SNELLE START Handleiding 4onePOS Handleiding 4onePOS Backoffice en Kassa [Geef hier de samenvatting van het document op. De samenvatting is een korte beschrijving van de inhoud van het document. Geef hier de samenvatting van het document op. De samenvatting is een korte beschrijving van de inhoud van het document. ] © Sascha Groenland – 2014 Snelle Handleiding - 4onePOS 4onePOS Backoffice - 1 - Snelle Handleiding - 4onePOS Gefeliciteerd! U heeft 4onePOS aangeschaft. U zult merken dat u hiermee een krachtig en tegelijkertijd eenvoudig programma heeft gevonden, waarmee u kunt afrekenen en op doeltreffende wijze omzet en voorraad bij kunt houden. Deze handleiding is bedoeld om snel te kunnen starten en de eerste artikelen in 4onePOS te kunnen aanmaken en de kassa te kunnen gebruiken. Als u meer wilt weten over de uitgebreide mogelijkheden van 4onePOS neemt u contact op met het supportteam. Zij geven u graag alle informatie en hulp die u nodig heeft om alle mogelijkheden die 4onePOS biedt optimaal te kunnen gebruiken. Tel.:+31(0)43-2050010 E-mail: [email protected] 4onePOS Backoffice - 2 - Snelle Handleiding - 4onePOS Inhoudsopgave Inloggen Backoffice....................................................................................5 Startscherm ..............................................................................................6 Artikelen ..................................................................................................7 Nieuw artikel aanmaken...........................................................................7 Artikelvelden ..........................................................................................8 Omschrijving* .....................................................................................8 Artikel bestel Nr * ................................................................................8 Hoofdgroep*/Subgroep .........................................................................8 Merk ................................................................................................ 10 Leverancier ....................................................................................... 10 Factor............................................................................................... 11 Inkoop Excl. BTW* ............................................................................. 11 Verkoopprijs Incl BTW......................................................................... 11 Seizoen ............................................................................................ 11 Single artikel/Matrix ........................................................................... 12 Barcodes/EAN codes ........................................................................... 13 Artikel opslaan ................................................................................... 13 Artikelen bekijken/wijzigen..................................................................... 14 Levering/Bestelling inboeken .................................................................. 15 Afleverbon maken .............................................................................. 17 Afleverbon bekijken ............................................................................ 19 Labels/etiketten maken ............................................................................ 20 Maten – maatbalken maken ...................................................................... 24 Gebruikers.............................................................................................. 25 Gebruiker toevoegen ............................................................................. 26 Kassa..................................................................................................... 28 Kassa instellingen ................................................................................. 