Handleiding Prijzen en Forecast

Handleiding Prijzen en Forecast
Inleiding
De Handleiding: Prijzen en Forecast geeft voorschriften aan Hotels binnen de ADOR groep.
De ADOR Groep streeft naar eenduidigheid van financiële gegevens bij aangesloten Hotels.
De handleiding geeft directies van Hotels houvast bij hun verantwoordelijkheden in relatie tot
de kamerprijzen, kamerafzet en kameromzet voor hun afdeling Roomdivision. Managers
Roomdivision krijgen vanuit de handleiding Prijzen en Forecast de taakverantwoordelijkheid
om eigen keuzes te maken en worden geacht de eigen keuzes toe te lichten in het DirectieManagement-overleg van de eigen locatie.
De Handleiding bestaat uit drie delen:
1. Het berekenen van het omzettarget kamerverkoop voor volgend jaar.
2. Het vaststellen van de kamerprijzen voor volgend jaar.
3. Het vaststellen van de afzettargets kamerverkoop voor volgend jaar.
De handleiding leidt u door het proces. De handleiding verwijst waar nodig naar te gebruiken
berekeningsbijlagen. De berekeningsbijlagen kunt u te allen tijde downloaden van onze
website: www.ADOR.com. Uitsluitend directieleden hebben toegang tot de handleiding
‘Prijzen en Forecast’ en de bijbehorende berekeningsbijlagen.
U volgt de onderstaande stappen, welke zijn opgenomen in deze handleiding, om te komen
tot de kamerprijzen, omzettargets kamerverkoop en afzettargets kamerverkoop voor volgend
jaar. De uitkomsten van de omzetbegroting van uw locatie dienen te worden gerapporteerd
aan het ADOR als de voor uw hotel voor volgend jaar vastgestelde targets, geldend voor de
specifieke situatie van uw hotel. Directies ontvangen vier maanden voorafgaand aan de
deadline voor de rapportage bericht over de aan te houden rapportagedatum.
1. Het berekenen van het omzettarget kamerverkoop voor volgend jaar
U gebruikt voor het berekenen van het omzettarget kamerverkoop voor volgend jaar het
uitwerkingsformat ‘Prijzen en Forecast’.
Stap 1: Bestuderen omzet uit contracten
Open: het uitwerkingsformat ‘Prijzen en Forecast’.
Open tabblad 1: Contractomzet komend jaar.
Tabblad 1 ziet er uit als onderstaand.
Toelichting:
Tabblad 1 ‘Contractomzet komend jaar’ toont de totale omzet uit alle afgesloten contracten.
Bestudeer de financiële gegevens die voortvloeien uit de contracten.
Stap 2: Berekenen target jaaromzet Kamers Leisure
Open: tabblad 2: ‘Omzetcijfers’.
Tabblad 2 ziet er uit als onderstaand.
Noteer in cel B1 (cel met het rode kader) het gevraagde bedrag.
Noteer in cel G20 (blauwe markering) het gevraagde omzetbedrag uit bedrijfscontracten.
Noteer in cel G19 (gele markering) het gevraagde bedrag uit de contracten Touroperators.
Lees af in cel G18: uw target omzetbedrag verkoop kamers Leisure komend jaar.
Stap 3: Check op de jaaromzet
Open: tabblad 4: Kwartaalcijfers.
Check het genoteerde bedrag in cel AL14. Het bedrag in cel AL 14; tabblad 4
‘Kwartaalcijfers’ dient overeen te komen met het bedrag van G18; tabblad 2 ‘Omzetcijfers’.
Stap 4: Vaststellen Kamerprijzen volgend jaar
Open: tabblad 3: ‘Prijsmatrix’. Bestudeer de opbouw van het tabblad.
Noteer voor volgend jaar voor elk kwartaal de prijzen van de kamers.
Toelichting:
U stelt voor volgend jaar voor elk kwartaal de prijzen van de kamers vast. U noteert de
prijzen in de daarvoor gereserveerde cellen C t/m F; nummers 7 t/m 12. De cellen zijn wit en
ook daardoor te herkennen.
In exceptionele gevallen is in de prijsmatrix de markering van een cel groen; dit betekent dat
de prijs voor het betreffende kamertype is vastgesteld op een ander besluitvormingsniveau
dan dat van de Manager Roomdivision. In dat geval dient op tabblad 3 de
eindverantwoordelijke persoon voor de beslissing te kunnen worden afgelezen in cel E28.
Noteer voor elk type kamer de prijs van de kamer voor elk kwartaal volgend jaar.
Stap 5: Vaststellen Kwartaalcijfers
Open: tabblad 4: Kwartaalcijfers.
Toelichting:
In het geval de bedrijfsadministrateur van uw hotel de voorbereiding van tabblad 4 heeft
uitgevoerd zijn voor u de ingevulde financiële gegevens voorhanden.
