Jaarplan 2014-2015 D1610

Rotary International
District 1610
Jaarplan
2014-2015
***
Strategisch Plan
Rotary International
***
Meerjarig beleidsplan D.1610
2014 - 2017
Vastgesteld in stafvergadering 12/2/2014
Peter de Waard, DG 2014 - 2015
Inhoud
Inleiding ................................................................................................................................................... 3
Doelstelling en kerntaken........................................................................................................................ 3
Speerpunten 2014-2015.......................................................................................................................... 4
Strategisch plan Rotary International ..................................................................................................... 6
Rotary in Nederland over vijf jaar ........................................................................................................... 7
Beleidsplan District 1610 ......................................................................................................................... 8
SWOT-analyse...................................................................................................................................... 8
Organisatie .......................................................................................................................................... 9
Financiën ............................................................................................................................................. 9
PR & Communicatie........................................................................................................................... 10
Opleiden ............................................................................................................................................ 10
Bijeenkomsten ................................................................................................................................... 11
Club Service ....................................................................................................................................... 12
Community Service............................................................................................................................ 12
Vocational Service ............................................................................................................................. 13
Youth Service ..................................................................................................................................... 15
International Service ......................................................................................................................... 15
The Rotary Foundation (TRF)............................................................................................................. 16
Organisatie District 1610
De actuele samenstelling van de districtstaf, de werkgroepen / commissies, met alle functionarissen,
zijn te vinden op de website. Zie www.rotary.nl/d1610/ onder Organisatie.
2
Inleiding
Rotary International heeft een strategisch plan ontwikkeld voor de komende jaren.
Dit richt zich op versterken van de clubs, het uitbreiden van humanitaire service en versterken van
het publieke imago van Rotary. Een actueel belangrijk speerpunt van Rotary is de focus op
ledenwerving, dit mede om een teruglopend ledenaantal door vergrijzing tegen te gaan.
Dit beleid dient binnen de districten nader te worden uitgewerkt. Binnen Rotary is de districtsgouverneur verantwoordelijk voor het beleid en de activiteiten in dat jaar. Gezien de beperkte
functietijd van 1 jaar kan dit leiden tot kortstondig ad hoc beleid, terwijl veel zaken een langere
voorbereiding vragen. Vandaar dat in ons District 1610 wordt gewerkt met een meerjarig beleidsplan
voor de komende 3 clubjaren. Dit plan wordt ieder jaar weer opnieuw beoordeeld, aangepast en
voorzien van de specifieke speerpunten voor dat jaar: het Jaarplan.
De gouverneur met de districtstaf vertalen dit beleidsplan naar concrete actiepunten, met een
daaraan gekoppelde planning, om de uitvoering ter hand te nemen. De voortgang hiervan wordt
bewaakt en besproken in de maandelijkse stafvergaderingen.
Doelstelling en kerntaken
De internationale Rotary regels (Manual of Procedure) zeggen het volgende over de doelstelling:
A district is a group of Rotary clubs in a geographical area that are linked for administrative purposes.
The activities and organization of a Rotary district exist solely to support Rotary clubs and enhance
their efforts.
De activiteiten en organisatie van het District hebben tot doel de individuele Rotaryclubs te
ondersteunen en de serviceverlening door deze clubs te bevorderen. Dit doen we door:
 te adviseren en vragen te beantwoorden over bijv. lidmaatschap en serviceprojecten
 clubs met elkaar in verbinding te brengen die gelijklopende zaken of projecten hebben
 aan Rotarians de mogelijkheid te geven hun management vaardigheden te ontwikkelen en om
verantwoordelijkheden op districtsniveau op te nemen
 overbrengen van gedetailleerde Rotary informatie aan clubcommissies en leden
 coördinatie van programma’s van Rotary International en Rotary Foundation
Belangrijke taken van het district hierbij zijn:
 de opleiding van clubvoorzitters (PETS) en andere clubfunctionarissen
 organisatie van bijeenkomsten met clubbestuurders (RBC’s en Assembly)
 het organiseren van een inspirerende districtsconferentie voor alle leden
 de informatie en communicatie naar de leden
 bevorderen en ondersteunen van samenwerking tussen clubs in de regio
 het ondersteunen van ledenwerving en oprichten van nieuwe clubs
 uitdragen en uitvoeren van de Rotary Foundation taken binnen het district
 het stimuleren en organiseren van verschillende districtsactiviteiten zoals Nieuwe Leden
Avonden, RYLA en Vocational Training Teams (voorheen GSE uitzendingen).
3
Speerpunten 2014-2015
Het beleidsplan kent vele doelen waar we bij voortduring aan werken. Maar het is goed om jaarlijks
enkele speerpunten te benoemen, zaken die actueel zijn of extra aandacht behoeven. Soms ook
nieuwe initiatieven die met elkaar moeten worden opgepakt.
Deze speerpunten en de plannen daaromtrent staan centraal op de District Assembly en de maandelijkse vergaderingen van de districtstaf. Ook worden ze vooral met de (inkomend) clubvoorzitters
gedeeld, zodat ook vanuit de club er voldoende aandacht voor komt.
Net als bij de clubvoorzitter in zijn/haar jaar, betreft dit ook juist die onderwerpen waar de
districtsgouverneur van dat jaar zich specifiek voor in wil zetten.
Het nieuwe internationale Rotary thema is Light Up Rotary.
RI President Gary Huang heeft daarbij het volgende verzoek aan ons:
In 2014-15, I will ask all of you to Light Up Rotary - by sharing our
service, strengthening our clubs en letting our light shine in our
communities.
Huang is geïnspireerd door de Chinese filosoof Confucius die zei:
It is better to light a single candle, than to sit and curse the darkness.
Dit maant aan tot actie, om de zaken op te pakken die nodig zijn.
