Bestek blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie

Vlaamse overheid - Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en gezin
Agentschap Zorg en Gezondheid
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Voor de aanneming van diensten
Bestek VAZG/PET/PREV/SP/0102
Blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie
van zelfdoding
Uiterste indieningsdatum offertes: 3 april 2014
Indienen offertes:
De offertes worden per e-mail gestuurd aan
[email protected] EN
[email protected].
Het onderwerp van de email vermeldt “OFFERTE BESTEK VAZG/PET/
PREV/SP/0102”
Een offerte kan enkel ingediend worden aan de hand van het offerteformulier,
als bijlage bij dit bestek.
Er wordt een informatiemeeting gehouden op:
donderdag 13 maart a.s in het ELLIPS gebouw, zaal 21.36, om 13u30.
Koning Albert II laan 35
1030 Brussel
[Geef tekst op]
2
U wordt verzocht uw eventuele aanwezigheid op deze informatiemeeting
vooraf bekend te maken via mail: [email protected]
Bijlagen:
1. Inschrijvingsbiljet bestek VAZG/PET/PREV/SP/0102
2. Terms of reference for a blueprint of an e-conceptual model for technology
based suicide prevention,
- met in Annex I Analysis of available TBSP programmes
- met in Annex II Ethical guidelines for TBSP programmes
VAZG/PET/PREV/SP/0102
3
I. ALGEMENE BEPALINGEN
______________________________________
I.1.
AANBESTEDENDE OVERHEID
1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap,
vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon
van Dirk Dewolf, administrateur-generaal van het Vlaams Agentschap Zorg
en Gezondheid.
2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze
opdracht:
Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid
Afdeling Preventie, Eerstelijn en Thuiszorg
Team preventie
T.a.v. Marjolijn van den Berg (contactpersoon)
Telefoon: 02 553 35 23
Fax: 02 553 36 90
E-mail: [email protected] EN
[email protected]
Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden
gestuurd, behoudens toepassing van punt 3 hierna.
3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet
worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse
Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel (aan te passen in geval van een
agentschap met rechtspersoonlijkheid).
Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een
dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een
ander exploot.
Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een
schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven.
4. De aanbestedende overheid treedt voor deze opdracht op als
aankoopcentrale of opdrachtencentrale in de zin van art. 2, 4° van de Wet
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten van 15.6.2006, ten aanzien van alle entiteiten met afzonderlijke
rechtspersoonlijkheid die door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse
Gewest zijn of zullen worden opgericht.
I.2.
VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT
Bestek VAZG/PET/PREV/SP/0102
Blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van
zelfdoding
Deze opdracht betreft de vraag naar een blauwdruk voor een e-conceptueel
model voor de preventie van zelfdoding.
VAZG/PET/PREV/SP/0102
4
Deze blauwdruk moet een programmabouwer toelaten een geïntegreerd ICT
model voor online hulpverlening voor de preventie van zelfdoding te
ontwikkelen.
Het agentschap zoekt hiervoor een organisatie die een blauwdruk en werkboek
kan opstellen, waarin rekening gehouden wordt met de aan het systeem te
stellen eisen. Voor een meer gedetailleerde omschrijving van de opdracht , zie
punt III. Technische specificaties.
CPV-classificatie: 85300000-2
(gezondheidszorg en maatschappelijk werk - maatschappelijke en aanverwante
diensten).
Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten van 15 juni 2006.
I.3.
GUNNINGSWIJZE
De gunning van deze opdracht gebeurt via onderhandelingsprocedure zonder
voorafgaande bekendmaking, op basis van artikel 26, § 1, 1°, a), van de Wet
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten van 15 juni 2006.
I.4.
TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:
-
Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet
Overheidsopdrachten);
-
Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van
15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing);
-
Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van
14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);
-
Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten van 17 juni 2013.
U kunt deze regelgeving terugvinden op:
http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten
I.5.
TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN
De gevraagde diensten kaderen binnen Euregenas, het Europees project voor
de preventie van zelfdoding.
VAZG/PET/PREV/SP/0102
5
I.6.
OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN
1. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en
schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid.
2. Het beschikbaar stellen van een Engelse vertaling strekt tot aanbeveling.
II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN
___________________________________________________
A.
PLAATSING VAN DE OPDRACHT
A.1. RSZ-VERPLICHTINGEN (ART. 61, §1 & §2,5° EN 62 KB
PLAATSING)
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een
toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61, §1 & §2,5°.
Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZattest via elektronische weg op conform art. 60, §1.
De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel
tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een
andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een
verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2.
A.3. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD
A.3.1.
OPENING EN INDIENING VAN DE OFFERTES
De uiterste indieningsdatum van de offertes is donderdag 3 april 2014 om 12
uur.
De offertes worden overgelegd via e-mail op volgende e-mailadressen:
[email protected] en
[email protected] waarbij ondertekende offerte werd
ingescand.
Het onderwerp van de e-mail vermeldt:
„OFFERTE BESTEK VAZG/PET/PREV/SP/0102‟.
