Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview

Draaiboek voor instellingen
bij de instellingsreview
14 juli 2014
Inhoud
pagina 2
1
Inleiding
3
2
Voorbereiding instellingsreview
2.1
Aanvraag
2.2
Bestuurlijk overleg
2.3
Samenstelling van de commissie
2.4
Accreditatieportret
2.5
Kritische reflectie
4
4
4
6
6
6
3
Locatiebezoeken
3.1
Voorbereiding door de commissie
3.2
Eerste bezoek: verkenning
3.3
Open spreekuur
3.4
Tweede bezoek: verdieping aan de hand van review
trails
9
9
9
10
4
Beoordelingsproces
12
5
Verplichte documentatie
5.1
Basisgegevens
5.2
Verplichte informatie/bijlagen
5.3
Informatie ter inzage tijdens de bezoeken
14
14
14
15
6
Bijlagen
6.1
Bijlage 1: tijdsrooster instellingsreview Vlaanderen
en taalkeuze
6.2
Bijlage 2: bericht voor de aankondiging van het open
spreekuur
16
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
10
16
17
1 Inleiding
Op 6 september 2013 werd door de Vlaamse Regering het Beoordelingskader
ste
instellingsreview hoger onderwijs Vlaanderen 1 ronde goedgekeurd.
De instellingsreview is een nieuw element in het accreditatiestelsel en verplicht voor alle
ambtshalve geregistreerde instellingen uit het hoger onderwijs in Vlaanderen. Het is een
periodieke toetsing door een externe reviewcommissie (verder: commissie) van de kwaliteit
van het onderwijsbeleid van een hogeronderwijsinstelling. De instellingsreview biedt de
instelling vanaf 2015 de kans te laten zien vanuit welke visie zij opereert (1), in welke
concrete beleidsuitvoering dit resulteert (2), welke feedback- en opvolgsystemen zij inzet (3)
en welke verbeteracties en bijsturingen daaruit voortvloeien (4). De NVAO stemt de
uitvoering van de instellingsreview af op het profiel van de betrokken instelling en haar
bestuurs- en organisatiestructuur.
De eerste ronde van instellingsreviews vindt plaats in de academiejaren 2015-2016 en
2016-2017 (zie bijlage 1).
In het hoger genoemde Beoordelingskader worden alle elementen met betrekking tot de
inhoud en de uitvoering van de instellingsreview toegelicht. Naast dit beoordelingskader
1
wordt in de Codex Hoger Onderwijs ook voorzien in een draaiboek . Daarin legt de NVAO
de volgende zaken vast:
1° de wijze waarop de instellingsreviews worden uitgevoerd;
2° de stappen in het beoordelingsproces;
3° de gegevens die het instellingsbestuur meestuurt bij een aanvraag voor een
instellingsreview en de documenten die ter inzage moeten liggen tijdens de bezoeken aan
de instelling.
Deze drie elementen vormen de leidraad voor dit draaiboek:
– De wijze waarop de instellingsreviews worden uitgevoerd is terug te vinden onder
hoofdstuk 2: voorbereiding instellingsreview en hoofdstuk 3: locatiebezoeken;
– De stappen in het beoordelingsproces worden weergegeven in het gelijknamige
hoofdstuk 4;
– De gegevens die het instellingsbestuur meestuurt bij een aanvraag en de documenten ter
inzage zijn weergegeven onder hoofdstuk 5: verplichte documentatie.
In de bijlagen zijn opgenomen: het tijdsrooster voor de instellingsreviews en een bericht
voor de aankondiging van het open spreekuur.
In het draaiboek is de tekst die letterlijk is overgenomen uit het Beoordelingskader in cursief
gezet.
1
pagina 3
Codex Hoger Onderwijs, Art. II.128.§1
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
2 Voorbereiding instellingsreview
2.1
Aanvraag
Alle ambtshalve geregistreerde instellingen vragen uiterlijk op 30 april 2015 een
2
instellingsreview aan bij de NVAO . Deze aanvraag gebeurt elektronisch en in hard copy
(10 exemplaren). Alle informatie voor de aanvraag is te vinden op de website van de NVAO
(www.nvao.net).