In dat thema passen ook de vier speerpunten van het district, ieder
onderwerpen die door ze nu aan te pakken Rotary stap voor stap zullen
verbeteren en gereed maken voor de toekomst.
De vier speerpunten voor 2014 – 2015 zijn:
1. Ondersteunen en versterken van de clubs met concrete activiteiten en hulpmiddelen.
2. Stimuleren van meer samenwerking tussen Rotaryclubs in de regio.
3. Promoten van community projecten waarbij we ons als Rotary onderscheiden door meer
vocational service in te zetten.
4. Steun aan de internationale/gezamenlijke Rotary serviceverlening.
Deze speerpunten passen ook geheel in de internationale strategie van Rotary (zie hierna):
 Support and strenghten clubs
speerpunten 1 en 2
 Focus and increase humanitarian service
speerpunten 3 en 4
 Enhance public image and awareness
via DMC en speerpunten 2 en 3
De nadere uitwerking van de speerpunten is als volgt:
Ad 1: Ondersteuning clubs
Meer aandacht voor opleidingen binnen het district, waarbij diverse (nieuwe) clubfunctionarissen
voor hun taken worden getraind. Dit kennen we al via de PETS, het TRF seminar en workshops voor
secretarissen en webmasters. Het is de bedoeling dit uit te breiden tot een officiële District Training
Assembly, waarbij een breed scala aan opleidingen/trainingen wordt aangeboden. Gratis, vrijwillig,
op één dag, kort/modulair en praktisch.
Het district zal de clubs ondersteunen met advies en hulp bij het ledenbeleid, met name ledenwerving. Daarbij hoort een goede introductie van nieuwe leden op de Nieuwe Leden bijeenkomsten die
we gedurende het jaar organiseren.
Bijzondere aandacht is er voor de ICT ondersteuning, waarbij landelijk allerlei nieuwe (digitale) zaken
voor de clubs beschikbaar komen.
4
Ad 2: Samenwerking in regio
Het district zal zich inspannen om clubbestuurders en commissievoorzitters in de regio’s bijeen
brengen en te stimuleren tot allerlei vormen van samenwerking. Hierbij is de samenbindende rol van
de assistent-gouverneur van groot belang.
Het organiseren van regiobijeenkomsten geeft Rotary een nieuwe impuls. Het biedt de leden een
breder netwerk, wat vooral de jongeren aan zal spreken. Daarnaast is het mogelijk om op deze wijze
met elkaar belanghebbende onderwerpen te belichten met gerenommeerde sprekers/deskundigen.
Een vaker geuite wens is het verkrijgen van goede sprekers voor clubbijeenkomsten. Het opzetten
van ‘sprekerspools’ per regio kan daarin voorzien; een database met leden die ook wel eens voor een
club in de regio hun interessante voordracht willen houden.
Belangrijk voor meer samenwerking is het uitbouwen van de District Media Commissie, die gaat
zorgen voor een informatieve website en een eigen digitaal districtsmagazine/nieuwsbrief. Hiermee
worden de leden geïnformeerd over de vele activiteiten, projecten en wetenswaardigheden bij zowel
het district als de clubs. Hiermee opwekkend tot meer deelname aan de activiteiten.
Ad 3: Inzet vocational service bij de projecten
Vocational Service is de basis van Rotary. Om dit te stimuleren is er een speciale commissie gevormd
om de activiteiten op dit gebied te stimuleren. Er zijn tal van initiatieven op dit punt, zoals de zeer
interessante workshop ‘Toets je intuïtie’ voor clubs, of het deelnemen aan JobRotary.
Een bijzonder actueel onderwerp is het organiseren van beroepenvoorlichting aan scholieren, dit in
nauwe samenwerking met de schooldecanen. Ons district kent hier al verschillende bewezen en
inspirerende voorbeelden van, die zeer gewaardeerd worden door de deelnemers.
Via website, digitaal magazine, maar ook via de RBC’s, zullen goede clubinitiatieven breder bekend
worden gemaakt ter inspiratie voor andere clubs.
Ad 4: Steun eigen Rotary service
Rotaryclubs steunen tal van goede doelen, maar de eigen instellingen worden daarbij wel eens
vergeten. Rotary Foundation (Polio en de grants) en Rotary Doctors verdienen meer bekendheid en
meer steun. Het district zal zorgen voor meer informatie en clubs stimuleren tot financiële bijdragen.
Ook willen we ons blijven inzetten voor Shelterboxen.
In ons district is de Santa Run ontwikkeld, een prachtige fundraising activiteit die bij een groot
publiek aan slaat en een mooie Rotary PR oplevert. Dit initiatief wordt al met succes landelijk
uitgerold, waarbij ons district niet mag achterblijven. Integendeel.
Het zal duidelijk zijn dat de districtstaf dit niet alleen tot een succes kan brengen. Daar is de hulp en
medewerking van de clubs voor nodig. Bij deze de oproep om de speerpunten van het district ook in
de plannen van de clubs te betrekken.
Vandaar dat voor 2014 – 2015 het motto van het district luidt:
SAMEN STERKER
5
Strategisch plan Rotary International
Het strategische plan van Rotary biedt het raamwerk voor onze toekomst, het verzekert dat we
bekend blijven als een gerespecteerde dynamische organisatie die wereldwijd de gemeenschap
verder wil helpen.
Het strategisch plan omvat drie
speerpunten, die door 16 doelstellingen worden ondersteund.
