Programmaplan:
Op expeditie in het Sociaal
Domein
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
1
Opdrachtgever en opdrachtnemer
Bestuurlijk opdrachtgever:
College B&W
Portefeuillehouder:
Frits Alberts
Ambtelijke stuurgroep:
MT leden
Opdrachtgever:
Marleen Schulte, manager Maatschappelijke Ontwikkeling
Gedelegeerd opdrachtgever:
Ralf Baas, programmamanager Sociaal Domein
Programmateamleden:
Geke Rouffaer (projectleider Beleid Sociaal Domein)
Heleen Schut (projectleider Sturing, Regie en Ondersteuning
Wiebren Wijma (projectleider Dienstverlening)
Vera van Kesteren (coördinator SEM)
Annette Toepoel (Communicatie)
Bert Timmerman (Financiën)
Job Wolters (projectleider participatie)
Feitze van Zwol (coördinator JOS/ projectleider jeugd)
Judith Otte (externe kwartiermaker sociale teams)
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
2
Inleiding
De samenleving verandert. Sociale structuren veranderen, mensen worden ouder, individualisering
is een trend maar ook nieuwe vormen van gemeenschapszin en verbondenheid ontstaan. De
overheid trekt zich meer terug en de verantwoordelijkheid van burgers zelf wordt groter. Met de
invoering van de Participatiewet, de overgang van taken uit de AWBZ naar de Wmo en de overname
van de Jeugdzorg worden de gemeenten in de komende jaren verantwoordelijk voor alle
maatschappelijke ondersteuning en niet-medische zorg aan de inwoners. Bovendien wordt vanaf
2014 het passend onderwijs naar de schoolbesturen gedecentraliseerd. Gemeenten moeten samen
met deze schoolbesturen afspraken maken over sluitende zorg in en om de school.
De decentralisaties gaan gepaard met forse bezuinigingen door het rijk. Dit stelt gemeenten voor de
complexe opgave een betaalbare sociale infrastructuur te realiseren, waarin burgers de beschikking
hebben over adequate maatschappelijke ondersteuning en zorg, afgestemd op hun behoeften,
mogelijkheden en omgeving. Een samenhangende aanpak in het sociale domein is daarbij
essentieel: het zorgt niet alleen voor winst in de zin van geld, maar ook voor winst in de zin van
efficiency en succesvolle hulp- en zorgverleningstrajecten.
Om de veranderingen in goede banen te leiden, heeft de gemeente sinds 2011 een projectgroep.
Eén van de resultaten die de projectgroep heeft opgeleverd is de kadernota: “Meedoen naar
vermogen”. Hierin staan de kaders voor de verdere doorontwikkeling van het sociaal domein. Door
de snel veranderende samenleving en de nieuwe taken die in 2015 naar de gemeente komen (de
drie decentralisaties: de participatiewet, de jeugdzorg, de nieuwe Wmo met taken uit de AWBZ en
daarnaast nog extra taken t.g.v. passend onderwijs), zijn duurzame uitgangspunten benoemd. Deze
uitgangspunten en de thema's die op korte termijn uitgewerkt moeten worden, staan vermeld in de
kadernota.
Het samenbrengen en visualiseren van visie en uitgangspunten voor de herinrichting van het sociale
domein, samen met de uitgangspunten voor het keukentafelgesprek, leidde bij de verdere
uitwerking van ‘Meedoen naar vermogen’ tot het ontwikkelen van het regenboogmodel. Dit model
is leidend en bestuurlijk bekrachtigd. Het betekent een expliciete keuze voor sturing vanuit de
inhoud: in de uiteindelijke aanpak staat de burger met zijn mogelijkheden en onmogelijkheden
daadwerkelijk centraal. Het model laat de 3 D’s los en schetst een integraal beeld van de
werkelijkheid om burgers heen en de rol die een sociaal team daarbij kan spelen. Wat dit betekent
voor Borger-Odoorn werd eerder als volgt verwoord door wethouder Alberts:
“De komende twee jaar staan in het teken van een expeditie, een ontdekkingsreis met hindernissen,
succesmomenten, het delen van het ongemak van vallen en opstaan.
Om de succesfactoren gunstig te beïnvloeden zetten we de beste mensen vooraan in de expeditie om
de wegen begaanbaar te maken. Tijdens de reis wordt er gebouwd aan een ‘stevig nieuw huis’
waarin de vertaling plaatsheeft van route en resultaten in beleidsnota's, verordeningen en
waarborgen voor privacy en cliëntbelangen van onze inwoners. Op expeditie gaan betekent ook dat
er al dan niet gecalculeerd risico genomen wordt omdat de uitkomst van een nieuwe werkwijze niet
in beton gegoten is.
Een flexibele werkhouding van management en bestuur is vereist. Kwetsbaar durven zijn is een
positieve houding.
De pilot Sociaal Team Nieuw-Buinen moet de ruimte krijgen te excelleren. De voedingsbodem is
aanwezig. Denk mee op welke wijze je een bijdrage kunt leveren aan een positief resultaat.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
3
Een positief resultaat bereik je door mensen serieus te nemen en door je eigen specifieke talenten de
ruimte te geven.
Het gedachtegoed om vooral te investeren in preventie op de domeinen van zorg, welzijn, veiligheid
en wonen, teneinde minder individuele, specifieke, dure voorzieningen te beschikken, deel ik van
harte”.
Met deze heldere boodschap, de visie zoals verwoord in ‘Meedoen naar vermogen’, de uitwerking
van het regenboogmodel en de pilot Nieuw-Buinen zijn er belangrijke stappen gezet om de
expeditie vorm te geven. Maar het is ook belangrijk om te realiseren dat er nog veel werk te doen
is. In de onlangs gehouden Programma Start Up is dit beeld wederom bevestigd.
De verdere uitvoering van de decentralisaties vragen om een niet-traditionele aanpak. Ze zijn
dusdanig complex dat een rechtlijnig uitvoeringsproces niet passend is. Daarnaast is een
samenhangende uitvoering van de nieuwe taken een belangrijke voorwaarde voor kwaliteit en
financiële beheersbaarheid van de maatschappelijke ondersteuning. Dit is dan ook de reden voor
het opstellen van dit programmaplan en de daaraan gekoppelde projectplannen.
Leeswijzer
In hoofdstuk 1 is de programmadefinitie beschreven met daarin het kader dat vervolgens
uitgewerkt wordt in de programmastructuur van hoofdstuk 2. In dit hoofdstuk komen de
verschillende projecten aan bod, wordt er nader ingegaan op de risico’s en randvoorwaarden,
wordt de planning inzichtelijk gemaakt en is in beeld gebracht wat de kosten zijn om het
programma uit te voeren. In het laatste hoofdstuk wordt verder ingegaan op de organisatie van het
programma en wordt stilgestaan bij de specifieke rol van communicatie.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
4
Inhoud
Inleiding.................................................................................................................................... 3
1. Programmadefinitie .............................................................................................................. 6
1.1 Visie: wat willen we bereiken ....................................................................................... 6
1.2) Doelen ........................................................................................................................... 7
1.3 Programmaopdracht en -strategie ................................................................................... 7
1.3.1 Strategie ................................................................................................................... 8
2. Programmastructuur en projecten ........................................................................................ 9
2.1 Producten komen samen in drie Projecten. .................................................................... 9
2.2 Afbakening; wat doen we niet ...................................................................................... 12
2.3 Risico’s en randvoorwaarden ....................................................................................... 13
2.4 Randvoorwaarden ......................................................................................................... 15
2.5 Tijdsbeheersing ............................................................................................................ 15
2.6 Geldbeheersing ............................................................................................................. 16
3. Organisatie.......................................................................................................................... 18
3.1 Programmaorganisatie .................................................................................................. 18
3.2 Rollen binnen het programma ...................................................................................... 19
3.2.1 Rol ambtelijke stuurgroep ..................................................................................... 19
3.2.2 Rol programmateam .............................................................................................. 19
3.2.3 Rol opdrachtgever ................................................................................................. 19
3.2.4 Rol Programmanager ten opzichte van het team ................................................... 19
3.2.5 Taken Programmamanager algemeen ................................................................... 20
3.2.6 Rol projectleider .................................................................................................... 20
3.2.7 Financieel adviseur/controller ............................................................................... 20
3.2.8 programmasecretaris/administratief ondersteuner ................................................ 21
3.2.9 communicatieadviseur ........................................................................................... 21
3.3 Overlegstructuren ......................................................................................................... 21
3.4 Informatiematrix ........................................................................................................... 23
3.5 Communicatie .............................................................................................................. 24
3.6 Risico-analyse .............................................................................................................. 24
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
5
1. Programmadefinitie
Om te komen tot een optimale afstemming tussen de verschillende gemeentelijke projecten en
activiteiten in het kader van de herinrichting van het sociaal domein, worden deze aangestuurd
vanuit één programma. Programmamanagement helpt om samenhang tussen projecten en
activiteiten te bereiken en prioriteiten te stellen zodat ze effectief worden uitgevoerd. Daarmee
worden beoogde doelen en organisatorische en maatschappelijke verbeteringen gerealiseerd,
zoals hieronder worden benoemd.
1.1 Visie: wat willen we bereiken
“Iedere inwoner van onze gemeente hoort erbij. Niet iedereen heeft daar hetzelfde beeld bij: we
hebben allemaal verschillende (sociale) behoeftes”.
Ook de burger zelf heeft daarbij verantwoordelijkheden: het is niet zo dat bij ieder probleem de
overheid meteen in actie zou moeten komen. Mensen kunnen ook heel veel zelf (en doen dat nu
ook al!), met hun directe omgeving en de kracht van het dorp waarin ze wonen.
Met deze overwegingen komen we tot de volgende visie:
Het is aan de mensen zelf (en hun eigen omgeving) om iedereen op een gezonde wijze te laten
meedoen, jong en oud, gezin of alleenstaande. Waar dat echt niet lukt, zal de gemeente aanvullende
acties ondernemen en het mogelijk maken om dit alsnog (zoveel mogelijk) voor elkaar te krijgen.
Met inachtneming van het volgende:
 decentraal wat kan en centraal wat moet (lokaal werken, zoveel mogelijk in geografische
leefgebieden );
 zo dichtbij en zo licht mogelijk;
 iedereen doet mee naar vermogen;
 er is sprake van wederkerigheid: mensen zetten hun talenten in voor de lokale
gemeenschap (voor zover eventuele beperkingen dat toelaten);
 eigen kracht en mogelijkheden worden zoveel mogelijk benut (ook van de eigen netwerken
en van het dorp);
 zoveel mogelijk preventief werken om te voorkomen dat duurdere 2e lijnszorg ingezet moet
worden.
 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur
We proberen dit de komende jaren te realiseren binnen de budgetten die ons ter beschikking staan.
Door functies slim te combineren, verwachten we efficiënter te kunnen werken. Zo onderzoeken
we, of we de sociale werkvoorzieningen en de diverse vormen van dagbesteding beter op elkaar
kunnen afstemmen. En gaan we met het oog op alternatieve zorgstructuren ( bv. buren die helpen
bij het opvangen van de kinderen of vervoer naar het ziekenhuis) extra investeren in de kennis van
de lokale netwerken en sleutelfiguren in de verschillende dorpen. Immers: als je de mensen en hun
talenten en problemen goed kent, kun je beter matchen met mogelijke oplossingen.

om dicht bij mensen tot oplossingen te komen, streeft de gemeente naar een gebiedsgerichte aanpak om zo
recht te doen aan de sociale en fysieke vraagstukken die in het gebied leven. Zo zijn in alle 4 gebieden
steunstees ontwikkeld of in ontwikkeling en fungeren 4 gebiedscoördinatoren als verbindingsofficier tussen
burger en gemeente.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
6
1.2) Doelen
Op basis van de keuze om de decentralisaties in onderlinge samenhang te realiseren, hebben we
de volgende hoofddoelstelling geformuleerd :
Indien nodig faciliteren we mensen (zo vroeg mogelijk, preventief) in het vormgeven van hun eigen
leven zodat men mee kan blijven doen in de samenleving.
En beogen we de volgende nieuwe stijl van werken te bereiken:
 zoveel mogelijk gebruikmaken van de eigen kracht van burgers en de dorpen waarin zij
wonen;
 ontschotten en integraal samenwerken door diverse partijen (ook de gemeente!), in 4
geografische gebieden (maar ook bovenlokaal waar dat een toegevoegde waarde heeft);
 vraaggericht werken: het belang van de cliënt in kwestie en het bieden van maatwerk is
belangrijk en niet het bestaande aanbod;
 investeren in kennis van de lokale mogelijkheden voor werk en zorg en de vraag van burgers
(wat is hun compensatiebehoefte) opdat goed matchen van mensen mogelijk is;
 lokale, integrale kennis op het terrein van welzijn, arbeid, onderwijs, jeugd en
(gezondheids)zorg.
1.3 Programmaopdracht en -strategie
De decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden heeft impact op verschillende niveaus:
- Het stelsel, zoals: afspraken tussen bestuurslagen, budgetverdeling (systemen), wet- en
regelgeving, besturing en toezicht (governance)
- De organisatie, zoals: onder andere strategie, sturing, (regionale) samenwerkingsvormen,
inkoop en verantwoording.
- De uitvoering, zoals: competenties, werkwijze, dienstverlening, interactie met burgers.
Daarbij worden twee soorten processen onderscheiden: :
Het transitieproces (vooral de structuur). Hier gaat het om het veranderen van het ‘huidige stelsel’:
de regels, wetten, financiële verhoudingen e.d. Dit heeft directe impact op de organisatie van de
uitvoering, omdat meestal verantwoordelijkheden van de betrokken partijen wijzigen, evenals de
financieringsstromen. De verantwoordelijkheid voor het transitieproces ligt vooral bij de
rijksoverheid, provincies en gemeenten, daarbij ondersteund door de meest
betrokken partijen (zoals brancheorganisaties en kennisinstituten).
Het transformatieproces (vooral de inhoudelijke vernieuwing en cultuur) is gericht op het behalen
van de beoogde inhoudelijke effecten van de stelselwijziging: ander gedrag van professionals en
burgers, andere cultuur bij instellingen en professionals, andere werkwijzen en vooral ook het
anders met elkaar omgaan tussen burgers/cliënten, professionals, instellingen en gemeenten. De
verantwoordelijkheid voor het transformatieproces ligt vooral bij de gemeente, instellingen,
professionals en burgers (de uitvoeringspraktijk op lokaal en/of regionaal niveau).
Hoewel de eerste prioriteit van dit programma de transitie betreft, mag uit het bovenstaande
duidelijk worden dat het niet om het simpelweg neerzetten van een nieuwe structuur gaat. De
decentralisaties vormen de aanzet tot een transformatie van het sociale domein, een verandering in
houding en gedrag van onze inwoners, onze partners en niet in de laatste plaats van onszelf.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
7
Met inachtneming van het bovenstaande , is voor het programma de volgende opdracht
geformuleerd:
“Het Sociaal Domein inrichten op basis van de wettelijke verplichtingen, de kadernota ‘Meedoen
naar Vermogen’ en ‘Het regenboogmodel’. Waarbij de uitvoering ligt bij het sociaal team, dat per
01-01-2015 in een (tijdelijke) constructie ‘op afstand is gezet’ en waarbij we kunnen sturen op zowel
begroting als kwaliteit van zorg. En waarbij rekening wordt gehouden met de doelstellingen voor de
lange termijn (zie onderstaand).”
1.3.1 Strategie
Er is een drietal deadlines binnen het programma Sociaal Domein benoemd, die gerelateerd zijn aan
de programma-opdracht. Dit vormt de leidraad voor de projectstrategie.



