Klantcase Plantum

de case:
Plantum oogst
innovatie met
informatie
‘S2B denkt altijd in oplossingen,
denkt met ons mee en denkt
ook vooruit’
Branchevereniging Plantum, 350 leden
Topprioriteit: gerichter communiceren met leden en externe stakeholders,
waar mogelijk gepersonaliseerd. Het verbeteren van de efficiency, de informatie
huishouding afstemmen op internationale ambities.
Oplossing: WMS 4, CRS en Decos, voor de inrichting en integratie van het ledennet,
publieke website, relatiebeheersysteem en documentmanagement systeem.
Nanja Stams-van Buuren
o p l o s s i n g e n vo o r n u e n i n s p i r at i e vo o r m o r g e n
Marconistraat 8, 3861 NK Nijkerk • 033 - 24 66 879 • [email protected] • www.s2b.nl
De sector die branchevereniging Plantum vertegenwoordigt staat door haar hoogwaardige kennis
nationaal en internationaal in een goed daglicht. Het ambitieniveau en het innovatiegehalte is
onverminderd hoog. Deze hoge standaarden vertaalt Plantum ook naar haar informatiebeleid, dat zij
in samenwerking met partner S2B vorm en inhoud geeft. Dat resulteert in gepersonaliseerde
communicatie en interne efficiency.
De leden van branchevereniging Plantum maken deel uit van een innovatieve sector, één van de
Topsectoren van Nederland. Het gaat om de sector plantaardig uitgangsmateriaal, wat inhoudt
dat de leden van Plantum actief zijn in veredeling, vermeerdering, opkweek en handel van zaden,
bollen, knollen, stekken en jonge planten. Wereldwijd is Nederland de grootste exporteur van
plantaardig uitgangsmateriaal met een exportwaarde van ongeveer 2,5 miljard euro. De innovatieve
en kennisintensieve Nederlandse veredelingsbedrijven leveren hoogwaardige kennis en veel nieuwe
rassen. De voordelen van deze nieuwe rassen komen ten goede aan de hele productieketen.
Faciliteren
De sector die Plantum vertegenwoordigt speelt een belangrijke rol in mondiale vraagstukken, vertelt
Nanja Stams-van Buuren, beleidsmedewerker bij Plantum en verantwoordelijk voor communicatie
bij de branchevereniging. "De wereld staat voor de uitdaging om de groeiende wereldbevolking
te blijven voeden met minder input, een lagere milieudruk en een steeds kleiner oppervlak voor
voedselproductie. “Omdat onze sector het begin, de basis, van alles is, kan plantenveredeling
hiervoor mede een oplossing bieden. Denk daarbij aan de ontwikkeling van nieuwe rassen die
bestand zijn tegen grote verschillen in teeltomstandigheden zoals droogte en zilte grond en het
resistent zijn tegen ziekten en plagen. Daarnaast blijven de Plantum-leden natuurlijk innoveren
om nog meer marktgericht te kunnen produceren. Een eindproduct met een andere smaak, een
nieuwe kleur bloem of een product in een ander formaat. Als branchevereniging behartigen wij
de belangen van onze leden op allerlei dossiers om een zo gunstig mogelijk bedrijfsklimaat te
faciliteren. Uiteraard versterken wij daarbij onze positie als sector nationaal en internationaal en
werken wij aan het verbeteren van ons imago.”