Deze speerpunten vinden hun basis in
en worden gedragen door de 5 kernwaarden van Rotary:
 service
 fellowship
 diversiteit
 integriteit
 leiderschap
De drie speerpunten en de doelstellingen zijn:
Clubs ondersteunen en versterken door:
1. innovatie en flexibiliteit bij clubs te bevorderen
2. clubs aan te moedigen om deel te nemen aan diverse service activiteiten
3. het bevorderen van ledendiversiteit
4. het verbeteren van werving en behoud van leden
5. de ontwikkeling van leiderschap
6. nieuwe, dynamische clubs op te richten
7. het bevorderen van strategisch plannen op club- en districtsniveau
Focus op en uitbreiden van humanitaire service door:
8. polio uit te roeien
9. duurzame service te bevorderen met aandacht voor:
 New Generations programma’s
 de zes aandachtsgebieden van de Rotary Foundation (areas of focus)
10. het bevorderen van de samenwerking met andere organisaties
11. het initiëren van belangrijke projecten, lokaal en internationaal
Publieke imago versterken door:
12. beeld en boodschap eenvormig uit te dragen
13. het publiceren van acties en activiteiten
14. het promoten van de kernwaarden van Rotary
15. het benadrukken van vocational service
16. clubs aan te moedigen tot het promoten van de mogelijkheid tot netwerken en het publiceren
van hun bijzondere activiteiten
Zie voor meer informatie: www.rotary.org/myrotary/en/strategic-plan
6
Rotary in Nederland over vijf jaar
De gouverneurs van de zeven Nederlandse districten hebben jaarlijks, samen met hun opvolgers, een
strategisch overleg over de samenwerking. Hierbij is nagedacht hoe Rotary er over vijf jaar uit zou
moeten zien. Dit zal zeker anders zijn dan nu. Want om Rotary in Nederland zowel kwalitatief als
kwantitatief te versterken, is een voortdurende aanpassing aan veranderende maatschappelijke,
zakelijke en sociale trends noodzakelijk.
De strategie van Rotary in Nederland voor de komende vijf jaar heeft tot resultaat dat in 2019:

Rotary de meest toonaangevende service club en netwerkorganisatie is waarbij het netwerk
voornamelijk wordt ingezet om de doelstellingen van Vocational en Service te realiseren. Hierbij
onderscheidt Rotary zich op unieke en positieve wijze van andere organisaties op het gebied van
kennisoverdracht, ‘hands on’ hulp en fundraising.

Rotary clubs veranderingsbewust zijn, groeien en vernieuwen; de gemiddelde leeftijd daalt,
waarbij tenminste 40% van de leden jonger dan 50 jaar is. Er is blijvende aandacht voor
ledengroei en ledenbehoud. Diversiteit werpt zijn vruchten af.

het imago van Rotary versterkt is door op actie gerichte service met een optimale en ‘state of
art’ communicatie. Hierbij wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van landelijk uniforme
communicatie uitingen.

door digitale informatie-uitwisseling optimaal gebruik wordt gemaakt van de internet sites en
sociale media.

Youth Service in traditionele en nieuwe, innoverende vormen breed wordt gedragen door alle
zeven districten en jongeren die deelgenomen hebben aan enige Rotary activiteit betrokken
worden bij het alumni young professional beleid.

Rotary in Nederland zich bewust is van haar plaats en verantwoordelijke rol binnen Rotary
International en gebruik blijft maken van het internationale netwerk waarbij de kennis en de
middelen die Rotary International biedt, worden ingezet voor Nederland en vanuit Nederland in
de wereld.
7
Beleidsplan District 1610
SWOT-analyse
Het beleid voor de komende jaren is gebaseerd op een SWOT-analyse om daarmee zo goed mogelijk
de doelstellingen te verwezenlijken. Hierbij wordt zo goed mogelijk ingespeeld op de sterke punten
van Rotary en worden er maatregelen genomen om waar zinvol de zwakke punten op te heffen of
minder hinderlijk te maken.
Ieder tijdbestek kent weer kansen waar op ingespeeld kan/moet worden, maar ook bedreigingen.
Deze te onderkennen en mee te nemen in het (nieuwe) beleid is een voortdurend proces.
Sterke punten
 Een grote internationale organisatie met een goede reputatie.
 Een in vele jaren opgebouwde sterke structuur in clubs / district / (inter)nationaal.
 Veel leden met hoge betrokkenheid en bereidheid tot inzet (Servicebereid)
 Een hoog aanzien van Rotary en Rotarians in de maatschappij.
 Het classificatiesysteem met een breed scala aan actieve (leidinggevende) beroepsbeoefenaars.
 District 1610 heeft reeds een heldere regiostructuur met actieve assistent-gouverneurs.
Zwakke punten
 Naar Amerikaans model opgebouwd; Rotary kenmerkt zich door starheid en regels.
 De leeftijdsopbouw ligt niet in lijn met de samenleving, met veel niet meer in het arbeidsproces
werkzame Rotarians. Dit maakt Rotary minder aantrekkelijk voor potentiële jonge leden.
 Een ‘elitair/oubollig’ imago bij de buitenwereld.
 Gebrek aan inzicht en kennis van veel leden in de eigen organisatie.
 Gebrekkige tot ontbrekende informatie over Rotary en districtsactiviteiten op de website.
 Club- en districtfuncties worden vervuld door vrijwilligers, ieder met verschillen in beschikbare
tijd, kennis en kunde. Aansturing van vrijwilligers is lastig.
Kansen
 Een terugtrekkende overheid geeft Rotary meer dan voorheen gelegenheid tot profilering.
 In een maatschappij die sneller en oppervlakkiger wordt, geeft vocational service meerwaarde
door haar interessante netwerk, de veelzijdige informatie, het luisterend oor en coaching.
 Potentiële leden zoeken meer dan charity: vooral projecten die inspirerend en creatief zijn.
 De clubs tonen meer bereidheid tot samenwerking in de regio.
Bedreigingen
 Een sterke vergrijzing binnen de clubs; een landelijk dalend ledenaantal.
 Een maatschappij waarin man en vrouw beiden werken, waarbij een clublidmaatschap en/of
bestuursfunctie moeilijk te combineren zijn met andere interesses en taken.
 Individualisering en een ruime keuze aan sociale of zakelijke netwerken, geven steeds meer
concurrentie aan Rotary.