De aandacht van de inschrijvers wordt erop gevestigd dat de aanbestedende
overheid veel belang hecht aan de correcte ondertekening van de offertes en
dus zal nagaan op basis van onder meer de statuten en benoemingsbesluiten
of de fysische personen die de offerte hebben ondertekend, de bevoegdheid
hadden om een contract van deze omvang af te sluiten. Het ondertekenen van
de offerte kan enkel als daad van dagelijks bestuur worden beschouwd als dit
ook uit de statuten blijkt. Indien een gevolmachtigde (voor een natuurlijk
persoon) ondertekent, wordt op het offerteformulier duidelijk de volmachtgever
vermeld voor wie wordt gehandeld. Alle documenten die een correcte
VAZG/PET/PREV/SP/0102
6
ondertekening ondersteunen, moeten worden aangeleverd aan de
aanbestedende overheid.
Bijvoorbeeld:
Wanneer een inschrijving door een gevolmachtigde wordt ingediend, kunnen
volgende documenten bij de inschrijving worden gevoegd:
- De authentieke of onderhandse akte waarbij de machtiging aan de
gemachtigde wordt verleend.
- Een eensluidend verklaard afschrift van het oorspronkelijke stuk.
- Een kopie van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de
bevoegdheden van de gevolmachtigde werden gepubliceerd.
- Statuten van de organisatie.
- Wanneer een inschrijving door een rechtspersoon wordt ondertekend,
kunnen volgende stukken bij de inschrijving worden gevoegd waaruit de
bevoegdheid van de ondertekenaars (fysische personen) blijkt:
- Een eensluidend verklaard afschrift van de statuten.
- Benoemingsbesluiten.
- Volmachten.
A.3.2.
VORM EN INHOUD OFFERTE
De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet
invullen op het bij dit bestek behorende formulier.
Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle bij de offerte te voegen
documenten:
-
A.3.3.
een Nederlandstalig plan van aanpak voor de ontwikkeling van een
blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van
zelfdoding;
VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB
PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING)
De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in
onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij
voorstelt.
De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten
bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is
onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.
A.3.5. VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING)
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van
honderd twintig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum
van de offertes.
A.4. PRIJS
A.4.1.
PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING)
VAZG/PET/PREV/SP/0102
7
Deze opdracht is een opdracht tegen globale prijs. De definitieve prijs kan
bepaald worden tijdens de onderhandelingen, mede op basis van de
prijszettingen van de overige mededingers en van eventuele bijsturingen van
het voorwerp van de opdracht.
Offertes met een meerprijs van 31.500 euro excl. btw zijn niet ontvankelijk
A.4.2.
PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING)
a)
Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is,
mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren.
b)
De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in
een afzonderlijke post en voegt ze bij de prijs van de offerte.
c)
Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte de totale prijs
opgeeft in euro (excl. BTW);
A.4.3.
INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19, §3 KB PLAATSING)
De volgende elementen dienen deel uit te maken van de globaal voorgestelde
prijs:
a) de blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van
zelfdoding,
b) een script dat het gebruik van de blauwdruk beschrijft
c) het eigendom van deze blauwdruk,
d) overleg, advies en alle mogelijke werkingskosten,
e) de beschikbaarheid van de opdrachtnemer voor overleg en advies met
respect voor de vooropgestelde timing.
A.4.4.
PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING)
Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige
inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken.
De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon
aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige
stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van
de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft
verstrekt.
A.5. GUNNINGSCRITERIA
A.5.1.
ONDERHANDELINGSPROCEDURE – GUNNINGSCRITERIA (ART.
107 KB PLAATSING)
De gunningscriteria zijn:
 De prijs,
 De mate waarin relevante ervaring, aansluitend bij de opdracht, kan worden
aangetoond;
VAZG/PET/PREV/SP/0102
8
 De eventueel in het plan van aanpak voorgestelde inhoudelijke
ondersteuning, zoals door wie, in welke mate en op welke termijn deze
ondersteuning mogelijk is;
 De mate waarin het voorstel aansluit bij het gevraagde concept hetgeen
schematisch wordt weergegeven door de opdrachtnemer;
 De mate waarin het respect voor de voorgestelde timing gegarandeerd kan
wordt;
 Het voorstel wordt in het Nederlands en bij voorkeur ook in het Engels
uitgewerkt.
B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT
B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN
B.1.1.
-
UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING)
De ontwikkeling van de blauwdruk volgt direct op de gunning van de
opdracht;
De eerste inleverdatum is 31 augustus 2014,
Na feedback van alle betrokken partners is de inleverdatum van de
definitieve versie uiterlijk 21 november 2014.
-
B.1.2.
DIENSTVERLENINGSPLAATS (ART. 149 KB UITVOERING)
Indien gevraagd op het adres van de opdrachtgever, of een door de
opdrachtgever aangestelde projectcoördinator.
Het adres van de opdrachtgever:
Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid
Afdeling Preventie, Eerstelijn en Thuiszorg
Ellipsgebouw, 12de verdieping
Koning Albert II-laan 35 bus 33
1030 Brussel (Schaarbeek)
B.1.3.
LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB
UITVOERING)
Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit:
a)
de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en
met de oplevering;
b)
de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori
keuring;
c)
het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;
d)
het opstellen van de processen-verbaal;
e)
de opleveringen;
VAZG/PET/PREV/SP/0102
9
B.2. BETALINGEN
B.2.1.
WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB
UITVOERING)
De diensten worden betaald in percentsgewijze gedeelten:
- 90% na oplevering van de blauwdruk, na 31 augustus,
- 10 % na beëindiging van consultatieronde met de Euregenas partners en
oplevering van de definitieve versie.
B.2.2.
PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING)
a)
De factuur geldt als schuldvordering.
b)
De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 dagen na de datum
van ontvangst van de factuur, of 30 dagen na het beëindigen van de
diensten indien de factuur voor het beëindigen wordt ontvangen of de
datum van ontvangst van de factuur niet vaststaat.
c)
het adres voor het verzenden van de factuur is:
Vlaams agentschap Zorg en Gezondheid
Afdeling Preventie, Eerstelijn- en Thuiszorg
Koning Albert II Laan 35
1030 Brussel
Gelieve als referentie in de factuur te verwijzen naar dit bestek
(VAZG/PET/PREV/SP0102) en uw offerte hiervoor.
B.2.3.
OVERIGE BEPALINGEN
a)
Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de
hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal
minstens 5 of minder bedraagt.
b)
Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het
Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke
betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de
hoofdsommen en pas daarna op de intresten.
B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID
B.3.1.
INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB
UITVOERING)
1) De aanbestedende overheid verkrijgt het eigendom over de blauwdruk
voor een e-conceptueel model voor de preventie van zelfdoding. Over
het eindproduct of de ontwikkeling van de blauwdruk mag niet worden
VAZG/PET/PREV/SP/0102
10
gepubliceerd zonder voorafgaande toestemming van het agentschap
Zorg en Gezondheid.
2) De aanbestedende overheid verkrijgt vrije toegang tot een toekomstige
eventuele testomgeving of uiteindelijk model voor TBSP, het eigendom
over de anoniem en vertrouwelijk opgeslagen data van de gebruikers
voor zover van toepassing. Resultaten over deze gebruikersgegevens
kunnen niet worden bekendgemaakt zonder voorafgaande toestemming
van het agentschap Zorg en Gezondheid.
B.3.2.
BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17
KB PLAATSING)
De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele
eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een
gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de
uit te voeren prestaties.
De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor eventuele
gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen
zijn in de geboden prijzen.
B.3.3.
VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING)
De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van
deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden
aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.
De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële
karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de
onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er
toegang toe heeft.
De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens
deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
B.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN
B.4.1.
a)
STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING)
Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf.
b)
Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt
berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering.
c)
De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe
te passen als:
- de inbreuk is gepleegd;
- er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd.
De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve
vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet
juist kan worden bepaald.
VAZG/PET/PREV/SP/0102
11
Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere
plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals
hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze
inbreuk werd vastgesteld.
Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate
bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is.
B.4.2.
VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING)
De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van
een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend
overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering.
B.4.3.
RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING)
Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een
Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering
tot tussenkomst in een bestaand geding.
B.5. KEURINGEN EN OPLEVERING
B.5.2.
OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING)
De blauwdruk voor een e-conceptueel model dient binnen de 5 maanden na
gunning opgeleverd te worden.
De bijbehorende dienstverlening en ondersteuning betreft de volledige
uitvoeringsperiode. Deze wordt pas als opgeleverd beschouwd na oplevering
van een definitieve blauwdruk.
B.5.3.
KOSTEN VAN DE OPLEVERING (ART. 18 KB PLAATSING)
De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden
geleverd door derden, worden ten laste van de dienstverleners aangerekend
tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs.
De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering
zelf uitvoert, blijven te zijn laste.
VAZG/PET/PREV/SP/0102
12
III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
____________________________________
3.1. Over het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid
Het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid is een intern verzelfstandigd
agentschap (IVA) van de Vlaamse overheid. Het behoort tot het beleidsdomein
Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.
Het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid creëert op een kwaliteitsvolle
wijze de voorwaarden waarbinnen het welzijns- en gezondheidsniveau van de
huidige en toekomstige Vlaamse bevolking kan bevorderd, bewaakt, behoed of
hersteld worden. Het agentschap programmeert, erkent en subsidieert hiervoor
voorzieningen binnen de thuiszorg, de ouderenzorg, de algemene en de
geestelijke gezondheidszorg. Daarnaast zet het in de uitvoering van het
preventieve gezondheidsbeleid projecten en programma‟s op en erkent en
subsidieert het initiatieven die deze uitvoeren. Ook de coördinatie en de
opvolging van vaccinatieprogramma‟s en het nemen van preventieve
maatregelen om de verspreiding van infectieziekten tegen te gaan zijn
kernopdrachten. Om de volksgezondheid te beschermen worden inspecties
uitgevoerd, milieuvergunningen geadviseerd en klachten en incidenten
behandeld. Het agentschap beheert ook het “Vlaams Zorgfonds” dat instaat
voor praktische uitvoering van de Vlaamse Zorgverzekering. Het agentschap
organiseert de Vlaamse Zorgkas, een openbaar alternatief voor wie niet is
aangesloten bij een private zorgkas.
