Afdelingshandleiding Collecte_PDF

Adres
Postadres:
KWF Kankerbestrijding
Postbus 75508, 1070 AM Amsterdam
Bezoekadres en voorlichtingscentrum:
Delflandlaan 17, 1062 EA Amsterdam
Servicenummers
Team collecte:
Tel: 020-5700590 (tijdens kantooruren)
Email: [email protected]
Publieksservice:
Tel: 0900 - 202 00 41 (€ 0,01/min op ma-vrij 9.00–18.00 uur)
Fax: 020-6750302
Email: [email protected]
www.kwf.nl
KWF Kanker Infolijn:
Voor patiënten en hun naasten met vragen over kanker
0800-0226622 (gratis, ma-vrij 9.00-18.00 uur)
via kwf.nl
Afdelingshandleiding
Collecte
iedereen verdient een morgen
Inhoudsopgave
Iedereen wordt vroeg of laat
met kanker geconfronteerd:
één op de drie Nederlanders
krijgt kanker. Per jaar meer dan
100.000 mensen. Ruim 88% is
50 jaar of ouder. Ruim 43.000
mensen sterven jaarlijks als
gevolg van kanker. De ziekte
is daarmee doodsoorzaak
nummer één in Nederland.
KWF Kankerbestrijding financiert kankeronderzoek, geeft
voorlichting en ondersteunt patiënten. Ons doel is minder
kanker, meer genezing en een betere kwaliteit van leven
voor kankerpatiënten.
kwf.nl
2
Voorwoord
De collecteorganisatie
Planning
De collecteweek
Werving vrijwilligers
Campagne werving collectanten
Het werven van wijkhoofden
Vrijwilligersbestand
Collectevergunning collecteweek
Collectestaat
Collectevergunning andere week dan collecteweek
Collectevormen
Collectelijsten
Materialen
Publiciteit rond de collecte
Posters, vlaggen en spandoeken
Persberichten
Stopper advertenties
TV- en radiospots
Online (geanimeerde) banners
Sociale media
Financiële Afwikkeling
Tellen van het geld
Afstorten van de collecteopbrengst
Verantwoorden van de opbrengst(en)
Overige spelregels
Bijzondere collectes
Winkelbusjes
Lief- en leedcollecte
CBF-keurmerk
Begrippenlijst
Contactgegevens
3
4
5
7
8
9
9
9
10
10
11
11
11
11
12
13
13
14
14
14
14
14
15
15
16
19
19
20
20
20
20
23
26
Voorwoord
Ruim 100.000 vrijwilligers door het hele land vormen de basis
van KWF Kankerbestrijding. Elk jaar zorgen zij ervoor dat in de
eerste (volle) week van september een fantastisch bedrag wordt
opgehaald. Dit is een onmiskenbare bron van inkomsten voor
de strijd tegen kanker. Wij stellen het erg op prijs dat ook jij je als
vrijwilliger inzet voor KWF Kankerbestrijding, door de collecte in
jouw plaats tot een succes te maken.
Deze collectehandleiding is voor jou als collectecoördinator van
de afdeling. Donateurs geven hun geld in het vertrouwen dat het
op de juiste plek terecht komt. Een goede en gedegen collecteorganisatie is daarom van groot belang. Dit geldt voor de voorbereiding, de collecte zelf en de afwikkeling hiervan. In deze handleiding vind je regels en tips om de collecte zo goed mogelijk te laten
verlopen. Wanneer je ondersteuning nodig hebt, schroom niet
contact op te nemen met je Regiocoördinator of contact op te
nemen met de collecteadministratie via T 020 5700 590 of
[email protected].
Heel erg bedankt voor je inzet! Wij wensen je veel succes en plezier bij de organisatie van de collecte.
Team Collecte
KWF Kankerbestrijding
De collecteorganisatie
Regiocoördinator
Collecteadministratie
Afdelingscollectecoördinator
Logistiek
medewerker
Districtscoördinator
(optioneel)
Medewerker
jubilea- en
uitvaartcollectes
Wijkhoofd
Collectant
Iedere (gemeentelijke) KWF-afdeling heeft een afdelingscollectecoördinator. Soms wordt deze rol ook wel (gezamenlijk) ingevuld
door het bestuur van de afdeling. Als collectecoördinator ben
je verantwoordelijk voor de organisatie van de collecte in jouw
afdeling: je draagt zorg voor een goede aansturing en een juiste
planning van middelen en mensen en stuurt de wijkhoofden en
andere collectevrijwilligers aan.
Iedere afdeling heeft haar gebied opgedeeld in wijken. Het
wijkhoofd is het aanspreekpunt voor de collectanten in diens
wijk, werft nieuwe collectanten als dat nodig is en organiseert
de collecte in diens wijk (stratenplanning, uitdelen bussen etc).
In het algemeen geldt dat een wijk door maximaal twintig collectanten wordt gelopen. Op deze manier is het makkelijker voor
een wijkhoofd om het contact met de collectanten te onderhouden. Je kunt gebruik maken van het Draaiboek voor wijkhoofden in de Materialenbank om de wijkhoofden te instrueren. Bij
grote afdelingen kan het organisatorisch voordelig zijn om ook
districtscoördinatoren aan te stellen die tussen de afdelingscollectecoördinator en wijkhoofden in staan.