29 Kassascherm zelf indelen ....................................................................... 30 Knoppen – kleur en vorm aanpassen .................................................... 31 4onePOS Backoffice - 3 - Snelle Handleiding - 4onePOS Knoppen – functie aanpassen .............................................................. 31 Gebruik Kassa ......................................................................................... 33 Kassaverkoop ....................................................................................... 33 Artikel bewerken/prijs aanpassen ......................................................... 34 Klant opzoeken .................................................................................. 35 Klant toevoegen................................................................................. 35 Ruilen/retourneren ............................................................................. 37 Transactie afsluiten ............................................................................ 38 Kassa afmelden/dagafsluiting/kas opmaken.............................................. 39 Uitleg Iconen .......................................................................................... 40 4onePOS Backoffice - 4 - Snelle Handleiding - 4onePOS Inloggen Backoffice Om te beginnen met 4onePOS logt u eerst in de 4onePOS Backoffice in. De gebruikersnaam is: ADMIN en het standaard wachtwoord is : 119 Dit is de standaard gebruiker met alle rechten. Er kunnen meerdere gebruikers worden toegevoegd met ieder iedere eigen rechten. Zie gebruikers. 4onePOS Backoffice - 5 - Snelle Handleiding - 4onePOS Startscherm Het startscherm van 4onePOS zier er als volgt uit: Bovenaan het scherm is een balk met diverse tabs. Op ieder tabblad vindt u een aantal keuzes. Op het tabblad Start, zijn een aantal veelgebruikte zaken verzameld, zoals Artikelen, Wisselgeld Kassaopmaak, Statistieken etc. 4onePOS Backoffice - 6 - Snelle Handleiding - 4onePOS Artikelen Open het artikelbestand. Dit kan via Start -> Artikelen of Voorraadbeheer -> Artikelen Nieuw artikel aanmaken In 4onePOS kunt u zeer eenvoudig artikelen aanmaken, toevoegen of wijzigen. U kunt enkele (single ) artikelen maken, maar ook artikelen met meerdere maten, kleuren en CLW-maten (Cup- Lengte-, Wijdte maten). Om een nieuw artikel aan te maken, klikt u op het teken Een artikel in 4onePOS heeft een aantal vaste elementen die op de artikelkaart ingevuld moeten worden; de omschrijving van het artikel, de in- en verkoopprijs en de hoofdgroep waartoe het artikel behoort dienen verplicht te worden ingevuld. 4onePOS Backoffice - 7 - Snelle Handleiding - 4onePOS Op de artikelkaart ziet u meerdere velden staan, waar het artikel mee gedefinieerd wordt. Voordat u artikelen kunt gaan aanmaken, dient u eerst de inhoud van deze velden aan te maken. Een aantal zijn verplicht, andere kunt u later eventueel nog invullen. Bij sommige is een vrije tekst in te vullen, bij andere vindt u een “drop-down menu” met de keuzes die u heeft. Artikelvelden Hieronder vindt u de omschrijving van de belangrijkste velden die op de artikelkaart ingevuld kunnen worden en hoe u deze aanmaakt of aanpast. Velden met een * zijn verplicht. Omschrijving* De omschrijving van een artikel is vrij in te vullen. Deze omschrijving komt ook op het kassascherm en op de kassabon te staan. Om het u makkelijk te maken, vult 4onePOS dit veld alvast met een aantal elementen uit de artikelkaart. U kunt eenvoudig deze omschrijving aanpassen aan uw eigen wensen. Artikel bestel Nr * Dit veld wordt automatisch gevuld met de omschrijving “4onePOS” en het volgnummer. U kunt dit zelf wijzigen naar uw eigen omschrijving of het artikelnummer van de leverancier. U kunt hier zowel cijfers als letters invoeren. Hoofdgroep*/Subgroep In 4onePOS heeft u de mogelijkheid om diverse overzichten/statistieken te bekijken op hoofdgroep en subgroep niveau. U bent geheel vrij om te bepalen op welke manier u uw collectie indeelt. Een veel gebruikte manier is bijvoorbeeld om 4onePOS Backoffice - 8 - Snelle Handleiding - 4onePOS als hoofdgroepen Dames/Heren/Kinderen te gebruiken en als subgroepen bijvoorbeeld Shirts/Broeken/Schoenen. Voordat u artikelen kunt aanmaken, dient u eerst uw hoofdgroepen in te vullen. U doet dat op de volgende manier: • Ga naar Stamgegevens -> Hoofdgroep • Om een nieuwe groep aan te maken, klikt u op het • U moet in ieder geval de omschrijving invullen, bijvoorbeeld HEREN, en aangeven onder welk BTW tarief deze groep valt. • Klik op om deze groep op te slaan. 