1. Beloningsbeleid van DAS

Beloningsbeleid van DAS Nederlandse Rechtsbijstandsverzekering N.V.
Juni 2014
Inleiding
In deze notitie wordt het beleid beschreven dat ten grondslag ligt aan het belonen binnen de
DAS organisatie. Doel daarvan is om op een transparante wijze zicht te geven op de doelen
die met het beloningsbeleid binnen DAS beoogd worden en aan te geven binnen welke
(wettelijke) kaders dit beleid is vormgegeven.
DAS is als juridische dienstverlener sterk afhankelijk van de inzet en de kwaliteit van
professionele medewerkers. Deze zullen daarvoor een beloning moeten ontvangen die
voldoende uitdaagt om de gewenste prestaties te leveren en door de medewerkers als
toereikend wordt ervaren. Daarnaast is de ontwikkeling van de beloning zodanig
vormgegeven dat medewerkers hun prestaties leveren op een vanuit de klant en vanuit de
organisatie bezien, verantwoorde wijze.
Het beloningsbeleid stimuleert het leveren van de gewenste prestatie die is gerelateerd aan
de strategie van de onderneming, waarbij het belang van de klant altijd centraal staat, zonder
dat dit leidt tot het nemen van onverantwoorde risico’s voor de bedrijfsvoering (of voor de
klant).
Voor een juiste uitvoering van het beloningsbeleid voor alle medewerkers zijn procedures en
verantwoordelijkheden vastgelegd. Voor een juiste uitvoering van het beloningsbeleid van de
medewerkers die deel uitmaken van de groep Identified Staff zijn verantwoordelijkheden o.a.
belegd bij de verschillende Controle functies binnen de organisatie.
Uitgangspunten
Algemeen
Bij het vaststellen van de beloning gelden onder meer de volgende uitgangspunten:
•
•
•
•
•
De hoogte van de beloning moet marktconform zijn en daarmee aantrekkelijk voor
medewerkers om bij DAS te komen en te blijven werken.
Het bevordert de integriteit en soliditeit van de onderneming met een focus op zowel
de korte als de lange termijn belangen van de onderneming.
Voldoet aan verplichtingen die voortvloeien uit wet- en regelgeving.
Relatie tussen prestatie en beloning moet voor medewerkers herkenbaar zijn. Er
moet zoveel mogelijk een relatie zijn tussen het economisch succes van de
onderneming en de totale kosten van de beloning.
De beloning moet niet aanzetten tot het nemen van ongewenste risico’s.
Uitgangspunten variabele beloning
Het beloningsbeleid van DAS kent alleen variabele beloningen voor medewerkers die niet
deel uit maken van de groep Identified Staff. De beloning van de groep Identified Staff
bestaat uitsluitend uit vaste componenten.
De overige medewerkers kunnen als onderdeel van hun arbeidsvoorwaarden naast hun
vaste beloning aanspraak maken op een Individuele en/of Collectieve Variabele beloning.
De hoogte van de Individuele en Collectieve variabele beloning is gekoppeld aan het
resultaat van de onderneming. Hierdoor wordt de betrokkenheid van de medewerker met het
succes van de onderneming direct zichtbaar en beweegt het kostenniveau van deze
variabele beloning mee met het economisch resultaat van de onderneming. De variabele
beloning voor medewerkers is afhankelijk van de kwaliteit van het functioneren en het
behalen van individuele of groepsdoelstellingen die aansluiten bij de strategie van de
onderneming.
Beloning moet stimuleren tot waarde creatie op de langere termijn. Dit kan worden
gerealiseerd wanneer zaken in een juiste balans (voor medewerkers, klanten en
aandeelhouders) worden gerealiseerd.
Bij het vaststellen van de variabele beloning gelden daarom de volgende uitgangspunten:
•
•
De variabele beloning wordt gekoppeld aan vooraf bepaalde, beoordeelbare en
beïnvloedbare prestatiecriteria. Deze criteria weerspiegelen zo veel mogelijk de
belangen van alle stakeholders in de onderneming.
Toekenning van de variabele beloning is afhankelijk van een passende verhouding
van de prestaties van de medewerker, de afdeling en/of de onderneming als geheel.
Algemene verboden
Naast de uitgangspunten die van toepassing zijn op alle medewerkers van DAS, zijn tevens
de volgende algemene verboden van toepassing:
•
•
•
•
Alleen bij medewerkers die nieuw in dienst treden bij DAS en uitsluitend in het eerste
jaar van het dienstverband kan een variabele beloning worden toegezegd, los van
een afgesproken doelstelling. Deze beloning is bedoeld a) als compensatie voor het
niet verkrijgen van een bonus bij een vorige werkgever, of b) omdat in het eerste jaar
van de medewerker de afgesproken prestatie, of een deel daarvan, in redelijkheid
nog niet verwacht kan worden. Voor Identified Staff bestaat uitsluitend mogelijkheid
a).