 De aanhoudende financiële crisis geeft aanleiding tot vele bezuinigingen.
8
Organisatie
Er is door de voorgaande gouverneurs al een stevige organisatie neergezet. Met een structuur waarin
de assistent-gouverneurs (AG’s) actief participeren en niet alleen de link vormen naar hun regio,
maar ook naar de verschillende werkgroepen. Een structuur met een kleine- en grote staf, waarbij
ieder elkaar regelmatig informeert over de ontwikkelingen en samen de plannen worden besproken.
Nog niet alle functies zijn ingevuld,nog niet alle werkgroepen/commissies functioneren optimaal, de
structuur is nog niet bij alle leden bekend, maar het is de weg waarop we stapsgewijs de districtorganisatie zullen versterken. Dit in nauwe samenwerking met de clubs.
De samenwerking met de clubs zal worden verstevigd. Zowel in de regio’s via de AG’s als in het
gehele district. De AG’s hebben daarbij een coördinerende functie. Zij bezoeken de clubs, kennen de
bestuursleden, adviseren waar mogelijk en leggen de nodige verbanden door personen met elkaar in
contact te brengen. Ze motiveren clubs en leden om deel te nemen aan gezamenlijke activiteiten in
regio, district of landelijk.
Het district zal via allerlei bijeenkomsten en werkgroepen de kennis over Rotary vermeerderen en de
samenwerking bevorderen. Hier zijn veel vrijwilligers voor nodig, waarbij gewaakt zal worden voor te
forse tijdsbelasting. Immers we willen ook meer ‘jongere’ nog actief werkzame leden in de verschillende districtstaken betrekken, zo mogelijk goed aansluitend op hun classificatie. Vacatures zullen
breed uitgezet worden bij de clubs, hiermee stimulerend dat geïnteresseerden ook daadwerkelijk
reageren.
De Nederlandse Districten pakken een aantal taken gezamenlijk op. Hiervoor kennen we het
landelijke Gouverneursberaad en het uitvoeringsorgaan Stichting Rotary Administratie Nederland
(RAN). Deze samenwerking is de afgelopen jaren niet altijd even makkelijk geweest, maar er zijn
flinke stappen gezet op het gebied van aansturing en professionaliteit. Wij zien een duidelijke
meerwaarde in de samenwerking, vooral op de terreinen zoals (leden)administratie, financiën, ICT,
PR/Communicatie, opleidingen, enz. Deze samenwerking blijven we ondersteunen en zullen actief
bijdragen aan het versterken/verbeteren van deze gezamenlijke inspanningen. Hierbij zijn we wel
alert op de kosten die vooralsnog niet mogen stijgen.
Financiën
De jaarlijkse districtsbijdrage per lid in District 1610 bedraagt in totaal € 72,50, waarvan € 35,- per lid
wordt afgedragen aan de RAN voor de gezamenlijke kosten in Nederland. Het is niet de bedoeling dat
deze bijdragen de komende jaren worden verhoogd.
De RAN heeft afdoende reserves en heeft een besparingsprogramma ingezet. De afdracht per lid zal
ondanks het ledenverlies in Nederland niet worden verhoogd.
Binnen het district zal het lastig worden de komende jaren de begroting sluitend te krijgen, zeker
gezien de ambities om de activiteiten op verschillende terreinen uit te breiden. Daarom zal
voortdurend worden gelet op mogelijkheden tot bezuinigingen, een trend die al is ingezet.
District 1610 kent een forse reserve van circa € 125.000, zijnde ongeveer 140% van de jaarlijkse
‘eigen’ districtsuitgaven (exclusief afdracht RAN). Deze reserve is meer dan voldoende en kan
(tijdelijk en in beperkte mate) worden aangesproken om tegenvallers door dalend ledenaantal of het
starten van nieuwe activiteiten op te vangen.
9
PR & Communicatie
In 2013 is een District Media Commissie (DMC) gevormd, bestaande uit verschillende mediaspecialisten uit de regio’s die samen werken aan de communicatie. Zoals webmasters met ICT kennis
die zorgen voor de techniek rond o.a. de website, regio-redacteuren die zorgen voor de inhoud,
fotografen die zorgen voor het nodige beeldmateriaal.
Het beleid inzake Communicatie & PR binnen het district heeft tot doel informatie over Rotary te
verstrekken, om de Rotarians te betrekken bij districtsactiviteiten en om hen te inspireren.
Dit door het DMC vorm te geven beleid is zowel intern als extern gericht:
1. Het versterken van kennis over Rotary en de betrokkenheid verhogen. Het informeren van
Rotarians/Clubs over de verschillende activiteiten van het district en (inter)nationale activiteiten.
Het bevorderen van deelname en medewerking.
2. Het informeren van het brede publiek (potentiële leden, sponsoren en andere geïnteresseerden)
over Rotary, waarbij het imago wordt verbeterd en de clubs worden ondersteund in zowel hun
ledenwerving als fundraising. Hierbij is een nauwe landelijke samenwerking geboden.
3. Het ondersteunen van Rotaryclubs in hun Communicatie/PR, zowel met kennis, advies, training,
als met faciliteiten op gebied van ICT en internet (zoals de website mogelijkheden).
Belangrijke communicatiemiddelen van het DMC zijn de districtswebsite en een nog te ontwikkelen
digitaal districtsmagazine/nieuwsbrief die naar alle leden wordt gestuurd. De nieuwsbrief informeert
o.a. over nieuws binnen Rotary, over zowel districtsactiviteiten als clubactiviteiten waar ieder aan
deel kan nemen en over projecten die andere clubs weer inspireren. De details met beeldmateriaal
worden op de website uiteen gezet, waar de digitale nieuwsbrief naar zal verwijzen met allerlei links.