4onePOS Backoffice - 9 - teken Snelle Handleiding - 4onePOS Wanneer u uw hoofdgroepen heeft aangemaakt, kunt u eventueel ook op dezelfde manier subgroepen aan gaan maken. Let op, als u al bezig was met het artikel bestand, zult u deze velden moeten “verversen” om de nieuwe hoofd/subgroepen te laden. Dit doet u door de knop te gebruiken. Merk U kunt per artikel ook een merk aangeven. U maakt merken aan via Stamgegevens -> Merk Leverancier Per artikel kunt u ook aangeven van welke leverancier dit artikel gekocht is. U maakt leveranciers aan via Start-> Leverancier of CRM -> Leverancier Druk op om een nieuwe leverancier aan te maken. 4onePOS Backoffice - 10 - Snelle Handleiding - 4onePOS Let op: de naam en adres gegevens moeten altijd verplicht worden ingevoerd voordat de leverancierskaart opgeslagen kan worden. Als u deze op dit moment niet weet, kunt u ook een . of een * invullen en de gegevens later aanvullen. Factor Op de leverancierskaart kunt u direct een “Factor” invoeren. Bij het aanmaken van nieuwe artikelen wordt gekeken naar de factor de bij de leverancier is ingevoerd en wordt er automatisch een verkoopprijs berekend. Dit is het getal waarmee de inkoopprijs vermenigvuldigd wordt naar de verkoopprijs. U kunt deze factor zelf per artikel invullen, of direct bij de leverancier, dan wordt deze automatisch getoond in het artikelscherm wanneer u deze leverancier kiest. Wanneer u hier bijvoorbeeld 2.7 invult, dan wordt een artikel met een inkoopwaarde van €10,- geprijsd naar een verkooprijs van 2.7 x €10,- = €27,00 Inkoop Excl. BTW* Hier geeft u de netto inkoopsprijs van het artikel in. Wanneer u eventueel vaste kortingen krijgt op deze prijs, kunt u deze aangeven in het veld inkoop korting. Verkoopprijs Incl BTW Dit is de prijs die aan de kassa wordt berekend. Als u een factor ingevuld heeft, dan wordt de verkoopprijs automatisch berekend op het moment dat u de inkoopprijs invult. Uiteraard kunt u deze prijs naar eigen inzicht aanpassen. Als er geen factor is ingevuld, dan geeft u hier zelf de verkoopprijs in. 4onePOS vult dan de factor in. Seizoen U kunt in tabblad Stamgegevens de seizoenen aangeven. Bijvoorbeeld winter 2014. Ook hier kunt u later overzichten/statistieken van laten berekenen. 4onePOS Backoffice - 11 - Snelle Handleiding - 4onePOS Single artikel/Matrix Wanneer er van een artikel maar één uitvoering is, dan volstaat het om een Single artikel aan te maken. In 4onePOS kunt u ook artikelen met meerdere maten, kleuren en/of CLW-maten aanmaken. Hiervoor gebruikt u de tab Matrix. Om maatbalken en CLW-maten te maken kijkt u bij Maten – maatbalken maken 4onePOS Backoffice - 12 - Snelle Handleiding - 4onePOS Barcodes/EAN codes 4onePOS maakt voor ieder artikel een eigen code aan. Deze code wordt als barcode gebruikt bij het afdrukken van labels die op of aan de artikelen komen. Is er op het artikel al een barcode door de leverancier aangebracht, dan is het eenvoudig om deze te gebruiken, in plaats van de eigen codes. U kunt deze code inscannen in het veld Ean nummer en de oude code overschrijven. Let wel op dat u niet beide nummers tegelijkertijd kunt gebruiken voor 1 artikel. Als u al etiketten heeft gemaakt met de eigen code, dan kunt u deze niet meer gebruiken als u een leverancierscode invoert. U zult dan de reeds geprinte etiketten moeten aanpassen of verwijderen. Artikel opslaan