Persoonlijke hedging strategieën en het sluiten van verzekeringen die gekoppeld zijn
aan de beloning of aansprakelijkheid van de medewerker hieromtrent zijn onder geen
enkele voorwaarde toegestaan.
Er vinden geen discretionaire pensioentoezeggingen plaats aan medewerkers,
waarbij met discretionaire pensioentoezegging wordt bedoeld een eenmalige
pensioentoezegging aan een individuele medewerker als onderdeel van zijn variabele
beloning die geen onderdeel vormt van een collectieve regeling.
Een ontslagvergoeding bevat nimmer een beloning voor het falen van een
medewerker en reflecteert de door de medewerker verrichte prestaties.
Overzicht van functies met variabele beloning
Functie
CAO-Medewerkers
Medewerkers met
provisieregeling*)
Variabele beloning
Individueel variabel en winstdeling
Idem plus gemaximeerde
targetbeloning
Hoogte
Max. 20%
Max. 60%
*) Dit betreft medewerkers wier activiteiten niet van materiële invloed zijn op het risicoprofiel
van de onderneming.
Bij medewerkers die deel uitmaken van de groep Identified Staff maken variabele
componenten geen deel uit van hun totale beloning.
Medewerkers
De arbeidsvoorwaarden van veruit het grootste deel van de DAS medewerkers worden
geregeerd door de CAO die periodiek wordt afgesloten door de brancheorganisatie van
verzekeraars, het Verbond van Verzekeraars, aangevuld met specifieke DAS regels,
waarvan de Individueel Variabele en Collectief Variabele Beloning in dit verband van belang
is.
Bij het bepalen van de beloning van de medewerker, niet zijnde Identified Staff spelen vijf
elementen een rol.
• De zwaarte van de functie bepaalt de uiteindelijke hoogte van de beloning. De
zwaarte van de functie wordt vastgesteld door middel van een
functiewaarderingssysteem waarmee de onderlinge verhouding in zwaarte tussen de
verschillende functies met elkaar wordt vergeleken. Een keer per jaar vindt daarnaast
door een externe partij een toets plaats of de weging conform de uitgangspunten van
het functiewaarderingssysteem heeft plaatsgevonden.
• Verschillend per functie duurt het een aantal jaren voordat een volwassen
functieniveau is bereikt. De mate van ervaring die de medewerker in zijn functie (of
daarvoor) heeft opgedaan bepaalt zijn relatieve positie in de schaal.
• Een keer per jaar, kan een extra incidentele uitkering (Individuele Variabele Beloning)
worden gedaan aan medewerkers. Deze uitkering (tot 10% van het jaarsalaris
gemaximeerd) is het resultaat van de kwaliteit van het functioneren of het leveren van
een bijzondere prestatie of het realiseren van vooraf afgesproken doelstellingen. De
beoordeling van het functioneren en de realisatie van de afgesproken doelstellingen
zijn onderdeel van de jaarlijkse coachingscyclus waar iedere medewerker van DAS
aan deelneemt.
• Verder kan er jaarlijks afhankelijk van het realiseren van een bepaald winstniveau
binnen de onderneming een Collectief Variabele Beloning aan alle medewerkers
worden toegekend.
• Deze beide uitkeringen zijn geclausuleerd; de hoogte van beide uitkeringen is
gekoppeld aan het resultaat van de onderneming. Indien in het betreffende jaar de
winst van de onderneming minder is dan 5% van de omzet dan vindt géén uitbetaling
van de beide variabele beloningsvormen plaats.
Medewerkers ontvangen daarnaast één keer per jaar vakantietoeslag en een 13e maand ter
hoogte van één maandsalaris. Deze 13e maand is niet pensioengevend.
Medewerkers met provisieregeling
Medewerkers van DAS Rechtsbijstand NV die werkzaam zijn in een commerciële functie,
niet zijnde Identified Staff, ontvangen naast de salariscomponenten zoals genoemd in de
voorgaande paragraaf onder de kop Medewerkers, een variabele beloning die onder meer is
gerelateerd aan individuele omzet targets. Naast te behalen omzet worden met deze
medewerkers doelstellingen afgesproken die zien op klantbehoud en product, markt en
klantenkennis met als oogmerk om het lange termijn belang van onderneming én het
klantbelang naast de behaalde omzet tot onderdeel van het resultaat te maken. De variabele
beloning die is gekoppeld aan de vooraf afgesproken doelstelling is per functie gemaximeerd
op een vast bedrag. Het totaal van deze verschillende variabele componenten (incl.
mogelijke Individuele en Collectieve Variabele beloning) bedraagt maximaal 60% van het
vaste jaarsalaris.
