Vergadering - Gemeente Lichtervelde

Vergadering “Beheersorgaan gemeenschapscentrum Lichtervelde” - 14/05/2014 – OC De Schouw
Aanwezig: Marleen Wallecan, Gabriël Vanmechelen, Antonia Beernaert, Karin Wynsberghe, Bart Verhaeghe, Luc
Vanderper, Thijs Declerck, Johan Vandenbussche, Jooris Keirse, Steven Bogaert, Ria Beeusaert-Pattyn,
Herman Neirynck, Jan De Decker en Bart Vereecke (verslag en verder aangeduid als Bart V.)
Verontschuldigd: Guy Beeusaert, Paul Tytgat
1.
Verslag vorige vergadering
Het verslag van de vergadering dd. 02/04/2014 wordt zonder bemerkingen goedgekeurd.
2.
Aanpassingen gebruikersreglementen OC De Schouw en Huis Vancoillie
Op basis van wat besproken werd in de tussenperiode tussen de huidige en de vorige vergadering, zullen
voorstellen geformuleerd worden voor aanpassingen voor de gebruikersreglementen.

Gebruikersreglement OC De Schouw
Om het probleem rond het tarief voor optredens te verhelpen, komt het voorstel om alle activiteiten
waarbij men gebruik maakt van foyer en grote zaal, gelijk te schakelen. Dit is gezien de reacties van
privé-uitbaters moeilijk haalbaar omdat dan ook voor fuiven en optredens slechts €150 zou gevraagd
worden. Voor alle andere activiteiten het huurbedrag optrekken, is ook niet aangewezen.
Er wordt voorgesteld om geen verschil meer te maken tussen optredens met staand en zittend publiek
en voor beiden een huurbedrag van €250 te hanteren. Om te vermijden dat concerten van plaatselijke
muziekverenigingen hier ook onder zouden vallen, kan een extra clausule voorzien worden (bijv.
vermelding van uitkoopsom als essentiële voorwaarde om onder het tarief voor optredens gerekend te
worden). Optredens georganiseerd door niet-Lichterveldse verenigingen kunnen getarifeerd worden
aan €600. Voor fuiven kan ook €250 gerekend worden want dat zal geenszins concurrentie vormen voor
de andere “fuifzalen” in Lichtervelde omdat de organisatie van fuiven in OC De Schouw beperkt is, zowel
qua aantal als qua organisator.
Privé-personen kunnen geen optredens meer organiseren. Is ook niet logisch dat een private persoon dit
op zijn eentje zou organiseren. Wanneer dit bijv. toch zou georganiseerd worden door een groep van
enkele vrienden, dan bestaat binnenkort na de opmaak van het subsidiereglement voor culturele
verenigingen, de mogelijkheid om zich te laten erkennen als culturele vereniging, waarbij na
goedkeuring het tarief van Lichterveldse vereniging kan gehanteerd worden en de groep toch optredens
kan organiseren. Het College van Burgemeester en Schepenen (CBS) kan ook nog steeds beslissingen
nemen over zaken die niet binnen het reglement vallen.
In de tabel met tarieven moet nog vermeld worden dat de kostprijs voor het huren van de grote zaal
€100 bedraagt. Hierbij wel de bemerking dat dit zonder gebruik van keuken en frigo’s is.
De kortingen worden aangepast in die zin dat dit geldt voor gelijkaardige activiteiten (al dan niet
opeenvolgend) en dat deze korting niet cumuleerbaar is met het gunsttarief voor het huren van de grote
zaal.
Huurprijs voor berging werd door CBS vastgelegd op €6/week. Op te nemen in het reglement met
bijkomende vermelding dat de berging enkel kan gehuurd worden wanneer Pupiter en/of Artiest op
regelmatige basis gehuurd worden door dezelfde vereniging. Luc Vanderper merkt op dat de berging
normaal voorzien was in de Pupiter en dat het jammer is dat hiervoor nu zal moeten betaald worden.
Vermelding maximum aantal personen toegelaten op tribune met aansprakelijkheid voor huurder bij het
overschrijden van dit aantal.
Bart V. voegt nog een wijziging toe aan de lijst die werd verspreid na de vorige vergadering: in art. 12
staat nu vermeld dat de lokalen toegankelijk zijn vanaf 10u tenzij in samenspraak met de dienst cultuur.
Deze samenspraak is echter meer regel dan uitzondering, zodat het artikel zou kunnen gewijzigd worden
naar “De uren van toegang tot de gereserveerde lokalen worden bepaald in samenspraak met de dienst
cultuur.”
Het niet toelaten van honden in de foyer uit te breiden tot dieren in het algemeen die niet toegelaten
zijn in het volledige gebouw, tenzij i.k.v. shows, tentoonstellingen of als blindengeleidehond.
Bij fuiven enkel gebruik van de foyer als doorgang naar de grote zaal. Kan dan afgezet worden met
nadars (aan te kopen, dus geen nadars die ook buiten gebruikt worden) of panelen. Deze laatste
zouden dan kunnen gebruikt worden om affiches op te hangen.
Bijkomende vermeldingen: ledigen van koelcel na activiteit, respecteren van nachtrust van
omwonenden, nooddeur foyer niet gebruiken als inkom, klaarmaken van maaltijden op terras enkel mits
bescherming van de ondergrond, controle van de toiletten door de huurders, fietsen enkel in de
voorziene fietsenrekken plaatsen.
Bart V. past het reglement aan en bezorgt een aangepaste versie aan de leden van het beheersorgaan
waarbij duidelijk is wat aangepast werd.
De tarieven voor particulieren worden voorlopig behouden. Bart V. maakt een overzicht van het aantal
verhuringen vereniging/particulier (tot eind 2014) om na te gaan of de verhouding zo is als beweerd
wordt (te veel verhuringen aan particulieren i.v.m. verhuringen aan verenigingen).
Mocht blijken dat er te veel verhuringen aan particulieren zijn, kan bekeken worden om de prijzen aan
te passen.
Johan vraagt of er nog niet gedacht is aan het vragen van een borgsom. Volgens Bart V. betekent dit
enkel meerwerk. Het huurbedrag wordt nu vooraf gefactureerd en slechts bij een minderheid van de
verhuringen wordt achteraf nog een bijkomende factuur opgemaakt voor aanrekenen van schade of
schoonmaak (nvdr. voor de reservaties tot 30/04/2014 ging het om 8 activiteiten op een totaal van 105).
Dit betekent dat voor de meerderheid van de reservaties het vragen van een borgsom enkel een
administratieve rompslomp zou betekenen, zowel voor de huurder als voor de gemeente.

