TECHNISCHE HANDLEIDING

TECHNISCHE
HANDLEIDING
Van 22 t/m 26 januari 2015
ANTWERP EXPO ● Hallen 1-2-3-4
Brusselsesteenweg, 539 ● B-3090 Overijse
PROJECT MANAGERS
OPERATIONAL MANAGER
Christelle Fiore
T: +32 (0)2 808 41 72
F: +32 (0)2 732 05 09
E: [email protected]
Valérie Obbiet
T: +32 (0)2 808 41 81
F: +32 (0)2 732 05 09
E: [email protected]
Tamara Claes
T: +32 (0)2 318 16 82
F: +32 (0)2 732 05 09
E: [email protected]
www.conceptum.eu & www.vakantiesalon-vlaanderen.be
TOEGANG  LADEN & LOSSEN  PARKING
Zone parking standhouders
De bestelde parkeerkaarten zijn beschikbaar op het secretariaat vanaf woensdag 21 januari
2015.
Parkeren op deze zone is volledig op eigen risico.
Indien uzelf of uw leveranciers materiaal op uw stand moeten leveren tussen 22 en 26 januari
2015 zal dit enkel worden toegestaan tussen 08u30 en 09u30 en mits uitdrukkelijke,
voorafgaande schriftelijke toestemming van het organiserend comité. Gelieve uw aanvraag te
sturen naar: [email protected]
PLANNING
PLAATS:
ANTWERP EXPO ● Hallen 1-2-3-4
Jan Van Rijswijcklaan, 191 ● 2020 Antwerpen ● België
DATUM VAN DE BEURS:
OPENINGSUREN:
Van 22 t/m 26 januari 2015
Alle dagen van 10u00 tot 18u00
Vrijdag after work opening tot 20u00
OPBOUW NAAKTE OPPERVLAKTEN:
Dinsdag 20 januari 2015
(12u00-18u00)
Woensdag 21 januari 2015 (08u00-20u00)
OPBOUW UITGERUSTE STANDEN:
Woensdag 21 januari 2015 (08u00-20u00)
AFBOUW UITGERUSTE STANDEN:
Maandag 26 januari 2015
(18u00-22u00)
AFBOUW NAAKTE OPPERVLAKTEN:
Maandag 26 januari 2015
Dinsdag 27 januari 2015
(18u00-22u00)
(08u00-12u00)
OM VEILIGHEIDSREDENEN EN HET RESPECTEREN VAN DE LAATSTE BEZOEKERS IS HET
AFBREKEN VAN DE STAND VERBODEN VOOR 18U00!
CONCEPTUM EXHIBITIONS nv ● Brusselsesteenweg, 539 ● B-3090 Overijse ● BTW: BE 0451 124 135 ● RCN 94 872 ●
BELFIUS BANK: 068-2476986-21● IBAN: BE17 0682 4769 8621● Swift code: GKCC BE BB ● Website: www.conceptum.eu
1
EXPOSANTENBADGE
Iedere exposant ontvangt 2 badges per 10m². Deze kunnen worden afgehaald op het secretariaat
vanaf woensdag 21 januari 2015.
Indien u extra badges wenst, kan u deze bestellen via het bestelformulier (pagina 4).
BANKGEGEVENS
De betaling moet overgeschreven zijn voor 2 januari 2015. De toegang tot de opbouw zal
geweigerd worden bij niet-betaling voor de beurs. Elke betaling uitgevoerd ter plaatse zal
verhoogd worden met 5%.
BELFIUS BANK ● Chaussée de Bruxelles, 306 ● B-1410 Waver
Rekening CONCEPTUM EXHIBITIONS N°068-2476986-21
IBAN: BE17 0682 4769 8621 ● BIC/SWIFT CODE: GKCC BE BB
Te vermelden bij uw betaling:
VAKANTIESALON VLAANDEREN 2015 + Klantenreferentie + Factuurnummer
COMMUNICATIE  PROMOTIE
Het aantal bezoekers en interessante contacten die u ontmoet op de beurs hangt gedeeltelijk af van
de kwaliteit van de door u verspreide informatie, het dynamisme en de originaliteit waarmee u de
boodschap aanbrengt. Het Vakantiesalon Vlaanderen geeft u de mogelijkheid gratis promotie te
maken voor uw bedrijf. Maak er dus zeker gebruik van!
Bent u van plan om nieuwigheden voor te stellen of activiteiten te organiseren op uw stand?
Laat het ons dan zeker weten zodat wij dit op onze website en in onze nieuwsbrieven kunnen
vermelden. Foto’s in JPEG formaat (niet meer dan 3 MB) zijn ook welkom.
Mogen wij u ook vragen om het Vakantiesalon-logo te vermelden op uw website, nieuwsbrieven te
verspreiden naar uw contacten, en via uw sociale netwerken te communiceren over de beurs. U zal
vanaf eind oktober ook een aantal banners terugvinden op de website van het Vakantiesalon
Vlaanderen die u kan gebruiken voor op uw eigen website. Mocht u een ander formaat nodig
hebben, laat het ons dan gerust weten.
In de maanden voor de beurs hebben we de gewoonte om wedstrijden te organiseren waarbij de
bezoekers tal van leuke prijzen kunnen winnen. Die wedstrijden promoten we via onze
nieuwsbrieven, onze website en onze Facebook-pagina. Op die manier genereren we uiteraard ook
extra visibiliteit voor onze standhouders. Wilt u ook graag onder de aandacht worden gebracht
dankzij een wedstrijd? En wenst u opgenomen te worden in onze nieuwsbrief die uitgestuurd wordt
naar meer dan 30.000 adressen? Of heeft u een mooie prijs die weggegeven kan worden via de
televisie of de radio? Neem dan zeker contact met ons op!
Contactpersoon:
Valérie Van Delft ● Communication Manager ● [email protected] ● +32 (0)2 808 41 62
NAAMBORD  BESCHRIJVING
Gelieve ons ten laatste op 5 december 2014 via e-mail de volgende zaken te willen doorsturen:
([email protected])
CONCEPTUM EXHIBITIONS nv ● Brusselsesteenweg, 539 ● B-3090 Overijse ● BTW: BE 0451 124 135 ● RCN 94 872 ●
BELFIUS BANK: 068-2476986-21● IBAN: BE17 0682 4769 8621● Swift code: GKCC BE BB ● Website: www.conceptum.eu
2
 Een beschrijving van uw activiteiten in het Frans, Nederlands en Engels, voor onze
website (maximum 5 lijnen per taal).
 De naam die u wilt zien op het naambord van uw stand, op de exposantenlijst en op de
website (maximum 20 karakters).
 De letter waaronder u wilt verschijnen in de exposantenlijst.
DAGELIJKSE SCHOONMAAK

