Handleiding RaadDigitaal beheer

Handleiding – RaadDigitaal PRO
Omschrijving
Auteur
Datum
Versienummer
Handleiding “RaadDigitaal PRO Beheerder”
SIMgroep
20-05-2014
1.1
Beste SIMsite beheerder,
Allereerst willen wij u melden dat wij er trots op zijn dat u gekozen heeft voor SIM als
partner voor uw gemeentelijke front office. U bevindt zich in het goede gezelschap van vele
collega-gemeenten. SIM is immers marktleider op het gebied van gemeentelijke front
offices.
Wij zijn zo vrij te denken dat wij deze positie verworven hebben op basis van ons
omvangrijke en uitgebalanceerde productenpallet. De kwaliteit van onze webdiensten en
van onze ondersteunende dienstverlening.
Deze handleiding hoort daarbij. RaadDigitaal is een zeer gebruiksvriendelijke app voor de
iPad om papierloos te vergaderen. De handleiding kan u helpen om nog meer vertrouwd te
raken met het beheer van RaadDigitaal en zo optimaal te profiteren van de slimheid en
efficiëntie van het systeem.
Dat neemt natuurlijk niet weg dat u te allen tijde ook terecht kan bij onze supportafdeling.
Te bereiken via het klantportaal ('MijnSIM') van SIMgroep of 010-2175335.
Pagina 2 van
11
Inhoudsopgave
INHOUDSOPGAVE ........................................................................................................................................ 3
1. INLEIDING .............................................................................................................................................. 4
2. PERSONEN AANMAKEN ..................................................................................................................... 5
2.1. PERSONEN AANMAKEN ................................................................................................................................. 5
2.1.1. Nieuw persoon ................................................................................................................................. 5
3. GROEPEN AANMAKEN ........................................................................................................................ 8
3.1.
SIMBRI GROEPEN ........................................................................................................................................ 8
4. IN SIMBRI ............................................................................................................................................... 9
4.1.
4.2.
AGENDA AUTORISEREN VOOR RAADDIGITAAL PRO ................................................................................. 9
BESLOTEN VERGADERINGEN...................................................................................................................... 10
5. RAADDIGITAAL DOWNLOADEN ...................................................................................................11
5.1.
5.2.
APPSTORE ................................................................................................................................................... 11
RAADDIGITAAL VOOR HET EERST OPSTARTEN ......................................................................................... 11
Pagina 3 van
11
1. Inleiding
RaadDigitaal is een speciale iPad app, waarmee de raadsinformatie van uw gemeente
volledig automatisch wordt gepubliceerd op de iPad. ‘RaadDigitaal’ biedt uw raadsleden,
maar ook betrokken burgers, lokale pers en medewerkers, de mogelijkheid om de openbare
raads- en beleidsinformatie op de iPad te raadplegen. Alle gemeenten die gebruik maken
van SIMbri voor het publiceren van hun beleidsinformatie op de website, kunnen hun
informatie kosteloos toevoegen. De app met de informatie is vervolgens eenvoudig te
downloaden in de App Store van Apple.
Voor gemeenten die de volgende stap willen zetten kan de PRO functionaliteit worden
afgenomen. Met de juiste inrichting van RaadDigitaal PRO profiteren niet alleen de
raadsleden maar ook medewerkers, pers en inwoners van de aanvullende functionaliteit van
deze investering.
Pagina 4 van
11
2. Personen aanmaken
2.1.
Personen aanmaken
In de personengids van SIMsite kunt u personen aanmaken. U vindt deze personengids in
het beheer van SIMsite. In het hoofdmenu ziet u in de rechterkolom alle onderdelen van het
beheer staan. Bovenaan vindt u het onderdeel personen.
Afbeelding: Beheer personen
Wanneer u op personen klikt, opent de personengids. Op de overzichtspagina ziet u alle
personen die al eerder aangemaakt zijn.
2.1.1. Nieuw persoon
Met de knop ‘nieuw’ kunt u een nieuw persoon toevoegen.
Er opent een pagina waarop u informatie over de desbetreffende persoon kunt invoeren. De
pagina is verdeeld in twee blokken: persoonlijke gegevens en overig.
Persoonlijke gegevens
Het blok persoonlijke gegevens is verder onderverdeeld. Dit kunt u zien aan de tabs ‘NAW’,
‘bereikbaarheid’ en ‘afbeelding’. Voor het toevoegen van personen die gaan werken met de
PRO functionaliteit van RaadDigitaal, heeft u alleen de tabs ‘NAW’ en ‘bereikbaarheid’ nodig.
NAW: Onder NAW kunt u de naam en adresgegevens van de persoon invoeren. Verplicht
(en nodig voor de PRO functionaliteit) is alleen de voornaam en achternaam.
Pagina 5 van
11
Afbeelding: Persoonlijke gegevens NAW
Bereikbaarheid: Hier kunt u aangeven hoe de persoon te bereiken is. Verplicht (en nodig
voor de PRO functionaliteit) is alleen het e-mailadres.
