Opdrachtgevend bestuur:
Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum - OPZC Rekem
Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken
Bestek inzake een overheidsopdracht voor:
DI ENSTEN
Raam overeenkom st voor het leveren , installeren en onderhouden van program m atuur
voor diverse beheerstoepassingen voor een psychiatrisch ziekenhuis en een psychiatrisch
verzorgingstehuis
Referentie OP ZC2013/ 1006/ up/ pj
via
Onderhandelingsprocedure m et bekendm aking
Uiterste datum voor het indienen van de offertes: 6 mei 2014 om 15 uur
Opening van de offertes: op datum van 6 mei 2014 om 15 uur in het OPZC Rekem,
Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken - lokaal aankoopdienst.
10.03.2014
1
INHOUDSOPGAVE
I. INLEIDING ........................................................................................................................................ 4
I.1 SITUERING OPZC REKEM ........................................................................................................................................................4
I.2 INLICHTINGEN............................................................................................................................................................................4
II. ALGEMENE BEPALINGEN .............................................................................................................. 5
II.1 AANBESTEDENDE OVERHEID ...................................................................................................................................................5
II.2 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT .........................................................................................................................................5
II.3 WIJZE VAN GUNNEN .................................................................................................................................................................6
II.4 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING.........................................................................................................................................7
II.5 TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK ................................................................................................................ 7
II.6 LOOPTIJD...................................................................................................................................................................................7
II.7 OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN ............................................................................................................... 7
III. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............................................................................................. 9
III.1 VERLOOP VAN DE PROCEDURE ...............................................................................................................................................9
III.2 UITNODIGING TOT INDIENEN VAN EEN OFFERTE TEN BEHOEVE VAN DE RAAMOVEREENKOMST, INDIENEN OFFERTE
EN GUNNING RAAMOVEREENKOMST ........................................................................................................................................... 10
III.2.1 Indienen offertes, evaluatie van de ingediende offertes en gunnen raamovereenkomst ........................ 10
III.2.2 Uitnodiging tot indienen van een offerte met betrekking tot een specifieke opdracht, indiening
offerte en gunning specifieke opdracht ........................................................................................................................... 10
III.2.3 Onderhandelingen .................................................................................................................................................... 11
III.3 UITSLUITINGSGRONDEN ...................................................................................................................................................... 11
III.4 BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) - VOORDRACHT VAN
ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING)...................................................................... 11
III.5 VERENIGING ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID (ART. 55 KB PLAATSING) .............................................................. 12
III.6 VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) ................................................................................................................................ 12
III.7 OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING) .................................................................................................................................... 12
III.8 TAALGEBRUIK........................................................................................................................................................................ 12
III.9 VERTROUWELIJKHEID .......................................................................................................................................................... 13
III.10 VERBOD OP AFSPRAKEN .................................................................................................................................................... 13
IV. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD ....................................................... 14
IV.1 INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES...................................................................................................................... 14
IV.2 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE.................................................................................................................................. 15
IV.3 VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) ........................................................................................................... 15
IV.4 GUNNINGSCRITERIA ............................................................................................................................................................ 15
IV.4.1 Gunningscriteria raamovereenkomst .................................................................................................................. 15
IV.4.2 Gunningscriteria minicompetitie .......................................................................................................................... 16
IV.5 PRIJS EN PRIJSHERZIENING (ART. 13, 16, 19, 20 EN 21 KB PLAATSING) .............................................................. 16
IV.6 OPDRACHT PER MINICOMPETITIE ...................................................................................................................................... 17
IV.7 LEVERINGSADRES................................................................................................................................................................. 17
V. UITVOERING VAN DE OPDRACHT .............................................................................................. 18
V.1 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) ............................................................................ 18
V.2 BORGTOCHT .......................................................................................................................................................................... 18
V.3 UITVOERINGSTERMIJN ......................................................................................................................................................... 18
V.4 VEREISTEN ............................................................................................................................................................................. 19
V.5 GEHEIMHOUDING - PRIVACYBESCHERMING EN BEVEILIGING .......................................................................................... 19
V.6 BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING) ............................................................ 21
V.7 FACTURATIE EN BETALING .................................................................................................................................................. 22
V.8 SANCTIES, RECHTSVORDERINGEN EN VERTRAGINGSBOETES (ART. 45, 46 EN 154 KB UITVOERING) ................... 23
10.03.2014
2
V.9 VOORLOPIGE OPLEVERING ................................................................................................................................................... 23
V.10 GARANTIE ............................................................................................................................................................................ 24
V.11 DEFINITIEVE OPLEVERING ................................................................................................................................................. 25
V.12 GESCHILLEN ........................................................................................................................................................................ 25
VI. TECHNISCHE BEPALINGEN........................................................................................................ 27
VI.1 DWINGENDE TECHNISCHE BEPALINGEN ............................................................................................................ 27
VI.2 ALGEMEENHEDEN .......................................................................................................................................................... 27
VI.2.1 Omvang van de opdracht (zie II 2)....................................................................................................................... 27
VI.2.2 Aflevering en installatie ........................................................................................................................................... 28
VI.2.3 Onderhoud en ondersteuning............................................................................................................................... 28
VI.2.4 Opleidingen ................................................................................................................................................................ 30
VI.2.5 Documentatie ............................................................................................................................................................ 31
VI.2.6 Aansprakelijkheid...................................................................................................................................................... 31
VI.2.7 Overdracht rechten en verplichtingen - onderaanneming ............................................................................ 31
VI.2.8 Overmacht ................................................................................................................................................................. 32
VI.2.9 Audit ............................................................................................................................................................................ 32
VI.2.10 Contactpersonen ................................................................................................................................................... 32
VI.2.11 Aanvulling - Aanpassing - Wijziging van dit bestek en de opdracht .......................................................... 32
VI.2.12 Algemene bepalingen met betrekking tot Exit ............................................................................................... 33
VI.2.13 Bijstand na beëindiging van de basisovereenkomst ....................................................................................... 34
VI.2.14 Afstand van recht ................................................................................................................................................... 34
VI.2.15 Aanwervingsclausule .............................................................................................................................................. 34
VI.2.16 Aanvullende algemene bepalingen...................................................................................................................... 35
10.03.2014
3
I. Inleiding
I.1 Situering OPZC Rekem
Het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem (OPZC Rekem) is een Extern Verzelfstandigd
Agentschap van de Vlaamse overheid (EVA) behorend tot het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid
en Gezin. Het OPZC Rekem is een agentschap met rechtspersoonlijkheid.
Het OPZC Rekem werd erkend als psychiatrisch ziekenhuis voor de behandeling van 288 patiënten en
als psychiatrisch verzorgingstehuis (PVT) voor de verzorging van 214 bewoners.
De afdelingen zijn verspreid over 4 campussen: campus Rekem (Daalbroekstraat 106, 3621 Rekem),
campus PVT Rekem (Daalbroekstraat 108, 3621 Rekem), campus PVT Rado (Koning Albertlaan 102,
3620 Lanaken) en campus PVT MIN (Lange Scholiersstraat 98, 2060 Antwerpen).
Daarnaast zijn er personeelsleden van het OPZC Rekem werkzaam in mobiele teams van het project
'artikel 107' en in diverse andere projecten zoals ondermeer de schakelteams forensische zorg.
De jaaromzet van OPZC Rekem bedraagt ca. 29 miljoen euro.
I.2 Inlichtingen
Inlichtingen over deze offerteaanvraag kunnen bekomen worden tijdens werkdagen
van 09.00 tot 12.00u en van 14.00 tot 16.00u bij:
Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem
Daalbroekstraat 106
3621 Rekem - Lanaken
Functioneel-technische inlichtingen IT:
Patrick Janssen, Informaticus
Tel. 089 84 71 10, [email protected]
Financieel-administratieve inlichtingen:
Walter Vandeneede, Algemeen directeur
Tel.089/84.71.03, [email protected]
Urbain Peters, Diensthoofd aankoopdienst
Tel. 089 84 71 62, [email protected]
10.03.2014
4
II. Algemene bepalingen
II.1 Aanbestedende overheid
Deze opdracht wordt uitgeschreven door het extern verzelfstandigd agentschap met
rechtspersoonlijkheid OPZC Rekem.
OPZC Rekem
Daalbroekstraat 106
3621 Rekem - Lanaken
www.opzcrekem.be
Briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet verzonden worden aan:
OPZC Rekem
t.a.v. Aankoopdienst
Daalbroekstraat 106
3621 Rekem - Lanaken
Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan:
OPZC Rekem
t.a.v. dhr John Vanacker, administrateur-generaal
Daalbroekstraat 106
3621 Rekem - Lanaken
Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke
uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de
aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven.
II.2 Beschrijving van de opdracht
Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet Overheidsopdrachten en
bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
Voorwerp van deze diensten:
Raamovereenkomst via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor het leveren,
installeren en onderhouden van programmatuur voor diverse beheerstoepassingen.
CPV-classificatie: 72000000.
Het OPZC Rekem werkt momenteel met het IBM AS 400 systeem, waarop de facturatie en
patiëntenadministratie worden verwerkt. Ook de programmatuur voor keuken (E-MAGISTER), het
apotheekpakket (C-CONSULT advice bvba), het boekhoudpakket (C-CONSULT advice bvba) en het
aankooppakket (IBS-PAS) zijn hieraan gekoppeld.
Met betrekking tot het veiligheidsmanagementssysteem en het intranet wordt gewerkt met
'INFOLAND'. Met betrekking tot het personeelsbeheer wordt gewerkt met het programma 'ARNO'.
Voor de tijdsregistratie van personeelsleden wordt gewerkt met 'EFFICIENT'. Met betrekking tot het
verwerken van de uurroosters van personeelsleden wordt gewerkt met 'SAGA'.
Recent werd een elektronisch patiëntendossier 'REGAS' geïmplementeerd.
10.03.2014
5
De standaardservers (active directory, mail, database, fileserver, printserver) zijn gevirtualiseerde
windows 2008 R2-servers. Er wordt gewerkt met thin cliënts.
Het OPZC Rekem wil overgaan tot het implementeren van een nieuw apotheekpakket dat gekoppeld
kan worden aan het elektronisch patiëntendossier 'REGAS' en wil hierbij een voorschrijfmodule voor
artsen voorzien.
Verder wil het OPZC Rekem gefaseerd haar administratieve en logistieke diensten optimaler
automatiseren.
Hierbij wordt gedacht aan de vernieuwing van volgende programmatuur: aankoop, magazijn,
boekhouding, facturatie, patiëntenadministratie, keuken, gebouwenbeheerssysteem.
Deze opsomming is niet limitatief.
Integratie met windows active directory is gewenst.
Of al deze pakketten zullen worden vernieuwd, op welke termijn en in welke volgorde is momenteel
niet gekend en zal mede worden bepaald, zowel door de informaticatechnische evolutie als door de
evolutie binnen de informaticamarkt zelf en dit zowel met betrekking tot de momenteel door het OPZC
Rekem gebruikte programmatuur, als met betrekking tot de mogelijk te integreren nieuwe
programmatuur.
Vast staat dat een grondige hertekening en een betere integratie van de beheerspakketten
noodzakelijk is.
Indien de kandidaat een apotheekpakket, een voorschrijfmodule of een boekhoudpakket aanbiedt,
bevestigt de kandidaat dat de programmatuur een onderscheid kan maken tussen de gegevens van
het psychiatrisch ziekenhuis en het psychiatrisch verzorgingstehuis. De kandidaat die een
boekhoudprogramma aanbiedt, bevestigt dat het voor de ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel kan
gehanteerd worden.
Als dwingende technische bepaling geldt volgend technisch criterium:
de beheerstoepassingen met betrekking tot de apotheek, de voorschrijfmodule en de boekhouding
moeten een onderscheid kunnen maken tussen de werking van het psychiatrisch ziekenhuis en het
psychiatrisch verzorgingstehuis, alsook dat er per entiteit een afzonderlijke boekhouding, registratie
en rapportage kan gerealiseerd worden. De programmatuur voor het voeren van de boekhouding
moet het voor de ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel volgen. De voor de psychiatrische
ziekenhuizen en de psychiatrisch verzorgingstehuizen bevoegde erkennende en subsidiërende
overheden vragen immers dergelijke scheiding van gegevens en het gebruik van het verplichte
rekeningstelsel.
