Notulen Algemene Ledenvergadering 2014

Notulen Algemene Ledenvergadering 2014
Datum: maandag 27 januari 2014
Plaats: Clubhuis Tennisclub Maasniel
Aanwezig:
De bestuursleden: Noud de Ponti (voorzitter), John Schaeken (penningmeester), Sven Bongartz
(vice-voorzitter), Hans Driesen (voorzitter activiteitencommissie), Leo Smeets (voorzitter
beheercommissie), Ronald Vogelaar (voorzitter jeugdcommissie), Leon Geene (voorzitter
Toernooi- en Competitiecommissie), Ed van de Velde (voorzitter barcommissie), Geert van de
Laar (voorzitter sponsorcommissie) en Janny Wildschut (secretaris).
de leden: Makso Cvitko, Peter Heuvelmans, Lei van Kessel, Caroline Driesen, Ger Stiemsma,
Leon Slats, Roger Paulussen, Alex Verkoulen, Agnes de Wit, Marlies Hoefnagels, Ger van
Helden, Harry van Baarle, Janny van Baarle, Anita Sliepenbeek, Monique Reusken, Edith
Roebroek, Tom Jeurens, Mieke Jeurens, Wil Stoks, Freek Weidema, Janny Kreuger, Theo
Smeets, Arthur Engelbert, Paul Schlösser, Leo Smeets, Ermie van Tiel, Henk ter Vaarwerk,
Ruurd Visser, Martijn Vos, Huub Hendriks, Marion Bosmans, Ine Bardie, Yvonne van der Sterre,
Wil Maenen, Corien van Wessem, Mylene Bongartz, Jacques Vos
1.
Opening door de voorzitter met een terugblik op 2013 en vooruitblik op 2014
De voorzitter, Noud de Ponti, opent de vergadering met een woord van welkom aan de
aanwezigen. Het quorum wordt niet gehaald en er wordt, conform artikel 16 lid 3 van de statuten,
een 2e ALV uitgeschreven. Deze vangt aan om 20.15 uur.
In de tussentijd wordt een diavoorstelling van de renovatie van het clubgebouw getoond en vertelt
Sven Bongartz iets over het verbouwing.
De voorzitter opent de vergadering. Hij vraagt aandacht voor het overlijden van de leden Tino
Roorda en Bea Geene en oud-lid Jan Franssen.
De voorzitter houdt een terugblik op het voorgaande jaar en een vooruitblik op het komende jaar.
Aandacht besteedt hij daarbij aan de afname van het aantal leden, ondanks deelname aan de
Open Tennisdagen en een goede impuls van de herstart van Rode Draad. In financieel opzicht
werd de begroting niet gehaald, maar is het plaatje nog wel positief dankzij subsidies en zuinige
commissies. Daarnaast is in 2013 is veel aandacht besteed aan kostenbesparing. Aandacht wordt
gevraagd voor de sponsorcommissie. Positief was o.a. het nieuwe clubhuis, de goede staat van
de banen, de start van G-tennis en niet tennis gerelateerde activiteiten. Ideeën en meningen van
leden zijn vooral welkom.
2.
Mededelingen en ingekomen stukken
Er zijn 25 afmeldingen voor de vergadering binnen gekomen. Er zijn geen ingekomen stukken.
Mededelingen: Op 7 juni vindt weer de jaarlijkse vrijwilligersmiddag plaats. Het bestuur zal
iedereen die iets voor de club doet hiervoor uitnodigen.
3.
Vaststelling notulen Algemene Ledenvergadering 7 januari 2013
De notulen worden goedgekeurd. Janny wordt bedankt. Een extra bedankje is er voor de inzet
van de secretaris en voor Juliette Cox voor haar werk voor de ledenadministratie.
4.
Jaarverslagen 2013 en activiteiten 2014 per commissie
De voorzitter laat de commissievoorzitter verslag doen aan de hand van een aantal vragen.