Volgende elementen worden in de aanvraag opgenomen:
– Naam van de instelling die de aanvraag doet;
– Periode waarin de instellingsreview zal plaatsvinden (cf. bijlage 1);
– Locaties waar de instelling onderwijsbevoegdheid heeft;
– De contactpersoon van de instelling die het aanspreekpunt is voor de NVAO;
– Onderstaande kengetallen (per 01.02.2015) in bijlage van de aanvraagbrief:
Studentenaantallen
Totaal aantal studenten
Ba studenten
Ma Studenten
Waarvan Internationale studenten
Opleidingen
Totaal aantal opleidingen
Bacheloropleidingen
Masteropleidingen
Verleende diploma‟s
Bachelor
Master
Personeel
Totaal FTE
Financiën
Totaal budget
Vast onderdeel voor onderwijs
Vast onderdeel onderzoek
Aandeel maatschappelijke &
wetenschappelijke dienstverlening
(3de en 4de geldstroom)
Na ontvangst van de aanvraag maakt de NVAO een dossier aan en stuurt een
ontvangstbevestiging met vermelding van het dossiernummer, de contactgegevens en de
eventuele vraag tot toelevering van ontbrekende gegevens.
2.2
Bestuurlijk overleg
Vanuit de NVAO wordt initiatief genomen tot het organiseren van een bestuurlijk overleg. Dit
overleg tussen het bestuur van de instelling en het bestuur van de NVAO heeft tot doel
nadere afspraken te maken over de inrichting van de instellingsreview.
2
“De instellingen, vermeld in artikel II.1, vragen een instellingsreview of een verlenging ervan aan bij de accreditatieorganisatie.” (Codex
Hoger Onderwijs, Art.II.127.§1).
pagina 4
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
Aanwezigen bij het bestuurlijk overleg
Het bestuur van de NVAO wordt vertegenwoordigd door de portefeuillehouder, zijnde de
voor de instellingsreview verantwoordelijke bestuurder en de procescoördinator. Dit is een
beleidsmedewerker van de NVAO die het dossier van start tot afronding opvolgt en
begeleidt en de aanspreekpersoon is voor de instelling. De instelling wordt op het bestuurlijk
overleg vertegenwoordigd door de rector / algemeen directeur en (een representatieve
afvaardiging van) bij het onderwijsbeleid betrokken leidinggevenden. Ook de door de
instelling aangestelde contactpersoon voor de NVAO is op dit bestuurlijk overleg aanwezig.
Voorbereiding van het bestuurlijk overleg
Nadat een datum voor het bestuurlijk overleg is vastgelegd, wordt het tijdens een ambtelijk
overleg tussen de contactpersoon van de instelling en de procescoördinator voorbereid.
Tijdens dit overleg wordt de conceptagenda voor het bestuurlijk overleg opgesteld en
besproken. Deze agenda omvat minimaal volgende punten:
– Profiel van de instelling
– Samenstelling van de commissie
– Input met betrekking tot de reviewtrails
– Verloop van de instellingsreview, verfijnen van de timing en rol van de procescoördinator.
De instellingsreview wordt afgestemd op het profiel van de instelling. De NVAO wil de
instellingen uitdagen om de eigen doelstellingen duidelijk te formuleren zodat de
beoordeling vanuit die doelstellingen kan plaatsvinden. De instelling brengt volgende punten
aan bod in haar voorstelling:
– Haar visie en de belangrijkste beleidsthema‟s/-dimensies in het instellingsbeleid;
– De bestuurs- en organisatiestructuur met de focus op het onderwijsbeleid;
– Eventueel relevante veranderingsprocessen: bv. een instelling die zich in een fusieproces
bevindt of een instelling die een nieuwe visie, missie of strategie uitschrijft, geeft de stand
van zaken weer.
Samengevat komt het er op neer dat de instelling in kort bestek een zicht geeft op haar
eigenheid zodat hier bij de samenstelling van de commissie rekening kan mee gehouden
worden.
Voorafgaand aan het bestuurlijk overleg krijgt de instelling een lijst met alle commissieleden
die door de NVAO zijn getraind voor de instellingsreview Vlaanderen. Tijdens het bestuurlijk
overleg kan de instelling haar voorkeuren aangeven en eveneens aanduiden welke
commissieleden alvast niet in aanmerking komen, bv. omdat zij niet onafhankelijk zijn van
de instelling.
De instelling kan eveneens suggesties doen met betrekking tot de reviewtrails gerelateerd
aan de eigen speerpunten. De commissie zal deze suggesties ter harte nemen, maar legt
zelf de uiteindelijke keuze voor de audittrails vast aan het einde van het eerste bezoek.
Tot slot wordt door de NVAO het volledige verloop van de instellingsreview doorgenomen.