01-08- 2014 moet het Sociaal Team Nieuw-Buinen ‘houtje-touwtje’ gestart zijn, alsof het 01-012015 is.
01-01-2015 de wettelijke taken komen over van het rijk naar de gemeente (transitie)
01-01-2017 moet het Regenboogmodel geïmplementeerd zijn (transformatie)
In eerste instantie richt het programma zich op het behalen van de eerste twee deadlines, waarbij
het belangrijk is om het bredere perspectief, de transformatie, in het oog te houden. Dit
programmaplan en de verschillende projectplannen zijn dan ook bedoeld tot 2015. Om de
programma-opdracht te vervullen en de deadlines te behalen, is er gekozen om in drie projecten
samen te werken, waarbij ieder project een eigen focus heeft:
 Inhoud/Beleid,
 Sturing, Regie & Ondersteuning
 Dienstverlening.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
8
2. Programmastructuur en projecten
Onderstaand is de programmastructuur visueel weergegeven. Duidelijk hierin is, dat er een
onderlinge wisselwerking moet zijn tussen de verschillende projecten. Maar er is ook sprake van
een circulaire werking, waarin Inhoud/Beleid bepaalde standpunten moet aangeven, zodat dit in de
algehele organisatie-, dan wel in de programmavisie uitgewerkt kan worden. Hoe dit daadwerkelijk
vorm gaat krijgen in de uitvoering zal door Dienstverlening worden bepaald. Waar de cirkel begint,
kan verschillen per onderwerp.
Sturing, Regie & Ondersteuning(Heleen)
Dienstverlening/Sociaal Team
(Wiebren)
Inhoud/Beleid (Geke)
Om het gewenste projectresultaat te halen, dienen diverse producten (resultaten) te worden
opgeleverd in de planperiode. Deze producten worden op hoofdlijnen beschreven. In de
afzonderlijk projectplannen, die als bijlagen zijn toegevoegd, volgt een nadere uitwerking. Voor het
opleveren van de producten kan het noodzakelijk zijn om de samenwerking te zoeken met
verschillende samenwerkingspartners. Dat geldt in ieder geval voor de partijen die samen optrekken
in de arbeidsmarktregio Drenthe: het UWV en de gemeenten Borger-Odoorn, Emmen, Coevorden,
De Wolden, Hoogeveen en Midden-Drenthe. Deze samenwerking loopt voor een deel parallel aan
de in BOCE-verband opgestelde uitvoeringsagenda. Er wordt binnen dit kader een gezamenlijke
visie ontwikkeld op thema’s als ‘beschut werken’ en werkgeversdienstverlening. Naast een
gezamenlijke visie kan de uitvoering van de voornoemde thema’s echter lokaal worden opgepakt
(bijvoorbeeld beschut werken in samenhang met arbeidsmatige dagbesteding).
2.1 Producten komen samen in drie Projecten.
De producten, die noodzakelijk zijn om de wetswijzigingen te implementeren, vallen uiteen in drie
projecten. Hoewel communicatie onderdeel uitmaakt van het project Sturing, Regie &
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
9
Ondersteuning, wordt zij apart beschreven in het programmaplan en vormt een belangrijke
voorwaarde voor het slagen van de uitvoering van dit programma.
De producten van de drie projecten:
1. Sturing, Regie & Ondersteuning : Sturingsmodel, advies organisatieontwikkeling,
Programmabegroting, Monitoring en communicatie;
2. Beleid sociaal domein: Beleidsnotitie (met visie toegang), opstellen en aanpassen van
verordeningen alsmede de uitwerking van de verschillende onderdelen van de wet in
beleidsregels / Contractering;.
3. Dienstverlening: aanpassingen in processen, formulieren en documenten,
kwaliteitsinstrumenten en werkinstructies voor de uitvoering.
Ad1) Sturing, Regie & Ondersteuning
Binnen het project Sturing, Regie & Ondersteuning is er gekozen om te werken in vijf deelprojecten:
1.
Notitie Sturingsmodel
Dit is een groeimodel met een uitwerking van de regierol die de gemeente wil/kan hebben
binnen het Sociaal Domein, inclusief krachtenveld- en risicoanalyse.
2.
Organisatieontwikkelingen
Op basis van de nieuwe taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het Sociaal Team
wordt er advies gegeven op de juridische entiteit, waarmee we het Sociaal Team ‘op afstand
gaan zetten’. Op basis van dit advies zullen de personele en juridische veranderingen van zowel
de organisatie van het Sociaal Team als van de gemeentelijke organisatie ondersteund worden
vanuit dit project.
3. Programmabegroting
In de kadernota 2015 worden de uitgangspunten m.b.t. de programmabegroting Sociaal
Domein opgenomen. Een van deze uitgangspunten is dat het nieuwe budget taakstellend is. Op
basis hiervan worden een risicoparagraaf, ramingen transformatie- transitie- en frictiekosten
gemaakt.
Daarna wordt dit verder uitgewerkt in de bestaande structuren van de gemeente.
4. Monitoring
Aan de hand van de doelen, informatiebehoefte, indicatoren, ken- en stuurgetallen zal er een
uitvoeringsplan worden opgesteld m.b.t. de monitoring van het programma Sociaal Domein. Dit
plan betreft zowel de monitoring voor de korte termijn (houtje-touwtje) als voor de lange
termijn. Er wordt rekening gehouden met de landelijke en regionale ontwikkelingen. Op basis
van de besluitvorming m.b.t. dit uitvoeringsplan zal een monitoringsinstrument
geïmplementeerd worden.
Naast een uitvoeringsplan voor een monitoringsinstrument, gaat dit deelproject zich op korte
termijn ook bezighouden met een nulmeting en gebiedsprofielen. Op basis hiervan krijgen we
een beeld wat er speelt in de gebieden en wat de maatschappelijke opgave is van de gemeente
Borger-Odoorn.
5. Communicatie
In het kader van de communicatie, wordt een intern en extern communicatieplan opgesteld
voor het programma Sociaal Domein. Deze wordt uitgewerkt in een matrix die onder andere
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
10
antwoord geeft op welke doelgroepen er zijn te onderscheiden, het doel van de communicatie
en middels welke boodschap en communicatiekanaal de doelgroepen worden bereikt.
Ad2) Beleid Sociaal Domein
Het project Beleid Sociaal Domein heeft als doelstelling de (nieuwe) taken vorm te geven vanuit het
Regenboogmodel: zo dicht mogelijk bij de inwoner en vanuit de eigen kracht en eigen regie van het
gezin/huishouden. Met als uitgangspunt, dat voor 1 januari 2015 de (nieuwe) taken in ieder geval
juridisch en financieel zijn geborgd. In 2017 zal het Regenboogmodel volledig geïmplementeerd zijn.
Hierbij moet worden opgemerkt, dat dit project zich richt op het ‘eerste’ deel, dus de borging van
de (nieuwe) taken voor 1 januari 2015. Dit betekent dat doorontwikkeling nodig is voor de volledige
implementatie van het Regenboogmodel.
Om bovenstaande doelstelling te kunnen realiseren zijn er een drietal uitdagingen die bepalend zijn:
-
Het vormgeven van nieuw en bestaand beleid op basis van de Kadernota Meedoen naar
Vermogen, het Regenboogmodel en de Nota ‘Ieder kind in Zuidoost Drenthe doet mee’.
Het vormgeven van het overgangsrecht van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.
Het organiseren van de contractering (inkoop, subsidiebeschikkingen, aanbestedingen) van de
ondersteuning (van voorliggend tot gespecialiseerd).
Projectresultaten Beleid Sociaal Domein :
1. Voor 1 november 2014 (wettelijke verplichting) is door de raad de beleidsnotitie met een
concretisering van de visie en uitgangspunten in de Kadernota Meedoen naar Vermogen, het
Regenboogmodel en de Nota ‘Ieder kind in Zuidoost Drenthe doet mee’ vastgesteld. De
beleidsnotitie geeft ook invulling aan de eisen voor het beleidsplan op grond van de Jeugdwet en de
Wmo 2015.
2. Voor 1 november 2014 zijn door de raad de Verordening Wmo 2015 en de Jeugdwet vastgesteld en
voor 1 januari 2015 zijn de bijbehorende beleidsregels en het financieel besluit door het college
vastgesteld (wettelijke verplichting).
3. Op basis van de genoemde beleidsnotitie:
-
(Contractuele) afspraken met het Centrum voor Jeugd en Gezin en andere aanbieders in het
voorliggend veld Jeugd te continueren of te herzien voor 1 januari 2015.
Contracten met de WSW-bedrijven af te sluiten voor 1 november 2014.
Afspraken te maken over de uitvoering van de Participatiewet (huidige Wet werk en bijstand) met
de gemeente Emmen voor 1 januari 2015.
Contracten af te sluiten voor nieuwe taken Wmo 2015 en de huishoudelijke hulp voor 1 oktober
2014 (wettelijke verplichting)
Samenwerkingsafspraken maken met de zorgverzekeraar (Achmea) over onder andere afbakening
en eigen risico en eerste- en tweedelijns organisaties voor 1 januari 2015.
Ad 3) Dienstverlening
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
11
Na de visievorming is het noodzakelijk om de opgave van de herziening van het sociaal domein
verder te concretiseren. Een onderdeel van deze concretisering is het opzetten van Sociale Teams
(ST’s) die een cruciale rol zullen vervullen in de hulp- en dienstverlening aan burgers per 1-1-2015 in
het sociale domein. Deze teams moeten goed gefaciliteerd worden, zodat zij betaalbare en
duurzame oplossingen kunnen realiseren samen met inwoners. Om eventuele kinderziektes in de
aanpak op tijd te signaleren, wordt al op 1 augustus 2014 gestart met de voorgenomen
dienstverlening alsof het 1 januari 2015 is. Het project Dienstverlening heeft als doelstelling te
zorgen dat de Sociale Teams per 1 januari 2015 gefaciliteerd zijn om hun taken adequaat uit te
voeren
Om dit te bewerkstelligen heeft het projecten een drietal deelresultaten benoemd:
1. Zorgen voor een goede toeleiding van inwoners naar de ST’s.
a) Naamsbekendheid door PR-acties (bijv. flyers advertenties etc.), overeenkomstig het
communicatieplan;
b) Zorgen voor het functioneren van de toegangskanalen (telefoonnummer, mail, website,
balie, post) in de ST’s;
c) Adviseren over het te kiezen ICT-systeem;
d) Zorgen dat het ICT-systeem goed functioneert (koppelen met gemeentesite, corsa etc., link
naar BPR, raadpleegbaarheid van digitale dossiers, applicatiebeheer regelen, rekening
houden met monitoring).
2.
a)
b)
c)
Zorgen voor de praktische facilitering van de ST’s:
Regelen huisvesting en inrichting met meubilair
Uitrusting ST’s met hulpmiddelen, zoals bijvoorbeeld telefoon;
Opstellen klachtenregeling: format wordt opgesteld dat met het ST verder ingevuld wordt.
Het werkproces wordt beschreven in een ‘boekje’.
3. Zorgen voor goed lopende processen:
a) Opstellen productenboek in overleg met ST:
- overzicht op de taken van het ST (welke en hoeveel en wettelijke verplichtingen);
hoe verloopt het werkproces (stappen beschrijven);
- overzicht van documenten (intake, brieven, formulieren etc.) die nodig zijn voor het
werkproces;
- voorstel aanleveren bij het MT en college over de plek (telefoon, balie etc.) van de
toegangskanalen tot het ST.
b) Regelen ondersteuning van ST op het gebied van:
- administratieve ondersteuning (financiën en algemeen);
- afspraken met een backoffice op verschillende terreinen voor doorverwijzingen of advies.
2.2 Afbakening; wat doen we niet
- Dit programma richt zich (nog) niet op de periode na 2015. Het gaat om de organisatie en
implementatie van het (wettelijke) vereiste instrumentarium om de sociale teams
operationeel te hebben per 1 januari 2015;
- Het richten en inrichten van onderdelen van de Participatiewet, volgend uit de
uitvoeringsagenda BOCE (inclusief de vormgeving van de uit de Participatiewet
voortvloeiende verordeningen): implementatie Wwb, herstructurering Wsw en
werkgeversdienstverlening.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
12
-
-
Verordening Leerlingenvervoer in verband met de Wet Passend Onderwijs. Nota bene: voor
dit jaar is toegezegd dat er een nieuwe verordening wordt opgesteld. Op basis van een
recente actualiteitendag en de ondersteuningsplannen is een nieuwe verordening in 2014
niet per se noodzakelijk. Het college zal hierin een keuze moeten maken.
Contracten voor de gespecialiseerde jeugdzorg, omdat dit op provinciale schaal wordt
ingekocht.
Contracten voor gespecialiseerd casemanagement (nu onderdeel van taken Bureau
Jeugdzorg), dat wordt in regionaal?) verband georganiseerd.
Afspraken in het kader van de arbeidsmarktregio.
2.3 Risico’s en randvoorwaarden
In de Project Start Up is er een eerste krachtenveldanalyse opgesteld en daarbij is gekeken hoe
verschillende actoren in het programma staan en of er aanvullende acties noodzakelijk zijn. De
onderstaande zeven punten zijn van belang voor de uitvoering van het programma.
Voor de verdere uitwerking van de risico’s, zoals opgesteld in BOCE-verband worden binnen het
project Sturing, Regie & Ondersteuning beheersmaatregelen opgesteld. Op 25 maart is de
risicoanalyse vanuit het BOCE-verband in het college aan de orde geweest. Daar is toegezegd
beheersmaatregelen te formuleren. In dit programmaplan worden deze niet nader beschreven.
De risico’s ten aanzien van het programma zijn:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Bezetting programma en beschikbare capaciteit
Verschillende beelden t.a.v. dienstverlening
Mogelijke weerstand door onzekerheid
Beperkte tijd zet besluitvorming onder druk
BOCE samenwerking
Mogelijk niet alles in beeld
Afstemming met de lijn
Participatie en jeugd in (sub)regionaal verband.
Kosten die nog niet zijn voorzien/meegenomen
Ad 1) Bezetting programma en beschikbare capaciteit
Duidelijk is dat er een gemotiveerde groep medewerkers aanwezig is die het programma in goede
banen wil leiden. Bij alle projecten speelt echter de capaciteit een belangrijke rol. Er wordt
afgesproken dat de claim t.a.v. dit programma in beeld wordt gebracht en voorgelegd aan de
ambtelijke stuurgroep. In paragraaf 3.6 staat deze claim verder uitgewerkt.
Ad 2) Verschillende beelden t.a.v. dienstverlening
Er wordt geconstateerd dat er verschillende beelden leven als het gaat over het op afstand zetten
van een sociaal team in relatie tot de gemeentelijke dienstverlening.
De verwachting is dat dit op verschillende niveaus zo beleefd wordt. Voor het programma is het
wezenlijk dat er helderheid komt omdat de uitvoering van de projecten hiervan afhankelijk is. In het
programmateam is besloten om op 19 en 24 juni een voorstel in het MT en het college te brengen
waarin richtinggevende uitspraken worden gedaan omtrent dit onderwerp. Randvoorwaardelijk is
nu in het programmaplan opgenomen dat het Sociaal Team op afstand komt te staan, dit vormt de
basis voor de verdere inrichting.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
13
Ad 3) Mogelijke weerstand door onzekerheid
Een ander aandachtspunt is de onzekerheid die de transities met zich meebrengen. Zowel intern als
extern zijn er nog veel zaken niet duidelijk, dat heeft niet alleen gevolgen voor de bedrijfsvoering
maar geeft ook onzekerheid bij medewerkers. Twijfels of hun baan er straks nog is en wat dit privé
betekent maakt dat niet iedereen even blij is met de veranderingen. Helder en vroegtijdig
communiceren met alle betrokkenen is cruciaal en heeft specifieke aandacht binnen het
programma en zowel intern als extern. Tevens maakt de HRM-adviseur deel uit van het project
Regie, Sturing & Ondersteuning en van hieruit zal ook de relatie met de bestuurder, OR en GO
onderhouden worden.
Gevolgen voor samenwerking partners
Het is duidelijk dat er veel gaat veranderen binnen het sociaal domein maar niemand kan precies
voorspellen hoe het verloop zal zijn. Veel samenwerkingspartners kunnen de specifieke gevolgen
voor hun organisatie nog niet goed inschatten terwijl ze wel weten dat er het nodige op stapel
staat. Dit maakt het voor hen lastig om te handelen.
Ad 4) Beperkte tijd zet besluitvorming onder druk
Er komt in een relatief korte tijd heel veel op de gemeente af waarbij er veel druk ligt op de
medewerkers en de planning. Wat de planning betreft, is er weinig speelruimte in het opleveren
van de verschillende resultaten. Nu al kan er gezegd worden dat er extra vergaderingen
(MT/college/raad) nodig zullen zijn om de besluitvorming te halen. De adviesrol van de adviesraden
staat hierbij ook onder tijdsdruk. Vroegtijdige informatieverstrekking en het zoeken naar een
concrete oplossing zal ook met deze partijen besproken moeten worden. Op 13 mei is er een
vergadering met de Wmo adviesraad geweest waarbij dit onderwerp ook is besproken.
Ad 5) BOCE-samenwerking
We werken samen in BOCE-verband op basis van de BOCE-uitvoeringsagenda. Op dit moment vindt
herijking van deze agenda plaats. Aan de ene kant helpt deze uitvoeringsagenda om het werk te
verdelen, maar aan de andere kant blijkt de besluitvorming keer op keer tot problemen te leiden,
waardoor het samenwerkingseffect weer tenietgedaan wordt. Mocht er een (tegen)strijdig belang
voor het programma zijn, dan zal de eigen agenda leidend zijn ten opzichte van de BOCE agenda.
Ad 6) Mogelijk niet alles in beeld
In een relatief korte tijd is er getracht om alle werkzaamheden goed in beeld te krijgen en in
samenhang te benaderen. De kans is aanwezig dat er toch nog zaken over het hoofd worden gezien
en dat niet alles in de projecten is meegenomen. Hoewel dit nu niet is te voorzien zal hier constant
aandacht voor zijn binnen het programma. Waar nodig zal er afstemming met de lijn plaatsvinden.
Ad 7) Afstemming met de lijn niet duidelijk
De kans bestaat dat er vanuit het programma aangenomen wordt dat iets in de lijn wordt opgepakt
en vice versa. Dit is onder andere geborgd doordat dat beide coördinatoren meedraaien in het
programma overleg en hier onderling informatie wordt uitgewisseld.
Ad 8) Participatie en jeugd hebben hun eigen traject.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
14
De decentralisaties m.b.t. jeugd en participatie lopen een traject in (sub)regionaal verband en de
invloed vanuit het programma is daarmee beperkt. Dit is dan ook de reden dat deze in de
afbakening staat.
Omdat de kans bestaat dat de verschillende projecten langs elkaar lopen zonder elkaar goed te
informeren is afgesproken dat de projectleiders van beide decentralisaties deelnemen aan het
programmateam-overleg. In overleg met de lijnorganisatie zal dit nog nader uitgewerkt worden
Ad 9) Kosten die nog niet zijn voorzien/meegenomen
Het is zeer waarschijnlijk dat er nog andere kosten gemaakt moeten worden om ervoor te zorgen
dat we per 1-1-2015 “transitieproof” zijn. Onlangs was er door 1 van de samenwerkingspartners
aangegeven dat ze voornemend waren om een tijdelijke contact van 1 van de medewerkers uit het
Sociaal Team niet te verlengen. Dit zou betekenen dat er een vacature zou zijn en de vraag is dan
wat de gemeente dan gaat doen; het contract overnemen of deze goede medewerker laten lopen.
In het eerste geval zou je dus extra kosten moeten maken.
Ook worden kosten voorzien voor een toekomstig kwartiermaker die de juridische entiteit verder
gaat inrichten en zal er misschien specifieke kennis ingehuurd moeten worden die niet aanwezig is
binnen de organisatie. Zodra er meer zicht is op dit soort kosten zal hierover gerapporteerd worden.
2.4 Randvoorwaarden
Vanuit het programma gelden er randvoorwaarden die van belang zijn om het programma te laten
slagen:
- tijdelijke capaciteitsuitbreiding voor de uitvoering van de taken zoals beschreven in dit
programma (w.o. een programmasecretaris voor 36 uur);
- de genoemde data zoals vermeld bij de tijdsbeheersing liggen op het kritische pad.
Vertraging op deze onderdelen leidt tot een langere looptijd van het project en is
onwenselijk;
- raad/college/MT moet instemmen met flexibele besluitvormingsmomenten om planningen
te halen;
- in de wetgeving is opgenomen dat de adviesraden voldoende tijd krijgen om advies uit te
brengen. Gezien de korte termijn van invoering moet getracht worden dit op een andere
wijze te organiseren. Hier wordt overleg over gevoerd met de adviesraden;
- het sociaal team wordt op afstand gezet in een zelfstandige entiteit.
- De activiteiten zoals beschreven in de plannen hebben prioriteit boven de BOCE –
samenwerking;
- communicatie is belegd bij de communicatieadviseur die toegevoegd is aan het
programmateam;
- taken sociaal team, het aantal teams en de dienstverlening worden op 19 en 24 juni
voorgelegd aan respectievelijk MT en college. Besluitvorming is cruciaal voor de verdere
voortgang en inrichting van de sociale teams;
- partners moeten voor 1 juli geïnformeerd zijn welke taken overgaan naar de sociale teams;
- Er is een coaching budget beschikbaar voor het programmateam.
2.5 Tijdsbeheersing
Voor het programma tot 2015 is er een planning gemaakt die als bijlage is toegevoegd. Tussen de
projecten zitten bepaalde afhankelijkheden die van cruciaal belang zijn en deze worden hieronder
nader beschreven. Mochten we op deze onderdelen uitlopen, dan heeft dit gevolgen voor de