3.2. Situering van het Vlaams beleid voor de preventie van
zelfdoding
In Vlaanderen pleegden in 2010 1.066 personen zelfdoding. Dat zijn ongeveer
3 zelfdodingen per dag.
Bijna drie op de vier zelfdodingen gebeuren door mannen, terwijl vrouwen meer
pogingen ondernemen. Dit komt vooral omdat mannen meer agressievere en
dodelijkere middelen gebruiken. De gemiddelde leeftijd waarop een man
suïcide pleegt is 49 jaar, voor een vrouw is dit 50 jaar. Zelfdoding is in
Vlaanderen de eerste doodsoorzaak bij mannen tussen 30 en 50 jaar. Bij
vrouwen is zelfdoding de eerste doodsoorzaak tussen de 20 en 40 jaar. Oudere
mannen ( 75 jaar) plegen in verhouding het meest zelfdoding.
Naar schatting ondernemen in Vlaanderen dagelijks ongeveer 45 mensen een
poging tot zelfdoding. De gemiddelde leeftijd is voor beide geslachten 35 jaar.
Vooral jonge vrouwen zijn een risicogroep.
Ofschoon slechts 1 op de 4 pogers laat weten dat ze een echte doodswens
hebben, blijkt dat een suïcidepoging veruit de belangrijkste risicofactor voor
zelfdoding is. De helft van het aantal zelfdodingen werd voorafgegaan door een
poging tot zelfdoding. De kans dat iemand die reeds een poging achter de rug
heeft effectief suïcide pleegt, is 150 keer groter dan bij iemand die voordien
nooit een poging ondernam.
3.3.
Het Vlaams Actieplan Suïcidepreventie 2012-2020
Op 29 maart 2013 keurde de Vlaamse Regering de Gezondheidsdoelstelling
voor de preventie van zelfdoding definitief en het bijbehorende actieplan goed.
De gezondheidsdoelstelling luidt:
VAZG/PET/PREV/SP/0102
13
"Tegen 2020 is het aantal suïcides in Vlaanderen met 20% gedaald ten
opzichte van het jaar 2000."
De uitvoering van het Vlaams Actieplan Suïcidepreventie 2012-2020 moet
ervoor zorgen dat de gezondheidsdoelstelling kan worden gerealiseerd Het
actieplan bestaat uit 5 strategieën:
1. Geestelijke gezondheidsbevordering met betrekking tot het individu en de
maatschappij.
2. Suïcidepreventie door laagdrempelige telefonische en online hulp.
3. Bevorderen van deskundigheid en netwerkvorming bij intermediairs.
4. Strategieën voor specifieke risicogroepen.
5. De ontwikkeling en implementatie van aanbevelingen en hulpmiddelen voor
de preventie van suïcide.
Daarnaast werkt het agentschap aan de constante verbetering van kennis en
ervaring, onder andere via Europese samenwerking binnen Euregha. Het
agentschap Zorg en Gezondheid vertegenwoordigt Vlaanderen binnen
Euregha.
Euregenas is een Europees project en staat voor : EUropean REGions
Enacting Against Suicide. Het agentschap Zorg en Gezondheid staat samen
met de Eenheid voor zelfmoordonderzoek van de universiteit Gent in voor de
uitvoering van WP 5 , het ontwikkelen van een e-conceptueel model voor de
preventie van zelfdoding.
3.4. Omschrijving van de opdracht
Preventieve interventies voor psychische problemen worden steeds vaker via
internet aangeboden. De digitalisering van deze praktijk voltrekt zich in een rap
tempo. Preventie zonder het gebruik van internet is nauwelijks meer denkbaar
(Riper, van Ballegooijen, Kooistra, de Wit & Donker, 2013). ICT toepassingen voor
de preventie van zelfdoding, wordt „Technology Based Suicide Prevention‟
genoemd, oftewel TBSP.
Voor de preventie van zelfdoding is het aanbod eerder beperkt en is moeilijk na te
gaan wie de ontwikkelaar is, welke de theoretische basis, en op welke wijze het
aanbod ingebed is in een geheel aan hulpverlening.
Om dit te kunnen doen werd in eerste instantie een overzicht opgesteld, van alle
binnen de betrokken Europese regio‟s beschikbare TBSP-programmes. (zie ook
Annexe I bij de Terms of Reference).
Binnen WP5 deed de noodzaak zich voor om na te denken welke ethische, en ook
kwaliteitscriteria, aangewezen zijn om suïcidepreventie op verantwoorde wijze aan
te kunnen bieden via ICT toepassingen (zie ook Annexe II bij de Terms of
Reference).
De opdracht wordt meer in detail beschreven in de Terms of Reference. Deze
VAZG/PET/PREV/SP/0102
14
maken integraal deel uit van dit bestek.
VAZG/PET/PREV/SP/0102
Terms of Reference
for a blueprint of an e-conceptual model for
technology-based suicide prevention
WP 5
Eva De Jaegere & Prof. Gwendolyn Portzky, Ghent University
Marjolijn van den Berg & Solvejg Wallyn, Flemish Agency for Care and Health
The Euregenas Project has
received funding
from the European Union under the Public Health Programme 2008-2013.The sole responsibility for the
content of this publication lies with the author and the Executive Agency is not responsible for any use that
may be made of the information contained therein.