II.3 Wijze van gunnen
Gezien de complexiteit van de diverse deelopdrachten, het feit dat integratie van de diverse
programmatuur noodzakelijk is voor de goede werking van het OPZC Rekem en de technische
mogelijkheden met ondermeer cloudtoepassingen zich verder ontwikkelen, is het onmogelijk de
omvang, noch de specifieke eisen per programma nu reeds te specifiëren. Daarom zal de
aanbestedende overheid via een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking een
raamovereenkomst sluiten met diverse opdrachtnemers.
Wanneer het OPZC Rekem een concrete opdracht wil gunnen zullen deze opdrachtnemers, tijdens de
looptijd van de raamovereenkomst, opnieuw in mededinging worden gesteld (de ‘minicompetitie’).
De gunning van de specifieke opdrachten ('minicompetitie') gebeurt via een
onderhandelingsprocedure met deze voor de raamovereenkomst geselecteerde deelnemers.
Deze onderhandelingsprocedures worden gevoerd op basis van art. 26, §2, 3° van de Wet
Overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
10.03.2014
6
II.4 Toepasselijke reglementering
Op dit bestek en de daaruit voortvloeiende verbintenissen zijn ondermeer toepasselijk:
Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming
van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen (hierna: Wet Overheidsopdrachten);
Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren
(hierna: KB Plaatsing);
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen (hierna: KB
Uitvoering);
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgevingoverheidsopdrachten
Door in te schrijven aanvaardt de inschrijver expliciet dat alle bepalingen van dit bestek van
toepassing zijn.
II.5 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op dit bestek en de daaruit voortvloeiende verbintenissen is het Belgisch recht van toepassing en elk
geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht.
Ieder geschil tussen partijen met betrekking tot dit bestek en de uitvoering ervan zal bij uitsluiting
worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechtbank in het arrondissement Tongeren.
II.6 Looptijd
De looptijd van de raamovereenkomst bedraagt acht (8) jaar.
Bij de gunning van elke opdracht zal een basisovereenkomst worden gesloten tot maximum acht (8)
jaar na de start van de raamovereenkomst. Door middel van deze basisovereenkomst wordt een
licentie verleend om de betrokken programmatuur en alle andere nodige toepassingen, te laten
gebruiken in alle diensten van het OPZC Rekem en in onderhoud ervan te voorzien. Deze looptijd van
acht jaar wordt gemotiveerd door het feit dat een programmatuur voor een langere periode moet
kunnen functioneren en onderhouden worden. Wanneer regelgeving, tarieven, honoraria wijzigen
moet de programmatuur aangepast worden, zodat het OPZC Rekem telkens de geldende regelgeving
en tarieven toepast en verwerkt in de diverse programmatuur, alsook in de door de overheden
opgelegde registraties.
Termijn in maanden: 96
Voorziene begindatum: 01/09/2014
Voorziene einddatum: 31/08/2022
II.7 Overige algemeen toepasselijke bepalingen
In het licht van de innovatie die het OPZC Rekem binnen haar activiteiten continu nastreeft, zal de
raamovereenkomst tegemoet komen aan de wens van het OPZC Rekem om binnen deze periode
10.03.2014
7
opdrachten te gunnen voor specifieke programmatuur tegen de voordeligste voorwaarden en dit
volgens de meest recente technologie.
Het sluiten van de raamovereenkomst op basis van dit bestek geeft de opdrachtnemers geen
exclusiviteitsrecht. Het opdrachtgevend bestuur kan gedurende de looptijd van de raamovereenkomst
prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in het bestek laten uitvoeren door de eigen
diensten of door andere dienstverleners, nadat een gunningsprocedure werd doorlopen. De
opdrachtnemers van de raamovereenkomst kunnen in dat geval geen aanspraak maken op enige
vergoeding.
Voor de toepassing van de uitvoeringsregels – en enkel daarvoor – , wordt elke bestelling als een
afzonderlijke opdracht aanzien. Aldus heeft elke bestelling haar eigen uitvoeringstermijn, oplevering,
sancties, enz… zonder afbreuk te doen aan het geheel van de bestellingsopdracht.
10.03.2014
8
III. Administratieve bepalingen
Dit deel heeft betrekking op het verloop van de gunningsprocedure tot de gunning van deze
overheidsopdracht aan de dienstverleners.
Bij elke minicompetitie zal nader worden beschreven welke afwijkingen op deze regelgeving zullen
worden toegepast.
Deze administratieve bepalingen moeten strikt in acht genomen worden, om te vermijden dat uw
inschrijving, wegens een louter administratieve fout, als onregelmatig moet worden beschouwd.
Het bestuur kiest de economisch meest voordelige regelmatige offerte (rekening houdend met de
gunningscriteria).
Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver alle clausules van het bestek en verzaakt
hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, die hiermee tegenstrijdig zijn,
zelfs wanneer deze op één of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet
nakomen van verbintenissen betreffende één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de
substantiële onregelmatigheid van zijn offerte.
Indien één of meerdere bepalingen van dit bestek of opdracht ongeldig geacht of verklaard worden
krachtens een wet, reglement of definitieve uitspraak van een bevoegde rechtbank, zullen de overige
bepalingen hun ongewijzigde kracht en draagwijdte behouden. Partijen verbinden zich ertoe de
ongeldige bepaling te vervangen door een nieuwe geldige bepaling die zoveel als mogelijk de
oorspronkelijke doelstellingen van de ongeldige bepaling zal bewerkstelligen.
Voor verdere verduidelijkingen aangaande de administratieve bepalingen van dit bestek kunt u terecht
bij OPZC Rekem bij dhr. Walter Vandeneede op het telefoonnummer 089.84.71.03
[email protected] of dhr Urbain Peters op het telefoonnummer 089 84 71 62 of
[email protected]
III.1 Verloop van de procedure
De procedure verloopt als volgt:
gunning van de raamovereenkomst:
-uitnodiging aan de geselecteerde kandidaten om een offerte in te dienen op basis van dit bestek
-indienen van de offerte door de inschrijvers
-onderhandeling met de inschrijvers
-indienen van een best and final offer (BAFO) door de inschrijvers
-evaluatie van de offertes op grond van de in het bestek vermelde gunningscriteria
-gunning van de raamovereenkomst
gunning van een specifieke opdracht via minicompetitie:
-uitnodiging van de voor de raamovereenkomst geselecteerde inschrijvers om een offerte in te dienen
voor de specifieke opdracht op basis van een per opdracht specifiek bestek
-indienen van de offerte voor de specifieke opdracht
-onderhandeling met de inschrijvers
-indienen van een BAFO door de inschrijvers
-evaluatie op basis van de in het bestek vermelde gunningscriteria
-gunning van de specifieke opdracht.
10.03.2014
9
III.2 Uitnodiging tot indienen van een offerte ten behoeve
van de raamovereenkomst, indienen offerte en gunning
raamovereenkomst
De geselecteerde kandidaten worden gelijktijdig uitgenodigd om een offerte in te dienen op basis van
dit bestek. Dit bestek bevat de gunningscriteria op basis waarvan de offertes zullen beoordeeld
worden. De geselecteerde kandidaten krijgen een tijdsperiode van minimaal veertig (40)
kalenderdagen om de offerte voor te bereiden.
Mogelijkheid tot vraagstelling
Tijdens deze fase zal aan de geselecteerde kandidaten de mogelijkheid geboden worden om vragen te
stellen ter verduidelijking van het bestek. De vragen, zonder vermelding van de bron, en de
antwoorden zullen gepubliceerd worden op de website van het OPZC Rekem –
http://www.opzcrekem.be/Overheidsopdrachten.htm -. Indien dit om technische redenen niet
mogelijk zal deze informatie gelijktijdig aan alle geselecteerde kandidaten worden bezorgd.
III.2.1 Indienen offertes, evaluatie van de ingediende offertes en gunnen
raamovereenkomst
Na het indienen van de offertes maakt de aanbestedende overheid een voorlopige rangschikking op
van de ingediende offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria van dit bestek.
Vervolgens kan de aanbestedende overheid overgaan tot het voeren van onderhandelingen.
De onderhandelingsprocedure kan verlopen in verschillende fasen, waarbij het aantal offertes
waarover onderhandeld wordt, vermindert door toepassing van de gunningscriteria. Mede afhankelijk
van het aantal offertes en de grootte van het verschil in de scores toegekend aan de verschillende
offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria, kan de aanbestedende overheid beslissen
om slechts te onderhandelen met de best gerangschikte inschrijver(s).
BAFO (Best and Final Offer)
Na onderhandelingen zullen de inschrijvers met wie onderhandeld werd, uitgenodigd worden om een
finale offerte (BAFO) in te dienen. Met de uitnodiging zal hen ook een eventueel aangepast finaal
bestek worden bezorgd.
Gunning en toewijzing van de specifieke opdracht
Aan de hand van de gunningscriteria zal worden bepaald welke BAFO voor de aanbestedende
overheid, de meest voordelige is.
III.2.2 Uitnodiging tot indienen van een offerte met betrekking tot een specifieke
opdracht, indiening offerte en gunning specifieke opdracht
Vervolgens zal het aanbestedende bestuur wanneer ze nood heeft aan nieuwe programmatuur, de
geselecteerde kandidaten aan wie de raamovereenkomst gegund werd, uitnodigen om een initiële
offerte in te dienen voor de desbetreffende opdracht ('minicompetitie').
Evaluatie van de ingediende offertes en onderhandeling
De aanbestedende overheid maakt vervolgens een voorlopige rangschikking op van de ingediende
offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria van het bestek. Vervolgens kan de
aanbestedende overheid overgaan tot het voeren van onderhandelingen.
De onderhandelingsprocedure kan verlopen in verschillende fasen, waarbij het aantal offertes
waarover onderhandeld wordt, vermindert door toepassing van de gunningscriteria. Mede afhankelijk
van het aantal offertes en de grootte van het verschil in de scores toegekend aan de verschillende
offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria, kan de aanbestedende overheid beslissen
om slechts te onderhandelen met de best gerangschikte inschrijver(s).
BAFO (Best and Final Offer)
10.03.2014
10
Na onderhandelingen zullen de inschrijvers met wie onderhandeld werd, uitgenodigd worden om een
finale offerte (BAFO) in te dienen. Met de uitnodiging zal hen ook een eventueel aangepast finaal
bestek worden bezorgd.
Gunning en toewijzing van de specifieke opdracht
Aan de hand van de gunningscriteria zal worden bepaald welke BAFO voor de aanbestedende
overheid, de meest voordelige is.
III.2.3 Onderhandelingen
Via deze onderhandelingen wil de aanbestedende overheid:
-feedback geven op de (kwaliteit van de ingediende) offertes;
-een duidelijk zicht verkrijgen op het aanbod van de inschrijvers met inbegrip van eventuele
suggesties die de inschrijvers zouden formuleren ter optimalisatie van de door de aanbestedende
overheid gevraagde programmatuur.
III.3 Uitsluitingsgronden
Uitsluiting, RSZ-verplichtingen en belangenvermenging (Art. 61,
62 en 64 KB Plaatsing)
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting
te bevinden, zoals bedoeld in art. 61.
Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, de jaarrekeningen en
het attest niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, §1. De overige documenten worden
opgevraagd bij de inschrijver.
De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen
is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn
offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2.
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van
onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 64.
Door beroep te doen op een onderaannemer verklaart de inschrijver impliciet dat ook die
onderaannemer(s) zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in art. 61 en 62 KB
Plaatsing; ze moeten voldoen aan art. 63 van het KB Plaatsing en mogen zich niet in een toestand van
onverenigbaarheid bevinden zoals bedoeld in art. 64 van het KB Plaatsing.
De inschrijver stelt zich hiervoor garant.