Opleiden
Het District heeft binnen Rotary International verschillende opleidingstaken, o.a.:
 Het Presidents-elect Training Seminar (PETS) voor inkomend clubvoorzitters
 De Training Assembly voor alle (nieuwe) clubfunctionarissen
 Het Rotary Foundation seminar
Vorig jaar is gestart door de traditionele 2-daagse PETS uit te breiden met een Pre- en Post PETS in de
regio, onder voorzittershap van de AG’s. Dit was een succes, het geeft de mogelijkheid de inkomend
voorzitters te wijzen op het tijdig starten met de planning voor het komende clubjaar. En hen daarbij
te ondersteunen. Tevens geeft het meer mogelijkheden om elkaar in de regio te leren kennen, wat
de samenwerking zal bevorderen.
De behoefte tot training bij de deelnemers is evident aanwezig. De PETS vraagt daarom om
verschillende elementen: kennisvermeerdering (over Rotary en voorzitterschap), betrokkenheid bij
het district vergroten, kennismaken/netwerken en nieuwe ontwikkelingen onder de aandacht
brengen. Al deze elementen zullen in het programma worden opgenomen.
De afgelopen jaren zijn naast de PETS al verschillende andere seminars of workshops gehouden, zoals
voor nieuwe clubsecretarissen, webmasters, en Foundation-commissarissen.
Het is de bedoeling dit de komende periode uit te bouwen naar een jaarlijkse Training Assembly in
het District overeenkomstig de Rotary-voorschriften voor alle clubfunctionarissen. Workshops die
hen voorbereiden op hun rol in de club het komende jaar. Dit zal een scala aan verschillende
trainingen omvatten, ieder kort en kernachtig gegeven in praktische workshop. De omvang van het
aantal onderwerpen / functies zal afhankelijk zijn van een vooraf te peilen behoefte bij de clubs.
Bij de opleidingen zal waar zinvol nauw met de andere districten worden samengewerkt.
10
Bijeenkomsten
Naast de opleidingen / trainingen die het district verzorgt zijn er verschillende andere activiteiten:
Regionaal Bestuurs Contact (RBC)
Het overleg tussen districtstaf en de clubbestuurders per regio, waarbij een belangrijke rol is
weggelegd voor het met elkaar kennis maken en het uitwisselen van informatie over Rotary in het
algemeen, districtsactiviteiten, projecten en ontwikkelingen bij de Rotaryclubs. Voorts kan hier de
basis worden gelegd voor eventuele samenwerkingsverbanden.
De AG treedt op als voorzitter. Bij toerbeurt zijn Rotaryclubs gastheer van het RBC.
Nieuwe leden bijeenkomsten
Introductiebijeenkomsten voor nieuwe Rotaryleden, waarbij brede algemene informatie over Rotary
wordt gegeven en de activiteiten buiten de club worden belicht.
Rotary Youth Leadership Awards (RYLA)
Management spel waarbij jonge mensen van 18-26 jaar aan de hand van een professionele casus hun
leiderschapscapaciteiten ontwikkelen. Rotarians treden als assessor op.
De organisatie wordt in ons District met Rotaract verzorgd.
District (Club) Assembly
De ‘algemene ledenvergadering’ met districtstaf en clubbestuurders. Hierbij komen o.a. aan de orde
de financiële verantwoording, de begroting, het beleidsplan en de gouverneursverkiezing (formeel
voordracht aan Rotary International). Daarnaast is er veel ruimte voor onderlinge kennismaking.
De clubs worden hierbij nadrukkelijk bij het beleid en de planning van activiteiten betrokken, met
voldoende ruimte voor discussie en overleg.
District Conferentie
Een bijzondere Rotary dag (DisCon). Normaliter georganiseerd door de club van de gouverneur. Een
bijeenkomst vol informatie, bijzondere activiteiten, (bedrijfs)bezoeken en inspiratie. Een bijeenkomst
toegankelijk voor alle Rotarians en partners.
Hierbij is een centrale rol weggelegd voor de servicedoelstellingen van Rotary, het bevorderen van
fellowship , het leggen van contacten en het opdoen van inspiratie.
Deze activiteiten staan centraal in de agenda van het district. Door goede wervende communicatie
en een interessante inhoud wordt getracht zoveel mogelijk clubs, bestuurders, leden deel te laten
nemen aan deze bijeenkomsten.
Daarnaast zullen naar behoefte allerlei specifieke bijeenkomsten worden georganiseerd vanuit de
verschillende werkgroepen/commissies, zoals op het gebied van water, Vocational Service, enz.
Ook organiseert het district (veelal per regio) bijeenkomsten van specifieke clubfunctionarissen,
zodat de kennisvermeerdering en samenwerking wordt bevorderd. Een voorbeeld hiervan zijn de
(jaarlijkse) bijeenkomsten van clubjeugdcommissarissen.
11
Club Service
Het district streeft ernaar de clubs op allerlei gebieden te ondersteunen en versterken, met advies,
contacten en daadwerkelijke hulp. Hierbij speelt de assistent-gouverneur een coördinerende rol in de
regio als eerste aanspreekpunt voor het clubbestuur.
Het district hecht grote waarde aan het optimaal functioneren als ‘excellente clubs’.
De ruime ervaring binnen Rotary leert dat clubs die excelleren veelal dezelfde kenmerken hebben.
Juist de grote omvang en forse historie van Rotary International geeft ons allerlei ‘best practises’ om
van te leren. Aandachtspunten om de eigen club aan te toetsen zijn:
1. Gevarieerd programma
2. Lokale en internationale projecten
3. Staat op de kaart in de maatschappelijke omgeving
4. Publiekgerichte fondswerving
5. Evenwichtig ledenbestand
6. Jaarlijkse ledeninstroom
7. Goede attendance
8. Aandacht voor bestuurlijke continuïteit
9. Donatie Rotary Foundation (streven US $ 100 pp/pj)
10. Fellowship is voelbaar aanwezig
Onderwerpen waar het district speciale aandacht aan geeft zijn:
 PR & Communicatie
 ICT / website
 Ledenbeleid
 Introductie van nieuwe leden
Het ledenbeleid wordt ondersteund met allerlei seminars, ondersteuning en tips, zoals verwoord in
de landelijk ontwikkelde Toolkit Ledenwerving en Ledenbehoud
(zie www.rotary.nl/leden/downloadcenter/toolkit.pdf).