Gebruikersreglement Huis Vancoillie
Uitbreiding van mogelijke activiteiten maar gebruiksdata blijven behouden. Gemeentelijke recepties en
ontvangsten worden nl. ook gehouden in Huis Vancoillie en die zijn vaak niet lang op voorhand te
plannen.
Er moet wel rekening gehouden worden met de bewoners van Tordale dus is het zeker niet de
bedoeling dat er overlast is voor hen.
3.
Bemerkingen m.b.t. infrastructuur OC De Schouw
Karin merkt op dat bij eetfestijnen de boiler in de keuken niet toereikend zou zijn en vraagt of er eventueel
een vaatwas zou kunnen geplaatst worden.
Bart V. verduidelijkt dat het probleem met de boiler bekeken wordt. Wat de vaatwas betreft kan er geen
huishoudtoestel geplaatst worden omdat dit niet voldoende is voor dergelijke aantallen. Industriële
vaatwasmachines nemen enerzijds veel plaats in (waardoor het keukengedeelte met de afwasbakken
volledig verbouwd zou moeten worden), anderzijds zijn toestellen die echt voldoende snel werken om in een
korte tijdspanne borden en bestek van 300 personen af te wassen, enorm duur. Als je rekent dat een toestel
met een kostprijs van €5.000 (installatie en antikalksysteem inclusief) 20 borden afwast in anderhalve minuut
en je hierbij ook nog het afspoelen en afdrogen moet bijrekenen, dan kom je voor een afwas van nog maar
300 borden ook al gauw aan anderhalf uur werk. Bijkomende bemerking dat hoe meer verschillende mensen
met een toestel werken, hoe meer kans op defecten.
Jan merkt op dat met de spaghettiavond van het Beverbos gewerkt wordt met het systeem om borden te
huren en deze vuil terug mee te geven. Dit kost hen €100 extra.
Bij de tribune zou de leverancier vergeten zijn om een rij I aan te duiden. Dit werd duidelijk bij het
dansoptreden van Q-dance en zorgde uiteraard voor heel wat verwarring. Er zal hiervoor contact
opgenomen worden.
Gabriël vraagt of de Artiest in de toekomst zal kunnen verduisterd worden. Er worden offertes opgevraagd
voor verduistering van Artiest, Pupiter en foyer.
4.
Volgende vergadering
Volgende vergadering van beheersorgaan op woensdag 10/09/2014 om 20u in de vergaderzaal van OC De
Schouw. Agendapunten kunnen ingediend worden tot 27/08/2014.

Download Report