III.4 Beroep op de draagkracht van andere entiteiten (art. 74
KB Plaatsing) - Voordracht van onderaannemers (art. 12 KB
Plaatsing en art. 12 KB Uitvoering)
De inschrijver vermeldt in elke offerte welk gedeelte van de opdracht - programmatuur- hij
voornemens is in onderaanneming te geven evenals de identiteit van de onderaannemers of andere
entiteiten die hij voorstelt.
De opdrachtnemer is verplicht deze onderaannemers of andere entiteiten in te zetten bij de uitvoering
van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers of andere entiteiten is onderworpen aan de
schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.
10.03.2014
11
III.5 Vereniging zonder rechtspersoonlijkheid (art. 55 KB
Plaatsing)
Het is de geselecteerde kandidaten toegestaan zich in een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid te
verenigen met niet geselecteerde personen en gezamenlijk een offerte in te dienen.
Het gezamenlijk indienen van één enkele offerte door meerdere geselecteerden is verboden.
III.6 Varianten (art. 9 KB Plaatsing)
Vrije varianten worden toegestaan.
Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien, behoudens deze die nodig zijn om het OPZC
Rekem toe te laten aan alle reglementaire verplichtingen te voldoen. Zo moet een programmatuur
voor het voeren van de boekhouding ondermeer het voor de ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel
volgen en een gescheiden boekhouding kunnen voeren voor het psychiatrisch ziekenhuis en het
psychiatrisch verzorgingstehuis.
Indien varianten noodzakelijk zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan de reglementaire vereisten te
voldoen, moeten deze varianten worden aangeboden.
De varianten worden ingediend in een afzonderlijk deel van de offerte. De inschrijver geeft steeds
duidelijk aan wat zijn basisofferte is en wat zijn varianten zijn.
III.7 Opties (art. 10 KB Plaatsing)
Het indienen van vrije opties is toegestaan. Er zijn geen verplichte opties voorzien, behoudens deze
die nodig zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan alle reglementaire verplichtingen te voldoen.
Indien opties noodzakelijk zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan de reglementaire vereisten te
voldoen, moeten deze opties worden aangeboden.
Het bod voor opties wordt afzonderlijk vermeld in de offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan
dat het om opties gaat.
III.8 Taalgebruik
De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de
aanbestedende overheid. Alle teksten, documenten en stukken opgesteld door de kandidaten moeten
dan ook in het Nederlands worden ingediend. Alle inlichtingen die worden verstrekt of gevraagd,
zullen eveneens in het Nederlands gebeuren.
Van documenten die enkel in een andere taal dan het Nederlands beschikbaar zijn, kan de
aanbestedende overheid een beëdigde vertaling eisen op kosten van de inschrijver.
Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen louter technische documentatie of verklarende stukken,
die niet bedoeld zijn voor de gebruikers van de programmatuur, in het Engels worden toegevoegd.
10.03.2014
12
III.9 Vertrouwelijkheid
De inschrijver stemt ermee in dat alle documenten, ongeacht de vorm, die hij ter beschikking stelt aan
de aanbestedende overheid, in het kader van de gunningsprocedure, kunnen worden gelezen,
gekopieerd en gebruikt met het oog op de afwikkeling van de gunningsprocedure, door de
personeelsleden en externe raadgever(s) van de aanbestedende overheid.
Alle documenten, ongeacht de vorm, die door de aanbestedende overheid aan een inschrijver worden
overhandigd, kunnen door de personeelsleden en onderaannemers van die inschrijver worden
gelezen, gekopieerd en gebruikt met het oog op de afwikkeling van de gunningsprocedure. Deze
documenten mogen door de inschrijvers en zijn personeelsleden en onderaannemers niet worden
gebruikt buiten het kader van deze gunningsprocedure, zonder de uitdrukkelijke en voorafgaande
schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.
Door in te schrijven voor deze raamovereenkomst stelt de inschrijver zich garant voor zijn
personeelsleden en onderaannemers.
III.10 Verbod op afspraken
Door in te schrijven voor deze raamovereenkomst verklaart de inschrijver dat hijzelf evenals zijn
onderaannemer(s) geen afspraken te hebben gemaakt of zich niet door afspraken op grond van
vooraanbestedingen te hebben verbonden en geen deel te hebben gehad in enig akkoord,
vergadering of samenspanning met schending van art. 9 van de overheidsopdrachtenwet (art. 23 van
het KB Plaatsing).
10.03.2014
13
IV. Offerte – Opening, indiening, vorm en inhoud
IV.1 Indiening en opening van de offertes
De uiterste datum voor het indienen van de offertes is 6 mei 2014 om 15.00u.
De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting.
Opening van de offertes: 6 mei 2014 om 15.00u in het OPZC Rekem, Daalbroekstraat 106 te
3621 Rekem - Lanaken - lokaal aankoopdienst.
Offerte verstuurd via elektronische middelen
De offertes moeten elektronisch verstuurd worden via de e-Tendering internetsite
https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van art. 52 § 1 van
het KB Plaatsing.
De vragenlijst (en)(bijlage A) en het inschrijvingsformulier (bijlage B) zijn verplichtend te gebruiken en
moeten elektronisch worden toegevoegd.
De inschrijver wordt erop gewezen dat zijn offerte, overlegd via e-Tendering, elektronisch
ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens
de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels
statuten, volmacht…). Wanneer deze documenten in dit dossier ontbreken zal de offerte als nietig
worden beschouwd.
Een gescande handtekening is onvoldoende.
Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden
voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen.
Indien nodig worden bijkomende documenten gescand om ze bij de offerte te voegen.
De inschrijver kan bepaalde bij te voegen toelichtende documenten, die niet of uiterst moeilijk via
elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, op papier bezorgen vóór de uiterste
ontvangstdatum.
Deze documenten moeten worden gezonden aan de aanbestedende overheid (zie punt II.1).
De inschrijver steekt deze documenten in een omslag of andere drager en vermeldt op de buitenzijde:
'bijkomende documenten met betrekking tot de offerte vanwege - naam van de inschrijver - ten
behoeve van de raamovereenkomst voor het leveren, installeren en onderhouden van programmatuur
voor diverse beheerstoepassingen’. Vervolgens wordt deze omslag of andere drager gesloten en in
een andere omslag of drager verzonden aan de aanbestedende overheid.
Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de
inschrijver dat de gegevens van zijn offerte, die voortvloeien uit de werking van het ontvangst
systeem, worden geregistreerd.
De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de
offertes.
Meer informatie kan u vinden op volgende website: http://www.publicprocurement.be of via
de e-Procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00.
10.03.2014
14
IV.2 Vorm en inhoud van de offerte
De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en gebruikt hiervoor het model zoals bijgevoegd
in bijlage B van dit bestek.
IV.3 Verbintenistermijn (art. 57 KB Plaatsing)
De verbintenistermijn wordt van negentig (90) op honderdtachtig (180) kalenderdagen gebracht.
De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt
honderdtachtig (180) kalenderdagen, te tellen vanaf de dag na de zitting van de opening van de
offertes.
Motivatie: gezien de complexiteit van de opdracht binnen het geheel van de werking van het OPZC
Rekem en het OPZC Rekem de nodige tijd moet hebben om zo nodig de wettelijke adviezen te
vragen, wordt de verbintenistermijn op honderdtachtig (180) kalenderdagen gebracht.
IV.4 Gunningscriteria
IV.4.1 Gunningscriteria raamovereenkomst
De volgende gunningcriteria zijn van toepassing op de gunning van de raamovereenkomst.
In de vragenlijst als bijlage A bij dit bestek wordt bij elke vraag aangegeven tot welk criterium
(kwaliteit, technische specificaties) deze vraag behoort.
De vragen van deze vragenlijst mogen niet als subgunningscriteria beschouwd worden. De
antwoorden op deze vragenlijst worden door de aanbestedende overheid louter gebruikt om tot een
globale beoordeling te kunnen komen over de criteria A en B, namelijk over de kwaliteit en de
technische specificaties.
We verwijzen naar de technische bepalingen van hoofdstuk VI en ondermeer naar de essentiële
technische bepaling vermeld in punt VI.1.
Criterium
A
B
C
Aantal punten
35
45
20
Algemeen
Kwaliteit
Technische specificaties
Prijs
Als de offertes van twee (2) inschrijvers gelijkwaardig worden geacht, krijgen ze voor het betrokken
criterium evenveel punten.
Bij het gunnen van de raamovereenkomst zal bij de beoordeling van het prijselement met volgende
elementen rekening worden gehouden:
-de inschrijver geeft per aangeboden programmatuur:
- een beschrijving van de profielen die men wenst in te zetten (vb.:junior, senior,
projectleider,…)
- het aantal mandagen dat men per profiel zal nodig hebben om de programmatuur te
implementeren
- de dagprijs (inclusief alle kosten, excl BTW) per profiel
Mo = 20 x (Pm / Po)
Waarbij Mo het aantal punten is dat de inschrijver behaalt voor het criterium “Prijs”;
10.03.2014
15
Pm de laagste prijs is die is voorgesteld in een geldige offerte;
Po de prijs voorgesteld in de geanalyseerde offerte is.
De prijs= gemiddelde dagprijs = ((profiel 1 X aantal mandagen)+(profiel 2 X aantal mandagen)…/som
aantal dagen van alle profielen))
Bij een score van minstens 50/100 wordt de inschrijver toegelaten tot de raamovereenkomst.
IV.4.2 Gunningscriteria minicompetitie
Bij elke minicompetitie worden volgende gunningscriteria gehanteerd:
Criterium
A
B
C
Aantal punten
35
45
20
Algemeen
Kwaliteit
Technische specificaties
Prijs
Bij elke minicompetitie zal een specifieke vragenlijst met kwaliteits- en technische criteria worden
opgesteld voor de in de minicompetitie betrokken programmatuur.
Met betrekking tot de prijs wordt bij elke minicompetitie rekening gehouden met alle prijselementen
die aangerekend worden voor de desbetreffende opdracht. De optelsom van de kosten van alle in de
offerte vermelde prijselementen moet alle kosten verbonden aan de opdracht omvatten.
IV.5 Prijs en Prijsherziening (art. 13, 16, 19, 20 en 21 KB
Plaatsing)
De inschrijver rekent geen andere prijzen aan, dan deze die vermeld werden in de prijsofferte
opgemaakt per minicompetitie en bevestigd werden in de opdracht.
Alle prijzen en tarieven worden vastgesteld in euro’s, exclusief btw.
De inschrijver vermeldt afzonderlijk de belasting over de toegevoegde waarde (btw) voor elk
prijselement en/of voor elk element waarvoor een verschillend percentage btw wordt aangerekend.
Andere kosten dan deze die vermeld worden in de offerte en bevestigd worden door de opdracht
kunnen door de inschrijver niet aan OPZC Rekem in rekening worden gebracht.
Bijkomende wensen van OPZC Rekem die tijdens de uitvoering van de opdracht worden geformuleerd
en aantoonbaar leiden tot verzwaring van de prestaties van de dienstverlener (met andere woorden:
'meerwerk'), zullen bijkomend vergoed worden op basis van de in de opdracht bevestigde tarieven.
Tot meerwerk worden niet gerekend: additionele werkzaamheden, die de inschrijver had kunnen of
moeten voorzien, teneinde de programmatuur conform de overeengekomen vereisten te kunnen
leveren. Evenmin worden tot meerwerk gerekend de werkzaamheden die het gevolg zijn van onjuiste
en/of onvolledige functionele specificaties, indien deze door of in opdracht van de dienstverlener zijn
opgesteld en/of een gevolg zijn van gebreken in de programmatuur.
De dienstverlener zal, voordat met het meerwerk wordt begonnen, een schriftelijke offerte uitbrengen,
met betrekking tot de omvang van het door de dienstverlener ten gevolge van deze wijziging
verwachte meerwerk en de daaraan verbonden kosten.
De dienstverlener zal niet met het meerwerk aanvangen alvorens het OPZC Rekem hiertoe schriftelijk
uitdrukkelijk opdracht heeft gegeven.
