RICHTLIJNEN voor het beheer van de archieven van

RICHTLIJNEN
voor het beheer van de archieven van de
GEREFORMEERDE GEMEENTEN
Vastgesteld door de
Werkgroep Archieven
(Deputaatschap Kerkelijke Dienstverlening)
van de Gereformeerde Gemeenten
(herziene versie, 2013)
2
Inhoud
Inhoud ...................................................................... 3
Ten geleide ................................................................ 4
1.
Wat is een kerkelijk archief? .................................. 5
2.
Beheer van de kerkelijke archieven ........................ 5
3.
Overdracht van het beheer.................................... 6
4.
Ingekomen en verzonden stukken ......................... 6
5.
Ledenadministratie ............................................... 8
6.
Documentatie ...................................................... 9
7.
Vernietiging, ja of nee? ......................................... 9
7.1 Overzicht van voor vernietiging in aanmerking
komende stukken ........................................ 10
7.2 Overzicht van stukken die over het algemeen
niet vernietigd mogen worden ..................... 11
7.3 Vertrouwelijke stukken ................................. 12
7.4 Notulen ...................................................... 13
7.5 Archieven van opgeheven gemeenten ........... 14
8.
Bouw en inrichting van een eigen archiefruimte .... 15
9.
Raadplegen en uitlenen van archiefstukken .......... 16
10. Inbewaringgeving van oudere archiefgedeelten .... 17
11. Openbaarheid kerkelijke archieven ....................... 18
12. Persoonlijke archieven ........................................ 18
13. Protocol beheer digitale gegevens ........................ 19
3
Ten geleide
Volgens artikel 45 van onze Dordtse Kerkorde (D.K.O.) hebben
de kerkelijke vergaderingen de zorg voor een goede bewaring
van de archieven van de meerdere vergaderingen. Dit is de
reden waarom de Generale Synode van 1983 heeft besloten
een sectie Kerkelijke Archieven, ressorterend onder het
deputaatschap Algemene Kerkelijke Zaken, in te stellen.
Inmiddels is dit de Werkgroep Archieven, die valt onder het
Deputaatschap Kerkelijke Dienstverlening.
Tevens kreeg de sectie de opdracht te zorgen voor advisering
inzake archivering naar de kerkenraden. Ook deze dienen
immers trouw hun archieven te beheren.
In de praktijk is gebleken dat voor het op een verantwoorde
wijze bewaren van de kerkelijke archieven voorlichting en
advisering noodzakelijk blijven. De Werkgroep Archieven heeft
nu een herziene versie van de in het voorjaar van 2001
verspreide brochure Richtlijnen opgesteld voor de
kerkenraden.
Opnieuw zijn de richtlijnen hier en daar aangepast en
aangevuld. Enkele opmerkingen over back-up en conversies
van computerbestanden zijn geactualiseerd (7.4); een protocol
voor het beheer van digitale gegevens is toegevoegd (13).
We hebben ons echter opnieuw bewust beperkt tot de
belangrijkste zaken.
We hopen u met deze handreiking van dienst te zijn.
Moge de Heere u ook in deze taak wijsheid verlenen.
Met broederlijke groeten,
Ds. J. Schipper, voorzitter
J. Mastenbroek, secretaris
A. Bel
C.R. van den Berg
J. Breur
F.J. de Kok
M.P. Slootweg
M.K. Treur
4
1. Wat is een kerkelijk archief?
Onder kerkelijke archieven verstaan we het geheel van alle op
papier en digitaal vervaardigde bescheiden (waaronder ook
registers, acta, notulenboeken en dergelijke zijn begrepen) en
gegevensbestanden van welke aard of vorm dan ook, al dan
niet geautomatiseerd, die door een kerkelijke vergadering bij
de uitoefening van haar functie zijn ontvangen of opgemaakt
en bestemd zijn onder deze vergadering te berusten.
Deze definitie geeft duidelijk aan, dat een archief geen losse
verzameling is van alleen historisch of juridisch interessante
stukken. Het omvat alle bescheiden van een bepaald orgaan,
zowel de bescheiden die nog in behandeling zijn, als de
bescheiden die reeds zijn afgedaan, maar ook die zich om wat
voor reden dan ook elders bevinden.