Diversiteit
Nanja Stams heeft bij Plantum eerst het project Major Earth opgezet en uitgewerkt, een initiatief
richting jongeren om een positief beeld te creëren over de sector en om jongeren enthousiast te
maken over het werken met planten. Vervolgens heeft zij bij Plantum invulling gegeven aan het
beleid betreffende imago, waaronder ook arbeidsmarkt en scholing vallen. Momenteel is Stams ook
verantwoordelijk voor de communicatie binnen Plantum. Communicatie en informatievoorziening
in de richting van leden kan gerust een uitdaging genoemd worden. Dat komt vooral door de grote
diversiteit van het ledenbestand, 350 in getal. Het gaat hierbij om ongeveer 200 veredelingsbedrijven
die bijvoorbeeld onderzoekswerk in laboratoria verwerken en ook vaak op de proefvelden in binnen- en
buitenland aanwezig zijn. Daarnaast heb je vermeerderaars, opkweekbedrijven en een reeks bedrijven
die zich in het ecosysteem van Plantum bevinden: onder andere consultants, softwarebedrijven,
advocatenkantoren en zaadbehandelaars. “Binnen deze verscheidenheid hebben we nog te maken
met multinationals, maar ook met ‘vader-zoon-bedrijven’ die op kleine schaal toch voor grote
toegevoegde waarde kunnen zorgen. We zijn op het punt aangekomen dat we meer dan voorheen
recht willen doen aan de verscheidenheid die er bestaat onder onze leden. Daarom zijn we samen
met S2B een project gestart waarbij we het verenigingsportaal bestaande uit een ledennet en een
o p l o s s i n g e n vo o r n u e n i n s p i r at i e vo o r m o r g e n
Marconistraat 8, 3861 NK Nijkerk • 033 - 24 66 879 • [email protected] • www.s2b.nl
publieke site, het relatiebeheersysteem en documentmanagement hebben geïntegreerd. Daarmee
hebben we een aanzet gegeven voor gerichte communicatie, dus per doelgroep en binnenkort zelfs
per individu. Dat werkt niet alleen veel efficiënter, maar het stelt ons in staat op het juiste moment
de juiste mensen te bereiken. De medewerkers bij onze leden krijgen content die er voor hen toe
doet en dat zorgt voor tevreden leden”, aldus Nanja Stams.
Het verenigingsportaal is gebaseerd op de Web Management Suite (WMS) van S2B. Het relatiebeheersysteem CRS komt ook uit het portfolio van S2B, evenals de documentmanagement suite Decos,
die S2B heeft ingericht op basis van de wensen van beroepsverenigingen en brancheorganisaties.
Vergadercultuur
Nanja Stams geeft aan dat het noodzakelijk was om de informatiehuishouding in lijn te brengen met
de innovatie-ambities die Plantum uitstraalt. Plantum heeft verschillende vergadergroepen zoals
besturen, hoofdcommissies, werkgroepen, projectgroepen, gewasgroepen, technische groepen en
een aantal commissies. “Op dit moment hebben we ongeveer 160 verschillende vergadergroepen
in het relatiebeheersysteem CRS gedefinieerd. Meer dan 100 van deze groepen is actief en komt
regelmatig bij elkaar. Hoe dan ook, bij Plantum heerst een echte vergadercultuur. In de oude
situatie hield dat in dat het secretariaat een groot deel van de tijd bezig was met het verzamelen
en rondmailen van vergaderstukken. Tijdrovend en foutgevoelig”, concludeert Stams. “Nu kunnen
wij exact in het relatiebeheersysteem aangeven wie in welke ‘vergadergroep’ actief is en wie dus
toegang mag hebben tot welke content. Het secretariaat publiceert de stukken in de juiste dossiers,
waarna de ingelogde leden direct de juiste stukken gepresenteerd krijgen binnen het ledennet. Via
een attenderingsmail worden zij op de hoogte gebracht van de nieuw geplaatste stukken. Een zeer
handige toevoeging is dat we al deze stukken op de juiste volgorde kunnen selecteren en dan
kunnen omzetten in een PDF, zodat men zonder papier maar eenvoudig met een tablet naar een
bijeenkomst kan komen. Er is bijna een eind gekomen aan het rondmailen van digitale dossiers;
je hebt toegang tot wat je nodig hebt.”
