich niet aan de gestelde termijnen houdt treed de boeteclausule in werking zoals eerder
vermeld onder paragraaf 16.
BC behoudt zich het recht om onaangekondigd op locatie te controleren op ongeoorloofd gebruik na
beëindiging van de overeenkomst.
20. Auditpersoneel
Het beleid van BC is om haar diensten uit te voeren met eigen personeel. Uitbesteding van auditwerk
komt niet voor. Inhuren van capaciteit door gebruik van extern personeel komt echter wel voor.
Ingehuurd personeel is door BC gekwalificeerd als zijnde eigen personeel en tekent bij binnenkomst
net zoals het eigen personeel een geheimhoudingsverklaring en een onafhankelijkheidsverklaring.
Het contract dat BC aangaat met ingehuurd personeel voorziet in dezelfde geheimhoudingsplicht en
omgangsregels ten aanzien van vertrouwelijke bedrijfsgegevens van de opdrachtgever als de
geheimhoudingsplicht en omgangsregels die voor het eigen personeel gelden. Ingehuurd personeel
presenteert zich als BC personeel maar speelt geen rol in stafdiensten. Tevens zijn zij op generlei
wijze betrokken bij certificatiebeslissingen. Om mogelijke belangenverstrengeling uit te sluiten
worden lijsten met opdrachtgevers waar ingehuurd personeel reeds eerder werkzaamheden voor
heeft uitgevoerd, bijgehouden. Bij het inplannen van ingehuurd personeel houdt de planafdeling
vanzelfsprekend rekening met deze lijsten.
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 12 van 14
014 Certificatiereglement
Bijlage 1:
Logoreglement Brand Compliance B.V. – van toepassing voor
certificeringen onder accreditatie
De in dit reglement vermelde bepalingen maken deel uit van de certificatieovereenkomst tussen
Brand Compliance en de certificaathouder.
De certificaathouder dient zorg te dragen dat er bij derden geen verwarring kan ontstaan over het
onderwerp van certificatie volgens het door Brand Compliance B.V. afgegeven merkteken.
De certificaathouder is verplicht naar het oordeel van Brand Compliance B.V. onjuist gebruik van het
merkteken, op eerste aanzegging en tot genoegdoening van Brand Compliance B.V. te rectificeren.
Het merkteken mag worden gebruikt op correspondentie, advertenties, promotiematerialen en
elektronische media, op muren, deuren en ramen en op beursstands onder de voorwaarde dat de
uiting niet misleidend is en conform de eisen in dit reglement. Het merkteken mag niet op producten
worden aangebracht.
Het logo mag niet toegepast worden op laboratoriumtest, kalibratie, of inspectie rapportage.
Indien u het door de RvA expliciet aan Brand Compliance B.V. beschikbaar gestelde merkteken wenst
te gebruiken kunt u het gebruiksreglement raadplegen op de RvA website.( Home Actueel
Onterecht logogebruik ) Het document is te vinden onder de naam RvA-R003.
Uitvoering van het Brand Compliance certificatiemerkteken is toegestaan:
hetzij in grijstinten op een witte achtergrond of in kleur op een witte achtergrond;
met een afmeting van tenminste 27 mm breed, dit betreft het logo inclusief het witte kader
eromheen;
Alle cijfers en letters in het merkteken moeten leesbaar zijn;
Bij vergroting van het merkteken dient de ruimte tussen de tekens recht evenredig te
worden vergroot.
Voorbeeld:
Merkteken door Brand Compliance gecertificeerd voor ISO 9001.
(29 * 35 mm)
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
(29 * 35 mm)
Brand Compliance BV ©
Pagina 13 van 14
014 Certificatiereglement
Vervolg bijlage 1
Merkteken RvA:
(25*25 mm)
(25*25 mm)
N.B. Bij twijfel omtrent een juist gebruik van het merkteken kunt u te allen tijde een
proefdruk aan Brand Compliance mailen via [email protected] of faxen op faxnummer +31
(0) 34 - 568 4930.
Wanneer klanten willen afwijkingen van de hierboven aangegeven afmetingen van het merkteken
voor Brand Compliance B.V. dient contact te worden gezocht met de contactpersoon binnen Brand
Compliance B.V..
014/V7.12 – geldig vanaf 1 november 2014
Brand Compliance BV ©
Pagina 14 van 14
© Copyright 2024 ExpyDoc