De prijzen en tarieven voor alle prestaties kunnen jaarlijks met ingang van het nieuwe kalenderjaar
herzien worden aan de hand van volgende prijsherzieningsformule, gebaseerd op de indexevolutie van
10.03.2014
16
de refertelonen van de Belgische Multisectorfederatie van de Technologische Industrie (Agoria-index) ,
zie ook http://www.agoria.be/indices/data/nationale.xls
P1 = P0 X (0.2 + 0.8 L1/L0)
Waarbij:
P1= herziene prijs
P0= initiële prijs van kracht op datum van toewijzing van de opdracht
L1: Agoria-index van kracht op de 1ste dag van de maand voorafgaand aan de prijsherziening
L0: Agoria-index van kracht op de datum van toewijzing van de opdracht.
De prijsherziening mag telkens worden toegepast vanaf het eerstvolgende facturatietijdstip van de
maand volgend op de herziening. Prijsherzieningen kunnen nooit met terugwerkende kracht worden
toegepast.
Eenzijdige prijsverhogingen van 3rd party leveranciers of andere entiteiten zijn nooit tegenstelbaar
aan OPZC Rekem.
Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het
prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken.
De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het
uitvoeren van verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde
de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft
verstrekt.
IV.6 Opdracht per minicompetitie
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor te bepalen voor welke programmatuur
minicompetities worden georganiseerd en per minicompetitie te beslissen om al dan niet over te gaan
tot een gunning van een concrete opdracht.
De inschrijver kan een offerte indienen voor één of voor meerdere programmaturen. De integratie van
de aangeboden programmatuur met andere programmatuur blijft echter een belangrijk kwalitatief en
technisch gunningscriterium.
De inschrijver kan bij elke minicompetitie zijn offerte aanvullen met voor de aanbestedende overheid
gunstigere voorwaarden ten aanzien van de bestekvoorwaarden of prijsverminderingen die hij
bijvoorbeeld per programmatuur toestaat, in geval van aankoop van meerdere
programmatuurpakketten tijdens de looptijd van de raamovereenkomst.
Voorwaarden die ongunstiger zijn dan de bestekvoorwaarden zijn uitgesloten.
IV.7 Leveringsadres
De dienstverlener moet de programmatuur kwalitatief laten functioneren in de in punt I.1 beschreven
campussen van het OPZC Rekem. De programmatuur moet tevens kunnen gebruikt worden door de
personeelsleden werkzaam in de mobiele teams, verbonden aan het project 'artikel 107, of andere
projecten (o.a. schakelteams forensische zorg) waarin het OPZC Rekem betrokken is.' Ook personen
die rechtstreeks of onrechtstreeks diensten verlenen (vb.: zelfstandige artsen) of kosten aanrekenen
aan het OPZC Rekem moeten kunnen gebruik maken van de aangeboden programmatuur.
10.03.2014
17
V. Uitvoering van de opdracht
Dit deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht, zijnde de
raamovereenkomst in haar geheel en de uitvoering van concrete opdrachten die tijdens de looptijd
van de raamovereenkomst gegund worden.
V.1 Leiding en toezicht op uitvoering (art. 11 KB Uitvoering)
De leiding over de gunning van de opdracht:
Naam: dhr Walter Vandeneede, algemeen directeur OPZC Rekem
Adres: Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken
Telefoon: 089 84 71 02
E-mail: [email protected]
Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit:
-de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;
-de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;
-het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;
-het opstellen van de processen-verbaal;
-de opleveringen;
-het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van
onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.
V.2 Borgtocht
Het bedrag van de borgtocht, per gegunde concrete opdracht, bedraagt 5% van het totale
offertebedrag van deze concrete opdracht, zonder btw en afgerond naar het hogere tiental.
De borgtocht moet gesteld worden binnen dertig (30) kalenderdagen volgend op de dag van de
sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig
één van de wijzen voorzien in art. 26 en 27 KB Uitvoering. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd
worden aan het adres van de aanbestedende overheid.
Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, stelt de
aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering
toe.
Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave
van de borgtocht.
De vrijgave van de borgtocht zal gebeuren op schriftelijk verzoek van de dienstverlener in twee (2)
gelijke schijven. Bij de voorlopige oplevering van de desbetreffende opdracht zal de vrijgave van een
schijf plaatsvinden. Bij de definitieve oplevering van de desbetreffende opdracht zal de resterende
50% vrijgegeven worden.
V.3 Uitvoeringstermijn
Voor elke concrete opdracht wordt een concrete uitvoeringstermijn afgesproken met de
opdrachtnemer.
10.03.2014
18
V.4 Vereisten
De inschrijver garandeert dat de geleverde diensten, inclusief de implementatie en de testfase:
-in overeenstemming zijn met de beschrijving in dit bestek;
-geschikt zijn voor het doel waarvoor zij worden geleverd;
-voldoen aan de gevraagde interfaces.
V.5 Geheimhouding - privacybescherming en beveiliging
Als vertrouwelijke informatie wordt beschouwd:
alle documenten en gegevens die tussen partijen zijn uitgewisseld vanaf de kandidatuurstelling van de
inschrijver en de bij de uitvoering van de opdracht uitgewisselde informatie, alle persoonsgebonden
gegevens, belangrijke informatie met betrekking tot de planning, operaties en financiën van hetzij het
OPZC Rekem, hetzij de inschrijver.
De inschrijver is gehouden het Belgisch grondwettelijk gewaarborgd recht van de burger op
eerbiediging van zijn privéleven in het algemeen en inzonderheid aan de verplichtingen opgelegd door
de ter zake geldende wetgeving, te respecteren.
Indien en voor zover door OPZC Rekem aan de dienstverlener persoonsgegevens verstrekt worden of
indien de dienstverlener bij de uitvoering van de werkzaamheden ingevolge dit bestek en opdracht
anderszins toegang krijgt tot persoonsgegevens, zal de dienstverlener deze persoonsgegevens strikt
vertrouwelijk behandelen, deze persoonsgegevens nimmer aan derden uit handen geven tenzij indien
vereist voor het uitvoeren van dit bestek en opdracht en deze persoonsgegevens uitsluitend gebruiken
voor zover dit nodig is voor de uitvoering van dit bestek en opdracht. Alleszins verbindt de
dienstverlener zich ertoe deze vertrouwelijke informatie niet te verspreiden, publiceren, overhandigen
of ter beschikking te stellen aan derden in enige vorm, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk
akkoord van het OPZC Rekem.
De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter
beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden
meegedeeld.
De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de door de
uitvoering van de opdracht verkregen informatie te doen bewaren door hemzelf of door eenieder die
er toegang toe heeft.
De dienstverlener zal de verplichtingen haar opgelegd in dit kader ook opleggen aan de door haar
ingeschakelde onderaannemers.
Alle delen van dit bestek en opdracht mogen gepubliceerd worden op het intranet van OPZC Rekem.
De volledige informatie moet voor de door OPZC Rekem aangeduide personeelsleden vrij toegankelijk
zijn.
De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet wanneer het gaat om gegevens die:
-in het publiek domein zijn gevallen op een andere wijze dan door inbreuk op deze rubriek;
-noodzakelijkerwijs door de andere partij moeten worden medegedeeld aan zijn werknemers,
aangestelden en (onder)aannemers om de goede uitvoering van zijn taken en verplichtingen volgens
de termen van dit bestek en de opdracht te verzekeren; de partijen zullen erover waken dat hun
werknemers, (onder)aannemers en aangestelden de verplichting tot vertrouwelijkheid en
geheimhouding behoorlijk naleven;
-in het kader van een geschillenregeling, van een arbitrale of gerechtelijke procedure, of
overeenkomstig een wet, decreet of reglement moeten worden vrijgegeven door één van de partijen
(in dat geval verwittigt deze partij de andere partij onmiddellijk zodra zij op de hoogte is van een
gerechtelijk bevel om de gegevens kenbaar te maken);
10.03.2014
19
-één van de partijen van een derde heeft verkregen en die partij deze gegevens niet op een
wederrechtelijke manier heeft verkregen;
-door het OPZC Rekem dienen meegedeeld in het kader van overheidsopdrachtenprocedures of om te
voldoen aan andere wettelijke verplichtingen.
OPZC Rekem verleent, na voorafgaandelijk verzoek, steeds de toestemming aan de dienstverlener om
openlijk te verwijzen naar de keuze door OPZC Rekem van de dienstverlener voor de toekenning van
de opdracht en naar de aard van de te leveren diensten binnen deze opdracht. Het OPZC heeft het
recht om de gegevens van de dienstverlener op te nemen in zijn leveranciersbestand.
De dienstverlener verbindt er zich toe de toegangsprocedures en veiligheidsregels, die bij het OPZC
Rekem gelden, na te leven en zijn personeel en onderaannemers hiervan voldoende op de hoogte te
brengen.
De verwerking van persoonsgegevens dient volledig op het grondgebied van één van de lidstaten van
de Europese Unie te gebeuren en dient te voldoen aan de vereisten van de Belgische wetgeving met
betrekking tot de bescherming van de persoonsgegevens gebaseerd op de Europese richtlijnen1.
De dienstverlener zorgt ervoor dat de aangeboden programmatuur het OPZC Rekem toelaat conform
volgende regelgeving en aanbevelingen te handelen:
-Richtlijn 95/46/EG (24/10/95) betreffende de bescherming van natuurlijke personen in
verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die
gegevens
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:1995:281:0031:0050:NL:PDF
-Richtlijn 2002/58/EG (12/07/2002) betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlijn
betreffende privacy en elektronische communicatie)
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2002:201:0037:0047:nl:PDF
-De aanbevelingen met betrekking tot cloud computing
http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/documentation/opinionrecommendation/files/2012/wp196_en.pdf
http://ec.europa.eu/justice/newsroom/data-protection/news/120125_en.htm
-De wet op de ziekenhuizen van 20 juli 2008
-De wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van
persoonsgegevens (08/12/1992)
(http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&cn=1992120832
&table_name=wet)
Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van
persoonsgegevens, ter uitvoering van de Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995
betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het
vrije verkeer van die gegevens.
1
10.03.2014
20
V.6 Bestaande intellectuele eigendomsrechten (art. 17 KB
Plaatsing)
De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan
hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het
geheel of een deel van de uit te voeren prestaties.
De dienstverlener staat ervoor in dat de geleverde diensten en programmatuur vrij zijn van alle lasten,
beperkingen en aanspraken van derden, inclusief beperkingen die zouden kunnen voortvloeien uit
octrooien, auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten, met uitzondering van lasten en
aanspraken die het OPZC Rekem uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
De dienstverlener vrijwaart het OPZC Rekem tegen elke rechtsvordering, ondermeer met betrekking
tot intellectuele of industriële eigendomsrechten, van een derde met betrekking tot de door de
dienstverlener ter beschikking gestelde of gebruikte programmatuur of documentatie.
Het OPZC Rekem zal de dienstverlener onverwijld schriftelijk informeren over het bestaan en de
inhoud van de rechtsvordering en de afhandeling van de zaak, waaronder ze het treffen van eventuele
schikkingen, geheel overlaat aan de dienstverlener. Het OPZC Rekem zal daartoe de nodige
volmachten, informatie en medewerking aan de dienstverlener verlenen om zich, indien nodig in naam
van OPZC Rekem, tegen deze rechtsvorderingen te verweren.
Indien een derde een vordering instelt die poneert dat de door de dienstverlener ter beschikking
gestelde programmatuur/documentatie inbreuk maken op enig aan een derde toebehorend recht van
intellectuele of industriële eigendom of indien naar het oordeel van de dienstverlener een gerede kans
bestaat dat een zodanige inbreuk zich voordoet, zal de dienstverlener zo mogelijk zorg dragen dat
OPZC Rekem het geleverde of functioneel gelijkwaardige andere programmatuur, documentatie,
ongestoord kan blijven gebruiken, bijvoorbeeld door aanpassing van de inbreukmakende onderdelen
of door verwerving van een gebruiksrecht ten behoeve van OPZC Rekem. De aangeboden oplossing
sluit de toepassing van sancties niet uit en zijn desgevallend hieraan complementair.