This work is part of EQUITY ACTION which has received funding from the European Union,
in the framework of the Health Programme. The sole responsibility for this work lies with the author
16 of 32  Terms of Reference
Content
Background information
The Euregenas project
The Flemish Agency for Care and Health
The aim of Work Package 5
Terms of reference
Deliverables of this tender
Timing
Selection criteria
How to respond to this call for a tender
List of Annexes
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
p. 3
p. 3
p. 5
p. 6
p. 7
p. 16
p. 16
p. 17
p. 17
p. 18
17 of 32  Terms of Reference
Background information
The Euregenas Project
Suicide is a serious public health problem worldwide. In Europe, the overall average suicide rate is 13,9 per 100.000
population (World Health Organization). The ‘European Regions Enforcing Actions against Suicide’ (Euregenas)
project (Grant Agreement N°20101203), financed by the Executive Agency for Health and Consumers (EAHC) of the
European Commission, aims at contributing to the prevention of suicidality (suicidal ideation, suicide attempts and
suicide) in Europe through the development and implementation of strategies for suicide prevention at regional level
which can be of use to the European Community as examples of good practice (see www.euregenas.eu).
The project brings together 15 European partners, representing 10 European Regions with diverse experiences in
suicide prevention:
1. University Hospital Verona (AOUI-VR) - Italy
2. Flemish Agency for Care and Health (VAZG) Belgium
3. Region Västra Götaland (VGR) - Sweden
4. Romtens Foundation (ROMTENS) - Romania
5. National Institute for Health and Welfare
(THL) - Finland
6. Unit for Suicide Research, University Ghent
(UGENT) - Belgium
7. Fundación Intras (INTRAS) - Spain
8. Servicio Andaluz de Salud (SAS) - Spain
9. Fundacion Publica Andaluza Progreso Y Salud
(FPS) - Spain
10.Mikkeli University of Applied Sciences
(MAMK) - Finland
11.Technische Universität Dresden (TUD) Germany
12.Regional Public Health Institut Maribor (RPHI
MB) - Slovenia
13.West Sweden (WS) - Sweden
14.De Leo Fund (DeLeoFund) - Italy
15.Cumbria County Council (CCC) - United
Kingdom
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
In line with the Second Programme of Community action in the field of public health
(2008-2013), the project promotes the use of regional cluster management as
innovative method to improve the existing services.
By encouraging regional interventions and campaigns dedicated to both target groups
and non-health stakeholders, the project aims to implement the Mental Health Pact
in relation to:
1) Prevention of suicide
2) De-stigmatisation of mental health disorders
3) Promoting health in youth
The specific objectives of Euregenas Project are the following:
1. To identify and catalogue good practices of existing actions and strategies on
suicide prevention at a regional and local level;
2. To carry out a stakeholders` needs analysis;
3. To develop and disseminate guidelines and toolkits on suicide prevention and
awareness raising strategies;
4. To develop the technical specifications for an integrated model for e-mental
healthcare oriented at suicide prevention;
5. To improve knowledge and capabilities among local and regional professionals
(i.e. psychologists, psychiatrists, GPs).
The project aims to meet its specific objectives by a series of Work Packages (WP),
which are structured as follows: Three horizontal work packages:
This work is part of EQUITY ACTION which has received funding from the European Union,
in the framework of the Health Programme. The sole responsibility for this work lies with the
author
19 of 32  Terms of Reference
And five vertical work
packages:
The Flemish agency for care and health (VAZG)
The Flemish Agency for Care and Health develops and implements the health policy of
the Flemish community. It is part of the Flemish Ministry for Welfare, Public Health
and Family.
Flanders has its own policy to protect and promote the health of its population,
through health promotion and disease prevention. The main aim of the Flemish health
policy is to improve public health, in particular realising health gain at the level of the
Flemish population, and by doing so to contribute to an increase of the quality of life.
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
20 of 32  Terms of Reference
In order to reduce the number of suicides in Flanders, the Flemish government
organized a health conference on the prevention of suicide and depression in
December 2011. It led to a health target and an action plan for the prevention of
suicide.
The Flemish agency for Care and Health is partner in Euregenas and responsible for
WP 5.
The aim of Work Package 5
Recently, technologies such as the Internet, smartphones and tablets have become
available for the prevention of suicide. Technology-based suicide prevention (TBSP)
programmes offer many opportunities because of the minimization of the prohibitive
role of time and distance, and because of the perceived anonymity, reducing
psychological barriers to seek help. Due to their high accessibility and anonymity, TBSP
programmes are apparently successful in reaching out to various populations including
suicidal persons. Many people may otherwise avoid conventional psychiatric or
psychological services, and as such, TBSP programmes can provide much needed
professional interventions (Barak, 2007; Recupero, Harms, & Noble, 2008). Also,
because of the possibility to use available resources more effectively, the hypothesis is
to reach more people and weigh more heavily on the health problem that suicide
represents.
TBSP, and in a wider context all e-mental health activity, is also an area of
development that shows enormous growth and a wide range of new developments
and initiatives. The development of such programmes is often expensive, thus limiting
the possibility of developing custom made programs in smaller regions or regions with
limited responsibility and/or resources for public health. Without clear guidance on
the necessary ethical guidelines and quality criteria, i.e. some rules for the game, from
a health authority, the use of TBSP carries a risk to be noxious for the end user.