Wanneer u alles heeft ingevuld wat u weet en nodig heeft, dan kunt u het artikel opslaan met de knop. Let op! U kunt een artikel alleen opslaan als er óf voorraad ingevoerd is, óf een bestelling van ingevoerd is óf een bestelstatus ingevoerd is. 4onePOS Backoffice - 13 - Snelle Handleiding - 4onePOS Artikelen bekijken/wijzigen U kunt de reeds gemaakte artikelen natuurlijk ook wijzigen of de details willen bekijken. U kunt bijvoorbeeld de voorraad aanpassen, leveringen of bestellingen in willen voeren of prijzen willen wijzigingen. U doet dat als volgt: Open het artikel bestand. Klik op “zoeken” en op “alle rijen weergeven” om alle artikelen weer te geven. Als u veel artikelen heeft, dan kunt u ook een selectie maken, door de filters in te stellen. U kunt bijvoorbeeld een (deel van) de omschrijving of het artikelnummer in vullen. Of te filteren op groep/merk/leverancier. Klik het artikel aan dat u wilt wijzigen (de rij wordt gekleurd) en klik op de knop of dubbelklik op het artikel. Het artikelbestand wordt dan geopend en u kunt het artikel bekijken of wijzigen. U kunt bijvoorbeeld de prijzen of de omschrijvingen aanpassen of leveringen of bestellingen inboeken. Het vinkje bij assortiment geeft aan of u alleen artikelen met voorraad wil tonen. Die in het assortiment zitten dus. 4onePOS Backoffice - 14 - Snelle Handleiding - 4onePOS Levering/Bestelling inboeken Wanneer u een artikel gemaakt heeft, dan kunt u er voorraad op inboeken. U ziet onderaan de artikelkaart de tab “Levering inboeken” . U kunt hier direct het aantal ingeven dat u op voorraad heeft. Als u een artikel met meerdere maten, kleuren of CLW maten heeft, kunt u via het tabblad Matrix direct leveringen of bestellingen invoeren. Het vinkje bij Afboeken oude bestellingen staat aan, dat betekent dat 4one POS zoekt naar een bestelling die voor dit artikel gedaan is en deze levering hiervan afboekt. 4onePOS Backoffice - 15 - Snelle Handleiding - 4onePOS Voorraad handmatig aanpassen Ook kunt u bijvoorbeeld de voorraad handmatig aan passen. Klik daarvoor op het tabblad Single artikel en klik op de wijzig knop . U ziet dan het volgende scherm: U kunt de huidige voorraad bijwerken naar het juiste aantal. Voordat u op kunt slaan, dient u wel een reden voor de voorraad mutatie te geven. U kunt kiezen uit de opties via het dropdown menu. Als daar nog niets ingevuld staat, of niet de juiste keuze bij staat, kunt u deze toevoegen met de knop. Als u de wijzigingen in het artikelbestand wilt opslaan, gebruikt u weer de knop. Als u het artikelbestand wil afsluiten zonder wijzigingen op te slaan, dan gebruikt u de knop. 4onePOS Backoffice - 16 - Snelle Handleiding - 4onePOS Afleverbon maken Om te kunnen controleren wat u ingevoerd heeft kunt u een Afleverbon aanmaken. Klik hiervoor als u een levering gaat inboeken op de komt dan in het volgende veld terecht: knop. U De leverancier staat al ingevuld, die hoort immers bij het artikel waarvan u een levering aan het inboeken bent. U kunt zelf een Afleverbon nummer ingeven. Dit kan het nummer van de pakbon van de leverancier zijn, maar kan ook een eigen naam of nummer zijn. • • • Als u al bestellingen heeft ingevoerd, kunt u bij het veld “Bestelling” de juiste bestelbon kiezen. Het veld opmerking is optioneel. De data worden automatisch ingevuld naar de datum van vandaag. Deze kunt u uiteraard wijzigen. 4onePOS Backoffice - 17 - Snelle Handleiding - 4onePOS • • Eventueel kunt u een koppeling naar een digitaal bestand op uw computer maken, dat bij de afleverbon hoort. Als u alles heeft ingevuld, sluit u dit veld af door het op te slaan. U ziet nu dat u op de artikelkaart het afleverbonnummer ziet staan wat u net hebt aangemaakt. Boek het aantal geleverde artikelen in en sluit de artikelkaart af door voor opslaan te kiezen. 4onePOS Backoffice - 18 - Snelle Handleiding - 4onePOS Afleverbon bekijken U kunt bij de leverancier in het tabblad Afleverbon de ingevoerde bonnen zien staan. Door te dubbelklikken opent u de bon en kunt u de details van deze afleverbon bekijken. 