Wij wijzen de exposanten erop dat, omwille van veiligheidsredenen, enkel de firma van
ANTWERP EXPO het recht heeft ’s avonds de standen te reinigen.

De exposanten worden er eveneens aan herinnerd dat er geen afval (tapijt, dozen,
documentatie, enz.) achtergelaten mag worden op de standen en in de gangen!
Al het afval dat achtergelaten wordt op de standen of in de gangpaden tijdens de
opbouw, de beurs en/of na de afbouw wordt vanaf nu in rekening gebracht van de
exposanten. De exposanten dienen dus zelf te zorgen voor het ophalen van hun
afval. Indien er toch afval achtergelaten wordt, zal de organisator na de beurs een
bijkomende factuur aan de exposant overmaken met een minimumbedrag van 50
EUR/m³ excl. BTW (ontruimingskosten en container).

Gelieve uw standenbouwer van deze maatregel op de hoogte te brengen aangezien deze regel
streng toegepast zal worden.

Elke ontevredenheid i.v.m. een niet of verkeerd geleverde prestatie dient aangegeven te worden
op het secretariaat, en dit de dag zelf vóór 09u30.
TECHNISCHE INFORMATIE
Wij vragen u vriendelijk de hierbij gevoegde bestelbons ingevuld en ondertekend terug te sturen
vóór 5 december 2014.
Alle bestellingen moeten ons schriftelijk per post, fax of per e-mail toegestuurd worden.

Bestellingen na 5 december 2014: +20 %.

Zolang de voorraad strekt, kunnen we laattijdige bestellingen uitvoeren.

Alle prijzen zijn in euro exclusief 21% BTW.

De betalingen van de bestellingen moeten voldaan zijn bij ontvangst van de factuur.