einddatum van 1-1-2015. Voor het totaal overzicht is een lijst met data toegevoegd wanneer iets
ter besluitvorming aan de raad wordt aangeboden.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
15
-
Vanuit de projecten Sturing, Regie & Ondersteuning en Dienstverlening is er dringend behoefte
aan duidelijkheid over bepaalde beleidskeuzes (onder andere: welke taken gaan naar het
sociaal team, hoeveel sociale teams komen er). Het is dan ook de bedoeling dat medio mei 2014
de taken in beeld zijn die overgaan naar het sociaal team. Dit vormt een deelresultaat van het
project Beleid.
- Op 19 en 24 juni zal er een voorstel naar MT en college gaan met hierin een advies over de
taken van het ST, het aantal teams en hoe je de dienstverlening wilt organiseren. Deze data
liggen op het kritische pad omdat zowel de kwartiermaker van de sociale teams als het project
Dienstverlening dit nodig heeft om hun werkzaamheden uit te voeren.
- De beleidsnotitie is opgedeeld in twee gedeeltes. Het eerste gedeelte is voor het project
Dienstverlening nodig en dit vormt de input voor o.a .het beschrijven van de werkprocessen. Op
1 juli zal dit deel 1 in het college gebracht worden.
- Vanuit de eigen organisatie is er een deadline gesteld van 1 augustus 2014 voor het sociaal
team Nieuw-Buinen: op de genoemde datum moet het sociaal team Nieuw-Buinen werken alsof
het 1 januari 2015 is. Zowel het sturingsmodel als het eerste deel van de beleidsnotitie zal per 1
juli 2014 in besluitvorming worden gebracht.
- 15-8-2014 zal er een advies opgesteld zijn over de nieuw te vormen juridische entiteit
- Er zijn wettelijk vastgestelde deadlines voor de beleidsnotitie (1 november 2014), de
verordening(en) (1 november 2014) en de contractering (1 oktober 2014).
- Daarnaast moeten er voor 1 juli 2014 afspraken zijn gemaakt met MEE over de
cliëntondersteuning.
- 1 januari 2015 moeten de resultaten zijn behaald zoals beschreven in het programmaplan.
Raadsmomenten
eind okt. 2014
01 Beleidsnotitie Sociaal domein
Raad
02 Verordening Wmo 2015 en/of Jeugd
Raad
eind okt. 2014
03 Transformatieplan jeugd
Raad
najaar 2014
04 Beleidsplan jeugd
Raad
uiterlijk 31 okt
2014
05 Verordeningen Wet werk en bijstand en Participatiewet
Raad
najaar 2014
06 Re-integratiebeleidsplan:
Raad
najaar 2014
07 Contourennota minimabeleid (webshop)
Raad
najaar 2014
2.6 Geldbeheersing
In de 3D-programmabegroting is per project een raming opgenomen van de te verwachten
ureninzet en overige kosten. De ureninzet is per medewerker gesplitst in reguliere uren en extra
uren, waarbij is gerekend met € 60.000 per fte per jaar. De reguliere uren zijn al in de
gemeentebegroting opgenomen; voor de extra uren moet worden ingehuurd. Alle gepresenteerde
lasten zijn toegerekend aan óf 2014 óf 2015.
Samenvattend kan worden gemeld, dat er 3.887 reguliere zijn geraamd en totaal 4.867 uren aan
inhuur in beeld is. Voor “overige kosten” is € 201.000 opgenomen. De totale lasten bedragen €
787.248 en voor € 419.663 moet dekking worden gezocht.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
16
Deze is gevonden in het al genoemde budget "Pilot decentralisaties" voor € 231.477. Voor de
resterende € 188.186 kunnen de budgeten "Uitvoeringskosten Wmo", "Psychosociaal" en
"Exploitatie Wmo" bijdragen voor resp. € 32.100, € 30.000 en € 126.086.
Voor de duidelijkheid: in 2013 was er een voordelig verschil op dez Wmo-exploitatie van € 195.364.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
17
3. Organisatie
In dit hoofdstuk is de verdeling van taken en bevoegdheden in het programma beschreven zodat
duidelijk wordt wie wat doet binnen het programma.
3.1 Programmaorganisatie
De opdrachtgever van dit project is het college van B&W en heeft aan de ambtelijke stuurgroep
gedelegeerd om dit programma in goede banen te leiden. De ambtelijke stuurgroep wordt gevormd
door de MT-leden met als adviseur de programmamanager. Vanuit de ambtelijke stuurgroep is het
afdelingshoofd MO als ambtelijk opdrachtgever het contact voor de programmamanager.
Basisverdeling van verantwoordelijkheden in het programma:
- De verantwoordelijkheid voor de strategische besluiten hoort bij het opdrachtgeverschap; de
opdrachtgever bepaalt de richting van het programma en geeft aan wanneer iets door de
ambtelijke stuurgroep moet worden besloten.
- Het programmamanagement (programmamanager en team) is verantwoordelijk voor de
operationele leiding van het programma. De programmamanager en het -team dragen de
verantwoordelijkheid voor het realiseren van de programmadoelen en verrichten alle
activiteiten die daarvoor nodig zijn. Zij bereiden de strategische besluiten voor en geven ook
richting aan de uitvoering van het feitelijke werk in projecten en activiteiten.
- Projectleiders en hun medewerkers zijn verantwoordelijk voor het opleveren van resultaten. Zij
zorgen voor de afzonderlijke ‘puzzelstukjes van het programma - de aangeleverde
projectresultaten- , die samen uiteindelijke de hele puzzel (realiseren van de programmadoelen)
gaan vormen
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
18
3.2 Rollen binnen het programma
In het programma zijn er verschillende rollen, hieronder is getracht om deze zoveel mogelijk uit te
werken.
3.2.1 Rol ambtelijke stuurgroep
De projectmanager stuurt de projectorganisatie (projectleiders) aan, is verantwoordelijk voor het te
bereiken eindresultaat en legt verantwoording af aan de ambtelijke stuurgroep, welke wordt
gevormd door de leden van het MT. Binnen het kader van dit programmaplan kan de
programmamanager zelfstandig beslissingen nemen (in samenwerking met de projectleiders).
Beslissingen die buiten dit kader vallen worden teruggelegd in het MT. De beslisdocumenten zoals
die in de projectplannen zijn benoemd gaan eerst langs de ambtelijke stuurgroep die vaststelt of het
betreffende stuk door kan voor verdere besluitvorming richting college en raad.
3.2.2 Rol programmateam
Het programmateam signaleert, adviseert en voert uit op inhoud en proces. Het programmateam is
verantwoordelijk voor het behalen van de doelen en resultaten zoals beschreven in dit
programmaplan. Zowel binnen als buiten het programma worden ontwikkelingen in de gaten
gehouden. Nieuwe informatie wordt actief binnen het programma gehaald en gezamenlijk wordt
bepaald wat hiermee moet gebeuren. Dit gebeurd in nauwe samenwerking met de lijn waarbij de
coördinatoren van MO zitting nemen in het programma-overleg.
3.2.3 Rol opdrachtgever
- Vervult de rol van counterpart voor de programmamanager;
- geeft het team een duidelijke opdracht (vooral over doelen, resultaatverwachting en de
randvoorwaarden) bij de start van het project;
- accordeert het programmaplan en projectplannen en beoordeelt uiteindelijk of het
geleverde resultaat voldoet aan de afspraken die in dit contract zijn vastgelegd;
- is bevoegd om, in overleg met de programmamanager, wijzigingen aan te brengen in het
programmacontract;
- neemt tijdig beslissingen over voortgangsdocumenten;
- levert de noodzakelijk mensen, materialen en/of financiële middelen voor het programma;
- verleent het project status in de ogen van de omgeving, bijv. bij het MT/college;
- zorgt voor de overdracht van het projectresultaat aan de organisatie;
- beschermt het programma in conflicten met de omgeving;
- vervult de rol van opdrachtgever voor uitvoeringsagenda BOCE 3D.
3.2.4 Rol Programmanager ten opzichte van het team
- Verantwoordelijk voor het aanbieden van het eindresultaat aan opdrachtgever;
- aanbieden van formats en ondersteuning voor het vervullen van projecten,
- bijv. PSU- begeleiding;
- periodiek de projectleiders bij elkaar brengen om te werken aan gemeenschappelijkheid in
het programma, projecten verbinden aan de visie en doelen van het programma;
- bespreken van de voortgang met de projectleiders;
- voortgangsinformatie verzorgen over de verschillende projecten zodat de deelnemers
- aan het programma op de hoogte blijven en gemakkelijker relaties en verbindingen leggen
met anderen;
- draagt zorg voor teamontwikkeling;
- bijhouden van een gezamenlijk logboek, zodat men op de hoogte blijft van
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
19
-
elkaars vorderingen;
bewaken van samenhang tussen de onderliggende projecten.
3.2.5 Taken Programmamanager algemeen
Zorgen voor commitment (ik)
Leiding geven aan het team (wij)
 Coachen/sparren van/met de
 Mensen binden en bezielen
teamleden
 Overleg kunnen leiden
 Teamleden in hun kracht laten werken
 Bemiddelen in discussies en conflicten
 Zorgen dat de opdrachtgevers(s)
 Coachen van projectleiders
gecommitteerd blijven
Sturen van het programma (het)
 Strategie ontwikkelen
 Managen van de portfolio van het
programma
 Prioriteren van inzet van mensen en
middelen
 Monitoren en bewaken van
doelrealisatie
 Initiëren van nieuwe projecten
 Afstemmen met de opdrachtgever
 Aanspreekpunt
Managen van de omgeving (Zij-kant)
 Bezielen van stakeholders en
beïnvloeden van belangen
 Netwerken; partijen in contact
brengen met elkaar
 Organiseren van draagvlak
 Organiseren van de (implementatie)
van projectresultaten en doelen van
het programma
 Stimuleren van eigenaarschap in de
lijn
3.2.6 Rol projectleider
- Project Start Up (PSU) voorbereiden en uitvoeren;
- projectteam samenstellen;
- samen met projectteam het project definiëren en leiding geven aan dit proces;
- vaststellen van de voor het project benodigde middelen;
- leiding geven aan het opstellen van het projectcontract;
- leiding geven aan de uitvoering van het project door projectteam;
- teambuilding van projectteam;
- de dagelijkse besluiten nemen over de activiteiten van het team en de belangrijkste
besluiten voorleggen aan programmateam;
- uitgaven en tijdsinzet van het project beheersen en de planning en het budget (uitputting)
bewaken;
- beheren van relaties rond het project;
- samen met programmamanager ervoor zorgdragen dat capaciteit beschikbaar wordt
gesteld;
- opleveren van het resultaat;
- zorgen voor de overdracht van het resultaat aan de gebruikers;
- opleveren van de eigen projectevaluatie van het team.
3.2.7 Financieel adviseur/controller
De rol van de financieel medewerker is adviserend en controlerend van aard. Binnen het
programmateam is hij op afroep beschikbaar. De projectleider van Sturing, Regie & ondersteuning
bewaakt de financiële inbreng.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
20
3.2.8 programmasecretaris/administratief ondersteuner
- Inventariseren en analyseren van gegevens en plannen in relatie tot het programma;
- signaleren bij knelpunten in het proces van het programma;
- organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten;
- voorbereiden besluitvorming;
- verspreiden van stukken;
- bewaken actiepunten;
- opstellen en redigeren van correspondentie, notities en projectdocumenten;
- goed contacten onderhouden met stake- en shareholders;
- ondersteunen bij in- en externe communicatie (om. Nieuwsbrieven ed.);
- beheer programmadocumentatie;
- vraagbaak zijn.
3.2.9 communicatieadviseur
Binnen het programma Sociaal Domein heeft de communicatieadviseur een strategischadviserende- en een redigerende rol. Inhoudelijke input wordt aangeleverd door de projecten en
eventueel via de organisatie. Ook zal de communicatieadviseur een regiefunctie hebben m.b.t. de
uitvoering van het communicatieplan.
3.3 Overlegstructuren
Wie overlegt met wie, wat is de bedoeling van het overleg en in welke frequenties vindt deze plaats.
In onderstaande tabel is dit weergegeven:
Wie
Gemeente
raad
Doel
Besluitvorming
Informeren
Frequentie
Ntb
College
B&W
Informeren
1 keer per maand
en wanneer
stukken
geagendeerd
worden
Besluitvorming
(voorbereiden voor de
raad)
PFO
Informeren over de
stand van zaken,
Richten programma
1 keer in de week
(max 1 uur)
Deelnemers
Wethouder/Opdrachtgever
/
Programmamanager/
Programmateam/
Beleidsmedewerkers
College Directeur/opdrachtgever/Programmamanager/
Verslaglegging dmv
Raadsnotulen
presentaties
Programmamanager/
opdrachtgever/
wethouder
Verslag PFO
Verslag pfo
collegevergadering B&W
Besluitvorming
voorbereiden
college/raad
Afstemmen met de
omgeving
(communicatie
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
21
Ambtelijke
stuurgroep
(MT)
Informeren over de
stand van zaken
1 keer in de
maand (max 1
uur)
MT-leden/Programmamanager/
-team
Verslag MT
1 keer per week
(1,5 uur)
Programmamanager en
opdrachtgever
Verslag
programmamanager
1 keer in de
week (2 a 3 uur)
Programmamanager/
Projectleiders/
Coördinatoren MO/
Financiën op afroep
Communicatieadviseur op afroep
Verslag overleg
programmateam
1 keer in de week
Projectleider en
medewerkers
Verslag projectgroep
vergaderingen
1 keer per 6
weken
Programmamanager/
Projectleiders/
Coördinator MO/
Leden adviesraad/
Verslagen adviesraden
Besluitvorming tav
bedrijfsvoering
Adviseren over
besluitvorming tav
raad/college
Opdrachtgever
Informeren
Besluiten
voorbereiden
bespreken
richting bepalen
Bespreken voortgang
Afstemmen lijn /
programma
Bepalen communicatie
Prog.team
Bespreken voortgang
projecten
Kortsluiten projecten
op inhoud en proces,
Dubbelingen uit
projecten halen
Signaleren van
ontwikkelingen, ook
programma
overstijgend
Binnenhalen van info
buiten het programma
Zorgdragen voor
communicatie
Project
groepen
Bespreken voortgang
en project-resultaten
communicatie met de
omgeving
Advies
raden
Signaleren van
ontwikkelingen
Informeren
Draagvlak
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
22
Medewerkers in
de organisatie
Vragen/geven van
advies
Informeren over de
voortgang
BOCE opdrachtgeversoverleg
Voortgang BOCE 3D
agenda
1 keer per maand
Zorgaanbieders
Afstemmen doelen/
informeren
Informeren
ntb
Inwoners
Op afroep
Programmamanager/
-team/MT
Org/Afdelingen/teams
Opdrachtgevers/
roulerend
programmamanager BOCE
Verslag voor intranet
Verslag
Nieuwsbrief
informatiebijeenkomsten
Prog.
manager
Progr.
secretaris
Griffier
3
3
3
3
3
1
Verslag college
B&W
3
2
3/1
3
3
3
Verslag PFO
2
Verslag MT
vergadering/
3
1/2
Verslag
programma
Manager/
opdrachtgever
3
3
2
3
3
Verslag overleg
programma
Team
Verslagen
adviesraden
3
3
3
3
1
3
Verslagen
projectgroep
vergaderingen
Medewerkers
Project
groepen
3
Advies
raad
Progr. Team
3
Communicatie
Opdracht
gever
2
3
PFO
MT/directe
ur
Raadsnotulen
presentaties
Raad
College
3.4 Informatiematrix
Binnen het programma gaan verschillende stukken rond. Het is niet handig wanneer een nieuw
document gereed komt ad hoc te moeten beslissen hoe de verspreiding ervan zal plaatsvinden. De
bedoeling van onderstaande informatiematrix is dat taken en bevoegdheden van de betrokkenen
inzichtelijk gemaakt worden.
3
3
3
1
2
3
3
2
3
3
4
3
4
1
1
3
1
1/2
Verslag voor
intranet
Week in week uit
Beleidsnotities
2
3
3
2
4
4
4
4
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
4
1
23
1 = opstellen
2 = Vaststellen
3 = ter kennisname ontvangen
4 = advies / commentaar geven
3.5 Communicatie
De communicatie binnen het Project Sociaal Domein richt zich globaal gezien op de volgende
(hoofd)doelgroepen: interne organisatie, burgers/inwoners B-O, sociaal team, externe organisaties,
adviesraden. Onder deze hoofdgroepen vallen meerdere subdoelgroepen. Deze zijn afzonderlijk
uitgewerkt in de communicatiematrix (bijlage Communicatie).
De veranderingen die gepaard gaan met de drie decentralisaties raken de interne organisatie,
(bestaande en toekomstige) cliënten, hun naasten en vertegenwoordigers, direct betrokken
medewerkers en de organisaties die diensten leveren aan de sociale teams. Veranderingen die voor
sommige doelgroepen zo ingrijpend zijn, dat hun vertrouwde omgeving drastisch wijzigt.
Dit gegeven maakt een heldere, continue en inhoudelijk op de doelgroep afgestemde communicatie
noodzakelijk. In de communicatiestrategie voor dit omvangrijke en langdurige traject, ligt de nadruk
op het inhoudelijk informeren, het creëren van draagvlak en de beoogde houdings- en
gedragsveranderingen die de verschuivingen binnen het sociaal domein vereisen. Waarbij het
belang van de doelgroep in het oog gehouden wordt en er ruimte is om elkaar wederzijds te horen
en te informeren.
Toelichting op communicatiematrix
In de matrix is onderscheid gemaakt tussen de interne communicatie en de externe communicatie.
Beide vormen maken deel uit van dezelfde matrix, vanwege de belangrijke raakvlakken tussen de
genoemde interne en externe doelgroepen.
De matrix is een levend document, dat gedurende de tijd aangevuld wordt met de onderdelen die
binnen het proces ontwikkeld worden.
Voor de verschillende communicatiemomenten wordt verwezen naar de matrix
3.6 Risicoanalyse
Op 25 maart is de risico-inventarisatie in het college geweest en is afgesproken dat het
programmateam met aanvullende beheersmaatregelen komt. In hoofdstuk 3 isjn een aantal risico’s
benoemd voor de uitvoering van dit programma.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
24
Bijlagen:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Project Sturing, regie en ondersteuning
Project Beleid
Project Dienstverlening
Communicatieplan
Financiën
Planning
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
pagina
26
36
72
79
86
90
25
Projectplan Sturing, Regie &
Ondersteuning
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
26
Inhoud
Hoofdstuk 1: Opdrachtgever en opdrachtnemer
Hoofdstuk 2: Projectdefinitie
2.1 Aanleiding
2.2 Projectopdracht
2.3 Projectstrategie
2.4 Projectdoelstellingen
2.5 Projectresultaten en -activiteiten
2.6 Tijdsplanning
2.7 Afbakening
2.8 Effecten
2.9 Doelgroep
2.10 Randvoorwaarden/risico’s
2.11 Relatie met andere projecten
Hoofdstuk 3: Organisatie
Hoofdstuk 4: Uren en begroting
Hoofdstuk 5: Communicatie
Hoofdstuk 6: Informatie
Hoofdstuk 7: Risicoanalyse en krachtenveldanalyse
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
27
Hoofdstuk 1: Opdrachtgever en opdrachtnemer
Opdrachtgever:
Marleen Schulte, manager Maatschappelijke Ontwikkeling
Gedelegeerd opdrachtgever:
Ralf Baas, programmamanager Sociaal Domein
Projectleider:
Heleen Schut
Projectleden:
Jannie Holthuis, Informatiemanager sociaal domein
Sietze Kamstra, beleidsmedewerker HRM
Yvonne Meijer/Renate Reis, Juridisch adviseur
Bert Timmerman, Financieel adviseur
Annette Toepoel, Communicatieadviseur
Job Wolters, Beleidsmedewerker Maatschappelijke Ontwikkeling
Hoofdstuk 2: Projectdefinitie
2.1 Aanleiding:
Het Rijk decentraliseert taken aan gemeenten en herijkt bestaande taken op het gebied van
het SociaalDomein per 1 januari 2015. Deze taken worden door de gemeente BorgerOdoorn geïmplementeerd op basis van het Regenboogmodel.
2.2 Programma-opdracht:
“Het Sociaal Domein inrichten op basis van de wettelijke verplichtingen, de kadernota
‘Meedoen naar Vermogen’ en ‘Het regenboogmodel’. Waarbij de uitvoering ligt bij het
sociaal team, die per 01-01-2015 in een (tijdelijke) constructie ‘op afstand is gezet’ en
waarbij we kunnen sturen op zowel begroting als kwaliteit van zorg. En waarbij rekening
wordt gehouden met de doelstellingen voor de lange termijn (zie onderstaand).”
2.3 Projectstrategie:
Er zijn een drietal deadlines binnen het programma Sociaal Domein benoemd, die
gerelateerd zijn aan de programma-opdracht.
 01-08- 2014 moet het Sociaal Team Nieuw-Buinen ‘houtje-touwtje’ gestart zijn, alsof
het 01-01-2015 is.
 01-01-2015 de wettelijke taken komen over van het rijk naar de gemeente (transitie)
 01-01-2017 moet het regenboogmodel geïmplementeerd zijn (transformatie)
In eerste instantie richten we ons op het behalen van de eerste twee deadlines, waarbij het
belangrijk is om het breder perspectief, de transformatie, in het oog te houden. Dit
programmaplan en de verschillende projectplannen zijn dan ook bedoeld tot 2015.
Om de programma-opdracht te vervullen en de deadlines te behalen is er gekozen om in
drie projecten samen te werken, waarbij ieder project een eigen focus heeft, namelijk
Beleid, Sturing,Regie & Ondersteuning en Dienstverlening.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
28
Binnen het project Sturing, Regie & Ondersteuning is er gekozen om te werken in vijf
deelprojecten. Elk deelproject neemt een aspect voor zijn rekening.Verder zijn we ons
ervan bewust dat het programma Sociaal Domein een dynamisch programma is, waaraan
deelprojecten toegevoegd kunnen worden, waarbij ondersteuning in andere projecten
gevraagd kan worden en waarbij we afhankelijk zijn van de output van andere projecten.
Het omgekeerde geldt uiteraard ook.
2.4Projectdoelstelling:


Voldoen aan de programma-opdracht, waarbij in dit project de focus ligt op sturing en
regie.
Tevens zullen we ondersteuning bieden aan de projecten Beleid Sociaal Domein en
Dienstverlening.
2.5 Projectresultaten en -activiteiten:
6.
Notitie Sturingsmodel
Deze notitie is een groeidocument met een uitwerking van de regierol die de gemeente
wil/kan hebben binnen het Sociaal Domein, inclusief krachtenveld- en risicoanalyse.
In deze nota zijn de volgende punten uitgewerkt:
- begrippenkader Inrichting Sociaal Domein
- herijking en definiëring regierol van de gemeente (mede op basis van eerder
vastgestelde documenten)
- inventarisatie samenwerkingsverbanden binnen het sociaal domein
- in welk krachtenveld bevindt het programma Sociaal Domein zich en hoe verhouden
de ‘krachten’ zich onderling en tot het programma. Denk hierbij ook aan de al
bestaande afspraken met verbonden partijen zoals BOCE, Provincie etc.
- welke risico’s zien we nu binnen het programma Sociaal Domein en hoe gaan we
hiermee om
In een later stadium kan hier aan toegevoegd worden hoe we omgaan met
participatieraden, met welke sturingsinstrumenten we gaan sturen op kwaliteit en
financiën etc. Hiervoor zal input moeten komen van andere (deel)projecten.
7.
Organisatieontwikkelingen
Op basis van de nieuwe taken, verantwoordelijkhedenen bevoegdheden van het
Sociaal Team wordt er advies gegeven op de juridische entiteit, waarmee we het
Sociaal Team ‘op afstand gaan zetten’. Op basis van dit advies zullen de personele en
juridische veranderingen van zowel de organisatie van het Sociaal Team als van de
gemeentelijke organisatie ondersteund worden vanuit dit project.
Onderdelen van dit deelproject zijn:
- inventarisatie van de taken en verantwoordelijkheden van het Sociaal Team, door
Project Beleid Sociaal Domein.
- op basis van deze inventarisatie een juridische check of deze taken gemandateerd
kunnen worden
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
29
- advies op basis van bovenstaande twee punten over de tijdelijke juridische entiteit
(01-01-2015) en de uiteindelijke juridische entiteit (01-01-2017)
- bij positieve besluitvorming op het advies m.b.t. de juridische entiteit zullen de
stappen genomen worden om de juridische entiteit (in oprichting) vorm te geven.
Naast een advies over de juridische entiteit van de organisatie zal er ook worden
gewerkt aan het waarborgen van privacy van de gebruikers van het Sociaal Team, het
ontwikkelen van een klachtenregeling voor gebruikers van het Sociaal Team
8. Programmabegroting
In de kadernota 2015 worden de uitgangspunten m.b.t. de programmabegroting Sociaal
Domein opgenomen. Een van deze uitgangspunten is dat het nieuwe budget
taakstellend is. Op basis hiervan worden een risicoparagraaf, ramingen transformatietransitie- en frictiekosten gemaakt.
Daarna wordt dit verder uitgewerkt in de bestaande structuren van de gemeente.
9. Monitoring
Aan de hand van de doelen, informatiebehoefte, indicatoren, ken- en stuurgetallen zal
er een uitvoeringsplan worden opgesteld m.b.t. de monitoring van het sociaal domein.
Dit plan betreft zowel de monitoring voor de korte termijn (houtje-touwtje) als voor de
lange termijn. Er wordtrekening gehouden met de landelijke en regionale
ontwikkelingen. Op basis van de besluitvorming m.b.t. dit uitvoeringsplan zal een
monitoringsinstrument geïmplementeerd worden.
De scope van dit deelproject ligt op:
- Verticale beleids- en verantwoordingsinformatie: hier zijn op landelijk niveau
afspraken over gemaakt. Informatie die aan het Rijk geleverd moet worden voor de
invulling van de systeemverantwoordelijkheid.
- Horizontale verantwoordingsinformatie:
A.
Verantwoording richting inwoners/gemeenteraad
B.
Verantwoording aanbieders/sociale teams aan de gemeente
- Beleidsinformatie
Naast een uitvoeringsplan voor een monitoringsinstrument, gaat dit deelproject zich op
korte termijn ook bezig houden met gebiedsprofielen. Op basis hiervan krijgen we een
beeld wat er speelt in de gebieden en wat de maatschappelijke opgave is van de
gemeente Borger-Odoorn.
10. Communicatie
Communicatie gaat zich in eerste instantie bezighouden met een intern en extern
communicatieplan voor het programma Sociaal Domein. Deze wordt uitgewerkt in een
matrix die onder andere antwoord geeft op welke doelgroepen er zijn te
onderscheiden, het doel van de communicatie en middels welke boodschap en
communicatiekanaal de doelgroepen worden bereikt.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
30
Binnen het programma Sociaal Domein heeft de communicatieadviseur een strategischadviserende rol en een redigerende rol. Inhoudelijke input wordt aangeleverd door de
overige projecten en evt. via de organisatie. Ook zal de communicatieadviseur een
regiefunctie hebben m.b.t. de uitvoering van het communicatieplan.
11. Ondersteuning
Gezien de specialistische kennis die er in de projectgroep Sturing, Regie &
Ondersteuning is, verwachten we dat er vanuit de andere projecten regelmatig
ondersteuning gevraagd gaat worden. Bijvoorbeeld juridische ondersteuning bij het
ontwerpen van de nieuwe verordeningen, of bij het machtigen van werkzaamheden
(taken/bevoegdheden) van de gemeente naar het Sociaal Team etc. Hetzelfde geldt
voor ondersteuning in communicatie en HR-vraagstukken.
2.6Tijdsplanning
Deelproject
1.
Notitie Sturing
2.
Organisatieontwikkelingen
3.
Programmabegroting
4.
Monitoring
5.
Communicatie
Oplevering document
Notitie in college: 01-07-2014
Advies juridische entiteit: +/- 15-08-2014
Begroting wordt meegenomen in gemeentelijke
begroting. Vaststelling gemeenteraad: -11- 2014
Gebiedsprofielen gereed: 10-06-2014
Communicatiematrix is onderdeel van
programmaplan
2.7 Afbakening:
De volgende zaken zullen door andere projecten, danwel regulier beleid van de gemeente
geleverd moeten worden:
 Verordeningen
 Inventarisatie van de taken en verantwoordelijkheden van het Sociaal Team
 Ken- en stuurgetallen en indicatoren waarop gemonitord moet worden (de ‘wat’
vragen)
 Positioneren van leerwerkbedrijf
 Webshop
 Inhoudelijke informatie m.b.t. communicatie
 Sturings- en managementinformatie binnen de sociale teams: operationele
sturingsinformatie voor een wijkteam (operationele informatie uit het regiesysteem).
Verder zal er iemand ingehuurd moeten worden die de daadwerkelijke oprichting van de
juridische entiteit kan begeleiden. Binnen onze gemeente is hier te weinig ervaring mee.
2.8 Effecten
Middels de verschillende deelprojecten willen we grip krijgen en behouden op de
uitvoering en de resultaten van de programma-opdracht. We denken dit te krijgen door
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
31
invulling te geven aan de deelprojecten en door ondersteuning te bieden aan de andere
projecten binnen het programma Sociaal Domein.
Op deze manier weet de gemeente Borger-Odoorn op welke manier zij regie wil en kan
voeren op het sociaal domein en behoudt de gemeente sturing, ook al wordt de uitvoering
op ‘afstand gezet’.
Het belang hiervan is natuurlijk groot, aangezien de gemeente uiteindelijk altijd
verantwoordelijkheid draagt voor de financiering en de uitvoering.
2.9 Doelgroep:
De resultaten hebben gevolgen voor:
 Project Beleid Sociaal Domein
 Project Dienstverlening
 Medewerkers en MT van de gemeente Borger-Odoorn
 College van B&W van de gemeente Borger-Odoorn
 Gemeenteraad van de gemeente Borger-Odoorn
 Sociale teams in de gemeente Borger-Odoorn
 OR en vakbonden (?) OR en vakbonden spelen wel een rol, maar worden niet beïnvloed
door de resultaten.
2.10 Randvoorwaarden/risico’s:
Belangrijk voor het slagen van het programma Sociaal Domein zijn de onderlinge
afhankelijkheden van de verschillende projecten binnen dit programma. Het is zowel voor
het programma als voor ons belangrijk dat er een realistische planning is, waarbij
afhankelijkheden duidelijk zijn genoemd.
Ook inhoudelijk zijn we afhankelijk van de twee projecten Beleid Sociaal Domein en
Dienstverlening. Goede communicatie en ‘kruisbestuiving’ is van belang om aan te sluiten
bij de wensen en behoeften m.b.t. het programma.
Er is een grote tijdsdruk op het programma. Het is noodzakelijk dat de projectmedewerkers
voldoende tijd en middelen tot hun beschikking hebben om het project goed uit te kunnen
voeren. Gelet op de reguliere taken die ook dienen te worden uitgevoerd zal naar
verwachting incidentele ondersteuning of vervanging nodig zijn.
Tot slot is het van belang dat er een aantal zaken worden vastgesteld, alvorens er concrete
resultaten opgeleverd kunnen worden vanuit dit project. Belangrijk is dat er vanuit het
programmateam een voorstel komt aan MT en College over een aantal uitgangspunten die
van cruciaal belang zijn voor de 3 projecten, te weten:
- Ambitie definiëren over ‘op afstand zetten’ Sociale Teams
- Vaststellen of er 3 of 4 Sociale Teams komen
- Vaststellen welke werkzaamheden er overgaan naar de Sociale Teams,
o Wettelijke plicht;
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
32
o Eigen wens.
Dit voorstel wordt voorbereid vanuit het programmateam, waarbij er van ieder project(lid)
inbreng gevraagd kan worden.
2.11 Relatie met andere projecten:
Dit project maakt samen met het Project Beleid Sociaal Domein en het Project
Dienstverlening deel uit van het Programma Sociaal Domein.
Verder zien we een relatie met verschillende projecten, zoals:
 project BORG;
 BOCE-uitvoeringsagenda;
 BOCE- raamovereenkomst, inclusief deelovereenkomsten op het terrein van ICT en
Sociale Zaken
 Concept Antwoord©/Zaakgericht werken;
 Bezuiningsopdracht gemeente;
Hoofdstuk 3: Organisatie
Projectleider
Heleen Schut
Taken:
 Coördinatie van het projectteam Sturing Regie&Organisatie
 Lid van het Programmateam Sociaal Domein
 Zorgen voor ‘kruisbestuiving’ tussen de verschillende projecten en de gemeentelijke
organisatie
 Voortgangsbewaking
Projectleden:
Job Wolters, Notitie sturingsmodel
Sietze Kamstra, Organisatieontwikkelingen
Yvonne Meijer/ Renate Reis, Juridische input & control
Bert Timmerman, Programmabegroting
Jannie Holthuis, Monitoring
Annette Toepoel, Communicatie
Taken:
 Trekker van een deelproject binnen het project
 Medewerker van een aantal onderwerpen binnen het project
 Inbreng van deskundigheid op eigen vakgebied inclusief relevante ontwikkelingen
 Zorgen voor ‘kruisbestuiving’ tussen de verschillende projecten en de gemeentelijke
organisatie
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
33
Hoofdstuk 4: Uren en begroting
BSD: Beleid sociaal domein
SRO: Sturing, regie &
ondersteuning
DVL: Dienstverlening
30 SRO, uren Job
31 SRO, uren Sietze
32 SRO, uren Yvonne, Renate
33 SRO, uren BertT
34 SRO, uren Jannie
35 SRO, uren Annette
36 SRO, uren Heleen
37 SRO, inhuur (J)
38 SRO, inhuur (S,Y,R,A)
39 SRO, inhuur (H)
40 SRO, RK-analyse
41 SRO, 0-meting/profiel
42 SRO, maken website
43 SRO, comm., flyers
44 SRO, comm., Wiwu
45 SRO, inhuur expertise monitor
46 SRO, inrichten monitor
47 SRO, op afstand zetten
Telling SRO
uren
regulier
uren
extra
0
263
26
60
279
420
140
349
150
400
0
0
120
400
-349
-670
-400
1.188
0
faciliteren
sociaal
team
€
regulier
0
0
0
11.271
1.114
2.571
11.957
18.000
6.000
0
0
1.500
4.500
20.000
2.000
3.200
PM
PM
PM
31.200
projecten
0
0
14.957
28.714
17.143
1.500
4.500
20.000
2.000
3.200
PM
PM
PM
31.200
50.914
Hoofdstuk 5: Communicatie
Communicatie is een van de deelprojecten van het project Sturing, Regie en Organisatie.
Tegelijkertijd speelt communicatie een cruciale rol in het gehele programmaplan, het is dus
breder dan alleen communicatie binnen het project Sturing, regie en ondersteuning.
Binnen de communicatie dient onderscheid gemaakt te worden tussen interne
communicatie (het informeren van bestuur, collega’s en OR) en externe communicatie
(burgers, maatschappelijke organisaties en samenwerkingsverbanden). Ook bestaat er
verschil tussen communicatie over de projecten/het programma (procesmatig) en
communicatie vanuit de projecten/het programma (inhoudelijk). Het adviesplan zal deel
uit van het programmaplan. Wat is het adviesplan?
Hoofdstuk 6: Informatie
Projectondersteuning:
Nog niet in voorzien. Wordt nu nog door de projectgroep zelf opgepakt, maar hierop willen
we wel graag ondersteuning (stagiaires e.d.?)
Projectoverleg:
Eens per twee weken op dinsdag van 14.00 tot 15.00 uur (zaal 1 in het gemeentehuis te
Exloo)
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
extra
0
0
0
34
60.814
Beslisdocumenten:
Op dit moment zijn al een aantal beslisdocumenten duidelijk
24 juni: collegeadvies m.b.t. een aantal beslispunten voor het Sociaal Team
1 juli: 1e concept nota sturing en regie
15 augustus: advies m.b.t. de (tijdelijke) juridische entiteit van het Sociaal Team
*In alle documenten zitten afhankelijkheden met andere projecten binnen het programma
Sociaal Domein en regulier werk. Dit betekend dat de bovenstaande data streefdata zijn,
maar niet met zekerheid vastgesteld kan worden.
Hoofdstuk 7: Risicoanalyse en krachtenveldanalyse
De risico- en krachtenveldanalyses zullen als onderdeel van de notitie sturingsmodel
uitgevoerd worden. Deze zullen gaan over het volledige programma Sociaal Domein en als
zodanig ook worden toegevoegd aan het programmaplan Sociaal Domein.
Een risico- en krachtenveldanalyse m.b.t. het proces van het project Sturing Regie &
Ondersteuning is niet gemaakt.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
35
Projectplan Beleid Sociaal Domein
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
36
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
37
Inhoud
Hoofdstuk 1: Opdrachtgever en opdrachtnemer...................................................................................
Hoofdstuk 2: Projectdefinitie .................................................................................................................
2.1 Uitdagingen: .................................................................................................................................
2.2 Aanleiding: ....................................................................................................................................
2.3 Doelstelling: ..................................................................................................................................
2.4 Projectresultaten: .........................................................................................................................
2.5 Afbakening:...................................................................................................................................
2.6 Effecten ........................................................................................................................................
2.7 Doelgroep: ....................................................................................................................................
2.8 Randvoorwaarden/risico’s: ..........................................................................................................
2.9 Relatie met andere projecten: .....................................................................................................
2.10 Relatie met andere ontwikkelingen: ..........................................................................................
Hoofdstuk 3: Activiteiten........................................................................................................................
3.1 Algemeen......................................................................................................................................
3.2 Inventarisatiefase .........................................................................................................................
3.3. Fasse oordeelsvorming................................................................................................................
3.4 Fase opstellen en vastleggen .......................................................................................................
Hoofdstuk 4: Organisatie........................................................................................................................
Hoofdstuk 5: Tijdsplanning .....................................................................................................................
Hoofdstuk 6: Begroting ..........................................................................................................................
Hoofdstuk 7: Communicatie...................................................................................................................
Hoofdstuk 8: Informatie .........................................................................................................................
Hoofdstuk 9: Risicoanalyse en krachtenveldanalyse .............................................................................
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
38
Hoofdstuk 1: Opdrachtgever en opdrachtnemer
Opdrachtgever:
Marleen Schulte, manager Maatschappelijke Ontwikkeling
Gedelegeerd opdrachtgever:
Ralf Baas, programmamanager Sociaal Domein
Projectleider:
Geke Rouffaer
Projectleden:
Feitze van Zwol, beleidsmedewerker
Lucy Briggeman, beleidsmedewerker
Jan Kruit, beleidsmedewerker
Ilona van der Kaap, inkoopfunctionaris
Roos Jelier, coördinator Centrum voor Jeugd en Gezin
Femmia Haverkamp, Manager Projecten Wedeka Bedrijven/EMCO-Groep
Projectadviseurs:
Hildo Vogelzang, projectleider BORG 2018
Judith Otte, kwartiermaker sociale teams
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
39
Hoofdstuk 2: Projectdefinitie
2.1 Uitdagingen:



Het vormgeven van nieuw en bestaand beleid op basis van de Kadernota Meedoen naar
Vermogen, het Regenboogmodel en de Nota “Ieder kind in Zuidoost Drenthe doet
mee”.
Het vormgeven aan het overgangsrecht van de Wet maatschappelijke ondersteuning
2015.
Het organiseren van de contractering (inkoop, subsidiebeschikkingen, aanbestedingen)
van de ondersteuning (van voorliggend tot gespecialiseerd).
2.2 Aanleiding:
Het Rijk decentraliseert taken aan gemeenten en herijkt bestaande taken op het gebied van
het sociale domein per 1 januari 2015.
2.3 Doelstelling:


De (nieuwe) taken effectiever en efficiënter uitvoeren binnen het budget dat de
gemeente ontvangt.
De (nieuwe) taken vormgeven vanuit het Regenboogmodel: zo dicht mogelijk bij de
inwoner en vanuit de eigen kracht en eigen regie van het gezin/huishouden met als
uitgangspunt dat voor 1 januari 2015 de (nieuwe) taken in ieder geval juridisch en
financieel zijn geborgd en dat in 2017 het Regenboogmodel volledig is
geïmplementeerd.
Dit project richt zich op het ‘eerste’ deel, dus de borging van de (nieuwe) taken voor 1
januari 2015. Dit betekent dat doorontwikkeling nodig is voor de volledige implementatie
van het Regenboogmodel.
2.4 Projectresultaten:
12. Voor 1 november 2014 (wettelijke verplichting) is door de Raad de beleidsnotitiemet
een concretisering van de visie en uitgangspunten in de Kadernota Meedoen naar
Vermogen, het Regenboogmodel en de Nota ‘Ieder kind in Zuidoost Drenthe doet
mee’ vastgesteld. De beleidsnotitie geeft ook invulling aan de eisen voor het
beleidsplan op grond van de Jeugdwet en de Wmo 2015.
Met daarin beleidskeuzes:
Algemeen:
 Cliëntondersteuning.
 Cliëntenparticipatie en Vertrouwenspersoon.
 Relatie met de taakstelling ‘nieuwe taken voor nieuw geld’.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
40
 Relaties met aanpalend beleid, zoals vrijwilligers, mantelzorg, informele zorg,
subsidies, OGGZ, schulddienstverlening.
 Toegang, indicering, de ‘schil’ (eerste- en tweedelijnsorganisaties) om het sociaal
team en relatie met ‘veiligheid’ (zoals AMHK, politie).
 Keuze tussen wat als algemene voorziening en maatwerkvoorziening wordt
aangemerkt.
 Keuze voor het aantal sociale teams in relatie tot het uitgangspunt van 4
leefgebieden.
 24-uurs anonieme telefonische hulpdienst.
Wmo/Participatie:
 Keuze voor wat de gemeente gaat inkopen op grond van de Wmo 2015.
 Kleinschalige zorgaanbieders.
 Persoonsgebonden budget.
 Overgangsrecht Wmo 2015.
 Mantelzorg(waardering), minimabeleid en webshop, taken in verband met
afschaffing van de Wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten en de
Compensatieregeling Eigen Risico.
 Arbeidsmarkt:
o Inrichten leerwerkbedrijf (overheid)
o Relatie met de WSW-bedrijven (particuliere markt of preferredsupplier)
o Relatie met afdeling Sociale Zaken/gemeente Emmen (wat lokaal en wat
regionaal)
o Relatie met onderwijs
o Relatie met ondernemers
o Beschut werken en dagbesteding
o Aansluiting van jeugd van onderwijs naar werk (vanuit participatie).
Jeugd/Onderwijs
 Relatie met Centrum voor Jeugd en Gezin en andere organisaties op het gebied van
jeugd.
 Aansluiting van jeugd en onderwijs op de arbeidsmarkt (vanuit onderwijs). Wat goed
werkt, behouden.
 Relatie met ondersteuningsplannen Passend Onderwijs.
 Crisis- en spoeddiensten en 24-uurs bereikbaarheid.
13. Voor 1 november 2014 zijn door de Raad de Verordening Wmo 2015 en Jeugdwet
vastgesteld en voor 1 januari 2015 zijn de bijbehorende beleidsregels en het
financieel besluit door het college vastgesteld (wettelijke verplichting).
14. Op basis van de genoemde beleidsnotitie:
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
41
 (Contractuele) afspraken met het Centrum voor Jeugd en Gezin en andere
aanbieders in het voorliggend veld Jeugd te continueren of te herzien voor 1 januari
2015.
 Contracten met de WSW-bedrijven af te sluiten voor 1 november 2014.
 Afspraken te maken over de uitvoering van de Participatiewet (huidige Wet werk en
bijstand) met de gemeente Emmen voor 1 januari 2015.
 Contracten af te sluiten voor nieuwe taken Wmo 2015 en de huishoudelijke hulp
voor 1 oktober 2014 (wettelijke verplichting)
 Samenwerkingsafspraken maken met de zorgverzekeraar (Achmea) over onder
andere afbakening en eigen risico en eerste- en tweedelijns organisaties voor 1
januari 2015.
2.5 Afbakening:
Dit project heeft géén betrekking op:
 Het richten en inrichten van onderdelen Participatiewet volgend uit de
uitvoeringsagenda BOCE (inclusief de vormgeving van de uit de Participatiewet
voortvloeiende verordeningen): implementatie Wwb, herstructurering Wsw en
werkgeversdienstverlening.
 Verordening Leerlingenvervoer in verband met de Wet Passend Onderwijs. Nota bene:
voor dit jaar is toegezegd dat er een nieuwe verordening wordt opgesteld door de
afdeling Maatschappelijke Ondersteuning. Op basis van een recente actualiteitendag
en de ondersteuningsplannen is een nieuwe verordening in 2014 niet per se
noodzakelijk. Het college zal hierin een keuze moeten maken.
 Contracten voor de gespecialiseerde jeugdzorg, omdat dit op provinciale schaal wordt
ingekocht.
 Contracten voor gespecialiseerd casemanagement (nu onderdeel van taken Bureau
Jeugdzorg), dat wordt bovenlokaal georganiseerd.
 Afspraken in het kader van de arbeidsmarktregio.
 Relatie tot de Wmo-raad of de oprichting van een Participatieraad. Dit wordt opgepakt
door het projectteam Sturing, Regie en Ondersteuning.
2.6 Effecten
Uitvoering van dit project leidt er naar de mening van het projectteam toe dat de
opdrachtgever duidelijk moeten maken aan welke ‘agenda’ de opdrachtgever de voorkeur
geeft: de lokale agenda (projecten) of de BOCE-uitvoeringsagenda.
Daarnaast verwachten we dat door dit project zal leiden tot de herijking van taken. Het MT
heeft al besloten dat de taken van het Wmo-loket geïntegreerd moeten worden in het
sociaal team. Dit heeft al tot veel vragen en discussie geleid en verwacht mag worden dat
dit in de komende periode nog des te sterker gelden, niet alleen intern, maar ook extern.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
42
2.7 Doelgroep:
De resultaten hebben gevolgen voor:
 Inwoners van onze gemeente die vragen of ondersteuning en/of voorzieningen nodig
hebben op het sociale domein
 Aanbieders (inclusief medewerkers) die de ondersteuning of voorzieningen (gaan)
bieden in onze gemeente
 Project Sturing, Regie en Ondersteuning
 Project Dienstverlening
 Overige medewerkers van de gemeente
2.8 Randvoorwaarden/risico’s:
De druk op dit project is groot:
 Er zijn wettelijk vastgestelde deadlines voor de beleidsnotitie (1 november 2014), de
verordening(en) (1 november 2014) en de contractering (1 oktober 2014).
 Daarnaast moeten er voor 1 juli 2014 afspraken zijn gemaakt met MEE over de
cliëntondersteuning.
 Vanuit de eigen organisatie is er een deadline gesteld van 1 augustus 2014 voor het
sociaal team Nieuw-Buinen: op de genoemde datum moet het sociaal team NieuwBuinen werken alsof het 1 januari 2015 is.
 Vanuit de project Sturing, Regie en Ondersteuning en Dienstverlening is er dringend
behoefte aan duidelijkheid over bepaalde beleidskeuzes (onder andere welke taken
gaan naar het sociaal team, hoeveel sociale teams komen er). Er is afgesproken dat de
inhoud leidend is. Het is belangrijk dat hieraan – ondanks alle tijdsdruk – wordt
vastgehouden en dat er geen ‘onomkeerbare’ activiteiten worden ondernomen vanuit
het programma of de andere projecten voordat die beleidskeuzes daadwerkelijk zijn
gemaakt. Het is zaak om de eerder ervaren tegenstelling tussen het ‘oude’
programmateam en de ‘randvoorwaardengroep’ te vermijden. Dit vergt geduld, begrip
en afstemming tussen de projecten en leden onderling.
Daarnaast werken we samen in BOCE-verband op basis van de BOCE-uitvoeringsagenda. Op
dit moment vindt herijking van deze agenda plaats.Aan de ene kant helpt deze
uitvoeringsagenda om het werk te verdelen, maar aan de andere kant blijkt de
besluitvorming keer op keer tot problemen te leiden, waardoor het samenwerkingseffect
weer teniet wordt gedaan.
Kortom: de grootste uitdaging is benodigde tijd en capaciteit van de leden van het
projectteam. Het is daarom van cruciaal belang dat hierin wordt voorzien. Temeer omdat
een deel van de projectleden in hun individueel werkplan al hebben aangegeven in 2014
meer uren nodig te hebben dan er beschikbaar zijn. Met dit project wordt dit probleem
alleen maar groter. Daarnaast geldt voor een deel van de projectleden dat hun
werkzaamheden zich geheel of voornamelijk voordoen in de periode tot en met september
2014.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
43
In het projectteam zijn de ‘functies’ van planner en projectondersteuning niet opgenomen.
Voor de planning wordt nu gebruik gemaakt van de planner in het project Sturing, Regie en
Ondersteuning. Dit is echter onvoldoende. Voor de projectondersteuning wordt nu gebruik
gemaakt van stagiaires. Qua deskundigheid is dit echter ontoereikend.
Vanwege de deadlines is het noodzakelijk dat er vooraf afspraken worden gemaakt over
het besluitvormingsproces inclusief de advisering (door bijvoorbeeld de Wmo-raad) en
inspraak. In de planning is geprobeerd om rekening te houden met het
besluitvormingsproces. Maar het is te krap. Voor een groot deel van de besluitvorming zal
gelden dat de lijn MT – college – advies/inspraak – college – oriënterende Raad –
besluitvormende Raad moet worden gevolgd. De doorlooptijd die hiermee gemoeid is, is te
lang.
2.9 Relatie met andere projecten:
Dit project maakt samen met het Project Sturing, Regie en Ondersteuning en het Project
Dienstverlening deel uit van het Programma Sociaal Domein.
Voor de beleidsnotitie (deel 2) wordt vanuit dit project input gevraagd vanuit het project
Dienstverlening, zodat de ervaringen van het sociaal team proactief kunnen worden
verwerkt.
Daarnaast heeft dit project ook een relatie met het Project BORG 2018, vanwege de
ambitie om als gemeente nadrukkelijk een rol te spelen voor inwoners met een (grote)
afstand tot de arbeidsmarkt.
Verder is er een relatie met de BOCE-uitvoeringsagenda 3D, het de DrentsePilot Jeugdzorg,
de Arbeidsmartkregio en de agenda van de Vereniging Drentse Gemeenten.
2.10 Relatie met andere ontwikkelingen:
Periodiek vindt vanuit de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling een evaluatiegesprek met
Welzijnsgroep Andes plaats en wordt gewerkt aan een verandering die past bij de
ontwikkelingen in het sociaal domein. Van belang is dat hierin geen keuzes of afspraken
worden gemaakt die niet in lijn zijn met dit project.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
44
Hoofdstuk 3: Activiteiten
3.1 Algemeen



Benodigde uren voor projectleiderschap (inclusief overleggen): 8 uur per week.
Benodigde uren voor projectoverleg inclusief voorbereiding per projectlid: 1,5 uur per
week
Benodigde uren voor trekkerschap ‘deelprojecten’: per onderwerp ½ uur per week
3.2 Inventarisatiefase
Desk research
Groep 1a - Jan, Lucy, Jaap Gorseling
Groep 1b - Jan, Lucy, Feitze, Femmia, Petra Raaijen
Onderwerpen groep 1a:
 Eigen kracht
 Bestaande nota’s
 Al gemaakte beleidskeuzes (o.a. Regenboogmodel/BORG)
 Wettelijke vereisten
 Gemaakte afspraken (RTA)
 Aanpalende beleidsterreinen
1.1
Activiteiten deskresearch groep 1a
 Deskresearch (intern) waarbij een inventarisatie wordt gemaakt van de
bestaande beleidsnota’s , wettelijke vereisten, gemaakte afspraken en politieke
beleidskeuzes.
Fasering
 Verdeling van de verschillende beleidsnota’s, wettelijke vereisten, gemaakte
afspraken en politieke beleidskeuzes. Waarbij ieder projectlid kijkt naar de
relevante beslispunten. Voor sommige collega’s zal dit vanuit hun eigen
beleidsontwikkeling moeten gebeuren.
Projectstrategie
 Verwerking van relevante beslispunten in een samenvatting met daarin de
belangrijkste actiepunten benoemd die van invloed zijn op de te schrijven
beleidsnotitie.
Benodigde ureninzet
25 uur
Onderwerpen groep 1b:
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
45





1.2
Voorbeelden/documenten andere gemeenten
Cliëntenparticipatie en vertrouwenspersoon
Nalopen van bestaande protocollen (bijvoorbeeld van welzijnsgroep Andes), o.a. OGGZ,
Huiselijk Geweld
Handreikingen (o.a. vanuit VNG) toetsen op bruikbaarheid voor ons
Welke subsidiemogelijkheden zijn er (voor ons c.q. samenwerkingspartners)
Activiteiten deskresearch groep 1b
 Deskresearch (extern) naar voorbeelden van andere gemeenten. Bijvoorbeeld
rond de vertrouwenspersoon (zie stuk Wmo-raad) en cliëntenparticipatie (zie
notitie cliëntenbeleid vanuit de Drentse pilot Jeugdzorg). Verder kijken naar de
handreikingen van de VNG en het nalopen van bestaande protocollen.
Fasering
 Verdeling van deze externe deskresearch naar de verschillende leden, waarbij
sommige collega’s vanuit hun eigen beleidsterrein de informatie gaan leveren.
Projectstrategie
 Verwerking van de relevante informatie, voorbeelden en ontwikkelingen in een
samenvatting met daarin de belangrijkste actiepunten benoemd, die van invloed
zijn op de te schrijven beleidsnotitie.
Benodigde ureninzet
25 uur
Groep 2 -Feitze, Lucy, Anja, Roos
Onderwerpen:
 Wat is er voor 24-uurs bereikbaar, spoed en crisis
 Welke indiceringsmogelijkheden (protocollen) zijn er?
1.1
Activiteiten deskresearch groep 2
 In kaart brengen wat er in het hele sociale domeinis aan 24-uurs bereikbaarheid,
crisisdiensten en indiceringsafspraken (Jeugd, Wmo, CIZ, Participatie, Passend
Onderwijs HIT)
Fasering
 Na de inventarisatie van de 24-uursbereikbaarheid/crisisdiensten (gereed half
mei), kunnen van half mei tot begin juni hierin keuzes worden gemaakt ( in de
fase van oordeelsvorming). De resultaten hiervan zullen worden opgenomen in
de beleidsnotitie.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
46

Na de inventarisatie van de indiceringsafspraken (gereed half mei), wordt dit
verder opgepakt/hierin keuzes gemaakt in het deelproject ‘indicering/toegang’
van Geke. De resultaten hiervan zullen worden opgenomen in de beleidsnotitie.
Projectstrategie
 Op basis van de inventarisatie bekijken of, en zo ja, wat er efficiënter kan; met
inachtneming van wat er minimaal op 1 januari 2015 moet staan.
Benodigde inzet
32 uur
Groep onderzoek –Lucy, Ilona, Feitze, Geke
Onderwerpen:
 PGB's onderzoeken waar dat echt nodig is en hoe anders oplossen
 Cliëntondersteuning
 Dubbelingenen hiaten in aanbod
 In kaart brengen van huidige contracten, subsidies en andere contractuele afspraken en
nieuw subsidiebeleid inclusief opzegtermijn en/of mogelijkheid van voortijdige
beëindiging en voorwaarden voor opzegging en/of voortijdige beëindiging.
1.1
ActiviteitenPGB’s
 Onderzoeken in welke gevallen PGB’s echt nodig zijn en indien dat niet het geval
is, hoe de zorg het best beschikbaar kan komen.
Fasering
 Op basis van regelgeving in kaart brengen of bepaalde gevallen zijn waarin PGB’s
noodzakelijk zijn.
 In kaart brengen waar PGB’s de meest wenselijke vorm is
 Als er gelet op bovenstaande geen noodzaak is aangetoond in kaart brengen op
welke manieren de zorg (Zorg in natura) ook beschikbaar kan komen ten
behoeve van de vraag.
Projectstrategie
 Het is logisch eerst met de regelgeving te beginnen en daarna ervaringen te
inventariseren. Mocht blijken dat PGB’s niet noodzakelijk zijn dan in kaart
brengen op welke manieren de zorg ook beschikbaar kan komen (Zorg in natura).
 Op basis van een gesprek met de kleine zorgaanbieders is al een optie besproken.
Deze is goed ontvangen.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
47
Benodigde ureninzet
 Plusminus 8 uur.
1.2
Activiteiten cliëntondersteuning
 In kaart brengen welke cliëntondersteuning op dit moment wordt geboden, voor
wie en door wie.
 In kaart brengen hoe dit wordt gefinancierd
 In kaart brengen of er sprake is van overlap en/of hiaten
 In kaart brengen hoe we cliëntondersteuning licht kunnen organiseren om zware
zorg te voorkomen
Fasering
 Eind maart in gestart met het inventariseren van de praktische vormen van
cliëntondersteuning voor de Wmo, Jeugdzorg en Werk en Inkomen. Naar
aanleiding daarvan wordt door de VDG werkgroep een aantal scenario’s
geleverd die daarna (op basis een bespreking met de AWBZ-projectleiders)
bijgesteld kunnen worden.
 Ten aanzien van de voortgang van de invulling van de cliëntondersteuning geldt
dat het ministerie, het transitiebureau en MEE Drenthe geïnformeerd moet
worden (eis staatssecretaris VWS).
Projectstrategie
 Momenteel wordt door de VDG (in opdracht van de bestuurders) door de
ambtelijke werkgroep cliëntondersteuning 2015 een inventarisatie uitgevoerd.
De werkgroep zal eind mei 2015 een aantal concept scenario’s opleveren die
gebruikt kunnen worden.
 Door gebruik te maken van deze inventarisatie en de scenario’s wordt veel tijd
gewonnen en dubbel werk voorkomen.
Benodigde ureninzet
 Plusminus 10 uur.
1.3
Activiteitendubbelingen/hiaten zorgaanbod
 Het huidige (zorg)aanbod inventariseren
 Dubbelingen in dat aanbod in beeld brengen
 Eventuele hiaten benoemen
 In beeld brengen of er al op een andere manier in de hiaten lijkt te zijn voorzien
Fasering
 Gelet op de omvang van deze activiteit (AWBZ/Wmo, Jeugdzorg en Participatie)
is het wenselijk per decentralisatie te gaan inventariseren. Als het beeld
“compleet” is worden de activiteiten “op elkaar gelegd”en worden de
dubbelingen en de hiaten in beeld gebracht. Daarna zal op een aantal hiaten
dieper ingegaan moeten worden.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
48
Projectstrategie
 Het is verstandig voor iedere decentralisatie een persoon verantwoordelijk te
maken om het aanbod te inventariseren. Daarna zal in gezamenlijkheid (een
sessie van een dagdeel) de dubbelingen en hiaten in beeld gebracht worden.
Benodigde ureninzet
 Plusminus 24 uur (8 uur per “decentralisatie”) nodig.
1.4
Activiteiten contracten en subsidies
 In kaart brengen van huidige contracten, subsidies en andere contractuele
afspraken. Met als resultaat: overzicht van en inzicht in huidige contracten, de
opzegtermijnen inclusief de daaraan verbonden voorwaarden en de
mogelijkheden en voorwaarden voor voortijdige beëindiging.
Fasering
 Op basis van de crediteurenadministratie in kaart brengen aan welke
leveranciers in 2013/begin 2014 geld is uitgegeven in het kader van het sociaal
domein.
 Op basis van het contractenregister inventariseren welke contractuele afspraken
er zijn in het kader van het sociaal domein.
 De hiaten tussen de bovenstaande punten (waar geven we geld aan uit en waar
staat een contract/subsidie tegenover) in beeld brengen. Daarbij achterhalen of
hier wel een contract/subsidie aan ten grondslag ligt (en dus nog niet in het
contractenregister is opgenomen) of constateren dat het contract inmiddels is
verlopen en hier geen geld meer aan wordt uitgegeven.
Projectstrategie
 Het is een logische stap om eerst te inventariseren aan welke partijen hoeveel
geld wordt uitgegeven. Door vervolgens te inventariseren welke
contracten/subsidies hieraan ten grondslag liggen worden de contractuele
afspraken inzichtelijk.
Benodigde ureninzet
 Plusminus 18 uur.
Prioritering thema’s –Geke, Jan, Ilona
1.1
Activiteiten
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
49

Het in kaart brengen van de activiteiten welke wettelijk gezien moeten gebeuren
en wat wenselijk is, maar ook later kan. Met als resultaat: prioritering met advies
over wat op te pakken voor en na 1-1-2015.
Fasering
 Op basis van de inventarisatie van de activiteiten een tijdsplanning opstellen in
een werkbaar Excel document (balkenplanning).
Projectstrategie
 Door de geïnventariseerde activiteiten inzichtelijk te maken in een
balkenplanning, ontstaat er een helder beeld van de nog te nemen stappen.
Benodigde ureninzet
 Plusminus 12 uur.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
50
3.3. Fasse oordeelsvorming
Groep (gemeentelijke) regelgeving – Feitze, Geke, Femmia
Onderwerpen:
 1 verordening komen voor Wmo 2015 en Jeugd?
 Zo ja, screenen samenvoeging modelverordeningen Wmo 2015 en Jeugd
 Beoordelen welke subsidies kunnen worden aangevraagd
1.1
Activiteiten
 Uitzoeken of het wettelijk gezien mag dat er één verordening komt voor Wmo en
Jeugd en zo ja, de modelverordeningen screenen of samenvoeging
mogelijk/wenselijk is.
 Uitzoeken welke subsidies kunnen worden aangevraagd ten behoeve van dit
project.
Fasering
 De mogelijkheid/wenselijkheid van één integrale verordening moet worden
onderzocht (half mei gereed; als de modelverordening Wmo er tenminste snel
komt), alvorens de verordening wordt geschreven. Vóór 1 november moet de
verordening door de raad zijn vastgesteld. Rekening houdend met inspraak e.d.
moet de verordening eind juni ‘ambtelijk gereed zijn’.
 In de inventarisatiefase wordt onderzocht welke subsidiemogelijkheden er zijn. In
deze fase wordt bekeken welke subsidies kunnen/zullen worden aangevraagd.
Projectstrategie
 Gezien deze tijdsdruk scherp zijn of het ene traject niet remmend werkt voor de
andere verordening. Daarnaast gebruik maken van evt. ontwikkelingen hierin in
de Drentse Pilot Jeugdzorg.
 M.b.t. subsidies moet worden aangegeven welke subsidiemogelijkheden er
bruikbaar zijn voor ons project.
Benodigde ureninzet
20 uur.
Groep 1a algemeen - Geke, Lucy, Feitze, Roos, Jan, Project DV, Project SRO, Femmia
Onderwerpen (waar nodig discussie- en brainstormsessies organiseren!):
 Cliëntenondersteuning
 Cliëntenparticipatie
 Vertrouwenspersoon Wmo-raad en plicht jeugdzorg
 Winstwaarschuwing m.b.t. financiën nieuwe taken, nieuw geld
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
51