De taal waarin de review zal doorgaan, alsook de periode zijn vooraf vastgelegd in een
overleg tussen de NVAO en de VLUHR en hoeven dus niet meer aan bod te komen op het
3
bestuurlijk overleg. Wel worden de stappen tijdens de vastgelegde periode verfijnd tijdens
het bestuurlijk overleg. (Zie bijlage 1)
3
pagina 5
“De accreditatieorganisatie stelt in overleg met de VLUHR het tijdsrooster op van de
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
De NVAO maakt een beknopt verslag van het bestuurlijk overleg. Na accordering wordt het
verslag in een later stadium bezorgd aan de leden van de commissie.
2.3
Samenstelling van de commissie
Na het bestuurlijk overleg start de NVAO met het samenstellen van de commissie. Hierbij
wordt rekening gehouden met de suggesties van de instelling, maar het is uiteindelijk de
NVAO die beslist over de samenstelling van de commissie en deze aanstelt. De eisen
4
waaraan de commissie voldoet zijn weergegeven in het Beoordelingskader.
De instelling heeft, na ontvangst van de mededeling van de samenstelling van de
commissie, vijftien kalenderdagen de tijd om gemotiveerd bezwaar in te dienen tegen de
samenstelling van de commissie. Wanneer de commissie definitief is aangesteld, worden de
data van de locatiebezoeken vastgelegd.
De commissie wordt bijgestaan door de procescoördinator en een secretaris die is
gecertificeerd door de NVAO. Beiden hebben een training gevolgd die is toegespitst op het
hoger onderwijs in Vlaanderen en de instellingsreview in het bijzonder. Secretaris en
procescoördinator zijn onafhankelijk van de te beoordelen instelling en zijn geen lid van de
commissie. Ook de portefeuillehouder is onafhankelijk van de te beoordelen instelling.
2.4
Accreditatieportret
De commissie krijgt van de NVAO een accreditatieportret dat dient als
achtergrondinformatie over de instelling. Het accreditatieportret bevat volgende informatie:
het oordeel van de jongste definitieve accreditatiebesluiten met de onderliggende scores,
zowel voor de bestaande als voor de nieuwe opleidingen en indien van toepassing de
bijzondere kwaliteitskenmerken.
De instelling ontvangt dit accreditatieportret op het moment dat zij de kritische reflectie heeft
ingediend bij de NVAO, dit is zes weken voor het eerste bezoek van de commissie. De
instelling wordt in de gelegenheid gesteld om binnen de vijftien kalenderdagen na ontvangst
van het accreditatieportret te reageren op feitelijke onjuistheden. Daarna wordt het
accreditatieportret bezorgd aan de commissie.
2.5
Kritische reflectie
De kritische reflectie is het vertrekpunt en het basisdocument van de commissie voor de
instellingsreview en beantwoordt in essentie de vraag hoe de instelling de kwaliteit van haar
onderwijs garandeert binnen de relevante maatschappelijke en internationale context.
Inhoud
In een inleidend hoofdstuk geeft de instelling een toelichting bij de bestuurs- en
organisatiestructuur en het bestuursmodel voor het onderwijs in het bijzonder. Tevens geeft
de instelling aan op welke wijze de verschillende stakeholders zijn betrokken bij het
opstellen van de kritische reflectie.
instellingsreviews in de eerste en tweede ronde en legt voor elke instellingsreview de uiterlijke datum van de aanvraag vast.” (Codex
Hoger Onderwijs, art.II.127.§1)
4
pagina 6
Beoordelingskader instellingsreview hoger onderwijs Vlaanderen 1 ste ronde, deel 3, p. 9.
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
5
Voor de behandeling van de onderwerpen geldt dat de NVAO hierbij het principe hanteert
dat de instelling zelf richting geeft aan haar visie en beleid en dat de commissie beoordeelt
of de instelling haar ambities waarmaakt. Daarnaast wil de instellingsreview de instellingen
uitdagen om op een eigen, passende wijze invulling te geven aan de kwaliteitscultuur
binnen de instelling. Het eigenaarschap van het beleid en de realisatie, alsmede de interne
kwaliteitszorg en de kwaliteitscultuur, ligt dus bij de instellingen.
De kritische reflectie is opgehangen aan de vier onderwerpen van het beoordelingskader,
maar is samenhangend geschreven en vormt een geïntegreerd geheel. De instelling
vertrekt bij de beschrijving van het heden, met een terugblik op de elementen uit het
verleden die haar hebben geleid tot het huidige beleid. Zij werpt ook een blik op de
toekomst: wat is men van plan aan te passen in functie van de ervaringen tot op heden, of
in functie van een nieuwe situatie, bv. een fusie of een nieuwe beleidsperiode. De periode
die wordt beschreven in de kritische reflectie wordt dus enigszins bepaald door de tijd die
nodig is om een volledige kwaliteitscyclus te doorlopen. Bij de beoordeling van het
kwaliteitssysteem en de kwaliteitscultuur is de commissie geholpen wanneer ze in staat is
om voor de belangrijke strategische speerpunten te kunnen navolgen: a) op welke wijze die
zijn afgestemd met de stakeholders, b) hoe dat is vertaald naar beleid, c) hoe de instelling
weet welke resultaten zijn geboekt en d) of en welke bijstellingen hebben plaatsgevonden.