Bestellingen die tijdens de beurs gebeuren, worden contant betaald.
De verschillende technische diensten worden gedurende de opbouw en tijdens de beurs zelf door het
secretariaat gecoördineerd (aan ingang 2).
BETAALTERMINAL
Indien u een betaalterminal wilt huren voor elektronische betalingen op korte termijn, kunt u
alle nodige informatie terugvinden via volgende link: http://www.brainpoint.be.
CONCEPTUM EXHIBITIONS nv ● Brusselsesteenweg, 539 ● B-3090 Overijse ● BTW: BE 0451 124 135 ● RCN 94 872 ●
BELFIUS BANK: 068-2476986-21● IBAN: BE17 0682 4769 8621● Swift code: GKCC BE BB ● Website: www.conceptum.eu
3
BESTELLINGEN
PRIJS
OMSCHRIJVING
PRIJS
PRIJS
ON-SITE TARIEF
AANTAL
TOTAAL
VOORKEURTARIEF*
STANDAARDTARIEF**
AFFICHES (MAX. 5)
GRATIS
GRATIS
GRATIS
POSTKAARTEN (FLYERS MAX. 100)
GRATIS
GRATIS
GRATIS
EXTRA VRIJKAARTEN (PAKKET 50)
50 EUR
60 EUR
75 EUR
EUR
MAILINGKOSTEN (VERPLICHT)
10 EUR
10 EUR
10 EUR
EUR
1.50 EUR
1.80 EUR
2.25 EUR
EUR
150 EUR
180 EUR
225 EUR
EUR
100 EUR
120 EUR
150 EUR
EUR
95 EUR/M²
114 EUR/M²
142.50 EUR/M²
EUR
120 EUR
144 EUR
180 EUR
EUR
75 EUR
90 EUR
112.50 EUR
EUR
6 EUR/M²
7.20 EUR/M²
9 EUR/M²
EUR
230 EUR
276 EUR
345 EUR
EUR
400 EUR
480 EUR
600 EUR
EUR
630 EUR
756 EUR
945 EUR
EUR
685 EUR
822 EUR
1027.50 EUR
EUR
805 EUR
966 EUR
1207.50 EUR
EUR
940 EUR
1128 EUR
1410 EUR
EUR
1155 EUR
1386 EUR
1732.50 EUR
EUR
1605 EUR
1926 EUR
2407.50 EUR
EUR
72 EUR
86.40 EUR
108 EUR
EUR
85 EUR
102 EUR
127.50 EUR
PROMOTIE
EXPOSANTEN BADGES
EXTRA BADGE
NAAMBORD A3 (ALLEEN VOOR UITGERUSTE STANDEN)
MET LOGO IN KLEUR
EXTRA NAAMBORD A3
OPTIES STAND
BERGRUIMTE (MET GORDIJN)
DEUR MET SLEUTEL (BERGRUIMTE)
RAIL MET 2 SPOTS (UITGERUSTE STAND)
TAPIJTTEGEL (ANTRACIET 1X1M)
BIJKOMENDE ELEKTRICITEITSAANSLUITING***
3000 W – 2 stopcontacten
6000 W – 4 stopcontacten
10000 W – 6 stopcontacten
13 KW (3x20A) contact CEE
16 KW (3x25A) contact CEE
20 KW (3x32A) contact CEE
26 KW (3x50A) contact CEE
41 KW (3x63A) contact CEE
SCHAKELBORD
SCHAKELBORD
CODE
CODE
CODE
CODE
CODE
CODE
CODE
CODE
CODE
CODE
A
B
C
D1
D2
D3
D4
D5
D1-D3
D4-D5
ANDERE ELEKTRICITEITSAANSLUITING
EUR
□
OP AANVRAAG
WATERAANSLUITING
WATERAANSLUITNG + WATERAFVOER
SPOELBAK
SPOELBAK + BOILER
450 EUR
540 EUR
675 EUR
EUR
160 EUR
192 EUR
240 EUR
EUR
295 EUR
354 EUR
442.50 EUR
EUR
150 EUR
EUR
MEUBILAIR (VERHUUR) – Meer keuze te vinden op WWW.VANOS.EU
TOONBANK PANDORA A (WIT)
TERUG TE STUREN
VOOR 05.12.2014
100 EUR
DATUM: ………./………./2014
HANDTEKENING:
120 EUR
NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA
(VERPLICHT)