Toernooi- en Competitiecommissie:
Grootste succes in 2013 waren de clubkampioenschappen, die voor het eerst samen met de
jeugd werden gehouden en gezamenlijk afgesloten. Een knelpunten was dat het jammer was dat
er twee teams minder op de zaterdag hebben gespeeld, en dat soms teveel teams uit speelden,
waardoor er minder sfeer was en minder barinkomsten konden worden gegenereerd. Dit is
gemeld bij de KNLTB. Voor 2014 zijn er nu weer twee teams bij gekomen, waaronder een 17+
team op de zaterdag.
De TCC heeft een voorstel voor aanpassing van het baanreglement gemaakt. Het voorstel is om
voor dubbels een uur plannen, en voor singles 3 kwartier. De jeugd heeft altijd voorrang op baan
6. De ledenvergadering keurt het voorstel goed.
Activiteitencommissie
Grootste succes was de herinvoering van de Rode Draad, mede te danken aan een aantal leden
van de Activiteitencommissie die steeds aanwezig waren. Het openingstoernooi was geen succes
vanwege te weinig deelnemers, mede als gevolg van de kou, maar werd door degenen die er wel
waren, wel positief gewaardeerd. Het slottoernooi moest worden verplaatst. Door de competitie
moest het relatief laat worden gepland, waardoor er minder aanmeldingen waren. De AC blijft
deze toernooien wel organiseren.
Voor 2014 staat het openingstoernooi gepland op 29 maart met een gezellige dag. Ook zal de
familiedag weer worden georganiseerd, samen met de jeugdcommissie.
Roger Paulussen: geeft aan ideeën te hebben voor het organiseren van nieuwe zomeractiviteiten.
Hij wil dit wel oppakken samen met ander lid.
Beheercommissie
Centraal stond in 2013 de beheersing van de uitgaven. Veel vakmanschap in eigen vereniging
heeft veel op een voordelige manier kunnen oplossen. Er is een goede sfeer in de commissie
waardoor er veel wordt opgepakt.
Aandachtspunt zijn de groendiensten: dit zal in 2014 beter worden opgepakt en gecontroleerd.
Andere zaken waar een start voor is gemaakt en de toekomst aandacht nader aandacht zal
krijgen zijn duurzame energie, zonne-energie en LED verlichting. Er zijn contacten met Huub
Hendrix om te kijken hoe we dit in de nabije toekomst kunnen realiseren.
Freek Weidema merkt op dat het gasverbruik is gestegen. Hij vraagt zich af of deze zomer de
verwarming aan was. De beheercommissie gaat dit uitzoeken.
Jeugdcommissie
Grootste succes in 2013 was het jeugdkamp, een weekend, met slapen in tenten op het terrein
van de club. Er waren ongeveer 30 kinderen. Ook de jeugd heeft dat als geslaagd ervaren.
Grootste zorg is de terugloop van jeugdleden. Daarvoor zullen er in maart 2014
ledenwerfactiviteiten plaatsvinden in de hoop 10-20 nieuwe jeugdleden te kunnen krijgen.
Afgelopen jaar was dit geen succes als gevolg van het koude voorjaar.
Ermie van Tiel vraagt of er ook scholenclinics worden gehouden. Antwoord: dit wordt niet gedaan.
De inzet is op kinderen die echt geïnteresseerd zijn. Scholengroepen zijn te groot, dit levert in
verhouding te weinig op.
Barcommissie
De bardiensten verliepen dit jaar goed. Er was weinig uitval zonder opgave van redenen.
Daarnaast zijn er activiteiten geweest om kosten te besparen, zoals een andere
drankenleverancier. Dit is in het financieel verslag verantwoord. In verhouding waren er weinig
alarmmeldingen.
Activiteiten voor 2014: vanaf morgen wordt begonnen met het opknappen van de bar. Ook de
nieuwe leverancier heeft hierin een rol door het leveren van vitrines voor de drank. De oude
onderdelen van de bar zullen worden verkocht.
Sponsorcommissie
Groot probleem is dat de commissie maar uit één lid bestaat.