4
Coördinator
winkelbusjes
5
Voor vragen of ondersteuning kan je bij de
Regiocoördinator of
de collecteadministratie terecht.
Planning
Om de collecte tot een succes te maken is het belangrijk dat je op
tijd met de organisatie begint. Gebruik de checklist om de collecte
te plannen.
December: materialen bestellen
De uiterlijke datum voor het inleveren van de bestellijst is 1
december. Deze bestellijst heb je eind augustus per mail of
post ontvangen en het is het handigst om deze direct na de
collecte in te vullen en naar KWF op te sturen. Mocht je het
nog niet hebben gedaan, doe het alsnog! Ben je de bestellijst
kwijt? Je kunt hem ook downloaden van de Materialenbank
en per mail opsturen naar de collecteadministratie via
[email protected].
April – augustus: materialen ontvangen
Afhankelijk van het levermoment dat je hebt gekozen, ontvang je de collectematerialen op één van de acht aflevermomenten in de maanden april t/m augustus.
Mei: collectanten werven
Mei is de campagnemaand voor de werving van collectanten. Jouw afdeling kan deze landelijke mediacampagne
ondersteunen met het verspreiden van werfposters en
–kaarten in jouw regio. Kies voor aflevermoment 1 op de
bestellijst om deze materialen op tijd te ontvangen.
Verwerken van nieuwe aanwas collectanten. Als gevolg van
de campagne melden zich veel nieuwe collectanten aan
bij KWF. Als collectecoördinator ontvang je wekelijks een
overzicht met nieuw aangemelde collectanten. Geef de collectanten aan de wijkhoofden door met de instructie direct
6
7
De collecteweek
contact met hen op te nemen.
Werving vrijwilligers
Mei - juni: bijeenkomst organiseren
Maak een afspraak met de bank om het afstorten van het
collectegeld na de collecteweek te bespreken
Organiseer een bijeenkomst voor wijkhoofden (en districtscoördinatoren) ter voorbereiding op de collecteweek.
Eventueel kan je dit moment alvast aangrijpen om de collectematerialen onder de wijkhoofden te verdelen.
Wijkhoofden inventariseren welke collectanten dit jaar kunnen lopen.
Eventueel nog extra collectanten werven.
Hoe meer mensen zich inzetten tijdens de collecteweek, des te
hoger de opbrengst. Het is verstandig zo vroeg mogelijk te beginnen
met de werving van vrijwilligers, bij voorkeur een paar maanden van
te voren.
Campagne werving collectanten
KWF voert in de maand mei een landelijke mediacampagne om de
werving van nieuwe collectanten kracht bij te zetten. Je kan deze
campagne ondersteunen door werfposters en –kaarten te bestellen
(kies voor aflevermoment 1 op de bestellijst om de materialen op tijd
te ontvangen) en deze zoveel mogelijk in de regio te verspreiden.
Augustus: aankondigen collecte
Wijkhoofden maken een stratenindeling en stemmen deze
af met de collectanten.
Wijkhoofden bereiden collectantenpassen voor en maken
afspraak met collectant voor het afhalen/brengen van de bus
Week voorafgaand collecteweek delen wijkhoofden de collectebussen en collectantenpasen uit aan de collectanten.
Verstuur een persbericht aan de lokale media om de collecte
aan te kondigen. Het persbericht kan je downloaden van de
Materialenbank.
Nieuwe collectanten melden zich aan bij KWF en indien collectanten
zich voor jouw regio hebben aangemeld, ontvang je deze nieuwe
aanmeldingen per mail. Neem zo snel mogelijk (of vraag de wijkhoofden dit te doen) contact met de nieuwe collectanten op om ze over
de collecte te informeren en zodat ze weten wie hun contactpersoon
is. Mocht je al voldoende collectanten hebben, laat collectanten dan
zoveel mogelijk samen lopen (of deel wijken verder op) of zet hen in
bij straatcollectes.
Het werven van wijkhoofden
September: collecteweek
1e volle week van september: collecteweek
Innemen van de bussen en collectantenpassen
Geld tellen volgens het 4-ogen principe
Geld afstorten via geldafdrachtpunt
Machtigingskaarten via de penningmeester van de afdeling
in gele envelop opsturen naar KWF (uiterlijk 1 oktober)
Oktober - november: jaarafrekening
De penningmeester van de afdeling maakt de totale collecteopbrengst en eventuele overige saldo uiterlijk 21 oktober
over naar KWF
De penningmeester stuurt uiterlijk 15 november de jaarafrekening op naar KWF. Het formulier is beschikbaar in de
Materialenbank.
8
Naast collectanten is het ook belangrijk om wijkhoofden te werven.
Tips bij het werven van collectanten
Als afdeling zoek je zelf ook actief naar nieuwe collectanten. Zet je sociale netwerk in, bijvoorbeeld via nieuwe media als Facebook en Twitter. Andere tips zijn:
• Vraag alle collectanten of zij één collectant kunnen werven.
• Bedrijven in de buurt benaderen voor inzet voor KWF.
