Het nieuwe digitale standaardprotocol voor de digitale

Het nieuwe digitale
standaardprotocol
voor de digitale
vrachtbrief
TransFollow
een initiatief van EVO en TLN
In Nederland is het wettelijk verplicht om een vrachtbrief op te maken voor elke zending van
goederen. Naast die verplichting geeft een goed gebruikte vrachtbrief zekerheden in het geval
van een dispuut met uw afzender, vervoerder, geadresseerde of de fiscus over informatie,
goederen en/of overdrachtsmomenten tijdens het transport.
Op dit moment gebruiken we in de logistieke keten nog altijd papieren vrachtbrieven en
aftekenlijsten. Miljoenen per jaar wel te verstaan. Beurtvaartadres ontwikkelt op initiatief van
de verladersorganisatie EVO en de vervoerdersorganisatie Transport en Logistiek Nederland
(TLN) de eerste echte en vooral betrouwbare digitale en dynamische vrachtbrief: TransFollow.
TransFollow:
'leading the way in Europe'.
TransFollow is het online platform waarmee
u een vrachtbrief digitaal kunt indienen,
uitwisselen, volgen en ondertekenen.
De informatie over de zending van goederen
wordt digitaal en realtime verstuurd.
Documenten hoeven dus niet meer verwerkt
en/of gescand te worden. Bovendien is
de informatie direct beschikbaar. Afzender,
verlader en/of ontvanger hebben te allen
tijde inzage in het gehele traject.
TransFollow, het nieuwe digitale
standaardprotocol voor de digitale vrachtbrief
in Nederland en straks in Europa vervangt de
inmiddels tachtig jaar oude (CMR) vrachtbrief
als dé standaard en stelt daarmee de
transport- en logistieke sector in staat
efficiënter en effectiever te werken.
Waarom TransFollow?
Om de centrale en leidende rol die Nederland
vervult in de internationale logistiek en
handel te waarborgen is het belangrijk dat
we voorop gaan in innovatie en ontwikkeling.
Daarom heeft Beurtvaartadres, in opdracht
van EVO en TLN, de standaard voor de digitale
vrachtbrief ontwikkeld: TransFollow.
Deze nieuwe digitale standaard voor
professionals in de vervoersbranche
in Europa, is tot stand gekomen
door een intensieve samenwerking
met verschillende logistieke
dienstverleners, verladers en
ICT-bedrijven. Het resultaat is niets
minder dan het digitale fundament
voor informatievoorziening
en verwerking voor de totale
logistieke keten.
TransFollow, het nieuwe digitale standaardprotocol voor de digitale vrachtbrief in
Europa, maakt de weg vrij voor verdere
ontwikkeling. Vereenvoudiging van het
logistieke proces in emballage en tijdsbesparing
door kennis van aankomsttijden (ETA), leidt
tot verbeterde loodsplanning en in het geheel
tot verlaging van de droptijden. Concrete
kostenbesparingen kunnen we daarmee
noteren als begin van verdere ontwikkeling.
Constante ontwikkeling op digitaal gebied
is nodig om de positie van Nederland als
gidsland op het gebied van transport en
logistiek te handhaven. Met het groeiende
gebruik van mobiele (personal) devices is
TransFollow voor een grote groep
belanghebbenden overal toegankelijk.
Zowel afzender, vervoerder, verlader en
geadresseerde maken gebruik van dezelfde
tool. En zoals vaak in het recente verleden
bewezen, zorgt standaardisatie voor
efficiency en verregaande kostenbesparing.
Beurtvaartadres introduceert
TransFollow, de nieuwe digitale
standaard eerst in Nederland.
De ambitie is om deze standaard
uit te rollen in geheel Europa.