Deze regeling geldt niet voor functionarissen van wie de activiteiten een substantiële
materiële invloed kunnen hebben op het risicoprofiel van de onderneming (Identified Staff).
Identified Staff
DAS kent de volgende functies als Identified Staff:
Functie
Algemeen Directeur (Directie)
Chief Financial Officer (CFO) (Directie)
Directeur Legal Services (Directie)
Chief Legal Business (Directie)
Categorie*)
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 1
Chief Market Officer (Directie)
Chief HR Officer (Controle/Directie)
Directeur DAS Legal Finance (2x) (Directie)
Risk Manager (Controle)
Chief Legal Operations Officer
Chief Information Officer &
Verzekeringszaken (Directie)
Adjunct Directeur Claims Management &
Verzekeringstechniek
Adjunct Directeur Service & Externe
Rechtshulp
Compliance Officer (Controle)
Manager Internal Audit (Controle)
Actuaris
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 1
Categorie 2
*) Categorie 1: Senior Management; Categorie 2: Medewerkers werkzaam in business lines,
dochterondernemingen of activiteiten met een materiële invloed op het risicoprofiel; Categorie 3:
Medewerkers met een beloning met sterke invloed op het risicoprofiel (komt bij DAS niet voor)
Binnen DAS zijn, naast alle directieleden, een aantal functies aangemerkt als Identified Staff
vanwege hun verantwoordelijkheid voor een significant deel van DAS en hun materiele
invloed op het risicoprofiel.
•
•
•
•
DAS kent twee Dagelijks Beleidsbepalers; de Algemeen Directeur en de CFO.
De CFO vervult naast de rol van Dagelijks Beleidsbepaler tevens een Controle
functie.
De Chief HR Officer vervult naast zijn directiefunctie, tevens een Controle functie in
het kader van het beloningsbeleid.
In januari 2014 is er ter versterking van het risicomanagement van DAS een
Riskmanager aangesteld die een Controle functie heeft. De functie van Chief Risk &
Compliancemanagement is per die datum gesplitst in de functies Riskmanager en
Chief Compliance & Legal Affairs, waar volgens het compliancecharter van DAS
tevens de functie van Compliance Officer is belegd.
Beloning van Top- en Senior Management
De beloning van de categorie Top- en Senior Management bestaat uitsluitend uit vaste
componenten.
Beloning van Controle functies
De hoogte van de vaste beloning van medewerkers werkzaam in een Controle functie is
voldoende om te garanderen dat DAS gekwalificeerde en ervaren medewerkers aan kan
trekken. Ook de beloning van de Controle functies binnen de categorie Identified Staff
bestaat uitsluitend uit vaste componenten. Controle functies worden voor zover mogelijk
beoordeeld in de functionele lijn. Waar het deze functies betreft houdt de
remuneratiecommissie toezicht op zowel prestatiecriteria als op de beoordeling door leden
van de Directie.
Governance van het beloningsbeleid en toezicht op de uitvoering
Proces
De verschillende Controle functies hebben ieder een eigen rol in het proces van het
vaststellen en controleren van de beloningen.
Naast de individuele verantwoordelijkheid van de verschillende Controle functies vindt er
regelmatig samenspraak tussen de Controle functies plaats over de bewaking van het
gehele proces.
Het proces van governance van het beloningsbeleid wordt tevens ondersteund en
gestructureerd door de Regeling Uitvoering Beloningsbeleid van DAS. Het betreffende
reglement is vastgesteld door de Raad van Commissarissen van de Vennootschap.
Rol en verantwoordelijkheden Controle functies
Raad van Commissarissen
De Raad van Commissarissen ziet toe op de vaststelling, uitvoering en monitoring van het
gehele beloningsbeleid van de onderneming en keurt dit goed. Tevens houdt zij toezicht op
de beheersing van risico’s, kapitaal, liquiditeit en solvabiliteit. De leden van de Raad van
Commissarissen ontvangen een vaste vergoeding voor de uitoefening van hun
werkzaamheden.
Chief Human Resource Officer (CHRO)
De CHRO is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beloningsbeleid van de leden van
de Identified Staff bij DAS. Hiertoe voert hij periodiek overleg met de Controle functies over
de uitvoering van het beloningsbeleid en beoordeelt hij de door de Interne Auditor periodiek
uitgebrachte onderzoeksresultaten.
De CHRO coördineert de verschillende activiteiten die de Controle functies in het kader van
het beloningsbeleid moeten verrichten. Samen met Risk Management en Compliance stelt
de CHRO jaarlijks een voorstel op welke functies behoren tot de Identified Staff. Dit voorstel
wordt door de Algemeen Directeur en de Raad van Commissarissen goedgekeurd.