Relaties met aanpalend beleid, vrijwilligersbeleid, subsidiebeleid, Project Mobiliteit &
Voorzieningen
 Toegang, indicering, hoe omgaan met (2e lijns)org die niet in ST zitten en waar je wel
aansluiting mee wil hebben (o.a. AMHK, politie), PoD, Participatieladder, ZRM,
adviseren over keuze protocollen sociaal team, wat betekent 1 gezin – 1 plan – 1
regisseur
 Keuze wat als algemene voorziening en wat maatwerk regelen
 Uitgangspunt bepalen over 4 leefgebieden, 3 sociale teams
 Uitgangspunt bepalen over de 24-uurs anonieme telefonische hulpdienst
1.1
Activiteiten cliëntondersteuning
 Keuze maken uit de scenario’s (soort cafetariamodel) vanuit de VDG-werkgroep
cliëntondersteuning en de eigen informatie.
 Afhankelijk van de keuze de cliëntondersteuning geheel, gedeeltelijk of niet te
continueren bij MEE.
 Indien gekozen wordt om de cliëntondersteuning deels of niet te continueren bij
MEE, moet gekozen worden op welke wijze deze ondersteuning dan wel wordt
vormgegeven.
Fasering
 Op basis van de keuzes zou duidelijk moeten zijn wat er ingekocht en
gerealiseerd moet worden voor de onafhankelijke cliëntondersteuning voor 1 juli
2014 en welk deel van deze cliëntondersteuning we bij MEE willen ‘inkopen’.
 Afhankelijk van de keuze moet ook duidelijk worden op welke wijze de
contractering wordt vormgegeven.
Projectstrategie
 De voorbereiding vindt in Drents verband plaats. Het resultaat daarvan is een
soort van cafetariamodel met diverse scenario’s, waaruit gemeenten zelf een
keuze kunnen maken.
 De middelen voor de cliëntondersteuning zijn de zo genoemde MEE-middelen. Op
basis van afspraken tussen de VNG, het ministerie van VWS en MEE zijn
gemeenten verplicht tijdig aan te geven of ze de cliëntondersteuning via MEE
wensen (deels) te continueren.
 Als we er voor kiezen om de ondersteuning deels of geheel niet te continueren via
MEE, zal dit op een andere manier moeten worden geregeld.
Benodigde ureninzet
 40 uur.
1.2a
Activiteiten cliëntenparticipatie
 Op basis van de inventarisatiefase keuze maken op welke wijze de
cliëntparticipatie kan worden vormgegeven (meerdere scenario’s).
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
52

Op basis van deze initiële keuze in gesprek gaan met of advies vragen aan de
Wmo-raad en bestaande cliëntraden over de uiteindelijke te kiezen vorm en wijze
van cliëntenparticipatie.
Fasering
 Voor half september 2014 moet duidelijk zijn op welke wijze we de
cliëntenparticipatie gaan vormgeven.
 Deze wijze kan dan worden meegenomen in de beleidsnotitie (deel 2).
Projectstrategie
 Idealiter zouden Wmo-raden en bestaande cliëntenraden al vooraf betrokken
worden bij de gedachtenvorming over de cliëntenparticipatie. De tijd hiervoor
ontbreekt.
 Daarom is ervoor gekozen om voorwerk te verrichten en vervolgens de mogelijke
scenario’s voor te leggen aan de Wmo-raden en bestaande cliëntenraden.
Benodigde ureninzet
 20 uur.
1.2b
Activiteiten vertrouwenspersoon
 Op basis van de inventarisatiefase keuze maken hoe de functie van
vertrouwenspersoon wordt ingevuld; dit kan op meerdere manieren zijn.
Fasering
 Voor 1 juli 2014 (?) moet duidelijk zijn op welke wijze we de functie van
vertrouwenspersoon (eventueel inclusief ombuds- en, klachtfunctie) gaan
invullen.
 De Wmo-raad moet worden betrokken bij de invulling.
 Deze wijze kan dan worden meegenomen in de beleidsnotitie (deel 2) en de
Verordening(en) Wmo en/of Jeugd.
Projectstrategie
 Op dit moment zijn er diverse ‘regelingen’ waar mensen terecht kunnen als zij
vinden dat er iets mis gaat. Daarom is het idee gekomen om dit zo mogelijk te
bundelen tot één functie.
Benodigde ureninzet
 20 uur.
1.3
Activiteiten winstwaarschuwing
 Inzichtelijk moet worden welke financiële risico’s we lopen en hoe we hierop
kunnen anticiperen.
 Het resultaat hiervan moet benoemd worden in de beleidsnotitie (deel 1).
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
53
Fasering
 Begin juni 2014 moet inzicht zijn verkregen.
 Voor 1 juli 2014 moet de beleidsnotitie (deel 1) klaar zijn.
Projectstrategie
 Doel is om de opdrachtgever en het bestuur tijdig te informeren, zodat
maatregelen kunnen worden genomen.
Benodigde ureninzet
 15 uur.
1.4
Activiteiten aanpalend beleid
 Beoordeeld moet worden welke relatie met het aanpalend beleid van belang zijn
voor ons project en een plek moeten krijgen in de beleidsnotitie deel 1 en 2.
Fasering
 Begin juni 2014 moet duidelijkheid zijn verkregen.
 Voor 1 juli 2014 moet de beleidsnotitie (deel 1) klaar zijn.
Projectstrategie
 Er liggen veel relaties met aanpalend beleid. Daarom is het nodig om inzicht te
krijgen en te bepalen wat wel en niet van belang is voor ons project en de
beleidsnotities.
Benodigde ureninzet
 20 uur.
1.5
Activiteiten toegang, indicering, relatie met aanbieders en andere partijen die niet
rechtstreeks zijn betrokken bij sociaal team
 Er moet een oordeel gevormd worden over de toegang (in de breedste zin) tot
het sociale domein.
 Er moet een afwegingskader (indicatieprocedure) worden opgesteld voor de
ondersteuning op basis van het regenboogmodel en wettelijke vereisten.
 Er moet een oordeel worden gevormd over de samenwerking met aanbieders en
andere partijen die niet rechtstreeks zijn betrokken bij de sociale teams.
Fasering
 Voor 1 september 2014 moet duidelijkheid zijn verkregen over de toegang en het
afwegingskader. Op dit onderdeel is veel afstemming nodig.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
54


Voor 1 oktober 2014 moet duidelijkheid zijn over de samenwerking met
aanbieders en andere partijen die niet rechtstreeks zijn betrokken bij de sociale
teams.
NB. Vanuit de projecten SRO en DV is dringend behoefte aan duidelijkheid over
de toegang. Afgesproken is dat dit punt naar voren worden gehaald. Zo
mogelijk duidelijkheid voor 1 juni 2014.
Projectstrategie
 De toegang inclusief de ‘indicering’ levert veel vragen op. Er bestaan veel
verschillende beelden over. Daarom is een dringend beroep gedaan op ons
projectteam om hier op korte termijn duidelijkheid over te geven, omdat de
andere projecten hiervan afhankelijk zijn. Het is onmogelijk om het
afwegingskader al op korte termijn klaar te hebben, echter voor de toegang is dit
(globaal) misschien wel mogelijk.
 Het afwegingskader moet het praktisch handvat worden van het
regenboogmodel voor de sociale teams. Het is van groot belang dat hier
voldoende aandacht aan worden besteed.
 De toegang krijgt een plek in de beleidsnotitie deel 1 en 2 en het afwegingskader
krijgt een plek in de Verordening Wmo en/of Jeugd.
Benodigde ureninzet
 200 tot 250 uur.
1.6
Activiteiten bepalen algemene voorziening en maatwerkvoorziening.
 Er moet een oordeel zijn gevormd over bestaande en nieuwe taken welke als
algemene voorziening en welke als maatwerkvoorziening worden aangemerkt.
 Hierin wordt (waarschijnlijk) een fasering aangebracht (2015 of later).
Fasering
 Half september 2014 moet het oordeel zijn gevormd.
 Het resultaat krijgt een plek in de beleidsnotitie deel 2 en in de Verordening Wmo
en/of Jeugd.
Projectstrategie
 In de nieuwe wetgeving is redelijk eenduidig een keuze gemaakt voor algemene
voorzieningen (ook wel vrij toegankelijke voorzieningen genoemd) en
maatwerkvoorzieningen (ook wel bekend als individuele of niet vrij toegankelijke
voorzieningen). Op basis hiervan is het nodig om een oordeel te vormen welke
bestaande en nieuwe taken als algemeen of maatwerk moeten worden
aangemerkt.
 Omdat het regenboogmodel de basis vormt, is de ambitie om zoveel mogelijk
ondersteuning ‘algemeen’ te laten zijn en geen maatwerk. Deze ambitie zal
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
55
waarschijnlijk niet op 1 januari 2015 volledig kunnen worden gerealiseerd.
Daarom is een fasering noodzakelijk.
Benodigde ureninzet
 40 uur.
1.7
Activiteiten uitgangspunt bepalen over aantal sociale teams in relatie tot de 4
leefgebieden
 Er moet een oordeel gevormd worden over het aantal sociale teams in onze
gemeente in relatie tot de door Raad vastgestelde 4 leefgebieden.
Fasering
 Voor 1 juni 2014 moet duidelijkheid zijn verkregen over het aantal sociale teams.
 Het resultaat moet worden verwerkt in de beleidsnotitie deel 1 (deze moet op 1
juli 2014 zijn vastgesteld).
Projectstrategie
 Omdat het de bedoeling is om zo snel mogelijk – naast de pilot sociaal team
Nieuw-Buinen – te beginnen met sociale teams in de andere leefgebieden, is het
van belang om zo snel mogelijk duidelijkheid te krijgen over het aantal sociale
teams.
 5 organisaties hebben een plan ingediend voor het trekkerschap van de sociale
teams in de andere leefgebieden. Op basis van hun gebiedsverkenning en –
inventarisatie zijn zij tot de conclusie gekomen dat er goede argumenten zijn
voor 3 teams en dus de leefgebieden Borger en omstreken en Exloo/Odoorn en
omstreken te ‘bedienen’ vanuit 1 sociale team.
Benodigde ureninzet
 15 uur.
1.8
Activiteiten uitgangspunt bepalen over 24-uurs telefonische anonieme hulpdienst
 Er moet een oordeel gevormd worden over de vormgeving van de 24-uurs
telefonische anonieme hulpdienst, nu bekend onder de naam Sensoor.
Fasering
 Voor 15 september 2014 moet duidelijkheid zijn verkregen hoe we deze
anonieme hulpdienst gaan vormgeven.
 Het resultaat moet worden verwerkt in de beleidsnotitie deel 2
Projectstrategie
 De keuze is nodig tussen voortzetten van de landelijke dienst (Sensoor) of lokale,
regionale dan wel provinciale invulling hiervan.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
56
Benodigde ureninzet
 20 uur.
Groep 1b Wmo/participatie- Lucy, Geke, Ilona, Heleen, Eveline (Coevorden), Sylvia
(Emmen), Femmia, Job, Hildo, Martin Hoogerkamp (Emmen)
Onderwerpen:
 Keuze voor wat de gemeente gaat inkopen voor Wmo 2015
 Kleinschalige zorgaanbieders pgb’s
 Overgangsrecht Wmo
 Mantelzorg (waardering), Minimabeleid, afschaffing Wtcg/CER, webshop
 Arbeidsmarkt – inrichten leer- werkbedrijf overheid, onderwijs, ondernemers
(SW/Sociale Zaken), samenwerking en particuliere markt of preferredsupplier, beschut
werken (dagbesteding, leerwerkbedrijven), aansluiting jeugd - arbeidsmarkt
 Sociale zaken wat lokaal en regionaal organiseren
1.1
Activiteiten wat in te kopen voor Wmo 2015
 Kiezen wat er wordt ingekocht voor de Wmo in 2015 ten aanzien van bestaande
en nieuwe taken.
Fasering
 Op basis van het onderzoek en de beoordeling daarvan zou duidelijk moeten zijn
wat er ingekocht moet worden voor de bestaande en nieuwe taken.
 De doelgroep komt steeds beter in beeld. Zodra de doelgroep in beeld is kunnen
er keuzes worden gemaakt.
Projectstrategie
 Binnen de inkoop wordt onderscheid wordt gemaakt naar algemene, maatwerk
en specialistische voorzieningen.
 Bij de inkoop wordt uitgegaan van resultaatsgebieden.
 Mede gelet op het gezamenlijk ingezette traject met de gemeente Coevorden is
afstemming noodzakelijk. Tevens is al een aantal uitgangspunten opgesteld en
besproken met de aanbieders.
Benodigde ureninzet
 105 uur.
1.2
ActiviteitenPGB’s en kleinschalige zorgaanbieders.
 Geoordeeld moet worden hoe om te gaan met PGB’s en kleinschalige
zorgaanbieders.
Fasering
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
57


Omdat PGB mogelijk blijft, maar alleen indien ZIN geen oplossing biedt
(bewijslast ligt bij cliënt), moet dit uitgangpunt worden uitgewerkt en
gecommuniceerd. Dit gelet op de gevolgen voor de kleinschalige zorgaanbieders
Op basis van de resultaten van het gesprek met de kleinschalige zorgaanbieders
overgaan tot uitwerking van het uitgangspunten dat kleinschalige
zorgaanbieders worden gecontracteerd waarbij uit wordt gegaan van
resultaatsgebieden, er afspraken worden gemaakt over kwaliteitseisen en
waarbij samenwerking wordt gestimuleerd.
Projectstrategie
 Omdat zowel voor cliënten als de gemeente het behoud van kleinschalige
zorgaanbieders belangrijk is, is het van groot belang in het proces hen te blijven
betrekken. Omdat de verhouding PGB en ZIN zal veranderen en dit gevolgen
heeft voor zowel de klant als de aanbieder is vroegtijdige communicatie
onontbeerlijk. Op dit terrein wordt intensief samengewerkt met de gemeente
Coevorden.
Benodigde ureninzet
 100 uur.
1.3
Activiteiten overgangsrecht AWBZ/Wmo
 Opstellen en vaststellen overgangsrecht AWBZ/Wmo
Fasering
 Nadat op basis van de resultaten van de inventarisatie (omvang en duur van de
beschikkingen/indicatie) en het opgestelde overgangsrecht een voorstel is
geformuleerd moet het overgangsrecht worden vastgesteld door het college.
 Afhankelijk van de duur van de overgangstermijn moet na vaststelling van het
recht gestart worden met de herbeoordeling van de cliënten.
 T.a.v. de hulp bij het huishouden is de wettelijke verankering gewijzigd.
Projectstrategie
 Er wordt met name ingezet op een verantwoorde maatwerkvoorziening voor
mensen die niet op eigen kracht de voor hun noodzakelijke hulp/ondersteuning
kunnen (laten) realiseren. Een belangrijk doel hierbij is de financiële beperkingen
die door het rijk worden opgelegd voor de klant zo goed mogelijk op te vangen.
 Omdat de verplichtingen van een gemeente afhankelijk zijn van de inhoud van de
verleende beschikking kan de gemeente te maken krijgen met lange
overgangstermijnen. Voor de AWBZ-taken die worden overgeheveld geldt een
maximale overgangstermijn van 1 jaar, voor de Wmo (hulp bij het huishouden)
moet de gemeente deze zelf vaststellen.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
58
Benodigde ureninzet
50 uur.
1.4
Activiteiten mantelzorg en dergelijke
 Mantelzorg
 Minimavoorzieningen/Webshop
 Maatwerkregeling (afschaffing Wtcg/CER)
Fasering
 Het doel van de Wmo is het mogelijk maken voor mensen om langer thuis te
kunnen blijven wonen en te participeren. Ondersteuning van mangelzorgers en
zorgvrijwilligers is dan ook onontbeerlijk. De huidige ondersteuning met kritisch
op nut en noodzaak gescreend worden en moet indien nodig aangepast worden
aan de eisen. Daarnaast moet duidelijk worden welke waardering de gemeente
wil geven aan mantelzorgers (nu nog mantelzorgcompliment).


Inmiddels is aan een externe partij opdracht gegeven een onderzoek te doen
naar de invoering van een webshop. Gedurende dit proces worden tevens de
minimavoorzieningen tegen het licht gehouden.
De “maatwerkvoorziening” maakt onderdeel uit de van de BOCE
uitvoeringsagenda. Gedurende aan dit proces worden lokaal afwegingen
gemaakt.
Projectstrategie
 Op dit onderdeel is sprake van samenhang met andere (aanpalende)
beleidsterreinen.
Benodigde ureninzet
 70 uur.
1.5
Activiteiten onderwijs/arbeidsmarkt
Op basis van de vastgestelde uitgangspunten (meedoen naar vermogen en de
regenboog)keuzes maken met betrekking tot:
 datgene wat de gemeente ziet als haar taak bevordering van de aansluiting van
het onderwijs(vanaf het praktijkonderwijs) en de arbeidsmarkt
 het inrichten van lokale/gemeentelijke leerwerkbedrijven
 het inrichten/organiseren van arbeidsmatige dagbesteding in combinatie met de
te vormen leerwerkbedrijven (voor de doelgroepen met een beperkte
belastbaarheid/verdiencapaciteit)
 de te vormen regionale uitvoeringsorganisatie (onder andere backoffice sociale
zaken).
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
59
Fasering
 Nadat de inventarisaties en de oordeelsvorming heeft plaatsgevonden in overleg
met de verschillende (externe) partijen komen tot positiebepaling op
bovenstaande vier punten.
 In een vroeg stadium de betrokken (externe) partijen meenemen in het proces.
Onder meenemen moet worden verstaan; onze ideeën toetsen en input vragen.
Projectstrategie
 In verband met de lokale, regionale en provinciale afhankelijkheden is het van
belang dat de het overleg/samenwerking met de betreffende partijen op een
transparante manier vorm krijgt. Het communicatieplan (met name voor de
externe) is hierbij van belang.
 Gelet op de ontwikkelingen binnen een van onze grootste
samenwerkingspartners (Gemeente Emmen) mag verwacht worden dat daar
efficiënt gebruik gemaakt van kan worden.
Benodigde ureninzet
 225 uur.
Groep 1c Jeugd/Onderwijs - Feitze, Jan, Roos, Lucy, Geke, Petra, Anja
Onderwerpen:
 Integratie CJG in sociale teams: aanbieders jeugd - CJG voorliggend veld – inhoudelijke
aansluiting
 Aansluiting jeugd en onderwijs en arbeidsmarkt -> ‘hou mensen op school waar ’t goed
werkt’
 Ondersteuningsplan passend onderwijs
 Crisisdienst, spoed en 24-uursbereikbaarheidsdienstenen
1.1
Activiteiten CJG en 24-uurs bereikbaarheid en dergelijke
 In lijn met de opdracht van CJG-coördinator Roos Jelier m.b.t. de integratie van
het CJG in de sociale teams, hierin keuzes maken. De resultaten hiervan zullen
(voor zover bekend) worden opgenomen in de beleidsnotitie.
 Na de inventarisatie van de 24-uursbereikbaarheid/crisisdiensten kunnen hierin
keuzes worden gemaakt. De resultaten hiervan zullen worden opgenomen in de
beleidsnotitie.
Fasering
 In juni wordt de beleidsnotitie geschreven.
 De resultaten m.b.t. de integratie van het CJG, voor zover dan bekend, worden in
de beleidsnotitie opgenomen.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
60

Van half mei tot begin juni worden keuzes gemaakt m.b.t. de 24uursbereikbaarheid/crisisdiensten; de resultaten hiervan zullen in de
beleidsnotitie terugkomen.
Projectstrategie
 Enerzijds gebruik maken van ontwikkelingen hierin in de Drentse Pilot Jeugdzorg.
Anderzijds afhankelijk van deze ontwikkelingen (ook in BOCE-verband).
Benodigde ureninzet
100 uur
1.2
Activiteit aansluiting onderwijs/arbeidsmarkt en ondersteuningsplannen
onderwijs
 Voor het onderdeel aansluiting jeugd, onderwijs en de arbeidsmarkt, zal na de
inventarisatie een standpunt met actiepunten worden benoemd.
 Voor het Ondersteuningsplan Passend Onderwijs (P.O. en V.O.) zal rond
Leerplicht, Thuiszitters, HIT een standpunt met actiepunten worden benoemd.
Fasering
 In een tweetal bijeenkomsten zal met betrokken personen worden gesproken om
een standpunt te bepalen
Projectstrategie
 Met de inventarisatie zullen bepaalde kaders duidelijk worden. Op basis van deze
kaders en de toekomstige ontwikkelingen is het noodzakelijk om bestaande
uitgangspunten aan te passen en in een breder perspectief te bekijken.
Benodigde ureninzet
30 uur, gedurende 3 weken.
Groep interne en externe afstemming –Jan, Hildo, Femmia, Geke, Lucy
Onderwerpen:
Intern:
 Interne bijeenkomst organiseren voor afstemming
 Collega's uit het veld betrekken als klankbord
 Verbinden met project BORG
Extern:
 Bijeenkomst organiseren met 1e en 2e lijns zorgaanbieders
 Samenwerkende partners uitnodigen en informeren
 Gesprek met vertegenwoordiging van cliënten
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
61