Kritisch
Het vermogen om zelfkritisch te zijn is een belangrijke voorwaarde voor een vruchtbare
kwaliteitscultuur binnen de instelling.
In iedere instelling zijn er aandachtspunten, zaken die beter hadden gekund, beleidsplannen
die niet (volledig) gerealiseerd zijn. Het is belangrijk dat de instelling aangeeft hoe
problemen in de organisatie aan de oppervlakte worden gebracht, wat eruit geleerd wordt
en hoe er mee omgegaan wordt of is omgegaan. Een voorbeeld van wat niet gelukt is, met
een beschrijving van de wijze waarop de instelling het probleem heeft aangepakt, kan op
een overtuigende manier een illustratie zijn van goede kwaliteitszorg en de aanwezigheid
van een kwaliteitscultuur.
Natuurlijk hoort daar ook bij dat de instelling kan aangeven waar de sterke kanten van het
beleid kunnen aangetroffen worden en wat men naar de toekomst zal doen om deze te
behouden.
Veel is niet beter
Instellingen hebben de neiging zo veel mogelijk te willen (aan)tonen; iedere geleding in de
instelling wil zijn of haar werk beschreven zien in de kritische reflectie. Toch is het
belangrijk, en voor de commissie meer inzichtelijk, als de instelling zich beperkt tot de
essentie. Om te kunnen komen tot een geïntegreerde kritische reflectie, opgebouwd
volgens de logica van de vier onderwerpen, ordent de instelling haar beschikbare informatie
en maakt zij dus een vertaalslag naar het kader toe. De maximale omvang van de kritische
reflectie is 50 bladzijden.
Op zichzelf staand
De commissie moet in staat zijn om de kritische reflectie te lezen en te begrijpen zonder
onmiddellijk de bijlagen te raadplegen. De verplichte bijlagen zijn bedoeld als
5
pagina 7
Beoordelingskader instellingsreview hoger onderwijs Vlaanderen 1 ste ronde (6 september 2013), pp. 6-7.
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
ondersteunend aan de tekst. Het is belangrijk dat er in de tekst heel precies naar wordt
verwezen. Ook kan er hier en daar een citaat uit de bijlagen worden gebruikt in de tekst.
Uitnodigend
Een goede kritische reflectie is een uitnodigend geschreven zelfkritisch stuk: helder
taalgebruik, beknopte samenvattingen (bv. van beleidsprocessen), levende/sprekende
illustraties,… De lezer, zijnde de commissie, heeft na het doornemen van de kritische
reflectie een duidelijk beeld van de instelling en wordt door het lezen als het ware
uitgenodigd tot het kennis nemen van de bijlagen en is geprikkeld om de instelling beter te
leren kennen in de gesprekken tijdens de locatiebezoeken.
Aanlevering bij de NVAO
De instelling levert de kritische reflectie inclusief de verplichte documentatie aan bij de
NVAO zes weken voorafgaand aan het eerste bezoek. Op de website van de NVAO
(www.nvao.net) staat alle praktische informatie met betrekking tot het indienen van het
dossier. Na een check op volledigheid, wordt het dossier doorgestuurd naar de
commissieleden.
pagina 8
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
3 Locatiebezoeken
De commissie komt twee maal op bezoek bij de instelling. Het eerste bezoek duurt
normaliter één dag en is een verkenning. Het tweede bezoek, dat tussen de twee en vier
weken later plaats vindt, heeft tot doel om de vaststellingen tijdens het eerste bezoek nader
te onderzoeken aan de hand van review trails.
3.1
Voorbereiding door de commissie
De commissie bestudeert de kritische reflectie, de bijlagen en het accreditatieportret.
Tijdens een voorbereidend overleg bespreekt zij haar bevindingen naar aanleiding van deze
documenten. Indien er bij de commissie onduidelijkheden zijn, kan de instelling op dat
moment om nadere toelichting gevraagd worden. De commissie bereidt ook de gesprekken
voor van het eerste bezoek.