De voordelen van TransFollow zijn legio:
Eén marktbrede standaard voor de
vrachtbrief, ontwikkeld voor en door de
markt
Geen andere software nodig; u dient de
vrachtbrief in met de bestaande software
Elektronische proof-of-delivery met
juridische zekerheid
CMR- en AVC-condities van toepassing;
uw vrachtbrief voldoet aan de wet- en
regelgeving
Geen papieren vrachtbrieven meer nodig;
u ervaart minder administratieve druk
Vrachtbrieven hoeft u niet meer te scannen
of handmatig te archiveren
Minder telefonische navragen over uw
zending
Realtime zendingsberichten
Snellere administratieve afwikkeling
(facturatie) mogelijk door realtime
informatie
Inzage in ophaal- en aflevertijden voor de
afzender en geadresseerde
Dé nieuwe standaard
Realtime is essentieel
Volledige regie met TransFollow
Met TransFollow behoort het gebruik van de
papieren vrachtbrief tot het verleden.
Weliswaar wordt een vrachtbrief nog steeds
gemaakt maar dan digitaal vanuit de bedrijfseigen softwaresystemen.
Altijd weten wie er tekent
Bij het ophalen en afleveren van de goederen
wordt er mobiel afgetekend. Dit gebeurt door
met een smartphone, mobiele boordcomputer
of een ander digitaal device een QR-code
(tweedimensionale streepjescode) via een scan
uit te wisselen met een (mobiel) device van de
andere (ontvangende) partij. Via de scan worden
de accountgegevens gecontroleerd en wordt er
direct bepaald of de persoon die tekent voor
ontvangst hiertoe ook gerechtigd is.
Deze methode wordt TFApproval genoemd.
Met deze wijze van aftekenen is het dus altijd
duidelijk wie er tekent voor ontvangst.
En zodra NFC (de standaard chip voor
mobiel betalen) gemeengoed geworden
is, zal zelfs het scannen van de QR code
tot het verleden gaan behoren.
Wat TransFollow (TF) betekent voor het logistieke
proces leest u hieronder.
U laat vervoeren
Als u als afzender een vrachtbrief opmaakt
met TransFollow, dan werkt u met een TFWaybill.
Een TFWaybill dient u in op het TransFollow
platform via het bedrijfseigen IT-systeem,
gewoon vanachter uw eigen computer.
Daarnaast kunt u als bijlage bijvoorbeeld ook
paklijsten en foto’s meesturen. De zending kan
vanaf dat moment gevolgd worden tot het
moment van aflevering. Dit kan via de webportal
van TransFollow of met de speciale TransFollow
App (TFApp) die u op uw smartphone of tablet
kunt gebruiken. U heeft dus altijd volledige
controle over de zending.
Laad- en losmeester kan optimaal
plannen met TransFollow
Met de TransFollow App (TFApp) krijgt u als
laad- en losmeester een bericht wanneer de
zending wordt opgehaald. Dit is de zogenaamde
vooraanmelding. Ook kunt u de zending vervolgens
administratief aan de chauffeur overdragen
dankzij TFApproval. De laad- en losmeester kan
zijn planning dus optimaal afstemmen op de
verwachte ophaaltijden.
Transportbedrijf aan de digitale knoppen
Een transportbedrijf is met het bedrijfseigen
Transport Management Systeem (TMS)
gekoppeld aan TransFollow. Op het moment
dat de afzender van goederen die voor u
bestemd zijn, de TFWaybill indient, ontvangt u
die TFWaybill via het TransFollow platform in uw
eigen TMS en vervolgens wijst u deze toe aan
één van uw chauffeurs. Vanzelfsprekend kunt u
de vrachtbrief ook namens de afzender indienen.
De afzender kan dan ‘meekijken’ met het proces.
Het grote voordeel voor uw bedrijf is dat de
afgetekende vrachtbrieven direct elektronisch
terugkomen. Het hele proces is geautomatiseerd
en onder controle. U hoeft dus niets meer te
scannen of archiveren en dat scheelt aanzienlijk
in tijd en kosten.
De chauffeur, letterlijk en figuurlijk aan
het stuur met TransFollow
Een chauffeur krijgt geen papieren vrachtbrief
meer mee. Als chauffeur ontvangt u dus een
TFWaybill op uw mobiele boordcomputer, pda
of smartphone via het eigen TMS systeem.
Werkt het transportbedrijf niet met een eigen
Transport Management Systeem, geen probleem!