Ze zijn alle bestemd om onder het desbetreffende orgaan te
blijven berusten.
Boeken, tijdschriften, krantenartikelen en dergelijke behoren
niet tot een archief, aangezien hun inhoud zich niet richt tot
een bepaald kerkelijk bestuursorgaan. Toch is het zeer nuttig
genoemde publicaties, indien zij door het eigen orgaan zijn
verzameld met een bepaald doel, als aanhangsel aan het
archief toe te voegen (documentatie).
2. Beheer van de kerkelijke archieven
Het verdient aanbeveling in een plaatselijke gemeente één
kerkenraadslid te belasten met het beheer van alle op deze
gemeente betrekking hebbende archieven, dus van de
kerkenraad, diaconie, commissies, verenigingen etc.
Deze (centrale) archiefbeheerder kan de archiefwerkzaamheden in de gemeente coördineren en erop toezien dat de
archieven van tijd tot tijd worden aangevuld en gecontroleerd.
5
In de praktijk zal vanwege een efficiënte werkwijze de scriba
meestal als archiefbeheerder optreden. Het beheer van het
archief is een aspect dat tijdens de kerkvisitatie aan de orde
komt.
3. Overdracht van het beheer
Wanneer een vereniging is opgeheven of een commissie (b.v.
een bouwcommissie) haar werkzaamheden heeft beëindigd,
dient het archief te worden overgedragen aan de instantie,
waaronder de vereniging of de commissie ressorteerde.
Het verdient bovendien aanbeveling, dat vaste commissies van
tijd tot tijd de bescheiden, die zij niet meer voor de lopende
administratie gebruiken, overdragen aan de centrale
archiefbeheerder.
4. Ingekomen en verzonden stukken
Voor de ordening van correspondentie is het gebruik van een
agendastelsel aan te bevelen. Hierbij worden de ingekomen
en verzonden stukken in chronologische volgorde genummerd
en ingeschreven in een brievenboek (register van ingekomen
en verzonden stukken, ook wel agenda genoemd). Ook kan
van een geautomatiseerd postregistratie-systeem gebruik
worden gemaakt.
Een brievenboek of inschrijvingsregister, dat zowel vastbladig
als losbladig kan worden aangelegd, is ingedeeld in kolommen
voor:
- het volgnummer van het stuk;
- de naam van de afzender of geadresseerde;
- de datum van het stuk (ingekomen of verzonden);
- een korte beschrijving van de inhoud;
- het nummer van de brief of notitie, waarmee het is
beantwoord of verder behandeld;
6
- eventueel het kenmerk van de dossiermap, waarin het stuk
na behandeling is opgeborgen;
- de datum van behandeling in de vergadering.
Kerkenraden die gebruik maken van geautomatiseerde
systemen kunnen vanzelfsprekend een inventaris van de
uitgaande correspondentie door middel van de computer als
een soort “dagkopieboek” archiveren.
Een losbladig brievenboek (agenda) heeft als voordeel, dat het
per jaar kan worden afgesloten (dus op 1 januari wordt
begonnen met stuk nr.1 en op 31 december geëindigd met
bijvoorbeeld stuk nr. 115). Na afsluiting kan het losbladige
brievenboek bij de map met stukken van dat jaar worden
gevoegd, zodat per jaar het overzicht bij de stukken wordt
opgeborgen.
In een vastbladig brievenboek kunnen de ingekomen en
verzonden stukken over verscheidene jaren (bijvoorbeeld vijf
jaar) worden ingeschreven. Als men hiervoor kiest, is het
verstandig de correspondentie van deze periode te zijner tijd
samen met het brievenboek in een archiefdoos op te bergen.
Het brievenboek is de ingang op, of de toegang tot de
correspondentie. Het is gewenst in het archief bij de
correspondentie het bijbehorende brievenboek als register op
te bergen en bij elkaar te houden. Indien nodig kan de scriba
een kopie van het brievenboek achterhouden voor eigen
gebruik.