CONCEPTUM EXHIBITIONS nv ● Brusselsesteenweg, 539 ● B-3090 Overijse ● BTW: BE 0451 124 135 ● RCN 94 872 ●
BELFIUS BANK: 068-2476986-21● IBAN: BE17 0682 4769 8621● Swift code: GKCC BE BB ● Website: www.conceptum.eu
4
BESTELLINGEN
OMSCHRIJVING
PRIJS
PRIJS
PRIJS
AANTAL
TOTAAL
VOORKEURTARIEF*
STANDAARDTARIEF**
ON-SITE TARIEF
TOONBANK PAMELA (WIT)
62 EUR
74.40 EUR
93 EUR
EUR
BARKRUK HOOG SAM (WIT)
19 EUR
22.80 EUR
28.50 EUR
EUR
BARKRUK HOOG SAM (ZWART)
19 EUR
22.80 EUR
28.50 EUR
EUR
RONDE TAFEL HOOG CALAIS 80
(WIT ) / VOET (ALU)
41 EUR
49.20 EUR
61.50 EUR
EUR
RONDE TAFEL HOOG CALAIS 80
(ZWART) / VOET (ALU)
43 EUR
51.60 EUR
64.50 EUR
EUR
RONDE TAFEL HOOG PARIS 80
(WIT) / VOET (WIT)
41 EUR
49.20 EUR
61.50 EUR
EUR
RONDE TAFEL HOOG PARIS 80
(ZWART) / VOET (ZWART)
43 EUR
51.60 EUR
64.50 EUR
EUR
DISPLAY AÏDA XL
84 EUR
100.80 EUR
126 EUR
EUR
DISPLAY ANITA (ZWART)
90 EUR
108 EUR
135 EUR
EUR
KOELKAST 140 (WIT)
65 EUR
78 EUR
97.50 EUR
EUR
KOELKAST 140 (ZWART)
72 EUR
86.40 EUR
108 EUR
EUR
STOEL HANNAH (WIT)
45 EUR
54 EUR
67.50 EUR
EUR
TERUG TE STUREN
VOOR 05.12.2014
DATUM: ………./………./2014
HANDTEKENING:
NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA
(VERPLICHT)
CONCEPTUM EXHIBITIONS nv ● Brusselsesteenweg, 539 ● B-3090 Overijse ● BTW: BE 0451 124 135 ● RCN 94 872 ●
BELFIUS BANK: 068-2476986-21● IBAN: BE17 0682 4769 8621● Swift code: GKCC BE BB ● Website: www.conceptum.eu
5
BESTELLINGEN
PRIJS
OMSCHRIJVING
PRIJS
PRIJS
AANTAL
TOTAAL
VOORKEURTARIEF*
STANDAARDTARIEF**
ON-SITE TARIEF
STOEL HANNAH (ZWART)
45 EUR
54 EUR
67.50 EUR
EUR
STOEL KELLY (WIT)
20 EUR
24 EUR
30 EUR
EUR
STOEL POP (WIT)
10 EUR
12 EUR
15 EUR
EUR
STOEL POP (ZWART)
10 EUR
12 EUR
15 EUR
EUR
6 EUR/M²
7 EUR/M²
8.5 EUR/M²
EUR
25 EUR
30 EUR
37.50 EUR
EUR
50 EUR
60 EUR
75 EUR
EUR
DAGELIJKSE SCHOONMAAK
STOFZUIGEN STANDPLAATS & VERWIJDEREN
VUILNISZAKKEN (VOOR DE HELE BEURSPERIODE)
PARKING
PARKEERKAART «CAMPINGZONE
VOGELZANG» (5 DAGEN)
PARKEERKAART «HALLENZONE»
(5 DAGEN) ****
DIVERS
OPHANGPUNT
FORMULIER ANTWERP EXPO OP AANVRAAG
RESERVERING VERGADERZAAL
FORMULIER ANTWERP EXPO OP AANVRAAG
INTERNETAANSLUITING
OP AANVRAAG
AUDIOVISUEEL MATERIAAL
OP AANVRAAG
COMPUTERAPPARATUUR
OP AANVRAAG
PLANTEN
OP AANVRAAG
ANDERE
OP AANVRAAG
□
□
□
□
□
□
□
TOTAAL EXCLUSIEF BTW
EUR
TOTAAL INCLUSIEF BTW (21%)
EUR
*
**
***
****
Voorkeurtarief: bestellingen vóór 5 december 2014
Standaardtarief: bestellingen na 5 december 2014
Elektrische aansluiting is niet permanent (onder spanning tijdens de dagen en openingsuren van de beurs)