• Vrijwilligers werven in winkelcentra of evenementen (bijvoorbeeld door het
verspreiden van werfkaarten).
• Kijk in je vriendenkring, op de sportvereniging of op het werk of er mensen zijn
die zich ook willen inzetten voor een wereld zonder kanker.
• Plaats een wervingsposter op het raam of op prominente plekken zoals bij winkeliers (overleg altijd eerst met de eigenaar).
9
Zorg ervoor dat je ruim op tijd voldoende wijkhoofden hebt gevonden
om ze zo goed mogelijk te kunnen instrueren. De meeste wijkhoofden worden geworven onder collectanten. Maar denk ook aan mensen die hebben aangegeven liever niet langs de deuren willen gaan
maar zich wel op een andere manier voor de collecte willen inzetten!
In de Materialenbank vind je een draaiboek voor wijkhoofden.
Collectestaat
Mocht de gemeente het toesturen van de collectestaat verplicht stellen, dan ontvang je de collectestaat samen met de Jaarafrekeningset
in de week voor de collecteweek. De collectestaat is een formulier
waarmee je de collecteopbrengst aan de gemeente doorgeeft.
Collectevergunning andere week dan collecteweek
Vrijwilligersbestand
Het is belangrijk om een goed bestand met wijkhoofden en collectanten bij te houden. Doe dit bij voorkeur digitaal (in Excel). Naast gegevens als naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mail, is het
ook belangrijk bij te houden wanneer een collectant is gestart met
collecteren zodat hij/zij gehuldigd kan worden bij 12 ½, 25, 50 en 60
jaar. Geef aan de Regiocoördinator of collectadministratie door wanneer collectanten in aanmerking komen voor een onderscheiding.
Collectevergunning collecteweek
Voor het houden van een ‘openbare geldinzameling’ is een gemeentevergunning nodig. KWF Kankerbestrijding vraagt deze vergunning
aan en de contactpersoon of secretaris van de afdeling ontvangt
hiervan een kopie. Steeds meer gemeenten verlenen een doorlopende
vergunning. Hiervan ontvang je slechts éénmalig een kopie, die je elk
jaar opnieuw kunt gebruiken. Bewaar deze kopie zorgvuldig! Geeft je
gemeente geen doorlopende vergunning uit, dan ontvang je jaarlijks
van het hoofdkantoor een kopie van de verleende vergunning.
Per gemeente verschillen de voorwaarden van de vergunning. Let
goed op welke voorwaarden voor jouw gemeente van toepassing zijn.
Wil je ook nog op een ander moment collecteren, bijvoorbeeld tijdens
een evenement? Hiervoor moet apart een vergunning worden aangevraagd. Neem daarvoor contact op met de collecteadministratie via
[email protected].
Collectevormen
In de vergunning staat welke wijze van collecteren (collectevormen)
de gemeente toestaat. Er kan op verschillende manieren worden
gecollecteerd:
Huis-aan-huiscollecte met collectebus
De buscollecte gebeurt met verzegelde collectebussen voorzien van
de sticker van KWF Kankerbestrijding. In de collectebussen kan geld,
collectezakjes of eenmalige machtigingskaarten gedaan worden.
Straatcollecte met collectebus
In sommige gemeenten mag je collecteren op drukke punten als
markten, winkelcentra en stationspleinen. Kijk of jouw collectevergunning dit toelaat. Indien je gebruik maakt van straatcollectanten
kun je via de bestellijst collectantenhesjes bestellen. In openbare
ruimtes kan er zonder toestemming gecollecteerd worden; op ‘eigen
terrein’ dien je schriftelijk toestemming aan te vragen bij de eigenaar.
Collectelijsten
De voorwaarden van de vergunning verschillen per gemeente. Denk aan:
• op welke wijze gecollecteerd mag worden;
• vanaf welke leeftijd gecollecteerd mag worden;
• tussen welke uren en op welke dagen gecollecteerd mag worden;
• het al of niet door de gemeente/politie laten stempelen van de collectelijst of de
collectantenpas;
• binnen hoeveel tijd na de collecte de collectestaat naar de gemeente moet
worden opgestuurd.
10
In sommige gemeenten wordt nog gecollecteerd met collectelijsten.
Deze afdelingen zullen de komende jaren overgaan op buscollecte
tot uiterlijk 2014. De collectelijsten dienen voorzien te zijn van naam,
adres en woonplaats van de collectant. In de meeste gevallen moeten
de collectelijsten ook zijn voorzien van een stempel van gemeente of
politie (zie de voorwaarden op de collectevergunning).
11
Publiciteit rond de collecte
Rondom de collecteweek voert KWF een landelijke mediacampagne om aandacht op de collecteweek te vestigen. Het hoofdkantoor ontwikkelt bij de voorbereiding van de collecte een publiciteitsplan of communicatieplan. De invulling hiervan kan per
jaar verschillen. Dit omvat publiciteit via radio, televisie, online
en geschreven pers, zowel landelijk als regionaal. Wat het precies
wordt, hoor je eind augustus per e-mail (mocht je deze mails niet
ontvangen, geef je e-mailadres door via [email protected]). Als
afdeling kan je deze campagne ondersteunen met:
Materialen
Posters, vlaggen en spandoeken
KWF heeft verschillende materialen die gebruikt kunnen worden
rondom en tijdens de collecteweek.