Op de vooravond van het eerste bezoek komt de commissie opnieuw samen. Ze bereidt
verder de vragen voor die ze aan de verschillende gespreksgeledingen zal voorleggen en
maakt een werkverdeling.
3.2
Eerste bezoek: verkenning
Tijdens het eerste bezoek wil de commissie een inzicht krijgen in de visie en het beleid van
de instelling, de specifieke profilering en aandachtspunten van het instellingsbestuur, de
tevredenheid bij studenten, docenten en andere belanghebbenden in het kader van de
interne kwaliteitszorg en kwaliteitscultuur. Zij spreekt hiertoe met de volgende
gespreksgeledingen: het instellingsbestuur, de voor het onderwijs bevoegde
leidinggevenden, leidinggevenden uit de ondersteunende diensten (kwaliteitszorg,
onderwijs, onderzoek,…), gemandateerde personeelsvertegenwoordigers,
studentenvertegenwoordigers en werkveldvertegenwoordigers (indien van toepassing) uit
de bevoegde raden van de instelling. De instelling bepaalt zelf welke personen ze afvaardigt
voor de gesprekken. De delegaties van de instelling bestaan in beginsel uit niet meer dan
zes personen.
De gesprekken duren ongeveer drie kwartier tot een uur. Tussen de gesprekken is er tijd
voor beraadslaging van de commissie. Het precieze bezoekprogramma wordt opgesteld
door de procescoördinator van de NVAO in samenspraak met de voorzitter van de
commissie en de contactpersoon van de instelling.
Aan het eind van het eerste bezoek geeft de voorzitter een beknopte terugkoppeling aan de
instelling. In deze terugkoppeling geeft de commissie haar eerste indrukken weer. Tevens
wordt aangegeven welke „review trails‟ zullen worden uitgevoerd (Zie 3.4) De commissie
kan bij deze keuze rekening houden met eventuele voorstellen van de instelling tijdens het
bestuurlijk overleg.
pagina 9
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
Documenten ter inzage
De instelling legt een beperkt aantal documenten ter inzage tijdens het eerste bezoek:
– Eventuele documentatie onderliggend aan de beleidsdoelstellingen en de uitrol daarvan;
– Het meest recente jaarverslag van de instelling;
– Verslagen van overleg (eventueel op verzoek van de commissie).
3.3
Open spreekuur
Het open spreekuur wordt ongeveer een maand voor het eerste bezoek van de commissie
via de gebruikelijke kanalen van de instelling aangekondigd bij alle personeel en studenten
door middel van een standaardbericht (cf. bijlage 2). In dit bericht worden de locatie, het uur
en het e-mail adres vermeld waar de geïnteresseerden zich kunnen aanmelden. Het
gesprek gaat door tijdens het eerste bezoek van de commissie op een locatie die de privacy
van de gesprekspartners waarborgt.
3.4
Tweede bezoek: verdieping aan de hand van review trails
Op basis van het eerste bezoek formuleert de commissie een aantal onderwerpen waarover
zij meer informatie wil vergaren in de diepte van de organisatie. De bevindingen van de
commissie ten aanzien van het instellingsbeleid worden getoetst aan de hand van de review
trails die de praktijk in beeld brengen op de verschillende organisatieniveaus.
De reviewtrails – waarvan de onderwerpen en de plaatsen in de organisatie waar ze zullen
worden onderzocht worden meegedeeld tijdens de terugkoppeling op het einde van het
eerste bezoek – worden verder uitgewerkt in de week na het eerste bezoek:
– Het onderwerp van de reviewtrails wordt beknopt maar helder omschreven;
– De delegaties waarmee de commissie wenst te spreken worden opgelijst;
– De commissie bepaalt welke bestaande documenten zij wil zien voorafgaand aan of
tijdens het tweede bezoek;
– Aan de hand van bovenstaande wordt een gedetailleerd programma opgemaakt voor het
locatiebezoek.
De reviewtrails worden verder praktisch voorbereid door de procescoördinator in nauw
overleg met de contactpersoon van de instelling.
Bij elke reviewtrail staat het beleidsproces c.q. de interne kwaliteitszorg en kwaliteitscultuur
centraal: de commissie vertrekt vanuit de visie, de doelstellingen en de beleidsacties van de
instelling. Via de reviewtrail gaat zij na of het beleid tot op de werkvloer is doorgedrongen:
zijn de docenten ermee aan de slag? hoe heeft de instelling daar zicht op of m.a.w. hoe
verloopt de beweging bottum-up? Voor de betrokken opleidingen moet in ieder geval
duidelijk zijn dat het niet gaat om een opleidingsbeoordeling, maar om een beoordeling van
de (beleids)processen c.q. de interne kwaliteitszorg en kwaliteitscultuur.