Tabblad 4 heeft drie rijen.
1. Rij 1 omspant de cellen 1 t/m 16. Alle gegevens in rij 1 hebben betrekking op de
begrotingscijfers voor komend jaar.
2. Rij 2 omspant de cellen 17 t/m 31. Alle gegevens in rij 2 hebben betrekking op de in
het voorgaande jaar gerealiseerde cijfers.
3. Rij 3 omspant de cellen 32 t/m 46. Alle gegevens in rij 3 hebben betrekking op de
capaciteit van uw hotel.
U zorgt dat de kolommen M t/m P; nummers 6 t/m 13 leesbaar zijn voor u.
De kolommen zien er uit als onderstaand; rechts boven.
U kunt op tabblad 4: ‘Kwartaalcijfers’ uitsluitend gegevens invoeren in de genoemde cellen M
t/m P; nummers 6 t/m 13.
De cellen zijn te herkennen aan het rode kader met daarbinnen witte cellen. Zie ook het
bovenstaande voorbeeld rechts boven.
Lees de tekst in de cellen M15 t/m R15 en in de cellen M16 t/m R16. Een cel kleurt rood bij
niet geldige invoer.
Noteer in het rode kader voor elk kamertype de targets kwartaalafzet: maak uw keuze.
Stap 6: ADOR Omzetcheck
U checkt na invoer van de door u gekozen gegevens op tabblad 4: ‘Kwartaalcijfers’ het
bedrag in cel AL14.
Onderstaand een voorbeeld van een dergelijke check.
Toelichting op het voorbeeld:
Het voorbeeld maakt duidelijk dat de binnen het voorbeeld gemaakte keuzen voor prijzen en
kamerafzet niet voldoen aan het omzetbeleidskader van de ADOR groep.
De volgende vergelijking maakt dit duidelijk. In het bovenstaande voorbeeld is de omzet eis
op jaarbasis € 440.000,- (cel AL14) ; echter: volgens de omzetbegroting realiseert het hotel
volgend jaar slechts een omzet van € 329.863,- (cel AJ14).
De Manager Roomdivision dient de prijzen en eigen afzettargets zodanig vast te stellen dat
het begrotingsbedrag van de omzet op jaarbasis (cel AJ14) gelijk is aan of ligt boven de
omzet eis vanuit het beleidskader van de ADOR groep (cel AL14). Het bedrag in cel AJ14
dient dus groter te zijn dan het bedrag in cel AL14.
Noteer voor elk kamertype en voor elk kwartaal de afzettargets van uw keuze zodanig dat
het bedrag in cel AJ14 groter is dan het bedrag in cel AL14.
U herhaalt stap 5 en stap 6 indien het bedrag in cel AJ14 (tabblad 4: ‘Kwartaalcijfers’) kleiner
is dan het bedrag in cel AL14 (tabblad 4: ‘Kwartaalcijfers’).
Stap 7: Vaststellen targets maandafzet Kamers
Open: tabblad 5: Afzet per maand.
Tabblad 5 ziet er uit als onderstaand.
Toelichting:
Tabblad 5 ‘Afzet per maand’ toont alle gegevens m.b.t. de afzet.
In het geval de bedrijfsadministrateur van uw hotel de voorbereiding van tabblad 5 heeft
uitgevoerd zijn voor u de vooraf ingevulde financiële gegevens voorhanden.
Tabblad 5 heeft drie rijen.
1. Rij 1 omspant de cellen 1 t/m 14. Alle gegevens in rij 1 hebben betrekking op de
begrotingscijfers voor komend jaar.
2. Rij 2 omspant de cellen 15 t/m 38. Alle gegevens in rij 2 hebben betrekking op de
maandafzet van vorig jaar en de te kiezen maandtargets voor volgend jaar.
3. Rij 3 omspant de cellen 39 t/m 55. Alle gegevens in rij 3 hebben betrekking op de
capaciteit van uw hotel.
Bestudeer kort de 3 rijen: tabblad 5: Afzet per maand.
Onderstaand een voorbeeld. Het voorbeeld laat zien hoe tabblad 4: ‘Kwartaalcijfers’
samenhangt met tabblad 5: ‘Afzet per maand’.
Stel: u noteerde op tabblad 4: ‘Kwartaalcijfers’ de onderstaande getallen (cel M6 t/m P6).
Figuur: tabblad 4: ‘Kwartaalcijfers’; cel M6 t/m P6.
De gegevens die u noteerde voor de kwartalen 1 t/m 4 (3.500; 5.000; 6.400; 3.700) worden
direct getransporteerd naar tabblad 5: ‘Afzet per maand’. U hoeft dus de cijfers niet zelf te
transporteren. De onderstaande figuur laat dit zien.