Stukken die niet voor blijvende bewaring in aanmerking
komen
(zoals
reclamedrukwerk,
uitnodigingen
en
aanbiedingen waar geen gebruik van wordt gemaakt)
behoeven niet te worden geregistreerd.
7
Bij kleine administraties kunnen de stukken per jaar eenvoudig
op volgnummer worden opgeborgen in een dossiermap.
5. Ledenadministratie
In veel gemeenten wordt de ledenadministratie opgebouwd en
bijgehouden met behulp van een kaartsysteem. Bij vertrek of
overlijden van leden worden de desbetreffende kaarten óf in
het archief bewaard óf worden zij vernietigd. In het
eerstgenoemde geval ontstaat er in de loop van vele jaren een
groot, bijna onhanteerbaar kaartsysteem.
Bij vernietiging van ledenkaarten treedt het bezwaar op, dat
later niet meer is na te gaan wie leden van de gemeente zijn
geweest. Om aan deze bezwaren tegemoet te komen, is de
volgende richtlijn opgesteld: bij vertrek en overlijden van
(doop)leden kunnen de kaarten uit het ledensysteem pas
worden verwijderd en vernietigd, als en nadat de gegevens
van de desbetreffende persoon in een alfabetisch register zijn
overgenomen. Zo ontstaan achteraf weer de vroegere doop-,
huwelijks- en ledenregisters.
Deze werkwijze heeft de volgende grote voordelen:
- in de archieven behoeven geen grote, moeilijk hanteerbare
kaartsystemen te worden bewaard;
- voor degene die de ledenadministratie moet bijhouden is
het niet zoveel extra werk om bij overlijden of vertrek de
gegevens van de kaarten over te nemen in registers;
- er blijft een goed overzicht bestaan van belangrijke
gebeurtenissen als doop, belijdenis en huwelijk.
Is de ledenadministratie geautomatiseerd, dan is het van
belang de mutaties op een afzonderlijke uitdraai te bewaren
en tevens in een afzonderlijk bestand onder te brengen.
8
6. Documentatie
In de archiefruimte van een plaatselijke kerk zal in de regel
ook documentatiemateriaal bewaard worden.
Dit kan gesplitst worden in plaatselijke en niet-plaatselijke
documentatie.
Tot de eerstgenoemde categorie kunnen bijvoorbeeld
gerekend worden:
- jaargangen van het eigen kerkblad;
- gemeentegidsen;
- herdenkingsuitgave(n).
Bij de niet-plaatselijke documentatie valt bijvoorbeeld te
denken aan:
- acta Generale Synoden;
- acta Particuliere Synoden;
- notulen classisvergaderingen;
- jaarboeken.
In het algemeen worden deze stukken bewaard in een
handbibliotheek buiten de archiefruimte. Ze hebben geen
vertrouwelijk karakter.
Met het oog op de Wet Bescherming Persoonsgegevens
dragen persoonlijke stukken een strikt vertrouwelijk karakter.
7. Vernietiging, ja of nee?
Ieder archief van enige omvang bevat stukken zonder
blijvende waarde, die vernietigd kunnen worden. Het is echter
in veel gevallen geen eenvoudige zaak daarover te beslissen;
een stuk dat thans weinig of geen waarde schijnt te hebben,
kan in de toekomst toch nog belangrijk blijken te zijn. In dit
verband kan worden gedacht aan bijvoorbeeld een oude
kwitantie, die als illustratiemateriaal kan worden gebruikt bij
het samenstellen van een gedenkboek of jubileumuitgave. Om
nu te voorkomen, dat de archiefbeheerders naar eigen
willekeur tot vernietiging van stukken overgaan, is de
volgende richtlijn opgesteld:
9
Algemene regel: voor vernietiging komen in aanmerking
stukken die, gezien hun inhoud geen (kerkhistorische) waarde
hebben en naar verwachting ook niet zullen krijgen en
stukken waarvan de inhoud (de gegevens) zijn overgenomen
in de notulen of in een register, op een kaartsysteem, in de
boekhouding en dergelijke.