Er zijn horizontale en verticale review trails. Horizontale trails zijn thematische trails die in de
breedte van de instelling worden onderzocht, opgehangen aan een thema waarop de
instelling zich wil profileren. De commissie wenst hiermee bijvoorbeeld na te gaan of het
desbetreffende beleid effectief wordt uitgevoerd. Verticale trails zijn trails waarmee de
commissie nagaat of bepaalde beleidsthema‟s c.q. de kwaliteitszorg en kwaliteitscultuur ook
in het dna van de instelling zitten, top down en bottom up. Zo kan één bepaald thema
worden onderzocht bij de verschillende lagen van de organisatie: de student, het
personeelslid, de opleiding, de faculteit/het departement.
pagina 10
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
Het is de commissie die bepaalt welke faculteit(en) / departement(en) / opleiding(en)
worden gekozen. De commissie kan hierbij gebruik maken van het accreditatieportret, zij
kan steekproefgewijs kiezen, of ze kan zich laten leiden door de voorbeelden in de kritische
reflectie of net niet.
Op het einde van het tweede bezoek neemt de commissie ruimschoots de tijd om alle
informatie die ze heeft ontvangen, schriftelijk en tijdens de gesprekken, te bespreken en te
overwegen. De commissie komt voor elk van de onderwerpen tot een oordeel voldoet,
voldoet ten dele of voldoet niet. Tot slot geeft de commissie een eindoordeel: positief,
positief met beperkte geldigheidsduur of negatief.
Na de beraadslaging geeft de commissie mondelinge feedback aan de instelling. Ze geeft
hierbij haar algemene indrukken weer over de verschillende onderwerpen, maar geeft geen
scores.
pagina 11
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
4 Beoordelingsproces
Na het tweede bezoek stelt de secretaris van de commissie een evaluatierapport op van
maximum 30 pagina’s. Nadat alle commissieleden hebben ingestemd met de inhoud van
het rapport stelt de voorzitter van de commissie het rapport vast. Daarna wordt het
aangeboden aan de NVAO.
Vooraleer over te gaan tot het nemen van een voornemen tot besluit, nodigt de NVAO de
commissievoorzitter uit om het advies van de commissie, zoals neergeschreven in het
ontwerp van evaluatierapport, toe te lichten.
Daarna neemt het dagelijks bestuur van de NVAO een voornemen tot besluit. De NVAO kan
in uitzonderlijke omstandigheden gemotiveerd afwijken van het advies van de commissie,
bijvoorbeeld in het kader van de consistentie van beslissingen over de verschillende
instellingsreviews heen.
De NVAO bezorgt aan de instelling een ontwerp van evaluatierapport en van besluit. Het
instellingsbestuur wordt in staat gesteld om opmerkingen van technische aard te formuleren
binnen een vervaltermijn van vijftien kalenderdagen, die ingaat de dag na ontvangst van het
6
ontwerp.
De opmerkingen van de instelling op het evaluatierapport worden bezorgd aan de
commissie die deze bespreekt en het rapport (al dan niet) aanpast.
De NVAO neemt kennis van de eventuele aanpassingen van het rapport en overweegt of
deze aanpassingen al dan niet tot een aanpassing van het besluit leiden. Daarna stelt het
algemeen bestuur van de NVAO het besluit definitief vast.
Intern bezwaar
Tegen elk ontwerp van evaluatierapport en van besluit genomen door de NVAO is intern
7
bezwaar bij de NVAO mogelijk. Bezwaren betreffen de grond van het ontwerp
evaluatierapport en besluit en moeten in een bezwaarschrift worden bezorgd aan de NVAO
binnen een vervaltermijn van vijftien kalenderdagen, ingaand de dag na deze van ontvangst
van het ontwerp. In het bezwaarschrift wordt een voldoende en duidelijke omschrijving
gegeven van volgende elementen:
1° de geschonden geachte regel en/of behoorlijkheidsnorm;
2° de wijze waarop die regel en/of behoorlijkheidsnorm naar het oordeel van het
instellingsbestuur door het ontwerp geschonden word(t)(en).
6
7
Codex Hoger Onderwijs, Art. II.129.§2.