4onePOS Backoffice - 19 - Snelle Handleiding - 4onePOS Labels/etiketten maken Om gemakkelijk af te kunnen rekenen, voorzien we de artikelen van barcodes. Als u geen gebruik maakt van voorgedrukte barcodes op de artikelen, dan zult u labels of etiketten nodig hebben met een barcode. Dit kunnen de eigen barcodes van 4onePOS zijn, of de barcodes van de leverancier die ingevoerd zijn. Van alle artikelen kunt op eenvoudig labels of etiketten printen. U kunt dit handmatig per artikel doen, of in een keer voor alle artikelen die u invoert bij een nieuwe bestelling of levering. U kunt per artikel, in het tabblad “Detail” aangeven of en wanneer er een label geprint moet worden. U kunt ook bij Instellingen -> Instellingen tabblad Instellingen een standaard instelling voor het printen van labels aangeven. 4onePOS Backoffice - 20 - Snelle Handleiding - 4onePOS Als u aangeeft dat er bij Levering inboeken Labels geprint moeten worden, dan zet 4onePOS automatisch de labels klaar om te printen als er een levering heeft plaatsgevonden. Klik op Start -> Labels printen voor een overzicht. Om voor een individueel artikel een label te printen, klikt u in het artikeloverzicht met de rechtermuisknop op een artikel. Dan verschijnt een venster met opties. Kies voor “Labels printen” en er wordt 1 label klaargezet in de wachtrij. 4onePOS Backoffice - 21 - Snelle Handleiding - 4onePOS Klik op de “Print” knop om de labels te printen. Als de labels goed geprint zijn, verdwijnen ze uit de wachtrij. U kunt de instellingen voor labels wijzigen in het tabblad “Labels” 4onePOS Backoffice - 22 - Snelle Handleiding - 4onePOS 4onePOS Backoffice - 23 - Snelle Handleiding - 4onePOS Maten – maatbalken maken U kunt verschillende maatbalken gebruiken in 4onePOS. Deze kunt u aanmaken via Stamgegevens -> Definitie Matrix U kunt bijvoorbeeld een maatbalk S-M-L-XL maken . Geef de maatbalk een omschrijving die voor u duidelijk aangeeft welke maten het betreft. Bijvoorbeeld “S-XL” of “herenmaten Armani”. Voer in het vak Dimensie, de maten in die u nodig heeft, iedere keer gescheiden door <Enter> Klik op Genereer om de maatbalk te tonen. U kunt per maatbalk aangeven of u extra keuzes wilt aanmaken voor deze maten. U kunt bijvoorbeeld meer kleuren (attribuut 1) en/of CLW maten (attribuut 2 – eigen variabelen) toevoegen om het artikel te beschrijven. Zet in dat geval een vinkje bij Extra attribuut . In dit voorbeeld staat Extra attribuut 1 aangevinkt, daarom staat er in de maatbalk ook “kleuren” 4onePOS Backoffice - 24 - Snelle Handleiding - 4onePOS Gebruikers In 4onePOS is het mogelijk om diverse gebruikers met eigen rechten toe te voegen. U kunt per gebruiker andere gebruiksrechten toekennen. Zo kunt u bijvoorbeeld bepaalde gebruikers alleen de kassa laten gebruiken en niet de backoffice. Of sommige gebruikers in de backoffice en de kassa beperkte rechten geven. Als u de rechten in de kassa wilt beperken, dient u het kassa programma zo in stellen dat iedere gebruiker moet inloggen met zijn/haar eigen code. Na het afsluiten van een klanttransactie, moet er weer opnieuw ingelogd worden. Zo kunt u ook gemakkelijk de omzet per gebruiker bijhouden. De gebruiker ADMIN heeft alle administrator rechten en kan niet gewijzigd of verwijderd worden. Ga naar Instellingen -> Gebruikers 4onePOS Backoffice - 25 - Snelle Handleiding - 4onePOS Gebruiker toevoegen Klik op om een nieuwe gebruiker toe te voegen. In het tabblad “Algemeen” kunt u de gegevens van deze gebruiker invullen. Het wachtwoord is noodzakelijk om in te kunnen loggen in de backoffice. • • • De “Inlognaam” is noodzakelijk om in te loggen in de backoffice. Deze is verder niet zichtbaar en mag ook bestaan uit initialen, een afkorting van de gebruikersnaam of zelfs cijfers. Het “Wachtwoord” bestaat enkel uit cijfers. De gegevens die u invult bij “Naam” worden ook getoond in de kassa en afgedrukt op de kassabon. Inlognaam, wachtwoord en naam zijn verplichte velden. De rest is optioneel in te vullen. U kunt hier ook de adresgegevens van de gebruiker invullen, maar dit is niet noodzakelijk. 