Wil Rotary nu en in de toekomst blijven groeien en bloeien, dan is het noodzakelijk dat de clubs ieder
jaar nieuwe (jongere) leden aantrekken, waarbij het belangrijk is dat een evenwichtige leeftijdsopbouw wordt nagestreefd. Spreiding is het sleutelwoord! In leeftijd, in beroep, in afkomst, in geslacht.
Het streven van de zeven Nederlandse districten is een ledenbestand waarvan 40% (nu 30%) jonger
is dan 50 jaar. Een ambitieuze doelstelling die de gemiddelde leeftijd (ca. 57 jaar) zal doen verlagen.
Naast het ondersteunen van bestaande clubs, heeft het district (de gouverneur) ook de taak om waar
mogelijk nieuwe clubs op te richten. De mogelijkheden hiervoor worden onderzocht en benut.
Hierbij wordt getracht te voorkomen dat belangen van bestaande clubs worden geschaad, maar de
ontwikkeling van Rotary in het algemeen staat voorop in deze acties. De internationale doelstelling is
één nieuwe club per district per jaar.
Community Service
Hulpverlening en ondersteuning in de lokale gemeenschap ligt vooral op het terrein van de clubs.
De rol van het district ligt hierbij vooral in het motiveren en inspireren van clubs. Dit via de RBC’s, de
clubbezoeken van de gouverneur en de contacten met de AG’s, maar ook door vermelding in
nieuwsbrief en op website.
Daarnaast zal het district cluboverstijgende (regio)projecten steunen en stimuleren.
12
Door de clubs wordt veel georganiseerd dat ook van belang zou kunnen zijn voor leden van andere
Rotaryclubs uit het district. Als inspiratie voor eigen fundraising of serviceprojecten, maar ook om er
eventueel zelf aan deel te kunnen nemen (bijv. golftoernooien, rally’s, dictees, quizzen, etc.). Het
district (met de DMC) kan hier via website en nieuwsbrieven meer algemene bekendheid aan geven.
Ook een district/regio kalender is hier behulpzaam bij.
Voor het stimuleren van serviceverlening door clubs in de regio kent het District de Regio Awards.
Een jaarlijkse prijs van € 1.000 per regio voor het meest aansprekende serviceproject (niet de
fundraising!) door een Rotaryclub. De inzet van eigen leden en de zichtbaarheid van Rotary in de
gemeenschap, worden daarmee beloond.
De Regio Awards worden op de District Assemby of District Conferentie uitgereikt.
De Santa Run is ontwikkeld binnen ons district (Gorinchem) en wordt inmiddels door meerdere clubs
in het land omarmd. Het is een bewezen concept dat aanslaat bij een groot publiek, heeft een hoge
attentiewaarde met veel goede PR voor Rotary en is een uitstekende methode om fondsen te
werven voor goede doelen.
Wij zullen de Santa Run ondersteunen en promoten, zowel bij de clubs in het district als bij andere
districten. Naast de fundraising doelstellingen, is het een uitstekende Rotary promotie die het in zich
heeft de landelijke pers (en TV) te bereiken.
Vocational Service
Rotary is uniek in haar classificatiesysteem en de daaruit volgende dienstverlening met inzet van het
beroep (vocational service). Dit vormt de basis van Rotary en heeft een grote aantrekkingskracht op
(potentiële) leden. Het biedt een interessant netwerk, veelzijdige informatie, mogelijkheden tot
coaching, enz.
Maar het is ook een avenue waar Rotaryclubs vaak mee tobben om invulling aan te geven. Hier zal
het district meer in gaan ondersteunen, daarmee Rotary nog aantrekkelijker makend voor bestaande
en nieuwe leden. Daarvoor is de commissie Vocational Service opgericht met als taken;
 Stimuleren van vocational service bij de clubs
 Adviseren over vocational activiteiten
 Informeren over algemene Rotary initiatieven op het gebied van vocational service
 Bevorderen van samenwerking tussen clubs in de regio
Informeren en motiveren
De kennis verspreiden over vocational service, wat we daaronder verstaan en hoe clubs daar inhoud
aan kunnen geven. Ook informatie verstrekken over landelijke Rotary organisaties op het gebied van
vocational service, alsmede clubs/leden te motiveren deze organisaties te ondersteunen of er aan
deel te nemen. Dit betreft met name JobRotary en Rotary Doctors Nederland.
Regionale samenwerking
Het bijeen brengen van clubs in de regio, teneinde samen allerlei activiteiten te ontplooien op het
gebied van vocational service. Hierbij wordt o.a. gedacht aan:
 Regio-bijeenkomsten van meerdere clubs met voordrachten door aansprekende/bekende
specialisten op een specifiek thema. Hierbij is de netwerkfunctie tussen leden ook belangrijk.
 Het opzetten van een ‘sprekerspool’, waarbij clubleden ook eens hun aantrekkelijke
voordracht kunnen geven bij andere (buurt)clubs.
 Stimuleren van beroepenvoorlichting aan scholieren.
 Bedrijfsbezoeken en workshops met meerdere clubs tegelijk.
13
Workshop Vocational: Toets je intuïtie
Iedereen heeft wel een idee hoe met morele vraagstukken om te gaan, maar probeer dit nu eens
met elkaar uit te werken! Hiervoor is een workshop ontwikkeld die handelt over zaken die dicht bij
ons liggen; dingen die je in het dagelijkse leven tegen komt. De workshop is praktisch van aard: dus
geen lange discussies over allerlei theoretische vraagstukken, het gaat er om hoe je omgaat met
morele dilemma’s.