In dat geval verstuurt TransFollow de TFWaybill
naar de chauffeur. Met gebruik van uw eigen
mobiele boordcomputer, PDA of smartphone
kunt u als chauffeur de goederen via TFApproval
overgedragen krijgen van de afzender. Bij het
afleveradres draagt u op dezelfde wijze de
goederen over, maar dan aan de geadresseerde.
Ook opvolgend vervoer via TransFollow
Indien er sprake is van opvolgend vervoer, kunt
u de zending overdragen aan de opvolgende
vervoerder. Vanzelfsprekend heeft hij ook een
TransFollow account. TransFollow is immers dé
standaard.
Goederen ontvangen; alle info
via TransFollow
Met een TransFollow account kunt u als
geadresseerde notificaties over de status van
de zending en over de verwachte aankomsttijd
ontvangen. Dit kan vanaf het moment dat de
vrachtbrief wordt ingediend tot het moment
vlak voor de aflevering van de goederen.
De notificaties zijn instelbaar en worden via
de webportal als e-mail verstuurd of via de
TransFollow App (TFApp) als bericht op het
mobiele device weergegeven. Naast een
vooraankondiging over de zending, krijgt de
geadresseerde ook de paklijst te zien indien
deze is meegestuurd. U kunt dus direct
controleren of u de verwachte zending daadwerkelijk heeft besteld. Een ander voordeel
is de inzage in de verwachte aankomsttijd.
Hierop kunt u uw loodsplanning afstemmen.
Bij aflevering van de zending wisselt de
geadresseerde via de TransFollow App een
elektronische handtekening uit met de
chauffeur op basis van TFApproval.
TransFollow is
de standaard voor
elke belanghebbende in
de vervoersbranche,
zoals de barcode dat is
op het gebied van
productcodering.
TransFollow kent o.a. de volgende
onderdelen:
TFPortal
Dit is de website waarop de TFWaybills en
TFZendingsberichten worden aangeschaft.
Via de TFPortal kunnen de zendingen ook
ingezien en gevolgd worden.
TFWaybill
Dit is de digitale (CMR/AVC-)vrachtbrief die
op TransFollow wordt ingediend. De indiener
bepaalt zelf welke vervoersconditie van
toepassing is op de vrachtbrief. De TFWaybill
is de volwaardige digitale tegenhanger van
de papieren vrachtbrief.
TFZendingsbericht
Dit bericht wordt op TransFollow ingediend.
Met dit bericht wordt alleen zendingsinformatie gedeeld, de aftekenmogelijkheden ontbreken bij het TFZendingsbericht.
TFConnect
Dit is de service die de indiener of ontvanger
afneemt bij Beurtvaartadres om de
TFWaybills en TFZendingsberichten te kunnen
indienen op of te ontvangen van het
TransFollow platform.
TFApp
Deze App is ontwikkeld voor de afzender en
geadresseerde en wordt door Beurtvaartadres
aan de markt ter beschikking gesteld.
Met de App dient men een account aan te
maken, waarmee een zending gevolgd
en een vrachtbrief getekend kan worden
op basis van TFApproval.
TFArchive
Dit is een extra module die de indiener of
ontvanger kan aanschaffen. Met TFArchive is
het mogelijk om TFWaybills tot de wettelijke
bewaarplicht van zeven jaar op te slaan.
Standaard wordt een TFWaybill op
TransFollow drie maanden bewaard.
De trendsetters:
IT-partners van TransFollow
Diverse logistieke IT-leveranciers, o.a. Transport
Management Software leveranciers,
Fleetmanagement Software leveranciers
en ERP-software leveranciers gaan hun
software natuurlijk voor TransFollow, de
nieuwe digitale standaard, geschikt maken.
Een overzicht van deze aanbieders vindt u
op www.transfollow.nl.
Leading by example
Bent u een ICT-leverancier en heeft u
innovatie en trendsetten hoog in het vaandel,
dan nodigen we u van harte uit om een
aansluiting te realiseren op TransFollow.
Het platform biedt u de volgende diensten:
TFSpecs
Dit is de documentatie van de API-koppeling.
Deze documentatie is vrij beschikbaar op
developer.transfollow.com.