Reglement bestuursbeginselen die van toepassing zijn bij de besluitvorming inzake accreditatie, instellingsreview en toets nieuwe
opleiding ten aanzien van opleidingen, dan wel instellingen in de Vlaamse Gemeenschap, art. 32-38; Procedurereglement houdende
bezwaren met betrekking tot ontwerpbesluit en –rapporten van de NVAO inzake hogeronderwijsopleidingen in de Vlaamse Gemeenschap.
pagina 12
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
De NVAO toetst de ontvankelijkheid van elk inkomend bezwaarschrift:
– Het is ingediend binnen de vervaltermijn;
8
–
Het voldoet aan alle vereisten .
Indien de NVAO vaststelt dat het bezwaarschrift onontvankelijk is, wordt de procedure als
afgehandeld beschouwd. Het instellingsbestuur wordt daarvan onverwijld op de hoogte
gesteld.
Het Adviescollege voor bezwaren van de NVAO behandelt het bezwaarschrift. Het
instellingsbestuur en de NVAO worden door de secretaris van het Adviescollege schriftelijk
uitgenodigd voor een hoorzitting. Na de hoorzitting beraadslaagt en beslist het
Adviescollege achter gesloten deuren. Het Adviescollege spreekt zich uit over de
gegrondheid of ongegrondheid van de bezwaren.
De NVAO neemt op grond van het advies van Adviescollege een beslissing aangaande de
geuite bezwaren in het licht van het vervolg van de procedure betreffende de
instellingsreview. Een mogelijk besluit kan zijn dat er al dan niet een beperkte
herbeoordeling volgt, al dan niet door dezelfde reviewcommissie. Voor de samenstelling van
deze commissie wordt dezelfde procedure gevolgd als voor het samenstellen van de
commissie die de eerste beoordeling heeft uitgevoerd.
Extern beroep
Indien het besluit dat een instellingsreview afrondt, negatief is, kan het instellingsbestuur bij
de Vlaamse Regering een beroep instellen tegen dat negatief besluit. Het beroep wordt
ingesteld binnen een termijn van 30 kalenderdagen die ingaat de dag na de betekening van
het negatief besluit.
8
Reglement bestuursbeginselen die van toepassing zijn bij de besluitvorming inzake accreditatie, instellingsreview en toets nieuwe
opleiding ten aanzien van opleidingen, dan wel instellingen in de Vlaamse Gemeenschap, art. 35; Procedurereglement houdende
bezwaren met betrekking tot ontwerpbesluiten en – rapporten van de NVAO inzake hogeronderwijsopleidingen in de Vlaamse
Gemeenschap, art. 7, §2.
pagina 13
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
5 Verplichte documentatie
ste
Zoals in het Beoordelingskader instellingsreview hoger onderwijs Vlaanderen 1 ronde
aangegeven, horen bij de kritische reflectie een aantal basisgegevens over de instelling en
een aantal verplichte documenten.
5.1
Basisgegevens
De instelling vermeldt onder de basisgegevens:
– De naam van de instelling op het moment van indienen van het dossier;
– Alle locaties waar de instelling onderwijsbevoegdheid heeft.
5.2
Verplichte informatie/bijlagen
Bij de kritische reflectie worden volgende stukken mee gestuurd:
Inleidend hoofdstuk:
1) Bestuurs- en organisatiestructuur van de instelling in het algemeen, het bestuursmodel
voor het onderwijs in het bijzonder
2) Belangrijkste beleidsmatige kengetallen zoals:
– Opleidingsaanbod met aantal studenten per opleiding (aantal koppen en aantal
opgenomen studiepunten)
– Overzicht en spreiding van het aantal personeelsleden per statuut en categorie
– Belangrijkste onderzoeksdomeinen en maatschappelijke werking
– Internationaal netwerk
Onderwerp 1: visie en beleid
3) Stukken waaruit visie en beleidsvoornemens met betrekking tot onderwijsbeleid blijken;
4) Beleidsplannen voor de relevante beleidsthema’s inclusief doelstellingen en tijdspad;
Onderwerp 2: beleidsuitvoering
5) Managementinformatie op geaggregeerd niveau over de relevante beleidsthema’s
inclusief instellingsbrede streefcijfers en/of kwalitatieve doelen, verantwoordelijken en
bereikte resultaten.
Deze managementinformatie bevat in elk geval ook een samenvatting en analyse van
recente evaluatieresultaten, relevante managementinformatie gericht op het functioneren
van het kwaliteitszorgstelsel en een overzicht van recente verbetermaatregelen.
Onderwerp 3: evaluatie en monitoring
6) Een overzicht en beschrijving van de interne en externe kwaliteitszorg en/of andere
systemen van evaluatie en monitoring.