Dit geldt uiteraard niet voor de stukken betreffende
leergeschillen, tuchtgevallen en dergelijke waaraan in de
notulen meestal ook ruime plaats wordt gegeven.
Andere uitzonderingen op deze algemene regel zijn:
- stukken uit een belangrijke periode van een kerk
(oorlogstoestand, watersnood, e.d.), omdat vaak blijkt dat
andere bronnen nooit zulke expliciete informatie kunnen
bieden;
- door het kerkelijk orgaan bewust verzamelde gedrukte
bescheiden: kerkbodes, jaarboekjes, gemeentegidsen e.d.
Stukken die vijftig jaar of langer geleden gedagtekend zijn,
worden in het algemeen ook niet vernietigd.
7.1
Overzicht van voor vernietiging in aanmerking komende
stukken
Na een jaar:
- ingekomen brieven en stukken die van geen belang zijn
(reclame- en ander drukwerk) en die niet in verband staan
met kerkelijke zaken;
- kennisgevingen en uitnodigingen (huwelijken, geboorten,
rouwkaarten, intrede en afscheid elders);
- berichten van verhindering;
- presentielijsten (het is van belang presentielijsten van
bijvoorbeeld belangrijke ledenvergaderingen niet te
vernietigen);
- berichten van het aanvaarden en bedanken voor functies;
10
- sollicitatiebrieven met toebehoren van niet-benoemde
personen (kosters, organisten);
- stukken betreffende doop, lidmaatschap en huwelijk, mits
de inhoud van de stukken is ingeschreven in de daartoe
bestemde registers;
- eenvoudige attestaties (zie 7.2)
Na zeven jaar:
- bijlagen bij de jaarrekeningen (nota’s, betalingsopdrachten,
kwitanties), mits deze stukken geboekt zijn in de
boekhouding (hetzij in kasboek, grootboek of journaal);
deze stukken mogen geen betrekking hebben op de
(ver)bouw of restauratie van de kerkelijke gebouwen
(hieronder worden ook gerekend de pastorie en de
kosterswoning).
7.2
Overzicht van stukken die over het algemeen niet
vernietigd mogen worden
- stukken gedagtekend vóór vijftig jaar;
- ingekomen brieven en stukken die in verband staan met
belangrijke kerkelijke zaken;
- afschriften van verzonden brieven of stukken;
- notulen van vergaderingen (ook van vergaderingen van
commissies);
- uitgebrachte verslagen en rapporten;
- de lidmatenadministratie;
- ingeleverde attestaties (wel kunnen eenvoudige attestaties,
dat wil zeggen zonder aantekeningen, na een jaar
verwijderd worden, als de gegevens tenminste zijn
overgenomen);
- de goedgekeurde jaarrekeningen van inkomsten en
uitgaven;
- plannen die geleid hebben tot de bouw c.q. verbouw van
een kerk of kerkelijk gebouw (dus ook pastorie,
kosterswoning);
11
- bouwtekeningen van kerkelijke gebouwen;
- waardepapieren (overeenkomsten, eigendomsbewijzen,
notariële acten e.d.);
- persoonsdossiers van predikanten die de gemeente
gediend hebben;
- nog geldige garantiebewijzen van aanwezige inventaris;
- stukken betrekking hebbende op (kerk)orgels.
Als men twijfelt aan het al of niet vernietigen, kan men te
allen tijde de secretaris van de Werkgroep Archieven om
advies vragen.
7.3
Vertrouwelijke stukken
Ook vertrouwelijke stukken dienen bewaard te blijven en niet
te worden vernietigd. Evenals andere archiefstukken maken zij
immers deel uit van de geschreven neerslag van de handel en
wandel van een kerkelijke gemeente. In alle gevallen dient
voor raadpleging van deze stukken toestemming te worden
verkregen van de desbetreffende kerkenraad.
Voor een optimale respectering van het vertrouwelijke
karakter van deze stukken is het raadzaam om deze te
bewaren onder embargo, want de geheimhouding dient
gewaarborgd te zijn. Het verdient aanbeveling dit embargo
duidelijk op de (omslag van de) stukken aan te geven. De
duur van een dergelijk embargo kan van geval tot geval
verschillen.