De workshop omvat 3 uur, is praktisch van aard, met voorbeelden uit de dagelijkse praktijk en wordt
gegeven door hierop getrainde Rotarians.
JobRotary
Inmiddels participeren circa 140 clubs in JobRotary en het aantal is groeiende. De missie van
JobRotary is:
a) het begeleiden en ondersteunen van oudere (40+) werkzoekenden op weg naar nieuw werk.
b) Het mee werken aan en het realiseren van een andere denkwijze met betrekking tot ouderen en
werk.
JobRotary richt zich op werkloze werkzoekenden van 40 jaar en ouder die langer dan zes maanden
staan ingeschreven bij het UWV. JobRotary biedt kandidaten uit deze doelgroep begeleiding die
aanvullend is op de activiteiten van professionele dienstverleners.
Rotaryleden met ervaring in het begeleiden van medewerkers stellen zich beschikbaar en functioneren als mentor. Zij bieden persoonlijke begeleiding aan werkzoekenden. De begeleiding is één op
één, kosteloos en op vrijwillige basis. De kandidaat blijft zelf verantwoordelijk voor het vinden van
een baan.
Zie voor mee informatie: www.jobrotary.nl
Rotary Doctors Nederland
Het doel van Rotary Doctors is (tand)artsen en medisch specialisten uit te zenden naar gebieden
waar medische voorzieningen tekort schieten, om aldaar zieken te behandelen, voorlichting te geven
en lokaal personeel op te leiden. Speerpunten van het werk van Rotary Doctors zijn onder andere
het terugdringen van HIV, malaria, kindersterfte en moedersterfte. Jaarlijks worden er ruim 50.000
patiënten behandeld, waarvan 20.000 kinderen.
Rotary Doctors Nederland is een vrijwilligersorganisatie, waarbij niemand een honorarium ontvangt.
De stichting is afhankelijk van giften van de Rotaryclubs (doel jaarlijks € 10 per lid).
Zie voor mee informatie: www.rotarydoctors.nl
Beroepenvoorlichting scholieren
Een actueel maatschappelijk probleem vormt de ondersteuning bij de beroeps- en studiekeuze van
jongeren in het voortgezet onderwijs. Een groot percentage studenten stopt hun studie al in het
eerste jaar en start daarna een beter passende opleiding. Naast oplopende schulden bij jongeren
zelf, geeft dit ook aanzienlijke maatschappelijk kosten. Tevens komen velen pas na hun studie
erachter dat een baanperspectief in de gekozen richting laag is.
Onderzoek onder jongeren geeft aan dat feitelijke informatie over beroepen zeer gewenst is. Iets
waar de schooldecanen (met kennis over opleidingen) nauwelijks aan kunnen voldoen.
In diverse gemeenten zijn door Rotary al initiatieven gestart waarin Rotarians en hun relaties gericht
informatie geven op scholen over beroepen. Veelal vraaggestuurd, op basis van waar jongeren te
kennen geven behoefte aan te hebben. In korte sessies op centraal met de scholen georganiseerde
bijeenkomsten.
Uitstekende vocational (en community) projecten die clubs in de regio samen oppakken.
14
Youth Service
Het district heeft een Jeugdcommissie met daarin voor elke regio een jeugdcommissaris (RJC).
Deze commissie (met als voorzitter de DJC) informeert en stimuleert de clubs met betrekking tot de
verschillende jeugdactiviteiten en uitwisselingen. Tevens participeert de commissie/DJC in de
landelijke jeugdcommissie waarin de Nederlandse districten samenwerken.
De voorlichting vindt plaats op RBC’s, PETS, Assembly en seminars. Belangrijk hierbij zijn de jaarlijkse
regiobijeenkomsten met alle jeugdcommissarissen van de clubs.
De Jeugdcommissie heeft de volgende aandachtspunten:
 Het informeren van de clubs over en deelname stimuleren aan:
o de vele Rotary jeugduitwisselingsprogramma’s (NGE, Jaarkind, Family to Family, enz.)
o speciale activiteiten voor jongeren zoals RYLA en Vlielandkamp
o Rotary jeugdclubs Interact en Rotaract
 Een beeld vormen over de vele lokale initiatieven, die wellicht inspirerend zijn voor andere clubs.
 Het zorg dragen voor de communicatie over de vele Youth activiteiten op website en in de
nieuwsbrief.
 Het versterken van de rol de RJC’s (regionale jeugdcommissarissen), die de clubs bij moeten
staan met informatie en begeleiding. Maar die ook de samenwerking tussen clubs in de regio
zullen moeten gaan bevorderen.
Het Rotary Youth Leadership Awards-programma (RYLA) is in ons district is al jaren een groot succes.
Een hoge deelname, een ruime hoeveelheid assessoren vanuit de clubs, grote waardering, financieel
zichzelf bedruipend, georganiseerd via de Stichting RYLA 1610.
Het is van belang dat deze activiteit ook de komende jaren goed blijft functioneren. Hierbij is de input
en medewerking van de clubs van blijvend groot belang.
International Service
International Service omvat een veelvoud aan activiteiten. Zoals de internationale fondsenwerving
en hulpverlening die met elkaar binnen Rotary wordt vormgegeven via The Rotary Foundation (TRF).
Maar het omvat ook de hulpverlening door individuele clubs die gelden bijeen brengen voor internationale goede doelen, of daar wellicht ook zelf uitvoering aan geven (een raakvlak met vocational
service). Daarnaast onderhouden veel clubs vriendschappelijke en culturele banden in het
buitenland, veelal met andere Rotaryclubs.