4onePOS Backoffice - 26 - Snelle Handleiding - 4onePOS In het tabblad “Toegang tot” kan per gebruiker worden vastgelegd welke informatie hij/zij kan zien. Standaard staan alle opties aan. 4onePOS Backoffice - 27 - Snelle Handleiding - 4onePOS Kassa Om de kassa van 4onePOS op te starten voert u in het startscherm uw wachtwoord in. Het wachtwoord van de gebruiker Admin is 119. Let op, in de kassa en op de kassabon wordt de naam getoond van degene die ingelogd heeft. Als u inlogt met het wachtwoord van de gebruiker Admin, dan is dit ook zichtbaar voor de klant. U kunt 4onePOS kassa zowel gebruiken met een touchscreen als met een gewoon computerscherm. U kunt het toetsenbord van uw computer gebruiken, maar ook het toetsenbord op het touchscreen. In de praktijk blijkt dat de meeste gebruikers een combinatie van dit alles gebruiken. 4onePOS Backoffice - 28 - Snelle Handleiding - 4onePOS Het standaard kassascherm van 4onePOS ziet er uit als in onderstaande afbeelding getoond wordt. Om af te sluiten zonder te transactie af te sluiten, klikt u op het rechts bovenin het scherm. icoon U kunt de lay-out van het kassascherm geheel zelf bepalen. U kunt knoppen toevoegen en verwijderen. Functies toevoegen of verwijderen en meerdere schermen toevoegen. Dit kan in de backoffice via Instelllingen -> Touchscreen Kassa instellingen Toets in het kassa startscherm 999 om de kassa configuratie aan te passen. In het tabblad “Instelling Kassa” kunt u bijvoorbeeld aangeven of de kassa aangemeld moet worden bij iedere transactie. Dit is handig als u per medewerker de kassa/omzet bij wilt houden. In het tabblad “Overige” kunt u aangeven welke teksten er boven en onder op de kassabonnen geprint wil hebben. 4onePOS Backoffice - 29 - Snelle Handleiding - 4onePOS Ook kunt u hier aangeven welke gegevens er op het dagtotalen rapport (kas afsluiting) moeten staan. Verander de Hardware instellingen nooit zonder overleg met het support team. Kassascherm zelf indelen Ga in de backoffice naar Instellingen -> Touchscreen U ziet nu het kassascherm zoals het nu is ingedeeld, met extra knoppen aan de linkerkant. Linksboven in ziet u welke pagina u nu bekijkt. Pagina 0 is altijd het startscherm van de kassa. In 4onePOS kunt u meerdere kassaschermen vrij indelen. 4onePOS Backoffice - 30 - Snelle Handleiding - 4onePOS Knoppen – kleur en vorm aanpassen U kunt eenvoudig knoppen op het kassascherm veranderen, verplaatsen, verwijderen en toevoegen. U kunt de knoppen klikken en slepen naar een lege plek op het scherm. U kunt zelf de kleur, maat en vorm van de knop bepalen, alsmede het gebruikte lettertype en de kleur van de gebruikte letters. Ook is het mogelijk om afbeeldingen aan knoppen toe te voegen. Knoppen – functie aanpassen U kunt verschillende functies aan de knoppen geven. Onder 3.Definitie knop, vindt u alle functies die in de kassa gebruikt kunnen worden en die aan knoppen toegekend kunnen worden. Als u met de muis een knop aanwijst, ziet u links in het scherm de functie van deze knop verschijnen. Artikel U kunt veelgebruikte artikelen als knop definiëren. Kies hiervoor in het definitiemenu “Artikel” en selecteer een artikel waar deze knop naar moet verwijzen. Dit artikel moet u wel al aangemaakt hebben in de backoffice. Hoofdgroep/subgroep Als u (nog) geen individuele artikelen heeft aangemaakt, kunt u ook knoppen aanmaken die verwijzen naar groepen en subgroepen. Op deze manier verwerkt u een artikel op de kassa, die op de bon een omschrijving van een groep of subgroep krijgt. In de backoffice overzichten wordt deze verkoop ook meegenomen in deze groepen. U kunt op deze manier ook “diversen” of artikelen die nog niet ingevoerd zijn verkopen en toch de statistieken bijhouden. Ook is het mogelijk om PLU’s