Hoewel de vertrouwelijke stukken dus met onderscheid
behandeld dienen te worden, behoren ze wel thuis in het
archief van de kerkenraad. Zij kunnen zich daarin op
verschillende plaatsen bevinden, afhankelijk van de vraag of
het archief chronologisch is opgezet, of rubrieks- c.q.
onderwerpsgewijs is ingedeeld.
Het is niet verstandig om deze vertrouwelijke stukken buiten
het kerkenraadsarchief te bewaren. Dus ook niet bij de scriba
of de archiefbeheerder thuis. Dit vanwege redenen van
12
vertrouwelijkheid, brand, inbraak of verlies. Degene die belast
is met het beheer van het archief heeft, afgezien van nadere
instructies die per (autonome) gemeente kunnen verschillen,
ten aanzien van de vertrouwelijke stukken evenzeer de plicht
tot geheimhouding als ieder ander kerkenraadslid.
Wanneer de scriba of archiefbeheerder zijn ambt neerlegt,
wordt het archief overgedragen aan zijn opvolger. Deze zal
aan de hand van de inventarislijst de stukken controleren op
aanwezigheid en compleetheid en vervolgens na de
overdracht tekenen voor ontvangst.
7.4
Notulen
In sommige kerkenraden maakt men gebruik van losbladige
notulen, die dan verspreid worden onder de leden van de
kerkenraad. Het is echter in het algemeen gewenst om geen
kopieën van de notulen te maken en geen notulenboek te
laten circuleren, maar om te volstaan met het voorlezen van
de notulen op de kerkenraadsvergadering.
Bij een losbladige notulering dient niet alleen de laatste
pagina na arrestatie van de notulen te worden getekend door
de preses en de scriba, maar is het ook dringend gewenst dat
de voorafgaande bladzijden van de notulen per pagina door
dezelfden worden geparafeerd in de linker benedenhoek.
Tevens worden de bladzijden in volgorde voorzien van een
doorlopende paginering. Bij een handgeschreven notulenboek
is parafering per bladzijde overbodig. Wel verdient het
aanbeveling ook hierin de pagina’s te nummeren. Wanneer er
correcties nodig zijn, worden deze in de marge of in een
voetnoot aangegeven. Bij deze correcties paraferen preses en
scriba.
Het spreekt voor zich, dat notulen nooit vernietigd mogen
worden. Concepten daarentegen wel, zodra de originele,
gearresteerde notulen daarvoor in de plaats zijn gekomen.
13
Wanneer bij het samenstellen van notulen gebruik wordt
gemaakt van een computer, dient degene die de notulen
maakt, te zorgen voor een compleet bestand in geprinte versie
(noodzakelijk in verband met ondertekening).
De Werkgroep adviseert met nadruk om de uitgewerkte,
geprinte stukken te bewaren als primaire informatie. Het is
van belang dat daarnaast ook de digitale bestanden bruikbaar
blijven. Daarom moet er regelmatig een kopie (back-up) van
de bestanden worden gemaakt, bij voorkeur op een externe
harde schijf. Als er een nieuwe versie van een bestaand
computerprogramma (software) of een geheel nieuw
programma in gebruik wordt genomen, dienen alle bestanden
eenmaal geopend en door het nieuwe programma opgeslagen
te worden, zodat de bestanden zijn geconverteerd. Als een
nieuwe computer in gebruik wordt genomen moeten de
bestanden worden overgezet. Daarna moet worden
gecontroleerd of alle programma’s werken en de bestanden
onbeschadigd zijn. Tenslotte moeten de gegevens op de oude
computer onbruikbaar worden gemaakt, bij voorbeeld door de
harde schijf van de oude computer te vernietigen. Wat
vertrouwelijk was moet ook vertrouwelijk blijven.
7.5
Archieven van opgeheven gemeenten
Wanneer een gemeente wordt opgeheven, dient met het
aanwezige archiefmateriaal zorgvuldig te worden omgegaan.