TFStart
Hiermee krijgt de gebruiker toegang tot de
testomgeving van TransFollow en de daarbij
behorende Helpdesk ondersteuning. Met
TFStart kunt u de datakoppelingen (API’s)
volgens de richtlijnen van Beurtvaartadres
inrichten en testen voor gebruik van
TransFollow.
Contact
Staat uw organisatie of uw IT-leverancier er
nog niet tussen, maar u wilt wel graag met
TransFollow werken, neem dan contact op
met Patrick Huijgen, sales- en partnermanager
TransFollow, via de mail
[email protected] of telefonisch
via 06 - 303 723 97.
TransFollow is veilig en in compliance
Bij gebruik van TransFollow weet u zeker
dat uw gegevens in veilige handen
zijn. TransFollow wordt beheerd door
Beurtvaartadres, een onafhankelijk
instituut, handelend namens de logistieke
ondernemersorganisaties EVO, TLN en
het Nederlandsch Binnenvaart Bureau.
Deze dataveiligheid heeft Beurtvaartadres
geborgd in procedures die zijn vastgelegd
in het ISO27001-gecertificeerde informatie-
TransFollow
Het nieuwe digitale standaardprotocol voor de digitale vrachtbrief
management systeem. Beurtvaartadres
neemt hierin zijn verantwoordelijkheid in
het belang van de logistieke branche.
TransFollow is de nieuwe digitale
standaard voor Europa op initiatief
van EVO en TLN
Beurtvaartadres ontwikkelt TransFollow in
opdracht van de ondernemersverenigingen
EVO en TLN. Kortom, een trendsettend
en innovatief platform voor en door de
logistieke branche zelf. Een standaard zoals
de GS1 barcodesystematiek, waarvan we
weten dat het niet meer weg te denken is.
Het heeft daarom een breed draagvlak als
nieuwe standaard voor de vrachtbrief en de
proof-of-delivery in het logistieke proces.
Alle shareholders in de logistieke branche
realiseren zich dat een standaard
noodzakelijk is als we in dit digitale tijdperk
een leidende rol in Europa willen blijven
spelen. Verschillende systemen en protocollen
zorgen voor onnodig verlies van tijd en geld.
Beurtvaartadres is de aangewezen
onafhankelijke en neutrale partij om hier
invulling aan te geven. Dat doen we met
TransFollow.
TransFollow maakt deel uit van het
initiatief Papierloos Transport van TLN
Met dit initiatief worden standaarden
ontwikkeld voor facturen en transportopdrachten. In de toekomst zijn ondernemers
dus in staat ook deze gegevens op basis van
een standaard elektronisch met elkaar uit te
wisselen.
TransFollow Internationaal
Bij grensoverschrijdende transporten wordt
de CMR-vrachtbrief gebruikt. Het CMR is
onderdeel van het CMR-verdrag waaraan 64
landen zich verbonden hebben. De papieren
CMR-vrachtbrief biedt mogelijkheden voor
een elektronische variant.
In een E-protocol van het CMR-verdrag
geven EU-landen aan of zij een elektronische
vrachtbrief ter vastlegging van de vervoersovereenkomst toestaan. Tot nu toe hebben
zeven landen dit E-protocol ondertekend:
Bulgarije, Letland, Litouwen, Nederland,
Noorwegen, Spanje en Zwitserland.
Internationaal gezien zijn we dus nog niet
helemaal papierloos, maar we zijn op de
goede weg.
Bovendien zijn de brancheorganisaties
EVO en TLN zeer actief om het betreffende
E-protocol via Europese wetgeving door het
Europees Parlement te laten goedkeuren.
Daarnaast vinden gesprekken plaats met de
brancheorganisaties in de EU-landen die het
E-protocol nog niet ondertekend hebben.
Tijdens deze gesprekken wordt TransFollow
onder de aandacht gebracht en het belang
van de nieuwe digitale standaard vrachtbrief
benadrukt.
Samen TransFollow ontwikkelen
tot de Europese standaard met
Nederland voorop
In het laatste kwartaal van 2014 krijgt een
geselecteerd aantal vervoerders en verladers
een aansluiting op de bèta versie van
TransFollow. Deze bedrijven krijgen als
eerste de mogelijkheid om met TransFollow
te werken in een zogenaamde bèta versie.