Raamposters (A3), vlaggen en spandoeken zijn een belangrijk
onderdeel van de collectecampagne. Door deze op te hangen
wordt de aandacht voor de collecte groter. Deze materialen kun
je bestellen via de bestellijst collecte. Wanneer je vlaggen of spandoeken op openbaar terrein wilt opgehangen, vergeet dan niet
hier toestemming en/of een vergunning voor aan te vragen.
Gebruik voor iedere collectebus een telbriefje om de opbrengst
samen met de collectant te tellen en vermeld de opbrengst op een
controlelijst. Daarnaast kan je collectantenattenties en bedankkaarten bestellen om de collectanten voor hun inzet te bedanken.
De bestellijst waarmee je de collectematerialen voor de afdeling
kunt bestellen ontvang je in de week voorafgaand de collecteweek per mail of per post. Vul hem direct na de collecteweek in;
op dat moment heb je de voorraad helder en weet je het beste
wat je nodig hebt voor het jaar daarop. Je kunt de bestellijst
ook downloaden van de Materialenbank en mailen naar
[email protected]. Mocht je hulp nodig hebben bij het invullen
van de bestellijst, kan je je Regiocoördinator benaderen.
Iedere collectant heeft in ieder geval het volgende nodig:
• een met KWF-sluiting verzegelde collectebus voorzien van een sticker van
KWF Kankerbestrijding (in de Materialenbank vind je een handleiding voor het
in elkaar zetten van een collectebus);
• een collectantenpas met de daarop vermelde collecteperiode;
• een collectantenboekje met daarin collectetips en niet-thuiskaarten.
12
13
Financiële Afwikkeling
Persberichten
Op de Materialenbank staan persberichten. Stuur deze naar de
redactie van de plaatselijke krant in de hieronder genoemde
periode, met het verzoek het bericht te plaatsen:
persbericht 1 – aankondiging collecteweek (augustus);
persbericht 2 – opbrengst collecteweek (direct na de collecteweek met de opbrengst van de collecte van de afdeling).
Stopperadvertenties
Als verantwoordelijke van de plaatselijke afdeling kun je aanvullend proberen stopperadvertenties geplaatst te krijgen in
bijvoorbeeld verenigings- of kerkelijke bladen. Deze stopperadvertenties zijn medio augustus verkrijgbaar via www.stopperadvertenties.nl.
TV- en radiospots
Het hoofdkantoor heeft een TV- en radiospot ontwikkeld en deze
worden in de collecteperiode uitgezonden. Wanneer je lokale
omroep bereid is de spot gratis én een groot aantal keren uit
te zenden, kun je hierover je Regiocoördinator raadplegen. De
nieuwste versie van de TV- en radiospot wordt in juli/augustus in
de Materialenbank geplaatst.
Online (geanimeerde) banners
Diverse sites krijgen (geanimeerde) banners opgestuurd. Je kunt
deze banners ook zelf naar websites toesturen ter plaatsing. Let
op dat deze websites in overeenstemming zijn met de missie van
KWF.
Sociale media
Via sociale media als Facebook en Twitter worden berichten
verspreid over de collecteweek. Volg KWF Kankerbestrijding
op Facebook en Twitter, deel de berichten over de collecteweek
met je sociale netwerk en vraag ook alle collectanten en andere
vrijwilligers hetzelfde te doen.
14
Na de collecteweek wordt het geld geteld en afgestort bij de
Rabobank. De financiële afwikkeling van het collectegeld is
gebonden aan een aantal spelregels. Deze spelregels voldoen
aan de eisen (het collecteprotocol) van Stichting Collecteplan en
het CBF-keurmerk, zodat de betrouwbaarheid van de collecte
is gewaarborgd en het gevende publiek de garantie heeft dat de
donatie bij KWF terecht komt. Door je aan deze spelregels te houden zorg je er bovendien voor dat je eigen veiligheid en integriteit
is gegarandeerd.
Het afdelingsbestuur is verantwoordelijk voor de uitgave en inname van collectehulpmiddelen (collectebussen, collectelijsten
en collectantenpassen) en moet dit kunnen verantwoorden.
Indien je om praktische redenen op een of meerdere onderdelen
van de spelregels afwijkt, dan is dit alleen mogelijk als het voldoet
aan de onderstaande criteria en na voorafgaande toestemming
van het team Planning & Control van het hoofdkantoor in Amsterdam. Wij toetsen de werkwijze door middel van onze interne
controle, die plaatsvindt door bureauonderzoek in Amsterdam
en controlebezoeken aan de KWF-afdelingen.
Tellen van het geld
Inname collectebus: Geldige collectebussen zijn voorzien van
het KWF-logo en moeten voor uitgifte worden afgesloten met
een sluiting. Het spreekt voor zich dat de collectebus nog steeds
verzegeld is als deze door de collectant wordt ingeleverd. Mocht
je twijfels hebben over een collectant, bijvoorbeeld als de verzegeling is verbroken en hij/zij een lege collectebus terugbrengt, neem
dan contact op met de Regiocoördinator. De sluiting wordt pas
verbroken als kan worden voldaan aan het ‘vier-ogen-principe’.