Regel is, dat het archief overgaat naar de gemeente waarin de
opgeheven gemeente is opgegaan. Daaraan voorafgaande
vindt opschoning plaats. Bij twijfel wat wel of niet bewaard
moet blijven, is het aanbevelenswaardig om contact op te
nemen met de Werkgroep Archieven. Ook kan het gehele
archief ter hand worden gesteld aan de Werkgroep, waarna
een inventaris wordt gemaakt en er tevens desgewenst
verantwoorde opschoning kan plaatsvinden. Vervolgens
ontvangt de gemeente het archief retour.
Wanneer een gemeente niet overgaat naar een andere
14
gemeente, maar opgeheven wordt zonder dat er sprake is van
fusie, is het centraal archief van de Gereformeerde
Gemeenten in Woerden de aangewezen instantie die zich over
het archief ontfermt.
8. Bouw en inrichting van een eigen archiefruimte
Voor de bewaring van de archieven is in elke gemeente een
archiefruimte (kluis) nodig. Daaronder wordt ten minste
verstaan een stenen muurkast met een zo mogelijk brandvrije,
dan wel brandvertragende deur. De archiefruimte moet in elk
geval aan twee voorwaarden voldoen: deze dient vocht- en
brandvrij te zijn.
In verband met de vochtigheidsgraad moet een goede
ventilatie in de archiefruimte verzekerd zijn. Waterleiding en
verwarmingsbuizen moeten buiten de kluis gehouden worden
vanwege mogelijke lekkage. Om dezelfde reden is een
ondergrondse kluis meestal niet geschikt.
Voor de beveiliging tegen brand is het aanbrengen van een
brandvrije c.q. brandvertragende deur noodzakelijk. Verder
moet er op gelet worden dat stof en ongedierte evenmin in de
ruimte kunnen doordringen. Het is gewenst om de
archiefruimte regelmatig hierop te inspecteren. Ook de juiste
vochtigheidsgraad is een belangrijk gegeven. Deze is idealiter
tussen de 65-68%. Met behulp van een hygrometer kan
controle hierop plaatsvinden. Een vochtige archiefruimte is
funest voor een archief! Wanneer de vochtigheid te hoog zou
zijn, kan het plaatsen van een luchtontvochtigingsapparaat
het gewenste effect geven.
Bij een niet al te grote hoeveelheid te bewaren
archiefbescheiden kan aanschaf van een brandvrije stalen
archiefkast of het huren van een kleine kluis bij een
bankinstelling ook voldoende zijn. Deze kast moet dan wel op
een zo veilig mogelijke plaats worden gezet ten opzichte van
brandgevaar en vochtinwerking. De archiefbescheiden worden
15
in de regel opgeborgen in de dossieromslagen en/of
archiefdozen; op deze "verpakking" wordt duidelijk de inhoud
daarvan aangegeven.
Ten slotte is het van belang dat een afspraak wordt gemaakt
over het beheer van de sleutel van de archiefruimte of -kast.
Eén sleutel behoort in ieder geval te berusten bij de scriba.
Behalve archiefstukken, in welke vorm dan ook, verdient het
aanbeveling om zogenaamde corporele documenten als
kostbare Kanselbijbels, Avondmaalserviezen en andere
waardevolle of unieke voorwerpen na het zondagse dan wel
doordeweekse gebruik, veilig op te bergen in een kluis of
brandwerende of brandvertragende kast(ruimte).
9. Raadplegen en uitlenen van archiefstukken
Het raadplegen van archiefbescheiden door derden is slechts
geoorloofd met toestemming van de kerkenraad. Dit geldt
vanzelfsprekend ook voor uitlening van archiefbescheiden. De
archiefbeheerder houdt aantekening van de uitlening en
controleert of het uitgeleende tijdig wordt terugontvangen.
Stukken raken nogal eens zoek, omdat zij aan personen ter
behandeling worden afgegeven en niet terugkeren in het
archief.
Daarom zou overwogen kunnen worden in principe geen
originele stukken uit te lenen, maar desgewenst alleen
kopieën daarvan te verstrekken.