1.1
Overleg met Jeugd en CJG partners over subsidies i.r.t. inbedding jeugdzorg in sociaal
team
In gesprek gaan met SW bedrijven om mogelijkheid te onderzoeken van aanbesteden of
inbesteden
Afstemmingsgesprekken met onderwijs i.r.t . passend onderwijs, leerlingenvervoer,
leerplicht, thuiszitters (beleidsnotitie leidend laten zijn voor ondersteuningsplannen
passend onderwijs).
Activiteit
 Interne en externe communicatie over de inventarisatie en het
oordeelsvormingsproces.
Fasering
 Als onderdeel van het communicatieplan (Sociaal Domein) worden de
verschillende bijeenkomsten geïnventariseerd.
Projectstrategie
 Niet alleen de communicatie over het proces, maar ook is de interne en externe
input noodzakelijk om tot een goed oordeel te komen. Daarnaast is het
belangrijk om na te denken wat de doelgroep is en wat de boodschap zal zijn.
Benodigde ureninzet
200 uur, gedurende 8 weken.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
62
3.4 Fase opstellen en vastleggen
Groep beleidsnotitie –Geke, Jan, Feitze, Ilona (planning), Jan Boersma
1.1
Activiteiten
 Het schrijven en complementeren van de beleidsnotitie, waarbij het eerste deel
voor 1 augustus 2014 is afgerond en het tweede deel voor 1 november 2014.
Fasering
 Het opstellen van een (meerjaren)planning.
 Het daadwerkelijk opstellen van de beleidsnotitie deel 1 en 2, waarbij de nadruk
ligt op de logica van de opbouw, lay-out en tekstuele insteek.
Projectstrategie
 Het opstellen van een (meerjaren)planning is een onderdeel van de
beleidsnotitie. Nadat alle benodigde onderdelen zijn verzameld zal hier een
logisch geheel van moeten worden gemaakt. Daarnaast dient het stuk qua layout en tekstueel kloppend te zijn.
 Deel 1 wordt ter besluitvorming voorgelegd aan het college, waarna het stuk
wordt vrijgegeven voor advies en inspraak. Deel 1 is te beschouwen als een
concept en groeidocument.
 De resultaten van de advisering en inspraak worden verwerkt in deel 2.
 Omdat deel 1 een concept en groeidocument is, zal deel 2 ook moeten worden
vrijgegeven voor advies en inspraak. Gedachte is dat deze periode korter kan zijn,
zodat de besluitvorming door de Raad tijdig kan gebeuren.
Benodigde ureninzet
 100 uur.
Groep politiek besluitvormingsproces incl. inspraak –Jan, aangevuld met
persoon/personen afhankelijk van onderwerp
1.1
Activiteit
 Na het opstellen van de beleidsnotitie zal een begeleidend college- en
raadsvoorstel worden geschreven. Inclusief de adviserende taak van de Wmoraad.
Fasering
 Voor de verschillende fasen zijn we afhankelijk van de vastgestelde termijnen en
politieke doorlooptijden.
Projectstrategie
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
63

De beleidsnotitie zal politiek moeten worden vastgesteld om ten uitvoering te
kunnen overgaan.
Benodigde ureninzet
 8 uur per keer, gedurende 8 tot 10 weken.
Groep verordening/gemeentelijke regelgeving - Geke, Feitze, Renate
Onderwerpen:
 Opstellen verordening Wmo en/of Jeugd
 Opstellen beleidsregels Wmo en/of Jeugd
 Opstellen besluit m.b.t. verstrekkingen en eigen bijdrage e.d. Wmo en/of Jeugd
1.1
Activiteiten opstellen Verordening, beleidsregels en besluit m.b.t. verstrekkingen
en eigen bijdragen Wmo en/of Jeugd
 Op basis van de oordeelsvorming wordt de Verordening en de bijbehorende
beleidsregels en het besluit m.b.t. verstrekkingen, eigen bijdrage opgesteld m.b.t.
Wmo en/of Jeugd.
Fasering
 De verordening(en) moet(en) worden opgesteld en juridisch gecheckt zijn voor
15 september 2014.
 De beleidsregels en het besluit m.b.t. verstrekkingen en dergelijke moet voor half
november 2014 zijn opgesteld en voor 1 december 2014 juridisch zijn gecheckt.
 De conceptverordening moet voor advies voorgelegd worden aan de Wmo-raad
en door de Raad zijn vastgesteld op 1 november 2014.
 De beleidsregels en het besluit moeten door het college worden vastgesteld voor
1 januari 2015.
Projectstrategie
 De verordening(en) moet(en) worden vastgesteld door de Raad, de bijbehorende
beleidsregels en het bijbehorend besluit m.b.t. verstrekkingen e.d. moeten
worden vastgesteld door het college.
 Bij de verordening is de advies- en inspraakprocedure van toepassing.
 Dit maakt het tijdspad erg krap. Het verdient aanbeveling om hier proactief een
afspraak over te maken.
Benodigde ureninzet
 200 uu.
Groep contracten – Ilona, Geke
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
64
Onderwerpen:
 Opstellen Programma van Eisen voor de te maken contractuele afspraken (Wmo,
jeugd/CJG, SW-bedrijven) contractuele afspraken met aanbieders jeugd/cjg voorliggend
veld
 Eisen en wensen formuleren t.b.v. in te zetten vertrouwenspersoon
 Opstellen convenanten/overeenkomsten met 2e lijnszorg organisatie buiten sociale
teams
 Opstellen modelcontract t.b.v. aanbieders (Wmo, jeugd/CJG, SW-bedrijven)
 Afspraken maken met huisartsen
1.1
Activiteiten
 Het voorbereiden en uiteindelijk daadwerkelijk contracteren van het voorliggend
veld, aanbieders jeugd/cjg, Wmo taken, HH, SW bedrijven, vertrouwenspersoon,
2elijns zorgorganisaties buiten sociale teams en huisartsen.
Fasering
 Opstellen programma van eisen - contractuele afspraken met aanbieders
jeugd/cjg voorliggend veld
 Opstellen programma van eisen t.b.v. levering Wmo taken en HH
 Opstellen programma van eisen t.b.v. contractuele afspraken met SW bedrijven
 Eisen en wensen formuleren t.b.v. in te zetten vertrouwenspersoon
 Opstellen convenanten/overeenkomsten met 2e lijnszorg organisatie buiten
sociale teams
 Opstellen modelcontract t.b.v. aanbieders jeugd/cjg, Wmo taken, HH, SW
bedrijven, vertrouwenspersoon, 2elijns
 Afspraken maken met huisartsen t.b.v. indicering en niet doorverwijzing naar
duurste zorg
Projectstrategie
 Eerst dienen de programma’s van eisen voor de verschillende onderdelen te
worden opgesteld. Vervolgens kan aan de hand van de opgestelde programma’s
van eisen contracten/contractuele afspraken worden gemaakt.
Benodigde ureninzet
 350 uur.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
65
Hoofdstuk 4: Organisatie
Projectleider
Geke Rouffaer
Taken:
 Coördinatie van het projectteam Beleid Sociaal Domein
 Lid van het Programmateam Sociaal Domein
 Voortgangsbewaking
Projectleden:
Feitze van Zwol, beleidsmedewerker
Lucy Briggeman, beleidsmedewerker
Jan Kruit, beleidsmedewerker
Geke Rouffaer, beleidsmedewerker
Ilona van der Kaap, inkoopfunctionaris
Roos Jelier, coördinator Centrum voor Jeugd en Gezin
Femmia Haverkamp, Manager Projecten Wedeka Bedrijven/EMCO-Groep
Taken:
 Trekker van een aantal onderwerpen binnen het project
 Medewerker van een aantal onderwerpen binnen het project
 Inbreng van deskundigheid op eigen vakgebied inclusief relevante ontwikkelingen
Projectadviseurs:
Hildo Vogelzang, projectleider BORG 2018
Judith Otte, kwartiermaker sociale teams
Taken:
 Op afroep beschikbaar voor het projectteam
 Inbreng van deskundigheid en dwarsverbanden vanuit eigen projecten
Planning:
Jannie Holthuis, Mark Hoving
Projectondersteuning:
Momenteel via stagiaires, bedoeling is om hiervoor een structurelere oplossing te
realiseren.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
66
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
67
Hoofdstuk 5: Tijdsplanning
In de bijlage staat de volledige planning van de activiteiten en de uren.
Onderstaand wordt voor het project een totaaloverzicht gegeven.
Voor het totale project is nodig:
Totaaloverzicht project beleid sociaal domein (uren)
Nodig
uren
fte
kosten
dekking
Totaal project (34 weken)
3198,0
2,613
Reguliere uren
1459,5 1,19
Tekort
1738,5
1,420
Inhuur externe inkoop
136,0
0,111 € 11.800 (ex BTW)
uitvoeringskosten Wmo
Uitbreiding interne inkoop
272,0
0,222 € 20.300 (ex BTW)
uitvoeringskosten Wmo
Tekort resterend (claim)
1330,5
1,087
Voorstel voor terugdringen tekort
Overige kosten
Communicatie
€ 6.000
Naar personen:
Geke
Lucy
Jan
K.
Totaal
992
362
314
327
372
198
146
Regulier
400
225
0
196
100
85
146
592
137
314
272
113
Tekort
u/week
fte
131
Femmia
0
17,412 4,029 9,235
3,853
8,000 3,324
0,000
0,484
0,107
Petra
R.
0,222 0,092
0,000
Judith
Totaal
Feitze Ilona Roos
0,112 0,257
Jaap
Hildo
G.
Anja
Eveline
Vera
SRO
Heleen
Mark
Sylvia
Job
Martin Renate
Jan
B.
3198
35
0
1459,5
0
136
1738,5
0,000
0,000
4,000
51,132
0,000
0,000
0,111
1,420
28,5
5
11
26
43
20
5
24
9
4
78
5
14
35
Regulier
0
28,5
5
11
26
43
20
5
24
9
4
78
5
14
Tekort
43,5
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
u/week
1,279
0,000
0,000
0,000
0,000
0,000
0,000
0,000
0,000
0,000 0,000 0,000 0,000
fte
0,036
0,000
0,000
0,000
0,000
0,000
0,000
0,000
0,000
0,000 0,000 0,000 0,000
Inmiddels zijn een aantal afspraken gemaakt voor het ‘terugdringen’ van het tekort. Hierin
wordt inzicht gegeven in het programmaplan.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
Sjoerd Totaal
136
43,5
68
Hoofdstuk 6: Begroting
BSD: Beleid sociaal domein
SRO: Sturing, regie &
ondersteuning
DVL: Dienstverlening
10 BSD, uren Geke
11 BSD, uren Lucy
12 BSD, uren JanK
13 BSD, uren Feitze
14 BSD, uren Ilona
15 BSD, uren Roos
16 BSD, uren Judith
17 BSD, uren Hildo
18 BSD, uren Sjoerd
19 BSD, uren proj. SRO
20 BSD, uren Heleen
21 BSD, uren Job
22 BSD, overige ureninzet 11x
23 BSD, inhuur Coevorden
24 BSD, inkoop VSO
25 BSD, inhuur overig
26 BSD, inhuur inkoop
27 BSD, communicatie
28 BSD, uitbreiding inkoop
29 BSD, ondersteuning inkoop
Telling BSD
uren
uren
regulier extra
400
225
314
196
100
85
44
29
0
5
5
78
318
592
137
0
63
272
181
0
0
136
0
0
0
0
€
faciliteren
sociaal
team
projecten
regulier extra
17.143
9.643
13.457
8.400
4.286
3.643
1.886
1.243
0
0
0
0
0
-272
1.799
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
0
0
0
0
0
0
214
214
3.343
13.629
PM
14.443
27.257
11.800
PM
-337
-636
-136
0
0
11.800
6.000
20.300
PM
38.100
6.000
20.300
PM
6.000
77.100
69
73.800
Hoofdstuk 7: Communicatie
Het communicatieplan maakt deel uit van het programmaplan. De taken van dit project
bestaan op het gebied van communicatie uit:
 Input leveren voor het communicatieplan
 Input leveren voor de daadwerkelijke communicatie
 Aanwezig zijn bij en een bijdrage leveren aan bijeenkomsten met interne en externe
partijen
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
70
Hoofdstuk 8: Informatie
Projectoverleg:
Eens per week op maandagochtend van 9.00 tot 10.00 uur (zaal 4 in het gemeentehuis te
Exloo)
Beslisdocumenten:
Nr.
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
Inhoud document:
Contracten overgangsrecht huidige AWBZ-cliënten
Programma van eisen nieuwe contracteringWmo 2015
Programma van eisen hulp bij het huishouden
Programma van eisen Jeugd/CJG voorliggend veld
Beleidsnotitie deel I
Gunningsadvies nieuwe contracteringWmo 2015
Gunningsadvies contracteringhulp bij het huishouden
Beleidsnotitie deel II
Verordening Wmo 2015 en/of Jeugd
Convenanten met huisartsen en aanpalende (1e/2elijns) organisaties
Beleidsregels Wmo 2015 en/of Jeugd
Financieel besluit Wmo 2015 en/of Jeugd
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
Door:
College
College
College
College
College
College
College
Raad
Raad
College
College
College
Moment:
Juni 2014
Juni 2014
Juni 2014
Juni 2014
Begin juli 2014
Eind sept. 2014
Eind sept. 2014
Eind okt. 2014
Eind okt. 2014
November 2014
Begin dec. 2014
Begin dec. 2014
71
Hoofdstuk 9: Risicoanalyse en krachtenveldanalyse
De risicoanalyse en krachtenveldanalyse vinden plaats vanuit het programma. Indien nodig
zal voor dit project een aanvullende risicoanalyse en/of krachtenveldanalyse worden
gemaakt.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
72
Projectplan Dienstverlening
Opdrachtgever
Bestuurlijk: Frits Alberts
Ambtelijk:
Marleen Schulte
Programmamanager:
Projectleider:
Ralf Baas
Wiebren Wijma
Versie 0.6
Becommentarieerd door: Anja, Vera, Mark, Marian, Judith
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
73
Projectdefinitie
Probleem / uitdaging
Hoe kunnen we de sociale teams (hierna:ST’s) faciliteren zodat de teams op 1 januari 2015
berekend is op haar taken?
Aanleiding
Na de visievorming is het noodzakelijk om de opgave van de herziening van het sociaal
domein verder te concretiseren. Een onderdeel van deze concretisering is het opzetten van
ST’s die een cruciale rol zullen vervullen in de hulp- en dienstverlening aan burgers per 1-12015 in het sociale domein.
Deze teams moeten goed gefaciliteerd worden, zodat zij betaalbare en duurzame
oplossingen kunnen realiseren samen met inwoners. Om eventuele kinderziektes in de
aanpak op tijd te signaleren, wordt al op 1 augustus 2014 gestart met de voorgenomen
dienstverlening alsof het 1 januari 2015 is.
Doelstelling
De ST’s zijn per 1 januari 2015 gefaciliteerd om hun taken uit te kunnen voeren.
Hoofdresultaat:
De ST’s hebben op 1 januari 2015 voldoende faciliteiten om hun taken uit te kunnen
voeren.
Deelresultaten:
4. Zorgen voor een goede toeleiding van inwoners naar de ST’s.
e) Naamsbekendheid door PR acties (bijv. flyers advertenties etc.), overeenkomstig het
communicatieplan;
f) Zorgen voor het functioneren van de toegangskanalen (telefoonnummer, mail,
website, balie, post) in de het ST’s;
g) Adviseren over het te kiezen ICT-systeem;
h) Zorgen dat het ict-systeem goed functioneert (koppelen met gemeentesite, corsa
etc., link naar BPR, raadpleegbaarheid van digitale dossiers, applicatiebeheer
regelen, rekening houden met monitoring).
5. Zorgen voor de praktische facilitering van de ST’s:
d) Regelen huisvesting en inrichting met meubilair (ook andere ST’s);
e) Uitrusting sociale team met hulpmiddelen, zoals bijvoorbeeld telefoon;
6. Zorgen voor goed lopende processen:
c) Opstellen productenboek in overleg met ST:
-overzicht op de taken van het ST (welke en hoeveel en wettelijke verplichtingen);
- hoe verloopt het werkproces (stappen beschrijven);
- overzicht van documenten (intake, brieven, formulieren etc.) die nodig zijn voor
het werkproces;
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
74
- voorstel aanleveren bij het MT en college over de plek (telefoon, balie etc.) van de
toegangskanalen tot het ST.
d) Regelen ondersteuning van ST op het gebied van:
- administratieve ondersteuning (financiën en algemeen)
- afspraken met een backoffice op verschillende terreinen voor doorverwijzingen of
advies
Afbakening (wat doen we niet)
De keuze voor de taken die overgaan naar een ST
Het werven en aanstellen van personeel binnen een ST
Inzicht in de caseload van het ST
Effecten
Het ST is in staat om grotendeels zelfstandig, efficiënt en effectief mensen te ondersteunen
waar het nodig is.
Neveneffecten:
- het ST is klantgerichter, staat dichter bij de burger en sluit beter aan bij de behoefte van
de burger;
- meer tijd voor de kerntaken van de hulpverleners, minder administratief gedoe;
- vergroot de kans op verdere decentralisering van gemeentelijke taken;
- het ST genereert nog meer vragen vanuit de inwoners, waardoor de vraag niet meer
voldoende beantwoord kan worden;
- de gemeente kan de regie kwijtraken of juist teveel de regie pakken: "het is van de
gemeente, niet van ons..."
Doelgroep
Het ST Nieuw-Buinen en later de andere ST’s in de gemeente.
Randvoorwaarden
- Op 1 augustus 2014 moeten alle middelen beschikbaar zijn voor het ST om te kunnen
functioneren alsof het 1 januari 2015 is.
- Voor alle sociale teams is een werkbudget beschikbaar vanuit het budget Psychosociaal
van € 30.000,- (kostenplaats 41227 en kostensoort 4343500 en 4343414). Hier moet nog
een collegebesluit over worden genomen.
- Succes blijft altijd afhankelijk van de inzet van de ST leden. Zij moeten continu
gestimuleerd worden om te leren, creatief te zijn en niet vast te roesten in patronen.
Relatie met anderen projecten:
 project Borg;
 mobiliteit en voorzieningen;
 OGGz;
 CJG;
 BOCE-agenda;
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
75