Het belangrijkste
principe is het zogenaamde ‘vier-ogen-
Tellen van de opbrengst volgens het vier-ogen-principe:
Het belangrijkste principe is het zogenaamde ‘vier-ogen-principe’. Dit houdt in dat er bij alle handelingen met contant geld altijd
minimaal twee personen aanwezig zijn. Dit geldt bijvoorbeeld
bij het openen en tellen van de collectebussen/winkelbussen, of
voor het bijhouden van de inkomsten uit een speciale actie. Deze
15
principe’. Dit houdt in
dat er bij alle handelingen met contant
geld altijd minimaal
twee personen aanwezig zijn.
Om het afstorten van
het collectegeld zo
goed mogelijk te
twee personen hebben geen familierelatie en zijn geen huisgenoot. Open bij voorkeur samen met de collectant de collectebus
en tel de inhoud.
laten verlopen, adviseren wij om al in het
voorjaar (tenminste
2 maanden van te
voren) contact op
te nemen met het
voor jouw afdeling
dichtstbijzijnde
afdrachtpunt.
Controleerbaar werken: Bij het tellen maak je gebruik van een
telbriefje waarbij zowel de teller als de controleur een paraaf
zetten voor de afdracht. Dit noemen wij controleerbaar werken.
Mocht iemand twijfels uiten, dan kan je teruggrijpen naar het
telbriefje. Noteer voor het begin van de collecte de nummers van
alle uitgegeven bussen op de controlelijst, dan kun je na afloop
van de collecte eenvoudig nagaan wie de bus (of in geval van de
lijstcollecte de collectelijst) nog moet inleveren.
Collectestaat: Sommige gemeentes willen een verantwoording
ontvangen over het resultaat van de collecteweek. Indien dit
voor jouw afdeling van toepassing is, ontvangt de penningmeester eind augustus een collectestaat van het hoofdkantoor (dit
formulier is ook beschikbaar in de Materialenbank). Vul op de collectestaat de gegevens van de afdeling in en daarnaast de brutoopbrengst en de gemaakte kosten. Stuur het formulier naar de
gemeente en bewaar een kopie voor je financiële administratie.
Afstorten van de collecteopbrengst
Veilig afstorten: Stort de collecteopbrengst direct na de collecteweek af (uiterlijk 21 oktober) bij de Rabobank.
KWF heeft met Rabobank afspraken gemaakt over het afstorten
van het collectegeld om de veiligheid te waarborgen. Om het
afstorten van het collectegeld zo goed mogelijk te laten verlopen,
adviseren wij om al in het voorjaar (tenminste 2 maanden van te
voren) contact op te nemen met het voor jouw afdeling dichtstbijzijnde afdrachtpunt. In veel gevallen is de plaatselijke bank bereid
haar medewerking te verlenen bij het tellen van de collecteopbrengst. Ook beschikt de bank vaak over een telmachine. Geef
daarbij aan hoeveel bussen en welk bedrag ongeveer afgestort
gaan worden, zodat het afdrachtpunt zich hierop kan voorbereiden. Mocht de bank geen mogelijkheden bieden om veilig te kunnen afstorten, neem dan contact op me de Regiocoördinator.
16
Afstortmodellen: Er zijn drie modellen volgens welke je het
afstorten van de collecteopbrengst kunt organiseren. Overleg
met de Regiocoördinator welk afstortmodel voor jouw afdeling
het beste werkt in de praktijk en waarbij de veiligheid zoveel
mogelijk is gegarandeerd.
Er zijn drie afstortmodellen
• Model 1 – apart tellen, gezamenlijk afstorten door wijkhoofden op één locatie:
de wijkhoofden tellen met de collectanten en de wijkhoofden spreken met de
penningmeester op hetzelfde moment af bij de bank af om af te storten. Maak
met de Rabobank afspraak om buiten openingstijden of in een aparte ruimte af
te storten om de veiligheid te waarborgen.
• Model 2 – apart tellen, afzonderlijk afstorten door wijkhoofden: de wijkhoofden
tellen met de collectanten en de wijkhoofden gaan apart van elkaar naar de
dichtstbijzijnde Rabobank om af te storten. Let op! Tenzij de penningmeester
bij iedere storting aanwezig is (of een ander bestuurslid met de bankpas van de
afdelingsrekening), worden er bij iedere storting stortingskosten in rekening
gebracht. Deze stortingskosten worden na afloop aan KWF teruggestort maar
hier is een maximum aan verbonden en daarom alleen toepasbaar bij kleine
afdelingen.
• Model 3 – gezamenlijk tellen, gezamenlijk afstorten op één locatie: wijkhoofden
(en eventueel andere vrijwilligers) tellen met elkaar op een (beveiligde) locatie,
waarna het bedrag in één keer wordt afgestort bij de Rabobank (of via een
geldtransport).
Bankrekening van de afdeling: Het gebruik van privé-bankrekeningen voor middelen van een KWF-afdeling is niet toegestaan.