Voor uitlening van stukken naar buiten geldt nog de volgende
richtlijn. Stukken uit het oudere archiefgedeelte worden bij
voorkeur niet zonder meer uitgeleend. Zij kunnen ter plaatse
en onder voortdurend toezicht worden ingezien. Als dit niet
uitvoerbaar is, kunnen zij tijdelijk in depot gegeven worden bij
een
gemeentelijke
archiefbewaarplaats,
rijksarchiefbewaarplaats,
een
universiteitsbibliotheek
of
een
16
overeenkomstige instelling en aldaar door de aanvrager
worden gelezen. Toestand en waarde van de stukken spelen
steeds een beslissende rol, ook bij het maken van
fotokopieën. Deze uitlening van stukken kan plaatsvinden aan
aangewezen archiefbewaarplaatsen, aan bibliotheken en
andere instellingen, waar een veilige bewaring en een
deskundig beheer zijn gewaarborgd.
Betreft de aanvraag een stuk uit het recente archiefgedeelte,
dan kan inzage zonder opgave van redenen worden
geweigerd. Bepalend is hier, wie of welke instantie de inzage
wenst en in welke mate het stuk een vertrouwelijk karakter
draagt. De kerkenraad stelt zich trouwens altijd nauwkeurig
op de hoogte van de hoedanigheden en de bedoelingen van
de aanvrager(s).
10. Inbewaringgeving van oudere archiefgedeelten
Het is een eerste vereiste, dat de archieven verantwoord
worden beheerd. Niet ieder kerkelijk college is echter in staat
dit te verwezenlijken, vooral niet voor wat de oudere
archiefgedeelten (ouder dan b.v. 50 jaar) betreft, omdat
hiervoor een speciale deskundigheid is vereist (b.v. opleiding
Rijksarchiefschool).
Bovendien moet voor serieuze onderzoekers de mogelijkheid
bestaan juist dit oudere gedeelte van een archief te
raadplegen.
Om aan beide eisen (verantwoord beheer en toegankelijkheid)
te voldoen, bestaat de mogelijkheid een kerkelijk archief in
bewaring te geven bij een overheidsarchief-bewaarplaats. In
het
algemeen
verlenen
rijks-,
gemeenteen
streekarchivarissen medewerking tot een dergelijke
inbewaringgeving, die gratis geschiedt. De kerkenraad blijft in
een dergelijke situatie echter te allen tijde eigenaar van de
archiefbescheiden.
Wanneer gemeenten daartoe overgaan, zijn de bepalingen,
17
zoals vermeld in de Archiefwet 1995 art. 14 t/m 17, van
kracht. Deze bepalingen kunt u desgewenst bij de Werkgroep
opvragen.
11. Openbaarheid kerkelijke archieven
De Commissie tot Registratie van Protestantse kerkelijke en
semi-kerkelijke Archieven (CRPA) heeft in een brief van 14
april 1981 aan alle rijks-, gemeente en streekarchivarissen in
Nederland onder meer het volgende vastgelegd: "Archieven
die naar een overheidsarchiefdienst worden overgebracht, zijn
in beginsel openbaar, tenzij in de overeenkomst van
inbewaringgeving beperkende bepalingen zijn opgenomen.
De protestantse kerkelijke archiefcommissies adviseren de
kerkelijke colleges meestal in deze overeenkomsten de
bepaling op te nemen, dat archivalia, voor zover jonger dan
50 jaar, voor derden slechts toegankelijk zijn met machtiging
van de bewaargever. Nu blijkt evenwel dat sommige kerkelijke
colleges deze termijn van 50 jaar te kort vinden. Ter
bescherming van de privacy van nog in leven zijnde personen
wensen zij deze termijn gesteld te zien op 75 jaren."
Op grond van deze brief kan als beperkende bepaling in de
overeenkomst worden opgenomen dat archivalia, voor zover
jonger dan 75 jaar, voor serieuze onderzoekers slechts
toegankelijk zijn na machtiging van de bewaargever
(eigenaar).