The aim of WP 5 is to provide all information necessary for developing an integrated
support and intervention system for stepped care in E-mental Health, directed at the
prevention of suicide. WP 5 thus aims at developing a blueprint for an e-conceptual
model, which can be adapted to local needs in regional health care organizations in all
European regions. The blueprint should be easy to use for people who want to
develop a system of stepped care in TBSP in their region in which several types of
TBSP programmes can interact. One should be able to use the blueprint according to
his/her needs, depending on what s/he wants to have in the system and what not. The
blueprint or parts of it should serve as a basis to write out a tender for the
development of an integrated system for TBSP, and to select a partner that will meet
the needs to develop this system.
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
21 of 32  Terms of Reference
Terms of Reference
In these terms of reference for a tender of a blueprint for an e-conceptual model for
TBSP, the aim is to explain as clearly as possible the idea and scope of such a model.
The terms of reference should allow you to write out a tender for this blueprint.
The name “e-conceptual model” is as abstract as the idea it represents. To illustrate
what is meant by this e-conceptual model for TBSP, the following metaphor is used:
A wardrobe
The e-conceptual model can be seen as a wardrobe, a storage place for your clothes,
the things you need for your protection. You organized your wardrobe by using coat
hangers. Each coat hanger carries a garment, ready for you to take it out when you
need it. What you need, depends on the weather, or if you like, on the situation you
are in. You will want to have clothes for good and bad days, warm and cold, for
different occasions. The wardrobe can have a couple of capsules that exist out of
different garments that are mutually perfectly combinable.
This metaphor can be used from different perspectives:
A health authority or governmental organization responsible for public health can be
seen as the responsible parent who has to provide for a wardrobe that is clean, full
and fits the family (population) it is taking care of. From this perspective you want to
be sure you put in the best possible clothes for your family. At the same time, you may
not want to put in more clothes than you need, and leave some of the coat hangers
empty. You also want to be able to check and regulate who can access the wardrobe.
As a member of this family, the end user, you should be able to look at the wardrobe
as your personal wardrobe, with the clothes you picked yourself, at the time you
wanted or needed them, in your particular order, color and style.
This is what the e-conceptual model is meant to be: a way of organizing TBSP
programmes into one integrated system.
It is meant to offer TBSP for all needs, i.e. for different types of TBSP programmes in
the three possible forms of TBSP programmes, i.e. passive, active and interactive.
It is meant to be able to offer TBSP in the regions of all partners in the Euregenas
project depending on their needs and means.
The wardrobe remains the same; it is the contents that vary.
The aim of this tender is to have a blueprint, an instruction book
on “how to build a wardrobe”
The blueprint should provide us with the instructions ‘how to build a wardrobe’. It
should enable any software developer to build a system in which several TBSP
programmes interact. It should enable a coordinating health authority such as DG
Sanco of the European Commission, to build an integrated system for all participating
regions, or allow a regional health authority to build a regional system.
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
22 of 32  Terms of Reference
Requirements
The following aspects should be taken into consideration in drawing up this blueprint:
1. Structure
The ‘blueprint for TBSP programmes’ should be organised according to three different
forms of TBSP programmes, i.e. passive, active and interactive forms (Schalken, 2010).
One TBSP programme can include elements of one or more forms. The blueprint
should be able to integrate all forms of TBSP programmes into one system of stepped
care for TBSP.
Forms of TBSP programmes
Passive forms of TBSP programmes
Passive forms of TBSP programmes allow a user only to read or look at the contents of
the programme. Passive forms of TBSP programmes do not request active
involvement from the user, require little effort, and since no personal information is
left behind, the security risk is low. The threshold to use passive forms of TBSP
programmes is therefore quite low. Passive forms are technically relatively simple, but
may take some time to develop (Schalken, 2010).
Examples of passive forms include:
General information on e.g., suicide prevention, risk factors and protective
factors for suicidal behaviour
Advises on e.g., what to do in a moment of crisis, how to handle someone who
is suicidal
‘Frequently Asked Questions’ (FAQ’s) for suicidal people but also survivors,
caregivers, doctors, etc.
References/Links to other organisations dealing with suicide prevention,
mental health problems, etc.
Active forms of TBSP programmes
Active forms of TBSP programmes expect active involvement from the user, and
therefore require more effort than passive forms. When personal information of the
user is stored, the security risk is higher than in passive forms. The development of
most active forms is technically complex and time-consuming (Schalken, 2010).
Examples of active forms include:
Self-tests
Chatbots
Serious games
Testimonies
Self-help programmes
Interactive forms of TBSP programmes
Interactive forms of TBSP programmes are characterized by interactions between
users (and caregivers). Interactive forms have the highest threshold for users since
they require substantial effort from the user, and security risks may be high. They can
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
23 of 32  Terms of Reference
be technically complex but generally need less time to develop than active forms
(Schalken, 2010).
Examples of interactive forms include:
Forums
One-to-one chats
Group chats
Online treatment
Blended care
In summary, the more active the forms of a TBSP programme, the higher the
threshold for using it: the programme becomes more complex and the security risk
increases.