Iedere gemeentelijke afdeling heeft een afdelingsrekening bij de
Rabobank waarvoor twee bestuursleden tekenbevoegd zijn. Het
geld dat is binnengekomen uit de collecte moet zo snel mogelijk
(uiterlijk 21 oktober) worden overgemaakt naar KWF. Wanneer je
de bankpas van de afdelingsrekening gebruikt om af te storten,
worden er geen stortingskosten in rekening gebracht. Heeft de
afdeling nog geen pas? Deze kun je aanvragen bij het filiaal waar
de afdelingsrekening loopt.
17
Verantwoorden van de opbrengst(en)
Jaarafrekening: Eind augustus ontvangt de penningmeester de
financiële stukken. Onderdeel van de financiële stukken is de jaarafrekening (dit formulier is ook beschikbaar in de Materialenbank).
Met de jaarafrekening verantwoordt de afdeling de opbrengsten
en kosten van de collecte en alle overige baten van het boekjaar dat
van 1 november (van het vorige jaar) t/m 31 oktober (van het lopende
jaar) loopt. Op de achterzijde van het formulier staat uitleg bij het
formulier. De penningmeester vult de jaarafrekening in, ondertekent
deze samen met een ander bestuurslid van de afdeling, en stuurt het
formulier uiterlijk 15 november naar het hoofdkantoor.
Door KWF-afdeling gemaakte kosten: Voor het declareren van
kosten zijn originele bonnen of facturen nodig. Bewaar de bonnen/
facturen bij de financiële administratie.
Afdelingsbezoeken: Jaarlijks bezoekt KWF een aantal afdelingen
voor een afdelingscontrole waarbij wordt nagegaan of de richtlijnen
zoals hierboven beschreven worden nageleefd.
Uiterlijk 21 oktober maak je het saldo van de afdelingsrekening over
op Rabobankrekening 30.34.24.060 (IBAN: NL78RABO0303424060)
ten name van KWF Kankerbestrijding te Amsterdam. Wij verzoeken je het geld in één keer over te maken en het afdelingsnummer,
-naam en reden storting (bijvoorbeeld collecte of specifieke actie)
bij de storting te vermelden. Het is goed om voor eventuele overige
kosten een klein saldo aan te houden, zodat je niet ‘debet’ (rood)
komt te staan.
Overige spelregels
Functiescheiding KWF-medewerkers: Om de administratie zo overzichtelijk en efficiënt mogelijk te houden, is er een duidelijke scheiding tussen de verschillende functies bij KWF Kankerbestrijding.
Eisen Functiescheiding KWF-medewerkers:
Bewaar de telbriefjes,
collectelijsten en controlelijsten tenminste
één jaar binnen de
afdeling voor een financiële controle achteraf. Bankafschriften
en specificaties van
de kosten bewaar je
tenminste tien jaar.
Ontvangen machtigingskaarten, acceptgiro’s en
overschrijvingsformulieren: Naast contant geld kunnen ook
machtigingskaarten (en eventueel acceptgiro’s en overschrijvingsformulieren) in de collectebussen worden gestopt. Stuur
deze betaaldocumenten uiterlijk 1 oktober van het lopende jaar
via de gele harmonica-envelop naar het hoofdkantoor. De penningmeester ontvangt deze envelop samen met de financiële
stukken eind augustus. Stuur deze documenten niet zelf naar de
bank; het hoofdkantoor heeft met financiële instellingen centrale
afspraken gemaakt voor een snelle verwerking en incassering.
18
• KWF-medewerkers hebben geen directe bemoeienis met (contante) geldstromen,
dit is de verantwoordelijkheid voor de KWF-afdeling;
• de regiocoördinator adviseert en signaleert, en heeft geen controlerende verantwoordelijkheid. Dit valt onder het hoofdkantoor in Amsterdam, dat structureel
steekproefsgewijze controles uitvoert op de naleving van de regels;
• de regiocoördinator heeft geen tekeningsbevoegdheid met betrekking tot financiële handelingen en beheert geen rekeningen van afdelingen;
• met afdelingen die hun activiteiten beëindigen of die in enig jaar geen collecte
houden, zal het hoofdkantoor in Amsterdam rechtstreeks contact opnemen om
dit te laten bevestigen.
19
Bijzondere collectes
Winkelbusjes
In ruim 10.000 winkels door heel Nederland staan winkelbusjes
van KWF Kankerbestrijding. Zij staan meestal op de toonbank
en zijn herkenbaar aan de stickers met het logo en de naam van
KWF Kankerbestrijding. Men kan in dit busje wisselgeld, buitenlands - en oud Nederlands geld doen. Het is een eenvoudige
en leuke manier om geld in te zamelen. Heb je belangstelling
om winkelbusjes in de buurt te plaatsen, dan kun je deze bij de
Regiocoördinator aanvragen.
De Coördinator Winkelbusjes van de afdeling benadert zelf de
winkeliers met het verzoek om een winkelbusje te plaatsen en
registreert waar de busjes worden geplaatst. Het winkelbusje
blijft permanent staan en wordt één of meerdere keren per jaar
volgens afspraak geleegd. Je moet in het bezit zijn van een legitimatiebewijs van KWF Kankerbestrijding om dit te kunnen doen.