12. Persoonlijke archieven
Maar al te vaak wordt na het overlijden van een predikant of
andere ambtsdrager het persoonlijke archief vernietigd of
afgevoerd op een niet gewenste wijze. Verbranden of
afvoeren met een oudpapierinzameling komt helaas nog het
meeste voor. In beide gevallen is het archief verloren. Zeer
dringend adviseren wij de nabestaanden (weduwen of
kinderen) om met de Werkgroep in contact te treden, waarna
18
afspraken kunnen worden gemaakt over een verantwoord
omgaan met het persoonlijk archief overeenkomstig de
noodzakelijke piëteit ten aanzien van degene aan wie het
archief heeft toebehoord, waarbij termen van vernietiging van
privéstukken en conservering aan de orde komen. Tevens
bestaat de mogelijkheid om af te spreken dat bepaalde
archiefbestanden voor een nader aan te duiden periode niet
toegankelijk zijn, maar desondanks in het centraal archief
bewaard blijven.
13. Protocol beheer digitale gegevens
Samenvatting
Dit
protocol
beschrijft
het
beleid
betreffende
verantwoordelijkheden, auteursrechten, bevoegdheden,
aansprakelijkheid en het beheer met betrekking tot digitale
gegevens die zijn te rekenen tot het deputaatschap Kerkelijke
Dienstverlening (DKD).
Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheid voor de vervaardiging en het
onderhouden van bestanden met digitale gegevens berust bij
het deputaatschap DKD i.c. Werkgroep Archieven. Op
onderdelen kunnen bepaalde omschreven taken of
verrichtingen worden opgedragen aan het Kerkelijk Bureau of
door dit Bureau aangewezen derden.
Auteursrechten
Het auteursrecht van alle bestanden bevattende digitale
gegevens, die door of vanwege het deputaatschap zijn
vervaardigd, berust zonder enige uitsluiting bij het
deputaatschap DKD. Auteurs of samenstellers en hun
medewerkers van, al dan niet complete, digitale bestanden
dragen te allen tijde zonder enig voorbehoud alle met hun
werk verband houdende rechten over aan het deputaatschap
DKD. Het deputaatschap DKD bepaalt welke digitale
19
bestanden auteursrechtelijk beschermd dienen te zijn
respectievelijk dienen te worden, daartoe geadviseerd door de
Werkgroep Archieven.
Bevoegdheden
De bevoegdheden van het deputaatschap Kerkelijke
Dienstverlening (DKD) en de Werkgroep Archieven zijn
ontleend aan het door de Generale Synode van de
Gereformeerde Gemeenten omschreven en vastgestelde
mandaat.
Aansprakelijkheid
Het deputaatschap DKD aanvaardt geen enkele
aansprakelijkheid voortvloeiend uit het gebruik van gegevens
afkomstig uit de digitale bestanden waarvoor zij
verantwoordelijkheid draagt. Dit kunnen zowel virussen zijn
als de gevolgen van openbaarmaking in publicaties.
Beheer
Het beheren van al datgene wat is te rekenen tot het
vervaardigen, onderhouden, instandhouden, uitbreiden,
veiligstellen en amoveren van digitale gegevens, of een
onderdeel daarvan, waarvoor het deputaatschap DKD
verantwoording draagt, geschiedt door of vanwege de
Werkgroep Archieven van het deputaatschap DKD.
De Werkgroep Archieven ziet er op toe dat het veiligstellen,
met name de manier van het maken van back-ups alsmede de
daarmee verband houdende tijdsintervallen, op de
voorgeschreven wijze geschiedt.
Openbaarmakingen of het verveelvoudigen van digitale
bestanden of gedeelten daarvan, in welke vorm dan ook,
behoeft zonder uitzondering vooraf schriftelijke toestemming
van het deputaatschap DKD i.c. Werkgroep Archieven.
Toegang door derden tot al die gegevens, die worden beheerd
door of namens het deputaatschap DKD i.c. Werkgroep
Archieven, wordt uitsluitend overwogen na ontvangst van een
20
schriftelijke aanvraag. In deze aanvraag dienen de redenen,
doel etc. van de aanvraag duidelijk te zijn aangegeven.
Beantwoording van de aanvraag, met vermelding van
eventuele voorwaarden, zal schriftelijk plaatsvinden.
21
Notities:
22
Notities:
23

Download Report