aan te maken. Dit kan met functie 40 Functie U kunt ook knoppen definiëren met functies. Bijvoorbeeld om een artikel te kunnen ruilen, of korting te geven op een artikel. Standaard staan de meest gebruikte functies al op het eerste scherm van de kassa, maar u kunt alles naar eigen wens aanpassen. Betaalwijze U kunt ook knoppen aanmaken met een betaalwijze. Standaard staan de meest gebruikte opties al op het scherm, maar ook deze kunt u geheel naar eigen wens invullen. U kunt ook een knop aanmaken voor deelbetalingen ( functie 20) Hiermee kunt u een klant laten afrekenen met bijvoorbeeld een kadobon, een deel contant en de rest met pin. 4onePOS Backoffice - 31 - Snelle Handleiding - 4onePOS Via de backoffice Stamgegevens -> Betaalwijze kunt u de verschillende betalingsmethodes beheren of aanpassen. U kunt hier ook aangeven wanneer de kassa lade open moet gaan en of er bijv. standaard een factuur geprint moet worden bij een bepaalde betaalwijze. Volgend Scherm U kunt meerdere pagina’s aanmaken in de kassa. U kunt zo bijvoorbeeld bepaalde functies bundelen voor het overzicht. Op pagina 2 vindt u bijvoorbeeld alle soorten korting bij elkaar. U bereikt deze pagina via de knop “Menu Korting” Op de afbeelding ziet U dat deze knop als Knop Tekst “Menu Korting” heeft en als definitie een” Pagina Verwijzing naar pagina 2” heeft. Op deze manier kunt u verwijzen naar andere pagina’s. Let op! De pagina’s 1t/m 10 en de laatste (99) zijn gereserveerd voor 4one POS en kunnen niet vrij gebruikt worden. 4onePOS Backoffice - 32 - Snelle Handleiding - 4onePOS Gebruik Kassa Omdat iedereen de kassa naar eigen inzicht inricht, is het moeilijk om dit op eenvoudige wijze in deze handleiding te beschrijven. Daarom behandelen we hier summier de meest gangbare zaken, gebaseerd op het standaard kassascherm. Wilt u meer informatie, neem dan contact op met de supportafdeling. Kassaverkoop U begint een verkoop door uw toegangscode in te voeren. U kunt nu direct verkopen door artikelen te scannen met de barcodescanner. Deze komen direct links op het scherm te staan. Let op, de ingescande barcodes moet u wel eerst via de backoffice aan het systeem bekend gemaakt hebben. Dus door het artikel in te voeren en de barcode van het artikel eraan te koppelen, of de voorgestelde barcodes van 4onePOS uit te printen. 4onePOS Backoffice - 33 - Snelle Handleiding - 4onePOS De (sub)totaalprijs die de klant moet betalen staat onderaan links. Artikel bewerken/prijs aanpassen Het laatst ingescande artikel is omrand. Dit artikel kan nu eventueel bewerkt worden. Als een ander artikel aangepast moet worden, dan kan dit ook. Wijs het artikel met de muis aan (of met het touchscreen) en klik eenmaal. Er kan bijvoorbeeld korting op een artikel worden gegeven. Kies voor “korting” en kies de korting die verwerkt moet worden. Ook kunt u hier een “vaste prijs” voor een artikel geven. Dus bijvoorbeeld €20,i.p.v. €25,-. Typ hiervoor eerst 20 in en kies dan voor “Vaste Prijs” . De prijs van het artikel verandert dan en de korting die gegeven wordt, wordt onder het artikel weergegeven. Klant opzoeken/toevoegen Wanneer u werkt met klantenbestanden, dan kunt u deze verkoop direct aan de klant koppelen. 4onePOS Backoffice - 34 - Snelle Handleiding - 4onePOS Klant opzoeken U kunt een klant op verschillende manieren opzoeken. Op naam of postcode of op telefoonnummer. Net wat u de handigste manier vindt. Wanneer u in het klantenbestand, de klant niet kunt vinden, dan kunt u ook direct een nieuwe klant toevoegen in dit scherm. Kies daarvoor de + knop en voeg de nieuwe klant direct toe. Klantgegevens Op de klantenkaart vind u, behalve de NAW gegevens van de klant, ook de aankoop- en bestelhistorie van de klant. U kunt bijvoorbeeld onder het tabblad “Omzet” terug zien wat de klant allemaal aangekocht heeft bij u in het verleden. Dit kan handig zijn als een klant een herhaal aankoop wil doen en niet de juiste maat of kleur meer weet. Spaarsysteem