Onderwerp 4: verbeterbeleid
7) De organisatie- en beslisstructuur van het verbeterbeleid van de instelling;
8) Voorbeelden van verbeterbeleid.
pagina 14
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
5.3
Informatie ter inzage tijdens de bezoeken
9) Eventuele documentatie onderliggend aan de beleidsdoelstellingen en de uitrol daarvan;
10) Meest recente jaarverslag van de instelling;
11) Meest recente verslagen van overleg (op verzoek van de commissie naar aanleiding
van het eerste bezoek).
pagina 15
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
6 Bijlagen
6.1
Bijlage 1: tijdsrooster instellingsreview Vlaanderen en taalkeuze
9
Naam instelling
Tijdspad
Taal
01 – FusieThomas More
10.2015 – 04.2016
Nederlands
02 – Hogere Zeevaartschool
10.2015 – 04.2016
Nederlands
03 – Vrije Universiteit Brussel
01.2016 – 06.2016
Nederlands
04 – Universiteit Antwerpen
01.2016 – 06.2016
Nederlands
05 – Universiteit Gent
02.2016 – 07.2016
Nederlands
06 – Hogeschool Gent
02.2016 – 07.2016
Nederlands
07 – Arteveldehogeschool
09.2016 – 02.2017
Nederlands
08 – Hogeschool West- Vlaanderen
09.2016 – 02.2017
Nederlands
09 – Karel de Grote-Hogeschool
09.2016 – 02.2017
Nederlands
10 – Katholieke Universiteit Leuven
10.2016 – 03.2017
Nederlands
11 – Hogeschool PXL
10.2016 – 03.2017
Nederlands
12 – HUB-KaHO
10.2016 – 03.2017
Nederlands
13 – Artesis Plantijn Hogeschool
01.2017 – 06.2017
Nederlands
14 – Erasmus Hogeschool Brussel
01.2017 – 06.2017
Nederlands
15 – Fusie Katholieke Hogeschool Leuven,
Katholieke Hogeschool Limburg, Groep T
Leuven Internationale Hogeschool
01.2017 – 06.2017
Engels
16 – Fusie Vives Noord en Vives Zuid
02.2017 – 07.2017
Nederlands
17 – LUCA School of Arts
02.2017 – 07.2017
Nederlands
18 – Universiteit Hasselt
02.2017 – 07.2017
Nederlands
9
Van indienen kritische reflectie tot de besluitvorming. Deze data zijn een benadering. De definitieve data zijn afhankelijk van de
beschikbaarheden van de commissieleden.
pagina 16
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014
6.2
Bijlage 2: bericht voor de aankondiging van het open spreekuur
Open spreekuur Instellingreview <naam instelling>
Op <datum open spreekuur> bezoekt een commissie van de Nederlands-Vlaamse
Accreditatieorganisatie (NVAO) de <naam instelling> om in het kader van de
instellingsreview na te gaan of de <hogeschool/universiteit> een doeltreffend
onderwijsbeleid hanteert waarmee zij de kwaliteit van de aangeboden opleidingen kan
garanderen. Het gaat hierbij niet om de beoordeling van de kwaliteit van individuele
opleidingen, maar om de manier waarop de instelling de kwaliteit van het onderwijs bewaakt
door middel van haar beleid.
De commissie wordt voorgezeten door <naam voorzitter> (<functie en instelling voorzitter>)
en bestaat verder uit: <naam lid 2> (<functie en instelling lid 2>), <naam lid 3> (<functie en
instelling lid 3), <naam lid 4> (<functie en organisatie lid 4>) en <naam student-lid>
(student(e) <naam opleiding in instelling>). Projectcoördinator is <naam beleidsmedewerker
NVAO> (NVAO).
De commissie houdt op <datum> van <uur> tot <uur> een open spreekuur voor studenten
en personeel. Dit gesprek gaat door <locatie weergeven>. Wie graag met de commissie wil
spreken over het onderwijsbeleid van <naam instelling> kan zich melden bij de secretaris,
<naam secretaris>, te bereiken via de mail: <mail secretaris>. Het zal gaan om een gesprek
van maximaal 10 minuten.
Uiterlijk tot en met <datum 10 dagen voor het eerste bezoek> kunt u zich opgeven. Behalve
naam en opleiding graag ook kort het onderwerp van gesprek aangeven. U ontvangt op
<datum een week voor het eerste bezoek> een reactie met vermelding van plaats en tijd
voor het gesprek.
<naam voorzitter>
Voorzitter van de commissie
pagina 17
NVAO | Draaiboek voor instellingen bij de instellingsreview | 14 juli 2014

Download Report