Figure 1 summarizes the structure of the e-conceptual model according to the
wardrobe metaphor.
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
24 of 32  Terms of Reference
Figure 1. Structure of the e-conceptual model
Types of TBSP programmes
There are many different types of TBSP programmes which can be only passive, active,
or interactive or a combination of the three.
Figure 2 describes the different types of TBSP programmes. This list is not exhaustive
and can change through time as new technologies develop.(Luxton, June, & Kinn,
2011).
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
25 of 32  Terms of Reference
Figure 2. Different types of TBSP programmes
2. A description of the functional and non-functional service
requirements
The blueprint should compromise a description of the functional and non-functional
requirements of a TBSP programme.
The blueprint should provide an answer to the following questions:
1.a. We foresee a benefit, both in economy of scale and in the presence of know-how,
in building one such e-conceptual model, that can be adapted to regional needs, i.e. a
copy can be made, to be used in Spain, Finland, Flanders etc.
would you agree that this can be expected to be the case? (please motivate)
are their alternatives that you could think of, that are more appropriate?
if not, do we need a sort of thesaurus/common language in order to define the
essentials of the program so that direct use of the model is possible?
can you give any technical requirements and/or standards that may be
relevant in the blueprint for such a model?
1. b. we foresee a better fit with regional (national) legislation, by hosting such
an e-conceptual model in each region separately.
would you agree that a regional hosting of regional versions of this econceptual model would be the best way to deal with maintenance and
servicing of this system?
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
26 of 32  Terms of Reference
what will, in your opinion, be needed in every European region/ Euregenas
country to host this mainframe? Please take into account the results from the
‘analysis of available TBSP programmes’ (see annex I).
1.c. We foresee that the storage of data should best be taken up in every European
region/ Euregenas country as the exchange of personal data will not be necessary
between countries and/or regions.
would you agree with this point of view? In case you agree this is not the best
way of taking care of hosting, what alternatives would you give?
how would you define the necessary capacity for data storage? Can you define
parameters based on the size of the population in any applied region?
1.d. We foresee that within the system, different stakeholders will want to add
different TBSP programmes, i.e. different family members will want to put different
clothes on different clothes hangers.
what would you suggest as a procedure to authorize stakeholders to do this,
taking into account that the boundary conditions, ethical guidelines and
security requirements, will have to be respected?
1.e. We foresee that there should be a basis for the different levels of target groups
(e.g., users, interest organisations, government).
how would you establish involvement and participation?
1.f. We foresee that, once approved, different TBSP programmes will have to interact.
This could entail that data gathered in one program leads to a next level of
intervention, to another kind of help, or to a crisis intervention, all with the consent of
the end user and depending on the level of suicidality s/he reports. We foresee that
the stepped care model will not necessarily be used as a linear intervention model, as
the end user will have to be able to step in TBSP care at any level s/he wants. Looking
at the attraction of more active TBSP programmes, active forms of TBSP could be
given a “main entrance” function, next to more passive TBSP forms.
what will be needed to make such an interaction necessary?
1.g. We foresee that the blueprint should include the possible payment modalities for
active and interactive TBSP programmes. The payment modalities should be secure
and by means of e.g., social security number, identity card number or e-id, and credit
card payments.
Should the payment modalities be the same for all the TBSP programmes in
the system or can they be different?
Should the payment modalities be managed by the administrator of the
system or by the administrator of every TBSP programme in the system?
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
27 of 32  Terms of Reference
1.h. What training would any person and/or organisation need to be able to launch
and implement for such a mainframe? How to inform the different target groups
about the training and how to convince them to use it?
3. An ethical approach based on the ethical guidelines for TBSP
programmes (see annex II).
The ‘ethical guidelines for TBSP programmes’ serve as a basis the development of an
e-conceptual model for suicide prevention. Their main aim is to guide the provider of a
TBSP programme towards a trustworthy TBSP programme and to protect the user, so
that s/he can use the TBSP programme with confidence and with minimum risk
(Commission of the European Communities, 2002; Mack, 2004; Rippen & Risk, 2000).
Respecting these ethical guidelines for TBSP programmes is a boundary condition for
the e-conceptual model, the TBSP programmes it consists of and for all stakeholders,
providing programmes, services or both within the context of this e-conceptual model.
4. Security requirements
The blueprint should take into account the possible security problems that may arise
(e.g. regarding identification, access control based on someone’s role or qualification,
logging of the activity, and audit possibilities to know who had access to what data)
and incorporate the necessary security requirements to ensure secure storage and
exchange of data. The security requirements should be in line with relevant EU
legislation on privacy of personal data, relevant EU legislation on experiments, and the
Ethical guidelines for TBSP programmes (see annex II).
Respecting the relevant privacy legislation for TBSP programmes is a boundary
condition for the e-conceptual model, the TBSP programmes it consists of and for all
stakeholders, providing programmes, services or both within the context of this econceptual model.