Figuur: tabblad 5: ‘Afzet per maand’; cel U5 t/m X5.
U heeft in het voorbeeld m.b.t. uw target voor volgend jaar gekozen voor een kamerverkoop
van 3.500 TWIN Rooms in kwartaal 1. U dient als volgende stap de prognose van uw
maandelijkse verkoopcijfers (maandtargets) vast te stellen voor volgend jaar. U noteert uw
keuzen in rij 2. Zie de figuur hier onder.
Figuur: tabblad 5: ‘Afzet per maand’; rij 2.
Voor de toelichting van het voorbeeld tonen we de volgende keuzes m.b.t. TWIN Rooms.
Stel: u kiest er voor hetzelfde aantal kamers te verkopen als vorig jaar (grijze kolommen).
Januari:
870 TWIN Rooms
Februari:
968 TWIN Rooms
Maart:
1.205 TWIN Rooms
Invoer van de gegevens leidt tot onderstaand beeld.
Figuur: tabblad 5: ‘Afzet per maand’; rij 2.
U kunt aflezen:
Cel
Door u gemaakte keuzen
L23
Som: verkooptarget afzet in de maanden januari, februari en maart
U5
Verkooptarget Kwartaal 1
Afzet
3.043
3.500
Cel L23 kleurt rood. De reden: cel L23 dient gelijk te zijn aan cel U5. De verkoopcijfers van
januari, februari en maart samen dienen uiteraard gelijk te zijn aan het eerder gekozen
kwartaaltarget; hier: de prognose van 3.500 TWIN kamers.
Voor een verdere toelichting op het voorbeeld tonen we de volgende keuzes.
Stel: u kiest er de volgende verkooptargets.
Januari:
1.047 TWIN Rooms
Februari:
1.123 TWIN Rooms
Maart:
1.330 TWIN Rooms
Invoer van de gegevens leidt tot onderstaand beeld.
Figuur: tabblad 5: ‘Afzet per maand’; rij 2.
U kunt aflezen:
Cel
Door u gemaakte keuzen
L23
Som: verkooptarget afzet in de maanden januari, februari en maart
U5
Verkooptarget Kwartaal 1
Afzet
3.500
3.500
Cel L23 kleurt ditmaal niet rood. De reden: cel L23 is gelijk aan cel U5. De verkoopcijfers van
januari, februari en maart samen zijn gelijk aan het eerder gekozen kwartaaltarget; hier: de
prognose van 3.500 TWIN kamers.
Noteer in tabblad 5: ‘Afzet per maand’ voor elk type kamer de door u gewenste targets
maandverkoop voor volgend jaar. U noteert in rij 2 het target van uw keuze in de daarvoor
bestemde witte cellen.
Een vergissing of gemaakte foute keuze zal door het programma worden aangegeven; een
cel kleurt rood in dat geval.
Stap 8: Check afzettargets en bezettingsgraad
Open: tabblad 6: ‘Maandgrafieken’.
Onderstaand een voorbeeld van Tabblad 6. Voor het onderstaande voorbeeld geldt: de
Manager Roomdivision maakte de keuze volgend jaar per maand 500 kamers minder te
verkopen dan vorig jaar.
Tabblad 6: ‘Maandgrafieken’ toont pas zinvolle gegevens voor uw hotel als alle voorgaande
stappen zijn doorlopen als aangegeven in deze handleiding ‘Prijzen en Forecast’.
Samengevat: tabblad 6: ‘Maandgrafieken’ toont u de door u gemaakte keuzen en wensen in
grafische vorm.
Stap 9: Afronding van de begrotingscyclus.
Alle stappen in de begrotingscyclus zijn voorgeschreven door de ADOR-groep.
De cyclus bestaat uit 3 principiële fasen.
1. Managers Roomdivision nemen de taakverantwoordelijkheid eigen keuzes te
maken en worden geacht de eigen keuzes toe te lichten in het DirectieManagement-overleg van de eigen locatie.
2. Directies ontvangen vier maanden voorafgaand aan de deadline voor de
rapportage bericht over de aan te houden rapportagedatum. De uitkomsten
van de omzetbegroting van uw locatie dienen te worden gerapporteerd aan de
ADOR groep als zijnde de voor uw hotel voor volgend jaar vastgestelde
targets, geldend voor de specifieke situatie van uw hotel.
3. Een geselecteerd aantal leden van de raad van bestuur van de ADOR groep bezoekt
een geselecteerd aantal aan de ADOR groep verbonden hotels. Tijdens het bezoek
vind er een controle plaats van de uitvoering van het begrotingsproces op de locatie
alsook vind er een bespreking plaats van de geprognosticeerde begrotingscijfers voor
de betreffende locatie.

Download Report