OPZC Rekem en de dienstverlener moeten, rekening houdend met de bepalingen van
vertrouwelijkheid en de reglementering inzake privacy, elkaar wederzijds bijstand verlenen door elkaar
bewijselementen mee te delen of nuttige informatie te overhandigen die ze in hun bezit hebben of
verkrijgen aangaande eventuele vorderingen door derden, ongeacht de vorm of drager waarop deze
bewijselementen of informatie zich bevinden.
Algemene ideeën, concepten, knowhow, methodes, technieken en vaardigheden die de dienstverlener
en haar aangestelden ontwikkelen, aanleren of opnemen tijdens de uitvoering van de opdracht,
kunnen door de dienstverlener worden hergebruikt voor zover dit geen inbreuk vormt op de
auteursrechten van OPZC Rekem die beschermd worden door de wettelijke of de contractuele
bepalingen.
Wanneer het OPZC Rekem zelf functionaliteiten ontwikkelt, blijft het intellectueel eigendomsrecht met
betrekking tot deze functionaliteiten bij het OPZC Rekem.
De gegevens van het OPZC Rekem blijven exclusief eigendom van OPZC Rekem. Ze mogen door de
dienstverlener niet buiten het OPZC Rekem gebruikt, gecommercialiseerd worden, tenzij OPZC Rekem
daarvoor uitdrukkelijke toestemming verleent.
Het staat OPZC Rekem vrij deze informatie te delen met andere instellingen zonder dat hiervoor
toestemming van de dienstverlener is vereist en zonder dat de dienstverlener hiervoor een vergoeding
zal eisen.
Het OPZC Rekem mag de programmatuur vrij gebruiken tijdens presentaties of andere activiteiten
naar derden over de werking of projecten van het OPZC Rekem, zonder dat hiervoor een vergoeding
aan de dienstverlener moet worden betaald.
10.03.2014
21
V.7 Facturatie en Betaling
Facturatie gebeurt voor wat betreft implementatie- en licentievergoedingen volgens volgend schema:
Tijdstip van facturatie
Na realisatie van elke in de toewijzing
van de opdracht omschreven deelfase
volgens de in de toewijzing bepaalde
bedragen
Na voorlopige oplevering
Betaling
In totaal 80% van het totaal bedrag van de opdracht
In totaal 100% van het totaal bedrag van de opdracht:
met andere woorden: nog bijkomend 20%
Een voorschotregeling kan door de inschrijver worden voorgesteld mits deze conform is aan artikel 67
van het KB Uitvoering.
Onderhoud wordt jaarlijks gefactureerd vanaf het verstrijken van de garantietermijn.
Ondersteuningsvergoedingen worden gefactureerd na uitvoering.
De implementatie van het project verloopt via de Prince2-methodologie. Het aanbestedend bestuur zal
bij de toewijzing, op basis van het dossier en de onderhandeling met de inschrijver, de verschillende
realisatiefasen zeer duidelijk met de desbetreffende acceptatiecriteria beschrijven alsook het bedrag
bepalen dat per fase kan worden gefactureerd. Na realisatie van de acceptatiecriteria kan er per fase
gefactureerd worden, zonder dat het geheel 80% van het totaal bedrag mag overschrijden. In de
raamovereenkomst zal worden bepaald dat wanneer het project volgens de Prince2-methodologie
gestopt wordt er een deel van de reeds betaalde gelden moet kunnen gerecupereerd worden.
20% van het totaal bedrag kan gefactureerd worden na aanvaarding van de voorlopige oplevering.
Facturen worden steeds in tweevoud opgesteld en worden gericht aan de dienst aankoop van het
OPZC Rekem.
De dienstverlener dient samen met elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht
biedt van de gefactureerde prestaties zoals ze voorzien en benoemd werden in de opdracht.
Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede
decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt.
Het OPZC Rekem beschikt over een verificatietermijn van dertig (30) kalenderdagen.
Facturen worden voldaan binnen een termijn van maximaal dertig (30) kalenderdagen vanaf het
verstrijken van de vermelde verificatietermijn, na correcte en volledige uitvoering van de
gefactureerde prestaties.
Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van art. 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de
toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de
hoofdsommen en pas daarna op de intresten.
Indien de licentievergoeding en de onderhouds- en ondersteuningsvergoeding wordt gebaseerd op de
beddencapaciteit van het OPZC Rekem, wordt deze vergoeding berekend op 258 erkende bedden voor
het psychiatrisch ziekenhuis; gezien 30 bedden bevroren werden in het kader van het project 'artikel
107'.
Indien echter als gevolg van de verdere de uitvoering van artikel 107 van de Ziekenhuiswet het aantal
bedden daalt, zal een aanpassing van de licentievergoeding en van de onderhoud- en
ondersteuningsvergoeding uitgevoerd worden.
10.03.2014
22
In geval van niet-betaling door OPZC Rekem van (een) fact(u)ur(en) op grond van vermoede
inhoudelijke onjuistheid van die fact(u)ur(en) of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties
geeft dit de dienstverlener niet het recht zijn prestaties op te schorten en/of te beëindigen.
V.8 Sancties, rechtsvorderingen en vertragingsboetes (art.
45, 46 en 154 KB Uitvoering)
Wanneer in hoofde van de dienstverlener tekortkomingen worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan
sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen bepaald in de art. 45 tot 49, 85 tot 88,
123, 124, 154 en 155 van het KB Uitvoering.
Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf. Een algemene straf is eenmalig of
dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB
Uitvoering.
De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als de inbreuk is
gepleegd en er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd.
De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het
door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald.
Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast
gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat
deze inbreuk werd vastgesteld.
Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende
dienstverlener mogelijk is.
De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete.
Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, § 1 van KB Uitvoering.
V.9 Voorlopige oplevering
De acceptatietesten vinden plaats op de apparatuur van het OPZC Rekem en de uitvoering ervan
gebeurt door het OPZC Rekem. Ondersteuning van de dienstverlener kan hierbij worden gevraagd.
Keurings- en opleveringskosten zijn inbegrepen in de prijs. Er kunnen hiervoor geen extra kosten
worden aangerekend.
De kosten van de prestaties die in verband met opleveringen worden geleverd door derden, worden
ten laste van de dienstverlener aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs.
De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te
zijnen laste.
De volledige flow binnen en tussen alle betrokken toepassingen worden daarbij meegenomen voor
acceptatie. De integrale werking van de geïnstalleerde programmatuur binnen het geheel van de
functionele werking van het OPZC Rekem dient te worden gegarandeerd.
Acceptatietest voor inproductiestelling
Onverminderd art. 64, 65 en 156 van het KB Uitvoering deelt de dienstverlener het OPZC Rekem bij
een ter post aangetekend schrijven de datum mee waarop de programmatuur (of een onderdeel
ervan) door middel van een acceptatietest door OPZC Rekem kan worden getest ter goedkeuring op
de acceptatieomgeving.
Het doel van de acceptatietest voor inproductiestelling (ook wel te noemen: 'AIP') is na te gaan of
nieuwe en/of gewijzigde elementen voldoen aan de functionaliteiten opgenomen in de
programmatuurbeschrijving vermeld in de toewijzing van de opdracht en dit in overeenstemming met
de acceptatiecriteria. Deze test geschiedt door de programmatuur - of door OPZC Rekem relevant
geachte onderdelen daarvan - grondig te testen alvorens ze over te zetten naar de
productieomgeving. Het geheel van de testen die deel uitmaken van de AIP zijn een verplichte stap bij
elke wijziging aan de toepassing.
10.03.2014
23
De acceptatietest gebeurt op een objectieve en onafhankelijke manier.
De dienstverlener kan op vraag van het OPZC Rekem aanwezig zijn op het moment van uitvoering van
de acceptatietest. Hiervoor worden geen kosten aangerekend. Het advies dat de dienstverlener in
voorkomend geval aan OPZC Rekem of aan haar werknemers of aangestelden levert betreffende de
uitwerking en/of de uitvoering van de acceptatietest zal in geen enkel geval beschouwd worden als de
uitoefening van enige controle op de acceptatietest of de uitoefening van enig gezag ten opzichte van
werknemers of aangestelden van OPZC Rekem bij de acceptatie, maar alleen als vrijblijvende
aanbevelingen aan OPZC Rekem. De dienstverlener is echter wel verantwoordelijk voor de eventuele
gevolgen van het testen en gebruiken van de geleverde programmatuur op de apparatuur van het
OPZC Rekem, voor zover het OPZC Rekem deze programmatuur volgens de voorschriften van de
dienstverlener heeft getest en gebruikt. Elke schade die het OPZC Rekem hierbij oploopt zal door de
dienstverlener worden vergoed.
Voorwerp van de Acceptatietest
-Programmatuur bij eerste implementatie
-Nieuwe releases en onderhoud
-Wijzigingen in de infrastructuuromgeving indien deze wijziging gebeurt op vraag van de
dienstverlener.
Het voorwerp van het AIP-proces hoeft zich niet te beperken tot het uitvoerbare programma, maar
omvat ook andersoortige tot de programmatuur behorende elementen zoals de code, de technische
en gebruikersdocumentatie. De AIP kan ook op onderdelen van het te bouwen systeem (bijvoorbeeld
een duidelijk afgelijnde module) plaatsvinden en wordt dan een tussentijdse AIP, die planmatig wordt
opgezet.
Voor toepassingen waaraan wijzigingen zijn gebeurd, kunnen wijzigingen ongewenste neveneffecten
of bijkomende fouten veroorzaken. Daarom kan bij AIP door middel van regressietesten ruimer getest
worden dan louter op de gewijzigde functionaliteiten. In principe wordt er volledig getest, behoudens
andere beslissing van het OPZC Rekem.
De eisen waaraan de programmatuur dient te voldoen en die daarom voorwerp van toets zijn in het
kader van de acceptatietest, van welke aard dan ook, worden beschreven in de toewijzing van de
opdracht. Tevens gelden de standaarden, normen en beleidslijnen die gelden voor het Ministerie van
de Vlaamse Gemeenschap.
Enkel de schriftelijke acceptatie van de programmatuur door OPZC Rekem naar aanleiding van de
acceptatietest geldt als een ‘voorlopige oplevering’.
De dienstverlener is steeds gerechtigd onderdelen van de programmatuur ter acceptatie aan OPZC
Rekem aan te bieden. Goedkeuring c.q. acceptatie door OPZC Rekem van een onderdeel van de
programmatuur impliceert niet noodzakelijkerwijs de goedkeuring van de eigenschappen c.q. de
werking van het betreffende onderdeel in het grotere geheel van de programmatuur.
V.10 Garantie
Er loopt een garantietermijn van twaalf (12) maanden vanaf de voorlopige oplevering.
Gedurende deze garantietermijn staat de dienstverlener kosteloos in voor het leveren van
onderhouds- en ondersteuningsdiensten, volgens de bepalingen in punt VI.2.3. Tijdens de
garantieperiode zijn alle kosten voor reparatie, ontwikkeling van bijkomende programma’s, interfaces
ten laste van de dienstverlener.
De garantie houdt in ieder geval in, dat de dienstverlener zo spoedig mogelijk het aangemeld gebrek
verhelpt voor rekening van de dienstverlener, met inbegrip van de bijkomende kosten. Indien de
dienstverlener op grond van deze verplichting onderdelen heeft gewijzigd, hersteld of vervangen zal
ten opzichte van deze wijzigingen, herstellingen of vervangingen een volledig nieuwe garantietermijn
gelden, te rekenen vanaf het moment waarop het OPZC Rekem de wijziging, herstelling of de
10.03.2014
24
vervanging heeft goedgekeurd onverlet een nog lopende termijn betreffende de oorspronkelijk door
de dienstverlener geleverde diensten en programmatuur.