5. An appreciation of differences in cultures and languages.
Suicide accounts for 2% of all years of life prematurely lost at a global level (WHO
2005). Every suicide is known to affect between 10 to 20 people in his or her
environment. Suicide is never the consequence of a single cause or stressor and its
rates change between regions and local communities as well as over time and within
various risk groups. These differences are highlighted in high-suicide rate countries
such as Finland where the suicide rates differ in healthcare districts from 58.60 to 26
in the male population (Partonen et al. 2003) and in Belgium where the suicide rates in
the French-speaking province Liège has the highest Belgian suicide rate of
28.8/100.000 whereas the Flemish-speaking province Limburg has the lowest Belgian
suicide rate of 13.4/100.000 (NIS 2008). Another example is the municipality of
Dresden where the suicide rate is 32.5, which is substantially higher than the rate in
Saxony and Germany as a whole that are respectively 14.6 as of 2008 and 11.9 as of
2006 (Statistichen:2008). The differences are also relevant in low-suicide rate regions
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
28 of 32  Terms of Reference
as Veneto where certain healthcare districts show suicide rates that are 1.66 higher
than the expected suicides based on the average number of suicides (CRRC-SER:2008).
In Slovenia, differences in suicide rates between regions are more than 3-fold
(NelkaVertot: 2008). Similar trends are reflected in the other regions and local areas
involved in the Euregenas project. These figures show the relevance of contextspecific aspects influencing suicidal behaviour that should be taken into account in the
development of the e-conceptual model.
An analysis of available TBSP programmes in the different Euregenas countries can be
found in the annex I and should also be taken into account when developing the
blueprint for the e-conceptual model that can be adapted to the varying needs of the
different Euregenas countries.
6. A description of the processes according to the different
users of the TBSP programme
The blueprint should contain a description of the various processes that different
users i.e. an end user (e.g. suicidal persons, people bereaved by suicide, etc.), a mental
health care provider, health authorities, extra partners/organisations (e.g., NGO’s,
health insurance companies), can go through when using a TBSP programme taking
into account the organisational and cultural differences of the regions in which the
TBSP programme will be used (see ‘Analysis of available TBSP programmes’ in the
annex I).
For example:
describing how the end user will follow his or her way through the TBSP
programme. In terms of the wardrobe: will the user have access to all
garments by opening the door, or could one also start by putting on a warm
pullover first, and then adding extra garments if necessary. The end user
should be able to invite a GP or primary care worker or a specialised mental
healthcare provider to be added to his or her personal wardrobe.
Describing how a mental health care provider can offer support by inviting his
or her patient to a special shelf in the wardrobe, i.e. personalized online care;
describing how the responsible parent, the health authority, can make
choices, for every offer of TBSP programme, i.e. what programmes are
available to everyone, what programmes are available for free?
describing which extra partners such as NGO’s or health insurance companies,
can add their TBSP programme, either for free or paying;
describing a plan of implementation of such a TBSP programme
describing the dependencies between the different users and the potential
risks involved
7. Global estimate of planning, timeline and estimate of costs:
The blueprint should include a global estimate of the planning and timeline that the
development and servicing of an integrated system of TBSP programmes entails. It
should also offer an estimation of the potential costs for developing and servicing this
system.
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
29 of 32  Terms of Reference
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
30 of 32  Terms of Reference
Deliverables of this tender
We expect to receive:
1. A blueprint of an e-conceptual model for an integrated system of TBSP
programmes meeting the requirements of the terms of reference,
2. A script for using the blueprint
3. Both blueprint and the script should be written in English
4. We expect to be actively involved in the process of developing the
blueprint. It will be a permanent collaboration towards building the
blueprint for the e-conceptual model.
Timing
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
31 of 32  Terms of Reference
Selection criteria
Any proposal for a blueprint, as a response to these specifications, should include the
following aspects:
1. A specified fixed price together with a planning of the foreseen work. Acceptable
offers will be budgeted under 31.5000 excl of VAT (38.000 euro including VAT);
2. The proposal refers to previous relevant projects (in e-(mental) health care) that
show the technical capacity and knowledge to carry out the project in the
provided timeframe. Please include your experiences and references to similar
projects (e.g., developing conceptual models and process description). Please also
add the c.v. of the person(s) who will carry out the project;
3. The proposal shows an understanding of the idea of an e-conceptual model, by
giving a schematic view of this model;
4. The tender includes a workplan for the development of the blueprint and specifies
any support and time for consultation that may be included.
5. The tender includes a proposal on a guarantee of the timing;
6. The proposal is made in Dutch and preferably in English a well.
The selection will be based on each tenderer’s proposal. All the information will be
assessed in the light of the selection criteria.
There will be an information meeting held at the Flemish Agency for Care and Health
on 13 March 2014, in room 21.36 of the ELLIPS building, Koning Albert II laan, 35, 1030
Brussels, to give more information about the project and answer any questions that
you may have. The meeting will start at 13h30.
Please be so kind as to confirm your attendance by email, to:
[email protected]
How to respond to this call
You can respond to this call by sending in your candidature by email, before 3 April
2014 on the following address:
[email protected] and
[email protected]
www.euregenas.eu
Contract number 20101203
32 of 32  Terms of Reference
List of Annexes
Annex I – Analysis of available TBSP programmes
Annex II – Ethical guidelines for TBSP programmes
www.euregenas.eu
Contract number 20101203