Dit legitimatiebewijs kan je aanvragen bij het collecteteam via
[email protected]. Stuur bij de aanvraag een recente pasfoto
(bij voorkeur digitaal) mee.
De opbrengst van het winkelbusje tel je volgens het ‘vier-ogenprincipe’ en met een telbriefje. De opbrengst stort je op bankrekening van de afdeling. De vrijwilliger die de winkelbusjes leegt,
laat de opbrengst weten aan de winkelier door middel van een
kopie uit het kwitantieboekje, een bedankbrief of een persoonlijk
bericht.
Lief- en leedcollecte
Verschillende mensen kiezen ervoor om tijdens een bruiloft, verjaardag of uitvaart geld in te zamelen voor KWF Kankerbestrijding. Als er een aanvraag binnenkomt van iemand uit jouw regio,
dan vraagt het hoofdkantoor jou om contact op te nemen met de
aanvrager voor het plaatsen van een collectebus. Als je al vaker
uitvaartcollectes hebt verzorgd, kan het voorkomen dat de uitvaartondernemener direct contact met je opneemt. Vergeet niet
KWF en de uitvaartondernemer(s) te informeren over vervanging
tijdens bijvoorbeeld vakanties.
20
Bespreek vervolgens met de aanvrager in welke mate je de collecte begeleidt:
• alleen langsbrengen en ophalen bussen (meestal twee) of ook
bijvoorbeeld aanwezig zijn tijdens de uitvaart om de bussen te
plaatsen en in de gaten te houden?
• opbrengst wel of niet tellen met de aanvrager.
Ook het tellen van het geld in de collectebussen moet volgens
het 4-ogen-principe en met een telbriefje gebeuren. Nadat je het
geld hebt geteld en gestort op de bankrekening van de afdeling,
vul je het speciale giftenformulier in (dit formulier is beschikbaar
via de Materialenbank) en stuur deze bij voorkeur digitaal naar
[email protected] of per post naar: KWF Kankerbestrijding,
t.a.v. Team Collecte, Antwoordnummer 3183, 1000 TL Amsterdam. De aanvrager van de bus – en indien aangegeven ook de
uitvaartondernemer – ontvangt binnen twee weken van KWF
een bedankbrief met daarin de opbrengst van de collecte. De
penningmeester van de afdeling ontvangt een bevestiging van de
verzending van deze brief.
Online collecte
Collecteren op Facebook is nu ook mogelijk! Met de online collectebus kun je collecteren onder je Facebook-vrienden. Een
mooie aanvulling op de gewone collectebus en een leuke en
laagdrempelige manier om extra aandacht te vragen voor de
collecteweek. Deel de online collectebus ook met je wijkhoofden
en collectanten!
Hoe werkt het precies?: Op de pagina collectebus.kwf.nl kun je
een persoonlijke collectebus aanmaken en vervolgens delen met
je Facebook-vrienden. Zij stoppen geld in jouw collectebus door
middel van een eenmalige machtiging en/of kunnen zelf ook
online gaan collecteren.
21
Begrippenlijst
CBF-keurmerk
Nederland geeft gul aan goede doelen. De gevers hebben er recht
op te weten waaraan zij geld geven en hoe dit wordt besteed.
Het Bureau Fondsenwerving (CBF) ziet erop toe dat giften met
zo min mogelijk kosten ten goede komen aan het doel waaraan
men geeft. Wanneer een fonds voldoet aan strenge criteria, komt
het in aanmerking voor het CBF-keur voor goede doelen. Voor de
gever is het CBF-keurmerk een soort garantie. Deze criteria zijn
onder andere dat het kostenpercentage van een fonds maximaal
25% is, dat fondsenwerving niet misleidend mag zijn. Ook moet
een organisatie moet haar doelstelling duidelijk formuleren. KWF
Kankerbestrijding heeft dit keurmerk. Als je meer wilt weten
over het CBF-keurmerk, kijk dan op www.cbf-keur.nl.
22
Begrip
Aantal huizen per bus
Aantal huizen per wijk
Aantal collectanten per wijk
Acties derden
Bedankkaart
Collectant
Collectantenpas
Collecte
Collectebus
Collectebusuitreiking
Collectantenattentie
Collecteweek
Collectecoördinator
Collectevergunning Collectevormen
Omschrijving
Richtwaarde is bijvoorbeeld 100 huizen. Flatwoningen
en verspreiding van bestaande bebouwing kan invloed
hebben op deze richtwaarde.
Richtwaarde zou kunnen zijn 1.200 huizen.
10 -20 collectanten.
Een door derden georganiseerde activiteit, met als doel het
inzamelen van geld ten bate van KWF kankerbestrijding.
Deze activiteiten kunnen zelfstandig plaats vinden, of in
samenwerking met de plaatselijke KWF-coördinator en de
regiocoördinator.
Een briefkaart met KWF-bedrukking, dat als bedankje kan
worden gestuurd aan collectanten en winkeliers, met
daarop het ingezamelde bedrag.