Het district zal het hebben van contactclubs in het buitenland stimuleren. Dit geeft de leden een
breder beeld van Rotary en zorgt voor meer internationaal begrip en goodwill. Degelijke contacten
zijn op vele manieren mogelijk. Door het bezoeken van clubs in het buitenland, samenwerking aan
internationale projecten, bezoeken van Rotary conventies, uitwisselingen, etc.
Door de verschillende internationale contacten doet het district (vooral de gouverneurs) allerlei
relaties op die we waar zinvol zullen inzetten om de clubs te helpen. Dit kan zijn in het vinden van
een contactclub, maar ook om te komen tot internationale serviceprojecten met Global Grants.
Waterprojecten
Maar liefst 20% van de wereldbevolking beschikt niet over veilig drinkwater en 2,5 miljard mensen
hebben geen toegang tot basale hygiëne. Voor de Rotary Foundation is ‘water and sanitation’ een
van de focusgebieden. Vooral Nederland met zijn grote kennis op het gebied van water, kan op dit
punt van international service een belangrijke rol in de wereld vervullen.
15
Het District 1610 heeft een sterke verbondenheid met ‘water’; de strijd tegen overstromingen, het
beheersen van waterwegen, het voorzien in drinkwater en het gebruik van water voor scheepvaart.
Veel clubs zijn graag actief in allerlei waterprojecten, wat we als district ondersteunen met kennis en
advisering door onze commissie Water.
Het doel van deze werkgroep is:
 Meer aandacht bij clubs bewerkstelligen voor projecten in ontwikkelingsgebieden op het gebied
van veilig drinkwater, sanitaire voorzieningen en hygiëne.
 Het verzamelen van informatie over waterprojecten van clubs en deze (o.a. via website en
nieuwsbrief) kenbaar maken binnen het district en/of landelijk.
 Ondersteuning van clubs bij de keuze en uitvoering van dergelijke projecten.
Hierbij wijzend op en gebruik makend van de Rotary Action Group Water & Sanitation
(WASRAG).
 Informatie verstrekken en contacten leggen met andere (internationale) organisaties op het
gebied van water, zowel hulpverlenende als fundraising organisaties.
Shelterbox Nederland
Shelterbox is een prachtig Rotary initiatief om snel en effectief internationaal hulp te verlenen bij
(natuur)rampen. Inmiddels zijn veel clubs al op de hoogte en betrokken bij Shelterbox, maar er is
voortdurende aandacht nodig om deze hulpverlening te kunnen continueren.
Op de daarvoor geschikte bijeenkomsten (RBC’s, PETS, nieuwe leden, etc) en op de website, zal
aandacht voor Shelterbox worden gevraagd. Clubs en leden daarmee motiverend meer shelterboxen
te financieren.
Zie voor meer informatie www.shelterbox.nl
The Rotary Foundation (TRF)
Ons district kent een TRF-commissie die al vele jaren de verbindende schakel vormt tussen de
internationale Rotary Foundation en de clubs in het district.
Belangrijke activiteiten van de commissie zijn:
 Het informeren van clubs/leden over de Foundation en de hulpverlening die daardoor mogelijk
wordt gemaakt. Dit via presentaties bij clubs, op RBC’s / Assembly en met speciale Rotary
Foundation seminars/trainingen, maar ook via website en nieuwsbrief.
 Promotie van de Rotary Foundation, leidend tot hogere vrijwillige bijdragen van clubs/leden.
 Het stimuleren tot aanvragen voor de District Grants, deze aanvragen coördineren, de
toekenning en uitbetaling verzorgen.
 Het stimuleren tot aanvragen voor Global Grants, begeleiden van clubs daarbij, het toekennen
van bedragen uit het District Designated Fund.
Het District Designated Fund (DDF) van district 1610 kent een aanzienlijke omvang. Het beroep dat
de clubs hierop doen met Global Grants was de afgelopen jaren zeer gering.
Het district zal het aanvragen van grants meer stimuleren. Dit door intensief aandacht te vragen en
informatie te geven over dergelijke grants. Ook door het onder de aandacht brengen van succesvolle
aanvragen en inspirerende internationale projecten.
Daarnaast zal het district (vooral de gouverneurs) de internationale contacten inzetten om allerlei
projecten en partnerondersteuning vragende buitenlandse clubs, onder de aandacht te brengen van
de clubs in ons district.
Het district kan tot 50% van de jaarlijkse dotatie aan het eigen DDF gebruiken voor District Grants (bij
ons een kleine US $ 20.000), toe te delen aan club- of districtprojecten. Het systeem kenmerkt zich
door een beperkte regelgeving, eenvoudige procedure en snelheid van handelen. Clubs kunnen
16
hiervoor bij de TRF-commissie een verzoek indienen met de beschrijving van het serviceproject, dat
zowel een lokaal of internationaal project kan zijn.
In 2013 is dit systeem van start gegaan, waarbij vrijwel het volledig beschikbare bedrag kon worden
uitgedeeld. We zullen hiermee doorgaan en de mogelijkheden ervan propageren.
Een nieuwe TRF activiteit zijn de Vocational Training Teams, die de vroegere GSE-teams min of meer
vervangen. Een nieuwe vorm met meer nadruk op gerichte vocational doelen binnen de ‘6 areas of
focus’ van Rotary. Ook hierbij zijn informatie, stimulering en internationale contacten nodig.
De inkomsten van The Rotary Foundation bestaan voornamelijk uit vrijwillige bijdragen van Rotarians
en revenuen uit geïnvesteerd vermogen.
Het EREY-initiatief (Every Rotarian, Every Year), waarmee een appèl gedaan wordt op elke Rotarian
om US$ 100 per jaar aan de Foundation bij te dragen, vormt de belangrijkste pijler onder de
fondsenwerving. De Nederlandse districten voldoen daar bij lange na nog niet aan. Wij blijven zelfs
nog onder de helft steken, dat moet dus omhoog.
17

Download Report