Uiteraard met intensieve technische
begeleiding van Beurtvaartadres.
De verwachting is dat TransFollow in het
eerste halfjaar van 2015 voor iedereen
beschikbaar is.
Wilt u meer weten over de bèta-periode
in het bijzonder of over de TransFollow
ontwikkelingen in het algemeen neem dan
contact op met Beurtvaartadres Digitaal op
088 55 22 162 of 088 55 22 158.
Vanzelfsprekend kunt u ons ook e-mailen via
[email protected].
TransFollow
TransFollow
Het nieuwe digitaleHet
standaardprotocol
nieuwevoor
digitale
de digitale vrachtbrief
standaardprotocol
Over
Over
TLN EVO
Beurtvaartadres
Beurtvaartadres
is een begrip in de
is een
EVO
begrip
is een ondernemersvereniging
in de
die de
handel en
handel
logistiek enen
staatlogistiek
als zodanig
enlogistieke
staatbelangen
als zodanig
behartigt van 20.000
zelfs in de
zelfs
Dikke van
inDale.
deDe
Dikke
naam van Dale.
bedrijven,
De
producenten
naam
en handelaren.
stamt uit
stamt
1685 maaruit
de onderneming
1685 maar de
Haaronderneming
leden doen de opslag en vervoer van
is in 1927
isopgericht
in 1927
door de
opgericht
sector
door
hun producten
de sector
zelf of besteden dit uit.
zelf. Wijzelf.
zijn vooral
Wij
bekend
zijn
als uitgever
vooral bekend
Met elkaarals
zijn zij
uitgever
verantwoordelijk voor
van de papieren
van de
vrachtbrief
papieren
(het
vrachtbrief
meer dan 70%
(het
van alle goederenstromen
beurtvaartadres)
beurtvaartadres)
en steeds meer om de en steeds
in, van en naar
meer
Nederland.
omEVO
de
is dé
digitale digitale
vrachtbrief. Namens
vrachtbrief.
EVO, TLN en
Namens
kennisorganisatie
EVO,
waarTLN
leden terecht
en
het Nederlands
het Nederlands
Binnenvaartbureau, de
Binnenvaartbureau,
kunnen met hun logistieke vragen.
de
brancheorganisaties
brancheorganisaties
in de handel en
in de handel en
logistiek,
logistiek,
zorgen wij dat ondernemers
zorgen wij dat ondernemers
zekerheid
zekerheid
krijgen over het gebruik
krijgen over het gebruik
van allevan
documenten
alledie
documenten
nationale en
die nationale en
internationale
internationale
zendingen begeleiden.
zendingen begeleiden.
TLN
EVO
is de ondernemersvereniging
is een ondernemersverenig
voor
het
logistieke
transport en de belangen
logistiek. Gesteundbehartigt va
door
bedrijven,
zo’n 5.600 leden,
producenten
behartigt TLN de
en hand
belangen
Haarvan
leden
kleine, middelgrote
doen de
en grote
opslag en ve
ondernemingen.
hun producten
Een brede achterban
zelf of besteden
met
Met
een gezamenlijk
elkaar doel:
zijn
dezij
ontwikkeling
verantwoorde
van
meer
een -internationaaldan 70%
concurrerende
van alle goederen
sector
in, van
waarin en
kwaliteit,
naar
innovatie
Nederland.
en
EVO i
duurzaamheid
kennisorganisatie
centraal staan.
waar leden te
kunnen met hun logistieke vrag
PostbusPostbus
24023
24023
2490 AA2490
Den Haag
AA Den Haag
HofwegHofweg
33
33
2631 XD2631
NootdorpXD Nootdorp
Ga voor meer info
U kunt ons ook volgen via @TransFollow
naar www.transf
en schrijf u in
voor de nieuwsbr
Ga voor meer informatie
naar www.transfollow.nl
en schrijf u in
voor de nieuwsbrief.
Artikelnummer: H098
Versie 1.0
Over Beurtvaartadres
Over Beurtvaartadres
Over EVO

Download Report