Begin 2013 waren er nog weinig activiteiten. Ook bleek dar er toezeggingen waren gedaan die
niet waren nagekomen door Tennisclub Maasniel. Helaas zijn we sponsoren kwijtgeraakt, ook
vanwege faillissementen van een aantal bedrijven. Eind 2013 begon het wel te lopen. De
begroting is echter niet gehaald
Voor 2014 zal naar nieuwe sponsoren worden gezocht en nog eens naar nieuwe leden voor de
sponsorcommissie worden gezocht.
Mylene Bongartz: vraagt hoe het zal worden opgepakt en wat er nog nodig is. Antwoord is dat er
voorlopig vooral behoefte is aan ondersteuning.
Ine Bardie stelt voor ook de niet-aanwezige leden en jongeren erbij te betrekken.
Peter Heuvelmans vraagt om duidelijk te maken wat de tegenprestaties moeten zijn. Wat kunnen
wij als club bieden. Misschien kunnen we een bedrijf aanbieden om personeel te laten tennissen.
De jaarverslagen en activiteitenplannen worden door de vergadering goedgekeurd.
5.
Beleidsplan 2014 – 2017
Sven Bongartz geeft een toelichting op het beleidsplan. De aanleiding hiervoor was een uitkomst
van de IK Sportscan van 2012 om als club een meerjarenbeleidsplan te maken. Er bleek al veel
informatie aanwezig te zijn, en dit is geïnventariseerd. Er is een concept beleidsplan gemaakt,
van waaruit we de activiteiten per jaar zullen uitwerken. De bedoeling was om dit voor deze ALV
klaar te hebben, wat helaas niet is gelukt. Volgend jaar zal het stuk er wel staan.
6.
Financieel verslag 2013
De penningmeester geeft een toelichting op de financiën: in het algemeen staat de club er goed
voor. De inkomsten via de leden (contributie en baromzet) zijn het belangrijkste, en zijn echter
een punt van zorg, omdat er door de terugloop van het aantal leden minder contributie
binnenkomt. (Op 1 januari 2014 zijn er 375 leden, 300 senioren en 75 junioren. Er is in 2013 een
afname geweest van ongeveer 30 leden) Er komt subsidie van de gemeente. Er zit een negatief
getal in de cijfers van 2013 maar dit is een investering over 2013.
Henk ter Vaarwerk vraagt naar de te verwachten subsidie voor de komende 5 jaar. En is de
gemeente momenteel wel een betrouwbare subsidieverlener? Antwoord: er is een beleidsnota
door de gemeente opgesteld. Daarin ligt vast wat we aan subsidie kunnen opleveren. Onze
vereniging is middels onze voorzitter vertegenwoordigd in de sportraad, en zit dus dicht bij het
vuur en zal goed op de hoogte kunnen blijven.
Kosten die er waren: breuk van een elektriciteitskabel, ballen die in 2012 niet waren verrekend,
en de aanschaf van een nieuw koffiezetapparaat. Kosten elektra en water waren minder dan in
2012.
De opbrengsten van het Heineken toernooi waren positief: een resultaat van €3000. Dit toernooi
is dus financieel erg belangrijk voor onze club.
Volgend jaar wordt het toernooi gesponsord door de Regiobank Maasniel.
Inrichting kantine: er is al €8000 besteed, er rest nog €1800; de uren van de vrijwilligers zijn
echter onbetaalbaar.
Harrie van Baarle merkt op dat de kosten voor de douches niet zijn meegenomen, en vraagt zich
af hoe het er over 10 jaar uitziet, ook met lager ledenaantal. Dit is een onzekere factor. Ook kan
hierover in overleg worden gegaan met de gemeente.
Verslag kascommissie
Rick Overes en Pim Kessels hebben dit jaar de kascontrole uitgevoerd en vragen decharge te
verlenen. Bij acclamatie wordt hiermee ingestemd.
7.
Begroting 2014 (opgenomen bij het financieel verslag)
De begroting is opgesteld op basis van een afname van het aantal leden ten opzichte van het
huidige aantal.