Behoudens overmacht garandeert de dienstverlener minstens dat:
-de programmatuur efficiënt, deugdelijk en onderling samenhangend is geschreven en stabiel is
opgezet volgens de door de dienstverlener gehanteerde coderingsstandaarden en de regels van de
kunst;
-de programmatuur geschikt is voor het doel;
-de programmatuur bij aflevering door de dienstverlener geen andere beveiligingsmaatregelen of functies bevat dan diegene welke in de documentatie zijn vermeld;
-de programmatuur vrij is van enig virus op het ogenblik van levering;
-de programmatuur zo opgezet is dat ze volledig uitwisselbaar is, dat wil zeggen interoperabel zal
blijven met 3rd party programmatuur op basis van standaarden gebruikelijk in de health care sector;
-de hardware en 3rd party programmatuur die de dienstverlener vereist voor de werking van de
programmatuur steeds een versie zal zijn die ondersteund wordt door de leverancier van deze 3rd
party programmatuur respectievelijk hardware;
-de programmatuur binnen een termijn van achttien (18) maanden steeds compatibel zal zijn met
nieuwe versies en releases uitgebracht door de leveranciers van de vereiste 3rd party programmatuur.
Indien het voor de uitvoering van de garantieverplichtingen noodzakelijk is dat de dienstverlener de
apparatuur met eigen apparatuur verbindt, dan wel eigen programma's op de apparatuur
implementeert met het oogmerk storingen op te sporen respectievelijk gedragingen van de
programmatuur vast te leggen, zal OPZC Rekem dit steeds gedogen en faciliteren, tenzij dit uit
continuïteitsoverwegingen in redelijkheid niet van OPZC Rekem kan worden gevergd.
De dienstverlener is gehouden om het OPZC Rekem vooraf gedetailleerd te informeren over de
consequenties van het gebruik van de hiervoor bedoelde middelen voor OPZC Rekem. Zo mogelijk zal
de dienstverlener het OPZC Rekem in de gelegenheid stellen gegevens geheel of gedeeltelijk uit de
apparatuur of het systeem, waar de apparatuur deel van uitmaakt, te verwijderen c.q. te beschermen.
V.11 Definitieve oplevering
De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de garantietermijn.
Voor de toepassing van dit bestek geldt de programmatuur als definitief opgeleverd na het einde van
de garantietermijn van twaalf (12) maanden indien de in die garantietermijn door het OPZC Rekem bij
de dienstverlener gemelde gebreken naar behoren zijn verholpen. Deze definitieve oplevering geldt als
volledige decharge van de inschrijver ten aanzien van al haar verplichtingen tot het ontwerpen,
ontwikkelen, ter beschikking stellen en installeren van de programmatuur. Het verstrijken van de
garantietermijn laat echter de rechten onverlet die het OPZC Rekem aan de wet, dit bestek en tussen
de partijen gesloten overeenkomsten kan ontlenen.
V.12 Geschillen
Met betrekking tot geschillen die verband houden met de inhoud van dit bestek en de uitvoering
ervan, geldt dat partijen allereerst de procedure tot verkrijging van een niet-bindend advies zullen
volgen zoals verder omschreven. Het hier bepaalde doet niets af aan het recht van het OPZC Rekem,
die meent dat het onderwerp van geschil zodanig spoedeisend is, dat het verkrijgen van een nietbindend advies niet kan worden afgewacht, zich te wenden tot de daartoe bevoegde rechtbank in het
arrondissement Tongeren en voorzieningen te vragen in kortgeding.
In geval van een geschil geeft de meest gerede van partijen aan de andere partij schriftelijk te kennen
dat er sprake is van een geschil, evenals een summiere opgave van wat naar het oordeel van die
partij het onderwerp van het geschil is.
10.03.2014
25
Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen tien (10) werkdagen na de dagtekening van dit bericht, zal
de contactpersoon van ieder der partijen, dan wel een andere deskundige functionaris van of
aangegeven door de betreffende partij, een schriftelijke probleemanalyse opstellen en aan de andere
partij doen toekomen.
Deze probleemanalyse zal in ieder geval bestaan uit: een analyse van de feiten en - mogelijke oorzaken die aan het probleem ten grondslag liggen, - voor zover mogelijk - de juridische kwalificatie
en de financiële consequenties daarvan, evenals oplossingen voor het geschil.
Op basis van deze probleemanalyses zullen partijen overleggen over een oplossing van het geschil. Dit
overleg zal plaatsvinden in een commissie bestaande uit een bevoegde functionaris van ieder der
partijen.
Indien één der partijen binnen tien (10) werkdagen na dagtekening van het hogervermelde bericht
hiertoe schriftelijk aan de andere partij de wens te kennen heeft gegeven, zal de commissie worden
aangevuld met een onafhankelijke voorzitter. Dit laat de rechten onverlet van OPZC Rekem op
prerogatieven conform de wetgeving op overheidsopdrachten.
Deze commissie zal zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vijfentwintig (25) werkdagen na de
dagtekening van het hogervermelde bericht een niet-bindend advies aan partijen geven. Ieder der
partijen kan verlangen dat dit advies nog in schriftelijke vorm ter beschikking wordt gesteld.
Indien de commissie niet of niet tijdig tot een eensluidend advies kan komen, c.q. één der partijen
geen gevolg wenst te geven aan het advies, zijn beide partijen gerechtigd het geschil alsnog te laten
beslechten door een daartoe bevoegde rechtbank in het Arrondissement Tongeren.
Elke partij draagt met betrekking tot deze procedure haar eigen kosten; de kosten voor de
onafhankelijke voorzitter worden door partijen voor elk de helft gedragen.
De behandeling van een geschil doet op geen enkele wijze afbreuk aan de verplichting van de
dienstverleners om de opdracht verder en adequaat uit te voeren.
Op de dienstverlener rust de verplichting om op eenvoudig verzoek van OPZC Rekem, en op kosten
van de dienstverlener, in rechte tussen te komen, in elke aanklacht, burgerlijk, strafrechtelijk of
fiscaal, die door derden aan OPZC Rekem wordt geformuleerd en die rechtstreeks of onrechtstreeks
verband houdt met de diensten die onder dit bestek en opdracht vallen.
10.03.2014
26
VI. Technische bepalingen
VI.1 DWINGENDE TECHNISCHE BEPALINGEN
Als uitsluitende voorwaarde geldt volgend criterium:
de beheerstoepassingen met betrekking tot de apotheek, de voorschrijfmodule en de boekhouding
moeten een onderscheid kunnen maken tussen de werking van het psychiatrisch ziekenhuis en het
psychiatrisch verzorgingstehuis en per entiteit een afzonderlijke boekhouding/registratie/rapportage
kunnen voeren. De programmatuur voor het voeren van de boekhouding moet het voor de
ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel volgen. De voor de psychiatrische ziekenhuizen en de
psychiatrische verzorgingstehuizen bevoegde erkennende en subsidiërende overheden vragen immers
dergelijke scheiding van gegevens en het gebruik van het verplichte rekeningstelsel.
VI.2 ALGEMEENHEDEN
VI.2.1 Omvang van de opdracht (zie II 2)
Het OPZC Rekem wil op korte termijn overgaan tot het implementeren van een nieuw apotheekpakket
dat gekoppeld kan worden aan het elektronisch patiëntendossier (REGAS) en wil hierbij een
voorschrijfmodule voor artsen voorzien.
Verder wil het OPZC Rekem gefaseerd haar administratieve en logistieke diensten optimaler
automatiseren.
Hierbij wordt gedacht aan de vernieuwing van volgende programmatuur: aankoop, magazijn,
boekhouding, facturatie, patiëntenadministratie, keuken, gebouwenbeheerssysteem. Deze opsomming
is niet limitatief. Of al deze pakketten zullen worden vernieuwd, op welke termijn en in welke volgorde
is momenteel niet gekend.
Vast staat dat een grondige hertekening en een betere integratie van de beheerspakketten
noodzakelijk is. Integratie met windows active directory is gewenst.
Daar de omvang, noch de complexiteit van de opdracht toelaat om de specificaties thans al nader te
bepalen zal de opdrachtgever de inschrijvers die op basis van de raamovereenkomst voor de opdracht
het meest geschikt zijn, in een tweede fase opnieuw in mededinging stellen (de ‘minicompetitie’).
De uiteindelijke opdracht betreft de levering, de installatie en het onderhoud van programmatuur voor
de diverse toepassingen waarvoor een minicompetitie wordt gestart.
De dienstverlener verleent aan het OPZC Rekem een licentie tot het gebruik van de programmatuur
(met inbegrip van de interfaces) tegen betaling van de vastgelegde prijs. Dit gebruiksrecht is nietexclusief voor het OPZC.
Het gebruiksrecht is niet aan bepaalde apparatuur of locatie gebonden.
Het OPZC Rekem zal de programmatuur uitsluitend aanwenden ten behoeve van normaal
voorbestemd gebruik voor de eigen organisatie.
Wanneer de apparatuur van het OPZC Rekem geheel of gedeeltelijk buiten werking is, mag het OPZC
Rekem de programmatuur op vervangende apparatuur gebruiken ongeacht waar deze apparatuur is
opgesteld. Dit recht duurt voort tot het moment waarop de storing in de apparatuur is opgeheven en
het gebruik van de programmatuur terug mogelijk is op de originele apparatuur. De dienstverlener zal
het overzetten van de programmatuur maximaal ondersteunen tegen vergoeding van de afgesproken
dagvergoeding.
Het OPZC Rekem is gerechtigd voor backup doeleinden twee kopieën van de programmatuur te
(doen) vervaardigen. Aanduidingen van eigendom- en auteursrechten zullen hierbij niet worden
10.03.2014
27
verwijderd. Ten aanzien van kopieën van de programmatuur gelden dezelfde gebruiksbeperkingen
zoals deze gelden voor het origineel.
Indien in de toewijzing van de opdracht voor verplichtingen van de dienstverlener een welbepaald en
ondubbelzinnig toetsbaar dienstverleningsniveau of welomschreven resultaat is omschreven en dit
dienstverleningsniveau en/of resultaat niet mede afhankelijk is van prestaties van OPZC Rekem, zijn
de betreffende verplichtingen resultaatsverbintenissen.
De dienstverlener zal over de voortgang van de werkzaamheden aan het OPZC Rekem rapporteren
conform de frequentie in het projectplan. Door middel van regelmatige, gestructureerde rapportages
zal de inschrijver inzicht geven in de door haar in de betrokken periode verrichte werkzaamheden.
VI.2.2 Aflevering en installatie
De dienstverlener zal de programmatuur overeenkomstig het tijdschema opgenomen in het
projectplan aan het OPZC Rekem afleveren, zulks tegen een bewijs van afgifte en deze eenmalig (of
zoveel vaker als in de toewijzing van de opdracht is beschreven) installeren op de apparatuur.
Indien de voortgang van de werkzaamheden vertraging dreigt te gaan ondervinden c.q. heeft
ondervonden, zal de inschrijver hiervan binnen twee (2) werkdagen na de overeengekomen
leveringstermijnen schriftelijk aan OPZC Rekem melding maken en daarbij de oorzaak van de
vertraging aangeven, evenals de door de inschrijver voorgestelde maatregelen om de dreigende
vertraging te voorkomen of ongedaan te maken.
De dienstverlener hanteert de Prince2-projectmethodologie. Periodiek en minstens maandelijks wordt
op basis van deze methodologie de voortgang besproken met het opdrachtgevend bestuur en wordt
op basis van deze bespreking al dan niet een toelating tot verder zetten van het project gegeven.
De bepalingen van punt V.8 blijven echter onverminderd gelden.
VI.2.3 Onderhoud en ondersteuning
Volgende onderhouds- en ondersteuningsdiensten zijn de basisdiensten waarvoor de vergoeding dient
begrepen te worden in de prijs voor onderhouds- en ondersteuning. Alle niet in dit artikel vermelde
diensten kunnen worden uitgevoerd in regie op basis van de dagtarieven. De service levels
betreffende de onderderhouds- en ondersteuningsdiensten worden nader bepaald in het SLA, zoals
deze in de toewijzing per opdracht wordt bevestigd. De dienstverlener zal rapporteren betreffende
onderhoud en ondersteuning in overeenstemming met de bepalingen opgenomen in de SLA.