U kunt ook een spaarsysteem voor uw klanten instellen in 4onePOS. Dit kan met een klantenkaart, maar ook via de kassa, op naam of op postcode. Als u hier meer over wilt weten, neemt u dan contact op met het support team. Klant toevoegen Wanneer u een klant wilt toevoegen aan uw bestand, kiest u voor de knop “Klant toevoegen” 4onePOS Backoffice - 35 - Snelle Handleiding - 4onePOS U kunt in het tabblad Algemeen de NAW gegevens van de klant invullen. Eventuele aanvullingen of toelichtingen kunt u kwijt op de volgende tabbladen. Vergeet niet de ingevulde gegevens op te slaan. Klanten beheren In de backoffice kunt u de klanten beheren. Kijk hiervoor bij Start -> Klanten. U kunt de postadressen of emailadressen gebruiken om klantcontacten te onderhouden. Hier kunt u ook uitgebreid zoeken en filters instellen om bijvoorbeeld een mailing te maken alleen voor klanten die een bepaald product aangekocht hebben. Meer info hierover kunt u ook bij het supportteam krijgen. 4onePOS Backoffice - 36 - Snelle Handleiding - 4onePOS Ruilen/retourneren Als een artikel geruild of geretourneerd moet worden, dan moet deze meestal weer terug in de voorraad en dus verwerkt worden op de kassa. Er zijn diverse manieren om een artikel te retourneren. De meest eenvoudige is om de barcode die op de kassabon van de klant staat, in te scannen. Alle artikelen die op deze bon staan worden dan terug genomen voor de prijs waarvoor ze gekocht zijn en de aankoophistorie van de klant wordt ook direct aangepast. Als een klant geen bon meer heeft of meerdere artikelen gekocht heeft, kunt u ook een artikel handmatig retour nemen. Gebruik de knop “Retour Artikel” en scan dan de barcode van het terug te nemen artikel. Het artikel komt dan in rood met een negatief bedrag op het scherm te staan. Er opent nu een scherm waarin aangegeven moet worden of het artikel terug in de voorraad in gaat, of stuk en niet meer te verkopen is. Als het artikel stuk is en dus niet terug de voorraad in gaat, moet er een reden voor de retour ingevuld worden. Deze komt op de kassabon te staan die na deze retour uitgeprint wordt en bij het kapotte artikel gevoegd kan worden. 4onePOS Backoffice - 37 - Snelle Handleiding - 4onePOS Transactie afsluiten Om deze transactie af te sluiten, kiest u een betalingswijze. Geef aan wat u ontvangen heeft en/of geef Enter. De transactie wordt nu afgesloten en afhankelijk van de instellingen komt er een kassabon of wordt er een factuur geprint. Als u gekozen heeft om af te rekenen met Deelbetaling, dan kunt u per betaalwijze aangeven welk bedrag er verrekend moet worden. Als er bijvoorbeeld €10,00 contant betaald wordt en € 15,00 per PIN, dan toets u 10,00 in, kies voor contant en geef <enter>, toets dan 15,00 kies voor PIN en geef weer <Enter> 4onePOS Backoffice - 38 - Snelle Handleiding - 4onePOS Zodra de betaling volledig is, wordt de transactie afgesloten. Kassa afmelden/dagafsluiting/kas opmaken Aan het einde van de dag kunt u een print maken van de dagtotalen. Gebruik hiervoor de knop “Dagtotaal” Op de dagtotaal bon kunt u zien wat de dag omzet is geweest, maar ook wat de diverse betaalmethodes waren, wat de BTW is en welke artikelgroepen er verkocht zijn. U kunt deze gegevens aanpassen via het configuratiescherm van ed kassa. U kunt de kassa opmaken met 4onePOS, door de knop “Kassa opmaak” te gebruiken. In dit scherm kunt u het geld in de kassalade tellen en controleren of de kas klopt. In de backoffice kunt u via Kassabeheer diverse instellingen omtrent het opmaken van de kassa instellen. 4onePOS Backoffice - 39 - Snelle Handleiding - 4onePOS Uitleg Iconen met het + teken voegt u een nieuw artikel of scherm toe. = wijzigen = dupliceren = terug zonder de wijzigingen op te slaan = opslaan = 1 rij of artikel wissen = tabblad afsluiten = reset van de instellingen / verversen van de instellingen = nieuwe optie invoeren © Sascha Groenland - 2014 4onePOS Backoffice - 40 -
© Copyright 2024 ExpyDoc