Er waren minder kosten aan de banen als gevolg van goed onderhoud, een kostenvermindering
door opzeggen van het contract met de handdoekenleverancier.
Een lid geeft aan dat dat we mogelijk energiebelasting terug kunnen van Essent en via subsidie
bij de bond. Dit zal nader worden onderzocht door de penningmeester.
Er een bedrag gereserveerd voor het werven van nieuwe leden.
De contributie blijft gelijk. Ine Bardie merkt op dat we bij studentlidmaatschap mogelijk meer
moeten promoten.
In 2014 wordt overgegaan op drankenleverancier Hansen Dranken, wat een grote besparing
geeft. Gevolg is dat er een ander biermerk komt, namelijk Alfa. De bierprijs per glas zal €1,50
worden.
De begroting wordt aangenomen.
8.
Club van 100
Huub Hendrix licht het voorstel rond de Club van 100 toe: een persoon/bedrijf betaalt per jaar
€100 en krijgt daarvoor een bord met zijn/haar naam. Dit is een manier om meer financiën binnen
te krijgen voor extra uitgaven die niet zijn begroot. Iedereen kan met ideeën komen om dit uit te
geven, bijvoorbeeld t.b.v. G-tennis een aantal extra activiteiten organiseren.
De inschrijving zal mogelijk zijn via de site. Het plan zal binnenkort verder worden uitgewerkt.
9.
Voorstellen ingediend door tenminste 5 leden
Er zijn geen voorstellen ingediend.
10. Aandacht voor ledenwerving
Het bestuur wil activiteiten ten behoeve van het werven van nieuwe leden oppakken en is op zoek
naar leden met ideeën die dit willen oppakken. Hiervoor is €1500 gereserveerd. Vrijwilligers
kunnen zich bij het bestuur melden.
Deze vraag kan ook als stageopdracht worden opgepakt.
11. Aanpassingen huishoudelijk reglement: Artikel 3.5 Rustend lidmaatschap
De aanpassingen worden goedgekeurd.
12. Verkiezing en benoeming bestuursleden
De voorstellen worden aangenomen.
13. Benoeming commissies
De nieuwe commissieleden worden genoemd. Wil Maenen meldt zich om de sponsorcommissie
te ondersteunen.
De aftredende commissieleden worden tijdens de vrijwilligersdag bedankt.
15. Benoeming Kascommissie
De Kascommissie voor 2015 zal bestaan uit Pim Kessels (2e jaar) en Ruurd Visser (1e jaar).
Reserve lid wordt Wil Maenen.
14. Rondvraag
- Roger Paulussen: de barprijzen verschillen erg. Kan dit gelijk worden getrokken. Antwoord: er
zijn verschillende marges, waardoor het nu niet kan worden gelijkgetrokken. Komend jaar kan
dit mogelijk anders worden met de andere leverancier.
- Paul Schlösser: moet er weer een clinic worden gehouden tijdens de vrijwilligersdag? Uit
kostenbesparing kunnen we ook een toernooitje houden. Er wordt over gestemd en het grootste
deel van de aanwezigen, waarvan ook een groot deel vrijwilliger is, is tegen een clinic. Het
bestuur zal hier rekening mee houden.
- Yvonne van de Sterren: het is vorig jaar enkele keren gebeurd dat er geen bardiensten waren
tijdens de competitie. Antwoord: dit jaar willen we ervaren mensen inzetten voor die
bardiensten.
- Caroline Driesen: Thibor was hier op een maandag aan het tennissen. Het was niet bekend of
hun aanwezigheid afgesproken was, en of dit een deel is van een sponsorovereenkomst.
Afgesproken wordt dat het duidelijk moet zijn voor de leden wie er op het park spelen en of ze
‘legaal’ aanwezig zijn. Sponsoren die mogen spelen zouden een spelerspas moeten krijgen,
zodat men kan zie wie ze zijn.
17. Sluiting
De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering.

Download Report