Onderhouds- en ondersteuningsdiensten worden binnen het kader van de overeenkomst in ieder
geval geleverd voor het geheel van de ondersteunde versie van de programmatuur.
Een Key User is een medewerker van het OPZC Rekem die functioneel en technisch opgeleid is in de
programmatuur en als aanspreekpunt dient voor de individuele eindgebruikers van het OPZC Rekem.
VI.2.3.1 Ondersteuning
Onder ondersteuning wordt verstaan het leveren van bijstand voor Key Users in geval van vragen,
verzoeken en incidenten bij het operationeel gebruik van de programmatuur.
De dienstverlener biedt ondersteuning vanaf het eerste operationeel gebruik van de programmatuur.
Deze ondersteuning omvat minstens volgende basisdiensten:
1. Registreren van service calls
Valt onder de basisdienstverlening:
-het in ontvangst nemen van service calls van Key Users overeenkomstig de modaliteiten en service
levels opgenomen in het SLA;
-het registreren van deze service calls indien nog niet gebeurd door OPZC Rekem middels de
webapplicatie van de inschrijver;
-het dispatchen van alle ontvangen service calls.
10.03.2014
28
2. Het opvolgen van service calls
Valt onder de basisdienstverlening:
-het bepalen van het type service call (Support Request, Repair Request, Change request, Feature
request, Consultancy request, Training request, Sales request);
-het prioritiseren van service calls overeenkomstig de prioriteitsbepaling opgenomen in het SLA;
-opvolging van de status van de service call;
-het verschaffen van de nodige info omtrent de service call indien gevraagd/nodig;
-afsluiten van service calls van het type support.
3. Behandelen van incidenten
Valt onder de basisdienstverlening:
-analyse of het incident aan een gekend probleem kan toegeschreven worden, via het gebruik van
een referentieinstrument (vb.: solution database);
-het identificeren en registreren van de oorzaak van het incident;
-het voorstellen van een oplossing voor het incident (o.a. het rechtzetten van gebruikersfouten of een
workaround aanbieden) of het classificeren van het incident als een change request of feature request
indien er geen oplossing beschikbaar is voor het gemelde incident;
-het up-to-date brengen van het referentieinstrument indien nodig.
4. Beantwoorden van functionele vragen betreffende werking en gebruik van de programmatuur
Valt onder de basisdienstverlening:
-het beantwoorden van deze functionele vragen van Key Users betreffende de werking en het gebruik
van de programmatuur zodat het OPZC Rekem in staat is de programmatuur volledig te laten
functioneren.
Valt niet onder de basisdienstverlening:
-het verschaffen van informatie die al werd toegelicht op gebruikersopleidingen indien uit de
aanwezigheidslijst blijkt dat de betrokken Key User niet aanwezig was;
-het antwoorden op een al eerder door dezelfde Key User gestelde vraag en waarop al een voldoende
antwoord werd gegeven en de vraag werd afgesloten;
-het antwoorden op vragen waarbij de informatie al werd toegelicht op de product portal van de
dienstverlener.
VI.2.3.2 Onderhoud
Onder onderhoud wordt het doorvoeren van wijzigingen in de programmatuur verstaan.
De dienstverlener voert op geregelde tijdstippen wijzigingen door in haar programmatuur. Onderhoud
wordt door de dienstverlener in principe geleverd op basis van releases. Enkel in uitzonderlijke en
dringende gevallen zullen intermediaire wijzigingen worden doorgevoerd door middel van patches of
hotfixes. De eindbeslissing betreffende het uitvoeren van intermediaire wijzigingen ligt bij de
dienstverlener op basis van een schriftelijk gemotiveerde aanvraag van OPZC Rekem. Deze aanvraag
dient te gebeuren op de manier zoals bepaald in het SLA.
Een nieuwe release geldt steeds voor de volledige klantenbasis. De eindbeslissing over de inhoud van
een release ligt bij de dienstverlener. De periodiciteit van het uitbrengen van nieuwe releases is
productafhankelijk en staat in relatie met de business behoeftes die de programmatuur afdekt.
1. Correctief onderhoud
Correctief onderhoud omvat volgende basisdiensten:
-het verwijderen van een geconstateerd gebrek in de programmatuur;
-distributie van de correcties;
-op eigen initiatief van de inschrijver, een analyse naar de onderliggende oorzaak van weerkerende
incidenten of het onderzoeken van trends in incidenten.
10.03.2014
29
Gebreken zijn niet:
-fouten veroorzaakt door wijzigingen in de programmatuur aangebracht door OPZC Rekem of door
derden aangesteld door OPZC Rekem;
-invloed op de goede werking van de programmatuur, veroorzaakt door niet door de dienstverlener
aangeleverde 3rd party programmatuur, die niet beantwoordt aan de vereisten beschreven door de
dienstverlener of waarvan het gecombineerd gebruik met de programmatuur niet door de
dienstverlener bevestigd is;
-niet reproduceerbare fouten.
Het verwijderen van een geconstateerd gebrek in de programmatuur kan gebeuren via aan hotfix,
patch of via een release.
2. Wettelijk onderhoud
Het wettelijk onderhoud omvat volgende basisdiensten:
-het aanpassen van de programmatuur naar aanleiding van nieuwigheden/wijzigingen in wettelijke
bepalingen en/of door een inspectiedienst bepaalde non-conformiteit met betrekking tot de
functionaliteit van de programmatuur;
-de bijhorende distributie;
-de inhoudelijke en de programmatuurmatige toelichting.
3. Evolutief onderhoud
Het evolutief onderhoud omvat volgende basisdiensten:
-het aanpassen of uitbreiden van de bestaande functionaliteiten of creëren van nieuwe
functionaliteiten binnen bestaande modules van de programmatuur op initiatief van de dienstverlener
in het kader van de roadmap;
-op initiatief van de dienstverlener georganiseerde infosessies met betrekking tot nieuwe
functionaliteiten.
De diensten betreffende de implementatie van nieuwe releases zijn tijdens de contractduur
inbegrepen in de onderhouds- en ondersteuningsvergoeding. De programmaleverancier is gehouden
op vraag van het OPZC Rekem de laatste release van de programmatuur te implementeren.
4. Adaptief onderhoud
Adaptief onderhoud valt niet onder de basisdienstverlening, met uitzondering van de aanpassingen
naar aanleiding van de onmogelijkheid van het OPZC Rekem, buiten haar wil of beslissingen om, om
bepaalde programmatuur, zonder dewelke de programmatuur van de dienstverlener niet kan
functioneren, nog te gebruiken vb. door stopzetting van licentierechten, onderhoud of
gebruiksmogelijkheden van software door de desbetreffende softwareleverancier.
5. Perfectief onderhoud
Onder perfectief onderhoud wordt verstaan het doorvoeren van wijzigingen met als doelstelling een
algemene kwaliteitsverbetering en een betere onderhoudsgraad van de programmatuur.
Perfectief onderhoud valt niet onder de basisdienstverlening.
VI.2.4 Opleidingen
In het kader van de implementatie zal de dienstverlener de Key Users van OPZC Rekem opleiden in
het functionele gebruik van de programmatuur. De Key Users van OPZC Rekem zullen instaan voor
het opleiden van de eindgebruikers. De timing, frequentie en inhoud van de opleidingen zal bepaald
worden bij de opmaak van het projectplan. De inschrijver zal OPZC Rekem en diens personeel
vertrouwd maken met het gebruik van de programmatuur.
Gedurende de duur van de opdracht is de inschrijver bereid en in staat eindgebruikers van OPZC
Rekem opleiding(en) te geven ten behoeve van het gebruik van de programmatuur, tegen de
dagtarieven voorzien in de opdracht.
10.03.2014
30
VI.2.5 Documentatie
De dienstverlener zal OPZC Rekem voorzien van voldoende, in de Nederlandse taal geschreven
documentatie over de eigenschappen en gebruiksmogelijkheden van de programmatuur.
De documentatie dient zodanig opgezet te zijn dat:
-zij een juiste, volledige en gedetailleerde beschrijving geeft van de door de dienstverlener te leveren
programmatuur en de functies daarvan;
-gebruikers op eenvoudige wijze van alle mogelijkheden van de programmatuur gebruik kunnen
maken;
-het onderhoud van de programmatuur en het maatwerk indien nodig ook door gespecialiseerde en
vakbekwame derden, kan plaatsvinden indien de opdracht niet kan verder gezet worden.
Deze documentatie omvat geen beschrijving van de parametrisaties uitgevoerd door OPZC Rekem.
OPZC Rekem is gerechtigd de documentatie te reproduceren en te wijzigen voor eigen gebruik binnen
het OPZC Rekem en zal de dienstverlener hiervan op de hoogte stellen, mits met instandhouding van
aanduidingen van auteursrecht e.d., die op originele exemplaren zijn vermeld.
De dienstverlener zal ervoor zorg dragen dat de door hem geleverde documentatie, gedurende de
looptijd van de raamovereenkomst, zo spoedig mogelijk op haar kosten zal worden vervangen,
gewijzigd of aangepast indien op enig tijdstip tijdens het gebruik door OPZC Rekem van de
programmatuur mocht blijken dat de documentatie onjuiste informatie bevat of anderszins onvolledig,
onvoldoende, onduidelijk of verouderd is ten opzichte van de op dat moment in productie gebruikte
programmatuur. De dienstverlener garandeert dat van zodra een nieuwe versie wordt ontwikkeld en
aan het OPZC Rekem ter beschikking gesteld, op hetzelfde moment nieuwe documentatie ter
beschikking wordt gesteld.
VI.2.6 Aansprakelijkheid
De dienstverlener is aansprakelijk voor alle bewezen directe en indirecte schade, voor zover deze
schade resulteert uit de uitvoering van de opdracht en voor zover deze schade te wijten is aan een
aan de dienstverlener, zijn onderaannemers of aangestelden toewijsbare fout of nalatigheid bij de
uitvoering van de opdracht.
VI.2.7 Overdracht rechten en verplichtingen - onderaanneming
Het OPZC Rekem is gemachtigd de rechten en verplichtingen uit dit bestek en opdracht zonder
voorafgaande, schriftelijke toestemming van de dienstverlener aan een rechtsopvolger over te dragen.
De dienstverlener is slechts gemachtigd deze rechten en plichten over te dragen aan een derde na
schriftelijk en voorafgaand akkoord van het OPZC Rekem.
Indien de dienstverlener bij de uitvoering van dit bestek en opdracht, gebruik wil maken van de
diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijke inhuur van personeel, dan zal hij
daartoe slechts bevoegd zijn na daartoe verkregen voorafgaande schriftelijke toestemming van OPZC
Rekem.
De toestemming van OPZC Rekem wijzigt niets aan de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van
de dienstverlener voor de nakoming van de krachtens dit bestek en opdracht op haar rustende
verplichtingen en de krachtens de belasting- en sociale verzekeringswetgeving op haar als werkgever
rustende verplichtingen.
De dienstverlener dient er over te waken dat alle verplichtingen ingevolge dit bestek en opdracht
gerespecteerd blijven ook indien gedeelten door onderaannemers en/of tijdelijk ingehuurd personeel
worden gerealiseerd. De dienstverlener blijft ten opzichte van het OPZC Rekem steeds de volledige
eindverantwoordelijkheid dragen voor alle aangeboden diensten.
10.03.2014
31
VI.2.8 Overmacht
Onder overmacht wordt verstaan: 'elke ongewone en onvoorzienbare gebeurtenis buiten de wil van
partijen waarvan de gevolgen niet vermeden konden worden ook al werden de nodige voorzorgen
genomen'.
Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van
personeel waardoor het implementatieproces bij OPZC Rekem langer dan vijf (5) dagen wordt
vertraagd, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de programmatuur,
wanprestatie van door de dienstverlener ingeschakelde derden en/of liquiditeits- c.q.
solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de dienstverlener.
Partijen zijn niet aansprakelijk ingeval van overmacht.