Enkel in te vullen indien niet ingevuld op het inschrijvingsformulier.
Beperkt aantal plaatsen
Voor elk extra vermogen van de elektrische aansluiting tijdens de opbouw of
tijdens de beurs zelf, zal een nieuwe aanvullende aansluiting gefactureerd
worden!
TERUG TE STUREN
VOOR 05.12.2014
DATUM: ………./………./2014
HANDTEKENING:
NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA
(VERPLICHT)
CONCEPTUM EXHIBITIONS nv ● Brusselsesteenweg, 539 ● B-3090 Overijse ● BTW: BE 0451 124 135 ● RCN 94 872 ●
BELFIUS BANK: 068-2476986-21● IBAN: BE17 0682 4769 8621● Swift code: GKCC BE BB ● Website: www.conceptum.eu
6
SCHETS (OPBOUW VAN DE STAND & AANSLUITINGEN)
Indien u een specifieke opbouw wenst, gelieve hieronder een duidelijke schets daarvan te tekenen. Zo niet
zal deze uitgevoerd worden op de technisch meest gunstige plaats.
Achterwand van de stand
Voorkant van de stand
Geef de gangen aan en standnummers van uw buren ● 1 cm = 1m ● Elektrische aansluiting = X
Spots = ● Wateraansluiting = W ● Bergruimte= R ● Volle wand =___
Plafondlat: −−− ● Deur:
TERUG TE STUREN
VOOR 05.12.2014
DATUM: ………./………./2014
HANDTEKENING:
NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA
(VERPLICHT)
CONCEPTUM EXHIBITIONS nv ● Brusselsesteenweg, 539 ● B-3090 Overijse ● BTW: BE 0451 124 135 ● RCN 94 872 ●
BELFIUS BANK: 068-2476986-21● IBAN: BE17 0682 4769 8621● Swift code: GKCC BE BB ● Website: www.conceptum.eu
7
DEELNAMEREGLEMENT
STANDPLAATS
De exposant verbindt er zich toe alle nodige informatie te verschaffen zodat hem een standplaats in de respectievelijke zone
kan worden toegekend.
STANDEN
Het opstellen van blinde muren in de gangen en dus recht tegenover een andere exposant
is verboden!
De elektrische installaties dienen de wettelijke Belgische normen die van kracht zijn, te respecteren.
De panelen van de standen zullen van klasse A2 materiaal zijn volgens de norm NBN21-203 “Brandveiligheid van materialen”.
ANIMATIES OP DE STANDEN
Het doel van de animaties van de exposant is het informeren van de bezoekers.
De animatie mag de informatieverdeling van de andere exposanten niet belemmeren.
De exposant zal nauwlettend toezien dat er geen storend geluid is t.o.v. de andere exposanten.
Zijn verboden :
 Elke animatie buiten de grenzen van de eigen stand.
 De verdeling van documenten buiten de grenzen van de eigen stand.
INFORMATIE (EXPOSANTEN)
Zowel de geschreven als de verbale informatie die de bezoekers ontvangen moet getuigen van een goede kwaliteit en moet
overeenstemmen met de realiteit. Dit impliceert de permanente aanwezigheid van personen die een grondige kennis bezitten