Steunstee
project @ntwoord;
aanpalend beleid, zoals de Lokale gezondheidsnota, sport en cultuur, gezonde leefstijl,
schuldhulp, WMO, kadernota ‘meedoen naar vermogen’;
bezuiningsopdracht gemeente;
Cittaslow
Dit project maakt samen met het Project Beleid en het Project Dienstverlening deel uit
van het Programma Sociaal Domein.
Activiteiten
Activiteiten en fasering
Vooraf moet worden benadrukt dat de start van het project dienstverlening voor een groot
deel afhankelijk is van de input van de projectgroep ‘Beleid sociaal domein’ en de
projectgroep ‘Sturing, regie & ondersteuning’. De projectgroep ‘Beleid sociaal domein’
levert halverwege mei een voorstel aan over de taken die naar de ST’s gaan. Deze
informatie heeft onze projectgroep nodig voor het beschrijven van de werkprocessen en
voor de communicatie. Onze projectgroep komt in nauwe samenwerking met de
projectgroep ‘Sturing, regie & ondersteuning’ met een voorstel over het aantal sociale
teams, de plek en de rol van de backoffice en de wijze waarop de ST’s kunnen worden
bereikt (waar welke toegangskanalen worden ondergebracht). Deze informatie is nodig
voor de verdere inrichting en de bereikbaarheid van de ST’s.
Projectplan
Het concept projectplan wordt op 1 mei 2014 door de projectleider aan de
programmamanager opgeleverd.
De activiteiten, tijdsplanning, benodigde tijd en fasering van de door de projectgroep
‘Dienstverlening’ op te leveren resultaten staan weergegeven in MsProject (Bijlage 1).
Projectstrategie
(Wat is de logica achter de wijze waarop de activiteiten van het project zullen worden
uitgevoerd. Welke keuzen zijn daarin gemaakt en waarom?)
Organisatie
Rollen/Verantwoordelijkheden
Programmamanager:
Projectleider:
Ralf Baas
Wiebren Wijma
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
76
Binnen de projectgroep Dienstverlening zijn 5 werkgroepen opgericht. Elk van deze
werkgroepen heeft een trekker, deelnemers en deelnemers die op afroep beschikbaar zijn.
Projectplan/planning
Trekker:
Deelnemers:
Faciliteiten team
Trekker:
Deelnemers:
Op afroep:
Werkprocessen
Trekker:
Deelnemers:
Op afroep:
Toegangsmiddelen
Trekker:
Deelnemers:
Op afroep:
Back-Office
Trekker:
Deelnemers:
Op afroep:
Wiebren Wijma
Vera van Kesteren
Marian de Jong
Mark Hoving
Jan Kruit
Judtih Otte
Ton Roelofs
Marian de Jong
Anja de Vries
Wiebren Wijma
Henny Homan
Judith Otte
Mark Hoving
Ton Roelofs
Bastiaan Sloots
Janny Holthuis
Judith Otte
Anja de Vries
Marian de Jong
Judith Otte
Communicatie input + middelen
Trekker:
Vera van Kesteren
Deelnemers:
Anja de Vries
Judith Otte
Annette Toepoel
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
77
Begroting
Benodigde uren
Projectgroep leden: Wiebren, Ton, Marian, Vera, Anja, Mark, Judith
De benodigde tijd per lid tot het eind van het jaar is opgenomen in de begroting van het
programmaplan.
Kwaliteit
Kwaliteit van het projectresultaat
Tijd, geld, kwaliteit (in die volgorde) met de deadline 1-1-2015. Kwaliteit staat voorop voor
2017
Communicatie
Communicatie over de inhoud van het project en het projectverloop
Het communicatieplan maakt deel uit van het programmaplan. De taken van dit project
bestaan op het gebied van communicatie uit:
 Input leveren voor het communicatieplan
 Input leveren voor de daadwerkelijke communicatie
 Aanwezig zijn bij en een bijdrage leveren aan bijeenkomsten met interne en externe
partijen
 de inhoud en het verloop van het project wordt in eerste instantie gecommuniceerd
in het programmateam (terugkoppeling en afstemming iedere donderdag door de
projectleider).
 Daar wordt ook bepaald wanneer en hoe de resultaten worden gecommuniceerd
met de opdrachtgever.
 Input voor het ontwikkelen van materialen wordt geleverd door leden van het ST.
Het is dus een interactief proces met het ST.
 De Wmo raad kan evt. gebruikt worden als meelezer van de teksten van
communicatiemateriaal.
Informatie
Projectadministratie
Tot 1 juli door Sanne Wichertjes (Stagiair)
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
78
Overlegvorm en frequentie
Eens per week op maandagmiddag van 14.30 tot 16.00 uur (in de instructieruimte in het
gemeentehuis te Exloo)
Risico management
Risicoanalyse
Deze analyse wordt op programmateamniveau gemaakt..
Krachtenveldanalyse
Deze analyse wordt op programmateamniveau gemaakt.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
79
Bijlage Communicatiematrix – programma Sociaal Domein
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
80
A
ICT EN MONITORING
Doelgroepen
1.
MT
2.
Sociaal team
3.
Klantgroepen
AWBZ/Wmo
MT en
portefeuillehouder
4.
B
Doelgroepen
1.
Doel en boodschap
Informeren over aanpak, planning en
Monitoring
voorbereiden op vraag
ICT
Betrekken bij informatievoorziening en
monitoring
Informeren over consequenties en
Gegevensoverdracht
continuïteit
Wijze van monitoring, mogelijkheden en
keuzes
JURIDISCHE ENTITEIT
Doel en boodschap
2.
Ambtelijk
opdrachtgever
(AOG)
Sociaal Team
Meenemen in keuze m.b.t. juridische
entiteit en opstellen van
mandaten/volmachten/machtigingen,
klachtenregeling, geschillenregeling en
bezwaar/beroep/hoger beroep.
Draagvlak voor deze punten creëren.
3.
OR
4.
MT
5.
B&W/
portefeuillehouder
Gemeenteraad
Informeren, inspraak/advies vragen
(afhankelijk van bevoegdheid).
Keuze voorleggen m.b.t. juridische
entiteit (incl. mandaten/ volmachten/
machtigingen, klachtenregeling,
geschillenregeling en bezwaar/ beroep/
hoger beroep.
6.
Onderdelen
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
Wie (afzender)
Opmerkingen
Middel
Wie (afzender)
Opmerkingen
Mail
N.t.b.
Brief
Onderdelen
- Juridische entiteit
- Mandaten, volmachten,
machtigingen
- Klachtenregeling
- Geschillenregeling
- Bezwaar, beroep, hoger
beroep
- Privacy
Middel
Gesprekken
MT-voorstel
PFO/
collegevergadering
Raadsvergadering
81
Projectgroep
juridisch
advies/ HR&O
7.
Latende organisatie
Presenteren keuze juridische entiteit,
etc.
Personeelsbijeenkom
sten.
Werkoverleggen.
8.
Klanten/burgers
Algemene informatie over werkwijze en
voorzieningen sociaal team en
veranderingen in het sociaal domein.
Meenemen in het proces.
9.
Pers (media)*
Website, wiwu,
folder/flyer,
bijeenkomsten in de
wijk.
Persmoment met
college, persbericht.
C
Gemeente en
sociaal team
* Ook van toepassing
bij onderdeel Sociaal
Team (3D’s)
PERSONELE ZAKEN
Doelgroepen
1.
AOG/ MT
2.
Latende organisaties
3.
OR en vakbonden
(GO)
Doel en boodschap
Afstemmen van onderlinge
verwachtingen rond input in
programma-/projectteam(s) en leveren
van werkzaamheden c.q. uren (fte’s).
Onderdelen
Middel
- Planning
- Personeel
- Kwaliteit
Vast agendapunt in PM
MT, bilaterale
momenten tussen
PM en MT (KCC,
MO, GZ, BCO)
Separate
bijeenkomsten
tussen AOG en PM
en sleutelpersonen
latende
organisaties
Reguliere OVOrganisatie
vergadering,
GO (inplannen) +
evt. delegatie OR
Informeren over doelstellingen en
- OR: adviesaanvraag
beoogde eindresultaten, inspraak/advies organisatieverandering
vragen (afhankelijk van bevoegdheid).
- GO: informeren
organisatieverandering
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
Wie (afzender)
82
Opmerkingen
4.
Medewerkers die
gaan werken in een
sociaal team (ST)
Goed geïnformeerde, direct betrokken
medewerkers kennen de stand van
zaken en weten waar ze aan toe zijn
(tijdige informatie en goede
randvoorwaarden).
- Werkomstandigheden
- Afbakening takenpakket
- Rechtspositie?
Gesprekkencyclus
(individueel),
werkoverleg,
separate
bijeenkomsten
voor toekomstige
medew. ST,
Periodieke
nieuwsbrief ST,
personeelsbrief.
5.
Direct betrokken
achterblijvende
collegae
Verwachtingen spiegelen, voorkomen
van onnodige en verkeerde ruis of
weerstand.
- Verschuivingen in takenpakket
- Consequenties voor werk/
functie
- Vorm van overdracht taken
6.
B&W/
portefeuillehouder
Gemeenteraad
Informeren over organisatieverandering - Planning, beslismomenten
en personele consequenties.
Werkoverleg,
Organisatie
separate
(HR&O)/
bijeenkomsten
manager
voor medew. die
aan ST leveren,
gesprekkencyclus(i
nd.)
PFO/collegevergad
ering
Raadsvergadering
7.
8.
Overige
medewerkers
(intern)
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
- Nieuwsberichten
IBO
- Projectplein
(eventueel)
Personeelsbijeenko
mst bij ingrijpende
organisatieverande
ringen.
83
Organisatie
(HR&O)/
manager
C
SOCIAAL TEAM (3 D’s)
Doelgroepen
1.
Grote aanbieders/
kleine aanbieders
2.
Wmo-raad/(
ISZW)*
3.
Medewerkers
organisatie (intern
en buitendienst/
BORG*)
4.
5.
Doel en boodschap
Onderdelen
Informeren (en informatie halen)
over werkwijze, mogelijkheden ST.
Afspraken maken: kennis, houding
en gedrag.
Boodschap: cliënt centraal!
Adviserende taak
Informeren
Nieuwe verhoudingen tussen
overheid en burger, meer eigen
kracht burger en minder
(terugtrekkende) overheid (die
regisseert en faciliteert): houding en
gedrag.
Burgers B-O breed Informeren: waar kan men terecht
met vragen (kennis).
Informeren over de veranderende
rol voor de burger, meer op eigen
kracht, gefaciliteerd waar
Cliënten: bestaand, nodig/geen claimgedrag meer
nieuw, naasten van (houding en gedrag).
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
Middel
Overlegbijeenkomsten
(o.a. wekelijkse briefings
ST/NB, digitale
nieuwsbrief.
Overleg en voorlichting in
DB en AB vergaderingen,
(digitale) nieuwsbrief,
(kleine) werkgroep
Nieuwe rol burger (eigen
kracht, meer zelf aan zet).
Bijeenkomsten in
gemeentehuis en werf,
IBO.
Wie
(afzender)
(Gemeente
)/ Sociaal
Team
Opmerkingen
* Functie Wmo-raad evt
verbreden naar sociaal
domein? Dan ook
ISZW als doelgroep
opnemen.
Organisatie * In relatie tot
project BORG 2018.
Decentraliseren wat direct
met de burger te maken heeft
in de 4 gebieden en
centraliseren wat ter
ondersteuning daarvoor nodig
is (backoffice).
Wiwu, website,
dorpsbijeenkomsten,
(flyers, posters, sociale
media*)
Persoonlijke gesprekken
84
* Toepassen wanneer
geschikt en van
meerwaarde voor de
boodschap.
6.
Cliëntenorganisaties Recht op adequate specialistische
(ISZW zie ook 9., hulp als dat echt nodig is.
Jeugd)
7.
AOG/MT
8.
9.
B&W/
portefeuillehouder
Gemeenteraad
10.
Pers (media)*
Meenemen in de nieuwe werkwijze
en wat dit betekent voor de
organisatie (kennis, houding en
gedrag).
Bewaken van het proces: doen we
als lokale overheid de juiste dingen
in het belang van de burger?
Besluitvormend.
Informeren, meenemen in proces
Info voor hun websites
(digitale nieuwsbrief),
themabijeenkomsten,
overleg.
- Nieuwe rol overheid binnen Agendapunt MT
sociaal domein
(beleidsnota’s)
(inhoud/strategie)
PFO/collegevergadering
- Burgers versterken
(handelen op eigen kracht),
Informatieve/reguliere
overheid als laatste vangnet.
raadsbijeenkomsten,
digitale nieuwsbrief
* Zie ook bij
onderdeel Juridische
entiteit.
Communicatie
De communicatie binnen het Project Sociaal Domein richt zich globaal gezien op de volgende (hoofd)doelgroepen: interne
organisatie, burgers/inwoners B-O, sociaal team, externe organisaties. Onder deze hoofdgroepen vallen meerdere subdoelgroepen.
Deze zijn afzonderlijk uitgewerkt in de communicatiematrix (bijlage bij het programmaplan).
Strategie en vorm
De veranderingen die gepaard gaan met de drie decentralisaties raken de interne organisatie, (bestaande en toekomstige) cliënten,
hun naasten en vertegenwoordigers, direct betrokken medewerkers en de organisaties die diensten leveren aan de sociale teams.
Veranderingen die voor sommige doelgroepen zo ingrijpend zijn, dat hun vertrouwde omgeving drastisch wijzigt.
Dit gegeven maakt een heldere, continue en inhoudelijk op de doelgroep afgestemde communicatie noodzakelijk. In de
communicatiestrategie voor dit omvangrijke en langdurige project/traject, ligt de nadruk op het inhoudelijk informeren en het
creëren van draagvlak en de beoogde houdings- en gedragsveranderingen die de verschuivingen binnen het sociaal domein
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
85
vereisen. Waarbij het belang van de doelgroep in het oog gehouden wordt en er ruimte is om elkaar wederzijds te horen en te
informeren.
Toelichting op communicatiematrix
In de matrix is onderscheid gemaakt tussen de interne communicatie en de externe communicatie. Beide vormen maken deel uit
van dezelfde matrix, vanwege de belangrijke raakvlakken tussen de genoemde interne en externe doelgroepen.
Planning
De matrix geeft op hoofdlijnen de communicatiemomenten en de daarbij behorende acties weer. Voor veel onderdelen is de
planning nog niet gereed, waardoor deze niet is meegenomen. Zie hiervoor ook de programmaplanning.
De matrix is een levend document, dat gedurende de tijd aangevuld wordt met de onderdelen die binnen het proces ontwikkeld
worden.
Kosten
Voor de meeste onderdelen kunnen de kosten op dit moment niet specifiek worden genoemd.
Geraamd:
- website ST (eventueel binnen de gemeentelijke site):
- folder/flyer (oplage 10.000 stuks):
- publicatie themapagina’s wiwu(4x per jaar, à € 800,- onvoorzien
€ 20.000,€ 1.500,€ 3.600,€ 4.900,-
Totaal:
€ 30.000,-
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
86
Bijlage Financiën
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
87
Programma drie decentralisaties
1 fte =
60000
waarvan 2014
BSD: Beleid sociaal domein
SRO: Sturing, regie & ondersteuning
DVL: Dienstverlening
1
P3D, inhuur progr.manager
2
P3D, inhuur proj.onderst.
3
P3D, inhuur kwartiermaker
P3D, kwartiermaker 2015,
4
2016
5
P3D, coachingsgesprekken
6
P3D, teambuilding
7
P3D, inhuur Mark, Anja (GF+)
8
P3D, inhuur Wmo-loket
9
P3D, diversen
Telling P3D
10
BSD, uren Geke
11
BSD, uren Lucy
12
BSD, uren JanK
13
BSD, uren Feitze
14
BSD, uren Ilona
15
BSD, uren Roos
16
BSD, uren Judith
17
BSD, uren Hildo
18
BSD, uren Sjoerd
19
BSD, uren proj. SRO
20
BSD, uren Heleen
21
BSD, uren Job
22
BSD, overige ureninzet 11x
23
BSD, inhuur Coevorden
24
BSD, inkoop VSO
25
BSD, inhuur overig
26
BSD, inhuur inkoop
27
BSD, communicatie
28
BSD, uitbreiding inkoop
29
BSD, ondersteuning inkoop
Telling BSD
30
SRO, uren Job
31
SRO, uren Sietze
32
SRO, uren Yvonne, Renate
33
SRO, uren BertT
34
SRO, uren Jannie
35
SRO, uren Annette
36
SRO, uren Heleen
37
SRO, inhuur (J)
38
SRO, inhuur (S,Y,R,A)
39
SRO, inhuur (H)
40
SRO, RK-analyse
41
SRO, 0-meting/profiel
42
SRO, maken website
43
SRO, comm., flyers
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
uren
regulier
uren
extra
€
84.000
817
23.650
0
400
225
314
196
100
85
44
29
0
5
5
78
318
817
592
137
0
63
272
181
0
0
136
0
0
0
0
PM
4.000
750
21.877
25.000
PM
159.277
0
0
faciliteren
sociaal
team
projecten
regulier
-272
1.799
0
263
26
60
279
420
140
0
349
150
400
0
0
120
400
-349
-670
-400
waarvan 2016
gemeente
extra
regulier
sociaal team
extra
inciden
teel
gemeente
structu
reel
regulier
sociaal team
extra
inciden
teel
structu
reel
84.000
35.000
23.650
PM
4.000
750
21.877
25.000
PM
194.277
0
0
0
0
0
17.143
9.643
13.457
8.400
4.286
3.643
1.886
1.243
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
214
214
3.343
13.629
PM
14.443
27.257
11.800
PM
-337
-636
-136
waarvan 2015
11.800
6.000
20.300
PM
38.100
0
0
0
6.000
20.300
PM
6.000
11.271
1.114
2.571
11.957
18.000
6.000
0
0
1.500
4.500
20.000
2.000
77.100
1.500
4.500
20.000
2.000
88
73.800
0
0
0
0
0
14.957
28.714
17.143
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
54
55
56
57
58
SRO, comm., Wiwu
SRO, inhuur expertise monitor
SRO, inrichten monitor
SRO, op afstand zetten
Telling SRO
DVL, uren Wiebren
DVL, uren Ton
DVL, uren Marian
DVL, uren Vera
DVL, uren Anja
DVL, uren Mark
DVL, uren Judith
DVL, inhuur (M)
DVL, inhuur (W,T,M)
DVL, Ict/werkplek ST
DVL, huisvesting ST
DVL, kantoorinrichting ST
Telling DVL
Totalen
1.188
0
0
0
200
250
350
100
0
400
400
300
0
0
150
0
-150
-1.100
3.200
PM
PM
PM
31.200
0
0
0
3.200
PM
PM
PM
31.200
50.914
60.814
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
8.571
10.714
15.000
4.286
0
6.429
47.143
900
0
63.000
30.000
15.000
108.000
3.887
817
336.577
63.000
30.000
63.000
30.000
15.000
0
231.477
53.571
0
0
15.000
93.000
0
0
0
93.000
166.586 188.186
38.571
0
0
15.000
93.000
0
0
0
93.000
dekking
1
2
3
4
5
6
Telling
dekking
Vera, pilotgelden decentralisaties (NUW 2013)
Vera, budget psychosociaal 2014
Geke, uitvoeringsbudget Wmo
Geke, meevallende exploitatie Wmo 2014
GF, invoeringskosten decentralisatie jeugd 2014
GF, transitiekosten Wmo 2014
Verschil
273.791
30.000
32.100
175.000
13.928
0
287.719
237.100
0
0
56.242
48.914
0
0
Toelichting:
In de 3D-programmabegroting is per project een raming opgenomen van de te verwachten ureninzet en overige kosten. De ureninzet is per medewerker gesplitst in reguliere uren en extra uren, waarbij is gerekend met € 60.000 per
fte per jaar. De reguliere uren zijn al in de gemeentebegroting opgenomen; voor de extra uren moet worden ingehuurd. Alle gepresenteerde lasten zijn toegerekend aan óf 2014 óf 2015 óf 2016. Vervolgens is 2014 onderverdeeld in
"faciliteren sociaal team" en "projecten 3D's", omdat er al besluiten zijn genomen over de inzet van het budget "Pilot decentralisaties" t.b.v. het faciliteren van het sociaal team. In 2015 en 2016 zijn de lasten onderverdeeld in
"gemeente" en "sociaal team", omdat het sociaal team de eigen lasten in de eigen begroting moet opnemen. Voor de duidelijkheid: Het sociaal team ontvangt - zo het zich laat aanzien - van de gemeente een werkbudget voor de door
hen uit te voeren taken, waarbij de organisatielasten onderdeel uitmaken van hun offerte/raming.
Samenvattend kan worden gemeld, dat er 3.887 reguliere zijn geraamd, totaal 4.867 uren aan inhuur in beeld is en dat aan overige kosten € 201.000 is opgenomen. De totale lasten bedragen dus € 787.248 en voor € 419.663 hiervan
moet dekking worden gezocht. Deze is gevonden in het al genoemde budget "Pilot decentralisaties" voor € 231.477 en voor de resterende € 188.186 biedt naar verwachting vooral de meevallende exploitatie van de Wmo 2014
uitkomst.
Voor de duidelijkheid: in 2013 was er een voordelig verschil op deze Wmo-exploitatie van € 195.364.
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
89
Bijlage planning
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
90
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
91
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
92
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
93
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
94
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
95
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
96
Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein
97

nieuwsbrief - SportsSpeakers

Wat ga je doen in de kerstvakantie?

Menu Loopbaancoaching en CV Café

De jongeren stellen zich hierbij graag aan je voor.

WIJKCONTRACTEN BRUSSEL Achtergronddocumentatie bij AIR

Chapter 5

reacties op de Werkconferentie

TK Toezegging langdurig archiveren van deals

up-to-date 11, 18 juni 2014 [PDF, 906 kb]