Indien de dienstverlener gedurende een periode van meer dan negentig (90) kalenderdagen ten
gevolge van overmacht zijn verplichtingen op grond van dit bestek en opdracht niet kan nakomen
en/of er aan tekortschiet, heeft het OPZC Rekem het recht de opdracht door middel van een
aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang van rechtswege te ontbinden, zonder dat daardoor
enig recht op schadevergoeding zal ontstaan uit hoofde van de dienstverlener.
VI.2.9 Audit
De dienstverlener aanvaardt ook elke audit uitgevoerd door de entiteit Interne Audit van het Ministerie
van de Vlaamse Gemeenschap krachtens het Besluit van de Vlaamse regering van 8 september 2000
betreffende de oprichting en de werking van de entiteit Interne Audit in het Ministerie van de Vlaamse
Gemeenschap. Deze audit wordt uitgevoerd onder de voorwaarden vastgesteld bij voornoemd Besluit
van de Vlaamse regering. De inschrijver verbindt zich om, binnen de perken van zijn
verantwoordelijkheid bepaald door dit bestek en de opdracht, de door de entiteit Interne Audit
geformuleerde non-conformiteiten, binnen de door deze entiteit geformuleerde termijn, te verhelpen
en op vraag van het OPZC Rekem zijn medewerking te verlenen.
VI.2.10 Contactpersonen
Indien dit bestek vereist dat een partij de ander partij schriftelijk in kennis stelt, dan dient deze
kennisgeving schriftelijk te worden gestuurd door de contactpersoon van de ene partij aan de
contactpersoon van de ander partij.
De contactpersoon van OPZC Rekem is dhr J. Vanacker, administrateur-generaal,
Daalbroekstraat 106, 3621 Rekem - Lanaken.
De dienstverlener deelt onmiddellijk na de toekenning van de opdracht zijn contactpersoon mee aan
de contactpersoon van het OPZC Rekem.
VI.2.11 Aanvulling - Aanpassing - Wijziging van dit bestek en de opdracht
Onder voorbehoud van eenzijdige wijziging gegrond op art. 37 van het KB Uitvoering kunnen de
bepalingen van dit bestek en de opdracht aangevuld, aangepast of gewijzigd worden door een
schriftelijk avenant dat de in te voeren aanvullingen, aanpassingen of wijzigingen bevat en door de
partijen wordt ondertekend.
De voorstellen tot aanvulling, aanpassing of wijziging van dit bestek of de opdracht worden eerst
uitgewerkt in een voorakkoord waarin enerzijds de motivering voor en anderzijds de beschrijving van
de voorgestelde aanvulling, aanpassing of wijziging aan dit bestek of de opdracht wordt uiteengezet.
Deze voorakkoorden worden voorbereid door de functioneel bevoegde personen van enerzijds OPZC
Rekem en anderzijds de dienstverlener. Nadat dezen tot een akkoord zijn gekomen, wordt het
voorakkoord voor goedkeuring voorgelegd aan de directie van het OPZC Rekem. Indien goedgekeurd
door de directie, zullen de voorakkoorden worden geformaliseerd in een avenant. Het avenant zal
eerst van kracht zijn na de ondertekening door beide partijen; de datum (data) van inwerkingtreding
van de in het avenant vastgelegde maatregelen maakt deel uit van de voorstellen en wordt ook
schriftelijk vastgelegd in het avenant.
Onverminderd de bepalingen van dit bestek en art. 37 van het KB Uitvoering, komen de partijen
overeen om te goeder trouw onderhandelingen te voeren en tot nieuwe of aangepaste afspraken te
komen teneinde de diensten voort te zetten, wanneer, ingevolge een wijziging van het wettelijk,
10.03.2014
32
reglementair, organisatorisch of operationeel kader waarin de taken en opdrachten van OPZC Rekem
moeten vervuld worden, een substantiële verandering optreedt in de reikwijdte of het volume van de
diensten.
VI.2.12 Algemene bepalingen met betrekking tot Exit
Wanneer de dienstverlener in gebreke blijft de opdracht conform het bestek uit te voeren, worden de
tekortkomingen op de bepalingen van de opdracht in een proces-verbaal vastgesteld, waarvan
onmiddellijk bij aangetekende brief een afschrift aan de dienstverlener wordt verzonden.
De dienstverlener dient de tekortkomingen zonder verwijl te herstellen.
Hij kan per aangetekende brief, te verzenden binnen de vijftien (15) kalenderdagen volgend op de
datum van verzending van het proces-verbaal aan de opdachtgever zijn verweermiddelen doen
gelden. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten.
De dienstverlener wordt geacht in gebreke te zijn:
-wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de
opdrachtdocumenten;
-ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data
volledig kunnen worden voltooid;
-wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de opdrachtgever niet naleeft.
Wanneer in hoofde van de dienstverlener tekortkomingen worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan
sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen bepaald in de art. 45 tot 49, 85 tot 88,
123, 124, 154 en 155 van het KB Uitvoering.
Wanneer de dienstverlener na het verstrijken van de termijn van vijftien (15) kalenderdagen om zijn
verweermiddelen te doen gelden, inactief is gebleven of middelen heeft aangevoerd die door de
opdrachtgever als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld, kan deze laatste de volgende ambtshalve
maatregelen treffen:
-het eenzijdig verbreken van de opdracht, in welk geval de opdrachtgever van rechtswege het geheel
van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding verwerft of bij gebrek aan borgstelling een
equivalent bedrag;
-de uitvoering in eigen beheer van het geheel of een deel van de niet-uitgevoerde opdracht;
-het sluiten van één of meerdere opdrachten voor rekening met één of meerdere derden voor het
geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht.
De laatste twee maatregelen hierboven vermeld, worden getroffen op kosten en risico van de in
gebreke gebleven dienstverlener.
De beslissing van de aanbestedende overheid om tot de gekozen ambtshalve maatregel over te gaan,
wordt bij aangetekende brief aan de in gebreke gebleven dienstverlener bekendgemaakt.
Vanaf deze kennisgeving mag de in gebreke gebleven dienstverlener niet meer tussenkomen in de
uitvoering van het gedeelte van de opdracht onderworpen aan de ambtshalve maatregel.
Wanneer tot het sluiten van een overeenkomst voor rekening wordt overgegaan, wordt een
exemplaar van de opdrachtdocumenten aangaande de te sluiten opdracht, bij aangetekende brief aan
de in gebreke gebleven dienstverlener verzonden.
Wanneer de prijs van de uitvoering in eigen beheer of deze van de nieuwe overeenkomst, welke voor
rekening werd gesloten, hoger is dan die van de oorspronkelijke opdracht, draagt de in gebreke
gebleven dienstverlener de meerkosten. In het tegenovergestelde geval komt het verschil ten goede
aan de aanbestedende overheid.
De aanbestedende overheid mag de ambtshalve maatregelen nochtans treffen zonder het verstrijken
van de bovenvermelde termijn van vijftien (15) kalenderdagen om de verweermiddelen te doen
gelden, af te wachten wanneer de dienstverlener op voorhand expliciet de vastgestelde
tekortkomingen heeft toegegeven.
10.03.2014
33
Daarnaast heeft het OPZC Rekem ook het recht om de opdracht van rechtswege en zonder
ingebrekestelling te beëindigen en onverminderd het recht op schadevergoeding te vorderen indien de
dienstverlener in staat van faillissement geraakt, een gerechtelijk akkoord aanvraagt, in vereffening
wordt gesteld, indien zijn vermogen geheel of gedeeltelijk in beslag genomen wordt, bij staking van
betaling, bij concordaat of eender welke situatie van samenloop van schuldeisers, waardoor de
dienstverlening geheel of gedeeltelijk beëindigd of onderbroken wordt.
Een beëindiging van de opdracht doet geen afbreuk aan het recht om schadevergoeding te bekomen
van de geleden schade uit hoofde van de eerdere uitvoering van dit bestek en opdracht of uit hoofde
van de beëindiging ervan (één en ander onverminderd de bepalingen met betrekking tot de
aansprakelijkheid).
Enkele mogelijke oorzaken om de opdracht te beëindigen zijn:
1. beëindiging wegens verstrijken van de duur;
dit bestek en opdracht wordt van rechtswege beëindigd door het verstrijken van haar duur,
behoudens de mogelijkheid van een overeengekomen verlenging;
2. beëindiging wegens niet-nakoming van verplichtingen (zie hoger)
3. beëindiging wegens faillissement.
VI.2.13 Bijstand na beëindiging van de basisovereenkomst
De dienstverlener verbindt er zich toe om bij de beëindiging van de opdracht, om welke reden dan
ook, alle redelijke bijstand te verlenen aan het OPZC Rekem teneinde de diligente overname door
OPZC Rekem of door derden (aangeduid door OPZC Rekem) van de gegevens die door de
programmatuur beheerd worden, mogelijk te maken en te bespoedigen.
Deze bijstand omvat minstens volgende taken/activiteiten, die door de dienstverlener nog uitgevoerd
worden op vraag van OPZC Rekem, na beëindiging van de opdracht:
de dienstverlener zal:
-specialisten voor alle diensten (leden van de ploegen die OPZC Rekem hebben ondersteund) ter
beschikking stellen voor de overdracht van de applicatie;
-vragen beantwoorden met betrekking tot de diensten indien dit wordt gevraagd;
-eventueel resterende rapporten en documentatie die het eigendom zijn van OPZC Rekem en nog in
het bezit zijn van de dienstverlener, overhandigen aan het OPZC Rekem.
Na beëindiging blijven volgende verplichtingen gelden:
-niet-aanwervingsclausule;
-vertrouwelijkheid;
-toelating voor opname in referentielijst;
-gebruiksrecht op de programmatuur.
Bedoelde bijstand is in ieder geval in tijd beperkt tot een periode van zes (6) maanden en zal
gebeuren in regie. Dezelfde dagtarieven, geldig tijdens de duur van de opdracht, zullen worden
toegepast.
VI.2.14 Afstand van recht
Het niet opeisen of niet benutten van een recht of het niet toepassen van een sanctie of procedure,
alsmede het niet instellen van een vordering door het OPZC Rekem houdt op geen enkele wijze een
verzaking of afstand van rechten in.
VI.2.15 Aanwervingsclausule
De dienstverlener verzaakt, behoudens voorafgaandelijke schriftelijke toestemming, uit eigen
beweging een aanwerving aan te bieden aan een medewerker van het OPZC Rekem of deze uit eigen
beweging in dienst te nemen of te doen nemen onder om het even welk statuut, binnen zowel de
eigen organisatie als de organisatie van de samenstellende leden, door het actief stellen van daden
die de werknemers of aangestelden van het OPZC Rekem er zouden kunnen toe aanzetten bij de
dienstverlener in dienst te gaan.
10.03.2014
34
Deze verzaking blijft geldig voor de hele duur van de opdracht en van de daaropvolgende zes (6)
maanden vanaf het einde van de opdracht. Indien de dienstverlener deze verbintenis niet naleeft, zal
zij het OPZC Rekem schadeloos stellen door het storten van een vergoeding die gelijk is aan het
brutoloon dat de medewerker ontvangen heeft gedurende de twaalf (12) maanden die aan zijn
vertrek zijn voorafgegaan.
VI.2.16 Aanvullende algemene bepalingen
Kennisgevingen die partijen op grond van dit bestek en opdracht aan elkaar zullen doen, vinden
schriftelijk plaats.
Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze
schriftelijk zijn bevestigd. Alleen in dit geval wordt een e-mail tussen de erkende verantwoordelijken
van beide partijen als 'schriftelijk' geaccepteerd.
10.03.2014
35

richtlijn respectvol omgaan met ernstige klinische incidenten

een ergotherapeut (m/v)

A Factureren In de deelovereenkomst wordt gesproken over besluit

Pensioen - Your Financials

Dienstverleningsdocument Vermogen opbouwen

DVD pensioen

Dienstverleningsdocument Pensioen (download)

Het Kinderpsychiatrisch Centrum in Genk is een

Dagorde zitting P.C. van 06/11/2014

Dienstverleningsdocument Vermogen opbouwen