Hoe loopt De Haas…? Weekbrief 7, week 15, 2014 Communicatie (vervolg) Er wordt veel gemaild in onze organisatie. Ik heb al eens eerder aangegeven dat er niets boven persoonlijk contact gaat. Vraag je daarom steeds af of iets ook persoonlijk kan worden afgehandeld in plaats van per mail. Dat is natuurlijk niet altijd mogelijk. Maar het kan vast vaker dan we nu doen. Contacten worden persoonlijker en we begrijpen elkaar vaak beter. Ook worden berichten veel ge'cct. Is dat nou altijd nodig? Weet dat je met elke mail die je naar iemand stuurt iemand ook belast. Hoe meer geadresseerden, hoe meer tijd je opeist. Vraag je steeds af waarom je cc't en of dat werkelijk nodig is (moet iedereen overal van op de hoogte zijn?). Hoe minder mails, hoe minder druk op de organisatie. En dan nog een oproep aan jullie allemaal om je agenda voor iedereen in de organisatie open te zetten. Met name voor het secretariaat is het van groot belang om te kunnen zien of iemand ruimte in zijn/haar agenda heeft of waar iemand is. Dat scheelt enorm veel zoek- en planningswerk. Heb je privé-zaken in je agenda? Markeer die dan als privé, zodat je alleen zelf ziet wat het betreft. Overigens vind ik het niet meer dan logisch dat iedereen open is over de werkzaamheden die hij of zij verricht. Laat dit ons uitgangspunt zijn: transparantie in ons werk. Wat gebeurde er de afgelopen twee weken? Twee weken geleden begon met een tweedaagse raadsconferentie in Helvoirt. Bedoeld om de raadsleden meer te vertellen over het raadswerk, maar vooral ook om elkaar beter te leren kennen. Het weer was prachtig en de kennismaking verliep in prettige sfeer. Een goede start van de nieuwe periode. Direct daarna startte de informateur, Rinus Houtman, zijn werk. Hij heeft gesprekken gevoerd met alle fractievoorzitters, de griffier, de burgemeester en de gemeentesecretaris. Op basis daarvan heeft hij een advies opgesteld dat hij toelichtte tijdens de raadsvergadering op dinsdag. Zijn advies is om eerst te kijken naar een coalitie van 4 partijen: SGP/CU, PRO Sliedrecht, CDA en VVD. En daarbij uit te gaan van 4 (deeltijd-)wethouders. De raad heeft besloten om te gaan werken aan een raadsprogramma waarbij ook de input van de PvdA zal worden meegenomen. Komende woensdag wordt de hele dag gebruikt om in het raadhuis met de fracties te praten over dit programma. Vanuit de organisatie zijn de concern-controller, Coen Nuijten, en ikzelf bij deze besprekingen aanwezig. Daarmee kunnen we borgen dat plannen die gemaakt worden ook reëel zijn. Aan het einde van de dag moet er dan een concept raadsprogramma zijn. Vorige week vrijdag heeft het Secretarissenoverleg Drechtsteden (ONS-D) ingestemd met de plannen voor een regionaal klant contact centrum (DKCC). Er is nog wel een aantal knelpunten die moeten worden opgelost maar daarvoor is bestuurlijk overleg noodzakelijk. Komende dinsdag buigen de leden van het PFO Dienstverlening zich hierover. Daarna wordt het ter goedkeuring aan de lokale colleges voorgelegd. Het is de bedoeling dat voor de zomervakantie er definitieve overeenstemming is. 1 Hoe loopt De Haas…? Weekbrief 7, week 15, 2014 Tenslotte is er in het Breed Beraad Secretarissen (de gemeentesecretarissen in de Drechtsteden en de directeuren van de GRDdochters) gesproken over strategische personeelsplanning (SPP). En vooral hoe wij ervoor kunnen zorgen dat de mobiliteit in de regio wordt verbeterd. In 2013 was deze mobiliteit slechts 1%... Terwijl het zo goed is om de kansen die er breed zijn te benutten om medewerkers mogelijkheden voor ontwikkeling te bieden. Wordt vervolgd dus! Groet! Kees Twitter: @Delhaize41 2