over de instelling.
Alle dubbelzinnige, verwarrende of leugenachtige informatie, of informatie gevoerd voor andermans rekening, is verboden.
Het is verboden publicitaire campagnes te voeren (publimobile, affiches, verdeling van folders, enz.) rond ANTWERP EXPO
tijdens de beurs.
INFORMATIE (ORGANISATOR)
De organisator verbindt zich ertoe een doelgerichte informatiecampagne te voeren naar alle betrokken exposanten en
bezoekers.
NA TE KOMEN VERPLICHTINGEN
De exposant verbindt zich ertoe de hierboven vermelde clausules na te leven.
In geval van niet-naleving van één of meerdere van deze clausules heeft de organisator het recht één of meerdere van de
volgende maatregelen te treffen:
 waarschuwing
 aanpassing van de stand aan de normen van het huishoudelijk reglement op kosten van de exposant
 tijdelijke en/of definitieve sluiting van de stand
 definitieve uitsluiting van het salon
De organisator verbindt zich ertoe :
 de richtlijnen van dit huishoudelijk reglement te laten naleven
 misbruik op alle mogelijke manieren te beperken
 alle bijkomende maatregelen te treffen om een goede verloop van de beurs te garanderen zonder voorafgaande
kennisgeving.
INBREUK
Iedere inbreuk van welke aard ook moet noodzakelijk voorgelegd worden aan de organisatie Conceptum Exhibtions nv.
WAARSCHUWING TEGEN CONSTRUCT DATA (FAIR/EXPOGUIDE) & COMMERCIAL ONLINE MANUALS
We hebben vernomen dat de exposanten die aan onze beurs deelnemen, soms gecontacteerd worden door
CONSTRUCT DATA en COMMERCIAL ONLINE MANUALS. Zij bieden de exposanten aan om kosteloos in een
beurzenjaarboek vermeld te worden en er wordt vervolgens een contract ter ondertekening voorgelegd. Dit
contract is als dusdanig opgesteld dat één van de clausules nauwelijks opvalt, maar evenwel zeer misleidend
is: de clausule voorziet immers de automatische verlenging van uw contract, en dit voor de komende jaren,
tegen betaling van een overdreven en/of buitensporig bedrag. Om uw argwaan niet te wekken, gebruikt
CONSTRUCT DATA de naam van onze beurs ZONDER dat wij ons akkoord hiervoor gaven. We dringen dan
ook aan op de grootste voorzichtigheid en raden u aan om geen enkel gevolg te geven aan de brieven en
voorstellen die uitgaan van deze vennootschap.
CONCEPTUM EXHIBITIONS nv ● Brusselsesteenweg, 539 ● B-3090 Overijse ● BTW: BE 0451 124 135 ● RCN 94 872 ●
BELFIUS BANK: 068-2476986-21● IBAN: BE17 0682 4769 8621● Swift code: GKCC BE BB ● Website: www.conceptum.eu
8

Download Report