Afbeelding: Persoonlijke gegevens bereikbaarheid
Pagina 6 van
11
Overig
Ook het blok persoonlijke gegevens is verder onderverdeeld. Dit kunt u zien aan de tabs
‘autorisatie’, ‘persoonlijke info’, ‘werkgerelateerd’ en ‘zoekinformatie’. Voor het toevoegen
van personen die gaan werken met de PRO functionaliteit, heeft u alleen de tab ‘autorisatie’
nodig.
Autorisatie: Onder autorisatie kunt u de persoon een aantal rechten toekennen.
Daarnaast kunt u bepalen welke rol deze persoon krijgt toebedeeld. U kunt kiezen uit:
o Geblokkeerd: De persoon staat alleen in de personengids om gepubliceerd te
worden op de website. Hij/ zij kan niet inloggen in het CMS.
o Admin: De persoon heeft alle rechten in het CMS.
o Gebruiker: De persoon heeft bepaalde rechten in het systeem. Rechten die u
instelt bij beheer  autorisatie.
Verder kunt u een gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. U kunt alle personen
(ongeacht welke rol hij/ zij toegewezen heeft gekregen) een gebruikersnaam en
wachtwoord toekennen.
Tip!
Raads- en collegeleden die gebruik mogen maken van de PRO-functionaliteit moet u de rol
‘gebruiker’ geven. U geeft deze gebruikers een gebruikersnaam en wachtwoord indien zij
daar nog niet over beschikken. Deze inloggegevens kunnen zij vervolgens gebruiken om in
te kunnen loggen binnen RaadDigitaal PRO.”
Pagina 7 van
11
3. Groepen aanmaken
In het beheer van SIMsite vindt u het onderdeel ‘lijsten’. Lijsten kunt u zien als de
bibliotheek van het CMS. Hier kunt u informatie invoeren, die op meerdere plaatsen te
publiceren is. Ook hier gaat het principe één keer beheren, meerdere keren publiceren, op.
Afbeelding: Beheer lijsten
3.1.
SIMbri groepen
In dit lijstonderdeel kunt u verschillende groepen aanmaken die toegang krijgen tot de PRO
functionaliteit van RaadDigitaal (of enkele onderdelen/ agenda’s daarvan).
U kunt de volgende gegevens invoeren:
Publicatiedatum
Vervaldatum
Status
Titel
Selecteer een persoon en een functie: Hier kunt u personen en functies selecteren. Met
het groene plusje voegt u de persoon in combinatie met de functie toe aan het
bestuursorgaan.
Pagina 8 van
11
Afbeelding: Lijst ‘SIMbri groepen’
In SIMbri kunt u per agenda aangeven welke SIMbri-groepen toegang hebben tot deze
vergadering in de PRO functionaliteit van RaadDigitaal.
4. In SIMbri
In SIMbri blijft u op de wijze werken, zoals u voorheen ook met SIMbri werkte. Onderstaand
vindt u de toegevoegde opties, die het mogelijk maken besloten agenda’s of agendapunten
zichtbaar te maken in RaadDigitaal PRO.
4.1.
Agenda autoriseren voor RaadDigitaal PRO
Helemaal onderaan een agenda in SIMbri treft u het blok ‘RDP-koppeling’. Het blok is
verdeeld in twee tabs: ‘groepen’ en ‘personen’.
Groepen
Onder de tab ‘groepen’ kunt u de groepen selecteren die deze agenda als besloten
vergadering in RaadDigitaal PRO mogen raadplegen. De groepen die u kunt kiezen in de
selectielijst, heeft u aangemaakt/ kunt u aanmaken in lijsten > SIMbri groepen.
Afbeelding: RDP-koppeling groepen
Personen
Pagina 9 van
11
Het is ook mogelijk om naast groepen personen, losse personen toe te voegen aan de
agenda. Bijvoorbeeld wanneer de persoon geen onderdeel uitmaakt van een bestuursorgaan
(burgemeester e.d.).
Afbeelding: RDP-koppeling personen
U voegt de losse personen toe onder de tab ‘personen’. In de selectielijst selecteert u een
persoon en een functie. Daarna klikt u op het groene plusje en zal de persoon worden
toegevoegd aan deze agenda.
4.2.
Besloten vergaderingen
Om de vergadering besloten te maken, dient deze gekoppeld te worden aan een gesloten
medium. Dit zijn vaak een intranet of extranet.
Koppelen aan internet zorgt ervoor dat de vergadering openbaar wordt.
Pagina 10 van
11
5. RaadDigitaal downloaden
5.1.
App store
U gaat naar de App store om de app RaadDigitaal te downloaden. Daar voert u in het
zoekveld RaadDigitaal in. Download de versie zonder het plusje achter de titel(de oude
versie met het plusje zal binnenkort van de app store worden verwijderd).
5.2.
RaadDigitaal voor het eerst opstarten
Wanneer u de app voor het eerst opstart, dient u eerst de gemeente te selecteren. In de
selectielijst zoekt u uw gemeente op en klikt deze aan. Daarna kunt u starten met de app
RaadDigitaal. Zie verder de gebruikershandleiding voor RaadDigitaal.
Pagina 11 van
11

Download Report