Ten slotte keurt de CHRO (samen met de CFO) het budget goed waaruit de Individuele en
Collectieve variabele beloning van de medewerkers van de organisatie wordt gefinancierd.
Bij het nemen van een besluit over een variabele beloning die afwijkt van hetgeen in het
beleid is afgesproken wordt de CHRO en Risk Management en Compliance betrokken.
Zij toetsen ieder voor zich of het voorgestelde besluit in overeenstemming is met de eerder
genoemde uitgangspunten van het beloningsbeleid.
De CHRO stelt samen met Risk Management en Compliance jaarlijks een rapportage op ten
behoeve van de Raad van Commissarissen waarin zij rapporteren over de uitvoering van het
beloningsbeleid en de mate van conformiteit met de toepasselijke regelgeving en interne
uitvoeringsregelingen.
Chief financial officer (CFO)
De CFO is verantwoordelijk voor de juistheid van het vaststellen van de financiële resultaten
van de onderneming. Voorts keurt de CFO (samen met de CHRO) het budget goed waaruit
de Individuele en Collectieve variabele beloning van de medewerkers van de organisatie
wordt gefinancierd.
Risk Management en Compliance
Risk Management en Compliance toetst de uitvoering van het proces in het licht van het
vastgelegde procedures en de toepasselijke wet - en regelgeving.
Risk Management en Compliance stelt samen met de CHRO jaarlijks een rapportage op ten
behoeve van de Raad van Commissarissen waarin zij rapporteren over de uitvoering van het
beloningsbeleid en de mate van conformiteit met de toepasselijke regelgeving en interne
uitvoeringsregelingen.
Risk Management en Compliance heeft krachtens de bepalingen in het compliancecharter
van DAS een onafhankelijke positie ten opzichte van operationele managers.
Onafhankelijkheid betekent in dit verband primair dat de met de uitoefening van de
compliance ,- en Risk Management functie belaste functionarissen:
- worden benoemd en ontslagen door het bestuur van de onderneming
- niet kunnen worden ontslagen zonder voorafgaande melding van het voornemen daartoe
aan de auditcommissie
- uitsluitend en direct verantwoording afleggen aan het bestuur van de onderneming over het
door de groep compliance gevoerde beleid
- niet betrokken zullen zijn bij het verlenen van diensten of de activiteiten waarop hij toezicht
houdt
- hun plaats in de organisatie zodanig zien geborgd dat zij geen verantwoording behoeven af
te leggen aan een functionaris, die in de lijn verantwoordelijk is voor de bedrijfsactiviteiten
waarop hij toeziet.
Manager Internal Audit
De Interne Auditor ziet toe op en doet periodiek onderzoek naar de juiste uitvoering van het
beloningsbeleid van de gehele onderneming en in het bijzonder van de Algemeen Directeur,
Top - en Senior Management en Controle functies en rapporteert de resultaten van de audit
aan de CEO, de CHRO en aan de Auditcommissie van de Raad van Commissarissen. De
Interne Auditor kan desgewenst op eigen initiatief een dergelijk onderzoek starten.
De Interne Auditor heeft krachtens de bepalingen in het auditcharter van DAS een
onafhankelijke positie ten opzichte van operationele managers. Hij rapporteert hiërarchisch
aan de Algemeen Directeur.
Externe accountant
De berekening van het jaarlijkse budget dat beschikbaar wordt gesteld voor de Individuele en
Collectieve variabele beloning van de medewerkers van de organisatie, is gebaseerd op de
door de externe accountant goedgekeurde jaarrekening.
Deskundigheid Directie en functionarissen in Controle functies
DAS kent een door het bestuur vastgestelde Regeling educatie bestuur en
sleutelfunctionarissen met als speerpunten permanente educatie, verplichte deelname aan
onderwijsprogramma’s en het behalen van voldoende studiepunten per jaar. Doelstelling van
de regeling is de aanwezigheid van de vereiste kennis, competenties en deskundigheid te
waarborgen.
Geen negatieve invloed op solvabiliteitsmarge
De CHRO en de CFO toetsen jaarlijks of het uitkeren van het totaal aan variabele beloningen
DAS niet in haar mogelijkheden beperkt om de solvabiliteitsmarge en de Solvency Capital
Ratio op het in de toezichtwetgeving vereiste niveau te houden of te brengen en ook verder
in overeenstemming is met het solvabiliteitsbeleid van de vennootschap.
Transparantie en publicatieplicht
DAS ziet er op toe dat jaarlijks in overeenstemming met artikel 25 van de Regeling beheerst
beloningsbeleid ten behoeve van haar stakeholders op transparante wijze verantwoording
wordt afgelegd over de wijze waarop zij haar beloningsbeleid vorm heeft gegeven.

Download Report