Kennisdossiers
Medio 2014 is Plantum druk doende versie 4 van het WMS te implementeren, in samenwerking
met partner S2B. Nanja Stams over de samenwerking met S2B: “We zijn in de eerste plaats
zeer tevreden met de systemen die we nu in huis hebben. De koppeling tussen relatiebeheer,
documentmanagement en website en ledennet werkt goed. Dat komt de interne efficiency ten
goede. Verder kun je zien dat S2B veel ervaring heeft met ledenorganisaties. S2B denkt altijd in
oplossingen, denkt met ons mee en denkt ook vooruit.”
Vandaar ook de upgrade naar versie 4 van de Web Management Suite. Daarmee worden de
mogelijkheden voor gerichter communiceren alleen nog maar groter. “We gaan onze relaties
aansporen hun profielen op het portaal bij te werken zodat we nog beter inzicht krijgen in hun
informatiebehoefte. Iemand die alleen geïnteresseerd is in nieuws over gewasbescherming sturen we
alleen een alert wanneer er op dat vlak iets te melden is. Zo kunnen we dat voor vele verschillende
vakgebieden inrichten. In dit opzicht is het ook een grote stap vooruit nu we documenten kunnen
taggen en dus direct aan bepaalde kennisdossiers kunnen koppelen. Op deze manier breiden
we eenvoudig gespecialiseerde kennis uit op dossiers als export, biodiversiteit, kwekersrecht of
onderzoek”, aldus Stams.
o p l o s s i n g e n vo o r n u e n i n s p i r at i e vo o r m o r g e n
Marconistraat 8, 3861 NK Nijkerk • 033 - 24 66 879 • [email protected] • www.s2b.nl
Co-creatie
Hoewel Plantum de laatste jaren grote stappen gezet heeft in nog meer ledengericht werken,
zijn er nog plannen en ideeën genoeg. Maar die zullen pas nader onderzocht worden wanneer de
organisatie de laatste versie van de software volledig heeft geïmplementeerd. Nanja Stams kijkt
echter wel vooruit en ziet bijvoorbeeld een behoefte aan videoconferencing en co-creatie. De leden
van Plantum zijn niet zelden internationale bedrijven; het kan dus lange tijd vergen voordat een
vergadergroep bij elkaar kan komen. Dan is videoconferencing een uitkomst. De ideale situatie
zou zijn dat ook dit, samen met een oplossing voor co-creatie, geïntegreerd kan worden in de
bestaande ICT-omgeving van Plantum. S2B heeft daar ook al verschillende ideeën over geopperd,
maar de branchevereniging houdt het vooralsnog bij verkennen en inventariseren wat de behoeften
daadwerkelijk zijn. Het grote voordeel: de moderne architectuur en de ledengerichte manier van
werken bij Plantum maken het eenvoudig om nieuwe communicatietechnologieën te gaan toepassen.
Plantum kan dus snel schakelen.
Over S2B
S2B biedt oplossingen voor de vragen van nu en denkt mee over de strategie van morgen.
Wij handelen vanuit de overtuiging dat een goede kennisinfrastructuur een vereniging sterker
maakt. Onze visie en deskundigheid vertalen we in effectieve internetcommunicatie met behulp van
openbare en besloten websites als verenigingsportaal en ledennet. Onze ervaring resulteert in gemak
en efficiency. Dit doen we door geïntegreerde systeemoplossingen te bieden voor ondersteunende
processen zoals relatie- en documentbeheer. Door onze expertise te combineren met specifieke kennis
van de branche, kunnen we schakelen op elk gewenst niveau en een juiste balans nastreven tussen
mensen, processen en techniek. Zo helpen we verenigingen succesvol vooruit en ontzorgen we in het
bereiken en bedienen van leden. Onze betrokkenheid en respect voor identiteit staan hierbij voorop.
o p l o s s i n g e n vo o r n u e n i n s p i r at i e vo o r m o r g e n
Marconistraat 8, 3861 NK Nijkerk • 033 - 24 66 879 • [email protected] • www.s2b.nl

Download Report