Een vrijwilliger die tijdens de collecteweek actief geld inzamelt in de huis-aan-huiscollecte en/of de straatcollecte.
Identiteitskaart per collectebus, met de persoonsgegevens
van de collectant en de te collecteren straten.
Het geheel van de activiteiten in de collecteweek om actief
en gericht geld in te zamelen via collectebussen.
De standaard collectebus waarin tijdens de huis-aan-huiscollecte en de straatcollecte geld wordt verzameld. Wordt
ook wel geplaatst bij uitvaarten, jubilea etc.
Tijdspad zelf kiezen, let op vakantieplanning.
Een kleine attentie voor de collectant als dank voor
zijn/haar inzet na de collecte, wordt verzorgd door het
hoofdkantoor.
De door het CBF (Centraal Bureau Fondsenwerving)
vastgestelde periode waarin actief gecollecteerd mag
worden. Standaard is dit voor KWF Kankerbestrijding de
eerste volle week in september.
De persoon die de collecte en andere activiteiten organiseert en toezicht houdt op een correcte uitvoering daarvan.
Voor het houden van een openbare geldinzameling is een
gemeentevergunning vereist.
Er zijn verschillende manieren om te collecteren
(huis-aan-huis-collecte, straatcollecte).
23
Begrippenlijst
Begrip
Financiële afwikkeling Huis-aan-huis collecte
Inzamelpunt
Keurmerk Materialenbank
Penningmeester Regiocoördinator
Publiciteit
Raamposters
Secretaris
Straat
Straatcollecte
Start collectevoorbereiding
Omschrijving
Spelregels die KWF Kankerbestrijding hanteert voor de
financiële afwikkeling van de collecte.
Het actief langs de deur gaan met een collectebus in de
collecteweek.
Een beveiligde locatie waar na de collecte alle
collectebussen worden opgeslagen tot de telling.
KWF Kankerbestriijding was één van de eerste organisaties
die het CBF -Keurmerk voor goede doelen ontving.
Online omgeving met allerlei informatie, documenten en
formulieren die handig zijn bij de organisatie van de
collecte. Je vindt de Materialenbank via www.kwf.nl.
Beheert o.a. de financiën van de afdeling en voert de
financiële administratie conform de criteria van
KWF Kankerbestrijding. Zie de Materialenbank voor
volledig functieprofiel.
De regionale vertegenwoordiger van
KWF Kankerbestrijding. Deze heeft bevoegdheden binnen
de landelijke organisatie.
Lokale en landelijke publiciteit zoals: persberichten,
stopper-advertenties.
Collectantenwervingsposters (A3), voor de werving van
collectanten. Collecteposters (A3), aankondiging van
collecteweek.
Verzorgt onder andere de administratie, de bestelling van
de collectematerialen (in samenwerking met de
Regiocoördinator) van de afdeling. Zie de Materialenbank
voor volledig functieprofiel.
Een groep woningen die een huisnummer hebben in
dezelfde straatnaam en als groep door een enkele collectant
wordt bezocht. Dit kan zowel een hele straat zijn, of een
even of oneven kant, of een benoemde reeks huisnummers.
Tijdens de collecteweek te houden inzameling op openbare
plaatsen als winkelcentra en drukke straten/pleinen, als de
collectevergunning dit toelaat.
1 mei van het collectejaar (richtlijn). De bestellijsten voor de
collectematerialen dienen voor 1 december van het voor
gaande jaar naar het hoofdkantoor te worden opgestuurd.
24
Begrip
Omschrijving
Uitvaartcollecte
Uitvaarten waarbij de nabestaanden het verzoek plaatsen
een collectebus te willen plaatsen tijdens een rouwdienst
of condoleance. Deze collectebus wordt in overleg met de
begrafenisondernemer beschikbaar gesteld.
Voorzitter Bewaakt het gezamenlijke doel, legt contacten, zowel
intern- als extern. Zie de Materialenbank voor volledig
functieprofiel.
Werving van vrijwilligers (collectanten, wijkhoofden) is in
Werving vrijwilligers
eerste instantie de taak van de afdeling. Als dit niet lukt, kan
een verzoek voor werving kenbaar worden gemaakt bij de
Regiocoördinator. KWF voert in de maand mei een landelijke
campagne voor de werving van nieuwe collectanten.
Een groep straten met een groepsnaam (wijknaam)
waarvoor een wijkhoofd de verantwoordelijkheid heeft
voor contacten met de collectant.
Wijkhoofd
Is verantwoordelijk voor de collectanten in hun eigen wijk.
Organiseert ook de straatcollecte. Zie de Materialenbank
voor volledig functieprofiel.
Wijkhoofdenvergadering Vergadering waarin wijkhoofden geïnformeerd worden
over de resultaten van de collecte, nieuwe ontwikkelingen
van KWF K
ankerbestrijding en het versterken van de band
van vrijwilligers,
Winkelbus Een speciale collectebus die met toestemming van de
betreffende eigenaar/beheerder wordt geplaatst in
winkels, openbare balies e.d. Een winkelbus is niet
betrokken in de collecte. Minimum opbrengst is €10 per
6 maanden. Minder dan € 10 afwegen of het plaatsen van
een winkelbusje van nut is.
25